x MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AGOSTO PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI* MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA CONTROL INTERNO INDICE INTRODUCCION 1. ORIGEN 2. OBJETIVOS 3. FINALIDAD 4. AMBITO DE APLICACION 5. BASE LEGAL Y DOCUMENTAL 6. MARCO CONCEPTUAL DE LAGUIA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PLANIFICACION PLAN DE TRABAJO. 1.4, Descripcion de Actividades y Cronograma 1.2. Desarrollo del Plan de Trabejo a) Estructura Organizativa b) _Elaboracion del Cronograma General ¢) Elaboracién detallada del Plan de Trabajo ANEXOS, ANEXO N° 01 ANEXO N° 02 DEL SCI PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE PAG. ot on 01 02 02 03 03 04 06 06 13 14 ACTIVIDADES A DESARROLLARSE PARA LA IMPLEMENTACION REGLAMENTO DE FUNCIONES DE LOS GRUPOS DE TRABAJOMUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO I. INTRODUCCION 1 ORIGEN. La Ley N° 28716, “Ley de Control interno de las Entidades del Estado’, aprobada por el Congreso de la Republica y publicada el 18 de abril de 2006, se dio con e! propdsito de cautelar y fortalecer jos sistemas ‘Sdministrativos y operatives con acciones y actividades de control previo, adrtgneo y posterior, Para ello se establece en él articulo 10° que corresponde a la Contraloria General de la Republica - CGR dictar la normativa técnica oe control que oriente la efectiva implementaci6n, jento y evaluacion dei control interno en las entidades del Como insumo principal para la elaboracion del Plan de Trabajo, se ha Comterade les resultados proporcionados del Informe de Diagnéstico que nos conduciré a la imptementacion de las Normas de Control Interne NCI OBJETIVOS. EI Plan de Trabajo es el documento por el cual Se definira el curso de Eldon a seguir para la implementacion del Sistema de Control Interno — SCl. Tiene como objetivo prover de lineamientos, herramientas ¥ metodos a la Municipalidad para la implementacion de los componenites que 12 formar el Sistema de Control Interno (SCI) establecido en las Normas de Control Interno (NC\). ‘Adicionalmente, se pueden sefialar los siguientes objetivos Servic de referencia para la implementacion del SCI, en el marco de jas Normas de Control interno - NCI Y Exponer los conceptes utiizados en las Normas de Control Interno - NCI. FINALIDA\ En cumplimiento al articulo 10° de la Ley N° 28716. “Ley ds Control Frome de las Entidades del Estado’, la Contraloria General de la Republica mediante Resolucion de Contraloria N 320-2006-CG pubiicada RepciiS noviembre de 2003, aprueba las Normas de Control interne co fi ‘Gbjetive principal de propiciar el fortalecimiento de Jos sistemas de «civ interno y mejorar la gestion publica, en relacion con la provertien Getpatrimonio publico y el ogro de los objetives y metas de las entidades. FLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCTi It \ Y % Siendo conocedores de la necesidad de las entidades publicas por implementar el Sistema de Control Interno, la Contraloria General de la Republica ha elaborado la Guia para la Implementacion del Sistema de Control interno de las entidades del Estado. La implementacién del SCI en un gobierno local debe ser considerada y valorada como un factor relevante y necesario para el buen desempefio institucional de la Municipalidad, asi como para un gobierno local efectivo AMBITO DE APLICACION. El Plan de Trabajo elaborado en base a ‘La Guia para la Implementacion del Sistema de Control interno de las entidades del Estado", donde se indica que ia Guia podra ser utilizada por los funcionarios y servidores publicos de las entidades comprendidas en el ambito de competencia del Sistema Nacional de Control - SNC, bajo la supervisién de los Titulares, personal directivo, jefes responsables de la administracion gubernamental ‘ode quien haga sus veces BASE LEGAL Y DOCUMENTAL. El Plan de Trabajo tiene como base legal y documental la siguiente normativa y documentos internacionales: Y Articulo 82° de la Constituci6n Politica del Pert. Y Ley N? 28716, “Ley de Control interno de las entidades del Estado V Ley N’ 27658 “Ley Marco de Modemizacién de la Gestion del Estado” ¥ Ley N° 27785, “Ley Organica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloria General de la Republica’. Y Resolucién de Contraloria N? 320-2006-CG, “Normas de Control Interno para las entidades del Estado”. Y Resolucién de Contraloria N° 458-2008-CG, “Guia para la Implementacién del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado" Y Resolucion de Contraloria N° 094-2009-CG, “Ejercicio de Control Preventivo por la Contraloria General de la Republica - CGR y los Organos de Control institucional - OCI Y Internal Control — Integrated Framework, Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, 1990. ¥ Guia para las normas de control interno del sector ptiblico, INTOSAI, 1994 ¥ Resolucién de Contraloria N° 114-2003-CG “Reglamento de los Organos de Control institucional’ PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCIMARCO CONCEPTUAL DE LA GUIA PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - SCI. Con la Resolucién de Contraloria N° 458-2008-CG, se aprobé la "Guia para la Implementacién del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado’, publicada el 30 de Octubre de 2008, cuyo objetivo principal es el de proveer de lineamientos, herramientas y métodos a las entidades del Estado para la implementacién de los componentes que conforman el Sistema de Control interno (SCI) establecido en las Normas de Control Interno (NCI). Para el proceso de implementacién del Sistema de Control Interno la guia considera tres fases La Planificacion, cuyo objetivo es la formulacién de un Plan de Trabajo en base al Informe de Diagnéstico de Control Interno de la Municipalidad Distrital la Punta el que habiéndose ya elaborado, se ha asegurado el Compromiso de implementar, mantener y perfeccionar el sistema de control interno segun el Acta de Compromiso de la Alta Direccién de fecha 10 de febrero de 2012, de acuerdo a lo estipulado en el articulo 6° de la Ley 28716 — "Ley de Control Interno de las Entidades del Estado" y a lo sefialado en las Normas de Control Intemno para las Entidades del Estado. Para dicho fin, la Municipalidad ha conformado