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TABLA DE CONTENIDO

Prlogo ................................ ................... ...... ...... ....... ..... .... ............................... ....... .......... XIII

Captulo O. Introduccin a los costos .......................................... :...................................... l

l. Definicin ................................................ ...... .. ..... .... ....... .................. .... .. ....... ..... .......... l
2. Registro del costo ....................... ............. ..... .. ..... ............ .... ............... .. ........... ............. 2
3. Costo directo................................................................................................................. 3
4. Costo indirecto ....................................................................... :...................................... 4
Costo de produccin o servicios variables ....... ... .................................... ..... ... ... ......... 4
Costo de produccin o servicios fijos ................................ ,......................................... 5
5. Elementos del costo ...................................................................................................... 5
Materia prima .... ........... ... ......... ... ...... ...... .. ......... ........... .. .................................. ........ .... 5
Mano de obra................................................................................................................ 6
Otros costos de produccin o servicios ....... .. .. ... ............... ... ............. .... ........ .... .... ...... 6
6. Total del costo de produccin o servicios.................................................................... 6
7. Gastos de administracin .................. ..... ....... .. .. ... .... ..... .. ................................. ... .......... 7
8. Gastos en ventas .................................................................................... :...................... 8
9. Precio de venta.............................................................................................................. 9

Captulo l. Costos generales .............................................................................................. 13

l. Definicin general del costo ................ ........... .. ... ......... .. ................ .............. ...... ... .... .... 13
Pago.............................................................................................................................. 13
Causacin ... .. ....................... ...... ..... .... ............ .. ..... ......... ... ........... .............. ................... 14
Costo indirecto de produccin ..... ..... ....... ..... ....... ......... ...................... .......... .. ..... ... ...... 14
Costo-compra ..... ...... ........ ............ ..... ............ ... .. ... ...... .. ... ....................... .............. .... .... 15
Gasto............................................................................................................................. 15
2. Importancia de los costos ................... ............... .............................................. ....... ...... 15
Clasificacin de costos de venta .. ..... ......... ... ................ .. .................. .... ............ ...... ...... 16
3. Objetivo de los costos .. ............. ....................... .. ........... ... ............. ............ ........ ........ ... 16
Diferencia entre importancia y obejtivo .................................................-,....................... 16
Objetivo general ........................................... ..... ............. ................ .............. .. ............. .. 16
Fijar el precio de venta .................................................................................................. 16
Controlar el mismo costo a travs de sus variaciones................................................... 17
Margen de rentabilidad .................... .............. ....... ......... ...... .............................. ........ ... 19
Porcentaje del margen de rentabilidad........................................................................... 19
Gastos operacionales de administracin aplicados ... .. ... .. .................................. ........... 21
Toma de decisiones ....................................................................................................... 22
Comparar contra el presupuesto los costos reales . ............ ............... .............. .... ... ....... 23
Precio de venta .................... ;......................................................................................... 23
l.
VIII RICARDO RODRIGUEZ VERA TABLA DE CONTENIDO IX

Parmetros internos 23 3. Costeo por orden de produccin................................................................................... 78

Parmetros externos 'I7 4. Costos por procesos .............. .. ....... ....... .. ... ... ... ..... .... ..... ......... .. ....... .. ........... .... ... ..... ... 81
5. Costos estndar ... ..... ... ................ ... ........... .. ... .... .... ... ........... ........ ............... ... ..... ... .... .. 82
Captulo Il. Presupuestos v 31
l. Definicin 31 Captulo VII. Distribucin de los costos hoteleros ............................................................ 83
2. Importancia de los presupuestos 31 l. Definicin ... ... ... .. ... ... ................. .. ...... .. .... .. .... .. .... ...... .. ............................... .. ..... ...... ...... 83
3. Objetivos de los presupuestos 31 2. Tipos de departamentos................................................................................................ 83
Proyectar o planear el ejercicio del perodo o perodos siguientes 31 Departamentos operados .. .... ........... ....... .. .. .... ... .... .... ................... ........ ... .... .... ... ........ .. 83
Coordinar y comprometer a cada departamento o seccin de la estructura empresarial Departamentos mixtos ................. ....... ........ .. ... ...... .. ...... ......... ....................... ..... ........ ... 84
en el cumplimiento del presupuesto 32 Departamentos no operados ......... ....... .. .. .. ... .... .. ....... ... ............... .. ... .. .. ..... ...... ... ........ .. 84
Comparar el presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones 32 3. Parmetros de distribucin o aplicacin .......................................... :............................. 84
Mediante su cumplimiento, verificar la eficiencia administrativa .................................. . 33 Divisin de los parmetros ................................ ............................................................ 84
4. Bases de presupuestacin 33 4. Procedimientos de contabilizacin ......... .. .. ... .... ..... .. ........ ........ ............. ... ..... .... ..... .. ..... 86
Base cero 33 Ciclos de la contabilidad .... ... ............ ......... ... ... ..... ... .... ........... ...................... ... .... ... ..... . 86
Base estadstica 45 Por causacin ................................................................................................................ 89
Depreciacin .. .... .... ..... ......... .......... ........ ... . .. ... ... ..... .... ...... ............ .. ...... ....... .... ...... ..... .. 89
Captulo m. Punto de equilibrio .:( ................................................................................... . 59 Edificios ...... ... ..... ... ..... ........... .. .. ...... ........... ... ..... ... .... ... ........ ... ................ ....... .. .. .... ... ... . 89
l. Definicin 59 Equipos de hoteles y restaurantes .... ....... .. .. .... ..... .. .... .......... ..................... ... .... ....... .. . .. 'X)
2. Presentacin 59 Equipos de comunicacin y cmputo.......................................................................... 93
Gastos pagos por anticipado......................................................................................... 93
Captulo IV. Elementos del costo 65 Reparaciones mayores - edifcios ........ ........ ... .... ..... ... .... ........ .. ..... ..... .. .. .. ....... .... ......... .. 96
l. Valor de los elementos del costo 65 Reparaciones mayores - equipos................................................................................... 96
Fsico - valor 65 Seguros generales .. ..... .. ........... ..... ......... ... .. .... ... .. ....... ..... .. ......... .. ................... ... .. ...... .. 96
Subjetivo - valor 66 Gastos de organizacin y preoperativos . ... ... ... ...... .. .... ..... ... .... ........... .... ... .. ...... ... .. .... .. 99
2. Elementos de costo 66 Uniformes - dotacin a trabajadores ............................................................................. 99
Materia prima y materiales 66 Elementos de ropera y lencera ..................................................................................... 100
Mano de obra 66 Loza, cristal y cubiertera ............................................................................................... 101
Divisin de la mano de obra 67 Gastos de alimentacin al personal - empleados ........................................................... 103
Costos indirectos de produccin o del servicio CIF -CIS 68 Bases para liquidacin .................................................................................................. 103
Pagos ............................................................................................................................ . 68 Causacin de servicios pblicos................................................................................... 108
Causaciones 68 Servicios de acueducto - alcantarillado - aseo .............................................................. 108
3. Registro de los costos 68 Habitaciones ................................................................................................................. 109
Contabilidad - costos integrados 68 Alimentos y bebidas ..................................................................................................... 110
Contabilidad - costos independientes (f)
Lavandera ... .. ..... ... ...... ........... ...... .... .. ... .... .. ... ...... ... ... ........ .. .... .. .... .. ... ......... ..... .. ........ .. 111
Departamento de costos

Captulo V. Clasificacin de los costos .............................................................................. .

l. Definicin
2. Clasificacin
70

71
71
71
.
..
Telfonos.......................................................................................................................
Administracin..............................................................................................................
Medidores por centro de costo .......... ... .... .. ... .... ..... ... .... ........... .. .. ....... ... ..... .. ..... .... .. ....
Aplicacin porcentual sobre ventas.............................................................................
112
112
113
114
Costo directo 72 Servicio de energa ..........:............................................................................................. 115
Costo indirecto 72 Habitaciones ................................................................................................................. 116
Diferencias entre costo directo e indirecto ................................................................... . 72 Alimentos y bebidas ..................................................................................................... 118
Mano de obra directa ................................................................................................... . 72 Lavandera..................................................................................................................... 119
Costos indiI"ectos variables .......................................................................................... . 72 Telfonos....................................................................................................................... 120
Costos indirectos fijos ................................................................................................. . 73 Administracin .............................................................................................................. 121
Aplicacin porcentual sobre ventas ........ ... .. .. .. ... .. . ... ... ................................. .... ... .. ...... 123
Captulo VI. Sistemas de costeo ........................................................................................ . 77 Medidores por centro de costo ..................................................................................... 124
l. Definicin 77 Costo del servicio de telfono ............. ... ... ..... ..... ... .... ... ... ...... ....... ...... .. ..... .. ... ... .... .. ..... 125
2. Costeo por absorcin 77 Gastos de lavandera ......................................................................................... ~........... I'Il
 . 1. ~

X RICARDO RODRIGUEZ VERA TABLA DE CONTENIDO XI

-

Cantidad de prendas procesadas .. ..... ... ........ .... .......... ... .... ..... .. .... .. ... .. .. .. ... ... ... ............ 127 Captulo XI. Recetas Estndar .......................................................................................... . 167
Cantidad de prendas por departamento ...... .... .... .. .. .. .... .... .. .. .. .. .. ...... .. .... .... ... .... ...... ..... 128 l. Definicin ..................................................................................................................... . 167
Habitaciones ... ..... ..... .. .. .......... ... .... ... ...... ..... .... .... ..... ..... .... ..... ... ... .. .. .... ... .... ... ..... ......... 128 Receta fija o estndar 167
Alimentos y bebidas .. ............. ... .... .... .... ...... .... ........... ........ ....... ... .. .. ... .... .... ... ..... ......... 128 Receta estndar comparativa o variable ...................................................................... .. 168
Lavandera..................................................................................................................... 129 2. Conformacin del costo en equivalencia ..................................................................... .. 168
Telfonos........................................................................................................................ 129 Modelo de receta estndar ........................................................................................... . 170
Administracin ........................... ... ... ..... ...... ..... ....... .. .. .. ... ....... ..... .. .. .... .. ..... ... ........... .... 130
Veces de proceso por semana o perodo ...... .... ........... ........ ..... .. ...... ... .. .... ........... .... ..... 130 Captulo XII. Inventarios ... ~.............................................................................................. . 175
Costos por prenda procesada ....................................................................................... 130 l. Definicin ..................................................................................................................... . 175
Determinar el total de dbitos a la cuenta de gastos de lavandera .... .. ....... .... .............. 130 2. Procesos de entradas por compras .............................................................................. .. 175
Determinar el total de prendas procesadas en el perodo.............................................. 131 3. Modelo detallado del PUC de inventarios ................................................................... .. 176
Determinar el costo por prenda procesada.................................................................... 131 4. Procedimiento de compras .......................................................................................... .. 178
Obtener la aplicacin a cada departamento ................................................................... 132 Inventario inicial ........................................................................................................... . 178
Costo propio del departamento de lavandera............................................................... 132 Necesidad de adquisiciones ......................................................................................... . 178
Proceso de informacin y control de prendas . ........................................... 133 Requisiciones o pedidos de ambientes ....................................................................... .. 179
5. Modelo de orden de compra ........................................................................................ . 179
Captulo VIII. Plan nico de cuentas para hoteles, restaurantes y similares -~~............... 139 Estructura de la empresa .............................................................................................. . 180
l. Presentacin .. ............ ... ......... .......... .... .. ... ...... ..... .... ....... .... ..... ... .... ... ... .... ... .... .............. 139 Clase de sociedad ........................................................................................................ .. 180
2.. Determinacin de los parmetros de departamentos ..................................................... 140 Volumen operacional de la empresa ............................................................................. .. 180
3. Plan de cuentas para hoteles, restaurantes y similares.................................................. 141 6. Despacho o compra directa ......................................................................................... .. 180
Compras de contado .................................................................................................... . 181
Captulo IX. Contabilizacin de los costos ..':...................................................................... 149
Compras a crdito a los mismos proveedores ............................................................. .. 181
l. Definicin ...................................................................................................................... 149
7. Entrada a almacen o bodega ........................................................................................ .. 182
2. Mtodos de contabilizacin .......................................................................................... 149
FlujodeEB ................................................................................................................... . 182
Individual ...................................................................................................................... 150
8. Ingresos al sistema ....................................................................................................... .. 183
Comprobantes de diario . .. .. ..... ......... ............. ............ 154
9. Inventario disponible .................................................................................................. .. 183
Captulo X. Taller de costos hoteleros .. ...... ..... ................ ......... ....... ... .. ........... .................. 155 10. Proceso de salidas por remisin o entrega ................................................................... . 184
l. Informacin general para ingresos (ventas).................................................................. 155 Necesidad de alistamiento ............................................................................................ . 184
2. Registro de gastos por: ................................................................................................. 156 Modelo de requisicin ................................................................................................. . 184
3. Informacin de egresos ......... .... .. .............. .... ............ ..... ... ...... ...... ..... ........... ................ 156 Anlisis de aprobacin de la requisin ....................................................................... .. 185
4. Registro de costos y gastos por egresos as:................................................................ 157 Aprobacin y envo a almacn .................................................................................... .. 185
Cuestionario ..... ............... ................ .... ... ...... .. ... .. .......... .... ..... .... .. ......... .... ... ........... .... .. 157 Modelo de formato de remisin ................................................................................... .. 185
5. Informacin para movimiento de inventarios ................................................................ 157 Proceso de produccin ................................................................................................. . 186
Cuestionario .................................................................................................................. 159 Informe de platos y bebidas terminadas ....................................................................... . 186
6. Informacin para mano de obra .... ............... .................. .... ............. ...... .... .... ............. .... 159 Sistema liquida costo .................................................................................................... . 187
Cuestionario .................................................................................................................. 161 Platos disponibles ........................................................................................................ . 187
7. Informacin para depreciacin ...................................................................................... 161. Comanda ...................................................................................................................... . 188
8. Determinar la depreciacin en el anlisis de depreciacin para aplicacin departamental 161 Servicio a varios ambientes ......................................................................................... .. 188
Cuestionario .................................................................................................................. 161 Tiquete de caja, facturacin o recaudo ......................................................................... . 189
9. Informacin para anlisis de gastos por anticipado para aplicar a: ............................... 162 Descaraga de inventarios ............................................................................................. . 189
Cuestionario .................................................................................................................. 162 Inventario final ............................................................................................................. . 189
10. Informacin para anlisis y aplicacin de alimentacin al personal . ... ......... ................. 163 Fin del proceso ............................................................................................................. . 190
Cuestionario .................................................................................................................. 163
11. Informacin para anlisis de consumo de servicios pblicos ....................................... 164 Captulo XIII. Informe de costos y anlisis ...................................................................... .. 193
Cuestionario .................................................................................................................. 165 l. Objetivo ....................................................................................................................... .. 193
12. Informacin para anlisis de aplicacin de gastos de lavandera .................................. 165 2. Informe de costos del departamento de habitaciones .................................................. . 193
Cuestionario .................................................................................................................. 165 3. Anlisis del resultado ................................................................................................... . 195
 .t

XII RICARDO RODRIGUEZ VERA

Indice de eficiencia 196

Participacin del costo de mano de obra por habitacin .................................................... 196
Participacin de seguros por habitacin ....................................................................... 196
Participacin de los servicios pblicos por habitacin ................................................. 196
Participacin de mantenimiento y reparacin de equipos por habitacin ..................... 196
Participacin de adecuacin e instalaciones por habitacin ..................... ,................... 196
Participacin de la depreciacin por habitacin ............................................................ 197
Participacin de materiales para aseo y dotacin de habitaciones ................................ 197
Costo por habitacin de dotacin blancos y ropera..................................................... 197
Costos del lavado de blancos y ropera por habitacin ................................................ 197 PROLOGO
Comparativo de variacin en los costos y presentacin del rendimiento de alta y baja
temporada global, por habitacin .................................................................................. 198
Costos aplicados a hoteles y restaurantes tiene como objevo servir de gua a quienes
Apndice
teniendo conocimiento de la materia, al enfrentarse a un sistema de costos especializados,
Solucin al cuestionario en el informe de costos ....................... 199 no hallan material de ayuda suficiente.

Los costos especializados de hoteles y restaurantes tienen diferencia con relacin a

los costos del sector de produccin por la composicin de sus elementos y el mismo
producto-servicio dispuesto para la venta.

En la industria hotelera el costo se comienza a generar en el momento en que se

registra el husped o se emite la orden de pedido (comanda) de un alimento: es decir, es 1

inmediato tanto el ingreso como el costo. Es as que si un husped transitorio no ofrece 11

garanta por su poco equipaje, se le solicita la cancelacin del servicio de alojamiento

antes de ocupar la habitacin como garanta del ingreso-costo.

Es de gran importancia tener claro el criterio entre costo y gasto como recomendacin
del buen manejo de la terminologa en la contabilidad de costos y general, segn las
nuevas normas del reglamento general de la contabilidad dictadas en los decretos 2649 y
2650 de diciembre de 1993 y los reglamentarios en Colombia, como herramienta para el
contador pblico en su ejercicio profesional y gua de los comerciantes.

Como esta poca requiere de cambios y ajustes en todas las actividades susceptibles
de mejorar, este tratado de costos hoteleros aplicados, presenta el costo real del servicio,
los gastos operativos de administracin y venta, los mrgenes de rentabilidad real y los
presupuestos, contra la diferencia del proceso actual de registro de los costos en el sector.

Su nfasis, es organizacin, implantacin, manejo y control de fa contabilidad de

costos hoteleros y de restaurantes para determinar con mayor precisin el costo real del
servicio de alojamiento por husped y costo real de un plato servido.
El autor

..i'-.-
 CAPITULO O

INTRODUCCIN A LOS COSTOS

l. DEFINICIN

Costo - Coste. Es el valor inicial de una transaccin para un objetivo previsto, que
para entenderlo se describe de varias maneras y/o situaciones, de tal forma que el lector
se asegure de aprender no solo el trmino, sino de su contenido y uso tanto a nivel
personal como empresarial.

De lo bsico a lo macro:
Sencillamente, el alimento que una persona consume, es ,un costo para ella.
Cul es el objetivo Para qu se alimentan los seres vivos?
Cmo se recibe el beneficio del Costo?
Tanquear el taxi de combustible (gasolina, gas) ser un Gasto, NO! ... es el costo
necesario para prestar el servicio y obtener un beneficio, ingreso o utilidad en esta
actividad.
Para producir una mesa se requiere de un diseador, obreros, maderas, pegantes,
clavos, el sitio o taller, herramientas, energa y todos los dems ingredientes necesa-
rios para dar el terminado del producto, que sumados nos presenta el valor del costo
de produccin.
El montaje o establecimiento de un sitio para venta de productos o bienes terminados,
adems de la preparacin del local, requiere de la compra de la mercanca, ese es el
costo inicial.
Adems, para producir y comprar se requiere invertir, por lo cual se debe disponer de
fondos que pueden ser: propios, financiados.

