Acuerdo DOF 16-07-2010

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SECRETARA DE LA FUNCIN PBLICA

Recursos
materiales o Determina pagos y, en su caso, multas o
2 Recibos y facturas.
administrador nico recargos.
o INDAABIN

Recursos
materiales o
3 Tramita pago de recibos y facturas. Recibos y facturas.
administrador nico
o INDAABIN

FIN DEL PROCEDIMIENTO

5.5. USO, APROVECHAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE MOBILIARIO Y EQUIPO

Objetivo
Optimizar y racionalizar el uso, conservacin, guarda y funcionamiento de todo el mobiliario y
equipo, a efecto de procurar un desarrollo eficaz y eficiente de las actividades de las
Dependencias.
Descripcin
Se deber llevar a cabo un conjunto de operaciones y actividades de inspeccin, ajustes,
limpieza, lubricacin, calibracin, mantenimiento preventivo y correctivo y dems necesarias
en forma peridica y con un plan establecido, a fin de conservar en buen estado el mobiliario
y equipo.
5.5.1. Uso y aprovechamiento adecuado de mobiliario y equipo
Objetivo
Detectar el mobiliario y equipo que no est en buen estado y/o no se le est dando uso, para
su consecuente mantenimiento, reasignacin o puesta a disposicin.
Descripcin
Se efectuarn recorridos peridicos en las instalaciones de la Dependencia o Entidad para:
I. Verificar el estado en que se encuentra el mobiliario y equipo, en su caso, reportarlo al
rea de mantenimiento.
II. Identificar mobiliario y equipo que presuntamente no est en uso, verificando dicha
situacin con el usuario y reportarlo al rea de almacn.
Actividades secuenciales por responsable
Documento de
Responsable No. Actividades
trabajo
Inventario de
Area de recursos mobiliario y equipo.
materiales y 1 Revisa inventario de manera semestral. Informe de
servicios generales aprovechamiento y
conservacin.
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Area de recursos
materiales y 2 Designa personal para la inspeccin. Designacin.
servicios generales
Unidades Designa personal para la inspeccin que
3 Designacin.
administrativas apoyar al rea de recursos materiales.
Identifica y selecciona mobiliario y equipo
Area de recursos Listado de
motivo de la inspeccin, en colaboracin
materiales y 4 inventario
con el responsable que designen las
servicios generales seleccionado.
unidades administrativas.
Area de recursos
Define recorridos para el personal Programa de
materiales y 5
asignado. recorridos.
servicios generales
Personal asignado Inspecciona las condiciones del
6
al recorrido mobiliario y equipo.
Verifica el uso del mobiliario y equipo
Personal asignado Resguardo y
7 asignado y en su caso, verifica con la
al recorrido listado.
persona quien tiene el resguardo.
Informe de
Personal asignado Integra informe de aprovechamiento y
8 aprovechamiento y
al recorrido conservacin del mobiliario y equipo.
conservacin.
Revisa trimestralmente informes.
Cmo se report el mobiliario y
equipo?
Area de recursos
materiales y 9 Buen estado: FIN DEL
servicios generales PROCEDIMIENTO.
Daado: pasa a la actividad 10.
A reasignar: pasa a la actividad 11.
Integra reporte de mobiliario y equipo
Area de recursos daado y pasa al Procedimiento de Reporte de
materiales y 10 mantenimiento correctivo de mobiliario y mobiliario y equipo
servicios generales equipo. daado.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Area de recursos Informe de
Integra informe de mobiliario y equipo a
materiales y 11 mobiliario y equipo
reasignar.
servicios generales a reasignar.
Area de recursos Informa a almacenes sobre mobiliario y
materiales y 12 equipo para reasignar a fin de que
servicios generales determine lo conducente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5.5.2. Mantenimiento preventivo de mobiliario y equipo
Objetivo
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Realizar actividades programadas que permitan asegurar el correcto funcionamiento del

