Organizacin

de Estados
Iberoamericanos Curso: Control Interno de las Contrataciones del Estado

Para la Educacin,
la Ciencia y
la Cultura

EL CONTROL INTERNO EN
EL AMBIENTE
EMPRESARIAL

OBJETIVO
El entorno econmico, poltico y social genera cambios en los
sistemas de control interno de las organizaciones empresariales, ya
que los riesgos varan, las necesidades son otras, las culturas se
transforman y los avances tecnolgicos son vertiginosos, su
implementacin y evaluacin no pueden ser responsabilidad aislada
de la administracin, el contador o la auditoria.
En el presente mdulo pretendemos romper los paradigmas del
control tradicional rescatando lo funcional y enfocndonos hacia un
control moderno de gestin cuya responsabilidad es de todos y por
ende debe agregar valor especialmente en la nueva cultura del
control que es el sinnimo de autocontrol.
En el entendimiento de que los controles son responsabilidad de la
administracin y no de la auditoria.
Enfoque tradicional del control Enfoque contemporneo del control
interno interno
(Captulo 1) (Captulo 2)
Objetivos del control interno Definicin
Elementos del control interno Componentes
Normas y principios del control Efectividad
interno tradicional Cuentas por Ambiente de control
cobrar y transacciones de ventas : Control en los sistemas de
Documentos por cobrar informacin
Inventarios Informacin y comunicacin
Documentos por pagar, gastos por Supervisin y seguimiento
intereses y pasivos de contingencia Supervisin y evaluacin sistemtica
Reportes para uso de la gerencia de los componentes
Evaluaciones independientes
Informe de deficiencias
Participaciones en responsabilidades
Limitaciones del control

CAPITULO I

ENFOQUE TRADICIONAL DEL CONTROL INTERNO

(Committe of Sponsoring Organitations - COSO) Formul un nuevo

concepto de control interno y determin una gua prctica que las
empresas y el auditor puedan usar para evaluar y mejorar el sistema
de control.
Objetivos del Control Interno

Material de Lectura 1
 Curso: Control Interno de las Contrataciones del Estado

Ente o medidas de control y Autocontrol

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la Institucin.
Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables
y administrativos.
Promover la adhesin a las polticas administrativas establecidas
Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Elementos del control interno
Ente Administrativo
Organizacin
Direccin
Asignacin de responsabilidades
Segregacin de deberes
Coordinacin
Sistemas y Procedimientos
Manuales de procedimientos
Sistemas
Formas
Informes
Personal
Seleccin
Capacitacin
Eficiencia
Moralidad
Retribucin

Supervisin
Interna
Externa
Autocontrol
Explicacin Tcnica de Elementos Bsicos del Sistema de
Control Interno
Elemento de Organizacin
Un plan lgico y claro de las funciones organizacionales que
establezca lneas claras de autoridad y responsabilidad para las
unidades de la organizacin y para los empleados, y que segregue
las funciones de registro y custodia.
Elementos, sistemas y procedimientos
Un sistema adecuado para la autorizacin de transacciones y
procedimientos seguros para registrar sus resultados en trminos
financieros
Elementos de personal
Prcticas sanas y seguras para la ejecucin de las funciones y
obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la
organizacin.
Personal, en todos los niveles, con la aptitud, capacitacin y
experiencia requeridas para cumplir sus obligaciones
satisfactoriamente.
Normas de calidad y ejecucin claramente definidas y
comunicadas al personal.

Material de Lectura 2
 Curso: Control Interno de las Contrataciones del Estado

Elementos de supervisin
Una efectiva unidad de auditoria independiente, hasta donde sea
posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos
de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo
logstico.

NORMAS Y PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO TRADICIONAL

GENERALES
Garanta razonable
Respaldo
Personal Competente
Objetivos de control
Vigilancia de los controles
ESPECIFICOS
Documentacin
Registro adecuado y oportuno de las transacciones y hechos
Autorizacin y ejecucin de las transacciones y hechos
Divisin de tareas (segregacin)
Supervisin
Acceso a los recursos y registros ante los mismos

NORMAS UNIVERSALES
EFECTIVO
Normas universales para lograr control interno sobre las operaciones
de caja.
Registrar los ingresos en forma inmediata
Depositar intactos los ingresos diarios
Separar el manejo de efectivo del mantenimiento de registros
contables
No permitir que ninguna persona maneje una operacin desde su
iniciacin hasta su conclusin
Centralizar, tanto como sea posible, la recepcin de efectivo.
Colocar las cajas registradoras en forma tal que los clientes
puedan observar las cantidades registradas.
Efectuar todos los desembolsos por medio de cheques, con
excepcin de caja chica.
Establecer que las conciliaciones bancarias se efecten por
personas que no sean responsables de la emisin de cheques o del
manejo de efectivo.
OTROS CONTROLES DE CAJA
El Control Interno sobre las ventas de contado
El jineteo y los desfalcos
Control Interno sobre las cobranzas a clientes
Situaciones que conducen al jineteo
Procedimientos de auditoria diseados para descubrir el jineteo.
El control Interno sobre los Desembolsos:

