PRESENTADO POR LAURA DAHIANA QUINTERO JARAMILLO

SENA
ENSAYO
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Introduccin
El presente escrito se enfoca especficamente al estudio del origen y evolucin del campo
archivstico, las condiciones con las que debe contar un archivo, su importancia y las
cualidades que debe tener el archivista. Toda empresa u organizacin debe poner gran
inters al momento de seleccionar el archivista, ya que es de suma importancia y de mayor
responsabilidad esta labor.
ORIGEN Y EVOLUCIN DE LOS ARCHIVOS
El manejo de la informacin se dio a comienzos de la humanidad, convirtindose en un
control de riquezas y poder. A partir de las culturas de Egipto, civilizaciones de Roma y
Grecia, los arcadios, sumerios y babilonios, se da el inicio a la evolucin del archivo. Este ha
pasado por grandes momentos donde se comenz teniendo registros de documentos
financieros, ms adelante se decidi iniciar una investigacin ms detallada acerca del
archivo; cerca del siglo XIX se toma conciencia de la funcin del archivo y su importancia. Es
all donde se incorpora la tecnologa ya que no solo estn los archivos textuales. Por
consiguiente el archivo es de suma importancia para las organizaciones ya que all se
encuentran aquellos documentos que son fundamentales para la toma de decisiones por lo
que su contenido es de principal ayuda para trmites que requiera la entidad.
CLASES DE ARCHIVOS
Segn el uso de los archivos pueden clasificarse en: Archivo activo que son los documentos
que se encuentran en proceso de consulta. Archivo semiactivo los cuales son documentos
que varan en su periodo de conservacin. Archivo inactivo son aquellos documentos donde
su conservacin es perpetua.
Segn su naturaleza se clasifican en: Archivo pblico los cuales son los documentos
pertenecientes al estado. Archivo privado con inters pblico que son los documentos por
valor agregado como cientficos, de cultura, etc. Archivo privado aquellos documentos que
pertenecen a personas naturales o jurdicas.
El ciclo vital de los documentos determinan las siguientes clasificaciones:
Archivo de gestin es el que pertenece a consulta administrativa por toda la organizacin.
Archivo central los cuales son los archivos de cada dependencia, pero su consulta no es
frecuente. Archivo histrico son todos aquellos documentos que se conservan
permanentemente.
CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS
Encontramos las cualidades de los archivos que tienen que ver propiamente con las ventajas
que este sistema presta a la organizacin, de manera que su correcta implementacin
adiciona elementos de competitividad, la cual tiene 5 caractersticas que son econmicas,
funcionales , tcnicos, simples y exactos.
Econmicos: ahorra costos y personal empleado en bsqueda de documentos. Funcionales
con el fin de consultar los documentos de manera eficiente. Se encuentran los simples que
sirven para identificar el contenido de manera sencilla. Los exactos donde su clasificacin
debe ser concisa para evitar errores. Tcnicos para registrar actividades de la toma de
decisiones del responsable, evitando delegar equivocadamente el personal.
CUALIDADES DEL ARCHIVISTA
Debido a los avances tecnolgicos de informacin y comunicacin llega como consecuencia
una preparacin continua para el profesional de archivstica en procedimientos apoyados
en instrumentos informticos de ciencia cientfica con los cuales se cuentan hoy en da. Es
de igual importancia las cualidades de los archivos como la del personal encargado de estos
entre las cuales tenemos: el orden y la responsabilidad que son bsicamente las ms
sobresalientes ya que se podr observar la eficiencia del personal, al igual que la prontitud
y cordialidad con el fin de que los documentos solicitados se puedan encontrar de manera
inmediata y amablemente y por consiguiente el sigilo profesional y la concentracin para
ejercer con atencin las labores con el fin de evitar errores y ser una persona reservada con
el manejo de la informacin.
Por ultimo contamos con la categorizacin de los archivos los cuales se clasifican de acuerdo
al orden territorial donde se especifica el archivo de la nacin el cual es un ente encargado
de realizar las sanciones y las responsabilidades del archivo, continuamos con la
territorialidad los cuales se divide por clasificaciones y concluyendo esta la organizacin del
estado que se clasifican en: archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, organismos
de control y organismos autnomos.
En conclusin toda la informacin detallada en este documento es de base fundamental
para todas aquellas personas encargadas de manejar los archivos de una organizacin, ya
que facilita un amplio conocimiento claro y preciso para desempear de manera correcta
esta labor de archivista.