un Comité de Control Interno seguin la Resolucién de Alcaldia N° 042 de fecha 10 de febrero de 2012, el cual tendré a su cargo la implementacién del sistema de control interno de la Municipalidad. Este Comité sera dotado de los recursos humanos y materiales que requiera para la adecuada ejecucién de sus labores La Ejecucién, en la que se implementara el Sistema de Control interno - SCI en sus pfocesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, para la cual la Municipalidad procede al desarrollo del Plan de Trabajo para la Implementacién del Sistema de Control Interno La Evaluacién, en la que se evallan los avances logrados y las limitaciones encontradas en el proceso de implementacién como parte de la autoevaluacion mencionada en el componente de Supervision Qh ll. PLANIFICACION Plan de Trabajo. El Plan de Trabajo es el documento que incluye los procedimientos orientados a implementar adecuadamente el Sistema de Control Interno, en base al diagnéstico previamente elaborado, definira el curso de accion a seguir para la implementacién del SCl Como insumo principal para la elaboracién del Plan de Trabajo, se ha considerado los resultados proporcionados del Informe de Diagnéstico, las acciones consideradas guardan correlacion con los planes operativos PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 4de la Municipalidad, con el fin de asegurar los recursos necesarios y la sostenibilidad del mismo. El Plan de Trabajo debe contener la identificacin de normas de funcionamiento, definicién de actividades de desarrollo e implementacién, asignacion de responsabilidades, definiciin de —_cronogramas, establecimientos de recursos, capacitacin de trabajo y socializacién con personal directivo de la Municipalidad Se ha considerado dos (2) fases en la elaboracién del Plan de Trabajo 4, Descripcién de Actividades y Cronograma. 2. Desarrollo del Plan de Trabajo. 14, Descripcién de Actividades y Cronograma, Se ha identificado las acciones para la implernentacién del Sistema de Control Interno, los pasos a seguir son a) Se ha identificado y designado a las personas responsables para el disefio del Plan de Trabajo. En la fase de Planeamiento cuenta con el Informe del Diagnostico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, con el Plan de Trabajo esta fase estaria concluida b) Los Tiempos y Plazo considerados han sido 45 dias calendario para la elaboracién del Plan de Trabajo: EI Inicio de la elaboracién del Plan de Trabajo para la Implementacién del SCI: 10 de Julio 2013. ©) El Cronograma de ejecucién de actividades para la elaboracion del Plan de Trabajo para la implementacién del SCI, es segun el detalle siguiente: Elsboracion ‘Bel Plan Mes de Jo 2013, ues 92 Agorio 2013 2 Trabajo c Trabajo de Campo roa [seie | rane fanaa [ona | ance | ana | one aoa | tana ene | wz | 200 Disgndsteo | x | x | x | x quipos Trapaje &] T 7 T | ea ale EX Presupuesio | Ccapacitacion sersbacin | —_ [x | Fepementa fe Fincones Pantrabso_| PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI4.2. Desarrollo del Plan de Trabajo. Se ha identificado las acciones para la implementacion del SCI, los pasos a seguir son’ a) Estructura Oraanizativa: Para el desarrollo y ejecucién del Plan de Trabajo se establece los Niveles de Autoridad y Responsabilidad, lo que se indica a continuacion a.1) Primer Nivel. Se establece de la siguiente manera Grupo Directivo: Conformado por los miembros del Comité de Control Interno, el cual en coordinacion con el Gerente Municipal de la Municipalidad, establece los lineamientos y directrices generales orientados a la implementacion del Sistema de Control Interno de la Municipalidad. Asi como, politicas de comunicacion y lineamiento de informacién, y estara integrado por los siguientes funcionarios: GRUPO DIRECTIVO TITULAR: « Presidente: Abog. Maria Elena Guemberene Rizzo + Secretario: Lic. César Crisanto Chunga * Integrante 1: Lic, Félix Davila Muniz. * Veedora: CPC. Zonia Barrera Ventocilla — Directora de OC! GRUPO DIRECTIVO SUPLENTE: Suplente del Presidente: Abog. Dante Delgado Polo “sS Supiente del Secretario: Luis Ricardo Pefalillo Prado Suplente del Integrante 1: Abog. Javier Frisancho Santillan Suplente de la Veedora: CPC. Luis More Garcia La Alta Direccién debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades 4.Definir y Aprobar Lineamientos, Politicas y Directivas felacionadas a la implementacién y mantenimiento del SCI. PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 64 4 2. Asegurar los establecimientos de Objetivos, Metas y Programas en los diferentes niveles de la Municipalidad 3, Asignar los Recursos Humanos y Materiales necesarios para la implementacién del SCI 4, Revisar los avances de la implementacién del Sistema de Control interno. 5. Aprotar la Documentacién a implementar en la Municipalidad. 6. Presidir las reuniones de los informes de avances de implementacion del Sistema de Control Interno del Grupo Evaluador. El Grupo Directivo tendra come responsabilidades las siguientes 1. Apoyar el proceso de implementacién y mantenimiento del SCI bajo las orientaciones del Presidente del Grupo Directivo 2. Capacitar a los miembros de los Grupos: Operativo Funcional y Evaluador. 3. Informar a la Alta Direccion sobre el avance y desempefto de la implementacién y cualquier necesidad de recursos. Al respecto consideraré que el costo de los insumos y actividades en general no deba ser mayor a los resultados 0 beneficios esperados, 4, Asegurar que se promueva la toma de conciencia en todos los niveles de la organizacion de la Municipalidad sobre Control Interno (sensibilizacion y socializacién). 