Los fondos propios tienen su origen en los aportantes de capital, en recursos de otras
empresas, en captaciones de dinero fluctuante, etc. y que para la constitucin de la em-
 .1

2
RICARDO RODRlGUEZ VERA CAPTULO O. INTRODUCCIN A LOS COSTOS
3

presa no exigen inters de inversin, pero s esperan un rendimiento de acuerdo con los
proyectos de factibilidad y presupuestos previstos. En este caso no tenemos costo.
Los fondos financiados, dependiendo de los plazos pactados, generan costos financie-
ros, que de acuerdo con el tipo o clase de bienes de larga duracin o de consumo, se
aplican proporcionalmente a las unidades incrementando el costo.
N-.
Segn se define en el Captulo II, costo es la sumatoria de todos pagos y causaciones
en que se incurre para la produccin de bienes o prestacin de un servicio, independiente
de los gastos de administracin y de ventas.
Por lo tanto las erogaciones y causaciones que tengan relacin directa con elabora-
cin de un bien o prestacin de un servicio y quede disponible para la venta o uso se le
llama COSTO.
Cada sistema de costos o costeo requiere de una estructura adecuada, segn el pro-
ducto o servicio. En los mejores tratados de costos se detalla su estudio para aplicacin
empresarial.
Regularmente se habla y escribe sobre costo de produccin como base del estudio
general, pero el sector de servicios es muy importante y tambin genera costos en igual
clasificacin que la fabricacin, por tanto veremos siempre la terminologa de servicios,
como iniciacin al texto.
Para el registro del Costo observamos la siguiente clasificacin de conceptos que
conforman la distribucin de la operacin de fabricacin o prestacin de servicios, para
obtener el costo inicial, as:

Costo Materia prima

2. REGISTRO DEL COSTO Directo Contrataciones
Mano de obra
En toda actividad de intercambio de bienes y servicios por dinero o por canje recpro-
co, existe un costo-inicial. A medida que las transacciones aumentan su volumen, el regis- servicios pblicos
Costos de pro- combustibles
tro, sistemas de control y seguimiento a la informacin se hace ms riguroso, para man- duccin - servi-
Costo de mantenimiento equipos
tener el mximo de confiabilidad al determinar el precio de venta como objetivo primor- cios variables { otros materiales
dial del costo. produccin
o servicio
Un precio de costo mal definido, puede causar graves inconvenientes financieros en
cualquier ente empresarial. Arrendamiento
Costo Costos de pro- Depreciacin
Indirecto duccin-serv- Amortizaciones
La contabilidad de costos es la responsable de la informacin del costo y gasto, por cios ftjos
tanto disea el Plan de Cuentas, el flujograma de informacin de los procesos de produc- Mano de obra direccin
Seguros
cin hasta el producto terminado, de manera que cada proceso se liquide en el momento
Otros cargos fijos
en que el producto se va conformando, para obtener el costo final de terminacin, segn
las rdenes de produccin y/o servicio establecidas. El conocimiento del costo debe ser.
inmediato, pues de ello dependen decisiones como determinar el precio de venta, nego- Decimos costo inicial, como el de produccin, pues al adicionar los gastos de adminis-
ciar o vender rpidamente para obtener la rotacin de inventarios, obtener los ingresos tracin, gastos de ventas, gastos financieros y el margen de utilidad obtenemos el total de
previstos para pagar las obligaciones de la misma produccin, etc. costo y gasto final con el cual se determina el precio de venta.
Por tanto en los diferentes sistemas de costeo, es necesario determinar la informacin
real antes de la misma produccin. 3. COSTO DIRECTO

El registro del costo es la actividad desarrollada en el departamento de contabilidad o Detallando cada uno de los trminos del grfico anterior, el costo directo es el que
de costos, segn las necesidades, tipo de empresa y el sistema establecido como: tiene relacin directa con el producto o servicio en cuanto a su conformacin material y
de servicio, por ejemplo: la madera como materia prima de muebles, los vehculos como
Por orden de produccin
equipos de transporte para la prestacin del servicio de transporte de todo tipo, el algo-
Por procesos dn como materia prima para las telas, todo tipo de contrataciones para prestacin de
Costos estimados servicios, los trabajadores que manipulan los bienes o productos hasta su terminacin, el
Costos estndar conductor de los vehculos que prestan servicios, como mano de obra directa.
Orden de servicio
'
 , ,n '1,

e
1,

4 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO O. INTRODUCCIN A LOS COSTOS 5

Tambin se puede llamar costo primario pues es la base tanto material como econ-
' mica como evidencia del bien o servicio producido o servicio prestado.
La sumatoria de la materia prima y mano de obra se denomina como costo primo,
parte bsica del producto o servicio. *Sinembargo, en algunos servicios como el de
habitacin el costo primo participa en un menor porcentaje con relacin al total del costo
de habitacin, pues los costos indirectos tienen la mayor participacin.
Costos de produccin o servicios fijos
Los costos indirectos fijos tienen gran importancia tanto en el proceso de produccin
o prestacin de servicios como en la operacin general de la empresa, pues son pagos o
causaciones permanentes que independiente de que se produzca o n se registran como
costos.
Los conceptos ms comunes son:

Costos de personal directivo de produccin

Veamos la siguiente conformacin de costos directos - primo
Arrendamientos (edificaciones, maquinarias, vehculos)
Depreciacin
1 camisa % part 1 habitacin o/opart. Serv. % part. .Amortizaciones
Transporte
Seguros
Primo 5.780 83.68% 2.100 11.73% * 60.000 85.71% Impuestos (inmobiliarios de bodegas, talleres de produccin)
Cis 1.127 1632% 15.800 8827% 10.000 1429%
Segn el sistema de costos establecido los costos fijos se aplican por unidad de pro-
C.P. 6.907 100 % 17.900 100% 70.000 100"/o duccin conociendo la cantidad fija de bienes a aplicar, por ejemplo las habitaciones de un
hotel son ftjas y a cada una se aplican costos fijos se ocupen o no, como depreciacin,
seguros, impuestos. La maquinaria de una factora, utilcese o no se est depreciando por
El'costo primo tiene la mayor participacin en el Costo de produccin o servicio. el mismo correr del tiempo. El arrendamiento, se produzca o no, se requiere pagarlo o
causarlo.
4. COSTO INDIRECTO
5. ELEMENTOS DEL COSTO
Se llama indirecto porque no forma parte material del producto o servicio, pero son
pagos y causaciones indispensables en el proceso de fabricacin o prestacin del servi- Dentro de la clasificacin de los costos es necesario detallar los elementos que lo
cio, siendo su participacin importante en la conformacin del costo de produccin o de conforman, aunque ya hemos visto adelante los mismos trminos, como principio para
prestacin de servicios, como se observa en el formato anterior de costos directos, Cis determinar el costo por sus elementos.
(costos indirectos del producto o servicio).
Es necesario comprobar la participacin de cada elemento en el costo, dependiendo
Los costos indirectos requieren de clasificacin especial en el Plan de Cuentas Con- del bien o servicio a estudiar o costear y segn el sistema de liquidacin.
tables y de costos, pues dependiendo del tipo de bienes o servicios, sistemas de costeo y
tipo de empresa el costo por unidad se determina de la informacin all contenida. Materia prima
Mano de obra
Costos de produccin y prestacin de servicios
Costos de produccin o servicios variables
Los costos indirectos variables son los que por razones de la operacin varan propor- Materia prima. Elemento base para produccin de bienes o productos y regular-
cionalmente a la cantidad de unidades o servicios terminados/ prestados en los diferentes mente tiene la mayor participacin en el costo siendo su naturaleza el origen del diseo,
conceptos que intervienen en el proceso (energa, reparaciones, combustibles, etc.). proceso y terminado, por ejemplo, el cuero para zapatos y prendas de vestir.

Segn la orden de produccin o de servicio, la cantidad de unidades, requiere de
mayor o menor consumo de energa en las mquinas de coser sin son confecciones,
implementos para aseo sin son habitaciones de un hotel, repuestos para vehculos en una
empresa de transportes.
En prestacin de servicios la materia prima es la disponibilidad de bienes de uso o
equipos o contratacin de bienes o equipos para la prestacin, por ejemplo, se dispone de
habitaciones en el hotel para el servicio de alojamiento o tambin se puede rentar un
edificio para tal objetivo, se dispone de un barco o se renta para prestar el servicio de
viajes tursticos.
6 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO O. INTRODUCCIN A LOS COSTOS
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.;s:
La materia prima es costo directo, variable y contablemente disponible en la cuenta de En el siguiente diseo parcial se observa la presentacin de la Utilidad Bruta como
inventarios cuya rotacin indica los niveles de produccin. indicativo de lo real contra los presupuestos o proyectos comparativos en todo ente eco-
Mano de obra. Es el valor de la liquidacin de todos los trabajadores que participan nmico, como bases de la mejor gestin administrativa gerencial.
directa e indirectamente en el proceso de fabricacin o prestacin de servicios. La mano
de obra puede ser calificada como el gerente de produccin, ingenieros y profesionales Compaa de Prueba Especial S.A.
necesarios en la operacin, y no calificada como los obreros de operacin directos, indi-
Estado de resultados comparativo
rectos como control de calidad, empacadores y almacenistas. Al 31 de diciembre de 0000
En prestacin de servicios la mano de obra directa es la de trabajadores calificados
que prestan el servicio o se entienden con clientes a nivel de direccin y representacin, REALIZADO PRESUPUESTO VARIA C.
como conductores, gerentes de departamento (bancarios, entidades de salud) y no califi-
VENTAS $ 1.000 $ 1:000 100 %
cados quienes atienden el servicio directo al cliente (vendedores).
La liquidacin de la mano de obra corresponde al departamento de personal donde se COSTOS VENTAS $ 700 $ 650 7.69%
clasifican los diferentes puestos de trabajo para imputar a los departamentos correspon-
UTILIDAD BRUTA $ 300 $350 1429"/o
dientes segn el sistema de costos establecido.
El tiempo laborado se controla a travs de reloj que verifica la hora de entrada, hora %U.B. 30% 35 % -14.29"/o
de salida, permisos autorizados, tiempo extra, de forma que el tiempo laborado se aplique
al producto en tiempo real, para mantener el costo con el mnimo de variaciones ascen-
dentes que disminuyan el margen de rendimiento. Con sistemas directos de control y Como se analiza el resultado aqu presente.
medicin hacia software de Contabilidad y/o costos se obtienen los valores aplicados al
Las ventas se cumplieron el 100%
producto.
Otros costos de produccin o servicios. Como tercer elemento del costo su impor- El costo de ventas se increment en el 7.69 % que conviene tanto al departamento
tancia radica en determinar todos los dems cargos fijos y variables que han participado de ventas, contabilidad y gerencia determinar la razn del incremento.
en el proceso de produccin y prestacin de servicios, que sumados al costo primo, pre-
La utilidad bruta se disminuy en el 14.29% que se observar reflejada en el resul-
senta el total del costo.
tado final, pues la utilidad final (despus de gastos) esperada es mayor.
Dentro de la clasificacin del plan de cuentas contable y/o de costos los conceptos
por pagos y/o causaciones registrados son el valor imputado en la orden de produccin o As los presupuestos son herramientas de primera mano en la gestin gerencial para
de servicio que forma parte del costo. observar el comportamiento y determinar las variaciones tanto negativas como positivas
y tomar las decisiones necesarias para mantener la rentabilidad prevista.

6. TOTAL DEL COSTO DE PRODUCCIN O SERVICIOS
Obtenido el valor de los tres elementos del costo, segn el sistema de costeo estable-
cido, se determina el costo total de produccin o prestacin de servicios.
Es el valor que presentado en el Estado de Resultados muestra la utilidad bruta con el
porcentaje de particip~in tanto del costo como de la utilidad. Hasta este resultado
parcial los costos indican la primera parte de la operacin industrial, comercial o de ser-
vicios de la actividad econmica.
Para determinar el comportamiento del precio de venta respecto de la operacin no es
suficiente, pues como se dijo anteriormente el resultado es parcial, an falta aplicar las
cifras causadas por los gastos de administracin, ventas y financieras.
El Costo de produccin presentado en los Estados Financieros es de gran importan-
cia desde el punto de vista control de Costos, pues estas cifras tanto absolutas como
relativas indican el manejo y/o gestin gerencial, ya que la administracin es la responsa-
ble de los resultados ante los inversionistas, terceros y el Estado.
7. GASTOS DE ADMINISTRACIN
En todo ente econmico de cualquier tipo o sector, se requiere de un estructura admi-
nistrativa que se encarga de la gestin de direccin general desde la Gerencia hasta los
servicios, que causan gastos tanto fijos como variables y que inciden en el resultado de la
empresa. Por esta razn en el momento de la proyeccin o presupuestacin, el valor de
cada uno de los conceptos involucrados en la cuenta general de Gastos de administracin
 '1,
10 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO O. INTRODUCCIN A LOS COSTOS
11

Los gastos financieros dependen tanto del inicio como de la operacin, pues desde un Prctica:
comienzo se puede requerir o no capital de trabajo financiado o dentro de la operacin.
Determinar los siguientes precios de venta obteniendo los porcentajes de participa-
Para el precio de venta se aplican varias frmulas que llegan al mismo resultado, pero cin y utilidad neta antes de impuestos.
siempre verificando los siguientes pasos:

Certificar que la informacin es correcta
Elaborar el presupuesto del producto nuevo con base en los estudios de factibilidad
y mercadeo.
Estudiar las variaciones de los costos y gastos para determinar un precio nuevo de
venta
Establecer las polticas del precio de venta con los factores de: costo ms gastos
de administracin, gastos en ventas y gastos financieros.
Total costo y gasto 1.357 con un margen de rentabilidad del 35%
Costo de produccin 13.513, Gastos de Administracin 4.356, Gastos en ventas
5.702 y Gastos Financieros 8{)1
Costo de produccin 475.381, Gastos de Administracin 142.31 O, Gastos en ven-
tas 198.510 y Gastos Financieros 8.710.
Precio de venta, frmula directa :

Frmula Total de costo y gasto

Precio de venta X 100 Precio de venta
100 - % Rentabilidad
c p X % Rentabilidad
PV = Costo produccin + Donde tomando el primer modelo precio de venta:
100 - % Rentabilidad

Donde: 900
X 100 1.000
900 X 10 100 - 90
PV= 900 + 1.000
100 10 Como se observa esta frmula es directa al presentar el precio de venta con la renta-
bilidad final antes de impuestos.
Para verificar la sumatoria de costos y gastos:
Prctica:
Costo de produccin 700
Gastos de administracin 100 Determinar el precio de venta con los modelos anteriores y observar la diferencia de
agilidad.
Gastos en ventas 100
Total 900

Recapitulando tenemos:
Utilidad bruta 300 30%
Gastos de admon. 100 10 %
Gastos en ventas 100 10%
Utilidad neta 100 10%
%U.N. 10%
.- Que es igual a 100 - 90 1O % como rentabilidad neta antes -de impuestos.
. '

CAPITULO 1

COSTOS GENERALES

l. DEFINICIN GENERAL DEL COSTO

Costo es la sumatoria de todos los pagos y causaciones en que se incurre, para la

produccin de un artculo o prestacin de un servicio, independiente de los gastos de
administracin y venta.

Pago
Son los egresos directos de caja o bancos necesarios para producir un artculo o
prestar un servicio con dbito o cualesquiera de los elementos del costo.

Ejemplo de transaccin y de registro: pago a Ferretera Reina Ltda., repuestos para

caldera, con cheque No. 478794 del Bco. Twis, segn comprobante de egreso No. 49814
por la suma de $114.158 (US $50.51)*.

1110 Bancos 11100509 BancoTWIZ

Fecha Detalles No. como. 1 Debe Haber 1 Saldo
2502 Ch.478794 02 114.158

Cuenta general (control) costos indirectos de produccin o servicio.

6140 Costos de ventas y prestacin de servicios
\nore1es y resrnurames
Fecha Detalles No. comp. Debe Haber Saldo
2502 Cargos S /comp. D. 02 114.158
2802 Cargos SI comp. D. 06 910.000
Cargos SI comp. D. 07 2'010.500

* Las cifras estn expresadas en pesos colombianos. Para su conversin a dlares basta con dividir por 2.260.
 CAPITULO l. COSTOS GENERALES 15
RICARDO RODRIGUEZ VERA
14
Costo-compra
614005054535 Mantenimiento, maquinaria y equipos 1
6140 Costo, se puede definir como el valor que cancela o se compromete a pagar, quien
No. comp. Debe Haber Saldo adquiere o recibe un producto. Segn la filosofa o principio de la contabilidad por partida
Fecha Detalles
Ferretera Reina. Repues. 02 114.158 doble, un solo ente clasifica dos cuentas para sus registros, una deudora y otra acreedora.
2502
Pero el registro de una sola transaccin realmente origina cuatro cuentas simples o
sencillas; pues quien recibe registra en dos cuentas su costo de adquisicin, y quien
Causacin entrega registra en dos cuentas su precio de venta.
Registro de contabilizacin por la causacin de cuotas-valor ya proyectadas como
consecuencia de usos, de maquinaria, o amortizacin de valores pagados anticipadamente, Ejemplo simple: A compra a B por $100 un producto
tales como depreciacin, cuotas de seguros, arrendamientos, etc. Inventarios Caja
Registro de A:
Debe 1 Haber Debe 1 Haber
Se registra con el comprobante de diario reportado por el Departamento de
100 100
Contabilidad el ltimo da del cierre del perodo (mensual, trimestral, etc.).
Registro de B: Caja Ventas
Ejemplo para causar la depreciacin de maquinaria y equipos y amortizacin de seguros
Debe 1 Haber Debe 1 Haber
pagados por anticipado por $2'010.500 y $910.000 respectivamente al departamento de
100 100
habitaciones.
-~,f Con este principio se confirma la relacin con los impuestos para el cruce de cuentas,
614005056010 Depreciacin, maquinaria y equipos
6140 a nivel de grandes contribuyentes en proceso de perfeccionamiento, desde el punto de
~
No. comp. Debe Haber Saldo ~ vista fiscal.
Fecha Detalles
.~rr
07 2'010.500
~1~'
2802 Causada en mes C. D.
Gasto
'i :_:~
~ ;
~l<
Es la sumatoria de todos los pagos y causaciones en que se incurre y necesarios para
614005056515 Seguros la administracin y venta del producto o servicio.
6140
No. comp. Debe Haber Saldo Se clasifican como gasto:
Fecha Detalles
910.000 Administrativos o gerenciales
2802 Causada en mes C. D. 06
Ventas (marketing)
Financieros
Son el apoyo de la produccin, pero independientes tanto contablemente como en su
1592 Depreciacin acumulada 159230 Equipos de hoteles y restaurantes
presentacin financiera, y en los costos incurridos.
No. comp. Debe Haber Saldo
Fecha Detalles
07 2'010.500 2. IMPORTANCIA DE LOS COSTOS
2802 Abonos por causacin

La contabilidad como obligacin y herramienta necesaria en todo ente empresarial

con nimo de lucro o sin l, tiene como objetivo presentar los resultados de la gestin
Gastos pagos anticipados 170520 Seguros operacional y administrativa, en las fechas determinadas en los reglamentos y/o normas
17-05
Debe Haber Saldo mercantiles, reflejando en los Estados Financieros de propsito especial, el estado de costos.
Fecha Detalles No. comp.
Abonos por amortizacin 06 910.000 La contabilidad de costos est en permanente funcin de anlisis para observar las
2802
variaciones en todas las transacciones que se realicen en el proceso de control de
incrementos o disminuciones que justifiquen la rentabilidad real.

