Capítulo III Organigramas

MODULO III
FORMULACION DE ORGANIGRAMAS
Objetivo General
El Modulo III busca lograr que los participantes conozcan el proceso de

formulacin de organigramas.
Objetivos Especficos
Se busca que los participantes:
Conozcan la utilidad e importancia de los organigramas.

Distingan las diferentes clases de organigramas y las principales
caractersticas de ellos.
Aprendan a elaborar organigramas, teniendo en cuenta los elementos y
signos para su confeccin.
1.- LOS ORGANIGRAMAS
DEFINICION
El organigrama es a representacin grfica mediante smbolos

convencionales de la estructura orgnica de una Institucin o Empresa.
El organigrama como documento formal reflejar la estructura

administrativa escogida y la interrelacin funcional entre sus
componentes. Se le conoce tambin como cartas o grficas de la
Organizacin.
A travs de los organigramas se trata de representar: la desagregacin

y el agrupamiento de funciones; la estructura y niveles jerrquicos, la
naturaleza de la Unidades Orgnicas, las relaciones de autoridad
responsabilidad, los canales formales de comunicacin, las jefaturas de
unidades, las relaciones entre los cargos, etc.
UTILIDAD E IMPORTANCIA
La importancia de los organigramas radica en que permite observar

como estn dispuestas y relacionadas las partes constitutivas de una
organizacin; as como dar a conocer con precisin el lugar que le
corresponde a cada unidad orgnica y trabajador dentro de la misma.
Particularmente, la aplicacin de los organigramas es importante

porque:
Dr. Jos Rodrguez Arroyo / Email: jrodriguez2@infonegocio.net.pe / Telfono: 225 - 4092

Permite visualizar los niveles jerrquicos y los que tienen poder
de decisin; as como las relaciones de autoridad responsabilidad.
Identifica a las Unidades Orgnicas que conforman la

organizacin (Oficinas, Gerencias, Direcciones, Departamentos,
Secciones, etc.); as como a los cargos desempeados en ellas.
Da a conocer con sencillez, claridad y precisin el lugar que le

corresponde a cada dependencia, grupo y cargo dentro de la
organizacin.
Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos

de analizar los aspectos positivos y negativos de la estructura.
Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de

comunicacin. A continuacin sealaremos algunos de sus usos:
Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita

su comprensin y anlisis.
Para informar a los miembros de la organizacin, la posicin relativa

que ocupan y su relacin con el resto de la estructura.
Para facilitar a las personas que se incorporen a la organizacin, el

conocimiento de la estructura de la misma.
Para informar al pblico ajeno a la Institucin como se encuentra

estructurada la misma.
Los organigramas se disean a fin de cumplir con dos objetivos

primordiales:
Objetivo Tcnico.- Para analizar organizaciones existentes, cambiar

estructuras, planear nuevas organizaciones, capacitar al personal
sobre la organizacin, facilitar el cumplimiento de funciones, etc.
Objetivo de Comunicacin.- Para difundir la existencia, propsitos,

funciones y actividades de la organizacin.
FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA
Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades
administrativas de la institucin al reflejar la estructura organizativa y
sus caractersticas grficas y actualizaciones.
Para el rea de organizacin y sistema o racionalizacin:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente
revisin y actualizacin (en las entidades pequeas y medianas,
generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se

da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de
organizacin.
Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los
estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de
administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de
apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos
los sistemas de personal.
Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin.
Comunicar la estructura organizativa.
Reflejar los cambios organizativos.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA
Ventajas:
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que
sobresalen las siguientes:
Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las
relaciones de trabajo en la compaa, mejor de lo que podra
hacerse por medio de una larga descripcin.
Muestra quin depende de quin.
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura
de una compaa, sus puntos fuertes y dbiles.
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y
medio de informacin al pblico acerca de las relaciones de
trabajo de la compaa.
Son apropiados para lograr que los principios de la organizacin
operen.
Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como
se integran a la organizacin.
Desventajas:
No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los

organigramas, al usarlos no se deben pasar por alto sus principales
defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad

dejando por fuera muchas relaciones informales significativas y
las relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles,
aunque sera posible construirlo con lneas de diferentes
intensidades para indicar diferentes grados de autoridad, sta en
realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems
si se dibujaran las distintas lneas indicativas de relaciones
informales y de canales de informacin, el organigrama se hara
tan complejo que perdera su utilidad.
Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o
como era, ms bien como es en realidad. Algunos
administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la
organizacin es dinmica y permiten que los organigramas se
vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de
autoridad con el status.
2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS
Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas.
POR LA EXTENSIN
Organigrama Analtico
Es el que representa con detalle a todas las unidades
estructurales, e incluye signos convencionales para representar los
enlaces o relaciones de la organizacin. Se utiliza esencialmente
con fines tcnicos.
Organigrama Sinttico
Es el organigrama que muestra las principales unidades
estructurales de la organizacin, as como las relaciones simples
indispensables para que pueda ser comprendido.
POR LA INFORMACIN
Organigrama Estructural o Esquemtico

Es el que representa solamente las unidades estructurales de una
organizacin
Organigrama Funcional
Es el que representa, adems de las unidades, las funciones que
cumple y sus relaciones jerrquicas y de coordinacin,
consignando los propsitos, funciones o actividades de cada
unidad estructural.
Organigrama de Personal o Cargos
Es el que representa una relacin del personal o de cargos
comprendidos dentro de cada unidad estructural, constituyendo un
resumen del cuadro orgnico de personal.
POR LA FORMA DE REPRESENTACIN
Representacin Vertical
Representa con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las
unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una
graduacin jerrquica descendente

En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se
representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por
lneas que representan la comunicacin de responsabilidad y
autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan lneas que
indican la comunicacin de autoridad y responsabilidad a los
puestos que dependen de l y as sucesivamente.
Ventajas:
1. Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas.

2. Indican en forma objetiva las jerarquas del personal.
Desventajas:
Se produce el llamado efecto de triangulacin, ya que, despus

de dos niveles, es muy difcil indicar los puestos inferiores, para lo
que se requerira hacerse organigramas muy alargados. Esto suele
solucionarse:
a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer

nivel lineal y staff de la empresa, y posteriormente hacer para
cada divisin, departamento o seccin, una carta
suplementaria.
b. Colocando a los subordinados de un jefe, cuando son
numerosos, uno sobre otro, ligados por la lnea de autoridad y
responsabilidad que corre a unos de los lados.
Representacin Horizontal
Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan
las estructuras con una distribucin que comienza el nivel mximo
jerrquico a la izquierda y hacindose los dems niveles
sucesivamente hacia la derecha. En este tipo de organigrama los
nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin recuadros,
aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas
Ventajas:

1. Siguen la forma normal en que acostumbramos leer.
2. Disminuyen en forma muy considerable el efecto de
triangulacin.
3. Indican mejor la longitud de los niveles por donde pasa la
autoridad formal.
Desventajas:
Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo

hacerse una sola carta de toda la organizacin, resultan los
nombres de los jefes demasiado apiados y, por lo tanto, poco
claros.
Representacin Mixta: Horizontal Vertical

La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con
el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se
recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un
gran nmero de unidades en la base.
Organigrama Mixto
Representacin Rectangular
Es una alternativa en la cual la importancia de las unidades
orgnicas esta dada por el rea de los recuadros y se organiza
verticalmente.
GERENCIA GENERAL
GERENCIA X
SUBGERENCIA A
SUBGERENCIA B
GERENCIA Y
SUBGERENCIA C
SUBGERENCIA D
SUBGERENCIA E
GERENCIA Z
Representacin Circular o Concntrica
Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad

mxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan crculos
concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de
organizacin. En cada uno de esos crculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con lneas, que representan los canales de
autoridad y responsabilidad.
Secc. Secc.
Secc. Dpto. Secc.
Dpt Dpt
o GER o
Secc.
Secc.
GE GERENCIA
R GENERAL
Dpt Dpt
Secc. o
o Secc.
GER
Secc. Dpto. Secc.
Secc. Secc.
Este tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las

relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que
traducen los organigramas verticales.
Ventajas:
1. Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los

niveles jerrquicos.
2. Eliminan, o disminuyen al menos, la idea del status ms alto o
ms bajo.
3. Permiten colocar mayor nmero de puestos en el mismo nivel.
Desventajas:

Resultan confusos y difciles de leer; que no permiten colocar con
facilidad niveles donde hay un solo funcionario y que fuerzan
demasiado los niveles.
Representacin en Bloque
Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades

en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias
unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos
seleccionados para el grfico.
GERENTE GENERAL
GERENCIA A GERENCIA B GERENCIA C
DIRECCION X DIRECCION Y DIRECION Z
DEPARTAMENTO A DEPARTAMENTO C DEPARTAMENTO E

DEPARTAMENTO B DEPARTAMENTO D DEPARTAMENTO F
Organigrama de Bloque
Representacin Escalar
Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres

de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales
se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical
de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ultima.
Ventajas:
Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.
Desventajas:
Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan

muy sencillos, carecen de la fuerza objetiva de aquellos que
encierran cada nombre dentro de un cuadro, para destacarlo
adecuadamente.

POR SU NATURALEZA
Microadministrativos
Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella

en forma global o a alguna de las unidades que la conforman.
Macroadministrativos
Involucran a ms de una organizacin.
Mesoadministrativos
Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms

organizaciones de un mismo sector.
POR SU MBITO
Generales
Contienen informacin representativa de una organizacin hasta

determinado nivel jerrquico, dependiendo de su magnitud y
caractersticas, por lo tanto, presentan toda la organizacin y sus
interrelaciones; se llaman tambin carta maestra.
Especficos
Muestran en forma particular la estructura de una unidad
administrativa o rea de la organizacin, por lo tanto, representan
la organizacin de un departamento o seccin de una empresa.
POR SU CONTENIDO
Integrales
Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas

de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o
dependencia.
Funcionales
Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades

y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen
asignadas las unidades en el siguiente grfico:

De cargos y plazas
Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto

a cargos, as como el nmero de plazas existentes. Tambin
pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las
plazas.
OTRAS CLASIFICACIONES
Organigrama Formal
Es el que representa a la estructura formal de una organizacin

existente.
Organigrama de Proyecto

Es el que representa a una organizacin que se crea o que se
propone crear.
Organigrama de Levantamiento o Anlisis
Es el que representa la estructura real de una organizacin

existente, se confecciona con la informacin obtenida despus de
un estudio o anlisis administrativo de la organizacin. Es un
organigrama real de momento.
Organigrama Efectivo o Real
Es el esquema de la estructura actual de un organismo tal como

funciona. La estructura est en constante desarrollo y se modifica
cuando el organismo evoluciona.
3.- DISEO DE ORGANIGRAMAS
FACTORES DE LA ORGANIZACIN A CONSIDERARSE
Entre los factores organizativos que consideramos de mucha

importancia para la diagramacin de los organigramas tenemos.
Autoridad y Responsabilidad
Se representa por los niveles jerrquicos. Se considera en forma
descendente la autoridad, en tanto que la responsabilidad en las dos
formas (Ascendente y Descendente). La responsabilidad es
inherente a la funcin que el individuo desempea, luego no se
pierde por delegacin.
Facultad de Mando
Seala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar
decisiones. Existe en todos los niveles de la organizacin en forma
delimitada y regulando las conexiones del mismo nivel.
Jerarquas
Es la importancia, y autoridad con la cual est establecida la
prelacin de unidades orgnicas y cargos en una organizacin. Para
formular organigramas, es necesario se establezca previamente los
cargos por niveles jerrquicos.
Equilibrio Orgnico
Objetivo importante de la organizacin es conseguir el equilibrio
dentro de la misma, es decir conseguir que todas sus partes trabajen
en el mayor rendimiento para la obtencin de la meta propuesta. En
tal sentido el proceso de departamentalizacin debe resguardar el
equilibrio de la estructura.
Bsicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en

cuenta los siguientes aspectos:
Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades
administrativas. Esto ya sea por la nomenclatura, la ubicacin o
el nivel.
Evitar el nmero excesivo de niveles jerrquicos en lo posible.
Asegurar que las personas o unidades identifiquen claramente
ante quien reportan.
Cada funcin necesaria para el cumplimiento de los objetivos del
Organismo deber integrarse a una unidad orgnica.
ELEMENTOS Y SIGNOS CONVENCIONALES PARA CONFECCIONAR

