Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
EXCEL 2007
SEMANA 6
TABLA DE CONTENIDO EXCEL 2007
Son muchas las ocasiones en la que la cantidad de datos que se manejan en una hoja de
clculo, dificultan dimensionar algunas de sus particularidades. Poder extraer VISTAS de
subconjuntos de datos se convierte en una excelente colaboracin para el anlisis.
6.2. Competencia
Cuando se hace un jugo de fruta, luego del proceso de licuado se debe utilizar un colador
para filtrar (o separar) el lquido de la pulpa. Este mismo concepto de colador se puede
aplicar a los filtros en Excel.
Los filtros no solo se usan para obtener un grupo de datos, tambin es posible modificarlos,
eliminarlos, cambiar su formato, imprimirlos, etc.
Un conjunto de informacin se define como LISTA cuando cumple con las siguientes
premisas:
La primera fila de una lista debe contener un ttulo por columna, que identifique
los datos que se ingresarn en las columnas (como en el ejemplo del Hotel, cada
columna tiene un ttulo).
En cada celda de una columna solo debe haber datos relacionados entre s (si la
columna tiene el ttulo APELLIDOS, los datos registrados en esa columna slo
deben corresponder a Apellidos, no debe aparecer un valor numrico o una fecha
en esa columna).
No se deben dejar filas vacas entre la fila de Ttulo y el ltimo dato de la lista.
Al aplicar filtros, asegrese de que las columnas a filtrar cumplan con las condiciones de una
lista.
Excel 2007 provee de dos herramientas de filtrado: El Filtro y el Filtro Avanzado. El estudio
del Filtro Avanzado excede el alcance de este curso. En versiones anteriores se refera a
autofiltro como en el equivalente a Filtro.
Prctica 1.
Aunque ya se ha trabajado con listas en esta unidad, se crear una hoja de clculo nueva.
Ejemplo 1: se quiere filtrar por la columna MARCA para que solo se vean los Mazda
vendidos:
Hacer clic en un botn presenta una lista desplegable para seleccin. El filtro muestra
entre otras cosas, que las marcas utilizadas en la lista son Chevrolet, Mazda, Renault y
Volkswagen, todas ellas se ven seleccionadas mediante un visto bueno en la casilla de
la izquierda (debido a que hay un visto bueno en (seleccionar todo), primer tem de
la lista):
Para seleccionar la marca Mazda, se debe hacer clic sobre el visto bueno del primer
tem de la lista, es decir, en el visto bueno asociado a (Seleccionar todo). Con esto se
consigue que no haya ningn elemento seleccionado:
Qu ha sucedido? Lo que se hizo fue pedirle al filtro que solo mostrara esa marca. Adems,
ha cambiado el pequeo tringulo en el botn de filtro que se us, a una imagen , que
indica filtro aplicado:
Ahora se hace ms fcil analizar cmo estuvo la venta de Mazdas, que cuando estaban todos
los datos.
Podra seleccionar toda esa informacin para copiarla (<ctrl.>+C) y luego pegarla en un
documento de Word (abra Word y de <ctrl.>+V) si estuviera haciendo un informe sobre venta
de Mazda.
Para regresar a la lista completa, haga clic en botn asociado a MARCA y observe que
ahora se despliega la venta con algunas cosas diferentes:
Por ejemplo, se ha habilitado la opcin Borrar filtro de MARCA, bastar hacer clic sobre
esta opcin para eliminar el filtro aplicado y que la lista vuelva a mostrar todas las marcas.
Otra forma de volver todo a una vista normal (todas las marcas) es hacer clic sobre la casilla
asociada al elemento (Seleccionar todo) tras lo cual se podrn ver visto bueno en todos
los elementos de la lista. Luego, evidentemente, de deber hacer clic en el botn aceptar
para que se aplique la orden.
Algo ms: es posible seleccionar ms de un tipo de dato de la lista haciendo clic en la casilla
asociada para que aparezca el Visto bueno en tantos elementos como se requiera. Por
ejemplo, podra seleccionar Mazda y Volkswagen.
