Arquitectura Empresarial: Un

soporte para las empresas en

tiempo de crisis
Rafael Monge Gallego IBM Software Group Espaa

Sumario

Como caba de esperar, muchas organizaciones han optado por el recorte

presupuestario y de costes, posponiendo proyectos de inversin para otros
tiempos mejores. Y es cierto que no es una situacin fcil para las
empresas, pero s puede ser un tiempo de oportunidades. Las claves para
sobrevivir y ganar competitividad en pocas de crisis son flexibilidad y
maximizacin de los recursos. Y cmo lograr sto? Implementando
iniciativas a nivel empresarial, que ayuden a construir, entre otros beneficios,
una plataforma tecnolgica que permita adaptar las operaciones ms
rpidamente a las necesidades del negocio, y explotar los activos al mximo.

Arquitectura Empresarial es la iniciativa en la que muchas empresas se han

apoyado para llevar a buen puerto proyectos de flexibilidad operacional,
maximizacin de recursos, reduccin de costes y control de la inversin. Un
paradigma que permite conocer a las organizaciones tal y como funcionan,
proyectar cambios, y reducir tanto incertidumbres como riesgos. Corren
tiempos difciles, pero tambin grandes oportunidades: aquellas empresas con

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mayor conociendo sobre s mismas y capacidad de adaptacin sern los que

podrn sacar provecho de la actual situacin.

Este documento pretende, en primer lugar, presentar el paradigma de

Arquitectura Empresarial y por qu debe ser considerada como una estrategia
que todas las empresas han de implementar. Y en segundo lugar, pretende
describir cmo implementar Arquitectura Empresarial siguiendo unas sencillas
pautas, que en un corto plazo de tiempo ayuden a demostrar valor al negocio.

Introduccin

No es extrao que la mayora de las empresas ante la actual situacin

econmica y financiera hayan optado por recortar presupuestos y reducir
costes como medida drstica para sobrellevar la crisis. Una medida que en
muchos casos ha afectado a proyectos que estando ya iniciados han sido
paralizados o pospuestos hasta una prxima bonanza. Es la nica medida
que se puede llevar a cabo ante los azotes de la crisis? Posiblemente no, y es
que incluso antes de llevar a cabo un recorte presupuestario, eliminacin de
activos, o reduccin del consumo de recursos en las principales operaciones,
hay que saber si estas medidas pueden llegar a tener un impacto negativo o
incluso poner en peligro el negocio, a medio o largo plazo. Y cmo saber si
se est tomando la decisin correcta?

Se entiende que medidas as no se deben de tomar a la ligera, pero

precisamente en la situacin que nos encontramos, da tras da las empresas
han de hacer frente a decisiones difciles y complejas en un breve espacio de
tiempo. Equivocarse puede ser poner en bandeja oportunidades a la
competencia, y acertar puede significar resistir e incluso ganar competitividad.
Con qu cuentan las empresas hoy en da para tomar decisiones de esta
ndole? Cmo se puede no solo acortar el ciclo de vida de la toma de
decisiones, sino tambin llevar a cabo las acciones ms oportunas y eficaces
para el negocio? Si en alguna ocasin han odo hablar de Arquitectura
Empresarial, ya deberan conocer la respuesta a todas estas preguntas.

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Precisamente este paradigma es el enfoque que muchas empresas deberan

considerar muy seriamente para implementar en sus organizaciones como
estrategia corporativa. Conocen otro iniciativa ms madura que Arquitectura
Empresarial que le brinda la capacidad de conocer cmo es realmente la
infraestructura y el funcionamiento del negocio (estrategias, operaciones, SI y
TI) y as saber con ms certeza qu, dnde, cundo, cmo, y por qu
transformar la organizacin? De momento no hay otro acercamiento ms
completo en el mercado.

Por supuesto que Arquitectura Empresarial no es la solucin a la crisis, pero si

uno de los mejores soportes para resistir el temporal y salir reforzados de l.
No es ninguna panacea, y aunque surgi y madur en el otro lado del
Atlntico, ya hay muchas empresas en todo el mundo que afortunadamente
se han atrevido a implementarla como estrategia corporativa, y sus
comentarios no pueden ser ms positivos.