UN ORGANIGRAMA
ELEMENTOS
Para el trazado de un Organigrama deber tenerse en cuenta la

utilizacin de los siguientes elementos, los cuales son pautas
convencionales y en ningn caso reglas universalmente vlidas.
a) Las casillas
Son reas cerradas que representan las diversas unidades

estructurales del Organismo. Estas casillas son generalmente
rectngulos horizontales. La importancia de la unidad graficada
generalmente se manifiesta en el rea del rectngulo as como en la
altura en el plano organizacional.
Los rectngulos a un mismo nivel generalmente sern del mismo

tamao sobre la lnea horizontal.
Puede variar la forma de las casillas, as podr ser de formas

ovoides, alargadas, hexagonales, etc.
Las casillas en lneas punteadas, indican estructuras por crear:
b) Las Lneas continuas
Representan las relaciones directas de autoridad, stas pueden ser

verticales, horizontales u oblicuas:
El espesor de las lneas de las unidades administrativas puede ser

de 0.5 mm y de las lneas de autoridad 1 mm. La lnea de autoridad

o de mando principal, deber diferenciarse de las otras hacindolas
de mayor espesor.
c) Las lneas punteadas
Sealan que existe relacin de coordinacin entre las Unidades.
d) Lneas entrecortadas
Sealan la vinculacin entre unidades orgnicas sin relacin de

subordinacin.
e) Lneas quebradas
La desconcentracin, especialmente la Geogrfica o Territorial se

expresa a travs de una lnea Quebrada.
Ejemplo:
f) Puente
Se utiliza cuando por requerimiento de diseo se cruzan dos lneas

sin que exista conexin entre ellas.
o El organigrama se comprende partiendo de arriba hacia abajo, o

de izquierda a derecha.
SIGNOS CONVENCIONALES
Para llevar a cabo la representacin grfica del organismo, es necesario

utilizar determinados signos convencionales que permitan su
graficacin, los principales son los siguientes:
a) Las lneas de Autoridad
Se presentan generalmente por lneas rectas, que van en ngulos

rectos, en plano horizontal o vertical.
Estas lneas salen de la parte media inferior del rectngulo superior,

(lnea de mando) descendiendo a la parte media superior del
rectngulo inferior que presenta la unidad subordinada.

Sin embargo en la prctica tan bien se considera que la lnea de
autoridad puede llegar por el lado lateral del rectngulo.
b) Las lneas de Participacin
Cuando la funcin de la unidad es de naturaleza consultiva o de

participacin, y no existe dependencia laboral de sus miembros con
la organizacin.
Son las lneas laterales que une a dos rectngulos por sus lados
laterales en forma directa.
c) Las lneas de Asesora
Cuando existe dependencia.

La lnea asesora (a) sale lateralmente de la lnea de autoridad (b) del
nivel asesorado, y va a interceptar a la unidad asesora (c)
(c)
(a) (b)
d) Las lneas de Relacin
Mediante ellas se muestran las relaciones funcionales o

dependencias tcnica o mando especializado. Se representa por
lneas oblicuas que salen de la parte media inferior del rectngulo de
mayor nivel jerrquico, y termina en la parte media superior del
rectngulo inferior que representa a la estructura del grado inferior
de dependencia.

Es preferible omitir en un organigrama, la representacin de las
relaciones funcionales para evitar confusin en la distincin de los
niveles.
e) Lneas de Coordinacin
Se representan con lneas punteadas uniendo las unidades

comprendidas en la coordinacin.
Si la lnea de coordinacin cruza niveles de autoridad, se debe

representar as:

Recomendaciones:
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las

figuras rectangulares, que el que utiliza para trazar estas ltimas.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas
hacia abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-
responsabilidad, adems de crear la impresin de una estructura
con un flujo del trabajo estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar
vinculadas a l por una sola lnea.
Evitar todos los trazos y tramos injustificados.
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo
el organigrama. La importancia o jerarqua de un rgano no se
amplifica marcando ms las lneas.
f) Otros
Cuando existen varias Unidades equivalentes que acten en forma

descentralizada y que por su gran numero no pueden ser graficadas
en un organigrama, stas se pueden abreviar, no graficndolas
todas, si no representndolas en la siguiente forma:
Asimismo, si se quiere expresar la idea de que en un nivel hay varias

Unidades equivalentes, sta se hace de la siguiente manera:
DIVISIN 1 DIVISIN 2 DIVISIN 3
En caso de puestos o unidades iguales, se superponen los

rectngulos. Se pueden graficar de la siguiente forma:

Tambin de la forma siguiente:
Donde el nmero en el segundo recuadro indica el nmero de

unidades superpuestas.
Cuando una Unidad no existe, pero esta programada su

creacin, se presenta as:
Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas

las Unidades Administrativas en forma horizontal sta podr
hacerse en forma vertical como se indica en el ejemplo siguiente:
FORMAS DE REPRESENTAR ALGUNOS RGANOS
Representacin de los rganos de Direccin
a) Cuando una Direccin cuenta con Director y Director Adjunto o Sub-

Director, y cuando ambos comparten la responsabilidad de la
Direccin sin separacin especfica de funciones; en este caso se
representar por un rectngulo divido en dos partes iguales por una
lnea horizontal.
DIRECTOR
SUBDIRECTOR

b) Cuando en una Direccin exista Director y ste delega en el Sub-
Director especficamente algunas responsabilidades de Direccin, de
carcter tcnico y administrativo, con exclusin de las otras, se
representa la Direccin por dos rectngulos separados, uno
inmediatamente debajo y unido por una lnea continua vertical. La
lnea de mando se establece a travs del Sub-Director.
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
c) Los cuerpos colegiados, directivos de funcin determinante e

interpretativa, se representan de la siguiente manera:
1. Cuando se ejerce la presidencia del Consejo se representa por

medio de un rectngulo de mayores dimensiones y ante puesto
en la parte superior, por un rectngulo menor donde se ubica la
Presidencia.
PRESIDENCIA
2. Cuando no se tiene la Presidencia del cuerpo colegiado, pero

participa como secretario o representante de las funciones
ejecutivas, el Consejo se representa por un rectngulo mayor en
la parte superior y la Direccin por otro rectngulo que va en la
parte inferior.
CONCEJO
DIRECCION
3. Cuando la Direccin no participa del Cuerpo colegiado, el

Consejo se representa por un rectngulo que va en la parte
superior y la Direccin por otro rectngula que va en la parte
inferior unido al primero por una lnea vertical de autoridad.
CONCEJO
DIRECCION

Representacin de rganos Consultivos
Los cuerpos colegiados consultivos, de funcin asesora, se representan

por rectngulos ubicados en el espacio funcional correspondiente a las
estructuras de asesoramiento y a la altura de la Alta Direccin.
ALTA DIRECCION ORGANOS

CONSULTORES
Representacin de rganos de Control
Para graficar las unidades de Control y Fiscalizacin en un Organismo,

stas se representan, por medio de un rectngulo en la parte lateral
izquierda de la Alta Direccin seguidos por una lnea continua
horizontal.
UNIDAD DE ALTA DIRECCION

CONTROL
Representacin de rganos de Asesoramiento
La representacin de las unidades de Asesora de un organismo, se

har por medio de rectngulos ubicados en la parte lateral derecha
inferior a la direccin y, unidades por una lnea vertical y horizontal; de
tal forma que la lnea vaya al lado lateral de la unidad asesora.
DIRECCION
ASESORIA
La relacin de asesora es aquella que existe entre unidades que

brindan informacin tcnica o conocimientos especializados a unidades
de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con
una autoridad tcnica derivada de su preparacin y/o experiencia, lo
cual les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios
para resolver un asunto, pero no para transmitrselas como rdenes. En
todo caso pueden elaborar una propuesta a un rgano superior, para
que ste, a su vez, la gire con carcter de orden o mandato. Existen dos
tipos de esta clase de relacin:

Relacin de asesora interna
Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la

estructura organizacional, a los rganos de lnea.
Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos,

materiales, financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin
en el organigrama se suele representar por medio de lneas continuas
de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la
unidad a la cual se adscriben.
Relacin de asesora externa
Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que

aunque forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus
funciones en forma independiente de sta. Su colocacin en el
organigrama se hace a travs de lneas de trazo discontinuo colocadas
perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad de la cual
dependen jerrquicamente.
Debe anotarse que en ambos casos, independientemente de su

dependencia directa, cuentan a su vez con la autoridad tcnica derivada
de su funcin, por lo que pueden apoyar a otras unidades con diferente
adscripcin.
Representacin de rganos de Apoyo
Para el caso de las unidades de apoyo, stas se ubicaran unidas ala

Direccin por una lnea vertical y horizontal, de tal forma que de la lnea
horizontal descienda otra lnea vertical, a la parte media superior del
rectngulo que representa la unidad de Apoyo.
DIRECCION
APOYO APOYO
Representacin de rganos de Lnea
La representacin de las Unidades de lnea o de ejecucin de un

organismo, se har por medio de rectngulos ubicados en las partes
inferiores; de tal forma que de la mitad inferior del rectngulo que
representa a la Direccin baje una lnea en forma vertical sobre la parte
superior media del o los rectngulos que representan a la unidad de
lnea.

