Muchas veces un buen supervisor de proyecto acepta la culpa si el proyecto sale mal, pero esto no

siempre es solo su culpa, tambin afecta otras reas de la organizacin. Por lo que es importante
saber que riesgos dependen mas de otras partes de la organizacin, es decir, aquellos que el
supervisor de proyecto y su equipo no pueden controlar dentro de la organizacin. Pero a pesar de
que estn fuera de su control, lo que se espera del equipo de manejo del proyecto es encontrar
una forma de controlar estos riesgos dentro de la organizacin para tener una mejor medida del
riesgo del proyecto.

A continuacin hablaremos acerca de las diferentes categoras de riesgo que podemos encontrar
dentro de la organizacin.

Planes de Proyecto
Como lo dice su nombre, es la planeacin de pies a cabeza del proyecto. Este debe ser bien
planeado ya que si no se busca la manera de cumplir con todos los objetivos o si esta no esta clara,
el proyecto estar destinado a terminar en fracaso. Esta es unas de las tareas mas difcil que se
enfrenta el supervisor del proyecto y su equipo, ya que tiene el proceso mas interactivo con otras
reas y necesita mucho trabajo. Pero una vez que se tiene un buen y claro plan del proyecto este
tendr un gran impacto en el camino para llevar el proyecto por un buen camino.

Base Pobre de Estimados

Una base de estimados es aquella donde el plan de proyecto se establece; es decir, costos, margen
de rendimiento, fechas para el proyecto, etc. Una manera de saber estos datos es el uso de
informacin pasada acerca de otros proyectos, si es que estos tuvieron metas similares a la del
proyecto en planeacin; estos se conocen como estimados anlogos. Obviamente estos datos
deben ser llevados al tiempo presente y con las estimaciones correspondientes para cumplir las
metas del nuevo proyecto para que sean de utilidad, por ejemplo: Si en el actual proyecto se
deben de tener 40 bosquejos y ser tiene informacin de un proyecto anterior donde se
necesitaban 20 bosquejos y se tom 2000 horas para realizarlos, entonces podramos estimar que
para el nuevo proyecto de 40 bosquejos se utilizaran 4000 horas. Pero no siempre se cuenta con
estos datos, o son datos muy variados para diferentes tareas, en el Cap 12 se hablara mas de como
medir cuando sucedan estos casos.

Algunas practicas que nos llevan a una pobre base de estimados son:

*Usar un factor de complejidad errneo. (Estas son las interrelaciones e interconexiones que
existen)

*Usar informacin incompleta de proyectos pasados

*Dejar una reserva para eventos desconocidos.

*Hacer estimaciones que solo expertos en el rea pueden llevar a cabo.

Omisin de alcances

Por lo general el inversionista fijara alguna o varias metas a las que espera llegar con un proyecto y
espera que el equipo de proyectos se encargue de medir y analizar las la manera para llegar a
cumplir dichas metas. Pero muchas veces se omitan algunas metas al ser consideradas como
innecesarias, sobrevaloradas u otras razones. Pero muchas veces el dejar de considerar una o
varias metas del proyecto nos lleva a un malgasto de recursos tanto monetarios como de tiempo.

Suposiciones incorrectas

Las suposiciones del proyecto son aquellas condiciones que nos delimitan los limites y direccin
del proyecto. Por lo que un correcto manejo de estas ser fundamental para el proyecto, ya que
un mal manejo de estas o una mala documentacin nos llevara a que el proyecto se encuentre
con ms limitaciones de las que se debe tener.

Contingencias Inadecuadas

Si para lograr ciertos objetivos no se cuenta con un plan de accin para cubrir ciertas demoras que
surjan a lo largo de proyecto; es decir no se cuenta con un plan de contingencia adecuado, esto
llevara a que el proyecto salga mal o nos consuma ms recursos de los pensados.

Identificar los Riesgos en la Planeacin de Proyectos

A continuacin enunciaremos una serie de preguntas que nos ayudaran a identificar los diferentes
riesgos de los que hemos estado hablando:

*La informacin de los estimados anlogos es importante y cumple con las especificaciones
correctas y esfuerzo necesario para este proyecto?

*Que tipo de estimacin requiere el proyecto?(anloga, por expertos, etc)

*El proyecto es grande, complejo y riesgoso?

*El proyecto es importante para la organizacin?

*Sera analizado el avance del proyecto por personas externas o internas a la organizacin

*Hay informacin til de proyectos pasados (mas de uno) que nos ayude a tener mejores
estimadores?

*Los factores de complejidad son confiables, si es que se tienen?

*El plan del proyecto incluye el desarrollo de otros riesgos? Si si los tiene; hay plan de contingencia
para estos? Que tanto afectan estos al presupuesto? Son contingencias viables?

*Se tiene en consideracin en el presupuesto el caso de eventos desconocidos? Esta establecido

por los supervisores?
*Que tan confiable es que el equipo tenga bien claro cules son los objetivos del proyecto? Se
aceptan riesgos?

*Se incluyeron la validacin y requerimientos que se requiere para que el producto del proyecto
pueda ser usado?

*Todos los departamentos de la organizacin estn de acuerdo con el proyecto?

*Hay requerimientos que no se han cumplido?

*Cual es el numero tpico de diseos, construccin, numero de iteraciones para un proyecto as?
Se necesita alguna adicional?

*Se han considerado todas las acciones ante el riesgo en los objetivos?

*El proyecto tiene algn riesgo alto que no se haya tratado de mitigar?