Arquitectura Empresarial

El trmino de arquitectura ha sido utilizado desde hace aos por la comunidad

SI para referirse a las distintos perspectivas que los desarrolladores de
aplicaciones y sistemas usaban como gua en su trabajo. A partir de mediados
de los 90, el trmino arquitectura comenz a ser usado por los gestores de
negocio, especialmente por aquellos responsables de proyectos de
planificacin empresarial y de reingeniera de procesos de negocio, para
describir as una vista general del negocio.

Hoy en da, existe una creciente tendencia entre responsables de negocio y

responsables de SI a utilizar el trmino Arquitectura Empresarial para
referirse a la descripcin comprensible de todos los principales elementos y
relaciones que hace posible una organizacin. Adems, cuando los gerentes y
responsables hablan sobre la alineacin entre procesos de negocio, metas,
aplicaciones SI y sistemas middleware, suelen recurrir a Arquitectura

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Empresarial para definir de una manera ms comprensible la alineacin entre

negocio y TI.

Hay diferentes enfoques para implementar y describir Arquitectura

Empresarial, pero la ms popular es la basada en un Framework desarrollado
por John Zachman. Por supuesto, cada iniciativa de Arquitectura Empresarial
es particular, aunque la metodologa suele ser similar en todas.

Permitan explicar Arquitectura Empresarial tomando como ejemplo la

arquitectura de un edificio. Los planos de alto nivel de la arquitectura, los que
explican el concepto del edificio, permiten a los propietarios comprobar si el
proyecto en su conjunto rene sus necesidades y expectativas. Por otro lado,
los planes de segundo nivel muestran las unidades bsicas de la arquitectura,
como los cimientos, habitaciones y tejado. Estos elementos han de ser
diseados teniendo en cuenta otras unidades, tal es el caso de diseo de los
cimientos en lnea con el diseo de las habitaciones. Reformas en la casa
como ampliar en nmero de cuartos de bao conlleva ms capacidad de agua
caliente y tuberas ms largas.

A travs de estos planos se puede realizar estudios de viabilidad y control del

cambio. En un proyecto de arquitectura existen varios planos: cimientos,
distribucin de las habitaciones, sistema elctrico, sistema de fontanera. Pero
tambin existen relaciones entre elementos de distintos planos, que
precisamente es lo que asegura que el edificio en su conjunto sea til. Pues
de manera similar funcionan los grupos dentro de las organizaciones: un
grupo estudia el entorno de competitividad y recomienda cambios en la
estrategia y metas. Otro grupo se responsabiliza de los procesos de negocio,
mientras que otros disean nuevas aplicaciones software. La Arquitectura
Empresarial define todos estos elementos, y tambin como encajan entre s
para asegurar que la organizacin funcione como se pretende.

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Arquitectura Empresarial como herramienta de soporte en la

actual crisis

Son tiempos difciles, y lgicamente hay que controlar los costes. Qu

criterio siguen las empresas para hacer recortes? Tomar la decisin correcta
en el momento correcto no es fcil, pero si se cuenta con los mejores soportes
para realizar anlisis en tiempo record y con una informacin veraz y realista
sobre la organizacin, posiblemente se est cerca de dar con la solucin. Ya
sea para sanear la actual infraestructura tecnolgica o bien estudiar y
planificar la implementacin de nuevas inversiones, siempre debemos de
partir de una visin real e integrada de las distintas reas que hacen posible la
organizacin. Recortar por el hecho de reducir costes puede costar muy caro
a la larga. Sin embargo, poder saber qu elementos de la organizacin puede
ser temporalmente prescindible y priorizar ente ellos puede mitigar
enormemente el riesgo de una decisin incorrecta.

Las empresas que han apostado por Arquitectura Empresarial como

estrategia principal en la organizacin cuentan con un margen de maniobra
operacional que les permite conocer, de manera rpida y exhaustiva, la
realidad de la empresa, su estructura, recursos y capacidades. Han
desarrollado la capacidad de controlar los cambios (y ms an en el actual
entorno econmico), bien sean originados por reformas, reingeniera,
adquisiciones, o adaptacin del negocio a oportunidades en el mercado.

