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Emisso, Consulta e Gesto


Documentos e Requerimentos
FICHA PRODUTO

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Index |
DOCUMENTOSnet ......................................................................................................................................................................... 3
O que o DOCUMENTOSnet......................................................................................................................................................... 4
Pblico-alvo ................................................................................................................................................................................... 4
Requisitos ...................................................................................................................................................................................... 4
Como funciona o DOCUMENTOSnet............................................................................................................................................. 5
REQUERIMENTOSnet .................................................................................................................................................................. 11
Como Funciona os REQUERIMENTOSnet .................................................................................................................................... 11
Principais benefcios.................................................................................................................................................................... 15
Funcionalidades DOCUMENTOSnet/REQUERIMENTOSnet ........................................................................................................ 16

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DOCUMENTOSnet
Emisso, Consulta e Gesto Documentos e
Requerimentos Online
A desmaterializao de processos e procedimentos tem uma importncia crescente nas
instituies, porque permite mais agilidade, e uma satisfao mais rpida e adequada s
necessidades de cada indivduo.
Com a introduo do mdulo de documentos online a instituio consegue servir toda a
comunidade, desde os candidatos, alunos, e Alumni, na emisso de certificados e outros
documentos referentes sua frequncia na instituio de ensino superior. Este mdulo pode
ainda servir terceiros, como sejam os empregadores, aos quais poder ser permitida a consulta
de documentos.

Objetivo
Mdulo que permite efetuar pedidos, emisses, e consultar os documentos e requerimentos
atravs do portal netP@. Toda a gesto dos pedidos tambm feita atravs deste mdulo pelo
funcionrio.

Plataformas tecnolgicas
Java, DIF (Digitalis Framework)

Mdulos SiGES Pr requisito


CXA
NOTA: Em funo da utilizao pretendida para o mdulo podero ser pr-requisito os seguintes
mdulos: CSE, CSP, CSD

Mdulos SiGES Complementares


CXAnet

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O que o DOCUMENTOSnet
O DOCUMENTOSnet um mdulo de gesto de documentos emitidos pela instituio de ensino, disponibilizado no
portal de servios netP@, ou em modo autnomo. Este mdulo permite gerir todo o fluxo de aes online, desde o
registo de pedidos de emisso de documentos por parte dos candidatos, dos alunos, e do Alumni, a escolha do meio
de pagamento e ainda a sua publicao autenticada, em rea reservada, onde ter acesso consulta de todos os
pedidos feitos e aos respetivos documentos para download.
Desta forma possvel a desmaterializao do processo e procedimentos associados gesto e controlo de pedidos
de documentos, pagamento, aprovao e autenticao, at sua disponibilizao para consulta.
Grande parte deste sistema assenta sobre a componente de tesouraria acadmica (mdulo WIN). Esta simbiose uma
mais-valia porque permite, de uma forma totalmente automtica, que qualquer documento pedido, que tenha
emolumento associado, seja automaticamente debitado, pago pelo adquirente, e disponibilizado online para consulta.
Todos os pedidos de emisso de documento tm um fluxo e estados padro que se apresentam em seguida:

Pblico-alvo
Candidatos frequncia letiva na instituio
Alunos em leccionamento na instituio
Alumni da instituio
Comunidade Empresarial no processo de recolha e seleo de recursos humanos

Requisitos
Para a correta execuo do DOCUMENTOSnet necessrio a instalao:
netP@ Portal de Servios Acadmicos (mdulo web)
Portal de servios acadmicos que disponibiliza o mdulo DOCUMENTOSnet via browser
CSE Controle de Sistema de Ensino (mdulo backoffice)
Manuteno e gesto de dados de alunos
CXA Controle de Tesouraria Acadmica (mdulo backoffice)
Para a informao de documentos e emolumentos associados
Gesto de conta corrente, controlo de dvida, atribuio de referncia MB
Registo de pagamento
Emisso de documento Recibo.

