Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin)

Descripcin:

Adems de conocer conceptos relacionados con Organizacin Documental, es

indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Demos respuesta a los siguientes temas:

1. Qu es el ciclo vital del documento y cul considera que es la importancia del ciclo vital
del documento? Justifique su respuesta.

Como su nombre lo indica es un ciclo por el que atraviesan los documentos desde su
produccin o recepcin en los archivos de gestin, hasta su eliminacin o integracin a un
archivo permanente o histrico. El ciclo vital de los documentos tiene 3 fases, conformando
archivos con caractersticas y condiciones especiales.
La primera corresponde a los archivos de Gestin o Activos
La segunda a los archivos intermedios o inactivos
La tercera a los archivos histricos o permanentes

Las etapas del ciclo vital de los documentos son:

Planeacin, produccin, correspondencia, distribucin, tramite, organizacin de
archivo, valoracin (TRD y TVD), transferencias documentales, recepcin de
transferencias, automatizacin, seleccin documental, implementacin de nuevas
tecnologas (microfilmacin o digitalizacin), eliminacin, depuracin,
almacenamiento, conservacin, consultas, disposicin final.

Considero que la importancia del ciclo vital de los documentos permite que se conserven
archivos durante el tiempo en el que se puedan llegar a utilizar dependiendo de la
importancia que tenga este y fuera de eso no almacenar archivos que no sean importantes
en la organizacin dado que esto generara una sobre acumulacin de estos lo que puede
generar ms costos en el mantenimiento del mismo.

2. Si usted trabaja en una empresa donde el encargado del archivo por una calamidad
personal no asiste y su jefe le indica que usted es el delegado del archivo mientras su
compaero regresa al cargo, Cmo cree que debe desempearse en el cargo si la
implementacin de las TRD al momento de la bsqueda de documentos es la adecuada?,
Sustente su respuesta.

Creo que mi desempeo debe ser bueno solo sera adaptarme y entender el sistema por el
cual se encuentra archivados los archivos se podra generar el mejor desempeo de mi en
ese cargo que anqu no sea el mo lo podra desempear de la mejor manera as en algn
otro momento poder cubrir o suplir en otro momento en el que se presente este mismo
inconveniente en la empresa.
3. que son las TRD y las funciones e importancia dentro del programa de gestin
Documental.

Listado de SERIES con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Las Tablas de Retencin Documental son el instrumento archivstico que le permite

identificar qu tiempos de retencin se aplicaran a los documentos que produce su
organizacin y los cuales estn organizados conforme al Cuadro de Clasificacin
Documental, en series y sub series. S, el instrumento que establece la jerarqua de
organizacin y clasificacin es el CCD y no las TRD como comnmente se escucha - y qu
procedimientos se aplicarn pasados dichos tiempos y segn cada fase del ciclo de vida
del documento: Archivo de gestin, archivo Central y Archivo Histrico. Ac es importante
resaltar que los procedimientos de disposicin final en la actualidad se han limitado a la
Eliminacin, Seleccin, Conservacin Total y aplicacin de tecnologas, ignorando un poco
las disposiciones finales que debern tener los documentos en otros soportes. Adicional a
lo anterior, las TRD ofrecen una identificacin normativa de las decisiones que se han
registrado por cada serie y sub serie documental en materia de retencin y disposicin. Ac,
en esta ltima parte, donde el anlisis debe ser concienzudo y muy al detalle.

4. que son las TVD y las funciones e importancia dentro del programa de gestin
documental.

Son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna el tiempo de

permanencia, as como su disposicin final. Se elaboran para intervenir los fondos
acumulados de las entidades.

Para el desarrollo de la labor archivstica:

Contribuyen a la organizacin de los fondos acumulados.

Disminuyen racionalmente el volumen documental.
Permiten identificar los asuntos o series que tramitan o tramitaron entidades
actuales y aquellas que fueron suprimidas, fusionadas o liquidadas.
Reglamentan el tiempo de retencin en la segunda etapa del ciclo vital.
Sealan la documentacin que se debe seleccionar y orientan sobre el tipo de
muestreo que se debe aplicar.
Registran los criterios que se deben aplicar en la seleccin documental.
Identifican la documentacin de valor histrico o permanente que debe conservarse
totalmente.
Promueven la proteccin y conservacin del patrimonio histrico documental de la
institucin.

Igualmente para los archivos o fondos acumulados proporcionamos profesionales y

tcnicos que faciliten la identificacin, organizacin y conservacin de estos archivos desde
el anlisis de su trascendencia como testimonio y actuacin de la entidad, su debida
valoracin y su disposicin final.
5. como se elabora una tabla de TRD y una TVD.

Pas a paso para hacer la Tabla de Retencin Documental.

Paso #1. Conoce la empresa de adentro hacia afuera.

Esto es lo primero que te recomiendo.

Inicia con un diagnstico de la empresa que te permita conocer el estado actual en puntos
como:

Administrativamente como est organizada la empresa.