Costo indirecto de produccin As el objetivo de la Contabilidad de Costos, es analizar por producto o global, por
departamento de produccin o de servicio, sus variaciones y, de acuerdo con estas, se
Con el ajuste al plan nico de cuentas, sta es la cuenta de los CIF a nivel general de
toman las decisiones y polticas que mantengan. corrijan o mejoren los resultados finales.
produccin o de servicios. Internamente se debera llamar{CIS) Costos Indirectos del Servicio.
16
. 1.

RICARDO RODR!GUEZ VERA CAPTULO l. COSTOS GENERALES 17

La importancia de los costos se evala cuando se obtienen cientficamente y se toman El proceso de costeo se inicia a travs de presupuestos con base cero, pues no existe
como parmetro para determinar el precio de venta de mercado, el margen de rentabilidad archivo de informacin, entonces por la recopilacin de datos externos a la empresa, se
y la utilidad real. conforma un costo estimado.

Clasificacin de costos de venta Este precio de venta lo fijan los funcionarios responsables que, de acuerdo a la estruc-
Dentro de las normas reglamentarias de la contabilidad se da la.importancia a los tura empresarial, mueven el motor de la empresa, que son las ventas.
costos segn los sectores de produccin y de servicios con la siguiente clasificacin: Y la empresa con trayectoria en su objetivo, fija sus precios de venta, comparativa-
mente con los precios de mercado y con los costos proyectados segn los incrementos
Cdigo Nombre de la cuenta
tanto en unidades como financieros.
6 Costo de ventas
61 Costo de ventas y prestacin de servicios El sector de hoteles y restaurantes no dispone de estndares de costeo que determi-
6105 Agricultura, ganadera, caza y silvicultura ne de una manera precisa el costo predeterminado de una habitacin, de un plato o
6110 Pesca cualesquiera otro servicio para fijar el precio de venta.
6115 Explotacin de minas y canteras
6120 Industrias manufactureras Como punto de vista se toma para factor externo, el precio de venta de la competen-
6125 Suministro de electricidad, gas y agua cia, asimilado a la estructura del establecimiento y a la posicin en el mercado.
6130 Costruccin
6135 Comercio al por mayor y al por menor Controlar el mismo costo a travs de sus variaciones
6140 Holetes y restaurantes El costo de un producto o sevicio en sus tres elementos, est sujeto a variaciones por
6145 Transporte, almacenamiento y comunicacin eventos imprevisibles que afectan el proceso, (ejemplo: el corte del flujo elctrico, del
6150 Actividad financiera
agua, etc.).
6155 Actividad inmobiliaria y de alquiler
6160 Enseanza As, dentro del sistema de costeo diseado se detecta la variacin y el objetivo es
6165 Servicios sociales y de salud determinar la razn y el elemento en el que se produjo. Dependiendo de la importancia de
6170 Otras la variacin se disean los correctivos necesarios que eviten la repeticin del mismo
evento en busca de un costo razonable.
3. OBJETIVOS DE LOS COSTOS
Las variaciones se obtienen al comparar el ltimo dato o costo multiplicado por cien,
Diferencia entre importancia y objetivo sobre el costo anterior. Se presenta as, segn la siguiente informacin:
La importancia es la valuacin del conocimiento predeterminado del costo obtenido
por los diferentes mtodos, y los objetivos, son los resultados esperados de la venta de
un producto o prestacin de un servicio. Costo de materia prima de agosto $1.560,oo, de julio $1.500,oo

Objetivo general Agosto (100) $1.560 X 100 4% Es la variacin de agosto con relacin a
Es conocer cunto se debe invertir para producir un artculo o prestar un servicio, para: Julio 1.500 julio.
Fijar el precio de venta
Controlar el mismo costo a travs de sus variaciones
Tomar las decisiones necesarias a nivel del producto o servicio, para mantener la Costo de materia prima de septiembre $1.680,oo, de agosto $1.560,oo
tasa de rendimiento razonable
Septiembre (100) $1.680 X 100 7 .6 9% es la variacin de septiembre con
Comparar contra el presupuesto los costos reales.
Agosto 1.560 relacin a agosto
Fijar el precio de venta
Una empresa que inicia operaciones, al determinar el costo del producto o servicio,
aplica el objetivo ms importante para fijar el precio de venta y comenzar a participar
del mercado disponible.
 18 RICARDO RODRlGUEZ VERA CAPTULO l. COSTOS GENERALES
19

Modelo comparativo de un producto en cuatro (4) meses con todos los elementos del costo: Para lo cual la gestin de operacin debe mantener control permanente en todo el
Producto: churrasco de 250 gramos proceso, desde la compra, la venta y el recaudo de los dineros.

Elemento Julio Agosto /o* Sep. /o* Oct. /o* b. Para cumplir con el objetivo de mantener el margen de rentabilidad a travs del
Materia prima 1.500 1.560 4,00 1.680 7,69 1.800 7,14 conocimiento de las variaciones del costo y el gasto, en este mismo modelo, obser-
Mano de obra 300 343 14,33 353 2,91 360 1,98 vamos la variacin del margen de utilidad operacional en cada mes.
CIS 225 234 1,00 252 7.ffl 270 lli
Costo produccin 2.025 2.137 5,53 2.285 6,92 2.430 6,34 Margen de rentabilidad
Gastos Admn. 365 385 5,48 411 6,75 437 6,33
343 1J2. 364 .ill. Matemticamente es la diferencia entre el precio de venta establecido o a establecer,
Gastos de venta 304 320 ~
2.842 5,49 3.039 6,93 3231 6,32 segn los parmetros internos y externos optados, y el total del costo y gasto que se
Total costo-gasto 2.694
determina como:

PV: precio de venta

De la anterior presentacin de variacin se puede concluir:
TCG: total costo y gasto
a. Si se mantiene el precio de venta igual:
. No se conoci el costo real en el momento
MR: margen de rentabilidad

. Por polticas de venta

PV - TCG - = MR = 5.000 - 2.694 = 2.306

. Por la misma falta de informacin oportuna Y segn modelo:

Costo de produccin $2.025
Por lo tanto la tendencia de incremento es permanente, mientras inversamente pro- Gastos de administracin 365
porcional la utilidad disminuye, como se presenta el modelo de estado de resultados. Gastos de ventas 304
Estado de resultados comparativos Total costo y gasto $2.694
Producto: churrasco Margen de rentabilidad 2.306
% del margen de rentabilidad 85.59%
Conceptos Julio Agosto Septiembre Octubre Precio de venta 5.000
Precio venta 5.000 5.000 5.000 5.000
Costo venta 2.025 2.137 2.285 2.430 Para un modelo ms sencillo de entender, un producto X con el precio de venta de
Utilidad bruta 2.975 2.863 2.715 2.570 $150, donde el total de inversin o costo y gasto es de $100, el margen de rentabilidad es
% de costo 40,5 42,74 45,7 48,6 $50 en nmeros absolutos.
% utilidad bruta 59,5 57;2.6 54,3 51,4
Gastos admn. 365 385 411 437 Pero como los anlisis se representan a travs de porcentajes, es importante saber
Gastos de venta 304 320 343 364 qu es el porcentaje del margen de rentabilidad.
Utilidad operacional 2.306 2.158 1.961 1.769
%U.O. 46,12 43,16 39;2.2 35,38 Porcentaje del margen de rentabilidad
Es la cifra relativa porcentual que representa al margen de rentabilidad, y que se
Resumen de variacin de julio a octubre: determina como el MR por cien, sobre el TCG y que indica en cunto se incrementa la
inversin o TCG para llegar al precio de venta.
Del costo de venta 20% de incremento
En utilidad bruta 13.65% disminucin % MR = MR (100) 2.306 X 100
En utilidad operacional 23 .28% disminucin 85.597624 %
TCG 2.694
Posibles justificaciones en la variacin del costo: Para verificar el % MR se expone el TCG por l ms el % de MR que segn la
Desperdicios por descuido en el control del gramaje por porcin. 1informacin del mes de julio como modelo del MR y el% MR se recapitula as:
Mayor precio de compra en la materia prima (carne).
Posibles sustracciones de materia prima {hurto)
,7.
Posibles prdidas en los ingresos (ventas)
 l
. l.

RICARDO RODRlGUEZ VERA CAPTULO l. COSTOS GENERALES 21

20

..- Conceptos
Costo primo
Valor
$1.800
_m
% Part.
88.88
11.12
Modelo de aplicacin de los gastos de administracin en un hotel
Hotel Pepe's Ltda.

.....-....---
CIS 100 Ingresos (ventas) % Part.
Total costo de produccin $2.025
365 18.02 Alojamiento 2.600 48,689
Gastos de administracin
___JQ4 15.01 Alimentos ybebidas 1.800 33,708
Gastos de ventas
Total costo y gasto $2.694 Lavandera 540 10, 112
Margen de rentabilidad 2.306 Telfonos 400 7 491
85.5976% Total 5.340 100
%MR
Precio de venta $5.000

....... PV = TCG (1 + %MR)

= 2.694 X 1 + 85,5976 %
= 2.694 X 1,855976 = 5.000
Se presenta la porcin de ventas por cada departamento operativo como base de
aplicacin .

....
~
Luego el % de MR es el factor que indica la fluctuacin tanto de los costos y gastos
como del margen de rentabilidad para tomar decisiones tanto de controles como del
precio de venta.
Departamento Ventas
Hotel Pepe's Ltda.
Estado de resultados departamentalizado
al 31 de diciembre de 2001

Costo Costo Otros Utilidad

As, conociendo los costos y gastos al final de cada perodo y para mantener igual . Ventas Personal Costos Operacin
margen de rendimiento, se toma como constante para determinar el nuevo precio de
venta, si el producto y el mercado asumen estas variaciones.
Alojamiento 2.600 - 420 360 1.820
AyB 1.800 650 380 340 430
Modelo de variacin del precio de venta
Lavandera 540 - 60 120 360
Telfonos 400 320 20 ~ -30
Agosto Septiembre Octubre
Conceptos Totales 5.340 970 880 910 2.580
1.903 2.033 2.160
Costo primo 270
234 252
CIS 2.430
Total costo produccin 2.137 2285 Gastos operacionales de administracin aplicados
385 411 437
Gastos de administracin 364
320 343 Departamento Utilidad %Par. Gastos Util. Neta
Gastos de ventas 3.231
2.842 3.039 Operacin Ventas Admn. Operacin
Total costo y gasto 1,855976*
* 1,855976* 1,855976*
o/oMR 5.997
Alojamiento 1.820 48,689 575 1.245
5.640
Nuevo precio de venta 5275 AyB 430 33,708 398 32
Lavandera 360 10,112 119 241
MR se mantiene constante
Telfonos -30 7.491 88 -118 1

Si se retoma el modelo del producto x en el que se increment la inversin a $115 y se Totales 2.580 100 1.180 1.400
desea mantener igual margen de rendimiento del 50%, cunto sera el nuevo precio de i
venta? Como es lgico y cierto, el Estado de Resultados es razonablemente proporcional en
su aplicacin de gastos de operacin y direccin, al medir el esfuerzo de las ventas en
En la pgina 6 se muestra la distribucin de la mano de obra, de administracin y de ~ este porcentaje de participacin.
ventas.
: Cada puesto de trabajo como: gerencia general, gerencia operativa, seccin de conta-
En esta aplicacin de los gastos de administracin, tanto de todos los gastos causados ,.
bilidad, auditora, etc., que conforman la estructura organizacional de que se habla en el
o incurridos como de la mano de obra de los departamentos, se muestra el valor necesa- ~
precio de venta y que es indispensable en la direccin del ente econmico, participa
ro para operar cada departamento, despus de la utilidad bruta u operacional segn el .,
' indirectamente en el proceso del objetivo social.
tipo de establecimiento.
 22 RICARDO RODRJGUEZ VERA CAPTULO L COSTOS GENERALES
23

Con este anlisis la Gerencia Financiera o entes de control, verifican la necesidad de Comparar contra el presupuesto los costos reales
la carga y la porcin que afecta el resultado de cada departamento y global, para dar su
concepto del manejo organizacional. Costo real es el liquidado sobre la informacin registrada en la contabilidad de costos
y presentada de acuerdo al mtodo utilizado como:
Por medio de grficas y porcentajes, se observan las variaciones y su margen de Global (segn anexos), por producto como:
importancia, por variables y periodos segn la empresa. Juego de inventarios
Por departamentos
Ejemplo: costo comparativo de un hotel de 100 habitaciones entre los aos de 2001 y
2002 (por meses). Este anlisis se elabora contra el presupuesto para determinado perodo (por tempo-
rada, mensual, trimestral, etc.,) para determinar las variaciones y la razn, segn la im-
50 portancia del desvo.
45 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

40 - 2001 Precio de venta

35
~s
zzsV r s :::::;;:::
3 Segn el producto o servicio a vender o prestar, para determinar el precio de venta, se
25 S :;:-- 2002 deben conocer y aplicar parmetros, que tienen su apoyo en los departamentos o dependen-
20 ........;;;"
15 cias de la empresa donde tcnicamente generan y procesan la informacin confiable, as:
10 ~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~-

5 Costo de produccin
o Posicin de la empresa
1n t ernos Posicin del producto en el mercado
E xt ernos en el sector.
o 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
[ Estructura empresarial Competencias
Aplicacin de la carga estructural [
Posicin geogrfica
Los costos en hoteles y restaurantes dependen directamente del volumen de ocupa-
cin y de aspectos como:
Parmetros internos
Temporadas vacacionales Posicin geogrfica Complementos de marketing
Es la informacin que posee la empresa internamente por su trayectoria en el mercado, o
Las polticas y la operacin de los costos, as como el control son responsabilidad del
que debe conformar si est en proyecto de establecerse, no importa el tamao, pues de estos
gerente o ejecutivo operacional, quien de acuerdo a sus presupuestos de ocupacin para
factores depende al mximo la rentabilidad del producto y el xito de la gestin empresarial.
el perodo, disea las necesidades de cada elemento del costo como:
Materia prima: Proveedores, licores y materiales Costo de produccin. En la produccin de artculos, intervienen los tres elementos del
Mano de obra: De acuerdo a la modalidad de contratacin: [De planta o fijo costo. En el sector de servicios, regularmente intervienen slo dos elementos(transporte,
Extra, por temporadas hoteles, alquileres, etc.): Mano de obra
CIS (costos indirectos del servicio)
Segn el promedio anual de Qcupacin se determina una nmina fija que utilice la
jornada diaria completa, para evitar el menor tiempo ocioso. El criterio de clasificacin de lQs elementos del costo debe ser suficientemente sus-
tentado en su conformacin directa o indirecta, pues el principal elemento del costo como
De acuerdo a la temporada y al presupuesto de ocupacin se contrata el personal
es la materia prima, no se presenta en servicios, sino subjetivamente como inversin de
temporal necesario. capital en el bien que presta el servicio. Ejemplo:
CIS: Costos indirectos del servicio, son directamente proporcionales a la ocupacin. Hotel. El espacio de la habitacin, {construccin o volumen) ms la dotacin de mue-
bles, es la inversin inicial necesaria para prestare! servicio.
Toma de decisiones
Transporte. Los vehculos (buses, aviones, barcos, taxis, etc.) son la inversin repre-
Tomar las decisiones necesarias a nivel del producto o servicio, para mantener la tasa sentada en estos bienes necesarios para prestar el servicio; sin embargo no son mate-
de rendimiento razonable ..(Disminucin o aumento de personal, control de consumos, etc.). ria prima para conformar el costo.
El control de las variaciones es la herramienta para tomar las medidas necesarias, Enseanza. La construccin de aulas, dotacin de muebles y equipos, son elementos
cuando las desviaciones se presentan anormales. Deben existir estadsticas permanentes. que prestan el servicio.
 ~
.1

RICARDO RODR!GUEZ VERA CAPITULO l. COSTOS GENERALES 2S

24

En la presentacin anterior de ejemplos ese costo importante lo asume la depreciacin

causada dentro de los CIS, y el principal elemento del costo es la mano de obra, sin la cual
no se podra prestar servicios, como:
Alojamiento
Transporte terrestre
Transporte areo
Educacin HOTEL DE 60 HABITACIONES

De acuerdo con los mtodos de contratacin la mano de obra se conforma por los
Junta Directiva
salarios ms la carga prestacional
Posicin del producto en el sector. La empresa de cualquier tipo o sector dispone de
varios productos o servicios, como parte de la diversificacin, y como herramienta r-------------,~ ' .--~~~~~~-...
1STAFF Revisora Fiscal 1
Secretaria
importante en la disminucin de costos, por aprovechamiento directo de materias pri- 1 Aboados 1
mas y subproductos propios, que ayudan a una mayor rentabilidad. ~-------------~

De esta variedad de productos o servicios, posicionar uno o varios como lder, dndole .~
mayor importancia en el mercado y por tanto un mejor precio de venta. Ejemplo:
Jefe Lavandera Jefe de Concabilidad Jefe Manttnimienro
Empresa Producto lder
Fbrica de ladrillo Teja espaola
Operarios Auiliar de Conlabilidad Operarios
Confecciones de Man's Vestidos de pao ingls
Hotel Rodeo Suite presidencial :

.Muebles Tropical Alcobas en cedro li

:~
Esta posicin del producto es la que marketing investiga, tanto del producto lder como ~
~
de los similares en la competencia, como base para determinar el precio de venta y ~
1\
tomarlo como referencia.
Estructura empresarial. Toda actividad normal tiene tendencia a crecer. Este creci- 11
il
miento exige un estructura proporcional al incremento en el campo que se presente. I~
~
L
Segn se diversifique o ample la empresa, se crea la necesidad de inversin de capital
~
... 1Ayudaate Aprendiz BolOncs
y mano de obra, proporcional al incremento de la produccin o del servicio y de toda la
incidencia que conlleven nuevos productos o servicios. 1:.
~
t1;

Como parmetro del precio de venta es importante, pues esta estructura organizacional}
de la empresa, es la imagen de posicin del producto o servicio ante los compradores, -;~
~
clientes, espectadores y la competencia. it:,,,
1

~
La estructura de la empresa es directamente proporcional al tamao de la misma, as ~
como su participacin en el costo y gasto, por lo tanto el organigrama indica la aplicacin
~
~
a cada departamento.
Ejemplo de dos empresas hoteleras que, de acuerdo al nmero de habitaciones, pre-"
senta determinada estructura organizacional.

