Fundamentos da Logstica Empresarial

Nome: Rafael David Moraes Moreno

Turma: LM1B

CICLO DO PEDIDO E OS FLUXOS DE INFORMAES E MATERIAIS

Sistemas logsticos se compe de fluxos de informaes e de materiais, onde

os fluxos de informaes acionam e controlam os fluxos de materiais. Portanto
uma maneira bastante prtica de melhor entender o ciclo do pedido e o sistema
de processamento de pedidos, examinar os fluxos de informaes e
materiais, ou seja, as atividades que ocorrem desde o instante em que o cliente
decide considerar a possibilidade de efetuar um pedido, at o momento em que
recebe este pedido e efetua o pagamento. A figura 2, a seguir, procura
representar as principais etapas do ciclo do pedido.

A primeira etapa, normalmente denominada de preparao do pedido, tem

incio a partir da identificao de uma necessidade de aquisio de produtos ou
servios, e se completa com a seleo de potenciais fornecedores. A
identificao da necessidade pode ser provocada pelos mais variados
estmulos: a visita de um vendedor; a consulta a um catlogo; a leitura de um
anncio em jornal ou revista; a exposio a um anncio de TV ou rdio; o
recebimento de uma mensagem via internet ou a identificao de que chegou o
momento de repor estoques. O desenvolvimento da Internet vem possibilitando
um enorme avano desta primeira etapa do ciclo do pedido, pois amplia e
agiliza as atividades de identificao de fornecedores e acesso s informaes
sobre as caractersticas dos produtos e servios oferecidos.

Uma vez decidida a aquisio dos produtos ou servios, tem incio a segunda
etapa do ciclo, ou seja, a transmisso do pedido para o fornecedor.
Anteriormente ao desenvolvimento dos modernos sistemas de comunicao,
esta etapa se caracterizava pela lentido e alta suscetibilidade a erros. Isto
porque os pedidos eram formalizados atravs do preenchimento de formulrio
em papel, e o envio dos mesmos, atravs dos vendedores, ou via postal. O
desenvolvimento dos telefones e dos call centers, assim como dos
computadores portteis e da Internet, vem causando uma revoluo nesta
etapa do ciclo do pedido. Esta revoluo impacta diretamente a facilidade e a
velocidade com que os pedidos so formalizados e transmitidos, assim como
os erros que se reduzem em consequncia da diminuio do nmero de
intervenes humanas no processo. Se no passado o tempo de preparao e
transmisso era medido em dias ou semanas, hoje, com o uso dos modernos
sistemas de comunicao, e em especial da Internet, o tempo pode ser medido
em minutos, trazendo enorme agilidade ao processo logstico.

A terceira etapa, que ocorre aps o recebimento do pedido por parte do

fornecedor, consiste na entrada do pedido no sistema de processamento. Em
geral esta etapa exige a digitao dos dados do pedido no sistema, a fim de
que se possa dar incio ao processamento do mesmo pelo fornecedor. Nos
casos em que o pedido efetuado via Internet, esta etapa tende a ser
automatizada, dispensando o processo de digitao.

Aps a entrada do pedido, diversas verificaes e decises precisam ser

efetuadas, antes que o pedido seja confirmado, e a expedio do mesmo seja
autorizada. Duas das mais importantes verificaes que necessitam ser feitas,
dizem respeito disponibilidade de estoques e a confirmao do crdito do
cliente. Nos casos de produtos feitos por encomenda, a verificao da
disponibilidade de estoques substituda pela verificao do status da
programao de produo. A estimativa da data de entrega deve ser calculada
durante esta fase, com base na disponibilidade atual de estoques, nos pedidos
pendentes e no status da produo.

Uma vez confirmada a existncia de crdito e a disponibilidade de estoque

pode ser dada a partida nas atividades fsicas de separao, embalagem e
expedio do pedido. Paralelamente a estas atividades fsica de movimentao
de materiais, torna-se necessrio programar o transporte e emitir a
documentao legal, envolvendo o conhecimento de cargas e nota fiscal. O
ciclo se completa com o transporte e entrega da mercadoria, e o pagamento da
nota fiscal por parte do cliente.

Ciclo de Pedido

O servio percebido pelo cliente depende da eficincia com que o Ciclo de

Pedido executado. Sua durao indica a rapidez do servio logstico; sua
varincia afeta o nvel de confiabilidade do servio, enquanto a visibilidade
garante a agilidade na eventual remediao de falhas.