5. Coordinar y seleccionar con la Alta Direccién los miembros que conformaran el Grupo Operative Funcional 6. Designar a tin representante de grupo, el cual se encargara de coordinar les. actividades a realizar para la implementacién del control interno 2 nivel de entidad con los que conforman el Grupo Operativo y posteriormente a nivel de procesos con el mismo Equipo de Trabajo con los que conforman el Grupo Funcional 7. Programar y presidir as reuniones de coordinacién y avance de la implementacion del SCI, estableciendo Acuerdos para la mejora del SCI 8. Coordinar con todas las areas de la Municipalidad aspectos pertinentes a la implementacién del Sistema de Control Interno, PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI few& 9. Revisar y validar la documentacion que se genere en la implementacion det SCI 10. Definir conjuntamente con el Grupo Operative Funcional las necesidades de capacitacion. a.2) Sequndo Nivel. La estructura organizativa del Plan de Trabajo se ha establecido el Grupo Operativo y Funcional que controlaria el cumplimiento en la ejecucién del Plan de Trabajo, quienes coordinarian con los responsables de las actividades desarrolladas e informe al Primer Nivel (Grupo Directivo) para las modificaciones a que hubiere lugar: Grupo Operativo Funcional: Conformado por el personal de las diferentes areas de la Municipalidad, agrupados en temas especificos de interés institucional que desarrollara y ejecutara la implementacion inicialmente a nivel Entidad y ei mismo Grupo posteriormente a nivel de Procesos. El Grupo Operative Funcional (GOF) estaré integrado por el siguiente personal TITULARES: + De la Oficina de Asesoria Juridica: Jorge Antonio Alva Guzman * De la Oficina General de Administracién: Maria Alejandra Alvarado Alcantara. * De la Gerencia de Rentas: Jessenia Giovanna Alvarado Herrera + De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto: Jaime Orlando Tarazona Reyes. + Del Area de Tesoreria: Miguel Angel Negrete Salazar. + De Bienes Patrimoniales: Mario Ernesto Osores Suito * De Personal: Rodolfo Salviz Espinoza + De la Unidad de Logistica y Bienes Patrimoniales: Carlos Enrique Rodriguez Clarke. * Del Area de Contabilidad: Eduardo Alfredo Malaga Silva. PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 8: % SUPLENTES: Los suplentes podran asistir a las reuniones del Grupo Operativo Funcional en ausencia del miembro Titular correspondiente, con las mismas facultades, obligaciones y responsabilidades. * De ta Oficina de Asesoria Juridica: Karina Jackeline Caballero Gutiérrez. + De la Division de Limpieza Publica y Areas Verdes: Juan Carlos Rojas Carrasco. + De la Oficina de Planeamiento y Presupuesto: Carla Fiorella Arizaga Reyes. = Dela Gerencia de Rentas: Jests Victor O. Carbonel Tejada « Area de Tesoreria: Marco Francesco Angeldonis Amestar. » Gerencia de Desarrollo Humano y Comunicaciones: Maria Luisa Herrada Guerrero © Dela Oficina General de Administracion: Emesto Vila Rosado. * De la Gerencia de Desarrollo Local: Ivonne Paola Espinoza Espiritud = Dela Gerencia Municipal: Johanna Shirley Gutiérrez Alvarado El Grupo Operativo Funcional tendra inicialmente como responsabilidad ANIVEL ENTIDAD: 1 Desarrollar e Implementar el Sistema de Control Interno a nivel de Entidad, cumpliendo el cronograma establecido. 2. Definir conjuntamente con el Grupo Directivo les necesidades de capacitacion 3. Elaborar la Documentacion de su ambito de competencia 4, Presentar la decumentacién e.aborada al Grupo Directivo para su revision y validaci6n. 5, Informar al Grupo Directivo sobre el avance y desempefto de la implementacién y cualquier necesidad de recursos. PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 96. Difundir y verificar el grado de entendimiento y toma de conciencia del personal de la Municipalidad en los temas de su responsabilidad ANIVEL DE PROCESOS: 1. Desarrollar e Implementar el Sistema de Control Interno en su Area a nivel procesos, cumpliendo el cronograma establecido para tal fin 2. Definir conjuntemente con el representante de! Grupo Directive las necesidades de capacitacién 3. Elaborar la documentacién de su ambito de competencia. 4. Presentar la documentaci6n elaborada al Grupo Directivo para su revision y validacion. 5. Informar al Grupo Directivo sobre el avance y desempefio de la implementacion y cualquier necesidad de recursos. 6. Difundir y verificar el grado de entendimiento y toma de conciencia del personal de la Municipalidad en los temas de su responsabilidad a.3) Tercer Nivel. La estructura organizativa del Plan de Trabajo se ha establecido un Grupo Evaluador asignado a la tarea de evaluar, de forma independiente y objetiva, el desarrollo de las acciones ejecutades, validando {a informacion y documentacién generada respecto a la implementacion del control interno Grupo Evaluador Las funciones del Grupo Evaluador son asumidas por la Gerencia Municipal para lo que cuenta con el apoyo de! Grupo Directive. Una vez finalizado el trshajo, el Gerente Municipal y demas miembros de! Grupo Evaiuador deben verificar que todos los elementos del control del SCI se encuentren disefiados e implementados conforme a ia estructura del mismo, debiendo monitorear su implementacion periédicamente a fin de garantizar que las acciones se ejecuten de acuerdo con la autorregulacién y segun las normas que rigen la Municipalidad El Grupo Evaluador (GE) tendré que determinar que los procedimientos y mecanismos establecidos se desairollen en forma adecuada 0 que detecten desviaciones 0 incumplimientos sustanciales PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 404 EI Progreso del proceso de implementacion del SCI, se debe medir por el Grupo Evaluador segtin se concluya cada fase 0 etapa, recomendando al encargado los ajustes a realizar para garantizar su efectividad El Grupo Evaluador tendré como responsabilidad, 1. Evaluar de forma independiente y objetiva, el desarrollo de las acciones ejecutadas validando el cumplimicnto el cronograma establecido para tal fin 2, Definir as necesidades de capacitacion. 