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Como funciona o
DOCUMENTOSnet
Aprovao
e Assinatura SiGES.11
Armazena Direco
Direco Documento
Documento
Servios
Servios
Acadmicos
Acadmicos
Notificao
Documento Disponvel

Repositrio
Repositrio Digital
Digital
Consulta

Registo de um Emisso
Pedido de
novo pedido Documento
Documento

Funcionrio
Fonte Externa
Candidato
Candidato Documentos
Documentos On-Line
On-Line Funcionrio
Aluno
Aluno Documentos
Documentos
Alumni
Alumni Notificao
Pagamento realizado
Consulta Lanamento
De Documento Emolumento
PIN

Efectua Pagamento
Pagamento Registado

Documentos
Documentos On-Line
On-Line
Annimo
Annimo Tesouraria
Tesouraria Pagamentos
Pagamentos

Intervenientes do DOCUMENTOSnet
Alunos
Qual o papel dos Alunos nos DOCUMENTOSnet?
Requisitar Documentos
Consultar Requisio Documento
Disponibilizar Documentos para Annimos

Funcionrios
Qual o papel dos Funcionrios nos DOCUMENTOSnet?
Processar Documento
Validar Documento
Certificar Digitalmente Documento

Servios e respetivas funcionalidades:

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1. Pedido de emisso de documento


Este servio corresponde ao primeiro passo necessrio para que seja iniciado um fluxo de emisso de documento. O
candidato, aluno, ou alumni, regista um pedido de emisso do documento, selecionando o documento pretendido,
indicando informaes adicionais como urgncia, validade pretendida que permitir informar o aluno de qual a
validade do documento, e observaes.
Ao ser registado um pedido atribudo um nmero nico que ser referncia em todos os contactos com a instituio.
Ao concluir o pedido, aps confirmao do valor a debitar, ser automaticamente debitado em conta corrente o
valor a pagar e a descrio do item ter uma referncia ao nmero da requisio - "NomeEmolumento (Req.
NumRequisio)".

Seleo Documentos Aluno

2. Pagamento de emolumento
Neste servio permitida a opo de meio de pagamento, nomeadamente se pretende que seja atribuda referncia
multibanco. A desmaterializao de processos prepondera a utilizao de um meio de pagamento eletrnico em
detrimento de um meio fsico.
No caso de o aluno no optar pela atribuio de referncia multibanco, pressupe-se que o pagamento ser realizado
ao balco, na instituio de ensino, para que o processo de emisso de documento tenha continuidade.
Se o aluno optar pela atribuio de referncia Multibanco, esta gerada no momento.
Aquando da receo de um pagamento associado emisso de um documento, gerada uma notificao automtica
para o (s) funcionrio (s) responsveis pela gesto do mesmo, alertando que necessrio dar continuidade ao
processo.

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Pagamento Aluno

3. Gesto de pedidos pendentes, em processamento e concludos


Este servio permite ao funcionrio que gere os pedidos de emisso do documento, identificar quais os pedidos
submetidos, qual a fase de cada pedido, permitindo agilizar a colaborao entre os diferentes intervenientes no
processo de emisso deste.
O funcionrio poder emitir ou reemitir os documentos para pedidos cujo pagamento j tenha sido efetuado.
Poder ainda contactar quem colocou o pedido de emisso do documento, para prestar ou solicitar esclarecimentos
acerca deste. Alteraes manuais do estado do pedido sero executadas pelo funcionrio neste servio, podendo
alterar o seu estado para Invlido, que significa que o estado no vlido.

Lista de Pedidos Funcionrio

3.1 Notificao da Alterao de Estado da Requisio do Documento


O DOCUMENTOSnet envia emails de notificao a cada mudana de estado registada para cada requisio.