Para o fornecedor, a construo e operao dos inmeros ciclos-de-pedidos, um

para cada um dos seus clientes, consomem recursos fsicos e humanos que
impactam os custos e a rentabilidade do negcio.

A Tecnologia de Informao oferece imenso potencial para aumentar a

eficincia operacional do Ciclo de Pedido. Automao, visibilidade,
conformidade e suporte deciso so alguns dos aspectos relevantes em que a
TI faz a diferena.
Tempo do Ciclo do Pedido
Para acompanhar se o processo est ocorrendo da forma como foi planejado, o gestor
deve medir o tempo entre a colocao do pedido pelo cliente at o momento em que
esse pedido foi entregue a este de forma correta.

O Ciclo do Pedido o conjunto de atividades, incluindo todas as atividades da logstica,

que devem ser realizadas para que o produto solicitado possa ser entregue ao cliente no
Nvel de Servio contratado. Assim, o Tempo do Ciclo do Pedido, conhecido tambm
como Lead Time (LT), o tempo medido a partir do momento em que o cliente faz a
colocao do pedido at o momento em que ele o recebe dentro das condies de
qualidade solicitadas, ou seja, de acordo com o Nvel de Servio que contratou.
O Tempo do Ciclo do Pedido um dos indicadores mais importantes de qualidade da
logstica, pois mede a eficincia de todo o processo logstico. Por meio dele, o cliente
calcula o momento em que deve fazer novo pedido a fim de repor seu estoque.

PERCEPES CONFLITANTES

As percepes conflitantes sobre o real desempenho do ciclo de pedidos esto

diretamente relacionadas utilizao de mtricas diferentes por parte de
clientes e fornecedores para avaliar o mesmo fenmeno. Uma das situaes
mais comuns onde tal situao ocorre, diz respeito ao tempo de ciclo, que
muitas vezes medido a partir de uma viso limitada por parte dos
fornecedores e uma viso mais ampla por parte de seus clientes.

Do ponto de vista do cliente, a contagem do tempo de ciclo se inicia a partir do

momento em que o pedido formalizado / transmitido, e se encerra quando o
mesmo corretamente entregue e formalmente recebido no local especificado
para entrega. Por outro lado, muitos fornecedores consideram que a contagem
do tempo de ciclo somente tem incio no momento em que o pedido recebido
e dada entrada no sistema, e se encerra no momento em que o mesmo
embarcado e expedido.

Isto normalmente ocorre nos casos em que o fornecedor no consegue

monitorar o momento em que o pedido foi transmitido, nem o momento em que
o pedido foi recebido pelo cliente. Desta forma ele passa a ter uma viso
limitada do verdadeiro tempo de ciclo, ao deixar de considerar o tempo ocorrido
entre a transmisso e a entrada do pedido, assim como o tempo ocorrido entre
a expedio e o recebimento do pedido. Esta viso limitada por parte dos
fornecedores, restrita aos processos internos, resulta numa super estimao da
qualidade de servios, e em insatisfaes por parte dos clientes. Enquanto o
fornecedor avalia que est oferecendo um excelente tempo de ciclo, o cliente
considera este tempo sofrvel e insatisfatrio.
VARIABILIDADE DOS TEMPOS DE CICLO

Um segundo tipo de problema, normalmente presente nos processos de gesto

do ciclo do pedido, est relacionado variabilidade dos processos, que resulta
em variabilidade dos tempos de ciclo. Quanto menor a padronizao de
processos e menos sofisticados os sistemas de controle, maiores tendem a ser
as variaes dos tempos de ciclo. A figura 3 a seguir, exemplifica os impactos
de pequenas variaes nos tempos dos diversos processos no tempo total do
ciclo do pedido.

No exemplo acima, o ciclo do pedido decomposto em 6 etapas, ou seja, preparao

e transmisso, recebimento e entrada, processamento, separao e/ou produo,
expedio e transporte, recebimento pelo cliente.

Cada uma das 6 etapas possui um tempo mnimo, um tempo mximo, e um tempo
mdio de durao. O tempo total do ciclo, resulta do somatrio dos tempos de cada
uma destas etapas, o que significa que o tempo mdio total do ciclo do pedido de 13
dias, mas com uma variao que vai de 4,5 a 21 dias. Tal variabilidade gera um srio
problema para clientes e fornecedores, ou seja, que tempo de ciclo considerar, quando
do estabelecimento da data de entrega. Se trabalharmos pela mdia, uma parte
substancial dos pedidos (cerca de 50%), ser entregue com atraso. Por outro lado, se
for considerado o tempo mximo de ciclo (21 dias), as entregas estaro sendo feitas
em prazos bem inferiores aos prometidos, o que pode gerar problemas de
recebimento por parte dos clientes. A melhor alternativa para atacar este problema
certamente buscar reduzir a variabilidade das etapas, atravs da identificao de suas
principais causas, e do estabelecimento de sistemas eficazes de planejamento e
monitoramento dos processos.

