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Metodologa de anlisis del impacto

de la implantacin de SAP/R3 en
una organizacin empresarial:
diseo conceptual SAP/R3

Introduccin Para evitar situaciones que generen insatis-


En la actualidad, y como respuesta a mlti- faccin en la empresa cliente y pueden poner
ples condicionantes, gran par te de las em- en peligro un proyecto extenso tanto en tiem-
presas estn plantendose confiar sus sistemas po como en recursos humanos y monetarios,
de informacin a paquetes de software es necesaria la elaboracin de un proyecto
estandard, tambin conocidos como ERP inicial de Diseo Conceptual de SAP R/3. As
(Enterprise Resource Planning). Estas solu- mismo es importante la metodologa de im-
ciones, que nacieron como respuesta a las plantacin con el objetivo de asegurar el xito
necesidades de informacin financiera en las del cambio tecnolgico en la organizacin
empresas, paulatinamente han incorporado derivado de la implantacin de SAP R/3.
tambin funcionalidades de las reas logsti- Este enfoque, combina la metodologa propia
cas (Ventas, Produccin, Gestin de Materiales, de SAP (ASAP) y la consecucin de resultados,
Mantenimiento) y ltimamente podemos proporciona a la empresa cliente los siguientes
observar como incluyen dentro de su estan- anlisis:
dard las ms novedosas tecnologas (Inter- Definicin de resultados a obtener con la im-
net, Workflow, Gestin Documental). plantacin de SAP R/3 en el entorno empre-
Dentro de estos ERP destaca el producto sarial sujeto al estudio. Beneficios a conse-
Marta Sanz Sanz R/3 de SAP, que tanto por su tecnologa guir derivados directamente de la
Ingeniero de ICAI (1992) y master en como por su cuota de mercado est llamado implantacin y focalizacin de beneficios in-
Manufacturing Engineering & Manage- a conver tirse en el estandard empresarial. directos o no fcilmente identificables.
ment por la Universidad de Birmingham Pero la implantacin exitosa de SAP est Definicin de la estrategia de implantacin,
(UK). Su experiencia profesional es de sujeta a mltiples factores, tanto tecnolgicos orientando el proyecto a la cobertura de los
siete aos en REE (Red Elctrica de como funcionales y organizativos (gestin de procesos empresariales bsicos para el
Espaa) en Gestin de Proyectos, tres equipos, conocimiento del producto, reinge- negocio de la empresa, (incluyendo una visin
aos en DMR (Consultora de Ges- niera, dimensionamiento de mquinas, es- sectorial), su secuencia de implantacin en el
tin y Tecnologas de la Informacin) tructuras, anlisis coste/ beneficio,) que tiempo, y el grado de cobertura final de los
como jefe de proyectos de implanta- hace que muchas empresas no valoren mismos.
cin de SAP/R3 y actualmente es con- adecuadamente el reto que supone la im- Evaluacin de oportunidades para software
sultor senior. plantacin de SAP en su entorno empresarial. complementario a SAP, que cubra las funciona-