~
 ,.....
. 1.
CAPTULO L COSTOS GENERALES T7

Aplicacin de la carga estructural. El organigrama es el diseo grfico de la

nmina, distribuido por departamentos operativos y no operativos para determinar ]a
mano de obra.

',IJ El comprobante de diario para registrar en la contabilidad de costos la mano de obra,

efecta a cada departamento la liquidacin para obtener el costo del servicio, por el
.. ,,
!
~
5
!,,. 1-----, segundo elemento del costo.

La mano de obra de los departamentos no operativos, se clasifica como gastos de

administracin y se distribuyen al final del ejercicio a cada departamento de acuerdo con
el porcentaje de participacin de las ventas, despus de calcular la utilidad operacional.

Total ventas
~ GA = x Ventas de cada departamento
~- Gastos de administracin

HH
Parmetros externos
Son factores que se tienen en cuenta en el momento de fijar el precio de venta, pues
::e: de stos depende el volumen de las mismas y el xito de la gestin, o, la salida del
o
-l mercado progresivamente.
""o
t"'

,f.' ,f.' ..."" Esta informacin se genera, procesa y acumula en la seccin o departamento de

*
> .Q.
Mercadeo y ventas, como una de sus funciones, la investigacin y participacin en el sector.
o ~
' =
~
~ 11
1
1 1 1 1; ::e:
>
o
~ C:l
~ ::j Posicin de la empresa en el sector. El establecimiento se auto-evala o califica
g: >
n por su producto o servicio con respecto a otras empresas de iguales condiciones, tomando
o:z como base el precio de venta.
1 ""
::: "' Por esta razn se observan precios iguales del mismo producto' en diferentes marcas
, __ _ 1
1
f1
~

1t. J..
al tomar este principio de medicin. Dependiendo del costo de produccin o servicio del
I \ mismo artculo el margen de rendimiento vara segn los parmetros internos descritos.
I ~ ~Vl \
Este posicionamiento de la empresa tambin se mide por encuestas de mercadeo, publi-
1 ,. ~i. ;l: 1 cidad indirecta o de lanzamiento de productos o servicios nuevos.
1------"1~
'
ri' 1 1 \ ~[ I
! \_/ En el siguiente ejemplo se observa la incidencia de los costos y gastos incurridos
sobre el margen de rentabilidad hacia arriba como punto de referencia tratndose de
igual producto o servicio, al mismo precio, en diferentes empresas.

].1---------------"1 Empresa Hotel A HotelB HotelC

1
Total costo y gasto 26.891 32.150 29.816
Margen de rentabilidad 48.109 42.850 45.184
% rentabilidad 178.90"/o 133.28% 151.54%
Precio de venta habitacin 75.<XXJ 75.rol 75.rol
 . l.

RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO l. COSTOS GENERALES

28 19

Sin embargo tanto el margen de rentabilidad como su porcentaje, presentan en el b. Estado de prdidas y ganancias
estado de resultados la utilidad y el porcentaje real, diferentes con respecto al ejemplo Ventas 17.000 Gastos de administracin 1247
~.~~ anterior por efecto de la base de anlisis. Costos de produccin 6.907 Gastos de ventas 1.036
r.a La competencia. Es el factor de medicin directo, que tiene como objetivo,
Utilidad bruta 10.093 Utilidad operacin 7.810

~
% utilidad bruta 59.37% %utilidad 45.94%
mantenerse al mismo precio de venta, con igual calidad y servicio, y dentro de una mejor
administracin de los recursos, obtener costos y gastos ms bajos qu generen utilidad Se observa la diferencia porcentual entre el margen de rentabilidad tomado sobre
en mayor porcentaje. el total del costo y gasto del 84.98%, como margen de rentabilidad tentativo para llegar al
La competencia es una herramienta de doble filo, pues as como se extrae informacin precio de venta y el porcentaje de utilidad del estado de resultados, tomado sobre la
operacin de venta, del 45.94% que es real como resultado operacional.
de ella, sta tambin utiliza la muestra; debiera lograrse un intercambio formal o informal

~ para mantener el equilibrio en el sector, segn el libre mercado. Es necesario dentro del anlisis de los costos elaborar el estudio completo del precio

~
de venta, como objetivo importante y definir su rentabilidad real de operacin.
Por ejemplo en el sector del transporte se observa, que dentro del mismo tipo, precio
del servicio, rutas, etc., se presentan vehculos con ms lujos y comodidades, y aunque Anlizar los siguientes interrogantes:
ya est posicionada la empresa, busca hacer ms competencia, para lograr un mayor
~
Qe sucede si .en el estudio del precio de venta slo toma el costo de produccin, sin
volumen de usuarios. El usuario tambin aspira a un mejor servicio a igual precio. los dems gastos operacionales?

~ Posicin geogrfica. Tambin es un factor externo que inciqe en el precio de Si no se toma como referencia el precio de la competencia?

~
venta, y se puede hablar del producto acorde con su posicin geogrfica; por ejemplo, la Si se da un margen de rentabilidad estimado sin observar y anaizar los dems fac-
ropa informal para tierra caliente, posicin geogrfica hacia el servicio. como un hotel tores o parmetros necesarios, cul puede ser el resultado de la gestin?.
de veraneo en la costa.

~
Ejemplo de diseo del precio del servicio (1 habitacin) de alojamiento de un hotel:
En el sector de hoteles y restaurantes se puede apreciar mejor este parmetro, pues la Detalles Parmetros
hotelera comercial o sea la de las grandes ciudades, diferiere de la turstica en muchos Costo primo (M.O.) 2.100

~
aspectos, as que los precios de venta se asignan de acuerdo al tipo de establecimiento y Cis 15.800 1
I'
su modalidad de servicio (de negocios o de vacaciones). Costo de servicio 17.900 Interno

e
12% gastos de administracin 2.146 Estructura empresarial 1
! .
Ejemplo del diseo del precio de venta presupuestado sobre los parmetros expuestos 15% gastos de ventas (mercadeo) 2.685 Posicin sector
y su presentacin en el estado de resultados, como punto de medida e importancia. Total costos y gastos 22.731

e
Margen de rentabilidad 37.269 Posicin del hotel con relacin a la competencia

,_. a. Precio venta camisa marca TYX % margen de rentabilidad 163.95%

Parmetms Precio de venta 60.000
Detalles '11
Costo primo $5.780 Estado de prdidas y ganancias: 1
1.127
Cif -- Se obtiene la utilidad real de operacin y su porcentaje. De una habitacin 1

Costo produccin 6.907 Interno

Ventas 60.000 Gastos de administracin 2.146
18% gastos administracin 1.247 Estmctura empresarial Costo (servicio) 17.900 Gastos de ventas 2.685
Estructura empresa1ial
15% gastos ventas -1.036
- Utilidad bruta
% de utilidad
42.100
70.16%
Utilidad operacional
% utilidad
37.269
62.15 %
Total costo y gasto 9.190 Externos 1

Margen rentabilidad 7.810 Posicin Se observa la diferencia porcentual en el diseo de precio de venta y el estado de 1

o/o margen rentabilidad 84.98% Competencia prdidas y ganancias, que es considerable segn la base tomada del total de costo y gasto
--- y la utilidad operacional.
Precio de venta 17.000

f
1
 . '

CAPITULO 11

PRESUPUESTOS

l. DEFINICION

Son la proyeccin terica para perodos futuros de las unidades a producir o vender,
para mantener el ente empresarial en permanente ascenso dentro del sector.

Es claro que el primer paso en toda transaccin, por mnima que sea. es determinar
con qu recursos se dispone. Entonces es cuando se consultan los saldos de bancos,
disponibles inmediatos, flujos de efectivo, inventarios y la estadstica.

2. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

Definitivamente es vital la presupuestacin de toda operacin comercial a realizar.

como guas de direccin y control en el proceso de ejecucin en el tiempo. Es importante
porque de acuerdo a esos planes se proyectar la produccin, las ventas y la utilidad
esperada, antes de comenzar el proceso operativo de los costos, como herramienta
principal de stos.

3. OBJETIVOS DE LOS PRESUPUESTOS

Proyectar o planear el ejercicio del perod-0 o perodos siguientes.
Coordinar y comprometer a cada departamento o seccin de la estructura
."';,, empresarial, en el cumplimiento de su presupuesto.
Comparare! presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones.
Mediante su cumplimiento verificar la eficiencia administrativa.
Proyectar o planear el ejercicio del perodo o perodos siguientes
Es el objetivo general, que segn el mtodo utilizado, presupuesta cada producto o
servicio desde su produccin hasta la rentabilidad a obtener, tomando factores internos y
externos de la empresa.
 . 1,

32 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO ll. PRESUPUESTOS 33

Factores internos Resultados ejercicios anterior Se podran dar las siguientes razones de la variacin presentada en seis das:
Incremento a proyectar El da primero fue necesario acondicionar una oficina para habitacin, dado el
sobrecupo del 0.11 %.
Posicin del producto
Incidencia del incremento La menor ocupacin se debi a:
Los huspedes salieron antes del da previsto
Factores externos Resultado de la competencia No se proyect la reserva para estas salidas
Proyecciones de la competencia No hubo entradas que suplieran las salidas
Variacin - competencia
Toda variacin negativa en las ventas o ingresos, afecta directamente el resultado
presupuestado.
Coordinar y comprometer a cada departamento o seccin de la estructura
empresarial en el cumplimiento de su presupuesto Mediante su cumplimiento, verificar la eficiencia administrativa
Es un objetivo que se deriva de las reas de responsabilidad, pues el gerente o funcio- Del anlisis anterior se puede evaluar la eficiencia operacional, pues en plena
nario responsable de cada rea o departamento, opera y conoce detalladamente su acti- temporada se dejaron de vender once habitaciones.
vidad y por lo tanto es quien elabora el presupuesto, que controla a medida que se desa-
Y como herramienta de mayor anlisis se busca comparar con el perodo anterior,
rrolla en el tiempo. para afirmar las razones o evaluar una deficiencia operativa.
Con los presupuestos de cada departamento o seccin y luego de su discusin, ajuste
y aprobacin, se consolida en uno general de la empresa, que debe ser discutido, ajustado Departamento de habitaciones. Anlisis comparativo de ocupacin
y aprobado por los ejecutivos: gerente general, gerente de produccin, controlador, conta- aos 2001 - 2002 (al mes de enero de 2002)
dor y gerente financiero.
2002 2001 Variaciones
Sobre este presupuesto se disean los estados de resultados y los flujos de efectivo Da Hab. ocupada Habitacin Habitacin %
proyectados como herramientas para el manejo financiero. 01 865 863 2 23
02 863 865 -2 -.23
Comparar el presupuesto contra lo realizado para obtener las variaciones
03 862 864 -2 -.23
El rea de responsabilidad de cada gerente es observar las variaciones que se presen-
04 864 864
ten entre lo realizado y lo presupuestado y analizar las razones de cada variacin para
05 860 862 -2 -.23
ejecutar los correctivos necesarios, si es el caso.
<Xi 860 864 -4 -.46
Ejemplo del presupuesto de un hotel de 864 habitaciones en la costa para comparar su
Total -8
ejecucin en plena temporada alta, con una ocupacin del 100% proyectada.
Se conserva estable la ocupacin. Pero el objetivo es el 100%, pues los costos fijos se
Departamento de habitaciones. Anlisis de ocupacin
causan sobre la base del 100% y todo menor ingreso genera disminucin de utilidad.
contra presupuesto al mes de enero de 2002

Ocupacin real Presupuesto Variaciones 4. BASES DE PRESUPUESTACION

Da Hab. ocupada Habitacin Habitacin %
01 865 864 1 11 El primer requisito para elaborar el presupuesto es conocer detalladamente el negocio
o actividad que se quiere proyectar, en todos sus aspectos, produccin, ventas, mercadeo,
02 863 864 -1 -11
estructura empresarial.
03 862 864 -2 -23
04 864 Base: es la informacin fuente para elaborar o liquidar el presupuesto.
864
05 860 864 -4 -46 Base cero
<Xi 860 864 -4 -46 En un establecimiento o empresa que se est creando o comienza operaciones; la
base para su presupuesto es cero, porque no posee informacin propia.
r .__.,.
. l.

RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO II. PRESUPUESTOS

34 35

El presupuesto con base cero se elabora a travs de informacin externa, que se obtiene
mediante estudios de mercadeo, es decir se comienza con la competencia, investigando e osto um.dad = Total costo de produccin = 520.790 = 26.039 50
Total unidades terminadas 20 '
qu ventas realiza, para estudiar la participacin de la nueva empresa en el mercado.
Es importante observar que el costo depende en parte de la estructura empresarial,
Entonces para atraer la parte de ese mercado es necesario proyectar el producto o
esta es la razn para determinar el costo de una unidad con relacin a la competencia.
servicio competitivamente, en el lanzamiento, en mejor calidad, en presentacin o servicio,
sin sacrificar el precio de venta. Ejemplo:
Regularmente el presupuesto con base cero, comienza del mercadeo hacia la Presupuesto con base cero
produccin, pues ste dictamina cuntas unidades se pueden vender o colocar, para Servicio: Hotel de 100 habitaciones
presupuestar la produccin. Informacin base:
Entra a funcionar el 20 de noviembre
En el sector hotelero, mercadeo estudia la necesidad de alojamiento, para imponer la
Restaurante para 100 personas
estructura de acuerdo a esta necesidad, entrando a competir con un estudio ya diseado.
Bar con capacidad para 40 personas
El montaje de un presupuesto con base cero es de mayor cuidado, debe buscar la Instalacin de lavandera con servicio al pblico
informacin de fuentes confiables. Los costos son 100% estimados, pues se disean con Piscina privada
base en cotizaciones de proveedores, clientes y estructura a procesar. Sala de belleza
El departamento de mercado ha abierto la campaa de lanzamiento y publicidad
Ejemplo: desde el 1O de septiembre y el 28 de octubre cuenta con el 85% de reserva.
El rea de distribucin departamental segn los planos es:
Presupuesto con base cero
Habitaciones 80%
Artculo Mesas de madera para comedor
20 unidades por semana Alimentos y bebidas 8%
Produccin estimada
3 personas - ebanistas Lavandera 1%
Mano de obra
Descripcin
Telfono o
$175.400 Administracin 5%
Materia prima
1U tablas de cedro de 30cm. por 6m. $100.000 Otras 6%
5 cercos de cedro de IOcm. por IOcm. 40.000
Cada jefe de departamento disea su presupuesto para la temporada alta durante 60
1 galn de sinttico brillante 21.000 das o sea del 20 de noviembre al 19 de enero as:
40 pliegos de lija 2.400
1/2 galn de pegante para madera 12.000 Departamento de habitaciones
Mano de obra 196.840
70.000
Alojamiento en habitacin de dos camas por da.
1 oficial ebanista
1 operario prctico 35.000 Precio de habitacin $96.000 por dos personas.
1 ayudante 28.000
Nmina de 7 das $133.000 Ciclo Cantidad dias %Ocupacin No. huspedes Valor (millones)
Carga prestacional 48% 63.840 Del201lal1012 21 95% 3.990 191 '520.
Costos indirectos de fabricacin ( Cif) 148.550 Del l l 12al2212 12 90% 2.160 103'680.
(tomado por-semana) Da2312 1 80% 160 7'680
Arrendamiento ($80.000 mes) 20.000
Del2412al2512 2 fil% 240 11'520.
Servicio de torno 120.000
Da2612 l 72% 144 6'912
Depreciacin (equipos) 750
4.050 Dia2712 1 78% 156 7'488
Refrescos al personal
Otros imprevstos 3.750 Del2812al0501 9 100% 1.800 86'400
Total costo de produccin $520.790 Da0601 1 98% 196 9'408
contina

--
 . l.

RJCARDO RODRJGUEZ VERA CAPTULO 11. PRESUPUESTOS

36 37

continuacin
Plan E
Ciclo Cantidad das %Ocupacin No. huspedes Valor (millones)
9'216. Ciclo Nmero Huspedes %Ocupacin Valor (millones)
Da0701 1 96% 192
99% 198 9'504. Del2011al1012 1396 35 76'780.
Da0801 1
Del 0901al1201 4 96% 768 36'864. Del 1112al2212 m 36 42'735
Del 1301al1601 4 89"/o 712 34'176. Da2312 64 40 3'520.
Del 1701al1901 3 85% 510 24'480. Del2412al2512 187 78 10'285.
61 11226 538'848. Da2612 32
Totales 22 1'760.
Da2712 40 26 2'200.
. ~-, j, ! Anlisis: Del2812al0501 558 31
.....-.,l~ Promedio de ocupacin diaria 92.01 % 30'690.

~11'\
Da0601 59 30 3'245~
Promedio de huspedes diarios 184
Promedio de venta diaria $8'833 Da0701 61 32 3'355.
_...11, 11
El porcentaje de ocupacin es igual al nmero de habitaciones ocupadas. Da0801 59 30 3'245.
-.11i
El personal de empleados es el de planta para temporada alta, de acuerdo al tiempo Del0901al1201 192 25 10'560.
.......,,. de cada operacin, por tanto no se autoriza trabajo extra, sino el recargo nocturno Del 1301al1601 213 30 l l '715.
~.tt' necesario. Del 1701al1901
~I' 163 32 8'965.

......
...... !! Departamento de alimentos y bebidas Totales 3.801 209'055. '
f

.... Presupuesto de ventas de acuerdo al nmero de huspedes a alojar y los planes

confirmados .
Anlisis:
Total de ventas $391 '552.
!i
'
l':ji
.;!,
i
~

........
..... Precio promedio de consumo por husped. Plan A: $29.000
Plan E: $55.000
Promedio de ventas diarias
Total de huspedes servidos
6'418.
10.094
1

... ~1,,1
'
Porcentaje de huspedes servidos 89.91%

....-.. Ciclo
Del2011al1012
Nmero Huspedes
2.195
Plan A
%Ocupacin
55
Valor (millones)
63'655.
Departamento de lavandera

El servicio a huspedes se comienza a recibir despus de 4 das de estada, que en

temporada alta es del 60% de la ocupacin total.
1
~
:u
,lj
'ii
cl

......
Dell112al2212 1.145 53 33'205. !
~

1'392.
El precio del servicio es de $900 promedio por prenda. El servicio al pblico se deja
Da2312 48 30
como ingreso marginal; se considera un 5% de la ocupacin promedio . '.'l
De12412al2512 48 20 1'392. f

86 ro 2'494. Ciclo
~
Da2612 No.das No.de %Ocupacin No.de Valor
2'610.

....
Da2712 ~ 58 huspedes prendas (miles) ~

Del2812al0501 1.170 65 33'930. 2011-1012 18 3.990 ro 2.394 2'155.