DIRECCION
LINEA
Representacin de rganos Desconcentrados
La representacin de la o las Unidades Desconcentradas de un

Organismo se har mediante rectngulos que su ubicacin en la parte
inferior de la grafica que se representan, utilizando para ello los signos
convencionales sealados anteriormente de tal forma que la o las
desconcentradas estn ceidas a la Direccin, por una lnea que baje a
la parte superior media del rectngulo (s) de dicha (s) Unidad (s).
Entre stos y el resto de la organizacin debe trazarse una lnea de eje

para establecer su distincin. Para ampliar el contenido de los rganos
desconcentrados y sus relaciones con el resto de la organizacin se
puede incluir el tipo de organizacin de los rganos desconcentrados,
no slo indicar su existencia.
DIRECCION
UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA UNIDAD ORGANICA

A B C
UNIDAD
DESCONCENTRADA
4.- PAUTAS PARA LA ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS
CAMPOS FUNCIONALES
No existen normas rgidas y uniformes para la elaboracin de

Organigramas. Se sugiere a continuacin algunas reglas
convencionales:
a) Establecer los niveles jerrquicos de la organizacin y que sern

representados por reas diferenciadas:

Ejemplo:
Directorio Consejo
Gerencia General Alcalde
Gerencia Gerente Municipal
Equipo Gerente
Departamento
b) Se recomienda iniciar el trazado de un organigrama siguiendo un eje

funcional de distribucin espacial para la localizacin funcional de las
unidades estructurales.
Campo de las Unidades de Nivel Superior (Nivel de Decisin)
Campo de las Campo de las

Unidades de Unidades de Asesora
Apoyo
Campo de las Unidades de operacin o de lnea.
Pueden ser de lnea Normativos o Ejecutivos de acuerdo a la naturaleza

de la Entidad (Nivel de produccin o prestacin de servicios finales o
intermedios)
Dentro de cada uno de los espacios funcionales anteriores es posible

ubicar a cualquiera de las Unidades estructurales que integran un
Organismo, de acuerdo al tipo de funcin que cumple, as mismo en
cada uno de los espacios es posible resaltar los niveles jerrquicos de
cada unidad, bien por la posicin que ocupe o por el tamao del
rectngulo que lo represente.
c) Las unidades estructurales de mayor jerarqua, se colocarn en las

partes altas de los espacios funcionales y generalmente, stas son
representadas por rectngulos de mayor rea.
Haciendo excepcin de esta regla en los espacios correspondientes

a los rganos de asesoramiento y apoyo.
d) Confeccionar un organigrama implica algo ms que la graficacin de

funciones y responsabilidades, abarca la esfera general de influencia
de algunas unidades orgnicas en comparacin con otras, ente este

sentido las unidades que por lo general forman parte de una
organizacin son los siguientes:
o rganos de Direccin
o rganos de Lneas
o Tcnicos Normativos
o De Ejecucin
o rganos de Control
o rganos Consultivos
o rganos de Asesoramiento
o rganos de Apoyo
e) Dentro de la estructura organizacional podemos ubicar estos

rganos como se muestra en el siguiente grfico:
ORGANOS DE DIRECCION
NIVEL DE DECISIN ORGANOS CONSULTIVOS

ORGANOS DE CONTROL FUNCION DETERMINANTE
ORGANOS
NIVEL DE CONTROL INTERNO DE ASESORIA
NIVEL DE SERVICIOS TCNICOS

NORMATIVOS
ORGANOS FUNCION ASISTENCIAL
DE APOYO ASESORIA Y EVALUACION
NIVEL DE SERVICIOS
GENERALES
ORGANOS DE LINEA
NIVEL DE PRODUCCIN DE SERVICIOS