Ejemplo 2: Luego de eliminar el filtro en MARCA, se desea saber sobre los vehculos ao
2006:
Un informe sobre los carros modelo 2006? Est casi listo despus de revisar esta barra de
informacin.
Adems de ese listado de automviles Ao 2006 (es decir, continuamos con el filtro en la
columna Ao), se quiere saber cules se vendieron en $ 11,000: haga clic en el filtro de
y seleccione el valor pedido.
Para volver a ver la lista de autos Ao 2006 se debe seleccionar la opcin Todos de PRECIO
DE VENTA.
Tenga presente que debe estar seguro que no haya ningn filtro aplicado (botn ) antes
de iniciar un nuevo ejemplo. Elimine los filtros de las columnas PRECIO VENTA y AO. Se
debern ver todos los registros (filas) de la tabla.
Es imposible efectuar esta operacin de filtrado pues si primero se filtra por MODELO Allegro,
cuando se vaya a filtrar por MARCA no aparece Renault. Si primero se filtra por MARCA
Renault, cuando se vaya a filtrar por MODELO no aparece Allegro.
Prctica 2.
Se despliega un cuadro de dilogo que permite hacer filtrados ms complejos que la simple
seleccin. As las cosas, ante una consulta ms compleja, bastar con seleccionar la opcin
que se ajuste a lo que se requiere filtrar.
La consulta es sobre autos con precio de venta mayor o igual que $12.000. As las cosas,
Mayor o igual que se ajusta a lo solicitad. Haga clic en esa opcin:
Ahora lo que resta es darle el valor solicitado, que se podr seleccionar pues Excel ayuda lo
que ms puede:
Elija la opcin Filtro de nmero del filtro asociado a PRECIO DE VENTA y seleccione la
condicin no es igual a (un filtro de este estilo en una columna anula el filtro aplicado
anteriormente, as que no es necesario quitar el filtrado previo que tenga):
Y luego:
Ejemplo 2: Cules autos se vendieron con MODELO que comienza por la letra A?
Elija la opcin Filtro de Texto del filtro asociado a MODELO y seleccione la condicin
comienza por:
Cuando la consulta tiene 2 condiciones, existen dos posibilidades que se deben analizar:
1. Cuando se debe cumplir la condicin 1 y la condicin 2
2. Cuando se debe cumplir la condicin 1 o la condicin 2
Los resultados pueden ser sorpresivos, si no se tiene en cuenta este aspecto al momento de
diligenciar la ventana personalizar:
Ejemplo 1: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta fue de $ 9.200 o de $ 18.000
Elimine cualquier filtro en la tabla. Elija la opcin Filtro de nmero del filtro asociado a
PRECIO DE VENTA , seleccione la condicin es igual a y seleccione el valor $ 9.200:
Ahora, analice la unin lgica de la doble consulta: $ 9.200 o $ 18.000. Significa que se debe
usar el conector lgico , basta con hacer clic sobre l.
Ejemplo 2: Se quiere consultar los autos cuyo precio de venta es mayor a $11.000 y menor o
igual a $ 19.000.
Elija la opcin Filtro de nmero del filtro asociado con PRECIO DE VENTA y registre las
condiciones, asegurndose que el conector Y est seleccionado:
No debe aparecer ningn precio de venta de $ 11.000 o menos, ni tampoco mayor que
$19.000.
Ejemplo 3: La consulta ahora es sobre los autos cuyo precio de venta es mayor o igual a
$12.000 o igual a $9.200:
La consulta ahora es sobre los autos cuyo precio de venta es mayor o igual a $12.000 o igual a
$9.200, para los autos vendidos ENTRE el 4 de enero y 8 de enero de 2008:
Podramos incluso aplicar un tercer filtro (mismas condiciones, para los carros Color Verde,
por ejemplo). En resumen, se pueden aplicar tantos filtros como columnas tenga la tabla de
datos.
Por ltimo, para quitar el Filtro del todo, basta con estar en el men Datos, y hacer clic en
Filtro. Los botones desaparecern y se restablecer todo el contenido del documento.