3. Elaborar los informes de avance y final de la implementacion del SCI 4, Desarrollara las evaluaciones del proceso de impleinentacién del SCI El resultado de la evaluacién tendré como objetivo principal determinar con certeza que los procedimientos y mecanismos establecidos se desarrollen en forma adecuada y busca obtener informacin que aporte a la retroalimentacién en el proceso de implementacién del SCI en la Municipalidad Distrital de la Punta. Para ello se sugiere que el informe contenga como minimo lo siguientes puntos: 1. Objetivos: Se identificaran aquellos objetivos que se quiere lograr en el presente Evaluacion; 2. Alcance: Estaré determinado por el periodo de evaluacién; 3. Cumplimiento del Plan de Trabajo: Se evaluara la utllidad que se le ha dado, y cémo se han desarrollado las actividades en el proceso de implementacién, asi mismo, se examinara si es conveniente cambiar, agregar o retirar algune actividad que no sea indispensable. También se podrd sefialar sobre las dificultades o inconvenientes ocasionados durante la ejecucion de las actividades y demés situaciones que deben ser mencionadas, 4, Cronograma de Actividades: Es necesario revisar los plazos de ejecuciér de las actividades que fueron programadas, si estas fueron realizadas acorde al cronograma y si el tiempo fue suficiente para llevarias a cabo; PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI n5. Recursos Necesarios: Es importante determinar silos recursos (humanos. logisticos y de informacion) han sido suficientes; 6. Desemperio de los Equipos de Trabajo y Participantes: Se evaluara el trabajo de los equipos designades o participantes ‘en el desarrollo de las diferentes actividades, se tendra en cuenta si se requiere de una mayor participacion de la organizacién, con la finalidad de apoyar labores especificas, 7. Limitaciones 0 Debilidades: Aquellas que hayan sido detectadas durante la ejecucién de la implementacion, 8. Conclusiones y Recomendaciones: Se incluiran aquellas acciones correctivas que es necesario implementar para la mejora dei proceso de implementacién. Asimismo, en forma resumida se determinara el nivel de implementacion alcanzado. Asimismo, es importante precisar las funciones de personas que van a tener relevancia en la Implementacién del Sistema de Control Interno Las funciones de los Gerentes, Directores. Jefes de Unidad, Departamento y/o Areas, son las siguientes: 1. Establecer los Objetivos y Metas, asi como los indicadores de sus Unidad y Areas. 2, Elaborar los Programas y Planes segin corresponda. 3. Revisar y validar la documentacion y manual de procedimientos de sus dreas. 4. Determinar los procesos de sus areas y controles. 5. Asegi’rar que se promueva la Toma de Conciencia en todos los nivele » de sus areas. 6 Difundir el Entendimiento de las Politicas y los Objetives y Metas en sus respectivas areas 7. Establecer, disponer la elaboracién y aprobar !a documentacion correspondiente a sus areas 8. Participar de las reuniones de coordinacién y avance cuando sea convocado, PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 12Cf mo LS Las funciones del Representante de! Grupo Directivo. son las siguientes: 4. Ser Nexo del Grupo Directive con las: Unidad, Departamento ylo Area para efectos de la implementacién del SCI 2. Evaluar conjuntamente con los representantes de las: Unidad, Departamento y/o Area las necesidades de capacitacion 3. Cumplir con el Cronograma de Actividades de la Unidad, Departamento y/o Area asignada 4. Informar al Grupo Directivo sobre el avance y desempefio de la Implementacién y cualquier necesidad de recursos Organigrama de la estructura organizativa del Plan de Trabajo: Primer mer Nivel tubs L__ Directive ‘Segundo Nivel Sie Operative Funcional Tercer Nivel Grupo Evaluador Organizacion b) Elaboracién del Cronograma General: ste documento por el cual se organiza de manera resumida el Plan de Trabajo en sus diversas etapas y en los tiempos programados para su ejecucién. Esta informacién, adicional al Conocimiento del desarrollo del Cronograma de Implementacion de las Normas de Control interno, brindaré un mecanismo de control con respecto a los tiempos y grados de avance generales: PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 13Cronograma General: | eens = ‘ FASES: fo 2013 ‘Ano 2014 sar tees per TET te ESTES | ao | 13 | 13-| 13.) 14] 14 | 14 | ta | 14 | a4 | ta | te | 8 js | ta (raat | | mee lel | y Sacnae ath aaa baleen is | T T T T @) Evaluacion | | | \ I I | | t | (1) Inicio de la Implementacién del SCI (2) Informes de Avance de [a Implementacion del SCI (3). Informe Final sobre la culminacion de la Implementacion del SCI Cronograma detallado ] = “Trabajo de Campo Informe Finat_| nae be eh pece repel e Te eee | [mtenon | T I 1 | ex I est ee a aassts eT =| pat eo] 5 | og anh madonna: [REL i dC fat 1 t | 7 aerial t t + x ie yet | ae | = | t coven | meee, a S\epe[a laa sens i I 1 arene | I is sel Saar eit raed 1 T = Le I (ie Fah t Te eee =| foal | Se a (Saale | & eo. | Pac ioed LI - rae t { [ an | ome be — [ peel i tena eel a a ee . \ c) Elaboracién detallada del Plan de Trabajo: \ Este documento describe detalladamente las diversas Etapas y Actividades que componsn las fases del Plan de Trabajo, en la cual se describen las actividades a deserroliarse para la consecucién del objetivo de implementar el Sistema de Control Interno de la Municipalidad teniendo como insumo el Informe det Diagnéstico del SCI de la Municipalidad (se adjunta Anexo N° 01). PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 4El Plan de Trabajo contempla aspectos definidos por la Alta Direccién, que son Reglamento de Funciones: En el Plan de Trabajo se ha elaborado los objetivos, \as fesponsabiidades y las funciones de los integrantes de los Grupos: Directivo, Operative Funcional y Evaluador, estableciendo la metodologia realizada bejo el enfogue conocido como top down (descendente, de lo general hacia lo parlicular), se ha empezede Gon un diagnéstico de los controles 2 un nivel general de a Municipalidad, para luego pasar de manera progtesiva @ 0s controles que estan a nivel procesos o actividades. Asimismo £° Getallada la documentacion a emplear, asi como el lugar periodicidad y horario de sus reuniones de trabajo, Anexo N° 0? Provision de Recursos: El Equipo Directivo ha determinado objetivamente para cada und de las actividades programadas los recursos que requerira para la ejecucion del Plan de Trabajo. El presupvesto para la implementacion del Plan de Trabajo del Grupo Directivo es segun detalle fae CONCEPTO Servicios de capacitacién y sensibiizacion | Costo de implementacién de las Notmas de Control | | Interne NCI pores cinco componentes 4 [ Ambiente de Control 25,000 | \ Evalvacién de Riesgos | 25,000 | [feividades oe Convo! | 720000 s ———4 [ informacién y Comunicacion 20,000 | Supervision | 6000) x Se i TOTAL, 33,000 95,000 oS SSS ee Capacitacion: Los Grupos de Trabajo deberan definir sus necesidades de capacitacion para dar cumplimiento a los objetivos actividades del Plan de Trabajo. La capacitacion