HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA

11 julio, 2012Ing. Hugo GonzalezDeja un comentarioGo to comments

HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
El Proceso de mejora continua es un concepto originado a partir de mediados del siglo XX que pretende
introducir mejoras en los productos, servicios y procesos.
Postula una actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilizacin del proceso y la posibilidad
de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una organizacin o comunidad, es necesaria la
identificacin de todos los procesos y el anlisis mensurable de cada paso llevado a cabo. Algunos de los
elementos ms importantes que se utilizan para lograr la mejora continua son las acciones correctivas,
preventivas y el anlisis de la satisfaccin en los miembros o clientes.
El proceso de mejora continua es la forma ms efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las
organizaciones. El xito de cualquier mtodo que actualmente utilizan las organizaciones para gestionar
aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y seguridad
ocupacional (OHSAS 18000), o inocuidad alimentaria (ISO 22000), depende del compromiso hacia
la mejora de todos los niveles, especialmente de la alta direccin, y permite desarrollar polticas,
establecer objetivos y procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento.
CICLO PDCA MEJORA CONTINUA

CICLO PDCA MEJORA CONTINUA

En este contexto resulta ineludible utilizar la metodologa PDCA impulsada por Deming, como una
forma de ver las cosas que puede ayudar a la empresa a descubrirse a s misma y orientar cambios que
la vuelvan ms eficiente y competitiva.
El Ciclo PDCA tambin es conocido como Crculo de Deming, ya que fue el Dr. Williams Edwards
Deming uno de los primeros que utiliz este esquema lgico en la mejora de la calidad y le dio un fuerte
impulso.
Basado en un concepto ideado por Walter A. Shewhart, el Ciclo PDCA constituye una estrategia de mejora
continua de la calidad en cuatro pasos, tambin se lo denomina espiral de mejora continua y es muy
utilizado por los diversos sistemas utilizados en las organizaciones para gestionar aspectos tales como
calidad (ISO 9000), medio ambiente (ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o
inocuidad alimentaria (ISO 22000).

Las siglas PDCA son el acrnimo de las palabras inglesas Plan, Do, Check, Act, equivalentes en espaol a
Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar.

REQUISITOS DE LA MEJORA CONTINUA

 Para su adecuado desarrollo, la mejora continua requiere que se cumplan algunos aspectos en el
ambiente de trabajo, como los que se mencionan seguidamente:
Apoyo en la gestin.
Retroalimentacion (Feedback) y revisin de los pasos en cada proceso.
Claridad en la responsabilidad.
Poder de decisin para el trabajador.
Forma tangible de realizar las mediciones de los resultados de cada proceso.
La mejora continua como una actividad sostenible en el tiempo y regular y no como un arreglo rpido
frente a un problema puntual.
Proceso original bien definido y documentado.
Participacin de los responsables del proceso.
Transparencia en la gestin.
Cualquier proceso debe ser acordado, documentado, comunicado y medido en un marco temporal que
asegure su xito.

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS

HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA CONTINUA
Existen tcnicas para el anlisis de datos que pueden ser herramientas tiles en un proceso de
Mejora Continua y en la solucin de los diversos problemas a que stas se enfrentan.
En la mayora de los procesos el mayor enemigo es la variabilidad, la cual puede ser observada en las
caractersticas cuantificables de productos y los procesos, y existe en todas las etapas del ciclo de vida
de los productos, el propsito de toda organizacin es su control.

Las tcnicas estadsticas, como el histograma, el anlisis de correlacin, etc., pueden ayudar a medir,
describir, analizar, interpretar y modelar la variabilidad, aun con una cantidad relativamente limitada de
datos. El anlisis estadstico de tales datos puede ayudar a proveer una mejor comprensin de la
naturaleza, extensin y causas de variabilidad. Esto podra ayudar a solucionar y aun impedir problemas
que pueden resultar de tal variabilidad.