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lidades requeridas por la empresa en el rea ello el esfuerzo necesario para la implanta-
de tecnologas de la informacin, y que no cin. Se realiza en aquellos sectores o mer-
estn cubiertas por el estndar de SAP R/3. cados en los que los sistemas de informacin
Alineamiento de la estructura y plataformas no son elemento crucial en la estrategia
tecnolgicas al anlisis del impacto de SAP competitiva de las empresas.
R/3 y software complementario, definicin Implantacin a medida: Es la ms co-
del Modelo Tecnolgico resultante. (Elabora- rriente , consiste en la definicin de un
cin de un mini Plan de Sistemas). modelo de negocio y la adaptacin de la
Anlisis del cambio organizativo por la im- empresa y de SAP R/3 al modelo de negocio
plantacin del producto en la empresa y por la definido.
aplicacin de las mejores prcticas de negocio Implantacin Roll out: Es aquella implan-
(reingeniera). tacin en la que los requerimientos del
Entrega de una visin completa de la solucin sistema SAP R/3 ya estn definidos, normal-
a implantar tanto por el nivel de detalle como mente por la empresa matriz, y por tanto la
por la concrecin para la elaboracin de las implantacin consiste en la adaptacin de
siguientes fases del proyecto, delimitando de este modelo a la situacin especfica de una
esta forma el mbito de los proyectos futuros. empresa en cuestin (Mercado y legislacin
De esta forma se consigue dimensionar del pas).
correctamente la implantacin SAP (Planifica-
cin de Tiempos, recursos, costes,) y lo que Fases y Actividades
es ms importante orientacin del proyecto a El Diseo Conceptual SAP R/3 consta
la estrategia futura de la empresa cliente. de una serie de fases y actividades (ver Fi-
gura 1):
Resultados Organizacin del Proyecto
El resultado de este estudio es beneficioso Anlisis de la situacin actual
para la empresa cliente ya que le proporciona Definicin de requerimientos
los siguientes parmetros para la toma de Elaboracin Modelo Tcnico y Modelo de
decisiones: Negocio
Conciencia a la Alta Direccin del Alcance Anlisis del Impacto Organizativo
del proyecto SAP en la organizacin empre- Gestin de Resultados
sarial y consigue su par ticipacin desde el Elaboracin Plan de Implantacin y Reco-
principio. mendaciones finales
Determina si la empresa continua con la
implantacin de SAP R/3 o por el contrario Ventajas
comprueba que no cumple con las expec- Ahorro: La elaboracin de este Diseo
tativas de la empresa por rendimiento o Conceptual ahorra tiempos en la implantacin
coste.
Facilita la elaboracin de los objetivos a aco-
meter por el equipo de trabajo. Es una gua Figura 1. Diseo Conceptual SAP
para el seguimiento de los resultados a obte-
ner, y la evolucin de los objetivos en el Anlisis del Impacto Organizativo
tiempo.
Adecuada gestin del proyecto para procu- Gestin de resultados
rar los recursos necesarios tanto humanos
como tecnolgicos y financieros.
Modelo
Enfoques Tcnico
Las actividades y documentacin que cons- Organizacin Anlisis de la Definicin de Plan de
tituyen el Diseo Conceptual SAP R/3 de- del Proyecto Situacin Actual Requerimientos Implantacin

pendern del enfoque que cada empresa Modelo


Negocio
cliente aplique a la inversin en SAP R/3.
Se pueden identificar tres enfoques dife-
rentes a una implantacin SAP: Control de Calidad
Implantacin completamente estndar:
Este tipo de implantacin consiste en la
Business Blueprint (ASAP)
adecuacin total de la empresa al funciona-
miento estndar SAP R/3, disminuyendo con

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Figura 2. Organizacin del Proyecto
Sin embargo, conviene definir aquellas fa-
ses o actividades indispensables y comunes a
todo tipo de Diseo Conceptual SAP R/3,
Estructura independientemente del enfoque aplicado o
Organizativa
del tiempo y recursos dedicados al mismo.
Plan Inicial Medidas de
Lanzamiento Estas fases son las que se detallan a conti-
Proyecto Calidad
Estndares
nuacin.
Procedimientos
Fase I: Organizacin del proyecto
El objetivo fundamental de esta primera
fase es iniciar el proyecto y asegurarse de
que existe una visin comn para alcanzar
Tabla 1. Entregables de la Fase I los objetivos del proyecto. Para ello el equipo
SAP producir un Project Statement que
Objetivos Productos: Proyect Statement
contendr:
Iniciacin del Proyecto Detalle estructura organizativa del equipo.
Visin Comn para alcanzar los objetivos Infraestructura necesaria para el Proyecto.
Alcance del proyecto, asunciones y factores
del Proyecto
crticos de xito.
Planificacin del Proyecto.
Estndares y procedimientos.
Miembros de equipo, organizacin, roles y
responsabilidades.
Modelos de Calidad.
Resultados de las reuniones de lanzamiento.
Plan de proyecto: Fases, tareas de los distintos
grupos de trabajo, documentacin/entregables
de las distintas fases, plan de formacin
Presupuesto del proyecto y necesidades.
En definitiva, se intentar conseguir y ase-
gurar que toda persona que se encuentre
Figura 3. Anlisis de la Situacin Actual involucrada, directa o indirectamente, en el
proyecto, conozca los objetivos del proyecto,
los procedimientos a aplicar, sus propias
Proceso de
Negocio
responsabilidades y los factores que son cr-
ticos en la realizacin del proyecto.
Contexto
Organizativo
Fase II: Anlisis de la Situacin
Valoracin de Actual
Sistemas
El objetivo de esta segunda fase es com-
prender y valorar varios aspectos de la orga-
nizacin.
del Sistema R/3, ya que par te del Business El Modelo organizativo existente en la em-
BluePrint (Mtodo ASAP) est ya realizado. presa, las relaciones de poder y distribucin
Calidad: Sienta las bases de control de cali- de la informacin de la empresa (formales e
dad que se llevar a cabo a lo largo de la informales). Si se trata de un grupo empresa-
implantacin. rial habra que recabar informacin sobre las
Flexibilidad y adaptabilidad: En algunos relaciones entre las distintas empresas.
casos no todas las fases o actividades son
necesarias para la realizacin del Diseo Definicin de la estrategia futura
Conceptual SAP R/3. As por ejemplo, en de la empresa
el caso de implantaciones roll out, el es- La dinmica de la operativa actual (Mapa
fuerzo necesario en la realizacin del An- de Procesos) de la empresa cliente. La apli-
lisis de la Situacin Actual o en la defini- cacin de SAP produce cambios en proce-
cin de los Requerimientos es mucho sos, por lo que el diseo futuro del modelo
menor que en implantaciones a medida, ya de procesos debe estar basado en la com-
que el sistema SAP R/3 vendr en gran prensin de la operativa actual.
par te definido por las prescripciones de la El estado actual de los Sistemas de Infor-
matriz. macin, anlisis de la cobertura de las necesi-
Por tanto las fases y actividades a realizar en dades de informacin que tiene la empresa,
un proyecto de Diseo Conceptual depende- deteccin de riesgos.
rn de la situacin y necesidades especficas Alguno de estos anlisis puede no ser
de cada empresa. necesario o no deben realizarse en detalle:

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Por ejemplo si los sistemas de informacin Tabla 2. Entregables de la Fase II
son inexistentes u obsoletos se podra obviar
la ltima fase o minimizarla en extremo. Objetivos Productos
El objetivo principal es comprender varios Contexto Organizativo.
Fase III: Definicin de aspectos de la organizacin empresarial Procesos de Negocio.
Requerimientos Modello organizativo existente en la empresa Valoracin de Sistemas de Informacin.
y relaciones (Formales e Informales).
Cuando una empresa se plantea la inver-
Definicin de la estrategia futura de la empresa.
sin en un ERP es que ha detectado que
Mapa de procesos actual.
los Sistemas de Informacin que posee han
Estado actual de los Sistemas de Informacin.
quedado obsoletos, y no cubren de manera
adecuada las necesidades actuales o futuras
de la empresa, o que el esfuerzo para cu-
brir estas necesidades no es eficiente en la Figura 4. Definicin de Requerimientos
asignacin de recursos o rentable econ-
micamente. La definicin de los requeri-
Recoleccin Identificacin Priorizacin
mientos consiste en la identificacin de Requerimientos Origen Requerimientos
necesidades y exigencias especficas de la
empresa.
Los requerimientos permitirn perfilar la
configuracin objetivo de la estructura, los
procesos y los sistemas de informacin de la Figura 5. Definicin de los Resultados
empresa.
La relacin entre los beneficios de la inver-
Identificacin Cadena de
sin en SAP y los requerimientos puede ser Beneficios Resultados
de dos tipos:
La empresa define en primer lugar una serie
de beneficios a conseguir con la implantacin
de SAP. Posteriormente se definen las carac-
tersticas especficas de la organizacin, pro- Tabla 3. Entregables de la Fase III
cesos y sistemas de informacin necesarias
Objetivos Productos
para que la empresa consiga dichos beneficios
Identificacin de las necesidades actuales y Requerimientos Funcionales y tcnicos.
(Caso I). futuras de los Sistemas de Informacin. Checklist de funcionalidad de SAP.
La empresa define en primer lugar unas Determinacin de las exigencias especficas de Documento de Identificacin de Beneficios.
condiciones y caractersticas indispensables la empresa.
Cadena de resultados Inicial.
de la organizacin, procesos y sistemas de in- Identificar y validar los beneficios de una
formacin. Dadas estas caractersticas se implantacin SAP.
identifican los beneficios posibles que puede Desarrollar estrategia y plan global para la
realizacin de estos beneficios.
obtener la empresa con una implantacin
Identificar las iniciativas de negocio necesarias
ERP (Caso II). para la realizacin de beneficios.
La identificacin de los beneficios de una Consenso de las reas para la medicin de
implantacin de un ERP tiene los siguientes los beneficios.
objetivos: Desarrollo de mtricas de resultados objetivas
Identificar y Validar los beneficios de una y fciles.