PRINCIPAIS CAUSAS DE VARIABILIDADE DOS CICLOS DE PEDIDO

So basicamente oito, as principais causas da variabilidade do ciclo do pedido. Estas

causas podem ser divididas entre processos informacionais / decisrios, e processos
fsicos. Dentre os processos informacionais destacam-se: 1) atrasos na transmisso
do pedido; 2) demora na aprovao de crdito; 3) demora na negociao de
descontos; 4) prioridade no atendimento. Dentre os processos fsicos se destacam: 1)
problemas de disponibilidade de estoque; 2) espera para consolidao de carga; 3)
atrasos diversos no transporte; 4) dificuldades de entrega nos clientes.
Atrasos na transmisso dos pedidos: Podem ocorrer devido ao mtodo
utilizado, como por exemplo, quando se utiliza formulrio em papel para
preencher o pedido, e os mesmos so enviados por via postal para o
fornecedor. Uma outra causa pode ser o uso inadequado de tecnologias mais
modernas, como por exemplo o uso de palm top ou note book para tirar e
transmitir o pedido, por parte do vendedor. Em principio este processo de
preparao e transmisso do pedido deveria ser feita on-line, real time. No
entanto, muitas vezes, por questo de comodidade, ou pressa, o vendedor
resolve tirar o pedido pelo formulrio, e s mais tarde transmite este pedido
para o fornecedor, atrasando a transmisso do pedido. Esta segunda causa
pode ser eliminada atravs de um treinamento mais cuidadoso, e um controle
mais rigoroso da equipe de vendas. Ao abrir mo da utilizao da ferramenta
online para tirar e transmitir o pedido, corre-se o risco de vender produtos que
no esto disponveis em estoque, comprometendo desta maneira o prazo de
entrega, ou a quantidade entregue do total vendido.
Uma segunda fonte de variabilidade nos tempos de ciclo est no processo
de aprovao de crditos. No incomum, encontrar empresas onde esta
atividade esta organizacionalmente desvinculada da atividade de gesto do
ciclo do pedido, sendo responsabilidade exclusiva e isolada do setor financeiro
responsvel pelas contas a receber. Em situaes como estas, bastante
comum um pedido ficar retido por falta de aprovao do crdito, sem que a
organizao de vendas ou logstica seja avisada ou consultada formalmente.
Tal procedimento pode levar a tempos extremamente elevados para o
atendimento dos pedidos, o que pode gerar grandes variabilidades no tempo
de ciclo do pedido.
De forma bastante similar ao que ocorre na aprovao de crdito, o
procedimento de aprovao de descontos de forma centralizada, tende a
gerar substanciais atrasos no tempo de ciclo do pedido. Dado que este tipo de
procedimento tende a ser visto como exceo, na maioria das vezes as
pessoas responsveis pelo mesmo no lhe conferem a devida prioridade,
resultando em atrasos significativos do tempo de ciclo.
A falta de viso sistmica para o estabelecimento de prioridades na alocao
de estoques, ou na programao da produo, um outro fator que tende a
gerar variabilidades excessivas no tempo de ciclo do pedido. Na maioria das
vezes tal situao ocorre em funo da utilizao de critrios aparentemente
racionais, como por exemplo a priorizao de atendimento de pedidos de
grandes clientes, em detrimento dos pequenos, sem no entanto considerar o
impacto de tais prticas nos prazos de entrega.
A falta de estoques de certos itens, consequncia da falta de coordenao
entre vendas, produo e transportes, outra importante fonte de atrasos, e
portanto de variabilidade no ciclo de pedidos. Um bom exemplo disto, o que
ocorria at recentemente em uma grande usina siderrgica brasileira. A
programao da produo era feita objetivando basicamente a minimizao
dos custos de produo, sem levar em considerao os prazos de entrega
acordados e as programaes de embarque dos produtos para exportao.
Desta forma, ocorria com certa frequncia um grande atraso no embarque de
mercadorias para o exterior, com navios esperando no porto pelas
mercadorias, ao mesmo tempo em que havia estoque em grandes quantidades
de produtos para o mercado interno, cujas especificaes no atendiam s
exigncias dos importadores.
Em empresas que ainda no programaram o conceito de custo logstico total,
bastante comum encontrar situaes onde o transporte contratado pela
organizao de compras, sem a participao direta da organizao logstica.
Nestes casos bastante comum se contratar transporte ao menor preo
possvel, sem levar em considerao o custo real do transportador, nem a
qualidade do servio para o cliente.