Srvase el siguiente escenario como ejemplo de esta capacidad: nuestro

proveedor tecnolgico (software o hardware) anuncia la cesin de los
servicios contratados por nuestra empresa debido al cese de sus operaciones.
Hasta qu punto nuestra empresa, y en particular las operaciones, puede
verse afectada por la falta de soporte de este proveedor? Qu, Cmo, Quin
nos puede ayudar para evitar un impacto negativo en nuestras operaciones?
Arquitectura Empresarial no puede evitar que las empresas pasen por estas
situaciones, pero si que puede ser un soporte crucial para responder rpida y
acertadamente ante una decisin crtica como sta.

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Las claves del xito de la Arquitectura Empresarial son principalmente las

valiosas capacidades que aportar a todo el negocio, desde direccin hasta
mantenimiento tcnico. Esta iniciativa llega a convertirse en una plataforma
comn y de colaboracin, principalmente por la mejora que ofrece en la
comunicacin, ms all de fronteras departamentales o de grupos. No es
cierto que uno de los objetivos en las empresas es reutilizar y maximizar los
recursos al mximo? Buen plan si estamos hablando de recortes. Pero,
cmo podremos reutilizar activos si stos no son compartidos, estn bajo un
domino departamental, o incluso son desconocidos por el resto de la
organizacin? Arquitectura Empresarial juega aqu un papel importante,
ayudando a crear una plataforma de comunicacin que ayude a compartir y
retener el conocimiento de toda la organizacin, permitiendo responsables de
negocio identificar recursos reutilizables, e incluso oportunidades.

Posiblemente con herramientas as, muchas de las desmesuradas inversiones

TI podran haber estado mejor racionalizadas, al menos dentro del marco de
necesidades reales de la organizacin. Y que me dicen que la reingeniera de
procesos ignorando la capacidad humana y tcnica de la organizacin. O
implementar metas y objetivos ms all de la capacidad operacional de la
organizacin. Cuantos proyectos se podran haber llevado a buen puerto con
una iniciativa as, y cuanto trabajo de estos proyectos se podran haber
reutilizado para otros en fase de diseo.

Y si saneamos la organizacin durante la crisis para salir reforzados? Les

resulta familiar la expresin aprovechar la situacin para ordenar la casa?.
Se utiliza muy frecuentemente en artculos (en espaol e ingls) relacionados
con la tecnologa y la crisis. No podra estar ms de acuerdo, aunque se
entiende que las empresas precisamente tienen otras cosas ms urgentes
que hacer que matar el tiempo pasando una gamuza por la empresa. Y
precisamente hablando de gamuza, con qu herramientas se puede contar
para crear orden en las organizaciones y no todo lo contrario, como ha ido
ocurriendo en algunos casos (por algn motivo se habla de ordenar si no)?.
Nuevamente, Arquitectura Empresarial precisamente ha sido en ms de una

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ocasin referida a una herramienta para ordenar las organizaciones, y de

paso, identificar duplicidades, y redundancias. Tal es el caso de un organismo
pblico en Estado Unidos que ordenando el trastero de los sistemas de sus
respectivos estados federados detect alrededor de 100 sistemas
redundantes (no aplicaciones, sino sistemas). Fueron muchos los miles de
millones de dlares que recuperaron en los tres aos que dur el proyecto de
eliminacin migracin y reusabilidad.

Para aadir ms dificultad a todo esto, el entorno legal por donde se mueven
las empresas es muy cambiante, y hasta complejo si hablamos de ofrecer
productos o servicios en pases con distintas culturas y religiones entre s.
Satisfacer controles, auditoras, certificaciones y normativas es algo frecuente
en muchas organizaciones. Por ejemplo, operar en Estados Unidos requiere
el cumplir con la normativa Sabarnes-Oxley Act. Un coste de oportunidad?
Mientras que unas no tienen ms remedio de afrontar el coste de pasar
certificaciones y auditorias, otras por el contrario recurren a la certificacin
estrategia de diferenciacin entre sus competidores.