abordara los conceptos, caracteristicas y demés aspectos necesarios para el adecuaco Giseno, implementacién y evaluacién de la estructura de control interno de la Municipalidad. PLAN D se TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 6aes a Se [reggae | chee = | ; t 5 { 1 aie aa i I tel e Sensibilizacion y Socializacion del Control Interno: Los Grupos de Trabajo, con el apoyo de la Alta Direccién prevea y lieve a cabo un proceso de sensibilizacion y socializacién, con el objeto de persuadir e involucrar a todo el personal de le Municipalidad sobre el rol activo que deben desempefiar en la implementacion de la estructura de control interno, precisandose que la responsabilidad de implementer y fortalecer el control interno institucional no es exclusiva de los Grupos de Trabajo ni es competencia del Organo ce Control Institucional, si no de toda la organizacién | wes - | seenmcies (onto) oral ore ead ole ale jeer laweel as |} 2 |e * Den t eee ceuaeer [om jcc false Ee Soe cal 5 + x he peter (es a a z eon tame D d PLAN DE TRABAJO DE LA IMPLEMENTACION DEL SCI 16ANEXO N° 01 AANEXO N° 01 ACTIVIDADES A DESARROLLARSE PARA LA IMPLEMENTACION DEL SCI ie eT 7 Nombre de la Actividad Responsabies ACOt AMBIENTE DE CONTROL ~ AC Integridad y Valores Eticos 4 EI Grupo Directive en eoordinacién con el Gerente Municipal deberd establecer y aprobar un Cédigo de Etica, en concordancia con la Ley del Cédigo de Etica de la Funcién | Publica’, y promover su difusion a nive! de todo el personal de la Municipalidad, \ oF 72 €l Grupo Directivo debera designar 2 los fesponsables y | | establecer funciones del Comité de Etica co 13 TEI Grupo Operative Funcional debera elaborar una Acta de cor | a erencia a Codigo de tics con renovacion anual | Administracién de los Recursos Humanos Revisar el Cuadro de Asignacion de Personal — CAP de la Municipalidad en relacion a los requerimientos funcionales de | ia entidad y responsabilidades asignades. GoF 22 23 TEI Grupo Operative Funcional debera establecer, cocumentar y aprobar politicas y procedimientos para Ia actuaiizacion del on | El Grupo Opetativo Funcional debe revisar os factores que debe ser reforzado, concerniente a la escala remunerativa Ia ‘cual debe estar de acuerdo y/o en relacion al cargo que se | | desempefa. \ GOF Gor | ERO2 EVALUAGION DE RIESGOS - ER Planeamiento de la Administracion de Riesgos 17 Ta Als Dveccion deberd desaioler un Plan de Aclivdades | gue comprenda. la identi-acion, andisis, respuesta | Thonitores. cocumentadas de los riesgos; contempiando asi mismo, progtamas de sensibiizacién y capactacion de Areas involucradas en administracion de resgos qi La Alta Direccidn debera establecer lineamientos y politicas para la administracion integral de riesgos. Los lineamientos deberan consignar. Metodologia, roles y responsabilidades, presupuesto, cronograma de trabajo, matriz de ponderacién, priorizacion de los riesgos y criterios de evaluacién de riesgos. | _ 13 ‘Capacitar a un equipo para que se encargue de Ia elaboracion de planes de administracién de riesgos. Identificacion de Riesgosat 1 implementar un proceso de gestion de viesgos, concordante con cada objetivo estratégico y determinar la metocologia acorde a su accionar. 22 ‘Se debera realizar tallares para desarroliar el Plan de Gestion de Riesges, con participacion de las jefaturas de cada unidad forganica con el objeto de obtener informacion para la | identicacion de los riesgos en cada proceso de la Municipalidad GoF Analisis y Valoracién de Riesgos a4 Establecer un esquema de valoracin de los riesgos | identificados, mediante la cuantiicacion de la probabilidad de | ocurrencia y del impacto o efecto de cada riesgo en las operaciones de la Municipalidad GoF T Respuesta al Riesgo | Tlevar J cabo un estudio y proceso de formulacién de las acciones necesarias para afrontar los riesgos evaluados, el | cual cebera comprender el analisis costo/beneficio de los mismos. GoF 1 12 ACTIVIDADES DE CONTROL - AC Segregacién de Funciones |Evaluar y disponer la posibiidad de seperacion de las funciones 0 tareas incompatibles a cargo de, un mismo | personal en todos los procesos eriticos de la entidad | El Grupo Operative Funcional debe disefar politicas de | rotecién de! personal segun la especializacién de algunos | | auestos de trabajo, Io cual podria ocasionar un riesgo 2 le Municipalidad, ante la eventualidad de cese o renuncia de los trabajadores: id Evaluacién Costo Beneficio GOF jaar Ei Grupo Operativo Funcional debe esiablecer se tome en cuenta que el costo de esiablecer un control no supere el beneficio que se puede obtener. GoF INFORMACION Y COMUNICACION ~ IC Sistemas de Informacion Tt Establecer é1 desa rolio de politicas sobre el conocimiento importancia de ics sistemas de informacion, al personal operative de ia Municipalidad Gor 12 La Secretaria General a través de la Oficina General de ‘Administracion y la Unidad de Tecnologia de le Informacién, pare garantizar la transparencia de las actividades que se realiza en la Municipalidad debera mantener debidamente_actualizado el Portal corGe la pagina Web de Ia Municipaligad, consionando toda le | informacién relevante que sefale la Ley de Transparencia y Acceso 2 la Informacion Pilblica, para ello desionar el personal responsable de ‘su implementacién y mantenimiento. 7 El Grupo Operativo Funcional debe eslabiecer periddicamente se Solcite a los usuarios opinion sobre al sislema de informacion regisirandose los reciamos e inguieludes para priorizarias mejores. | GOF ‘sMot SUPERVISION Y MONITOREO - SM Actividades de Prevencién y Monitoreo | iT El Grupo Operativo Funcional deberd esiablecer y cifunsir poiticas ‘de prevencion y monitoreo que son ejercidas por le Alt Direccion, asi como sobre diversos documentos que norman y guien e desarrollo de las actividades de la Municipalidad. GoF ‘Seguimiento de Resultados | Ei Grupo Operativo Funcional debera establecer procedimientos de Seguimiento a deficiencias y oporunidades que se detecten en la aplicacién de los procedimientos de prevencién y monitoreo, GoF Compromiso de Mejoramiento at El Grupo Operative Funcional devera cisehar impiemeniar reportes para el seguimiento de las cbservaciones y recomendaciones temitidas internamente. 