FUNCION APLICADA O DE EJECUCIN
U OPERACION
f) Los rganos podrn desagregarse en una o ms unidades

orgnicas, de acuerdo con la necesidad debido a la magnitud de
funciones que tiene que desarrollar.
Esta desagregacin convencionalmente puede ser la siguiente:
PARA LA ALTA DIRECCIN
Despacho Ministerial
Despacho del Vice Ministro
Jefatura
Subjefatura
Concejo Municipal
Alcalda
Direccin Tcnica
Presidencia
Gerencia General
PARA LOS ORGANOS DE LINEA
Direccin General/ Gerencia

Direccin / SubGerencia
Divisin
Departamento
Seccin
PARA LOS RGANOS DE ASESORAMIENTO, APOYO Y CONTROL
Oficina General o Inspectora / Gerencia

Oficina y SubGerencia
Unidad
rea
Equipo
g) El desdoblamiento de las unidades orgnicas no requerir

necesariamente seguir el orden mencionado, pues depender de los
criterios siguientes:
Grado de discrecionalidad que se requiere en la toma de

decisiones.
Importancia o trascendencia de las funciones que se asigne a la
unidad orgnica, as como el nmero y naturaleza de las
decisiones.
mbito de supervisin y cobertura de las acciones para
desarrollar.
Poltica de la Institucin referente al nivel de decisin que debe
otorgrsele a la unidad orgnica.
RECOMENDACIONES
1. El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
Ttulos de descripcin condensada de las actividades.
Nombre del funcionario que formul las cartas.

Fecha de formulacin.
Aprobacin (de la autoridad pertinente).
Leyenda, (explicacin de lneas y smbolos especiales).
2. Diferenciar los diversos tipos de unidades administrativas.

3. Evitar duplicacin o superposicin de funciones
4. Limitar el nmero de niveles jerrquicos
5. La autoridad y la responsabilidad debe centralizarse en quien

ejecute la funcin.
6. Los nombres de cada unidad orgnica, debern ser colocados

dentro del respectivo rectngulo, y si por razones de espacio no
alcanzara, se puede colocar a manera de ndice en una parte del
organigrama, colocando nmeros en cada uno de los rectngulos.
7. Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no

contengan un nmero excesivo de cuadros. Los organigramas no
pueden representar un nmero muy grande de elementos de
organizacin.
8. Para representacin de las unidades conviene generalmente usar

siempre rectngulos. El uso de crculos, rombos, elipses u otras
figuras geomtricas debe hacerse evaluando que no hagan ms
difcil la comprensin del organigrama.
9. Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para

simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Adems, en
funcin de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos
aparezcan horizontalmente, as como utilizar rectngulos para
representar las unidades.
TECNICAS PARA LA ELABORACION DEL ORGANIGRAMA
Entre las tcnicas reales para la elaboracin de un organigrama se

deben considerar:
Los datos que deben recogerse:
Debe determinarse el tipo de organigrama que se va a elaborar y el

rea de la institucin que se representa para recoger slo la informacin
necesaria.
Para la elaboracin de un organigrama se debe recoger principalmente

la siguiente informacin:
A. El nmero de personas que trabajan en la institucin o rea a

graficar. sta ser una cifra de control.
B. El nmero de niveles de autoridad que tiene la organizacin o rea a
graficar, partiendo del rgano en que radique la autoridad total y los
rganos que comprenden cada nivel.
C. Los puestos que corresponden a cada rgano.

D. Precisarse con que otros rganos y qu tipo de relaciones tienen
cada uno de los rganos de cada uno de los niveles de la estructura
a graficar.
E. Se requiere informacin sobre las funciones o labores que realice
cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el
organigrama.
Las Fuentes de Informacin:
En el caso de planeacin de una organizacin nueva, las nicas fuentes

de informacin las constituyen los estudios y proyectos realizados.
En el caso de una organizacin existente, las fuentes de informacin

pueden ser:
A. Los Reglamentos y Manuales aprobados

B. Los archivos de la institucin,
C. Los empleados y funcionarios,
La informacin que debe reunirse con este propsito debe referirse a:
Los rganos que integran dichas reas.