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O Aluno e Funcionrio a cada mudana de estado relevante notificado via email. O texto deste email customizvel
no servio Configurao DOCUMENTOSnet, mais precisamente na gesto de situaes do pedido.
Por defeito a aplicao notifica os Alunos que tenham requisio de documentos nos seguintes estados:
Aguarda validao
Aguarda emisso
Aguarda pagamento
Aguarda Certificao
Invlido
Concludo
Cancelado
Enviado
Expirado
Entregue

Por defeito a aplicao notifica os Funcionrios que tenham requisio de documentos associados nos seguintes
estados:
Aguarda validao
Aguarda emisso
Aguarda certificao

4. Emisso de documento
Neste servio o funcionrio poder emitir o documento pedido e submete-lo a aprovao pela Direo de Servios
Acadmicos. Neste servio materializa-se a produo do documento, que se mantm no estado de emitido at que
seja aprovado e assinado digitalmente.

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A produo do documento poder ser efetuada atravs do motor de listagens/documentos existente num dos
mdulos SiGES 11. Em alternativa pode ser gerado manualmente, externo ao sistema de informao acadmico.
Independentemente da sua origem, a ao de emisso do documento corresponde tambm ao de carregamento
(upload) do documento, sendo este associado ao pedido.

Lista de Pedidos/Carregamento Documento Funcionrio

5. Aprovao e Assinatura de documento


neste servio que a Direo de Servios Acadmicos consulta os documentos emitidos e por aprovar.
Ao aprovar o documento, atravs da certificao, este passa a estar assinado digitalmente garantindo a sua origem e
autenticidade e passa para estado Concludo aps esta assinatura.
O ato de certificao passa por, o sistema no ato de concluso do pedido, assinar digitalmente o documento, com um
certificado previamente configurado. A assinatura digital s estar disponvel para ficheiro PDF, isto faz com que o
servio de gesto de requisies s permita inserir ficheiros PDF para documentos que necessitem de certificao.
O documento passa a estar disponvel para consulta online pelo individuo que fez o pedido. Ao ser aprovado um
documento emitida automaticamente uma notificao que alerta o requerente de que o documento est disponvel
para consulta.
Apenas funcionrios com o grupo "Certificao de documentos" que podem realizar a ao de certificar.

6. Consulta de Pedidos e Documentos Emitidos


Este servio permite ao candidato, aluno e alumni a consulta online de pedidos realizados, e adicionalmente a sua
impresso se possvel para o documento requisitado.
Para cada documento possvel obter um URL nico e gerar um cdigo PIN, de forma a permitir a sua consulta por
terceiros. Adicionalmente ser possvel o envio de um e-mail com os dados necessrios para a consulta online do
documento.

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Lista de Pedidos de Documentos Aluno

7. Consulta de Documento emitido, por annimo


Este servio permite a consulta de documento por annimo.
A pessoa que pretender consultar um documento dever conhecer o endereo eletrnico (URL) exato em que o
documento est disponvel para consulta. Como mecanismo de segurana ser solicitado ao utilizador a introduo
de um cdigo PIN, por forma a garantir que o acesso genuno e aceite. Esta funcionalidade ter o seguinte fluxo:

O Aluno na pgina de Consulta de Requisio tem o link "Disponibilizar Documento para Consulta", onde ir
introduzir:
1. Email do destinatrio
2. Escolher o perodo de durao de consulta para o documento (1 Semana, 2 Semanas ou 1 Ms).
3. Pr-visualizar o email que ser enviado.
O contedo deste email pode ser configurado pela Instituio.

O Annimo ir receber o email com o link e o PIN de acesso ao documento. Para consultar o documento ter que:
1. Carregar no link enviado no email e este ir redirecionar para o netP@
2. Inserir o Pin enviado no email no servio Consultar Documento
3. Fazer download do documento

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Consulta de Documento Pedido por Annimo

REQUERIMENTOSnet
Os REQUERIMENTOSnet uma funcionalidade do mdulo DOCUMENTOSnet que permite ao aluno e docente
submeter requerimentos e acompanhar esse pedido passo a passo. A gesto dos requerimentos pedidos feita pelo
funcionrio da Instituio. atravs do DOCUMENTOSnet que se configura, regista e gere os pedidos dos
requerimentos.