mobiliario y equipo, as como detectar las posibles fallas, con la finalidad de evitar
reparaciones mayores.
Descripcin
Consiste en:
I. Llevar a cabo el mantenimiento preventivo descrito en el Programa Anual de
Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Mobiliario y Equipo, y asegurar su
cumplimiento.
II. Gestionar con el proveedor, o asignar al personal interno, para llevar a cabo los
trabajos de limpieza y mantenimiento.
III. Supervisar y dar seguimiento a los trabajos solicitados.
Actividades secuenciales por responsable
Documento de
Responsable No. Actividades
trabajo
Revisa mensualmente el Programa Anual
de Mantenimiento Preventivo y Correctivo
de Mobiliario y Equipo.
Area de recursos Programa de
materiales y 1 El mantenimiento preventivo se mantenimiento
servicios generales realiza con? preventivo.
Personal propio: pasa a la actividad 12.
Proveedor: pasa a la actividad 2.
Revisa y determina la existencia de
proveedores contratados:
Area de Existen proveedores contratados? Catlogo de
2
mantenimiento proveedores.
S: Pasa a la actividad 4.
No: Pasa a la actividad 3.
Solicita al rea competente la
Area de contratacin de proveedores para la
3 prestacin del mantenimiento. Contrato.
mantenimiento
Pasa a la actividad 4.
Area de Solicita al proveedor la ejecucin del
4
mantenimiento trabajo programado.
Programa de
Acuerda programa de trabajo con el
Area de trabajo de
5 proveedor y con la unidad administrativa
mantenimiento mantenimiento
usuaria.
preventivo.
Recibe del proveedor un reporte de
funcionalidad de mobiliario y/o equipo.
Area de Presenta fallas que inhabiliten su Reporte de
6 utilizacin?
mantenimiento funcionalidad.
S: pasa a la actividad 7.
No: pasa a la actividad 8.
Elabora informe de fallas con detalle del
Area de
7 diagnstico. Informe de fallas.
mantenimiento
Se conecta al procedimiento
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Mantenimiento correctivo de mobiliario y

equipo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Solicita al proveedor realizar el
Area de Trabajo de
8 mantenimiento preventivo conforme a
mantenimiento mantenimiento.
especificaciones.
Verifica cumplimiento por parte del
proveedor segn condiciones de
contrato.
Area de
9 Cumple condiciones de contrato?
mantenimiento
S: pasa a la actividad 11.
No: pasa a la actividad 10.

Indica puntos no atendidos y solicita se Reporte de

Area de rectifique el servicio. deficiencias en
10
mantenimiento servicio de
Pasa a la actividad 8. mantenimiento.

Area de Tramita pago de recibos y facturas.

11 Pago al proveedor.
mantenimiento Pasa a la actividad 19.
Programa de
Area de Acuerda programa de trabajo con la trabajo de
12
mantenimiento unidad administrativa usuaria. mantenimiento
preventivo.
Realiza el mantenimiento al mobiliario y/o
equipo, segn especificaciones.

Personal de Presenta fallas que inhabiliten su

13 utilizacin?
servicio interno
S: pasa a la actividad 14.
No: pasa a la actividad 15.
Elabora informe de fallas con detalle del
diagnstico y pasa al procedimiento
Personal de Mantenimiento correctivo de mobiliario y
14 Informe de fallas.
servicio interno equipo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Verifica que el mantenimiento se haya
otorgado de acuerdo con las condiciones
del programa.
Area de Cumple las condiciones de
15
mantenimiento programa?
S: pasa a la actividad 17.
No: pasa a la actividad 16.
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Indica los puntos no atendidos y solicita Reporte de

Area de se rectifique el servicio. deficiencias en
16
mantenimiento servicio de
Pasa a la actividad 13. mantenimiento.
Evaluacin de
Area de Aplica evaluacin de servicio de
17 servicio de
mantenimiento mantenimiento al rea usuaria.
mantenimiento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
5.5.3. Mantenimiento correctivo de mobiliario y equipo
Objetivo
Reparar los daos y fallas que ponen en riesgo la integridad del mobiliario y equipo, para
reestablecer la operacin del mismo.
Descripcin
Consiste en:
I. Atender las solicitudes de mantenimiento correctivo.
II. Gestionar con el proveedor, o asignar al personal interno, para llevar a cabo los
trabajos de diagnstico y reparacin del mobiliario y equipo daado.
III. Supervisar y dar seguimiento a los trabajos solicitados.
Actividades secuenciales por responsable
Documento de
Responsable No. Actividades
trabajo
Recibe solicitud de servicio del rea
Area de usuaria a travs de mesa de servicios y/o Solicitud y/o
1
mantenimiento reporte de fallas del proceso de informe de fallas.
mantenimiento preventivo.
Programa de
Area de Acuerda visita y programa de trabajo con trabajo de
2
mantenimiento la unidad administrativa usuaria. mantenimiento
correctivo.
Evala sustitucin temporal del equipo.
Se requiere sustitucin temporal del
Area de equipo?
3
mantenimiento
S: pasa a la actividad 4.
No: pasa a la actividad 7.
Verifica en el almacn, existencias para
sustitucin.
Area de Hay existencias?
4
mantenimiento
S: pasa a la actividad 5.
No: Pasa a la actividad 6.
Area de
5 Instala al rea usuaria equipo temporal.
mantenimiento
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Pasa a la actividad 7.
Area de Notifica al usuario la imposibilidad de
6
mantenimiento sustituir.
Verifica existencia de garanta.

Area de Existe garanta?