Estos proyectos de auditora y certificacin pueden llegar a ser costosos y

precisamente esto es lo que ahora mismo muchas empresas no se pueden
permitir. Cmo seguir haciendo lo mismo, o incluso ms, con menos? Una
de los beneficios que aporta la iniciativa de Arquitectura Empresarial es la
reutilizacin, tanto de los recursos que se reflejan en el proyecto, como el
proyecto en s. Empresas que han implementado Arquitectura Empresarial
han podido reutilizar la informacin que mantienen sobre la organizacin para
proyectos de auditora, acortando no solo el plazo de consecucin de la
certificacin, sino tambin el coste asociado a tales proyectos de certificacin
o auditora. Imagnense, con todo el revuelo que hay en el mercado, que una
empresa consiga una certificacin de calidad superior a su competidor.
Piensen que los consumidores tambin han recortado sus gastos, pero siguen
exigiendo calidad.

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Como crear Arquitectura Empresarial (AE)

Y qu es necesario para comenzar a crear Arquitectura Empresarial? La

mayora de las organizaciones han de seguir una serie de pasos o fases para
poder establecer un proyecto de Arquitectura Empresarial viable. Sin
embargo, las diferencias culturales e individuales de las compaas apelan a
que cada empresa siga un enfoque ms o menos particular. An as, hay
unos principales pasos generales que todas las empresas han de trabajar:

1. Acuerdo y consenso en la implementacin de Arquitectura Empresarial,

contando con el apoyo por parte de los directivos.

2. Establecer una estructura organizativa responsable del proyecto de

Arquitectura, tanto la creacin, monitorizacin y mantenimiento de los
datos sobre la Arquitectura Empresarial, tomando el papel de unidad
central de coordinacin.

3. Seleccionar un marco de trabajo o Framework.

4. Seleccionar una herramienta de Arquitectura Empresarial y un repositorio

donde almacenar la informacin sobre el proyecto.

5. Organizar la informacin existente sobre la compaa a travs de la

herramienta de AE seleccionada.

6. Comenzar a usar la Arquitectura Empresarial, aunque est incompleta,

particularmente en proyectos de planificacin, reingeniera, cambios, u
cualquier otro proyecto que conlleve complejas tomas de decisiones.

7. Expansin y mantenimiento de la Arquitectura, a medida que la

organizacin cambia, o se van planificando cambios.

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Al margen del uso de cualquier metodologa y marco de trabajo o Framework,

los principales pasos que siempre se han de desarrollar al comenzar el
proyecto de Arquitectura Empresarial junto con una herramienta y repositorio
de soporte son los que se ilustran a continuacin en el Grfico 1:

Grfico 1. Los 4 pasos al implementar Arquitectura Empresarial junto

con una herramienta y un repositorio.

Beneficios de implementar Arquitectura Empresarial

El gran reto de implementar una iniciativa de Arquitectura Empresarial es el

clculo del ROI del proyecto. Si bien podemos hablar de beneficios tangibles,
lo que diferencia Arquitectura Empresarial de otros proyectos es precisamente
por los beneficios no tangibles, es decir, capacidades que dan valor a la
organizacin a medio y largo plazo, que por supuesto, tambin derivan en
beneficios cuantificables. Cmo se podra cuantificar la capacidad de ser
flexibles a nivel operacional?. Cmo se puede cuantificar la mejora y el
recorte en la toma de decisiones?. Cmo se podra cuantificar la capacidad
de gobernabilidad o la estandarizacin? Probablemente se pueda, aunque la
frmula sea ms compleja que la simple y popular para calcular el ROI. Pero
si Arquitectura Empresarial ha sido la estrategia de muchas empresas,

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pblicas y privadas, es principalmente por las capacidades que aporta, y as lo

demuestra las referencias mundiales de casos de xito en AE.

En el Grfico 2 se muestran los procesos de implementar Arquitectura

Empresarial, y los resultados relevantes para las distintas reas de la
organizacin. El primer proceso es capturar y modelar todas las reas de la
organizacin, de manera manual, o bien recopilando desde una fuente de
datos. La informacin sobre una organizacin puede ser divida en 4 dominios:

1. Estrategia Toda la informacin de soporte para la direccin de la

empresa.
2. Negocio Los procesos de negocio, recursos humanos y sus
capacidades.
3. Sistemas de Informacin Modelos de sistemas de informacin de la
organizacin, incluyendo aplicaciones, informacin/datos, software,
servicios, etc. Esta es un aparte muy importante para la arquitectura ya
que ayuda a entender cmo los sistemas de informacin dan soporte a los
procesos de negocio y a las estrategias de la organizacin.
4. Tecnologa Todo el hardware que da soporte a los sistemas de
informacin.