Intervenientes do REQUERIMENTOSnet
Alunos
Qual o papel dos Alunos nos DOCUMENTOSnet?
Requisitar Documentos
Consultar Requisio Documento
Disponibilizar Documentos para Annimos

Funcionrios
Qual o papel dos Funcionrios nos DOCUMENTOSnet?
Processar Documento
Validar Documento
Certificar Digitalmente Documento

Como Funciona os REQUERIMENTOSnet

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O Aluno/Docente
Os alunos/docentes tm disponveis as seguintes opes:

Registo do requerimento
Este processo tem os seguintes passos:

1.Seleco do requerimento
So disponibilizados todos os requerimentos aplicveis ao requerente e que para os quais no exista um registo atual
do mesmo requerimento numa das seguintes situaes: Aguarda pagamento, Submetido, Em processamento ou
Invlido. Para cada requerimento apresentado o respetivo custo, caso esteja definido.

Seleo de Requerimentos

2.Dados do requerimento
Neste passo dada a possibilidade do requerente indicar o motivo pelo qual est a realizar o registo do requerimento.
Se o requerimento tiver um template definido, dada a possibilidade de o descarregar.

3.Documentos a entregar
Passo que s disponibilizado se existirem documentos associados ao requerimento. S possvel prosseguir se
forem, entregues todos os documentos com a indicao de obrigatrios.

4.Confirmao
Passo onde so apresentados todos os dados pedidos durante o processo de registo e pedido ao requerente para
confirmar.

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NOTA: o motivo de preenchimento obrigatrio se no existirem documentos necessrios para o registo do


requerimento.

5.Comprovativo
Indicao do sucesso do registo com possibilidade de descarregar o respetivo comprovativo. Se houver algum custo
associado ao requerimento, dada a possibilidade de aceder ao servio de PAGAMENTOS Online.

6.Consulta de requerimentos
Opo que permite ao aluno/docente gerir os registos de requerimentos que realizou. Para facilitar a consulta dos
registos existentes dada a possibilidade de realizar pesquisas atravs dos seguintes atributos:
Descrio do requerimento
Nmero de registo do requerimento
Situao: todas ou uma situao especfica
Data de registo: todas, feitas no dia, feitas durante a semana, feitas durante o ms ou entre datas

So apresentados todos os registos dos requerimentos realizados com a seguinte informao: nmero de registo, data
de registo, requerimento registado e situao atual.
O aluno/docente pode cancelar o registo se a situao do registo for uma das seguintes: Aguarda pagamento ou
Submetido.
Tambm dada a possibilidade de consultar o detalhe do registo do requerimento. Nesta opo possvel consultar
os dados do registo, os documentos necessrios para o registo do requerimento e as observaes registadas pelos
funcionrios definidas como disponveis para o requerente.
dada a possibilidade de descarregar o comprovativo.
Enquanto a situao do registo for "Aguarda pagamento", "Submetido" ou "Invlido" o requerente pode, caso estejam
definidos, entregar ou voltar a entregar os documentos necessrios para o registo do requerimento.
Se a situao do registo for "Invlido", dada a possibilidade do requerente voltar a submeter o registo sendo possvel
ao mesmo indicar o motivo pelo qual est a remeter novamente o registo do requerimento.

O Funcionrio
O funcionrio tem disponveis as seguintes opes:

Parametrizao
Parametrizao geral da aplicao DOCUMENTOSnet. Esta parametrizao comum requisio de documentos.

Configurao de Requerimentos
Opo que permite configurar as tabelas base referentes aos requerimentos. Nesta opo esto as seguintes tabelas
disponveis:

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1.Situaes
Conjunto de situaes fixas, que podem ser associadas aos registos dos requerimentos.