implantacin SAP.
Desarrollar una estrategia y un plan global
para la realizacin de estos beneficios. de la implantacin del sistema (Comits de
Identificar las iniciativas de negocio necesa- Direccin, Consejos de Administracin, Jefes
rias para la realizacin de beneficios. de rea, Jefes Departamento).
Conseguir consenso dentro de las reas Una vez identificados y validados estos be-
implicadas a la hora de medir los beneficios. neficios se procede a la construccin de una
Desarrollar mtricas de resultados que sean cadena de resultados inicial que recoger sin
objetivas y fciles de aplicar. entrar en mucho detalle los resultados inter-
La identificacin de resultados se inicia con medios, iniciativas y presunciones que desem-
la comprensin, a partir del anlisis de la situa- bocarn en los resultados finales, es decir los
cin actual, de los principales beneficios espera- beneficios. Durante fases posteriores esta
dos de una implantacin SAP. Estos beneficios cadena de resultados inicial se ir completando
debern ser validados por los responsables y afinando.

Metodologa de anlisis del impacto de la implantacin de SAP/R3 en una organizacin empresarial: diseo conceptual SAP/R3 25
Figura 6. Modelo de Negocio
La elaboracin de los Modelos de Negocio
y Tcnico se inicia con la elaboracin de los
modelos a partir simplemente de los reque-
Modelo de Anlisis Modelo de
Negocio Cobertura SAP Negocio SAP rimientos identificados, sin tener en cuenta la
posible cobertura de la solucin SAP.
Una vez desarrollados los Modelos de Ne-
gocio y Tcnico, se elaborar un informe en
el que se analizar la cober tura de los re-
Figura 7. Modelo Tcnico querimientos funcionales y tcnicos por
parte de la solucin SAP (entendiendo como
Modelo Anlisis Modelo
solucin SAP, el sistema SAP, el software
Tcnico Cobertura SAP Tcnico de SAP complementario y la infraestructura tecnol-
gica necesaria para la implantacin) y la
aparicin de posibles gaps tanto funcionales
como tcnicos.
Los gaps pueden dar origen o bien al des-
Tabla 4. Entregables de la Fase IV arrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefini-
cin del Modelo de Negocio y Tcnico. En este
Objetivos Productos
sentido esta fase tendr un carcter cclico.
Elaboracin del Modelo de Negocio Modelo de Negocio.
y Tcnico partiendo de recogidos en la Tras el anlisis del informe de cober tura
Anlisis de Cobertura SAP.
fase anterior. SAP, se redefinirn los Modelos de Negocio
Modelo de Negocio SAP.
Comparacin con la cobertura SAP. y Tcnicos incluyendo esta vez las implicaciones
Cadena de Resultados Detallada.
Anlisis de los gaps originados: desarrollo derivadas de haber optado por la solucin
de iniciativas o redefinicin del modelo de SAP.
negocio.

Fase V: Plan de Implantacin


Una vez desarrollados los Modelos Tcni-
Ejemplo de identificacin resultados cos y de Negocio, y analizada la viabilidad del
Beneficio: Una empresa quiere aumentar la mismo en SAP R/3, se producir la recomen-
satisfaccin de los clientes en un mercado en dacin de invertir o no invertir en SAP R/3:
el que la fidelizacin del cliente es vector puede que SAP R/3 no se adapte a las nece-
competitivo esencial. sidades de la empresa de forma ptima, y
Necesidades: Muchas de las quejas de los por ello la mejor opcin puede ser adoptar
clientes se refieren al tiempo de envo de otra solucin como por ejemplo seleccionar
mercancas desde el momento de realizacin otro ERP, realizar un desarrollo a medida,
de un pedido, por ello se debe implantar un esperar hasta que SAP desarrolle una solu-
proceso que permita disminuir el tiempo de cin adecuada a la empresa (esto se produce
envo de mercancas. SAP permite gracias a la en muchos casos en los que SAP desarrolla
integracin on-line entre el departamento de soluciones sectoriales).
pedidos y almacn la disminucin del tiempo En el caso de que se decida implantar
de envo. Necesidad = Implantar SAP. SAP R/3 el plan de implantacin es el resul-
Riesgo: La automatizacin hace desaparecer tado final del Diseo Conceptual SAP R/3.
un punto de control (el documento fsico La experiencia viene demostrando que
pedido ya no llega al almacn) y con ello la bsicamente existen tres tipos de Planes de
probabilidad de error en el envo, especial- Implantacin:
mente si no se forma adecuadamente a em- Plan de Implantacin Novedosa: Es la pla-
pleados poco habituados a utilizar herra- nificacin de implantaciones que no dependen
mientas informticas. ni de los sistemas de informacin anteriores,
ni del modelo de negocio anterior: Es como
Fase IV: Elaboracin del Modelo si se implantara SAP de cero.
de Negocio y Modelo Tcnico Estas implantaciones son caractersticas de
Partiendo de los requerimientos funciona- empresas nuevas y que por tanto no tienen
les y tcnicos identificados en la fase anterior ni sistemas de informacin anteriores un ni
se elaborarn respectivamente el Modelo de modelo de negocio predefinido.
Negocio y el Modelo Tcnico de las reas de Plan de Implantacin de Transicin: Es la
la empresa afectadas directa o indirectamente planificacin de implantaciones en la que se
por la implantacin SAP. implanta SAP por fases y en las que por tanto