Grfico 2. Desarrollo e implementacin de la estrategia Arquitectura

Empresarial

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Recopilando esta informacin, es posible reproducir la arquitectura de la

empresa a travs de mapas y relaciones entre los distintos dominios de la
organizacin, en particular entre las perspectivas de negocio y TI. Esto a su
vez permite no slo estudiar las relaciones, interoperaciones y dependencias
entre los dominios de negocio y TI, sino que adems se convierte en un
soporte de anlisis y planificacin del cambio, por medio de Informes
Empresariales y Anlisis de Impacto. Como resultado, se pueden identificar
reas de mejoras como por ejemplo redundancias y duplicidades en
operaciones y funcionales de sistemas (Reduccin de Costes y Consolidacin
de la Planificacin). Lo que adems deriva en un mayor xito a la hora de
implementar Nuevas Soluciones, Transformacin del Negocio, o Planificacin
TI.

De todos los beneficios que se pueden listar al implementar Arquitectura

Empresarial como estrategia de negocio, y teniendo en cuenta los tiempos
que corren para las empresas, posiblemente estos tres podran ser lo ms
remarcables:

Mejora y rapidez en la toma de decisiones.

Incremento de la eficiencia operacional, reduccin de los costes y los
riesgos.
Utilizacin y reutilizacin de los recursos para la innovacin y mejora del
rendimiento.

Conclusin

Arquitectura Empresarial es una herramienta que ayuda a ver la organizacin

como un todo. Esta iniciativa pretende capturar una amplia variedad de
informacin, ligndola entre s en un nico repositorio o base de datos,
permitiendo as visualizar relaciones y conseguir respuestas o soluciones a
problemas, decisiones, etc., derivados de la necesidad de hacer frente al
cambio.

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Arquitectura Empresarial: Un soporte para las empresas en tiempo de crisis

La implementacin de AE puede demostrar valor en corto periodo de tiempo si

se sigue unas sencillas y generales pautas.

Si bien Arquitectura Empresarial no es la solucin para salir de la crisis, sin

duda es la herramienta que puede aportar soluciones viables.

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Glosario

Agilidad: una medida para una capacidad de respuesta rpida por parte de
una entidad ante cambios.

Arquitectura Empresarial: una descripcin de las metas de una

organizacin, cmo esas metas pueden lograrse a travs de los procesos de
negocio, y cmo esos procesos de negocio pueden mejorar a travs de la
tecnologa.

Federal Enterprise Architectural Framework (FEAF): marco de trabajo o

Framework de Arquitectura Empresarial utilizado por el Gobierno Federal de
los Estados Unidos para describir cmo varias agencias gubernamentales y
sus sistemas TI estn relacionados entre s.

Framework de Arquitectura Empresarial o marco de trabajo: una

metodologa para crear Arquitectura Empresarial.

Interoperabilidad: proceso por el cual dos o ms aplicaciones en la misma

organizacin pueden trabajar conjuntamente.

Return On Investment (ROI): una medida (en porcentaje) del valor de

negocio de un proyecto, basado en incremento de beneficio y dividido por el
coste del proyecto.

Sarbanes-Oxley Act: acta o normativa pronunciada por el Congreso de los

Estados Unidos en 2002 que protege contra las actividades de contabilidad
fraudulenta. La normativa exige una estricta auditoria de datos financieros, as
como de la responsabilidad personal en caso de no cumplir.

SI: Sistemas de la Informacin.

TI: Tecnologas de la Informacin.

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TOGAF (The Open Group Architectural Framework): marco de trabajo de

Arquitectura Empresarial controlada por The Open Group.

Zachman Framework: marco de trabajo de Arquitectura Empresarial en el

cual una empresa es modelada en 30 celdas, cada una de ellas representa
una interseccin entre una perspectiva y una abstraccin.

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