Cuantos aos de creacin tiene.
Cul es su actividad comercial
Su historia institucional
Identifica el estado actual Archivstico, es decir, que prcticas llevan a cabo en
cuanto a la organizacin, eliminacin, conservacin y custodia de los documentos
tanto en las oficinas como en los depsitos donde estn los archivos.

Contina con una investigacin del entorno en el que se desenvuelve la empresa a la que
realizars la Tabla de Retencin Documental.

Bsicamente debes de compilar informacin como:

El sector econmico al que pertenece, te servir para guiarte hacia la normatividad

que regula a la empresa.
Mapa jurdico, el fin es detallar cuales son las normas que la empresa debe cumplir
o que tienen relacin estrecha con su actividad comercial.

Evidencias al final de este primer paso:

1. Diagnstico Administrativo y Archivstico

2. Historia Institucional
3. Mapa o Marco Jurdico de la empresa

Paso #2 Conforma y rene el Comit de Archivo

Si ya cuentas con uno, solo ten en cuenta la segunda parte de este paso.

Es importante que conformes un equipo asesor dentro de la empresa que aporte a la

construccin de la Tabla de Retencin Documental.

Este comit debera estar conformado por personas con cargos estratgicos:

El Gerente, quien agilizar la toma de decisiones.

El Jefe Administrativo, conocedor de los procesos de apoyo de la empresa
 El Abogado, quien dar aportes jurdicos a los resultados que se van obteniendo.
El Ingeniero de Sistemas, su punto de vista sobre documentos electrnicos ser
valioso.
El responsable del Sistema de Calidad, tomar decisiones con base en lo que ya est
establecido en el Sistema de Gestin de la Calidad.
Obviamente, el responsable del Archivo o de Gestin Documental.
Los otros que consideres pueden ser de suma importancia para el Comit.

Una vez hayas conformado el Comit de Archivo, presntales de que trata el proyecto de la
Tabla de Retencin Documental.

Despus, dales a conocer los resultados obtenidos en el primer paso. Es muy importante
que ellos comprendan por qu la empresa debe contar con la Tabla de Retencin
Documental.

Por ltimo, muestra lo que va a hacer tu plan de trabajo y el cronograma de ejecucin.

Este Comit lo debes de reunir cada vez que es necesario aprobar resultados o tomar
decisiones sobre el proceso.

Evidencias de este pas:

Comit de Archivo conformado

Actas del Comit de Archivo de cada una de las reuniones sobre la Tabla de
Retencin Documental.
Plan de Trabajo aprobado.

Paso #3 Investiga la produccin documental actual de la empresa.

Te dar un consejo y espero que no lo eches al saco roto.

Presta demasiada importancia a la investigacin de la produccin de los documentos de la

empresa.

Un inadecuado estudio de los documentos que produce la entidad, son el factor ms comn
para que una Tabla de Retencin Documental sea inoperable y no cumpla con su objetivo.

En este paso, tu labor debe ser indagar y documentar en cada una de las oficinas los
documentos que producen en razn de las funciones que ejecutan.

Para realizar esta consulta puedes usar como base el formato de encuestas de estudio de
Unidad Documental que se presenta en el anexo 9 del Mini Manual de Tabla de Retencin
Documental que te he mencionado antes.
En el Mini Manual encontrars dos tipos de encuestas:

La primera, es a la oficina productora.

La segunda, a cada una de las unidades documentales que se generan en la oficina
productora.

Paso #4 Elabora el Cuadro de Clasificacin Documental.

La base para este paso, es la informacin del paso 1 y paso 3.

Lleg la hora de elaborar el primer Instrumento Archivstico: El Cuadro de Clasificacin

Documental.

Este instrumento es la base fundamental que da la estructura de la Tabla de Retencin

Documental.

Teniendo en cuenta las lecturas realizadas anteriormente, as como los conceptos del Ciclo
Vital del Documento y el uso de las TRD en Organizacin Documental, es importante
reforzarlos por medio de la siguiente actividad:

Caso N 1 EMPRESA PILOS S.A. UN ARCHIVO ORGANIZADO

Arnulfo es contratado como Archivista en la empresa Pilos S.A., quien debe admitir
diferentes contrariedades y problemas. La ms relevante es la falta de un archivo
organizado y grandes fondos acumulados distribuidos en diversos lugares de la empresa.
Para que l pueda realizar sus funciones y desempearse de manera correcta, debe
realizar la organizacin documental, aplicando los criterios archivsticos para la
organizacin de archivos de gestin e implementacin el ciclo vital del documento y las TRD
para un correcto manejo de la informacin documental, permitiendo el fcil acceso a la
informacin.
El tiempo estimado en demostrar resultados es dos meses, pues la empresa ser auditada
y todos los empleados esperan encontrar buenos resultados, ya que todos se han puesto
la camiseta para lograr mejoras frente a las diferentes problemticas.

Segn el caso anterior, resuelva los siguientes interrogantes:

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?
2. Cules son las causas que originaron esta situacin?
3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?
4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos electrnicos de archivo.
Cmo debe ser archivado esos documentos?
5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la informacin?
6. Desde el punto de vista archivstico Cul es la importancia del uso de las TRD?
7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?
8. Cree usted que la gestin documental es la base para el desempeo de la empresa?