32 El Grupo Ditectivo a través del Grupo Operative Funcional deberan festablecer y formalizar procedimientos de autoevaluacion para mecir tg efeciividad de los controles a nivel Entidad y de Procesos.ANEXO N° 02 ey seANEXO N° 02 MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA REGLAMENTO DE FUNCIONES (LINEAMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS GRUPOS DE TRABAJO) AGOSTO 2013, REGLAMENTO DE FUNCIONESa MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LA PUNTA REGLAMENTO DE FUNCIONES (LINEAMIENTOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LOS GRUPOS DE TRABAJO) OBJETIVO. Establecer los lineamientos generales para la conformacion, convocatoria, funcionamiento, atribuciones, funciones y consideraciones generales de los Grupos de Trabajo para la implementacion del Sistema de Control Interno (SCI) en las areas de la Municipalidad Distrtal ja Punta de acuerdo a las Normas de Control interno. VIGENCIA, El presente Reglamento de Funciones entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobacion y de duracion permanente que abarca la implementacion y su evaluacién del SCI GENERALIDADES. a) La Ley N° 27785 “Ley Orgénica del Sistema de Control Intemo y de la Contraloria General de la Republica’, de fecha 22 de julio de 2002, en su Ariculo 7° establece que el Control Interno comprende las acciones de cautela previa, simultanea y de verificacién posterior que se realiza a la entidad sujeta 2 control, con la finalidad que la gestion de sus recursos, bienes operaciones se efeotie correcta y eficientemente. Asimismo; sefiala que el Titular de la entidad esté obligado a definir las politicas institucionales en los planes ylo programas anuales que se formulen, los que seran objeto de las verificaciones a que se refiere esta Ley. b) La Ley N° 28716 “Ley de Control interno en las Entidades del Estado” de fecha 17 de abril 2006, establece las normas para regular la elaboracion, aprobacion, implantacién, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluacion del control interno en las enlidades del Estado, con el propésito de cautelar y fortalecer los Sistemas Administrativos y Operativos, con acciones y actividades de control previo, simulténeo y posterior, contra los actos y practicas indebidas o de corrupcién, propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetives y metas institucionales, Asimismo; en su Articulo 6, . Jala las obligaciones del Titular y Funcionarios relativas a la implantacion y funcionamiento del control interno, entre las que se indica: organizer, mantener y perfeccionar el sistema y las medidas de control interno; efectuando la autoevaluacion del control interno, a fin de propender al mantenimiento y la mejora continda También, la norma indicada define al Sistema de Control Interno ~ SCi, como al conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, nomas, registros, organizacion, procedimientos y métodos, incluyendo la actitid de las auloridades y el personal, organizados e instituidos en cada entidac’ del Estado, para la consecucién de los objetivos de control interno. ©) Con a Resolucién de Contraloria N° 320-2006 se aprueba las "Normas de Control interno para las entidades del Estado", las cuales constituyen lineamientos, criterios, métodos y disposiciones para la aplicacion y regulacion REGLAMENTO DE FUNCIONES zdel control interno en las principales areas de la actividad administrativa u operativa de las entidades 4) Asimismo; la Norma de Control Intemo 5.3.1. Autoevaluacién, en la que se sefiala que se debe promover y establecer la ejecucién peniddica de autoevaluaciones sobre la gestidn y el control interno de la entidad, por cuyo mérito podré verificarse el comportamiento institucional e informarse las ‘oportunidades de mejora identificadas. Corresponde a sus organos y personal competente dar cumplimiento a las disposiciones o recomendaciones derivadas de la respectiva autoevaluacion, mediante compromisos de mejoramiento institucional e) La Resolucién de Contraloria N° 458-2008-CG de fecha 28 de octubre de 2008, aprueba la ‘Guia para la implementaci6n del Sistema de Control Interno en las Entidades ciel Estado", documento que tiene como objetivo principal proveer de lineamientos, herramientas y métodos a las entidades del Estado para la implementacién 0 adecuacién de los componentes que conforman el Sistema de Control Intemo establecido en las Normas de Control Interno, asi como exponer con mayor ampiitud los concepios ullizados en dichas normas. f) La Ley N° 29743 de 8 de julio del 2011, que sustituye el cuarto parrafo del Ariculo 10* de la Ley 28716 “Ley de Control Intemo de las Entidades del Estado’, precisa: “El marco normativo y la no‘mativa técnica de control que emite la Contraloria General de la Repiblica en el proceso de implementacion del Sistema de Control Intemo, toma en cuenta la naturaleza de las funciones de las entidades, proyectos de inversién, actividades y programas sociales que estas administren” FINALIDAD. La Municipalidad Distrital de la Punta dispuso el estudio, analisis y la determinacién del Sistema de Control, con respecto a lo establecido por las Normas de Control Interno aprobadas por la Contraloria General de la Republica, resultando el informe del Diagnéstico del SCI de la Municipalidad Distrital de la Punta, que sera el insumo, para poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementacién del SCI y su eficaz funcionamiento a través de la mejorar continua. ALCANCE, los integrantes de los Grupos de Trabajo de la Municipalidad Distrital de la Punta, Gerentes, Directores, Jefes de Unidad, Departamento ylo Areas, encargadas del ‘cumplimiento del presente Reglamento de Funciones, DISPOSICIONES GENERALES. 2) El proceso de implementacién del Sistema de Control Interno, consta de tres (03) fases ) Primera fase: Pianificacién, que tiene como objetivo la formulacién de un Plan de Trabajo que incluya los procedimientos orientados a implementar adecuadamente: el Sistema de Control Interno, en base @ un diagnostico previamente eaborado. Es inherente a esta fase la conformacién del Grupo Directivo 2) Segunda fase: Ejecucién, en la que se implantara e! Sistema de Control Intemo en sus procesos, actividades, recursos, operaciones y actos institucionales, de acuerdo a los resultados del Diagnéstico del SCI de la REGLAMENTO DE FUNCIONES 3“sa Municipalidad, para lo cual la Municipalidad procedera al desarrollo del Pian de Trabajo, a través del Grupo Directivo, cuyas acciones se adecuaran a los procedimientos existentes de la Municipalidad Distrital de la Punta, en base a lo establecido en la "Guia de Implementacién del Sistema de Control interno en ia entidades del Estado”. 