Organizacin y Mtodos

Caracas, 19/05/2016
 IMPORTANCIA Y NECESIDAD DE LA ORGANIZACIN Y MTODOS.

En trminos generales la empresa se constituye cuando una o ms personas

aceptan como propsito comn producir, vender y obtener utilidades.

De la misma manera, la funcin de Organizacin y Mtodos. Se forma cuando

el gerente de la empresa decide designar a una persona para alcanzar un
objetivo comn: mantener una estructura Orgnica funcional que utilice al
mximo los factores productivos, mediante la implantacin de tcnicas de
simplificacin del trabajo.

Concepto: El papel de Organizacin y Mtodos. Consiste en adecuar todos

aquellos elementos como procedimientos, mtodos, sistemas, comunicaciones,
etc. Con el fin de que la organizacin pueda lograr sus objetivos, de una
manera ms fcil y pueda ser verdaderamente eficaz.

La Organizacin.

Se hace indispensable en toda empresa desde el momento en que surge la

necesidad de administrar los recursos, que en una empresa se pueden
identificar como: Fsicos, tcnicos o tecnolgicos, financieros o econmicos,
humanos, legales o normativos, se presenta el problema de determinar quin
los va a combinar; a quin corresponde asignarlos a los diversos programas de
la empresa; cmo se van a interrelacionar para lograr su ptimo rendimiento;
en qu forma se van a emplear, con el fin de que no permanezcan ociosos y,
en fin, qu decisiones se van a tomar con relacin a ellos, con quin y en qu
momento.
Es una funcin administrativa que consiste en ordenar y agrupar los recursos
que se deben aplicar para determinar el grado de eficacia y rentabilidad del
servicio o actividad, as como su facultad de adaptacin al medio externo.

La organizacin empresarial se concibe para hacer algo, para alcanzar metas

de manera eficiente.
Los Mtodos.

El mtodo se desarrolla en un terreno ms abstracto, no se trata aqu de

instrumentos de accin, sino de caminos del pensamiento.

Para que la empresa pueda alcanzar su organizacin lo debe hacer mediante

la adopcin de un mtodo o modo estructurado u ordenado de actuar, de obrar
o proceder, mediante un compendio de reglas y ejercicios prcticos, estos
procedimientos permiten obtener un resultado deseado y sistematizar los
conocimientos adquiridos, con el propsito especfico de mejorar el proceso
administrativo al cual se aplica.

El mtodo no tiene por objeto encontrar directamente las soluciones, sino

permite que se encuentren. Es un medio de aproximacin, de diagnstico. De
bsqueda de fuentes, de planos de cristalizacin.

Mediante los mtodos se trata en definitiva de obtener soluciones satisfactorias

a los problemas que plantean las actividades encaminadas a la produccin de
bienes o servicios.

El mtodo es el proceso de reflexin abstracta que permite aproximarse a los

problemas de la organizacin, y que deben permitir sealar las modificaciones
deseables.

Definicin de Organizacin. y Mtodos. Es un servicio gerencial, cuyo

objetivo es el de incrementar la eficiencia administrativa de una organizacin,
mediante el mejoramiento de los procedimientos, mtodos y sistemas;
comunicaciones, el control y la estructura orgnica. Su enfoque se orienta
hacia los criterios de eficiencia y racionalidad.

Objetivos bsicos de la funcin de Organizacin y Mtodos.

1. Presentar a la gerencia de la empresa proyectos para el mejoramiento de la

organizacin.

2. Fijar los lmites de autoridad y responsabilidad.

3. Analizar u fijar las funciones de la direccin.

4. Proponer a la direccin sistemas Agiles de control.

5. Mejorar el rendimiento del personal.

6. Minimizar el despilfarro.

7. Maximizar la utilizacin de equipos.

8. Lograr economa de espacio y tiempo.

Ventajas y desventajas

1. Concentra su atencin solo a una o dos tareas, teniendo el tiempo suficiente

para pensar por no estar abrumado con el trabajo rutinario cotidiano.

2. La mentalidad es fresca, la perspectiva es clara, no tiene prejuicios o

intereses personales a favor de la prctica administrativa establecida.

3. No objeta cambios instintivamente, como pueden hacer los que ya trabajan

en la empresa.

4. Su accin es independiente y puede realizar un examen fructfero de

cualquier parte de la organizacin.

5. El examen del sistema se puede hacer a la luz de la experiencia y

preparacin profesional.

Desventajas:

1. La gerencia cumple con muchos asuntos que impiden concentrar su atencin

en este aspecto administrativo nicamente.

2. Un gerente puede tener prejuicios con respecto a los resultados de su

administracin, en ese caso le ser ms difcil ser objetivo.

Naturaleza de la funcin de Organizacin y Mtodos y su personal.

Todas las funciones de la empresa: Produccin, mercadeo, compras, finanzas,

relaciones industriales, seguridad, etc., Se ejecutan por medio de labores
cotidianas que convierten en accin los planes de la direccin de los negocios.

