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O economato é responsável pela compra, armazenamento e distribuição de alimentos e mercadorias para as diferentes secções da empresa. Compra produtos de primeira qualidade e armazena-os de forma a preservar a qualidade e evitar a falta de stocks. Faz pedidos com base no consumo médio para manter os níveis adequados sem desperdícios.
O economato é responsável pela compra, armazenamento e distribuição de alimentos e mercadorias para as diferentes secções da empresa. Compra produtos de primeira qualidade e armazena-os de forma a preservar a qualidade e evitar a falta de stocks. Faz pedidos com base no consumo médio para manter os níveis adequados sem desperdícios.
O economato é responsável pela compra, armazenamento e distribuição de alimentos e mercadorias para as diferentes secções da empresa. Compra produtos de primeira qualidade e armazena-os de forma a preservar a qualidade e evitar a falta de stocks. Faz pedidos com base no consumo médio para manter os níveis adequados sem desperdícios.
O economato a seco responsvel no que diz respeito a
alimentos e mercadorias, desde a sua compra at receo, distribuio pelas diferentes seces requisitantes, assegurando sempre uma boa conservao dos produtos armazenados.
Compra de artigos alimentares de primeira
qualidade.
Resumo do papel do ecnomo:
Procede aquisio e transporte de gneros,
mercadorias e outros artigos, sendo responsvel pelo abastecimento da empresa;
Armazena, conserva, controla e fornece s seces as
mercadorias e artigos necessrios ao seu funcionamento;
Procede receo dos artigos e verifica a sua
concordncia com as respetivas notas de encomenda;
Organiza e mantm atualizados os ficheiros de
mercadorias sua guarda, pelos quais responsvel; Executa os inventrios peridicos;
Assegura a limpeza e boa ordem de todas as
instalaes do economato.
Encomenda de artigos alimentares e outras mercadorias
Quando a quantidade de um ou mais produtos diminui, o ecnomo procede elaborao da Nota de Encomenda para o ou os respetivos fornecedores, de forma a no ocorrer a rutura de stock.
Para saber a quantidade a comprar h que ter em considerao o
consumo mdio do produto, o tempo mdio de entrega, o stock mdio exigido com base na taxa de ocupao da empresa ou organizao de algum servio especial, de forma a no ocorrer nenhum desperdcio, devido ao no escoamento das mercadorias ou existncia em stock de uma grande quantidade de produtos ou rutura.
(ateno que no final de cada ms ou elaborao de inventrios
peridicos, as existncias de mercadorias e artigos alimentares / bebidas, dever corresponder ao stock mnimo exigvel para o funcionamento normal da empresa, no entrando nunca em rutura de stock)
Aps o preenchimento da Nota de Encomenda, a mesma dever
ser do conhecimento da Direco e assinada pelo Diretor antes do seu envio (via fax ou encomenda direta na presena do viajante / fornecedor) O preenchimento da Nota de Encomenda, dever ter em conta os seguintes aspetos, antes da sua apresentao ao Sr. Diretor:
Quantidade dos artigos a adquirir;
Nome do fornecedor; Data de requisio; Em caso de alterao do preo do produto, fazer referncia mesma, para conhecimento do Diretor; Assinatura do responsvel pela encomenda.
Mensalmente deve haver uma consulta de preos no mercado, de
forma a avaliar a possibilidade de alterao dos fornecedores, anlise de variaes de preo, oferta de novos produtos.
Os pedidos de cotao podem ser telefnicos, escritos ou verbais,
devendo a Direco ser informada de qualquer variao ou flutuao dos preos, no esquecendo contudo, o binmio qualidade / preo. NOTAS ADICIONIAIS
Para os vinhos mais consumidos existe um maior
stock.
Os vinhos com menor consumo ou aqueles que no
podem estar muito tempo em armazm, como o caso dos vinhos brancos, deve existir um stock relativamente menor, para evitar, por exemplo, que os vinhos fiquem passados ou que existam vinhos com pouca sada (produtos com pouca rotao);
Relativamente aos amenities, procede-se com base no contrato
efetuado com o fornecedor.
Receo e acondicionamento de mercadorias
A empresa deve encontrar-se equipada com uma zona para
receo dos diversos produtos.