2.Requerimentos
Definio dos requerimentos disponveis. possvel definir se o requerimento:
Est ativo
Suspende o acesso inscrio por parte do aluno.
Tem um custo associado
Tem limite para liquidao do custo associado
Tem um template default que o requerente (aluno/docente) tem que preencher aquando do registo do
requerimento

3.Disponibilidade dos requerimentos


Definio dos perodos em que os requerimentos esto disponveis. Se o requerimento estiver definido como
disponvel para o perfil "Aluno" possvel definir tambm que est disponvel apenas para alunos:
Com histrico num determinado ano letivo
Pertencentes a uma determinada instituio
Inscritos em um determinado curso
Com mnimo de ECTS aprovados (obtido atravs do somatrio dos ECTS aprovados disponveis em cada
histrico do aluno)
Com um conjunto de tipos de alunos associados (tem que ter todos os tipos de aluno definidos)

4.Documentos a recolher no registo do requerimento


Definio dos documentos que devem ser entregues pelo requerente durante o processo de registo do requerimento.
possvel definir se o documento de entrega obrigatria ou opcional.
NOTA: Apenas disponvel para funcionrios que tenham o grupo "Configurao requerimentos" associado.

Configurao Requerimentos

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Gesto de Registos de Requerimentos


Opo que permite ao funcionrio gerir os registos de requerimentos efetuados.
Para facilitar a consulta dos registos existentes dada a possibilidade de realizar pesquisas atravs dos seguintes
atributos:
Descrio do requerimento
Nmero de registo do requerimento
Situao: todas ou uma situao especfica
Data de registo: todas, feitas no dia, feitas durante a semana, feitas durante o ms ou entre datas
Perfil: todos, aluno ou docente

So apresentados todos os registos de requerimentos com a seguinte informao: perfil, nmero de registo, data de
registo, requerimento registado, requerente e situao atual.
As aes disponibilizadas ao funcionrio dependem da situao atual do registo. Aqui fica uma tabela onde visvel
para cada situao a ao disponvel:

Situao atual Aes disponveis


Aguarda Pagamento -
Submetido Processar
Em Processamento Validar, Deferir, Indeferir
Invlido -
Deferido -
Indeferido -
Cancelado -
Anulado -
Expirado -

Tambm dada a possibilidade de consultar o detalhe do registo do requerimento. Nesta opo possvel consultar
os dados do registo, os documentos necessrios para o registo do requerimento e indicao se foram entregues e as
observaes registadas.
dada a possibilidade de descarregar o comprovativo e os documentos entregues pelo requerente. Se o requerente
for um aluno e a situao do registo for "Em processamento", o funcionrio tem a possibilidade de alterar a indicao
referente suspenso dos atos de inscrio.

NOTA: Apenas disponvel para funcionrios que tenham o grupo "Gesto requerimentos" associado.

Principais benefcios
Desmaterializao do processo de pedido e emisso de documentos;
Otimizao da colaborao interna na instituio, no processo de emisso de documentos;
Rpida disponibilizao de documentos;

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Arquivo Digital de documentos disponvel online;


Integrao com meios de pagamento eletrnico.

Funcionalidades
DOCUMENTOSnet/REQUERIME
NTOSnet
1. Possibilidade de submisso de requerimentos ou comunicao com os Servios
Acadmicos, com acompanhamento do pedido passo-a-passo
1.1 Aps o aluno validar-se nos servios online, tem a possibilidade de submeter um pedido distinto dos pedidos de
inscrio no ano ou em pocas de exame;
1.2 O sistema possibilita a criao de qualquer tipo de requerimento em backoffice, que depois fica disponvel para o
perfil do utilizador dos servios online;
1.3 A disponibilizao do requerimento depende de um conjunto de regras e condies definidas em backoffice, tais
como: aluno/docente/funcionrio, tipo de aluno (estatuto), curso e UO, ano letivo datas, entre outras possveis
condies;
1.4 A construo do requerimento feita com base num ambiente amigvel de construo de formulrios, onde seja
possvel criar caixas de texto, caixas de seleo, incluso de caixas especiais que ligam diretamente a dados (pocas
de avaliao, localidades, etc.). Dever ser possvel a colocao de campos para submisso de documentos pdf e doc,
atravs de upload;
1.5 O requerimento pode estar ativo em um determinado perodo de tempo, de acordo com a configurao feita pelo
operador;
1.6 O requerimento pode ser associado a um tipo de movimento que o utilizador dever liquidar, e s com base no
pagamento que o operador poder dar continuidade ao processo;
1.7 O sistema disponibiliza uma lista de requerimentos submetidos e a respetiva resposta;
1.8 O sistema permite que o operador coloque mensagens / observaes, para que o aluno possa ter conhecimento;
1.9 A gesto dos requerimentos feita atravs dos servios online, sendo neste caso a autorizao dada aos
funcionrios com permisses para essa operao.