Cada funcin es susceptible de perfeccionarse, o al menos mejorarse,

mediante la asesora de la Organizacin y Mtodos. Caractersticas
fundamentales de la funcin de Organizacin y Mtodos.
1. Organizacin y Mtodos es especializada pues posee un cuerpo integrado
de normas de aplicacin general; adems, constituye una rama concreta y
definida del conocimiento administrativo, y utiliza una metodologa propia y
orientada a obtener los resultados previstos.

2. Organizacin y Mtodos es permanente est dada para mantener un

proceso continuo de desarrollo administrativo; el avance de los

Conocimientos tcnicos y tecnolgicos obligan a una adecuacin sin

interrupciones de la organizacin, si se pretende conservar su nivel de
eficiencia y competitividad frente a otras organizaciones similares, o si se
pretende ofrecer cada vez mejores productos o servicios.

3. Organizacin y Mtodos es consultiva y asesora, de donde se desprende

que no debe tratar de imponer sus actuaciones o soluciones; debe promover y
esperar solicitudes en cuanto a sus servicios.

4. Organizacin y Mtodos es exclusiva, pues solo los encargados de esta

funcin deben llevarla a cabo tal como sucede con otras funciones como la
contabilidad, el presupuesto, el almacn, la tesorera, etc.

El personal encargado de Organizacin y Mtodos.

Es conveniente nombrar una persona exclusivamente para Organizacin y

Mtodos., esta persona debe especializarse en las funciones para que ayude
en el campo de la organizacin y los mtodos de trabajo en todos los niveles.

En principio se hace indispensable que esta persona cuente con un perfil de

compromiso ptimo, adems ser deseable que contara con dos calidades muy
precisas:

1. Calidades intelectuales:

a. Creatividad, supone una imaginacin, pensamiento creativo y aptitud, con el

fin de poder discernir las posibles soluciones. Debe demostrar apertura y
curiosidad, tener un espritu interrogador hacia el qu, cundo, por qu,
donde, y cmo?, no conformarse con respuestas tranquilizadoras sino llegar al
fondo presente y futuro de la cuestin.
La curiosidad bsica que alimenta la creatividad, debe ser complementada con
la capacidad de utilizar la informacin acopiada, por medio de anlisis y la
correlacin de los hechos.

El analista de Organizacin y Mtodos debe abordar toda situacin con espritu

innovador.

b. Pragmatismo, con base en la capacidad creativa del funcionario de

Organizacin y Mtodos se debe impulsar en el realismo, pues no puede en
ningn momento olvidar que no es una actividad artstica, sino que conlleva
una gran responsabilidad empresarial reflejada en los objetivos y las finalidades
perseguidas por la empresa.

Debe reunir cualidades bsicas como: espritu de anlisis y crtico, capacidad

de discusin y de revisin.

Su funcin y competencias laborales lo conducen a proponer la solucin de

conjunto ms juiciosa, con el menor costo posible. Esto supone rigor,
honestidad, imparcialidad e independencia.

2. Calidades humanas:

Es muy importante que el funcionario encargado de Organizacin y Mtodos

cuente con las calidades humanas que permita a sus superiores, colegas,
interlocutores y subordinados acudir a l con agrado.

a. Dominio de las relaciones humanas:

En un alto porcentaje dentro de las organizaciones se cumplen relaciones

humanas, pues toda empresa est constituida por seres humanos y como
consecuencia de su interaccin se dan buenos o malos resultados.

El aspecto ms importante en las relaciones humanas es la comunicacin,

especialmente en lo relacionado con el arte de convencer a toda clase de
interlocutores.

Se debe tener la capacidad de adaptarse a los interlocutores y a las

situaciones, debe poseerse un carcter perseverante.
El segundo aspecto ms importante en las relaciones humanas es la modestia,
no deben existir actitudes prepotentes, se debe procurar la colaboracin y
evitar al mximo la oposicin. b. Animacin en pblico:

El funcionario debe tener la capacidad de dirigir una reunin de cualquier nivel,

y su conocimiento de los temas en discusin debe estar acorde con su
comportamiento, responsabilidad y nivel jerrquico en la organizacin.

c. Trabajo en equipo:

El trabajo en equipo tiene sentido nicamente si cada uno de sus miembros es

fuente de enriquecimiento para los otros miembros del equipo.

El analista de Organizacin y Mtodos debe transmitir sus experiencias y sus

tcnicas de trabajo de manera pedaggica, comenzando por lo bsico.

Actitudes del analista.

El tacto, es otra cualidad con la que debe contar el analista de Organizacin y

Mtodos., debe decir las cosas en el lenguaje apropiado, en el momento
oportuno y en el lugar ms conveniente.

La sencillez, la humildad y un comportamiento cedido a las normas.

Tolerancia, entendiendo que sus ideas y conclusiones pueden enriquecerse

con sugerencias formuladas por empleados con habilidades y aptitudes de
observacin.

Lealtad e identificacin con la tica permitiendo que sus labores merezcan

confiabilidad.

Energa y persistencia en el convencimiento a sus interlocutores, con

argumentos de puntos de vista razonables, los cuales pueden ser modificados
con base en los argumentos del interlocutor.