Da0601 116 59 3'364. lll2-2212 12 2.160 ro 1296 1'166.
113 59 3'277. 2312 1 1(() 30 48 43.
Da0701
123 62 3'567. 2412-2512 2 240 40 % 86.
Da0801
. .;:.:;y: Del0901al1201 461 ro 13'369. 2612 1 144 50 72 65.
.._.....,,,: 392 55 11'368. 2712 1 156 ro 94 85.
_..,;, ~.,.
. . '.>.
...
Del 1301al1601
Del 1701al1901 306 ro 8'874. 2812-0501 9 1.800 ro 1.080 972.
..
;> ~ :

Totales 6293 182'497. Q(()l l 196 ro 117 105.

11
0701 1 (() #
192 115 103.
contina
 Ji ' '
38 RJCARDO RODRJGUEZ VERA CAPTULO 11. PRESUPUESTOS
39

continuacin continuacin
1 Maitre 60 600.000 4 80.000 1'280.000
0801 1 198 (J.) 119 107.
1 Capitn mes. 60 450.000 104/4 128.250 1'028.250
0901-1201 4 768 (J.) 461 415.
6 Meseros 60 200.000 129.780 104/4 342.000 2 '871.780
1301-1601 4 712 (J.) 427 384.
l Barman 60 450.000 208/4 196.500 1'096.500
1701-1901 3 510 (J.) 306 275.
1 Ayudante bar 60 180.000 21.630 208/4 78.600 460.230
Totales 6.625 5.961
15 8'880.000 216.300 1'142.5-f.9 10'238.849
Departamento de telfonos
Departamento de lavandera
Como servicio directo a los huspedes, se presta por las recepcionistas y su valor es
la suma del costo reportado por la Empresa de Telfonos, ms el cargo del servicio del 18%. ~
No./ Cargos /No. das 1 Sueldo Auxilio Re1.:argo Valor Total
Los departamentos menores como la sala de belleza aunque generan ingresos y costos, se bsico transporte Dom. Fes. devengado
dejan como marginales ya que es incierta la prestacin del servicio para medir una proyeccin. Jefe 60 300.000 4 40.000 640.000
Presupuesto de costos 2 Oper. lavand. 60 130.000 43.260 4 34.666 597.926
2 Oper. varios 60 130.000 43.260 4 34.666 597.926
Necesariamente para determinar el costo es importante conocer los ingresos o ventas
3 Valcts 60 120.000 64.890 4 48.000 832.890
como base del consumo de cada departamento. Se toma como perodo la temporada alta
8 2'360.000 151.410 157.332 2'668.742
de 60 das.

Liquidacin de nmina del 20 de noviembre al 19 de enero

Departamento de administracin
Departamento de habitaciones
No. Cargos No. das Sueldo Auxilio Recargo Valor Total
No. Cargos No. das Sueldo Auxilio Recargo Valor Total bsico transporte Dom. Fes. devengado
transporte Dom. Fes. devengado 1 Gerente oper. 60 900.000 1'800.000
bsico
4 53.333 853.333 1 Contador 60 600.000 1'200.000
1 Jefe camareras 60 400.000
4 33.333 533.333 1 Secret. gerente 60 250.000 500.000
1 Supervisora 60 250.000
129.780 4 96.000 1'665.780 3 Aux. contab. 60 220.000 1'320.000
6 Camareras 60 120.000
4 64.000 1'110.520 1 Jefe almacn 60 280.000 560.000
4 Botones 60 120.000 86.520
165.432 925.432 1 Jefe manten. 60 350.000 700.000
1 Jefe recepcin 60 380.000 208/4
52/4 234.264 2'474.264 2 Ayud. almacn 60 120.000 43.260 523.260
4 Recepcionistas 60 280.000
416/4 222.000 822.000 6 Oper. manten. 60 130.000 129.780 J' 689.780
1 Auditor noct. 60 300.000
868.362 '8'384.662 1 Auditor interno 60 550.000 1'100.000
18 7'300.000 216.300
1 Cajero general 60 300.000 600.000
18 9'820.000 173.040 9'993.040
Departamento de alimentos y bebidas

No. I Cargos 1 No. das 1 Sueldo Auxilio Recargo Valor Total

bsico transporte Dom. Fes. devengado En los departamentos operativos se trabaja dos domingos por mes, ms el recargo
Cheff 60 700.000 4 93.333 1'493.333 nocturno de empleados que por necesidad del servicio requieran este tiempo.
;. A 1 1 500.000 4 66.666 1'066.666
1 2 cheff 60 De acuerdo a la planeacin quienes trabajan en domingos, se les da un da en semana
3 Ayudante coc. 60 120.000 64.890 208/4 157.200 942.090 de descanso por el domingo o festivo.
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CAPTULO ll. PRESUPUESTOS
41

Presupuesto de costos indirectos

(CIS) Costos indirectos del servicio
~~ ~~~~Q~ ~~~~~ Q~~~ Para determinar los costos indirectos del servicio, el jefe de cada departamento toma
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3 Los conceptos de cada costo o gasto se presentan de acuerdo al plan nico de cuentas
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""' Lavandera No. prendas s I ocup. 75.157 $ 110.1571 8'279
Elementos para aseo Estimado 2'017.
Comisiones ag. viaje % / % de venta ag. 15% Vta. (7%) 5'763
Propag. y publicidad Cuotas/ inv. camp. 24'/24x2 2'000.
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Total 24'872

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42 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO 11. PRESUPUESTOS
43

De alimentos y bebidas De lavandera: Costos indirectos del servicio

Materia prima $148'790. Nombre cuenta Detalle - bases Frmula Valor(miles)
(38% mximo de las ventas) Dotac. y sumin. al pers. Unif. costo - dotacin 8 (8.000)/ 4 x2 32.
Mano de obra $15'118. Aliment. al personal No. Emp. - costo - da 8 (975)(52) 406.
Costo primo $163'908.
Impuestos: Ind. y Ccio.
CIS $14'390
A la propiedad
Costo indirecto del servicio segn anlisis
Valorizacin
Total costo de produccin $178'298.
Seguros: Incendio Primal2 97'7(1,6%)/ 12x2 260.
Terremoto Prima/12 98'7(1,76%)/ 12 x2 289.
Costo indirecto del servicio (produccin) Sust. - hurto Prima/ 12 97'7(1,6%)f12 X 2 2._60.
Servicios: Acueducto Cons. estimado - $M3 1.494{$39) 58.
Energa Consumo Kw - hora 19.112 ($32)
Nombre cuenta Detalle - bases Frmula Valor(miles) 611.
Manten.: Local
Dotac. y sumin. al pers. Unif. costo - dotacin 30(21.000)/4x2 315. 24.
Maquinas - equipos Estimado
Aliment. al personal No. Emp. - costo - da 15 (975)(52) 7(fJ. 80.
Depreciacin: Edificios Costo / vida -til l '/240x2
Impuestos: Ind. y Ccio. 8.
Equipos Costo / vida til 97'7 /12-0x2
A la propiedad 1'628
Amort. cargos diferidos Gastos legales/ 36 2' /36x2
Valorizacin lll.
Materiales lavado Estimado s I remisiones
Seguros: Ince~dio Prima 12 $1.24% 160'(1,24%)/ 12x2 330. 1'800.
Lavandera N" prendas - unif - ropa 6.817 prendas
Terremoto Prima/12 88'(1,76%)/ 12x2 258. 751.
Mano de obra pag.
Sust. - hurto Prima/ 12 80'(1,6%)/ 12 x2 213. 3'924.
Aplicaciones
Servicios: Acueducto Cons. estimado - $M 3 702M3 ($39) 27. .(8'743.)
Costo propio
Energa Consumo Kw - hora l l.712Kw($32) 375. 751.
Propag. y publicidad Cuotas inv. campaa 12'/24x2 1'000.
Anlisis destinado para aplicacin departamental
Manten.: Locales Estimado 10.
Eq. cocina rest. Estimado 5. Departamento Detalle - pieza Cantidad piezas Valor aplicado
Depreciacin: Edificios Costo / vida til 8' /240x2 66.
Habitaciones Blancos 1.225 x 61 75.157 8'279
Mquinas - Equipos Costo / vida til 80'/ 120x2 1'333.
Uniforrnes 18x3x4x2
Amort. cargos diferidos Gastos legales/ 36 8'/36x2 444. Alimentos y bebidas 1 Mantelera 60x61 4.020 443.
1 1
Diversos: Msica amb. Estimado 26. Uniformes 15 x 3 x4x2
Elementos aseo Estimado 6'759 Lavandera Ropa huspedes
1 l 6.817 1 751.
Lavandera Lencera 4.020(110,1571) 443. Uniformes
Utensilios cocina - rest. Estimado 31. Administracin 1 Uniformes 192 21.
1
Vajilla - cubiertos - cristal Dot.36' -36meses 36'/36x2 2'000. Totales 1 86.186 1 9'494.
Total 14'390.
 '1
44 RICARDO RODRJGUEZ VERA CAPTULO II. PRESUPUESTOS
45

Gastos de administracin Como la empresa es nueva, los gastos de administracin tales corno mantenimiento
son ms de prevencin que de correccin; para otros conceptos, los gastos son mnimos.

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Nombre cuenta Detalle - bases Frmula Valor (miles)

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Dot. y sumin. al pers.
Gastos md. y drogas
Unif. -costo-No. emp
Estimado
15 x21.000/ 4x2 157.
30.
Con el presupuesto estimado con base cero se determina el estado de prdidas y
ganancias presupuestado, que comparado con el real, el margen de error debe ser menor
del 15% lo cual indica que el presupuesto fue correctamente elaborado.
Alimentacin Costo - No. emp. das 18x975x61 l '071.
Capacitacin al pers. Seminario actual. trib. 400. Los presupuestos se proyectan con un margen de error del 12% al 15%, parmetros

.... Honorarios Asesora 200. dentro de los cuales se considera normal. Es preferible que el presupuesto est subestimado
en ingresos y sobreestimado en costos y gastos, de manera que la utilidad real sea mayor

........--
Impuestos: Ind. y Ccio.
al presupuesto y razonable .
De timbres
A la propied. Ejemplo del estado de resultado presupuestado:
Valorizacin
Vehculos Hotel Nueva Playa

........ Seguros: Incendio

Terremoto
Costo activos
Costo edificio
178'3 Xl.24%/12x2
170'3X1,76%/12 X2
360.
499. Estado de prdidas y ganancias presupuestado
Del 20 de noviembre de 2001 al 19 de enero de 2002 (millones)

....... S.ust. - hurto Costo equipos 170'3X1,6%/ 12 x2 454.

Servicios: Vigilancia Contrato V. privada 300.x2 600. Departamento Ventas Costos Mano CIS Utilidad
Acueducto Cons. x emp .. + otros 1/4M3=274.5x39 11.
de obra bruta

....... Energa
Telfono
Cons. equipos Kw
Estimado
6.967x32 192.
280.
Habitacin 538'848. -0- 12'373. 24'872. 501'603.

.........
AyB 391 '552. 148'790. 15'118.
49. 14'390. 213'254.
Correo - port. Estimado Lavandera 5'961. -0- 3'924. (3'173.) 5'210.
Trans. fletes Estimado 73. Menores -0- ![
-0- -0- -0- -0-
Legales: Notariales Totales 936'361. 148'790. 31 '415. 36'089. 720'067.
Reg.merc. Total activo 600'x32 192.

.........
Gastos de
Trm.ylic. administracin
24'944.
Manten.: Const. edificio 500x61 30. Utilidad operacional
695'123. ''
Equipos 500x61 30.
Eq. oficina 300x61 18.
Base estadstica
Deprec.: Edificios Costo/ vida til 8'/240x2 67.

.....-..
Mq. - equipos Costo / vida til 152'3/120x2 2'538. La elaboran empresas con aos de trayectoria; se toma como base la informacin real
Eq.oficina Costo / vida til 18'/ 120x2 3. del perodo anterior, para la proyeccin siguiente con porcentajes de incrementos sobre
cada concepto, ventas, costos y gastos. ,
Vehculos
Amortizaciones Cargos a 36 meses 3'6/36x2 200. :i
Adems de las estadsticas, es importante el anlisis del mercado, pues el incremento

.....
....
Comisiones que se presupuesta tiene una parte de lo que se pueda capturar a la competencia, sin
Libr., suscr. perid. - rev Estimado 350. '
olvidar que sta prepara tambin sus presupuestos, con las mismas armas, sistemas y
Msica ambiental Estimado 200x2 400.
Gastos de presentacin Estimado 1'600.
polticas para no perder esa porcin de mercado.
t
J;
Elementos para aseo Estimado l.420x61 86. El marketing es una guerra secreta a gritos ... de todos contra todos, para vender ms I"
--y: Utiles y papelera Estimado l.950x61 119. y ms; pero lgicamente quien se lleve la mayor proporcin de las ventas, ser resultado

it: Combust. y lubricacin Estimado 122. de la mejor gestin, pues el porcentaje de incremento de cornpradares, es relativo.
Lavandera Aolicado 21.
10'183.
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46 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO II. PRESUPUESTOS

47

En planes ambiciosos de proyeccin, se elaboran presupuestos para ms de dos aos, Ejemplo de presupuesto con base estadstica:
que se controlan a travs del cumplimiento y se ajustan para el perodo siguiente.
Hotel Playa Linda de 360 habitaciones, tiene 10 aos de funcionamiento en la costa,
Con la ayuda del computador, es ms gil y sencilla su elaboracin, ajustes y control sus temporadas de vacaciones estn supeditadas al calendario acadmico del interior 0
de los presupuestos, pues toda la informacin est disponible para aplicarle las variables del sector privado.
necesarias.
Hotel Playa Linda
Ejemplo de presupuesto para el ao 2002:
Presupuesto para el ao 2002: Departamento habitaciones - venta alojamiento:
Confecciones Dryan's
Presupuesto de ventas No. Ciclo Tempo- No. Presupuesto 2002 Realizado 2001
Presupuesto ao 2002 del ao rada das %oc. Hab. Millones %oc. Hab. Millones
Artculo Ventas ao 2001
Millones /o Unidades /o Millones 1 0101al1202 A 43 10 360 1.300'3 91 328 888'5.
Pantalones Unidades
17.484 18 206'300. 2 1302al2802 M 16 15 324 435'4 75 270 272'1
Ref.2010 14.100 141'000. 24
18.240 18 262'600. 3 0103al0704 B 38 15 198 632'0 40 144 344'7
Ref.2040 15.200 182'400. 20
19.276 18 329'200. 4 0804al 1604 A 9 10 349 263'8 87 313 177'4
Ref.2050 15.800 221'200. 22
798'100. 5 1704al2605 B 40 12 176 591'3 37 133 335'1
Total 45.100 544'600. 55.000
6 2705al 1407 A 49 7 331 1.362'3 85 306 944'6
7 1505al1011 B 119 10 158 1.579'3 34 122 914'6
Presupuesto de produccin 8 llllal3112 A 51 10 356 1.525'1 89 320 1.028'1
Pantalones Materia Mano de obra Costo l. Toral 365 91.546 7.689'5 77.865 4.905'1
Ref. 2010/ 50 372'500. 83'700. 65'300. 521'500.
Tarifa2001 $63.000 Tarifa 2002 $84.000
Incremento sobre
ao2001 17% 19% 16% A la habitacin doble se le puede adicionar 1 cama, que se considera como marginal,
tomando el presupuesto en el mnimo dentro de lo normal.
La variacin de los costos y gastos corresponde al ajuste de precios esperado para el
2002, pues se han hecho cortes en la mayora de los items para evitar que el costo se Departamento alimentos y bebidas - ventas: Precio venta Plan A Plan E
incremente por encima de lo autorizado por la ley, sin sacrificar la utilidad. 2001 $20.000 $40.000
2002 $25.000 $55.000
Estado de prdidas y ganancias presupuestado para 2002 (millones)

Ventas $798'100. No. Cantidad Presupuesto 2002 Realizado 2001

Costo de produccin 521'500. del husped %H.S./plan Ventas/ plan %H.S./plan Ventas/ plan
Utilidad bruta 276'600. ciclo oc.2001 A E A E A E A E
%utilidad 34.78%
1 28.208 47 32 331'4 496'4 45 30 253'8 338'5
Gastos de operacin:
2 8.640 48 32 1036 152'1 43 31 74'3 107'2
Administrativos 79'700.
75'600. 3 10.944 49 31 134'.0 186'6 41 29 89'7 127'0
Ventas
Utilidad operacional $121'300. 4 5.634 55 44 77'5 136'3 50 41 56'3 92'4
\ \l %utilidad 15.2% 5 10.640 45 40 119'7 234'1 42 38 89'4 161'3
6 29.988 48 42 359'8 692'7 48 41 287'8 491'5
El comercio en general tiene un flujo de ventas ms estable durante el ao, y as se
7 29.036 46 37 333'9 590'9 40 35 232'3 406'5
presenten temporadas, es ms fcil comprar un vestido o un pantaln en cualquier poca,
8 32.640 64 36 522'2 646'2 63 36 411'3 470'0
que hacer un viaje <le vacaciones por lo tanto los presupuestos son dinmicos en su ;
155.730 51 36 1.982'1 3.135'3 48 35 1.494'9 2.194'4
proyeccin.
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RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO 11. PRESUPUESTOS 49
48

Conociendo que dentro del plan E (europeo) los huspedes no incluyen alimentacin, Presupuesto de costos por departamento
tienen la opcin de consumir mayor cantidad, o no consumir alimentos, por esta razn el
Sobre los costos obtenidos en el perodo anterior, se proyecta el incremento para el
porcentaje es menor, pero compensa con el mayor precio de venta promedio por hus-
presente ao, tenien9o como parmetro la autorizacin mxima legal.
ped.
En el plan A (americano) que incluye dos comidas por persona, es mayor el porcentaje y l Cada departamento presenta su presupuesto sobre la base de ocupacin del ao anterior,
teniendo en cuenta las polticas a tomar con respecto al manejo de los rubros de cada costo.
tambin los huspedes pueden consumir mayor cantidad de alimentos o bebidas con ~
cargo a su cuenta o folio.
Liquidacin mano de obra general
Departamento habitaciones

......
Departamento lavandera - ventas
Como departamento mixto, la proyeccin se elabora sobre lo realizado el ao anterior, ... No. Cargo Das Sueldo Bsico Aux. R. D. Valor Total

.........
tomando en cuenta que el husped, de vacaciones, est ms ligero de ropas, y as bsico devengado trans. devengado
permanece el mayor tiempo, por lo tanto el servicio a prestarle es menor.
l Gerente 30 400.000 400.000 2 26.666 426.666
l Arna llaves 30 250.000 250.000 2 16.666 266~666
Presupuesto 2002 Realizado 2001
No. Cantidad 15 Camareras 30 130.000 1'950.000 162.225 2 130.000 2'242.225
Valor Cantidad 1 Valor
del husped Cantidad Prenda l Jefe recep. 30 350.000 350.000 52- 2 49.874 399.874
Prenda (miles)
ciclo oc. 2001 30% (miles) 28%

... 11'847.
4 Botones 30 120.000 480.000 43.260 52- 2 68.400 591.660
8.462 16.924 16'924. 7.898 15.796
1 28.208 4 Recepcion. 30 150.000 600.000 43.260 78-2 108.250 751.510
5.184 5'184. 2.419 4.838 3'628.
. . . \!: 2 8.640 2.592
6'566. 3.064 6.128 4'596. 1 Auditor noc. 30 300.000 300.000 208-2 111.000 411.000
3 10.944 3.283 6.566
3380 3'380. 1.578 3.156 2'367. 27 Total 4'330.000 248.745 510.856 5'089.601
4 5.634 1.690
2.979 5.958 4'469.
.... \ 5 10.640 3.192 6.384 6'384.
17'992. 8.397 16.794 12'595. Departamento alimentos y bebidas
6 29.988 8.996 17.992
. . . 1.