2. Capacidade de visualizao online de documentos gerados para o aluno, e que


tenham sido pedidos atravs de qualquer canal
2.1 A funcionalidade de pedidos de documentos complementar aos requerimentos e inscries;
2.2 O sistema est disponvel a alunos da instituio, mas tambm candidatos ou antigos alunos, atravs das suas
credenciais;
2.3 Os documentos esto organizados por categorias, para facilitar a buscar por parte do utilizador;

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2.4 Aps entrada no sistema, o utilizador seleciona o documento que deseja obter dos servios, qual a
urgncia/validade e outros dados;
2.5 Quando aplicvel, o sistema emitir o meio de pagamento para o tipo de documento solicitado pelo utilizador.
Apenas quando o pagamento for efetuado, que o documento ser processado;
2.6 Os funcionrios com permisses, tem disposio uma lista de pedidos de documentos, para os quais devero dar
tratamento de acordo com o tipo, ou enviar mais informaes para o utilizador;
2.7 De acordo com o tratamento do documento, o mesmo est sujeito a uma classificao ou estado: aguarda
validao, aguarda pagamento, em processamento, cancelado, entre outros;
2.8 Aps estar devidamente emitido, o documento passa para o estado final e ficar disponvel para que o utilizador
possa descarregar;
2.9 Para alm da consulta do documento pelo aluno, o sistema emite um cdigo PIN para que entidades externas
possam consultar a veracidade e autenticidade do documento, caso o mesmo levante dvidas;
2.10 O sistema pode notificar o utilizador atravs de email, aps cada mudana de estado, e enviar o link do
documento quando devidamente emitido.

3. Possibilidade de assinatura digital automtica dos documentos que requeiram


certificao oficial para efeitos legais
3.1 Esta funcionalidade transversal aos vrios servios online referidos, desde que impliquem;
3.2 O documento gerado pela rea respetiva e poder ser assinado digitalmente atravs de certificado digital. Poder
tambm ser processado manualmente, com assinatura manual, e feito o carregamento (upload) para o pedido ou
zona respetiva;
3.3 A assinatura digital pode ser feita atravs de um certificado previamente configurado no sistema, com capacidade
para gerao automtica e gravao de chave privada;
3.4 O sistema tambm pode contemplar uma certificao manual de documentos, que implica a utilizao de
certificado qualificado e token fsico (carto ou pen), para um maior nvel de autenticidade;
3.5 Para que possa ser assinado, o documento dever sair no formato PDF e o utilizador dever validar a assinatura
com o Acrobat Reader.

4. Alarmstica
4.1 Mecanismo de alerta de disponibilizao de documentos para o aluno.

Servio de apoio ao cliente


Tendo em conta o processo de melhoria e de prestao de Servio de Apoio ao Cliente, a Digitalis - Distribuio e Gesto de Informtica, Lda.
est sua disposio para responder a quaisquer dvidas, ou corrigir eventuais erros, que possam ocorrer nesta ficha de produto.

Envie, para o seguinte correio eletrnico: suporte@digitalis.pt, as suas propostas ou comentrios indicando: assunto, ttulo, identificador deste
documento e a verso do produto.

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