Conciliador, especialmente en los casos en que se encuentre con puntos de

vista contradictorios entre s, buscando alcanzar el propsito permanente del
equipo, que el resultado sea el trabajo de todos.
Funcin Principal de la Organizacin y Mtodos.

La funcin principal de la Organizacin y Mtodos es ms de persuasin y de

convencimiento mediante la exposicin de las ventajas que significa
Organizacin y Mtodos para el mejoramiento administrativo; y no se debe
intentar la imposicin jerrquica de los resultados de los estudios y anlisis,
relativos a la situacin de la organizacin.

Por lo anterior, la funcin de Organizacin y Mtodos ser eficaz mediante el

cumplimiento de los siguientes requisitos:

1. Aceptacin y apoyo de la alta direccin.

2. Apoyo de los dems funcionarios de la empresa.

3. Seleccin de los proyectos o estudios por emprender.

4. Aspectos psicolgicos.

5. Funciones adecuadas.

La funcin de Organizacin y Mtodos debe ganar su propio espacio con base

en el ofrecimiento de servicios de calidad, y buena consejera; esto se puede
lograr en la medida en que su labor inicial se viese concretada en resultados
tiles, los cuales pueden ser procedimientos mejorados, sin embargo, es muy
importante el convencimiento del encargado de Organizacin y Mtodos acerca
de su propia responsabilidad en la bsqueda de su aceptacin.

Ubicacin y relaciones de la Organizacin y Mtodos dentro de la

empresa.

Ubicacin general.

En la medida que la funcin de Organizacin y Mtodos constituye un

instrumento de cambio y mejoramiento, su ubicacin dentro de la estructura
orgnica debe encuadrarse en el ms alto nivel de la organizacin, por tres
razones fundamentales:

1. La dependencia directa de la gerencia elimina resistencias injustificadas en

cuanto a sus recomendaciones y sugerencias.
2. La segunda implica que una funcin localizada tiene una visin ms amplia y
panormica de la organizacin.

3. El analista puede calcular con mayor certeza los posibles impactos que
tendrn sus recomendaciones en cuanto al mejoramiento administrativo, ya sea
en cuanto a toda la organizacin y sus polticas, ya sea con relacin a una
parte de las mismas, tomando las medidas conducentes para impedir
sobresaltos o dificultades operacionales.

La funcin de Organizacin y Mtodos debe ubicarse donde preste un servicio

eficaz y es obvio que se ubicacin jerrquica en la organizacin trae beneficios
innegables para el xito de su funcin como la eliminacin de resistencias
injustificadas en cuanto a sus recomendaciones y sugerencias, sin embargo
este asunto solamente le compete a la direccin.

Sin embargo, antes que la ubicacin de Organizacin y Mtodos se deben

tener en cuenta principalmente los aspectos considerados como los ms
importantes para el buen desarrollo de la funcin:

-El contenido de la funcin, las responsabilidades que se le asignen, el apoyo

institucional que reciba y la seriedad de sus propuestas, con el fin de mejorar la
actuacin de la empresa o entidad en su conjunto.

-La persona encargada de la funcin Organizacin y Mtodos debe tener

poderes efectivos en todos los niveles, y su campo de accin deber cubrir la
totalidad de la empresa, como todas sus actividades. Cualquiera que sea la
ubicacin, el analista de Organizacin y Mtodos deber tener un jefe al cual
reportarse.
 CONCLUSION

En toda organizacin es indispensable diagnosticar permanentemente su

funcionamiento integral mediante el conjunto de tcnicas administrativas
denominadas ORGANIZACION Y METODOS las cuales permiten proponer
estructuras empresariales y procedimientos administrativos ideales que deben
aplicarse para lograr mayor eficiencia, rentabilidad, innovacin y adaptabilidad
para esa organizacin en su entorno.

La Organizacin y Mtodos es una funcin eminentemente asesora. Sus

actividades se concretan en el estudio de las organizaciones y los mtodos
vigentes en la empresa, esto con la finalidad de introducir mejoras en ellos, y
en el proponer estructuras organizativas y sistemas de trabajo, donde no
existan.

Su rea de trabajo comprende el estudio y mejoramiento de los sistemas, la

organizacin y los procedimientos de las entidades donde realiza el trabajo,
con el propsito de hacerlos ms rpidos y econmicos, o sea, ms eficientes.

Se debe en esta funcin administrativa interactuar y relacionarse

frecuentemente con personas de distinto nivel, de diferentes capacidades
intelectuales, de las ms variadas extracciones sociales y de las ms diversas
actitudes mentales.

Se procura ofrecer elementos de juicio al administrador de empresas en

aspectos relacionados con la importancia y necesidad de la Organizacin y
Mtodos en la empresa, la naturaleza de la funcin, calidades del personal que
trabajar en Organizacin y Mtodos y por ltimo se registran los requisitos que
deben cumplirse para realizar una labor efectiva.
 BLIBILIOGRAFIA

ZAMUDIO A,Pedro.Organizacin Y Mtodos (2010)