Seguidamente se presentan 2 de las tcnicas ms reconocidas que se utilizan como herramientas

para la mejora continua, las que pueden permitir mejor uso de datos disponibles para ayudar en la
toma de decisiones, y por consiguiente mejorar la calidad de productos y los procesos para lograr
satisfaccin del cliente. Estas tcnicas son aplicables para un espectro muy variable de actividades.
ANLISIS DE CAUSA EFECTO
 ANLISIS DE CAUSA EFECTO
Es una representacin grfica en forma de espina de pescado que permite identificar las causas que
afectan un determinado problema en una forma cualitativa. El diagrama de causa efecto tambin es
conocido como diagrama espina de pescado o diagrama de Iskikawa en homenaje al nombre de su
creador.
Se utiliza para descubrir de manera sistemtica la relacin de causas y efectos que afectan a un
determinado problema.
Adicionalmente permite separar las causas en diferentes ramas o causas principalesconocidas como
las 5 M:
Mtodos
Mano de Obra
Maquinaria
Materiales
Medio ambiente
Entre los beneficios que presenta esta tcnica se puede mencionar que permite de una manera
sistemtica concentrarse en las causas que estn afectando un problema y una forma clara establecer las
interrelaciones entre esas causas y el problema en estudio, as como subdividir las causas principales en
causas primarias, secundarias y terciarias.
Por supuesto, tambin esta tcnica presenta limitaciones y precauciones, ya que depende mucho del
conocimiento previo de las personas involucradas en el anlisis.

Objetivos de su aplicacin:
Visualizar, en equipo, las causas principales y secundarias de un problema.
Ampliar la visin de las posibles causas de un problema, enriqueciendo su anlisis y la identificacin de
soluciones.
Analizar procesos en bsqueda de mejoras.
Analizar modificaciones a procedimientos, mtodos, costumbres, actitudes o hbitos, con soluciones
muchas veces- sencillas y baratas.
Educar sobre la comprensin de un problema.
Determinar el nivel de conocimientos tcnicos que existe en la empresa sobre un determinado problema.
Prever los problemas y ayudar a controlarlos, no slo al final, sino durante cada etapa del proceso.
Pasos para la elaboracin:

Seleccionar un problema y anotar en el lado derecho de una hoja de papel, encerrndolo en un cuadro.
(se utiliza el lado derecho nicamente por seguir los lineamientos de su creador Kaouru Iskikawa, de
origen japons, quienes escriben de derecha a izquierda).
Dibujar una lnea horizontal hacia la izquierda del cuadro en donde se encerr el problema (espina dorsal
de un esqueleto de pez), donde se escriben las causas primarias que afectan el problema, en forma de
grandes espinas o lneas y se encierran en un cuadrado.
Determinar las causas primarias segn categoras: Materiales (Materia Prima, Informacin, documentos),
Maquinaria (Equipo, Software), Mtodos (Procedimientos, instrucciones), Mano de Obra
 (Personal, jefaturas), Medio ambiente (condiciones del lugar donde se desarrolla el proceso en estudio).
Definir las causas secundarias que afectan las causas primarias, y de seguido las terciarias.
Asignar importancia a cada factor y se marcar aquellos particularmente importantes que parecen tener
un efecto significativo sobre el problema.
HOJA DE INSPECCIN

HOJA DE INSPECCIN
Mediante el diseo de un sencillo formato, se recopila informacin sobre indicadores, causas de los
problemas etc. Tambin es conocida como Hoja de Verificacin u Hoja de Chequeo.
La hoja de inspeccin en un registro de informacin que indica el nmero de veces que ha sucedido algo,
por ejemplo la cantidad de personas atendidas por hora en caja, tiempo de respuesta de promotores,
causas de cheques devueltos, causa de solicitudes rechazadas, defectos en productos, etc.