3) Tercera fase: Evaluacién, en la que se evaluarén los avances logrados y las limitaciones encontradas en le proceso de implementacion como parte ge la autoevaluacion Para la adecuada implementacion del SCI y su eficaz funcionamiento, @ través de la mejora continua, se designara los siguientes Grupos de Trabajo, como son: Grupo Directivo, Grupo Operativo, Grupo Funcional y Grupo Evaluador en las diferentes areas de la Municipalidad, los cuales estaran integrados por miembros titulares y suplentes 7. GRUPO DIRECTIVO \ 4 Conformacién: El Grupo Directivo (GD) es un organo de caracter permanente, teniendo en cuenta los cambios de los funcionarios de la Municipalidad en cada eleccién de los gobiernos locales. EI Grupo Directivo tendra la conformacién siguiente: GRUPO DIRECTIVO TITULARES: «Presidente: Abog. Maria Elena Guemberena Rizzo. + Secretario: Lic. César Crisanto Chunga + Integrante 1: Lic. Félix Davila Mufiz + Veedora: CPC. Nilda Zonia Barrera Ventocilla ~ Directora de OCI GRUPO DIRECTIVO SUPLENTES: + Suplente cel Presidente: Dante Delgado Polo. + Suplente del Secretario: Luis Ricardo Pefalilo Prado + Suplente del Integrante 1: Abog. Javier Frisancho Santillan + Suplente de la Veedora: CPC. Luis More Garcia. La Oficina de Asesoria Juridica y la Oficina de Planeamiento y Presupuesto presiarén apoyo al grupo Directivo en asuntos de su competencia cuando sean requeridos Un Veedor designado por el Organo de Control institucional de la Municipalidad Distrital de ta Punta REGLAMENTO DE FUNCIONES 4= 72 73 74 78 Cuando por cualquier circunstancia y/o razon de fuerza mayor, algunos de los Titulares no puedan intervenir en las reuniones 0 actividades del Grupo Directivo, deberé ser reemplazado por su suplente. El Presidente del Grupo Directivo (GD) designaré entre los miembros, quien desempefiara las funciones de Secretario del Grupo Directivo. EI Organo de Control institucional de la Municipalidad participara en calidad de veedor en las sesiones, procesos 0 actos que realice el Grupo Directive, mediante el Jefe 0 su representante Nombramiento: El Grupo Directivo seran los mismos que conforman el Comité de Control Interno que han sido _nombrados mediante Resolucién de la Municipalidad, salvo los que no laboran en la Municipalidad actualmente y han sido reemplazados. Convocatoria: 4) Les reuniones seran convocadas oportunamente por el Presidente del Grupo Directivo, sefialando fecha, lugar y hora en que se realizar la sesién, para tomar conocimiento del desarrollo y avance de los acuerdos de los trabajos. 2) El Grupo Directivo sesionara todas las veces que fueran necesarias a solicitud de su Presidente o por sugerencia de alguno de sus miembros, debiendo realizar obligatoriamente por lo menos una sesion mensual en las instalaciones de la Municipalidad Funcionamiento: 1) El Grupo Directivo dependeré de la Alta Direccién de la Municipalidad 2) El Presidente y los miembros tienen derecho a voz y voto. 3) Los integrantes del Grupo Directivo participantes en las sesiones son solidariamente responsables por los acuerdos que adopten. 4) Se levantar’ un Acia por cada una “las sesiones efectuadas, para cuyo efecto se implementara el uso de ui cibro de Actas, 5) Las Actas seran numeradas correlativamente en funcién a la fecha en que se leven @ cabo Atribuciones: Son atribuciones del Grupo Directivo: 4) Poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada implementacién del SCI y su eficaz funcionamiento, a través de la mejora continua. REGLAMENTO DE FUNCIONES 82) Sy] 4) 5) 6) y Proponer al Gerente Municipal, la sensibilizacion y capacitacion al personal de la Municipalidad sobre el marco conceptual y normativa del Control Interno, facilitando el desarrollo de todas las acciones necesarias para la implementacion Nombrar personal para que conformen los Grupos de Trabajo: Operativo Funcional y Evaluador necesarios en las areas de la Municipalidad para que apoyen en las acciones necesarias para la implementacion del SCI en las areas que le corresponde, Emilir los lineamientos que orienten el desarrollo de las actividades por cada una de las fases de la implementacion del SCI ‘Apoyar a los Grupos Operativo Funcional y Evaluador. Supervisar el cumplimiento de las funciones de los Grupos de Trabajo y Ge la revision de sus informes, Coordinar con las Gerencias u Oficinas las acciones pare el proceso de implementacién, informando al Alcalde del avance y seguimiento de los trabajos de la implementacién. 7.6 Funciones: 1 2) Del Presidente: a) Convocar y presidir las reuniones del Grupo Directive b) Dirigir el desarrollo de las labores de los integrantes del Grupo Directivo. ©) Emitir los criterios orientadores para el adecuado desarrollo de las funciones encomendadas al Grupo Directivo. d) Emitir su voto dirimente cuando corresponda e) Suscribir las Actas y demés documentos del Grupo Directive f) Informar mensualmente al Gerente Municipal el avance de las actividades comprendidas en el cronograme de trabajo aprobado por el Grupo Directivo, Integrante del Grupo Directiv a) Asistir a tas reuniones convocados por el Presidente del Grupo Directivo, b) Revisar, estudiar y analizar la informacion y documentacién remitida por los Grupos de Trabajo: Operative Funcional y Evaluador ©) Emitir su voto respectivo en cada uno de los temas planteados, exponiendo y sustentandoio en los casos que se requiera 4d) Sustentar ante el Grupo Direstivo el resultado del andlisis efectuado respecto a la informacién y documentacién revisada REGLAMENTO DE FUNCIONES 6©) Solicitar al Presidente la convocatoria extraordinaria del Grupo Directivo para tratar asuntos que considere de importancia relevante para el desarrollo de las actividades f) Recomendar procedimientos para mejorar el funcionamiento del Grupo Directive 9) Suscribir las actas correspondientes. h) Otras funciones que le asigne el Presidente, dentro del ambito de su competencia, 3) Del Secretario: a) Prepararla Agenda para las reuniones del Grupo Directivo, b) Recepcionar y registrar todos los documentos que son de competencia del Grupo Directivo. ©) Preparar toda la documentacién relacionada con la agenda a ser tratada por el Grupo Directivo en las reuniones de trabajc d) Mantener actualizados ios archivos de toda la documentacion concerniente del Grupo Directivo. e) Citar a reunién cuando el Presidente lo disponga ) Firmar y hacer firmar a los integrantes del Grupo Directivo el respectivo Libro de Actas. 