Material de Lectura 3
 Curso: Control Interno de las Contrataciones del Estado

Para asegurar cabalmente los beneficios del Control Interno que se

encuentran implcitos en la utilizacin de cheques, se sugieren los
siguientes procedimientos:
Los cheques debern ser prenumerados y toda la numeracin
controlada, los cheques cancelados debern ser inutilizados y
archivados en la secuencia normal de los cheques pagados.
La cantidad deber ser impresa en todos los cheques con una
mquina protectora. Esta prctica impide la alteracin de los
cheques.
Podrn requerirse dos firmas en cada cheque.
Esta salvaguarda parece estar cayendo en desuso, probablemente
debido a que la segunda firma tiende a ser un acto superficial, por
ejemplo, un ejecutivo, antes de salir de viaje de negocios, puede
firmar algunos cheques en blanco dejndolos en manos de otro
funcionario con firma autorizada.
Los funcionarios autorizados para firmar los cheques debern
revisar la documentacin comprobatoria y perforar tales
documentos en el momento de firmar, el propsito de prevenir una
segunda presentacin de estos mismos documentos.
El funcionario que firma cheques deber mantener control sobre
los mismos hasta el momento en que son puestos en el correo.
Normalmente, el cheque llega a manos del funcionario, completo
en todos sus detalles con excepcin de la firma. Es imperativo que
los cheques firmados no regresen a la custodia del empleado que
los prepar.
Las conciliaciones en el manejo de ingresos o desembolsos y los
estados de cuenta del banco debern ser recibidos directamente
por tal empleado y sin haber sido abiertos.
Descubiertos de fraude en los desembolsos
La Gerencia y el Auditor debern estar aleta para descubrir prcticas
como las siguientes:
La emisin de cheques no registrados
La omisin en la conciliacin bancaria de cheques en circulacin
El pago doble de comprobantes
Preparacin y pago de comprobantes falsos
Disminucin de los descuentos sobre compras
Aumento de los totales en las columnas de crdito a caja,
acompaado de la disminucin del efectivo recibido.
El desfalco por medio de cheques no registrados
La disminucin de las devoluciones y bonificaciones sobre
compras, acompaada por la sustraccin de una cantidad de
efectivo equivalente.
La falsificacin de cheques y la obtencin de firmas autorizadas en
cheques en blanco.
El aumento en las cantidades de los comprobantes.

CUENTAS POR COBRAR Y TRANSACCIONES DE VENTAS:

DOCUMENTOS POR COBRAR

Material de Lectura 4
 Curso: Control Interno de las Contrataciones del Estado

El Control Interno en las transacciones de Ventas y Cuentas

por Cobrar
Usualmente el Control Interno se logra mejor con una divisin de
funciones, de tal manera que diferentes departamentos o individuos
sean responsables de:
1) La preparacin del pedido de venta;
2) Aprobacin del crdito;
3) Salida de la mercanca del almacn;

CREDITO

Anlisis de
Crdito

Solicitud de
Crdito Aprobacin

Administracin Desembolso
de Cartera

Control de
Crdito

4) Embarque;
5) Facturacin;
6) Verificacin de la factura;
7) Mantenimiento de Cuentas Control, y
8) Operacin del auxiliar de clientes.

Resumen de los Controles Internos

Para resumir esta discusin, un adecuado sistema de control interno
sobre transacciones de ventas y cuentas por cobrar, generalmente
incluir lo siguiente:
Una organizacin estructural que provea la segregacin de las
funciones de crdito y cobranzas, embarques, facturacin,
recepcin de efectivo, contabilizacin de cuentas por cobrar y
mantenimiento de las cuentas control del mayor.
Adecuados procedimientos de autorizacin para la concesin de
crdito.
Una oportuna facturacin a clientes, de todos los embarques
efectuados

Material de Lectura 5
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La utilizacin de documentos de embarque y facturas

prenumeradas, y una poltica para el control de tales nmeros de
serie.
La verificacin independiente de cantidades, precios y precisin
aritmtica de las facturas.