17.422 17'422. 8.130 16.260 12'195.

. . . .-1: 7 29.036 8.711
19.584 19'584. 9.139 18278 13'709. No. Cargo Das Sueldo Bsico Aux. R.D. Valor Total
8 32.640 9.792
93.436 93'436. 43.604 87208 65'406. bsico devengado trans. devengado
155.730 46.718
l Cheff 30 700.000 700.000 2 26.666 726.666
1 2 cheff 30 300.000 300.000 78-2 54.125 354.125
Precio del servicio para: 2001 $750
2002 $1.000 3 Ayud. cocina 30 120.000 360.000 32.445 52-2 51.300 443.745
l Maitre 30 700.000 700.000 2 26.666 726.666
Incremento para 2002, segn anlisis de cantidad de huspedes, 7 .14%. 4 Meseros 30 140.000 560.000 43.260 104-2 122.266 725.526
Dependiendo de las ventas por producto o servicio, se presupuestan los costos por 1 Barman 30 450.000 450.000 104-2 98.250 548.250
cada elemento, as como el anlisis de incremento sobre el ao o perodo anterior. 1 Ayud. bar 30 210.000 210.000 10.815 104-2 45.850 266.665
12 Total 3'280.000 86.520 425.123 3'791.643
Departamento telfonos - ventas
''I'
Las ventas del servicio son directamente proporcionales a la ocupacin. Se ha consi- Departamento lavandera ''I
1!i
derado un incremento del 17.55% para el ao, presupuestado as:
No. Cargo Das Sueldo Bsico Aux. R. D. Valor Total
bsico devengado trans. devengado
Presupuesto 2002 Realizado 2001 /o
Ciclo Base de 1 Jefe 30 300.000 300.000 2 20.000 320.000
Huspedes 1 Ventas Incremento
ocupacin Huspedes 1 Ventas
17.56 4 Operarias 30 120.000 480.000 43.260 2 32.000 555.260
2002 155.730 117% l 109'855. 100% 1 93'438.
5 Total 780.000 43.260 52.000 875.260
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50 RICARDO RODRIGUEZ VERA

Departamento telfonos 00
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Secretaria
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30
250.000
210.000
250.000
840.000 43.260
250.000
883.260
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Liquidacin de la carga prestacional "' "' "' 00
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Sobre la base de liquidacin de un mes se obtiene el total para el ao de salario de '">.
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de aportes parafiscales y prestaciones sociales, como requisito de deduccin de costos y
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gastos reconocidos por el Estado, por efectos tributarios. U
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Con el total liquidado de mano de obra y la informacin de ocupacin se puede < ~ al u 11 c; ~
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52 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO U. PRESUPUESTOS 53

Bases para determinar los CIS (Costos indirectos del servicio) Seguros. Costo de los bienes muebles e inmuebles asegurados por diferentes riesgos
Dotacin y suministros al personal. Uniformes de dotacin para el servicio, por los porcentajes(%) de las primas correspondientes.
cantidad de empleados por departamento, costo promedio por uniforme. Servicios. Agua. Sobre la base de ocupacin de huspedes se estima un consumo
Alimentacin al personal. Cantidad de empleados por departamento, costo de la Ys m para habitacin
3
por husped
comida suministrada y nmero de das al mes. de {){ m3 para A y B por el precio de un metro cbico
Impuestos. Industria y comercio. Ventas gravadas por porcentaje (%)de impuesto 6
a pagar en el ao. Energa. Se elabora el inventario de equipos que consumen energa y con la base
A la propiedad. Costo de bienes inmuebles por el porcentaje(%) de impuesto por de consumo Kw-h se determina el total, analizando el tiempo-hora de consumo,
\
pagar por el ao. por el costo de un Kw-h.
Valorizacin. Valor ajustado a la valorizacin del presente ao por el porcentaje Mantenimiento de local. Al costo del ao anterior se incrementa segn las
(%)de impuesto por el ao. necesidades de mantenimiento para el presente ao.
Presupuesto de CIS (Costos Indirectos del Servicio) Departamento alimentos y bebidas
Departamento habitaciones
Cuenta Realizado 2001 2002 Valor2002
- %/::,. (millones)
Cuenta Realizado 2001 2002 Valor2002
6. % (millones) Dotacin y suministro al personal 1'482. 12% 1'660.
Alimentacin al personal 4'861. 18% 5'736.
Dotacin y suministro al personal 2'358. 12% 2'641.
Impuestos: Industria y Ccio. l l '068. 38,70% 15'351.
Alimentacin al personal 10'939. 18% 12.908.
A la propiedad 660. 14% 752.
Impuestos: Industria y Ccio. 14'715. 56,76% 23'068.
53'352.
Valoriz.acin 2'000. 74% 3'480.
A la propiedad 46'800. 14%
Seguros: Incendio 2'306. 14% 2'629.
Valoriz.acin 4'366. 14% 4'977.
Terremoto 3'276. 14% 3'735.
Seguros: Incendio 83'005. 14% 94'626.
125'199. Sustraccin - hurto 1'568. 14% 1'788.
Terremoto 109'824. 14%
Servicios: Acueducto 301. 48% 446.
Sustraccin - hurto 7'264. 14% 8'281.
Energa 17'406. 18% 20'539.
Servicios: Acueducto (i()3. 47.99"/o 892.
Mantenimiento: Habitaciones 112. 14% 128.
Energa 3'569. 30,79% 4'668.
Depreciacin: Edificios 4'400. K 4'400.
Mantenimiento: Habitaciones 766. 14% 873.
312'000. Equipos 9'800. K 9'800.
Depreciacin: Edificios 312'000. K
Amortizaciones 81. K 81.
Equipos 45'400. K 45'400.
Msica ambiental 1'600. 10% 1'760.
Amortizaciones 6'000. K 6'000.
Utiles y papelera 626. 14% 714.
Msica ambiental 4'800. 10% 5'280.
Materiales para aseo 10'796.. 18% 12'739.
Utiles y papelera 11'386. 14% 12'980.
Lavandera 2'186. 0,0036% 2'194.
Materiales para aseo 48'275. 15% 55'516.
Taxis - buses - acarreo 810. 18% 956.
Lavandera 42'155. 1.77% 42'902.
Utensilios cocina y restaurante 1'080. 18% 1'274.
Comisiones agencias de viaje 73'576. 56,76% 115'342.
Vajilla, cubierteria, cristal 2'160. 10% 2'376.
Propaganda y publicidad 5'7(i(). K 5'760.
Mantenimiento equipos 684. 14% 780.
Mantenimiento equipos 401. 14% 457.
Totales 79'263 17,73% 93'318.
Totales 833'962. 11,89% 933'122.
K: constante
 ' \
55
CAPTULO U. PRESUPUESTOS
RICARDO RODRIGUEZ VERA

Materiales para aseo. Costo del ao anterior, ms incremento de precios, huspedes

54
y/o variaciones proyectadas.
Costo de adquisicin menos cuota Lavandera. Costo del ao anterior, ms incremento de pre1:ios. huspedes y/o
.. 1
Edificio. { de sa1vamento, so b re v1.da utl variaciones proyectadas.
Depreciacin. Comisiones agencias de viaje. Costo del ao anterior ms o menos los incrementos
. {Costo de adquisicin menos cuota proyectados y la variacin de ocupacin.
Propaganda y publicidad. Costo del ao anterior, ms o menos las variaciones
Equipos. de salvamento, sobre vida til
Amortizaciones. Cuota correspondiente al perodo proyectado, ms incrementos proyectadas.

o, menos valores terminados de amortizar. Presupuesto de telfonos

Msica ambiental. Costo del ao anterior, ms o menos las variaciones proyectadas.
Utiles y papelera. Costo del ao anterior, ms el porcentaje (%) de precios o 2002 Valor2002
Realizado 2001
%/::,. (millones)
variaciones proyectadas. Cuentas
12% 454.
405.
Dotacin y suministro al personal 18% 1'434.
1'215.
Departamento lavandera Alimentacin al personal 18% , 329.
280.
Valor2002 Impuestos: Industria y Ccio. 14% 903.
2002 792.
Realizado 2001 (millones) Incendio 14% 821.
% /::,. Seguros: 720.
Cuenta Sustraccin - hurto
286.
255. 12% Acueducto 91'546.
2'390. Servicios: 7T865. 17,57%
Dotacin y suministro al personal 2'026. 18% Telfono 416.
280. 365. 14%
Alimentacin al personal 196. 43% 62.
374. Mantenimiento: Equipo 54. 14%
Industria y Ccio. 240. 14% 80.
Impuestos: 85. Utiles y papelera
A la propiedd 14% 80.
75. 2'628. Lavandera 17,45% 96'045.
Valorizacin 14% 81'776
1 2'306. 3'731. Totales
Incendio 3'273. 14%
Seguros: 2'809.
Terremoto 2'464. 14%
266.
Sustraccin - hurto 227. 17%
5'078. Anlisis de prendas a procesar para aplicacin departamental
Acueducto 4'455. 14%
Servicios:
Energa
103. Cantidad prendas 1 Valor aplicado
Gas-vapor 14%
90. 255. Departamento 1 Detalle prendas 228.738 1 42'902.
Mantenimiento: local 216. 18% Blancos
1'600. Habitacibnes 1 3.888
Maq. y equipos 1'600. K Uniformes 2'194.
K 15'400. 10.170 1
Depreciacin: Edificios 15'400. Lencera
472. AyB 1 1.728
Maq. y equipos 472. K niformes 17'365.
11'726. 93.436 1
Amortizacin cargos diferidos 10'286. 14% Ropa huspedes
Lavandera 1 720
Uniformes
l
Materiales para lavado - aseo 80.
20%, 15'456. 432
Gasto propio lavandera 12'880.
1,59% ~
(45'574J Telfonos 1 Uniformes 2.160 398. ~
Gastos de personal
Aplicaciones a otros deuartamentos
(44'861.)
49.69%
17'365. Administracin l Unifonnes
Totales
341.272 62'939.
4
1r600.
Totales
 . 1.

56 RICARDO RODRIGUEZ VERA ~' CAPTULO ll. PRESUPUESTO 57

Presupuesto de gastos operacionales de administracin Estado de prdidas y ganancias presupuestado a 2002 (milJones)

Cuenta Realizado 2001 2002 Valor2002 2002 2001

%/:,, (millones) Departamento Venta Costo Utilidad Venta Costo Utilidad
Dotacin y suministro al personal 1'500. 12% 1'680. bruta bruta
Gastos mdicos y drogas 864. 14% 985. Habitacin 7.689' 1.023' 6.666' 4.905' 897' 4.008'
Alimentacin al personal 13'662. 18% 16'121. AyB 5.117' 2.462' 2.655' 3.689' 1.795' 1.894'
Capacitacin al personal 1'920. 14% 2'189. Lavandera 93' 17' 76' 65' 12' 53'
Honorarios 80'000. 18% 94'400. Telfonos 110' 96' 14' 93' 82' 11'
Impuestos: Industria y Ccio Total
- -
13.009'
--
3.598'
---
9.411'
--
8.752'
-- ---
2.786' 5.966'
De timbres -- -- --- -- -- --
A la propiedad 630. 14% 718.
Gastos operacionales
Valoriz.acin 2000. 14% 2'280.
1'482. de administracin 295' 295'
Vehlculos 1'300. 14%
5'142. Utilidad operacional
-9.071'
- -5.671'
-
4'018. 27/J7%
Seguros: Incendio
5'704. 14% 6'502. % utilidad operacional
- -
69,72%
--
Terremoto 64,79%
3'840. 14% 4'378. % de ocupacin
--
Sustraccin - hurto 69,77% 59,34%
Servicios: Vigilancia 12'600. 18% 14'868.
Acueducto 75'431. 18% 89'008. El presente estado de resultados muestra l siguiente informacin para anlisis:
Energa 11'889. 18% 14'029.
3'248. 18% 3'833. Incremento de venta del 48,64%
Telfono
511. 14% 582. Incremento de los costos del 29,14%
Correo - portes
2'016. 18% 2'379. Incremento de utilidad bruta, 57,74%
Transporte - fletes
Incremento de gastos operacionales de administracin, 15,25%
Legales: Notariales
490. 14% 559. Incremento de utilidad operacional, 59,95%
Registro mercantil
Trmites - licencias Si el promedio de ocupacin real terminado el ejercicio se estableciera en un 50%,
Mantenimiento: Edificios 4'380. K 4'380.
cual sera el margen de rentabilidad teniendo en cuenta los dems departamentos, y los
Equipos 2'664. K 2'664. costos fijos?
Eq. oficina 756. K 756.
Vehculos 2'737. K 2'737.
Amortizaciones 35'600. K 35'600.
Comisiones 14'700. 14% 16'758.
Libros - revistas - suscripcin 3'168. 20% 3'802.
Msica ambiental 67. 18% 79.
Gastos de presentacin 1'024. 14% 1'167.
Elementos para aseo 555. 18% 655.
Utiles y papelera 5'220. 18% 6'160.
Combustible y lubricacin 3'060. 18% 3'611.
Lavandera 440. 0,012% 445.
Totales 295'994. 14,85% 339'949.

')
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CAPITULO 111

:PUNTO DE EQUILIBRIO

l. DEFINICION

Anlisis grfico y/o matemtico con el que se determina la cantidad de unidades que
se deben producir y/o vender, para cubrir el total de costos y gastos sin utilidad o prdida.

Es una herramienta tanto en la presupuestacin como en el anlisis de costos, pues su

resultado es definitivo para medir el punto desde el cual el ente econmico comienza a
generar sus utilidades reales.

Volviendo a la definicin de costos y gastos, ambas contabilizaciones van

interrelacionadas, es decir, no puede existir el costo sin gasto, ni gasto sin costo, porque
para producir se generan costos y para vender, gastos.

2. PRESENTACION

Ejemplo: retomando el presupuesto con base cero, de produccin para 20 mesas de la

pgina 22con la informacin correspondiente y precio de venta de $75.000 unidades, el
punto de equilibrio de produccin es de 3,6361 unidades, tanto en el diseo matemtico
como en el grfico.

Detalle del presupuesto

Costos fijos
Mano de obra $ 196.840
Arrendamiento 20.000
Depreciacin 750
r
Total costos fijos 217.590
 . 1.

RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO III. PUNTO DE EQUILIBRIO 61

00

Ejemplo 2. Del hotel de 100 habitaciones de la pgina 23, punto de equilibrio con la
Costos variables
siguiente informacin:

..
Materia prima 175.400
Servicio de tomo 120.000 Promedio de ocupacin diaria 92.01%
4.050 Total das presupuestados 61
Onces al personal
Otros imprevistos 3.750 Departamento de habitaciones
Total costos variables 303.200
Costos fijos Costos l'ariables
$12'373.
Costo variable por unidad C.V.U =
303 2

20
= 15.160 Mano de obra
Seguros 884.
Dotacin al personal
Alimentacin
270.
913.
P.E.= Costosfijos = 217.590 = 3,6361 Depreciacin 2'188. Servicios pblicos 1'526.
Precio-C.V.U. 75.000-15.160 Amortizacin I' 444. Manten. habitacin 40.
Propaganda 2'000. Utiles y papelera 40.
Donde el costo fijo de 3,6361 unidades es $217.590 ---
El costo variable es 3,6361 unidades por $15.160 $55.124 Total $18'889. Lavandera 8'279.
---
Para un total de costo de produccin de $272. 714 Elementos aseo 2'017.
Y la venta de 3,6361 unidades a $75.000 $272.714
Comisiones agencias 5'763.
Para llegar al punto en que los costos y las ventas son bsicamente iguales. Total
---
18'848.

Segn los grficos, las unidades se presentan completas, pues no se podra producir o Total costo del departamento $37'737
vender una fraccin de mesa. Costo variable por habitacin $3.358, 1524
Total habitaciones ocupadas en temporada 5.613
Tabla de determinacin del punto de equilibrio de la produccin
P.E.= C.F. 18'889.000
Cantidad Costo fijo Costo Variable Total Venta Utilidad Pr.-C.V. 96.000- 3.358,l 5 24 = 203,89 hab

1 217.590 15.160 232.750 75.000 -757.750

Precio venta habitacin $96.000
2 217.590 30320 247.910 150.000 -97.910
45.480 263.070 225.000 -38.070 Donde el costo fijo de 203,89273 habitaciones es $18 '889 .000
3 217.590
21.770 El costo variable de 203,89273 habitaciones por costo
4 217.590 60.640 278.230 300.000
variable de $3.358, 1524. es $684.702
Para un total de costo por habitacin-da $19'573.702
La tabla muestra unidades terminadas o completas, desvirtuando la igualdad de costos Y la venta de 203,89273 habitaciones a $96.000 por habitacin es $19'573.702
y ventas. As se determina el punto de equilibrio exacto de ventas y costos.
.. 400 Jventas
_..... ....... l
!

.
~
u
350
PE//
Tabla de determinacin del punto de equilibrio
300 Costos .
...... {Variables Cantidad Costo fijo Costo Variable Total Venta Utilidad
250 ......
...... 1 18'889. 3358.1524 18'892358 96.000 -18 '796.358
200 ...... \

150 ...... ...... cotos 100 18'889. 335.815,24 19'224.815 9'600.000 -9'624.815
100 ...... {fijos
200 18'889. 671.630,48 19'560.630 19'200.000
...... -360.630
50 ......
....... 204 18'889. 685.063,08 19'574.063 19'584.000
i
9.937
o
o 2 3 4 s 6

Unidades La tabla muestra habitaciones completas (204), lo cual desvirta, por milsimas el
punto de equilibrio o exacto.

,
_.;;.
. 1.

