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Ref. 1-2014-1367 - 1685/2014/SGC - 410

Identificador : 0CoU UHjr mFHN C6iZ PJJ1 AfrH qKA=

Doctor
JUAN

Asunto: Concepto sobre consecutivo de correspondencia

Respetado doctor

El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el nmero 1-

2014-1367en la cual solicita resolver algunas inquietudes sobre el consecutivo de
correspondencia. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes trminos:

Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.

DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS:

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es important e mencionar que el Archivo General de la

Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas tecnologas y de
hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del Gobierno Nacional como el
Ministerio de Tec nologas de la Informacin y las Comunicaciones, Departamento Administrativo de
la Funcin Pblica y la Presidencia de la Repblica.

El Acuerdo AGN No. 004 de 2013 deroga el Acuerdo AGN 039 de 2002 y modifica el procedimiento
para la elaboracin, pres entacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las tablas de
retencin y valoracin documental

ESTABLECIMIENTO PBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA

www archivogeneral.gov co Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos;
contacto@archivogeneral.gov co Cra. 6 N 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6
Identificador : 0CoU UHjr mFHN C6iZ PJJ1 AfrH qKA=

El Acuerdo A GN No. 060 de 2001 Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas ,
dispone entre otras directrices las siguientes:

ARTCULO SPTI MO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones int ernas de carcter
oficial, las entidades debern establecer controles y procedimientos que permitan realizar un
adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las dependencias, la numeracin
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean stos, manuales o
automatizados

ARTICULO D CIMO PRI ME RO: Comunic aciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales
enviadas en soporte papel, se elaborarn en original y mximo dos copias, remitindose el original al
destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en
cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposar en el consecutivo de la unidad de
correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retencin documental. En los casos en los
cuales haya varios destinatarios, se elaborarn igual cantidad de copias adicionales .

A continuacin daremos respuesta a sus inquietudes en el mismo orden en que fueron

formuladas en su comunicacin:

1. Debe existir de manera independiente

Un Consecutivo nico de Correspondencia Externa Enviada

Un Consecutivo nico de Correspondencia Externa Recibida
Un Consecutivo nico de Correspondencia Interna

De conformidad con el Artculo 11 del Acuerdo 060 de 2001, las unidades de correspondencia
o las que hagan sus veces en las entidades, debern conformar unnico consecutivo de las
comunicaciones oficiales enviadas. Adems debern establecer controles y procedimientos
que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los cdigos de las
dependencias, la numeracin consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente,
ya sean stos, manuales o automatizados.

Con fundamento en lo dispuesto en el Acuerdo 004 de 2013, es importante ratificar que las
entidades debern contar con tablas de retencin documental TRD que reflejen la totalidad e
integralidad de toda su produccin documental y por lo mismo, supone el anlisis de lo descrito
en su comunicacin como correspondencia interna, externa enviada y recibida, toda vez que
muy seguramente estas comunicaciones podrn ser tipos documentales que integran las
respectivas series identificadas en las TRD.

2. Que es Correspondencia Interna?

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El Acuerdo 060 de 2001 en su Artculo 7 hace referencia a las comunicaciones internas

derivadas de los procesos de gestin al interior de las entidades y que debern ser analizadas
en el marco del desarrollo de las funciones de la entidad para establecer si deben ser
integradas a las TRD o por el contrario se trata de documentos de apoyo.

3. Cul es la diferencia entre Memorando y Oficios internos y externos

Acorde con la Gua Tcnica Colombiana GTC 185. Documentacin organizacional, publicada
por el ICONTEC en el ao 2009, los memorandos se definen como comunicaciones escritas
que se utilizan para transmitir informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias
locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de la
organizacin.

Las cartas u oficios son comunicaciones cuya expedicin est a cargo de funcionarios o
empleados autorizados mediante acto administrativo o en cumplimiento de sus funciones; las
cartas u oficios externos entendidos como actos administrativos que llegan y salen de la
entidad, se pueden elaborar en formato carta, oficio o A4 con logo, membrete y pie de pgina;
las cartas u oficios internos, entendidos como los que se gestionan al interior de la entidad, se
pueden elaborar con el logo, membrete y pie de pgina en la primera pgina, las dems con el
logo.

En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el artculo 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y
de lo Contencioso Administrativo.

Cordialmente,

JHON ALEXANDER GONZLEZ FLREZ

Subdirector de Tecnologas de la Informacin
Archivstica y Documento Electrnico - TIADE

Anexos. N.A.
Proyect: Jorge William Triana Torres , Profesional TIADE - AGN
Revis: Jhon Alexander Gonzlez Flrez, Subdirector TIADE - AGN
Archivado en: Conceptos tcnicos
REGISTRO ELECTRONICO

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