El formato debe contener la siguiente informacin:

Area o departamento al que se refieren los datos

Fecha de recoleccin y hora si es necesario
Para su elaboracin se requiere:
1. Acordar el evento a observar, para que todos enfoquen lo mismo.
2. Decidir el perodo de tiempo en el cual se recabarn los datos.
3. Disear una forma clara y fcil de usar con suficiente espacio para registrar los datos.
4. Obtener los datos de manera consistente y honesta.
En este tipo de formato se utiliza para conocer la frecuencia con que aparecen las causas posibles de los
problemas o tambin la frecuencia con que se presentan los clientes durante un determinado perodo, as
como registrar el tiempo en que se tarda en atender un cliente o una solicitud. Igualmente puede utilizarse
para recopilar pesos de productos,
temperaturas de hornos, etc.
Si est bien estructurada le permite recolectar informacin de una forma sencilla y prctica de manera
tal que no interrumpa las labores de la persona que est registrando la informacin.
Permite responder a pregunta tales como Cundo ocurre ?. Dnde ocurre? En qu consiste?, Porque
est sucediendo?, Cmo sucede? Con qu frecuencia ?
Pasos para la elaboracin de una hoja de verificacin:
1. Determinar claramente el proceso sujeto a observacin.
2. Enfocar su atencin hacia el anlisis de las caractersticas del proceso.
3. Definir el perodo de tiempo durante el cul sern recolectados los datos.
4. Disear una planilla de formato claro y fcil de usar. Asegrese de que todas las columnas estn
claramente descritas y de que haya suficiente espacio para registrar los datos.
5. Obtener los datos de una manera consistente y honesta. Asegrese de que se dedique el tiempo necesario
para esta actividad.

USO DE SOFTWARE PARA SISTEMAS DE GESTION

Para aumentar la probabilidad de implementar de manera exitosa un Sistema de Gestin
Ambiental, Gestin de la Calidad, de Salud y Seguridad Ocupacional, entre otrossegn
estndares internacionales ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, muchas organizaciones recurren a
la automatizacin de las actividades. Para ello se puede emplear alguna de las tantas herramientas
tecnolgicas existentes en el mercado diseadas especficamente para administrar de manera integrada,
gil y eficaz, todos los componentes de un Sistema de Gestin de Calidad ISO 9001:2015, o de Gestin
Ambiental ISO 14001:2015, o de Gestin de SSO OHSAS 18001, entre otros.

SOFTWARE PARA ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001

El mercado actual presenta una gran variedad de soluciones informticas, por lo que resulta
sumamente importante efectuar una correcta eleccin, no solo de la herramienta, sino tambin de su
tipo, es decir, diferenciando entre aplicaciones propietarias, desarrollos a medida y software as a service.
Mediante nuestra completa gua CMO SELECCIONAR UN SOFTWARE PARA ISO 9001, ISO
14001, OHSAS 18001 esbozamos una serie de pasos a tener en cuenta para la prospeccin, anlisis
y eleccin de una herramienta para sistemas de gestin. Solictela en FORMA
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Herramientas para la mejora continua

16 MARZO, 2015

marzo 16, 2015

DESTACADOS, MODELOS DE GESTIN Y EXCELENCIA

Procesos de mejora continua

A mediados del siglo XX, numerosas empresas en el mundo emprendieron la tarea de evaluar sus
procesos internos y medir los efectos que tenan los productos en su entorno. Este tipo de
medidas constituyeron lo que en la actualidad se conoce como procesos de mejora continua.

Como su nombre lo indica, un proceso de este tipo busca introducir mejoras en los productos y
servicios derivados de la accin comercial.

Los procesos de mejora continua son una va directa a la eficiencia y la sofisticacin, tal como
queda demostrado con aquellas empresas que han recibido las certificaciones de gestin ms
importantes: calidad (ISO 9001), medio ambiente (ISO 14001), salud y seguridad ocupacional
(OHSAS 18001), o inocuidad alimentaria (ISO 22000). Haz click aqu para descargar el ebook La
adopcin de un enfoque basado en procesos gratuitamente.

Para que ello sea posible, deben intervenir al menos dos factores: a) la aplicacin de
una filosofa corporativa que estimule las mejoras; y b) la puesta en marcha
de acciones correctivas y preventivas dentro de una compaa y de otras que midan factores como
el impacto de los productos y la satisfaccin de los clientes.
 Qu debe tener un proceso de mejora continua?