SISTEMA DE FACTURACION

Despachos

Pedidos Facturacin

Caja Cartera

Cobranza

La utilizacin de informacin independiente, para los pases a las

cuentas control del mayor y a los auxiliares de clientes
La sistemtica preparacin de una relacin de cuentas por cobrar,
clasificada por antigedad de saldos, para ser revisada por la
administracin.
La aprobacin de todas las devoluciones, bonificaciones y
cancelaciones de cuentas incobrables, por los ejecutivos
apropiados.
Un efectivo control de las cuentas canceladas.
Informes para uso de la Gerencia
Estos informes, usualmente incluirn una relacin de cuentas por
cobrar clasificada por antigedad de saldos con el importe en
pesos de cada clasificacin expresado como un porcentaje del total
de cuentas por cobrar (indicadores)
Anlisis de cuentas canceladas como incobrables
Anlisis de las solicitudes de crdito presentadas por los clientes,
clasificadas por nmero de aprobadas y de rechazadas.
INVENTARIOS
El Control Fsico
La funcin de recepcin
La funcin de almacenaje
La funcin de expedicin
La funcin de proceso
La funcin de embarque
El Control a base de Registros
El sistema de contabilidad de costos
El sistema de inventarios perpetuos
El sistema de produccin

Material de Lectura 6
 Curso: Control Interno de las Contrataciones del Estado

Procedimientos de Control Interno relativos a Inventarios

Los registros de inventarios pueden correlacionarse con el registro
de pedidos pendientes, mostrando en las tarjetas de inventario las
cantidades que han sido pedidas. Esto contribuir a evitar la sobre
existencia proveniente de la duplicacin de pedidos.
Debern mantenerse registros por separado para las mercancas
en consignacin en bodegas exteriores, con subcontratistas, o
mercancas que por otras circunstancias, se encuentran en otros
lugares. Debern requerirse informes semanales o mensuales de
las personas encargadas de la custodia de tales mercancas, y
efectuarse pruebas selectivas de las cantidades, en caso de que
sea factible. Todos los embarques enviados a tales consignatarios
debern quedar evidenciados por recibidos firmados.
Los procedimientos de informacin debern disearse en forma tal
que faciliten el mantenimiento de una adecuada cobertura de
seguros sobre los inventarios. Las constantes fluctuaciones en la
cantidad y valor de los inventarios crean un problema especial en
cuanto a la obtencin de una adecuada, aunque no excesiva
cobertura de seguros. El continuo reporte de los valores de los
inventarios en las diferentes localidades, facilita tanto la obtencin
de seguros como la presentacin de reclamaciones.
Reportes para uso de la Gerencia
Se pueden citar como casos tpicos de otros reportes internos
relativos a inventarios:
1) Una relacin de los compromisos de compra; 2) Variaciones en los
inventarios y reduccin en precios establecidos; 3) Substanciales
variaciones en precios; 4) Variaciones entre el inventario en libros y
el inventario fsico.
DOCUMENTOS POR PAGAR
GASTOS POR INTERESES Y PASIVOS DE CONTINGENCIA
Designacin por el Consejo de Administracin, de dos o tres
funcionarios que tengan autoridad para la emisin y renovacin de
documentos.
Establecimiento del importe del mximo por el cual los
funcionarios designados pueden emitir un documento.
Mantenimiento de un registro de documentos por pagar que
contenga informacin detallada acerca de cada documento
emitido.
Conciliacin peridica de los documentos por pagar pendientes con
la cuenta de control mayor, por un empleado que no sea
responsable del mantenimiento de los ingresos.
Autorizacin de los comprobantes por concepto de gastos por
intereses tanto por el tesorero como por el contador.
Retencin y archivo de los originales de todos los documentos
pagados.
Reportes para uso de la Gerencia
Mensualmente deben prepararse reportes (o quiz an mas
frecuentemente) por el Departamento de Contabilidad, enlistando

Material de Lectura 7
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todos los documentos por pagar pendientes. Los reportes pueden ser
divididos en varias secciones, como sigue:
Una relacin de los documentos por pagar pendientes a la fecha
del reporte anterior y detalles de cualquier colateral gravado para
garantizar estos documentos.
Una cdula de pagos, de principal e intereses, efectuados durante
el mes en curso. La eliminacin de garantas colaterales sobre
documentos retirados durante el mes deber ser indicaba.
Una lista de nuevos documentos emitidos y antiguos documentos
renovados durante el mes en curso.
Una lista de los documentos actualmente pendientes.
Una comparacin de los gastos por concepto de intereses del mes
en curso y de las cifras acumuladas hasta la fecha con las cifras
correspondientes al ao anterior. Las cifras de gastos por intereses
debern relacionarse con el importe promedio de documentos por
pagar pendientes durante cada perodo.

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