REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL SIMÓN RODRÍGUEZ

NÚCLEO – PALO VERDE

APLICACIÓN DEL MICROCOMPUTADOR

EN LAS AREAS ADMINITRATIVAS

INTEGRANTE: YERLIZ TORRES

SECCIÓN: C

Junio 2009

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 INTRODUCCIÓN

El presente informe muestra la evaluación del Sistema Institucional de

Seguimiento y Control (SISYC), sistema de información basado en computadoras, el
cual utilizo diariamente en mi área de trabajo para el control interno y externo de las
comunicaciones manejadas por cada oficina.

El análisis del mencionado sistema tiene como objetivo describir los

Funcionamientos y Clasificación del tipo de Sistema al cual pertenece.

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 FUNCIONAMIENTOS DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE
SEGUIMIENTO Y CONTROL

El SISYC es un Sistema de Gestión Documental utilizado para el registro de

correspondencias, facilitando la consulta, seguimiento y respuesta de las
comunicaciones manejadas por todas las oficinas adscritas al Ministerio del Poder
Popular para la Cultura; entre las actividades que se pueden realizar al ingresar al
sistema se destacan:

1. REGISTRO DE ENTRADA O RECEPCIÓN: implica el registro en la base

de datos de un documento recibido, utilizando un formulario diseñado con
ciertos parámetros.

2. REGISTRO DE DISTRIBUCIÓN E INSTRUCCIÓN: implica el registro

en la base de datos de la asignación dada al documento recibido, en cuanto a
la instrucción generada con respecto al mismo.

3. REGISTRO DE SEGUIMIENTO Y GESTIONES REALIZADAS A UN

CASO: implica el registro en la base de datos de las actuaciones realizadas
con respecto a un caso recibido o emitido, reflejando en el sistema las
gestiones necesarias a fin de canalizar el cumplimiento de la instrucción y
actualizar el estatus del mismo.

3
4. REGISTRO DE SALIDA DE DOCUMENTOS: implica el registro en la
base de datos de documentos emitidos, tanto interno como externo, dejando
constancia de la información relacionada con el envío y la recepción del
mismo en su destino.

5. REGISTRO DE ARCHIVO O UBICACIÓN FÍSICA DEL

DOCUMENTO: implica el registro en la base de datos del destino físico de
un documento que se encuentre en el archivo.

6. CONSULTA DE CASOS: implica la búsqueda de documentos registrados en

cualquier etapa del proceso.

7. GENERACIÓN DE REPORTES: implica la creación de reportes a la hora

de registrar o consultar casos en el SISYC.

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Anexo: I Pantalla de Menú

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 CATEGORÍA DEL SISTEMA AL CUAL PERTENECE EL SISYC

El Sistema Institucional de Seguimiento y Control utilizado en el Ministerio

del Poder Popular para la Cultura se encuentra en la categoría de Sistemas de
Información Transaccionales, ya que fue desarrollado para manejar grandes
volúmenes de información como lo son las correspondencias, permitiendo el ingreso
de datos y consulta de los mismos a través de un código que asigna el sistema,
facilitando el seguimiento y búsqueda rápida del caso aperturado. A través de este
sistema se a logrado obtener un buena globalización y mantenimiento de la
información, al igual que apoyo en las tareas operativas que se realizan en las
oficinas.

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Anexo: II Pantalla de Salida

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 CONCLUSIÓN

Los Sistemas de Información han ocupado un lugar muy importante en la

toma de decisiones en una empresa, ya que es la interacción entre distintos elementos
para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los
objetivos de la organización, importante para el desarrollo de servicios y buen
funcionamiento de la empresa.