9) Preparar y mantener actualizado el Libro de Actas, registrando las incidencias, observaciones y acuerdos adoptados. 8, GRUPO OPERATIVO FUNCIONAL Y EVALUADOR. Wp 8.1 Conformacion: Los Grupos de Trabajo: Operative Funcional y Evaluador son organos de caracter permanente y tendran la conformacién siguiente Presidente, miembros y Suplentes de los Grupos de Trabajo. 8.2 Nombramiento: Los Grupos de Trabajo: Operativo Funcional y Evaluador, seran propuestos por el Grupo Directivo y designado mediante Resolucién de Alcaldia, debiendo ser publicado en la Pagina Web de la Municipalidad. 8.3 Convocatori 1) Los Grupos de Trabajo: Operative Funcional y Evaluador sera convocado por su Presidente, sefialando fecha, lugar y hora en que se realizara la sesion REGLAMENTO DE FUNCIONES 72) Los Grupos de Trabajo: Operativo Funcional y Evaluador sesionara todas las veces que fueran necesatias @ solicitud de su Presidente 0 por sugerencia de alguno de sus miembros, debiendo realizar por lo menos una sesion mensual én las instalaciones de la Municipalidad 84 Funi namiento: 1) Los Grupos de Trabajo: Operativo Funcional y Evaluador mantendra dependencia funcional del Grupo Directivo nombrado a nivel institucional y dara cuenta del desarrollo de su trabajo cuando el Grupo Directivo 1 solicite, 2) El Presidente y los miembros de los Grupos de Trabajo tienen derecho voz y voto en sus reuniones. 3) Los integrantes de los Grupos de Trabajo participantes en las sesiones que tengan voz y voto, son solidariamente responsables por los acuerdos que adopten. 4) Se levantara un Acta por cada una de las sesiones efectuadas. Atribuciones: ‘Son atribuciones de los Grupos de Trabajo: Operative Funcional y Evaluador 1) Desarrollar las acciones necesarias para la adecuada implementacién del SCI, de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Grupo Directivo. 2) Preparar la informacién y documentacién correspondiente a cada una de las fases de la implementacién del SCI, el mismo que debe incluir el diagnéstico en fa implementacién del SCI, pera ser remitida al Grupo Directivo. 3) Coordinar con los Gerentes, Directores, Jefes de Unidad, Departamento ylo de Areas las acciones a seguir para el proceso de implementacion, informando al Grupo Directivo los avances alcanzados, Funciones De fos Grupos de Trabajo: Operativo Funcional y Evaluador: 1) De los Presidentes de los Grupos de Trabajo: a) Convocar y presidir las reuniones de los Grupos de Trabajo’ Operativo Funcional y/o Evaluador b) _Dirigir el desarrolio de las labores de los integrantes de los Grupos de Trabajo. ©) Emitir su voto dirimente cuando corresponda. 4d) Suscribir las Actas y demas documentos de los Grupos de Trabajo. REGLAMENTO DE FUNCIONES 8@) Informar mensualmente al Grupo Directivo el avance de las actividades comprendidas en el cronograma de trabajo previamiente aprobado, 2) Miembros de los Grupos de Trabajo: a) Asistir a las reuniones convocadas por el Presidente de los Grupos de Trabajo b) Revisar, estudiar y analizar la informacién obtenida de la aplicacion de los procedimientos seguidos en cada una de las fases de le implementacién del SC ©) Emitir su voto respectivo en cada uno de los temas planteados, exponiendo y sustentandolo en ios casos que se requiera. d) Suscribir las Actas y demas documentos de los Grupos de Trabajo. e) Informar mensuaimente al Grupo Directivo el avance de las actividades comprendidas en el cronograma de trabajo previermente aprobado. 1) Recomendar procedimientos para mejorar el funcionamiento del Grupo de Trabajo 9) Suscribir las actas correspondientes h) Otras funciones que le asigne el Presidente del Grupo de Trabajo, dentro del ambito de su competencia 3) De los Secretarios de los Grupos de Trabajo: 8) Preparar la Agenda para las reuniones de los Grupos de Trabajo. b) Recepcionar y registrar todos los documentos que son de competencia de los Grupos de Trabajo. ¢c) Preparar toda la documentacién relacionada con la Agenda a ser vy tratada por los Grupos de Trabajo en las reuniones de Trabajo. 4d) Mantener actualizados los archivos de toda la documentacion concerniente a los Grupos de Trabajo. ) Citar a reunién cuando el Presidente del Grupo de Trabajo lo disponga, f) Hacer firmar el Libro de Actas. 9) Preparar y mantener actualizario el Libro de Actas, registrando las incidencias, observaciones y aruerdos adoptados. h) Otras funciones que le asigne el Presidente de los Grupos de Trabajo, dentro del Ambito de su competencia. REGLAMENTO DE FUNCIONES .RESPONSABILIDADES 94 92 93 94 95 Del Jefe del Organo de Control Institucional Nombrar a un representante para participar en calidad de veedor en cada una de las sesiones, procesos o actos que realice el Grupo Directive, De los integrantes del Grupo Directive, Gry 10 Operati Eade po Operative Funcional 1) Cumpiit con los procevimientos establecidos en el presente R de Funciones. 1) Apoyar en su érea al Grupo de Trabajo, 2) Otorgar las facilidades necesarias a los integrantes Trabajo para el cumplimento de su labor asignada, 3) Dar cumplimiento a las disposiciones que emita el Gi durante el proceso de implementacion del SCI. Del Personal. Patticipar activa y responsablemente en las acciones que se dispong contribu a la implementacién del SCI a nivel institucional De la Oficina General de Administra Dotar de recursos econémicos necesarios para la implementacion del St la Municipalidad, de acuerdo a los requerimientos que presente el Presid del Grupo Directivo, tales como asesoria especializada, libros de actas cursos de capacitacién, conferencias, utiles de oficina y otros bienes y servicios necesarios. BS REGLAMENTO DE FUNCIONES: 10