7
mantenimiento S: pasa a la actividad 8.
No: pasa a la actividad 10.
Solicita al proveedor aplique la garanta
de reparacin o sustitucin del mobiliario
o equipo daado.
Area de
8 Procede la garanta? Solicitud.
mantenimiento
S: Pasa a la actividad 9.
No: Pasa a la actividad 10.
Documenta aplicacin de la garanta y se
Area de archiva.
9 Informe.
mantenimiento
FIN DE PROCEDIMIENTO
Realiza anlisis del costo y beneficio de
Area de la reparacin tomando en cuenta la Anlisis costo y
10
mantenimiento existencia de refacciones, capacidad de beneficio.
mantenimiento y presupuesto.
Evala conveniencia de la reparacin:
Dar de baja: pasa a la actividad 29.
Area de Repara con recursos propios: pasa a la
11
mantenimiento actividad 12.
Reparar con proveedor externo: pasa a
la actividad 17.
Evala requerimientos.
Requiere material, refacciones o
Area de equipo?
12 Informe.
mantenimiento
S: pasa a la actividad 13.
No: pasa a la actividad 16.
Hace requerimiento de insumos al
almacn.
Area de Cuenta con los insumos? Solicitud de
13
mantenimiento insumos.
S: pasa a la actividad 16.
No: pasa a la actividad 14.
Solicita al rea competente la compra de
Area de almacn 14 Solicitud.
los insumos necesarios.

Area de 15 Recibe de almacn insumos solicitados.

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mantenimiento

Area de Repara el bien.

16
mantenimiento Pasa a la actividad 28.
Revisa existencia de proveedores
contratados.
Qu accin requiere?
Cotizacin de un proveedor del
Area de Catlogo de
17 catlogo: pasa a la actividad 18.
mantenimiento proveedores.
Contratacin de un nuevo proveedor:
pasa a la actividad 18.
Esta dentro de contrato: pasa a la
actividad 21.
Area de
18 Solicita cotizacin a proveedor.
mantenimiento
Recibe cotizacin.

Area de Aprueba la cotizacin?

19 Cotizacin.
mantenimiento S: pasa a la actividad 20.
No: pasa a la actividad 29.

Solicita contratacin conforme a lo

establecido en el Manual Administrativo
Area de Solicitud de
20 de Aplicacin General en Materia de
mantenimiento contratacin.
Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios.

Area de Solicita al proveedor la reparacin del

21
mantenimiento mobiliario y/o equipo.

Evala servicios del proveedor

determinando el nivel de cumplimiento
con base a lo estipulado en el contrato.
Area de
22 Se acepta el servicio prestado?
mantenimiento
S: pasa a la actividad 25.
No: pasa a la actividad 23.

Solicita al proveedor corrija las fallas

detectadas en la prestacin del servicio.

Area de Persisten fallas en la prestacin del

23 servicio?
mantenimiento
S: pasa a la actividad 24.
No: pasa a la actividad 25.

Area de 24 Tramita la rescisin o terminacin, del Rescisin o

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mantenimiento contrato y calcula las penalizaciones terminacin,

conforme al contrato. convenio
modificatorio o
liberacin de
garantas.

Calcula pago y, en su caso,

Area de
25 penalizaciones de conformidad con el
mantenimiento
contrato.

Area de
26 Tramita pago a proveedores. Solicitud de pago.
mantenimiento

Documenta sobre reparacin o

sustitucin del bien.
Se determin la sustitucin?
Area de
27 S: Pasa al procedimiento de recepcin, Informe.
mantenimiento
resguardo y registro de bienes en
almacn
No: Pasa a la actividad 29.

Area de Entrega bien a rea usuaria. Documento de

28
mantenimiento FIN DEL PROCEDIMIENTO entrega.

Tramita el Dictamen de No utilidad.

Area de Dictamen de No
29 Pasa al Subproceso disposicin final y
mantenimiento Utilidad.
baja de bienes muebles.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

5.6. ALMACENES
Objetivo
Controlar y resguardar los materiales y bienes, cuidando que los procesos de suministro y
distribucin se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que los materiales y
bienes lleguen oportuna y confiablemente a los usuarios, optimizando la administracin y la
operacin centralizada de los almacenes.
Descripcin
Acciones relativas a la recepcin, guarda, custodia, registro y despacho de los bienes que
llegan a los almacenes por motivo de compra, traspaso entre centros de trabajo o devueltos
por las reas administrativas y operativas.
Indicadores
Las Dependencias y Entidades debern en lo conducente observar los indicadores
siguientes:
Rotacin de inventarios
Objeto del indicador: Identificar que la rotacin de inventarios sea la adecuada.
Unidad de medicin Total de salida de unidades de un mismo producto sobre la suma del
total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo
producto.