Bsicamente, una cosa: un clima laboral que promueva las mejoras continuas en cada uno de los
niveles de la compaa. Algunas caractersticas de ese clima laboral son:

Retroalimentacin y revisin de los pasos de cada proceso.

Responsabilidad y claridad.

Poder de decisin en el grupo de trabajadores.

Bsqueda de procesos originales y bien justificados.

Gestin transparente.

Capacidad de acuerdo y una comunicacin eficaz.

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Herramientas ms empleadas para la mejora continua

Existen diversas herramientas bsicas para la mejora continua que facilitan el registro, control y
seguimiento de los procesos y favorecen la toma de decisiones. Estas herramientas contribuyen en:

La deteccin de incidencias en los procesos.

La definicin de los problemas detectados y su categorizacin.

La determinacin de los factores causantes de tales incidencias.

La prevencin de posibles errores.

La medicin de la mejora de los procesos.

Estos instrumentos, aplicados de manera eficiente, permitirn a su vez mejorar:

La productividad.

La calidad de los productos y servicios.

La satisfaccin del cliente.

1. Diagrama de causa-efecto:

Es una de las herramientas ms empleadas en la gestin de calidad. Consiste en definir

efectos concretos que pueden ser positivos (un objetivo) o negativos (un problema). La idea es que
el grupo analice dicho efecto y trate de definir las causas potenciales que han podido originarlo. Esas
causas no tienen por qu ser necesariamente reales; en un primer momento, son supuestos que los
integrantes del equipo plantean y que, ms adelante, s que pueden abrir la puerta a investigaciones o
estudios sobre el tema.

Los procesos de mejora continua son una va directa a

la eficiencia y la sofisticacin
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2. Diagrama de Pareto:

Esta herramienta plantea un seguimiento riguroso a los fallos o problemas que pueden surgir en el
interior de las compaas. Por ejemplo, un cuadro de Pareto registra el nmero de veces que se repite
un error de mensajera (paquetes perdidos, envos con daos, retrasos, entre otros) en un perodo
concreto de tiempo y elabora un grfico con los datos obtenidos. As, el responsable del rea puede
realizar un diagnstico de las causas que estn generando los incidentes e introducir medidas que
aminoren el riesgo de que ocurran de nuevo.

3. Tormenta de ideas:

Plantea la interaccin de un grupo de colaboradores y un facilitador. El objetivo es sugerir una serie

de estrategias para dar solucin a un problema. Delimitado el asunto, los participantes aportan
activa y espontneamente ideas, las cuales luego pasan a ser valoradas, fusionadas o suprimidas
segn sea el caso. En ltima instancia, el grupo tendr numerosas vas de tratamiento del riesgo inicial
y debatir, por ejemplo, cmo aplicarla y cul es la ms adecuada. Si hay buen consenso entre el
grupo, se elegir una o dos y se pasar a la fase prctica.

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4. Diagrama de flujo

Tambin conocido por los nombres de Diagrama de actividades o flujograma, permite describir y
analizar diversos procesos de manera grfica, a travs de la representacin de los flujos de trabajo.
Esta herramienta utiliza una simbologa especfica para detallar el alcance del proceso, su inicio y fin,
las actividades que lo componen, la relacin existente entre actividades o las decisiones tomadas.
Adems, suele complementarse con flechas que indican la direccin del flujo. Este diagrama favorece
la comprensin de los procesos y la identificacin de amenazas y oportunidades, al permitir
observar, de un solo vistazo, el alcance de cada proceso, la secuencia temporal de cada uno uno de
los pasos que lo componen y las decisiones tomadas.

Gestin por procesos

Otra herramienta que te ayudar en la gestin por procesos es la plataforma online de ISOTools, una
solucin tecnolgica adaptada a tus necesidades, con la que podrs automatizar la implantacin y
seguimiento de los modelos de gestin y excelencia.