62 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO Ill. PUNTO DE EQUILIBRIO

63

Determinar el costo variable por habitacin-da

P.E.= C.F. = 18'762.000 = .1
816 8
Total costos variables Pr.-C. V. 38.790,568-15.803
C.V.H.D. I 8'848.000 - l 8'848.000 = 3.358,1524
Promedio ocupacin (No. das) 92,01 (61) - 5.612,61
Donde el costo fijo de 8I6,18913 huspedes servidos es $18'762.000
El costo variable de 816,18913 huspedes servidos a $15.803,245 $12'898.440
30 Para un total de costo por husped servido $31 '660.440
!! /
~

/ {Ventas Y la venta de 8l6,18913 huspedes servidos a $38. 790,568 $31 '660.440

u"' 25 /
/
20 PE/ Para determinar el punto de equilibrio de costos y ventas.
{Costos
1 Variables
15
/
/ Tabla de determinacin del punto de equilibrio
/
10 / 1
/ {Costos Cantidad Costo fijo
/ 1
fijos
Costo Variable To.tal costo Venta Utilidad
5 / 1

/ 1 18'762. 15.803 18'777.803 38.790 -18'739.013

o 200 18'762. 3'160.600 21'922.600 7'758.113 -14'163.887
o 100 200 300 400 400 18762. 6'321200 25'083.200 15'516.227 --9'566.973
Habitacin 600 18'762. 9'481.800 28'243.800 23'274340 -4'969.460
800 18'762. 12'642.400 31'404.400 31'032.454 -371.946
817 18762. 12'911.051 31'673.051 31 '691.894
Punto de equilibrio departamento de alimentos y bebidas 18.843

La infonnacin corresponde al hotel modelo de la pgina 23

La tabla por presentar unidades completas, muestra una desviacin menor en su punto
Costos fijos Mano de obra $15'118. de equilibrio.
Seguros 801.
Depreciacin 1'399.
Amortizacin 444.
~ 35 T .~{ventas
Propaganda
-1'000.
-- u"' 30 .
Total 18'762. 25 ./ ' {Costos
./ 1
20 Variables
Costos variables Materia prima $148'790. /
15 / 1

Dotacin al personal 315. /

10 / 1
. / {Costos
Alimentacin al personal 760. / 1

Servicios pblicos 379.

5
o
o
- /

200
1 fijos

Manten. local - equipos 15. 400 600 800 1000

Materiales aseo 6'759. Unidades
Lavandera 443.
Diversos 2'057.
Total 159'518.

Precio de venta promeclio $38.790,568

Costo variable por husped $15.803,249
Huspedes servidos 10.094
Total costo de venta $178'280.
 1\

~-fil' .

l
.i
l.

-

CAPITULO IV

1,.
ELEMENTOS DEL COSTO

.,
i"

1!_ La conformacin del costo, equivale a la sumatoria de los pagos y causaciones

necesarios para elaborar un producto o prestar un servicio. De acuerdo a su naturaleza,
se divide en elementos, que participan proporcional y porcentualmente de este valor.

l. VALOR DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO

eli Compras de contado

Entrada a inventarios

Fsico - valor
Consumo directo
Valor de materiales

de
los

elementos
Subjetivo - valor
Mano de obra
Pagos de gastos

.
{ Depreciacin
Causaciones varias
Fsico-valor
.. Son las partes fsicas, materiales o que se pueden palpar, y que tienen un costo-valor,

_.;;
:>... '
principalmente en el primer elemento (Materia prima) .

... Del control y conocimiento del consumo, depende el xito de estandarizar Ja cantidad
..
real a costear. Corresponde a la contabilizacin de compras de contado, la entrada a
inventarios (remisin-consumo), consumo directo de materiales.

RICARDO RODRIGUEZ VERA
(i6
Subjetivo-valor
Segn el numeral de causacin-valor, son las contabilizaciones o registros que se
imputan al costo, sobre un concepto subjetivo necesario en la elaboracin del producto o
prestacin del servicio, como la mano de obra y los CIF o CIS.
La mano de obra como segundo elemento del costo, aunque no se puede palpar
tocar, se logra observar en el proceso de produccin, as como verificar y controlar.
2. ELEMENTOS DE COSTO
Materia prima y materiales
Directa
Mano de obra {
Indirecta
Costos indirectos del producto o servicio CIF -CIS
Materia prima y materiales
Principal elemento, valor que en un producto, generalmente forma la mayor parte de
costo, dependiendo de su naturaleza. Es importante conocer el porcentaje de participacin
dentro del costo, como parmetro de medicin y control de variacin.
Este porcentaje es el resultado de dividir el valor de la materia prima por el total del
costo, por 100, as como en los dems elementos.
Costo materia prima x 100
% participacin = Total costo
La materia prima se define como la misma naturaleza del producto, as como su
mayor costo-valor; por ejemplo, la lmina y la unidad o motor son la naturaleza o materia
prima para elaborar una nevera, y los materiales son todos los dems accesorios necesarios
para armarla, como tornillos, cables, asas, aislantes, pinturas, implementos de terminado
internos y externos.
En los costos hoteleros la departamentalizacin del servicio a prestar, determina la
naturaleza de la materia prima a utilizar, segn el departamento de servicio.
Mano de obra
En importancia es el segundo elemento del costo. Elemento indispensable en la
produccin o prestacin de servicios, pues por mayor avance cientfico o tcnico en un
establecimiento, se requerir de una persona que supervise y/o controle la operacin,
causando as, un costo de mano de obra.
De acuerdo al producto a elaborar o servicio a prestar, se establecen los tiempos y
movimientos mnimos por labor u operacin, como base para determinar el trabajo en
una hora, un da, y as la cantidad de operarios y funcionarios a contratar.
t.
CAPTULO IV ELEMENTOS DEL COSTO 67
Como se observa en el presupuesto de mano de obra de un hotel, la base para determinar
el nmero de camareras, es la cantidad de habitaciones disponibles, y de acuerdo al
tiempo de arreglo de una habitacin, se obtiene la mano de obra necesaria.
Con la informacin estadstica del tiempo utilizado por una operaria de confeccin
(en todo el proceso en cadena) que elabora 1,25 camisas por hora, se puede proyectar:
0
Cuntas unidades puede terminar en un da
Cuntas operarias son necesarias para una produccin de X unidades
Cunta materia prima se necesita para X unidades
Qu espacio se requiere para X produccin
Cul sera el costo de esta mano de obra
Para establecer la proyeccin de necesidad de mano de obra en un hotel de X cantidad
de habitaciones, se deben tener en cuenta, datos de rea, pisos, cantidad <le camas, servicios
adicionales, pues inciden directamente en el tiempo de arreglo de la habitacin.
Tomando un promedio de 20 minutos por arreglo de habitacin doble, se puede proyectar:
Cuntas habitaciones arregla en un da una camarera
Cuntas camareras se necesitan para un hotel de X nmero de habitaciones
Segn el presupuesto de ocupacin, cul seria la mano de obra a contratar
Divisin de la mano de obra
Segn el grado de participacin en el manejo del producto o servicio la mano de obra
puede ser:
Directa
Indirecta
Directa. Mano de obra directa es la que se imputa como elemento directo al costo,
por la intervencin en cada proceso de produccin o prestacin del servicio de todos los
operarios y empleados que manipulen el producto o servicio.
Por ejemplo, el operario de produccin, el conductor de bus, la camarera, el cheff,
etc., sus tareas son especficas y necesarias.
En el departamento de produccin o de servicio se disea el organigrama de puesto
de trabajo por operacin y nmero de mquinas.
La mano de obradirecta es variable, ya que puede cambiar por eventos de la produccin
o servicio, como incremento de produccin, alta temporada, etc.
Indirecta. Se conforma por el personal de oficinas y direccin de la produccin o
servicio, y aunque no intervienen en los procesos del producto o servicio, son responsables
de la direccin y resultados de la gestin.
La mano de obra inirecta es fija, pues tanto en nmero de personas como en salarios
es permanente.
 . l.

68 RICARDO RODRIGUEZ VERA ; CAPTULO IV. ELEMENTOS DEL COSTO (f)

En el sector de Hoteles y Restaurantes la mano de obra en algunos departamentos es ~ Y todos los dems informes que pueda generar el programa. Este sistema integrado
el principal elemento. Con el tiempo y el manejo de estadsticas se establecen estndares .J ; ofrece la suficiente confiabilidad y agilidad, de manera que los estados e informes de
de operacin en puestos de trabajo que determinan las necesidades de personal. ~ costos concilien con la contabilidad y sus resultados.

Costos indirectos de produccin o del servicio CIF - CIS.
Tercer elemento del costo, que se conforma por todos los pagos y causaciones :~
diferentes a los anteriores elementos, pero necesarios en la produccin o prestacin del ~
servicio.
Estos cargos al costo son indirectos porque no forman parte fsica del producto, pero "
son componentes necesarios del costo, como arrendamiento de local o bodega,
mantenimiento de maquinaria, servicios pblicos, onces al personal, etc.
En el sector de hoteles y restaurantes se debe implantar este sistema, teniendo en
cuenta que el sistema de costeo es por absorcin o directo a cada departamento de servicio.
As en un hotel, el husped genera los ingresos, y los costos incurridos son: la mano
de obra y los costos indirectos del servicio CIS, para habitaciones, lavandera, telfonos y
otros. Para A y B, son, materia prima, mano de obra y los costos indirectos del servicio CIS.
Flujo operacional: Departamento de habitaciones

El plan nico de cuentas, clasifica por grupos segn los conceptos, los costos indirectos
que se adaptan al tipo de empresa o sector. En el plan de cuentas para hoteles y restaurantes
Husped
diseado en el captulo sexto se observa su conformacin, de acuerdo a la necesidad.

Pagos
Corresponde a los costos indirectos del perodo por pagos en efectivo y/o cheque que ~.
se imputan directamente al producto, departamento de servicios o venta, segn el sistema ~
de contabilidad establecido. Por ejemplo, fletes de maquinaria, repuestos, papelera, etc. Mano obra

Causaciones Costo de
Segn el captulo uno, las cuotas proyectadas y dems costos de aplicacin que correspondan, alojamiento
como causacin de servicios, gastos de lavandera, alimentacin al personal, etc. .._...._ __,
CIS
Segn el sistema de contabilidad establecido las causaciones por aplicacin, se
registran al cierre del perodo mensual.

3. REGISTRO DE LOS COSTOS Utilidad

bruta
La contabilidad general es el origen de informacin para la contabilidad de costos,
que segn el tipo de empresa y el sistema establecido, registra los costos o toma la
informacin de contabilidad. El sistema de contabilidad manual es antieconmico porque requiere de ms personal.
es ms lento, su resultado, menos confiable y la informacin menos confidencial.
Los costos en sus tres elementos se pueden registrar por medio de:
Contabilidad - costos integrados Contabilidad - costos independientes
Contabilidad - costos independientes
Dentro del proceso de sistematizacin se generan mdulos o paquetes en los diferentes
Departamento de costos
ciclos de contabilidad, y en reas de responsabilidad. que con la informacin obtenida y
Contabilidad - costos integrados entrada al sistema, produce resultados de costos, para integrar al final del perodo. en un
solo informe.
La herramienta de primer paso es la sistematizacin que mediante un programa
integrado de contabilidad, registra todas las transacciones, generando informacin y Este sistema aunque no es el ms gil, ayuda considerablemente en cada rea.
resultados inmediatos de: departamento o mdulo con la informacin esperada.
Estados financieros
Estados de costos
Estados comparativos costos - presupuestos
 1

RICARDO RODRIGUEZ VERA

70

Flujo del proceso de operacin contable

1 Gerencia y
'. Mercadeo
i i
Produccin administracin
!i y
l operativa
ventas

Proceso produc. \!gresos-oper.
Ingresos
(inventarios) dministrativa CAPITULO V
(ventas)

------
CLASIFICACION DE LOS COSTOS

-
Contabi 1idad l. DEFINICION
Sistemas
Conocidos los elementos del costo a nivel general se presenta su clasificacin cuya
Consolidacin
aplicacin en el sector hotelero puede ser relativa por la especialidad del producto como

--
servicio.

2. CLASIFICACION
Resultados
Dependiendo de su naturaleza hacia la conformacin del costo estos pueden ser:
(final)
f Costo Materia prima
y materiales { Co,ro primo
Departamento de costos
Dependiendo del volumen de operaciones, por la cantidad de habitaciones disponibles
1directo
]
mano de obra
Servicios
del establecimiento hotelero, el departamento de costos se disea con los funcionarios
Materiales para aseo
que requiera la estructura. Costo de
Variables Reparacin
Dentro del sistema de contabilidad en operacin, permite o no un departamento o produccin
y/o Costo Equipos
seccin de costos, pues la informacin procesada de acuerdo a una planeacin suficiente.
requiere de anlisis de costos que mantengan en::J?tt,n.ianente actualidad el anlisis prestacin Otros
minucioso de los resultados, para llegar al objetivo 'trttiado del costo. de servicios Arrendamiento
indirecto Seguros
Fijos Amortizacin
Mano de obra
Otros
 . ' 1

72 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO V. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS 73

Costo directo Siguiendo la lgica del proceso interno de contabilizacin en produccin para todo
Es el concepto - valor que forma parte directa del producto o servicio y por su naturaleza tipo de artculos, bienes de uso o de cambio, se determinan como costos de fabricacin.
tangible se puede palpar, como la materia prima, e intangible como la mano de obra
En el sector de hoteles y restaurantes, se toman como de servicio, as sea en la
necesaria en el proceso de elaboracin o prestacin del servicio, conformando el costo primo.
elaboracin de bienes de consumo inmediato, como los alimentos o bebidas.
El costo directo puede ser, variable y/o fijo.
No se vera bien presentado en una orden de servicio para un banquete clasificar en
Costo indirecto costos indirectos de fabricacin el alquiler del saln. de la vajilla. servicio de transporte. etc.
Es el concepto - valor que aunque no forma parte fsica del producto o servicio, es Su variacin depende directamente de la cantidad de huspedes. cubiertos o clientes
necesario dentro del proceso de produccin o prestacin del servicio, y que slo se puede a atender o servir. y de todos los conceptos que participen en la determinacin del costo
aplicar proporcionalmente despus del anlisis de consumo de cada seccin o indirecto del servicio.
departamento de produccin o de servicio, como servicios pblicos, materiales para
aseo, reparacin y mantenimiento de equipos, etc. En produccin, los costos indirectos variables son proporcionales a la cantidad de
unidades producidas en todos los conceptos como:
Diferencia entre costo directo e indirecto
Materia prima y materiales Mano de obra - extra
El costo directo determina exactamente cantidad (materia prima) por unidad, ejemplo: Energa Agua
Porcin de carne para un churrasco = 250 gramos
11
Depreciacin por unidad de produccin Combustibles. etc.
Ms ingredientes, 10% del valor
En el sector de hoteles y restaurantes el costo variable lo determina la ocupacin.
El costo indirecto determina una parte de los dems elementos del costo, dividido por
pues el husped que toma los servicios, es quien genera los costos en todos los conceptos
el nmero de unidades producidas; luego es indirecto con respecto a la conformacin
necesarios para prestarle la atencin y el mejor servicio, como:
fsica, pero directo, por la consecuencia de su produccin o servicio.
Materiales para aseo y dotacin - habitacin Servicio de lavandera de blancos
Mano de obra directa
Servicio de energa Servicio de agua
En los costos de produccin forma el costo primo como segundo elemento, pero en Mano de obra - extra en temporada Mantenimiento de habitacin
los costos por prestacin de servicios (hoteles y restaurantes) es el elemento de mayor Decoracin Impuestos y papelera, etc.
importancia, dado que la materia prima fsica no existe. (Depreciacin).
En el departamento de alimentos y bebidas, el costo directo y variable que depende

{co~o primo de la ocupacin y de la venta, es la materia prima (provisiones y bebidas) para la

'
J. Materia prima
elaboracin de los alimentos, ms los productos terminados. Los dems costos variables.
Mano de obra
tambin dependen del volumen de ocupacin y/o venta. como:

En los entes econmicos de prestacin de servicios se presenta el costo primo como Mano de obra - extra en temporada Materiales para aseo
base as: Servicio de lavandera de lencera Servicio de energa
Servicio de agua Combustibles, etc.
Ente econmico Mano de obra Impresos y papelera Implementos para cocina y comedores
Servicio de transporte Conductor - ayudante Mantenimiento de locales (cocina, restaurantes, etc.)
Alquiler de andamios Despachador de andamios
Alojamiento - hotel Camareras recpecin - botones, etc. En otros departamentos (lavandera, telfonos, etc.) el costo variable lo determina el
Salud clnicas Mdicos, enfermeras, etc. volumen del servicio prestado.

Costos indirectos variables Costos indirectos fijos

Dependiendo del producto o prestacin del servicio se clasifican en: Son fijos en cuanto a su valor y concepto, pues no varan por el volumen de produccin
CIF Costos indirectos de fabricacin o prestacin del servicio.
CIS Costos indirectos del servicio
.>~f~:,.,

. '
74 RICARDO RODRIGUEZ VERA ; CAPTULO V. CLASIFICACIN DE LOS COSTOS 75

Como se observ en el Captulo III, los costos indirectos se toman como parmetros ' La discriminacin de los costos fijos vista en el Captulo III para determinar el punto
determinantes del punto de equilibrio. pues son la base-numerador para obtener el punto de equilibrio de un hotel de 240 habitaciones - da y 7200 mes, es:
en el que los costos y las ventas son iguales.
Arrendamientos - O-
Sin embargo pueden variar si se presentan eventos especiales aunque una buena Depreciacin 1'325.000
organizacin debe prever esta variacin para ajustar, a su debido tiempo. las cifras. Amortizaciones 175.000
Seguros generales 100.000
El siguiente modelo presenta las posibles variaciones de los conceptos ms comunes:
Nmina - planta 2'000.000
Concepto Motivo de variacin Total costos fijos $3'600.000
Arrendamiento Incremento en el canon
Para determinar el costo fijo por habitacin - da, se toma el total de costos fijos
Ensanche de la planta o rea
Reduccin de la planta o rea causados en el mes y se divide por el total de habitaciones del establecimiento. porque
haya o no ocupacin, se estn causando los costos con el transcurso del tiempo.
Depreciacin Adquisicin de nuevos equipos
Adquisicin de nuevos edificios
Ventas de equipos - = 3'-600.000 = 500 por hab'1tac1on
T.C.F.
e .F.H.D .=. - . , - d'ia
Ventas de partes de edificios O.D. 7.200
Ventas de edificios
r::,
Adiciones de equipos
i'
Adiciones de edificios
r:l., Amortizacin Incremento en cargo diferidos por:
Adiciones amortizables
::

Baja de cargos diferidos por:

Obsolescencia o terminacin de saldos
.i1
Seguros Incremento en pago de primas por:
Adquisicin de equipos y edificios
!.;: Disminucin en saldos de primas por:
! Ventas y baja de equipos y edificios
Mano de obra Aumento o disminucin de personal

Para el clculo del punto de equilibrio debe tenerse en cuenta que los costos fijos no
varan, sea que haya o no ocupacin en el hotel. Los costos variables, en cambio, son
proporcionales al nmero de habitaciones ocupadas.