Deve-se salientar neste captulo, que se pretende o melhor
aproveitamento possvel do espao do economato, pois o mesmo possui, normalmente, uma rea considerada reduzida. Os inmeros produtos de drogaria e limpeza que so na maioria das vezes txicos e que emitem cheiros ativos que acabam por prejudicar a qualidade dos alimentos, devem-se encontrar num local isolado.
Cabe ao recetor (responsvel pelo economato) ou algum em sua
substituio, devidamente autorizado pela Direco (exemplo: cozinha), ao receber as mercadorias dos fornecedores efetuar a conferncia de acordo com a Nota de Encomenda, conferindo ainda se a mesma vem devidamente acondicionada (prazos de validade, rotulagem correta, condies de transporte, temperatura, caractersticas da viatura) e se o preo acordado ou debitado na guia de remessa/fatura, corresponde ao da encomenda.
So to importantes as condies de transporte da mercadoria,
como a conferncia da Nota de Encomenda (caractersticas, preos e quantidades do produto).
Se as condies acima descritas forem respeitadas, dever-se-
proceder ao transporte imediato e acondicionamento nos respetivos locais das mercadorias, no esquecendo:
No deve existir qualquer caixa de carto no frio ou em
contacto com qualquer produto acondicionado; Nenhum produto deve estar em contacto direto com o cho;
Separar os produtos txicos dos gneros alimentcios.
Deve, ainda, diariamente, o ecnomo manter as arcas e o
economato em perfeito estado de limpeza, retirando eventualmente os produtos estragados para no ocorrer a contaminao de outros em bom estado, comunicando ainda esse facto ao Diretor do estabelecimento.
No caso de ocorrer durante o perodo em que o produto esteve
armazenado a sua deteriorao, por causas externas empresa (exemplo: vinhos passados), o mesmo deve ser devolvido ao fornecedor (com conhecimento da Direco).
Requisies das seces / Programa de stocks / Visitas de
viajantes e fornecedores O ecnomo deve trabalhar em estreita colaborao com as outras seces de forma a conhecer as suas necessidades, devendo ainda ter um dilogo dirio com o Sr. Diretor, de forma a compreender as consequncias das compras, a possibilidade da compra de novos produtos ou mudana (exemplo: qualidade das laranjas do sumo natural servido ao pequeno almoo), novos preos ou promoes.
Os produtos s saem do economato para as seces, mediante
entrega de uma requisio interna. Deve vir descriminado na requisio: a seco requisitante tipo e quantidades do produto data da requisio assinatura do requisitante
O economato est dotado de um programa informtico que regista
as entradas, sadas, quebras e ofertas (de fornecedores) de produtos.
Nesse programa obrigatrio a insero de todas as faturas
referentes a fornecedores (diariamente), devendo no final de cada movimento ser impresso o comprovativo que vai ser arquivado fatura correspondente. Existe ainda a obrigatoriedade de preenchimento das fichas de prateleira dos produtos, sempre que ocorra entrada ou sada de produtos, devendo as mesmas corresponderem aos valores existentes no programa de stocks.
Uma chamada de ateno para eventuais ofertas de produtos por
parte dos fornecedores, que devem ser registadas como se de uma entrada/compra se tratasse.
Relativamente aos viajantes ou representantes de fornecedores,
existem dias em que os mesmos procedem a visitas para eventuais encomendas.
Fundo fixo O fundo fixo do economato dever existir sempre para haver uma disponibilidade imediata para uma compra.
No caso de existirem faturas ou utilizao do mesmo, as faturas
devero estar juntas ao fundo fixo, de forma a totalizar o valor em caixa acima descrito, devendo as faturas ser entregues no escritrio para reposio do fundo fixo (diariamente).
O economato s efetua compras a pronto at 50??? (produtos
em pequenas quantidades) e a fornecedores que no tenham condies de pagamento acordadas at 30 dias (exemplo: LIDL, Modelo, Pingo Doce, ou outros do mesmo gnero).
Todas estas compras, com a devida autorizao da Direco,
devero estar devidamente justificadas e assinadas, acompanhadas de fatura preenchida com os seguintes dados:
Nome da empresa Morada NC:
Ateno: o economato, na ausncia do responsvel, encontra-se