Em tais situaes no incomum o transportador coletar a carga no cliente, e

transferi-la para seu terminal local, onde a mesma fica retida espera de
outras cargas para o mesmo destino, com o objetivo de garantir a consolidao
e assim reduzir o custo do transportador.

Atrasos no transporte tendem a ocorrer sempre que no existe um processo

planejado de roteirizao das entregas, ou quando no existe um sistema de
monitoramento que controle a execuo do que foi planejado. Nestes casos,
observa-se, com certa frequncia, o no cumprimento do roteiro planejado, ou
a ocorrncia de paradas no programadas. Alm disso, no caso do Brasil, o
crescimento do roubo de cargas e as pssimas condies de grande parte das
rodovias que aumentam chances de acidentes, contribuem para o crescimento
da incerteza e portanto da variabilidade do ciclo.
Outro fator que contribui para o aumento do atraso, e portanto da variabilidade
do ciclo, a impossibilidade de entregar a carga para o destinatrio.
Questes como inexistncia do endereo, erros de endereamento,
divergncias na nota fiscal ou no conhecimento, ausncia do responsvel pelo
recebimento da mercadoria, e estabelecimento fechado, so algumas das
causas que impedem a entrega da mercadoria na primeira tentativa, e que
resultam no aumento do ciclo do pedido.

Questes

1) O que ciclo de pedidos? O Ciclo do Pedido o conjunto de atividades, incluindo

todas as atividades da logstica, que devem ser realizadas para que o produto solicitado
possa ser entregue ao cliente no Nvel de Servio contratado.

2) O que Lead Time? o tempo medido a partir do momento em que o cliente faz a
colocao do pedido at o momento em que ele o recebe dentro das condies de
qualidade solicitadas, ou seja, de acordo com o Nvel de Servio que contratou.

3) O que podem ocorrem quando h atrasos na transmisso de pedidos? Podem

ocorrer devido ao mtodo utilizado, como por exemplo, quando se utiliza formulrio em
papel para preencher o pedido, e os mesmos so enviados por via postal para o
fornecedor.

4) O que variabilidade do tempo de ciclo de pedidos? Um segundo tipo de problema,

normalmente presente nos processos de gesto do ciclo do pedido, est relacionado
variabilidade dos processos, que resulta em variabilidade dos tempos de ciclo.

5) Como funciona a primeira etapa do ciclo de pedidos? A primeira etapa,

normalmente denominada de preparao do pedido, tem incio a partir da identificao
de uma necessidade de aquisio de produtos ou servios, e se completa com a seleo
de potenciais fornecedores.

6) O que acontece quando faltam certos itens nos estoques? Consequncia da falta de
coordenao entre vendas, produo e transportes, outra importante fonte de atrasos, e
portanto de variabilidade no ciclo de pedidos.

7) Quais so as 6 etapas do ciclo de pedidos? O ciclo do pedido decomposto em 6

etapas, ou seja, preparao e transmisso, recebimento e entrada, processamento,
separao e/ou produo, expedio e transporte, recebimento pelo cliente.

8) Do ponto de vista do cliente, a contagem do tempo de ciclo se inicia a partir de que

momento? Inicia a partir do momento em que o pedido formalizado / transmitido, e se
encerra quando o mesmo corretamente entregue e formalmente recebido no local
especificado para entrega.

9) Por que o Tempo do Ciclo do Pedido um dos indicadores mais importantes de

qualidade da logstica? Por que ele mede a eficincia de todo o processo logstico. Por
meio dele, o cliente calcula o momento em que deve fazer novo pedido a fim de repor
seu estoque.

10) O que a Tecnologia de Informao oferece para o ciclo de pedidos?

Oferece imenso potencial para aumentar a eficincia operacional do Ciclo de Pedido.
Automao, visibilidade, conformidade e suporte deciso so alguns dos aspectos
relevantes em que a TI faz a diferena.