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el sistema debe convivir durante una etapa Figura 8. Plan de Implantacin
transitoria con sistemas de informacin ante-
riores y con un modelo de negocio anterior Plan de Gestin
a la implantacin. de Resultados
Estas implantaciones de SAP R/3 implican Plan de Consecucin
de Resultados
tener en cuenta aspectos como estrategia
Plan de
de conversin, interfaces transitorias con Implantacin
sistemas anteriores, rediseo de procesos de
negocio, etc.

Plan de Implantacin Global: Es la planifica-


cin de implantaciones en las que se produce Tabla 5. Entregables de la Fase V
un arranque total de la funcionalidad de SAP
Objetivos Productos
R/3 en un solo momento determinado en el
Recomendacin acerca de la inversin en Plan de Implantacin.
tiempo. No hace falta definir interfases tran- SAP R/3. Plan de Consecucin de Resultados.
sitorias o procesos provisionales. Plan de Implantacin. Plan de Gestin de Resultados..
Estos planes son caractersticos de implan-
taciones con un arranque Big Bang o de la
mayora de las implantaciones Roll out.

A partir de los entregables de fases ante- Figura 9


riores se podr definir a que tipo de Plan de
Implantacin corresponde el que se realizar
para la situacin concreta de la empresa
objeto de estudio.
I
Otros aspectos a considerar N E Clientes
T X
La evolucin ha venido marcada por el paso E T Escenarios
CRM B2B
G E
de Sistemas no Integrados Departamentales, ERP R CRM N
A S On-line Store
cuyas caractersticas son: Numerosas interfaces, C I Workplace
Procesos batchs, Mltiples trascripcin de I
N Marketplace
datos, Traspaso de documentos en papel, N
Internet
Duplicidad de datos, Falta de uniformidad de Trading
criterios y conceptos, Mltiples sistemas y Partners

plataformas, Mltiples tecnologas heterogneas APO


a ERPs con Eliminacin de interfaces, Procesos
on-line, Concepto de dato nico, Continuidad Data Warehouse
en los procesos, Mayor interaccin de los
recursos, Uniformidad de la informacin.Aper-
tura hacia otros sistemas o herramientas de
comunicacin (software complementario e de la organizacin, Dependencia del pro-
Internet), Escalabilidad funcional y temporal veedor/instalador.
(incorporacin de nuevas funcionalidades y Las tendencias del mercado de ERPs
procesos as como facilidad de cambios de Soluciones adaptadas al Negocio: Solu-
versin), Oficina sin papeles, Ayuda a la siste- ciones Verticales.
matizacin de la Informacin y a la unicidad Integracin con Nuevas Tecnologas:
del tratamiento de la misma, Normalizacin de - Integracin del Front-Office dentro del
los procedimientos de trabajo en las reas ERP: CRM.
funcionales cubiertas por el ERP. - Integracin completa de la Cadena de
Qu aspectos se deben tener en cuenta a la Aprovisionamiento: SCM.
hora de tomar la decisin de implantar un ERP?: - Integracin de la Cadena de Produccin
Incremento del valor del Negocio median- Optimizada: APO.
te el anlisis y bsqueda de los beneficios - Integracin del DataWarehouse dentro
potenciales que aportar al mismo. del propio ERP: DW.
Anlisis de Riesgo vs. Beneficio del uso - Comercio Electrnico: E-Business.
de ERPs, riesgos tales como Inversin eco- - La oficina sin papeles:Workflow y Gestin
nmica, Esfuerzo de adaptacin y asimilacin Documental.

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