* Hay algn riesgo lo suficientemente alto como para tener un plan de contingencia?
Controles de Administracin de Proyectos
Planear, controlar y monitorear los objetivos del proyecto, fechas, costos, etc. Es una parte
fundamental para el xito del proyecto. Varias tcnicas para llevar un control de estas se vern en
el captulo 12.

Administracin Pobre de Riesgo

Si no se tiene bien identificado, manejado, valorado y controlado los riesgos que se pueden tener
a la hora de llevar a cabo un proyecto, estos pueden surgir en cualquier momento y sabotear este.
Por lo que un manejo adecuado del riesgo, como reserva para riesgo y planes de contingencia son
fundamentales para el xito o fracaso de un proyecto.

Control de Costo y Tiempo Inadecuado

Estos se discutirn mas a fondo en el capitulo 12, pero podemos decir que costo-efectividad que
puede tener un proyecto depende mucho del manejo que se tiene a la hora de hacer uso de los
recursos, tanto de tiempo como de dinero. Ya que estos nos ayudara a tener un mejor manejo de
estos y poder utilizarlos de forma eficiente.

Baja Administracin en los Requerimientos

A la hora de llevar a cabo un proyecto se necesita el apoyo de una o varias instancias de la

organizacin y es por eso que se necesita una administracin correcta de estos departamentos
para que se puedan cumplir con los requerimientos que necesita el producto para llevar a cabo el
proyecto.

Mtricas Pobres

El usar informacin que nos d mtricas para ciertos parmetros de informacin es una
herramienta muy importante, ya que si tenemos mtricas confiables estas nos ayudaran a
prevenir riesgos que no tenamos contemplados.

Baja Administracin de Material

Por lo general en los proyectos se necesita de diferentes tipos de material que la organizacin no
puede proveer, es decir vienen de fuentes externas. Si la adquisicin de los materiales no se tiene
bien claro o si su proceso no est diseado para pedir el material necesario para el proyecto, esto
pondra en riesgo el proyecto. Ya que muchas veces los proveedores externos surten a varios
clientes al mismo tiempo, por lo que la organizacin no podra ser uno de sus prioridades.

Identificacin de riesgo en el control de administracin del proyecto

La siguiente lista nos ayudara a encontrar e estos riesgos:

*Las polticas y procedimientos estn a la par del proyecto? Estas siendo llevado a cabo?

*Se debe emplear algn control de administracin para el proyecto?

*El plan para controlar el riesgo en el control de administracin fue claramente explicado y
comunicado?

*Los costos y tiempos son los necesarios para este proyecto?

*Se usan las herramientas de forma correcta y efectiva?

*hay un buen control para llevar a cabo el proyecto?

*Hay un buen control de requerimientos por si hay algn cambio? Hay una lista comparativa de
requerimientos(Deben de, se desea que, es bueno que)?

*Hay algn plan para la cooperacin con diferentes departamentos?

*El proyecto necesita de ayuda externa para llevarse a cabo? Ya se tiene un plan para ello?

*Hay algn riesgo con los proveedores externos?

Comunicacin en el Proyecto
La falta de comunicacin nos puede llevar al fracaso de un proyecto

Prioridades no claras:

Si los miembros del equipo no tienen bien claro cuales son los objetivos y prioridades del proyecto
generara confusin a la hora de planear el proyecto. Ya que no sabrn cuales son las metas
objetivo que mas prioridad tienen y no se podr tener un camino claro para llevar a cabo el
proyecto.

Pobre toma de decisiones:

Si no se toman en cuenta todos los mbitos que afectan al proyecto, entonces a la hora de tomar
alguna decisin para llevar a cabo el proyecto, esta por lo general podra llevar al fracaso al
proyecto o afectarlo de una manera que se retrase o que consuma mas recursos de los necesarios

Rexportes de baja calidad: Si no se lleva acabo un reporte de manera correcta o que este tenga
todas las especificaciones necesarias, no se sabr de manera correcta el avance o las dificultades
que se van generando a lo largo del proyecto

Direccin de equipo pobre: Como bien sabemos si el quipo no est bien direccionado, este
generara resultados incorrectos a los deseados. Es por eso que una buena direccin de equipo es
fundamental para cualquier proyecto.

Identificacin de riesgo en comunicacin del proyecto

*Se entendi bien las prioridades del proyecto?

*Las decisiones de las autoridades y responsabilidades estn bien definidas?

*Quien esta a cargo de las decisiones?

*A quien se necesita consultar para la toma de decisiones?

*A quienes se deben informar a la hora de toma de decisiones?

*Sobre quien cae la responsabilidad a la hora de la toma de decisiones?

*Esta claro la direccin del equipo?

*Como aseguramos que los reportes sean confiables?

*Se necesita algn ajuste de presupuesto?

Liderazgo del proyecto

Entrenamiento inadecuado o desarrollo: Si no se tiene la experiencia o los conocimientos
necesario generara un gran riesgo en el proyecto.

Disfuncin entre el equipo o la organizacin: Si no hay cooperacin entre el quipo o el diferente

departamento necesario para llevar a cabo un proyecto esto generara mayores riesgos en el
proyecto

Pobre distribucin de las tareas: Esto va relacionado con la falta de experiencia o capacitacin para
el manejo del proyecto, por lo que si no se sabe bien que se necesita no se podr repartir las
tareas del proyecto de una forma eficiente y eficaz a los participantes del equipo para que el
proyecto termine en suceso

Como identificar estos riesgos:

*El equipo es capaz de llevar a cabo este proyecto? Han estado en proyecto similares? Algn
miembro necesita ms capacitacin?

*Hay algn problema entre algn o algunos miembros del equipo?

*Se ha explicado bien el proyecto a todos los departamentos involucrados?