El nivel jerrquico que ocupan en la estructura orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan y, en su caso
Los puestos y el nmero de plazas que lo integran.
Los Mtodos de recogerlos:
1. Investigacin documental (a travs de leyes, reglamentos,

reformas, boletines, etc.).
2. Cuestionarios escritos.
3. Entrevistas con jefes y empleados.
4. Observacin directa de los locales en donde se desarrolla el
trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)
NOTA: Lo ideal es usar una combinacin de los cuatro.
Anlisis de Datos:
La informacin recogida debe ser sometida a un procedimiento de

anlisis e interpretacin. Analizada, interpretada y confirmada toda la
informacin, se est en condiciones de proceder a la elaboracin del
organigrama.

AUTOEVALUACION
FORMULACION DE ORGANIGRAMAS.
1.-Los organigramas son importantes porque identifican las unidades

orgnicas que conforman la organizacin y permite visualizar los
niveles jerrquicos, las relaciones de autoridad, responsabilidad.
(V) (F)
Rpta: V
2.-El organigrama analtico es el que representa una relacin de

personal o de cargos comprendidos dentro de cada unidad
estructural. (V) (F)
Rpta: F
3.-El organigrama funcional es el que representa adems de las

unidades, las funciones que cumple y sus relaciones jerrquicas y
de coordinacin,consignando los propsitos, funciones o
actividades de cada unidad estructural. (V) (F)
Rpta: V
4.-Las casillas as como las lneas son elementos utilizados para el

trazado de los organigramas. (V) (F)
Rpta: V
5.-La representacin de unidades de asesora de un organismo se

har por medio de rectngulos ubicados en la parte lateral derecha
inferior a la Direccin. (V) (F)
Rpta: V

Capítulo III Organigramas

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MODULO III

El Modulo III busca lograr que los participantes conozcan el proceso de

Se busca que los participantes:

Conozcan la utilidad e importancia de los organigramas.

1.- LOS ORGANIGRAMAS

El organigrama es a representacin grfica mediante smbolos

El organigrama como documento formal reflejar la estructura

A travs de los organigramas se trata de representar: la desagregacin

La importancia de los organigramas radica en que permite observar

Particularmente, la aplicacin de los organigramas es importante

Dr. Jos Rodrguez Arroyo / Email: jrodriguez2@infonegocio.net.pe / Telfono: 225 - 4092

Identifica a las Unidades Orgnicas que conforman la

Da a conocer con sencillez, claridad y precisin el lugar que le

Se constituye en un valioso medio de estudio y consulta a efectos

Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de

Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita

Para informar a los miembros de la organizacin, la posicin relativa

Para facilitar a las personas que se incorporen a la organizacin, el

Para informar al pblico ajeno a la Institucin como se encuentra

Los organigramas se disean a fin de cumplir con dos objetivos

Objetivo Tcnico.- Para analizar organizaciones existentes, cambiar

Objetivo de Comunicacin.- Para difundir la existencia, propsitos,

FUNCIONES DEL ORGANIGRAMA

Para la ciencia de la administracin:

Para el rea de organizacin y sistema o racionalizacin:

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Para el rea de administracin de personal:

Y en forma general sirve para:

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ORGANIGRAMA

Obliga a sus autores aclarar sus ideas.

No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los

Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad

2.- CLASES DE ORGANIGRAMAS

Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas.

Organigrama Estructural o Esquemtico

POR LA FORMA DE REPRESENTACIN

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1. Son las ms usadas y, por lo mismo, fcilmente comprendidas.

Se produce el llamado efecto de triangulacin, ya que, despus

a. Haciendo una carta maestra que comprenda hasta el primer

Dr. Jos Rodrguez Arroyo / Email: jrodriguez2@infonegocio.net.pe / Telfono: 225 - 4092

Son pocos usados en prcticas, y muchas veces, aun pudiendo

Representacin Mixta: Horizontal Vertical

Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad

Secc. Dpto. Secc.

Secc. Dpto. Secc.

Este tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las

1. Sealan muy bien, forzando a ello, la importancia de los

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Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades

GERENCIA A GERENCIA B GERENCIA C

DIRECCION X DIRECCION Y DIRECION Z

DEPARTAMENTO A DEPARTAMENTO C DEPARTAMENTO E

Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los nombres

Pueden usarse, para mayor claridad, distintos tipos de letras.

Estos organigramas son poco usados todava, y aunque resultan

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Corresponden a una sola organizacin, pero pueden referirse a ella

Involucran a ms de una organizacin.

Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms

Contienen informacin representativa de una organizacin hasta

Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas

Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades