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UNIDAD III

ACTIVO DISPONIBLE
3.1 GENERALIDADES: El disponible comprende las cuentas que registran los
recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico
y que puede utilizar para fines generales o especficos. Bajo esta denominacin
se pueden agrupar los saldos en caja, los depsitos en bancos y otras entidades
financieras, las remesas en trnsito y los fondos o dineros en poder de
funcionarios de la empresa y que estn destinados para atender cierta clase de
gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la
prestacin de servicios o adquisicin de elementos para el normal desarrollo de
las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba
efectivo.
De acuerdo a lo previsto en el catlogo de cuentas de nuestro ordenamiento
contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes
cuentas:

DENOMINACIN
CUENTA
1105 Caja
1110 Bancos
1115 Remesas en trnsito
1120 Cuentas de ahorro
1125 Fondos

El efectivo debe valuarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de

moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la
tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los
cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido
retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del
disponible.

Los sobregiros bancarios se presentan como un pasivo a corto plazo, an en el

evento de que existan otras cuentas corrientes con saldo disponible con la
misma institucin, salvo que exista un convenio de compensacin entre
cuentas.
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3.1.1 CAJA

Representa el dinero en efectivo o en cheque de propiedad de la empresa

disponible en forma inmediata.

Los ingresos a caja provienen generalmente, por uno de los siguientes motivos:
ventas de contado
recaudo de crditos a clientes
anticipos recibidos sobre ventas futuras
recaudo por el vencimiento del plazo de depsitos a trmino
recaudo de ingresos eventuales tales como aportes de socios, reintegros
de pagos con cheques, reintegro parcial o total del fondo de caja menor,
donaciones recibidas en dinero etc.

Se debita: por las entradas de dinero en efectivo o cheque por cualquier

concepto.

Se acredita: por las consignaciones en cuenta corriente o de ahorro, o pagos

en efectivo.

EJEMPLOS:

por ventas de contado

Se vende mercanca de contado por valor de 1.850.000 y nos pagan 350.000

en efectivo y el resto con un cheque.

1101 Caja 1.850.000

4135 Venta de mcias. 1.850.000

Por los sobrantes al efectuar arqueos.

Ej.: En el arqueo de caja, quedo un sobrante de 20.000

1105 Caja $ 20.000

429553 Ingresos Diversos-sobrantes de caja menor $ 20.000

Los egresos de caja se originan por:

Por consignaciones realizadas en el banco.

por el valor de la constitucin o incremento del fondo de caja menor.

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EJEMPLOS:

Se consign en el banco 3.000.000 recibidos por ventas de mercancas en el

da de hoy.

1110 Bancos 3.000.000

1105 Caja 3.000.000

Se pago por la compra de papelera para la empresa por valor de 10.000

en efectivo.

519530 tiles, Papelera y

Fotocopias 10.000
1105 Caja 10.000

3.1.2 Caja menor

Es un fondo fijo en poder de al algn funcionario de la empresa, creado para

realizar desembolsos en efectivo de menor cuanta que no justifica la
elaboracin de cheque; debe estar representado en dinero o en comprobantes
reembolsables que sirven de soportes del pago realizado.

Se debita: por el valor de la creacin; por incremento en el valor.

Se acredita: por la cancelacin; por la reduccin del fondo.

Los registros contables relacionados con el Fondo de caja menor son:

1. Apertura del fondo de caja menor

Se gira un cheque por la cuanta destinada para tal fin

110510 Caja menor $ 5.000.000

1110 Bancos $ 5.000.000

.
2. Pagos por el fondo de caja menor.

Se realizan los pagos autorizados, quedando en reemplazo un comprobante;

no hay registro contable.

3. Reembolso del fondo de caja menor

Cuando el dinero del fondo se haya agotado o cuando finalice el periodo

contable, se debe reintegrar el dinero del fondo, para lo cual se gira un nuevo
cheque por el valor de los comprobantes presentados.
el registro contable es un debito a la cuentas que se hayan afectado por los
pagos en efectivo y un crdito a la cuenta bancos
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513535 Gasto servicio telefnico $ 150.000

513550 servico de transporte 120.000
519530 papelera 80.000

1110 Bancos $ 350.000

4. Aumento del fondo

Todo aumento del valor del fondo origina un registro igual al de la creacin o
apertura del fondo, por el monto que se desee aumentar.

5. Cancelacin del fondo.

Si la empresa decide cancelar el fondo, el registro contable es un debito a
bancos y un crdito a caja menor por el valor existente.

6. Sobrantes y faltantes del Fondo de caja menor.

Si al momento de un arqueo o al hacer el reembolso del fondo, la suma de

comprobantes ms el dinero existente es diferente al monto establecido para el
fondo, se presentan un faltante o un sobrante del fondo de caja menor

Sobrante de efectivo:

1105 Caja $ 1.000

429553 Ingresos diversos-sobrantes de caja $ 1.000

Faltante de efectivo:

136530 Deudores trabajadores $ 1.000

110510 Caja menor $ 1.000

3.1. 3. BANCOS

Son los fondos disponibles que tiene la empresa en moneda nacional o

extranjera en las cuentas corrientes o cuentas de ahorro, que se han abierto
en los diferentes bancos y dems entidades financieras.

Se debita: por las consignaciones locales, cheques de otras plazas, otras

consignaciones, prestamos bancarios, devoluciones de intereses,
rendimientos financieros, anulaciones de cheques girados y registrados,
notas crditos ,descuentos de documentos etc..

Se acredita: por valor de los cheques girados., cheques devueltos por el

banco, traslados bancarios, comisiones e intereses por prestamos,
retefuentes, rendimiento financieros intereses por sobregiros, notas
debitos. etc.

EJEMPLOS:
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El 10 de marzo de 2007, recibe el aviso de la Compaa Cndor S.A, sobre la

consignacin realizada para abonar a la factura pendiente $ 10.000.000

Marzo 10/07 1110 Bancos $ 10.000.000

1305 Clientes $ 10.000.000

EJEMPLOS:

La empresa registra Nota Debito del banco Santander por $ $ 5.000.000 por
concepto de Comisiones e intereses por prstamo bancario realizado

Marzo 30/07 5305 Gastos $ 5.000.000

financieros
1110 Bancos $ 5.000.000

3.1.4 Conciliacin bancaria

Es un procedimiento que explica cualquier diferencia entre el saldo que

aparece en el extracto bancario y el que aparece en los registros contables
del cuenta habiente., por lo que cada mes el Banco est obligado a enviar a
la persona o institucin que tiene una cuenta corriente abierta en su entidad,
una relacin detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al
final del mismo. Generalmente este saldo no coincide con el saldo que la
cuenta "Banco" refleja en nuestros libros por lo que se requiere hacer una
conciliacin bancaria cada mes para determinar las causas de las
diferencias existentes y conseguir el saldo correcto.

Debido a ello, se realiza mensualmente la conciliacin Bancaria para verificar y

realizar los ajustes requeridos en las cuentas con el Banco si son necesarios.

El procedimiento para realizar esta operacin es el siguiente:

n Comparar la cuenta en el Mayor correspondiente al Banco con el estado de

Cuentas que enva ste.
n Chequear que: (las operaciones que se registran en el Debe de la entidad
coinciden con las que aparecen en el Haber del Banco y viceversa)

1. Los cargos hechos en nuestros libros en el mes se hayan

abonado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en
Partidas de Conciliacin (Depsitos en trnsito)
2. los abonos hechos en nuestros libros en el mes se hayan
cargado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en
Partidas de Conciliacin (Cheques pendientes de cobro )
3. ver si hay cargos o abonos en el estado de cuentas que no
aparezcan en nuestros libros (Notas de Dbito o Crdito)
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4. si hay diferencias numricas en una misma operacin,

verificar la correcta e incluir la diferencia en la conciliacin

5. si en el mes anterior existiesen Partidas de Conciliacin,

revisar si ya fueron registradas, si no, incluirlas de nuevo en
la conciliacin de este mes

Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del
Banco son las siguientes:

- Cheques pendientes o en trnsito: cheques emitidos por la empresa y no

cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que estn abonados
en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

- Depsitos en trnsito: generalmente corresponden con depsitos enviados

por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco.
Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el
Banco.

- Notas de Dbito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos

(intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de
clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la
nota de dbito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los
libros de la entidad.

- Notas de Crdito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros,

pignoraciones, pagars) que por no haberse recibido la nota de crdito no se
han cargado en los libros.

- Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del
Banco ya que al registrarse cualquier operacin puede colocarse una cantidad
distinta.

- Cargos O Abonos Incorrectos: puede originarse por depsitos o cheques de

bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o
abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra
cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco.

- Otras diferencias: Algn otro tipo de diferencia que ocurren con menor
frecuencia.

Ejemplo:
La compaa Contadores S.A., presenta la siguiente informacin a junio 30
de 2.006:
El saldo en la fecha de su libro bancos es de $ 358.000
un cheque de otras plazas por $ 313.000,consignado el 30 de junio ,aun
no se ha hecho efectivo por el banco
el banco descont $ 50.000 por intereses de prstamo otorgado a la
empresa, en los libros de la empresa no se ha efectuado el registro
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el saldo del extracto bancario es de $ 705.000.

los cheques Ns 002,007 y 009 por valores de $ 80.000,10.000 y
120.000, girados por la empresa an no han sido cobrados en el banco.
el banco envi junto con el extracto una nota crdito por $ 500.000
correspondiente a una consignacin nacional enviada por un cliente para
abonar a su cuenta.

Solucin:

a) Conciliacin bancaria en junio 30 de 2006

1. Mtodo de saldos ajustados

Saldo en libro bancos 358.000
Menos Nota debito intereses 50.000
Mas nota crdito consignacin Nal. 500.000
Saldo ajustado en libros 808.000

Saldo segn extracto bancario 705.000

Menos cheques pendientes de cobro 210.000
Mas consignacin cheque otras 313.000
plazas
Saldo ajustado en extracto 808.000

2. Mtodo de saldo extracto a saldo en libros

Saldo extracto 705.000
Menos Cheques endientes de cobro (210.000)
Mas Consignaciones en transito 313.000
Ms nota debito 50.000
Menos Nota crdito (500.000)
Saldo libro 358.000

3. Mtodo de saldo libros a saldo extracto

Saldo libro 358.000
Mas Cheques endientes de cobro 210.000
Menos Consignaciones en transito (313.000)
Menos nota debito (50.000)
Mas Nota crdito 500.000
Saldo extracto 705.000

b) Registros contables:

Junio 30 5305 Gastos financieros $ 50.000

1105 Bancos $ 50.000
Registro ajuste por intereses pagados segn Nota Debito

1110 Bancos $ 313.000

1305 Clientes $ 313.000
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Registro ajuste por abono de clientes consignacin Nal. Segn N. C.

3.2 CONTROL INTERNO

Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que
efectan el registro contable
responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero-tener pliza de
manejo
consignar oportunamente los dineros recibidos
verificar si los desembolsos han sido debidamente autorizados
establecer por escrito polticas claras sobre cuantas mximas de pagos
en efectivo
realizar arqueos sorpresivos
anular las facturas pagadas con sello de pagado o cancelado
efectuar la conciliacin peridica de las cuentas bancarias
elaborar informes estadsticos y peridicos sobre ingresos y egresos en
efectivo
establecer cajas menores para desembolsos en efectivo de pequeas
cuantas
utilizar cajas registradoras, protectores de cheques y formas
prenumeradas de ingresos y egresos de caja

3.3 EJERCICIOS PARA RESOLVER:

1. Con base en la informacin suministrada por la empresa Los

Contadores S.A

Se pide efectuar los registros contables por cada situacin presentada

a) El da 2 de enero, se crea el fondo de caja menor en la empresa los

Contadores S.A. por un valor de $ 300.000

b) El 10 de enero se hizo arqueo y se reembols el Fondo, hallndose los

siguientes valores:
Recibo de pago del servicio telefnico $ 60.000
Comprobante de pago por transporte urbano 80.000
Vales por pago de elementos de escritorio 75.000

Recibos de cafetera 70.000

Dinero en billetes y monedas 17.500

c) el 20 de enero se decide aumentar el fondo en $ 100.000

d) el 28 de enero se decide dejar establecido el fondo en $ 450.000

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e) En enero 31 se reembols el fondo , luego de un arqueo en el que se

hallaron los siguientes documentos:
Comprobante de pago de tiles de oficina 80.000
Factura por compra de mercancas para la venta 180.000
Vales por pago de fletes de las mercancas compradas 40.000
Dinero en billetes y monedas 147.000

2. La siguiente es la informacin reportada por la compaa Los

Contadores S.A - al 31 de mayo del ao, para preparar la conciliacin
bancaria y los asientos de Diario:

a) El extracto del banco muestra un saldo de $ 541.150.

b) El libro de Bancos de la compaa presentaba un saldo por valor de $

801.400.

c) El 29 de mayo, el banco abon en la cuenta corriente la suma de 134.800

por los ganados por fondos depositados por la compaa en el banco. En el
libro de la empresa no se haba registrado este valor

d) Un cheque pendiente de cobro al final del mes, era el N816 por valor de $
206.950

e) El banco envo una nota Dbito por valor de $ 197.500 de un cheque

consignado que result sin fondos. Este cheque se haba recibido como abono
a la cuenta de un cliente y no se haba registrado en los libros de la empresa.

f) Un depsito por $ 404.500 enviado al banco por teleproceso desde Medelln

no aparece en el extracto

3. Con base en la informacin a septiembre 30 se debe preparar la

conciliacin bancaria y efectuar los registros contables necesarios de la
empresa LOS Numricos LTDA:

a. El saldo del extracto bancario es de $ 852.000.

b. Por error, el banco registr como deposito de la empresa, una consignacin

personal del gerente por $ 717.000

c. El banco descont por Nota Debito (chequeras) $ 292.000

d. Los libros de la Compaa muestran en septiembre 30 un saldo crdito de $

581.000
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e. Un cheque girado el 5 de octubre por $ 358.000 no aparece cobrado

durante el mes

f. Una consignacin por valor de 925.000, se registr en los libros de la

empresa por $ 295.000.

4.Con la informacin suministrada por la empresa Los Contables S.A,, a

diciembre 31, se debe preparar la conciliacin bancaria y los registros
contables :

a) segn extracto, el 10 de diciembre el banco registr un depsito por $

488.100 de la compaa en otra cuenta corriente.

b) El libro Bancos de la compaa presentaba en diciembre 30 un saldo

de $ 775.900.

c) Los cheques girados por la compaa y pendientes de cobro al fin de

mes eran: eran: N018 por $428.350 y N031 por $394.250.

d) El banco envi con el extracto una nota crdito por la suma de $ 686.600
de una consignacin efectuada por un cliente desde Bogot, la cual no
se haba registrado en los libros.

e) El contador de la compaa registr, una consignacin en efectivo por $

700,000, en vez de $70.000.

f) El extracto del banco muestra un sobregiro al fin de mes de $ 359.300.

g) Junto con el extracto, hay una nota dbito por $ 341.000 de intereses
por sobregiros.

h) El 28 de abril, el banco dedujo $ 1.087.500 de la cuenta corriente, por

concepto de la cuota del mes de diciembre de un pagar por un
prstamo concedido por el banco. Del valor de la cuota, $ 327.500
corresponden a intereses.

i) Segn el extracto, el 27 de diciembre, el banco dedujo por error, el pago

de un cheque de la cuenta corriente de la compaa Los
Administradores, por valor de $ 506.500.

j) El 29 de diciembre el banco abon a la cuenta corriente, segn nota

crdito, el cobro de una letra a favor de la compaa por valor de $
462,500. Esta letra se haba recibido de un cliente como cancelacin de
la venta de mercancas por igual valor.

5. La compaa Contadura S.A estableci un fondo de caja menor y

pide efectuar los registros contables por el mismo segn lo siguiente:

a) En enero 2 se crea un Fondo de caja menor por $500.000.

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b) El 15 de enero se hizo arqueo y se reembols, hallndose $ 92.400

en efectivo y los siguientes comprobantes:
Servicios pblicos 184.200
Transporte urbano 105.100
Gastos varios 86.600

c) El 16 de enero se decidi aumentar el Fondo en $ 150.000.

d) El da 21 de enero se decidi dejar el Fondo en $ 600.000.