Tabla de determinacin del punto de equilibrio

Cantidad Costo fijo Costo variable Total costo

1 3'6 25.833 3'625.833
10 3'6 258.333 3'858.333
100 3'6 2'583.333 6'133.333
'';'

;:: . J En el sector de hoteles, restaurantes, moteles, salud, transporte etc., los costos fijos
ocupan el mayor porcentaje(%) de participacin. Dependiendo del ciclo de temporada,
permanecen constantes, sin importar el volumen de ocupacin o de servicio a prestar.
r
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. ::',,'/,/
CAPITULO VI
.
.....
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'"
l. DEFINICION
SISTEMAS DE COSTEO

~" Presentados los criterios para ubicar y registrar el concepto de cada costo en las
diferentes reas de produccin o de servicio, se analizan los mtodos o sistemas de

=;
...,
costeo o el proceso para la determinacin de costos por centro de produccin o de servicio.
Por absorcin

,., Por orden de produccin

Por procesos
Estndar - predeterminados

11 2. COSTEO POR ABSORCION

18 Es el que se obtiene al final del perodo establecido para el corte. El registro de todos
los costos se debita al producto, departamento o servicio especfico a la espera del cierre
para conocer el total.

Tambin se puede llamar estimado o esperado. Para conocer el costo unitario, se toma el
total obtenido, sobre el nmero de productos o unidades de servicio, terminadas o vendidas.
Es el sistema utilizado en el sector de hoteles y restaurantes, porque adems de estar
a la espera de una posible ocupacin o venta del servicio, tambin se espera la causacin
de los costos de acuerdo a esa misma ocupacin.

Sin embargo es importante el siguiente anlisis:

Si se calcula para el sector de la produccin, con un solo producto, por ejemplo escritorios:

Total costo = 10'275. =$68.500 Costo unitario

Unidades terminadas 150
 78 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO VI. SISTEMAS DE COSTEO 79

Costo por unidad terminada y lista para la venta, sumados todos los costos de La orden de produccin contiene la informacin para liquidar las unidades programadas
produccin, fijos y variables. en sus tres elementos as:

Pero si es en el sector de servicios, se deben conocer otros parmetros, como unidades Materia prima y materiales. Costo real sobre liquidacin de remisin por la cantidad
de servicio disponibles, costos fijos, porcentaje de unidades de servicio vendidas, perodo exacta a consumir, segn unidades a producir teniendo establecido el promedio de
que cubre los costos fijos. consumo por unidad, y el costo real determinado en la remisin de despacho de la bodega
o proveedor.
Si el hotel mantiene todas las habitaciones disponibles o no, se estn causando costos
fijos, de ah que el denominador para el punto de equilibrio incluye todas las habitaciones. Mano de obra. Costo predeterminado que se aplica por la informacin estadstica
anterior sobre cada unidad terminada o en proceso. El total de mano de obra, por las
Los costos variables los genera la ocupacin en un perodo. El promedio de ocupacin
en el punto de equilibrio incide en el mismo. Concluyendo, el total de costos se distribuye rdenes de produccin emitidas en un perodo (mes), deber conciliarse con la liquidacin
en costos fijos sobre el total de habitaciones y costos variables sobre las habitaciones sobre la nmina devengada, ms carga prestacional correspondiente.
ocupadas, como se observa en la siguiente presentacin: La variacin que se presente entre la sumatoria de las rdenes de produccin por el
Hotel de 100 habitaciones - da= a 3.000 habitaciones - mes total de unidades producidas, debe ser analizada para determinar el ajuste unitario que se
vaya a aplicar a las prximas rdenes de produccin.
Total costo del departamento $18'900.
Costos fijos $7'600. CIF: Costo predeterminado que, de igual forma que la mano de obra, se aplica por
Costos variables $11 '300. estadstica con el mismo procedimiento de control por cada concepto.
x de ocupacin 50%
Precio de venta habitacin En el siguiente modelo de orden de produccin se observa el procedimiento descrito
$72.
anteriormente, y se puede ajustar a las necesidades del producto o servicio a prestar.
Anlisis:
Los costos fijos corresponden a 3.000 habitaciones disponibles. Se emite la orden de produccin con la siguiente informacin:

Fecha de orden: 10-07-01 Producto: 600 sillas

/I Costo fijo = 7'600. = 2.533,
Ref: 791 Destino: Colegio Santa Teresita
O.D. 3.000
Fecha de entrega: 15-08-01 Inicio: 25-07-01
Los costos variables corresponden a las habitaciones ocupadas o sea 1.500, 50%
Termino: 11--08-01
promedio de ocupacin; as el costo por habitacin es de $7.533.
Especificaciones: silla en cedro lacada, color pucia oscuro, tapizadas.
. ble - ha b"1tac1on
C osto vana ., = - 3oo. 7 533
l l'- Remisin por maderas No. 3% $ l l '573.400
-= .
1.500 Remisin por materiales No. 399 $ l '812.600
Por lo tanto el costeo por absorcin depende de la estada de los huspedes para Mano de obra $ 4.685 por silla
conocer el costo - consumo. Costos indirectos de fabricacin. $ 4.044 por silla
Igualmente para los dems departamentos de servicio del hotel los costos estn sujetos
Resumen de rdenes de produccin
al promedio de ocupacin o de huspedes alojados, pues estos generan consumo de
alimentos, lavado de blancos, servicios de telfono, etc. Para determinar el total de unidades producidas en el perodo (mensual), se elabora la
planilla de registro de todas las rdenes de produccin emitidas, que con la suma de
liquidacin de los elementos del costo, debe conciliar con los costos reales registrados
3. COSTEO POR ORDEN DE PRODUCCION contablemente.
Se utiliza en las empresas de produccin en cadena, donde se emite la orden de
produccin programada para la cantidad de unidades a terminar, con todas las
especificaciones del producto.
 80 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO VI. SISTEMAS DE COSTEOS
81

MUEBLES TIO'S Descripcin:

Men:
Orden de produccin No. 000
Buffet continental de: 21 Oporciones de pollo, medallones al vino, pernil ahumado
Ref. 791 Cantidad: 600 D de cerdo, croquetas de pescado, huevos de codorniz, tortas de respostera.
Producto: Sillas en cedro
-- M A
Frutas: manzana, uvas, meln, sandia, peras y queso amarillo.
Destino: Colegio Santa Teresita Fecha entrega: 15-08-01 16 07 01 Licores:
Fecha inicio: 25-07-01 Fecha trmino: 11-08-01 Das proceso =das: 13 22 botellas de champaa
50 botellas de whisky Sello Negro
Especificaciones: Sillas en cedro de I lacadas en color pucia oscuro, tapizadas. 30 botellas Vodka polaco
10 botellas vino seco
Materia prima-Materiales Mano de obra CIF Materiales
Costo
No. remisin Valor Horas Valor C. und. Valor Decoracin: restaurante acorde al evento.
396 ll '573.400 104 2'811.000 4.044 2'426.400 18'623.400 Animacion: 5 horas de orquesta.
399 1'812.600 Mano de obra: personal de planta ms temporal necesario.
Cis: elementos adicionales para montaje y otros.
Unidades terminadas: 600 Costo unidad: $31 .039 Liquidacin:
Unidades en proceso: ----- Materia prima, licores y materiales $2'286.635
Unidades imperfectas: ---- Gerente produccin Decoracin 457.327
Unidades total: 600 Orquesta 400.000
Mano de obra 377.275
Costeo de orden de servicio Costos indirectos del servicio 314.396
En el sector de hoteles y restaurantes se determina el costo por orden de servicio para Total del costo del servicio $3'835.633
contratos de eventos especiales, como complemento del servicio para: Precio de venta contratado $8'000.000
Convenciones Precio de venta por invitado $40.000
Seminarios
Costo unidad $19.178
Matrimonios
Utilidad operacional $20.822
Fiestas
Otros % de utilidad operacional 52,05%

Teniendo como herramienta importante estadsticas de costos, se elabora el proyecto 4. COSTOS POR PROCESOS
de cotizacin para presentar al cliente; el departamento de alimentos y bebidas vala el
costo de acuerdo al evento a realizar. Se obtienen mediante la liquidacin en cada proceso o departamento de produccin
segn su grado de avance, para iniciar el siguiente proceso, y as sucesivamente, hasta su
En el siguiente ejercicio, se elabora la orden de servicio para matrimonio, as: terminacin y entrega para la venta.
- Hotel Palma Real El tiempo de duracin depende del producto, la cantidad y los procesos correspondientes.
Orden de servicio No. 1001
Cada proceso puede contener o no los tres elementos del costo, segn el producto,
Evento: Coctel-recepcin matrimonio 14 09 01 proceso o grado de avance.
Da y hora a realizar: 9 diciembre, 8:00 p.m.
Participantes: 200 invitados Para la liquidacin del costo se tiene presente el juego de inventarios o informacin
de unidades, como base del costeo.
Ambiente: Saln principal del restaurante
Condiciones de pago: 50% a la firma y saldo el da del evento. En el siguiente modelo se presenta el juego de unidades o informacin en todos los
procesos de produccin.
 . l.

RICARDO RODRIGUEZ VERA

82

Proceso! Procesoll Proceso ID

&l 30 105
Vienen
3.180 3210 3.090
Mas: entradas y transferidas
proceso anterior
3260 3240 3.195.
Unidades en proceso
3210 3.090 3.101
Menos: terminadas y transferidas
50 150 9'i
Saldo al final de cada proceso

En el sector hotelero y de restaurantes y servicios no se presenta la necesidad de este

sistema de costeo, ya que tanto los productos (alimentos y bebidas) a vender como los .,
servicios a prestar son inmediatos y no hay tiempo para procesos ni de produccin ni de
liquidacin.
CAPITULO VII
En todos los tratados de costos generales se presenta el costeo detallado de este sistema,
tanto en unidades como en valores. DISTRIBUCION DE LOS COSTOS HOTELEROS
S. COSTOS ESTANDAR
l. DEFINICION
Es el sistema utilizado en empresas de alta tecnologa a todo nivel, pues tanto los
:i
elementos del costo como la informacin se encuentra predeterminada y disponible en el Hace referencia al total de los diferentes conceptos que se causan en el establecimiento
momento de emitir la orden de produccin. hotelero, por cada departamento de servicios, de acuerdo a parmetros preestablecidos o
a establecer, segn la base de consumo o causacin, as como a la organizacin contable
Mediante el estudio de informacin estadstica permanente, se puede lograr en cualquier
general, y de costos.
!' tipo de empresa un modelo de costeo estndar, de manera que al presentarse variaciones
permitan conocer la ms mnima desviacin. Este captulo presenta el procedimiento para aplicar el costo a los departamentos
,;. operados y no operados, con el objeto de obtener, con la mayor exactitud, el costo de
En el sector hotelero y de restaurantes, no es fcil llegar a este sistema de costeo, cada unidad de servicio, objetivo del mismo.
porque no existe un porcentaje fijo de ocupacin en perodos largos, pues como se sabe,
la ocupacin depende de muchas variables internas y exterillis a nivel local, nacional y
2. TIPOS DE DEPARTAMENTOS
mundial.
Sin embargo, s se presenta una parte de estandarizacin, en cuanto a cantidad por Operados
porcin en platos de recetas estndar, en alimentos y cantidad de tragos por botella, en Mixtos
No operados
bebidas.
Por valuacin de las mismas recetas estndar no es posible lograr estandarizacin Departamentos operados
pues los precios de compra tambin varan permanentemente por eventos como escasez, El objetivo del establecimiento hotelero y/o de servicios, es prestar y vender sus productos
cosechas, las mismas temporadas, etc. (servicios) al husped, buscando su mxima.comodidad y satisfaccin, as:
Se puede presentar un costo estndar para el caso de servicio de
alojamiento por Alojamiento Alimentos y bebidas
meses o por contratos a determinado tiempo, mayores de un ao, que a travs de la Lavandera Telfonos
\.
observacin puede determinar un costo dentro de parmetros fijos por la costumbre.
Salas de belleza y peluqueras Tiendas o almacenes y droguera
/-
La evaluacin de confiabilidad de los costos depende directamente del permanente Saunas, baos, turcos, gimnasio Piscinas, etc.
anlisis de las variaciones, hasta llegar a minimizarlas.
 ' l,

84 ,~APTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 85

Los costos variables se generan en el momento de prestar el servicio. En cada departamento operado o de servicio se presentan costos, que dependiendo
del concepto o rubro requieren un parmetro o base especial de clculo. Por ejemplo,
Departamentos mixtos para causar la depreciacin, se toma como base el costo del metro cuadrado de
Tienen como objetivo: construccin tenninada, el rea y la vida til.
Prestar servicios al husped
Utilizar las instalaciones para su propio servicio Cada departamento tendr una participacin en el costo a aplicar, dependiendo del
concepto y del criterio de determinacin de causacin del costo.
Al planear las instalaci?nes del ?otcl, debe ~alizarse la ~onve~~encia o no ~e lo~
departamentos de lavandena y de alimentos y bebidas, como mvers10n, y determmar st Por conceptos o rubros, se toma la base de generacin del costo, dependiendo del
los ingresos a generar por ventas disminuirn costos y en qu proporcin al aprovech~ servicio prestado (departamento) para determinar el parmetro o base. Por ejemplo, para
las propias instalaciones. ' causar el consumo de agua se toman bases como: consumo promedio por husped,
porcentaje de ocupacin, cantidad de huspedes en el perodo, costo o precio del metro
Departamentos mixtos: cbico de agua, ms recargos.
Alimentos y bebidas
Lavandera Por pago, consumo o causacin, de acuerdo al concepto y al departamento a aplicar,
y segn el ciclo contable que registre el costo, se determina teniendo en cuenta todo el
Alimentos y bebidas vende a los huspedes sus productos, y suministra los alimentos
a empleados y funcionarios, a precio de costo, aplicado a cada departamento. proceso de registro, segn lo visto en el Captulo IV, numeral 3.

Lavandera, aunque la venta a huspedes no es muy importante, pues el objetivo e~ Parmetros o bases
prestar el servicio, el costo del servicio para los dems departamentos se disminuye' Area ocupada por departamento
considerablemente, como se observa en la aplicacin, ms adelante. Costo del bien de uso
Cantidad de huspedes alojados
Departamentos no operados Cantidad de habitaciones ocupadas

Los conforman las secciones en que se divide la estructura organizacionaC Cantidad de camas ocupadas
administrativa, que no tienen relacin con los huspedes, pero son la vrtebra central de\ Porcentajes de: Ocupacin
establecimiento hotelero: .,. Depreciacin
Consumo por husped
Gerencia general Control interno
Consumo por Kw/h. rifl
Gerencia operativa Personal
Relacin de equipos elctricos il
Contabilidad Mantenimiento Cantidad de prendas
Cantidad de prendas procesadas
El total de los gastos operacionales de administracin se aplica proporcionalmente a 4
los departamentos operados sobre bases establecidas, para detenninar los estados de Cantidad de empleados por departamento
resultados, al cierre del perodo. Das de un perodo.

De acuerdo al concepto o costo a aplicar, se toman los parmetros o bases, que segn
3. PARAMETROS DE DISTRIBUCION O APLICACION las variables determinarn el valor a cargar a cada departamento operado y no operado,
hasta completar el costo total del perodo.
Parmetros o bases de distribucin son las diferentes medidas unitarias que se toman
a travs de la observacin y el anlisis de los costos, para aplicar a cada departamento lo Segn las normas contables de los Decretos 2649 y el Decreto 2650 de diciembre de
realmente causado y/o pagado, como generacin del costo por prestacin del servicio. 1993 sobre el Plan Unico de Cuentas PUC, la clasificacin de las cuentas de gastos y
costos, se presenta en el Captulo VIII y con base en sta clasificacin de cuentas y
Divisin de los parmetros subcuentas se utilizan como parmetros para todos los departamentos.
Por departamentos
Por conceptos o rubros
Por pago, consumo y/o causacin
 86 jtAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS f/
~

Cuentas Parmetros - Base - Detalle 4.Mano Contratacin - Control tiempo - C.D.04

Gastos de personal Nmina - fija - variable - cantidad empleados de obra Liquidacin salarios - Liquidacin contrato
Impuestos Base - % - rea 5. Causacin Depreciacin y diferidos - Alimentac. personal C.D.06-07
Arrendamiento rea- canon - Aplicacin Lavandera - Servicios pblicos -08-09-10
Seguros Riesgos - base - bien uso
Servicios pblicos Consumo - m3 - K w/h. - precio unidad El resumen de cada comprobante de diario (C.D.) es el soporte para el registro
Mantenimiento reparar Equipos - locales pormenorizado de cada cuenta afectada, de tal manera que al finalizar todos los registros
Adecuacin instalacin Equipos - locales - consumo - compra '" se obtenga el total por departamento; la sumatoria de las subcuentas y conceptos debe
Depreciacin
Amortizacin
Bien uso - base - vida til
Base - cuotas - tiempo
t conciliar con el total.

Subcuentas La contabilidad sistematizada con un programa (software) integrado, resume todo el proceso
contable en un solo resultado, y la terminal para los costos tendr un carcter de informacin
Vajilla, cristal Consumo - reparacin
Utiles y papel Consumo - cuotas y anlisis, pues costos no procesa informacin, su funcin es de seguimiento y control.
Lavandera aplicacin Cantidad prendas - costo prenda
Si el sistema est diseado por mdulos independientes, la informacin debe ser la
Combustibles Consumo - costo unidad
fuente para el registro en costos, con el permanente control de saldos y co1Kil iaciones
Utensilios cocina Consumo - dotacin - cuotas
Blancos, lencera Consumo - dotacin reposicin con contabilidad.

En los siguientes diseos se observa la idea general de los sistemas integrados y

modulares del proceso contabilidad-costos enfocados hacia igual resultado.
El consumo se determina por remisin de almacn al departamento, o por consumo
de servicios pblicos. Sistema integrado
Sobre estas bases se fija el criterio para aplicar los gastos y costos segn el sistema de
contabilidad irlplantado. (Manual o sistematizado). Toda la informacin r+--- Sis. tema
4. PROCEDIMIENTOS DE CONTABILIZACION ~ntable 1 r.-- Archivo
De acuerdo a lo establecido por las normas vigentes de contabilidad, sta se deber
registrar por el sistema de causacin, mediante el cual se toman todas las operaciones
relacionadas con los gastos y costos de un perodo.
Contabilidad Costos
Cada ciclo contable registra sus transacciones en forma diaria por cada soporte de
ingreso o egreso, o mensual por comprobante-resumen de diario. de manera que todo el
proceso se cause dentro del perodo.
Sistema por mdulos
Ciclos de la contabilidad
Son diferentes partes modulares de la contabilidad para efecto de resumir, manual o
,__::=::=::=::=::=::=::=~H--- Sistema contable
sistemticamente, el registm contable de cada ciclo. Informacin contable Costos
y costos Archivo
Ciclo Origen Resumen
l. Ingresos Caja ~ ventas - Contado - C.D.01
Recaudo cartera - Otros ingresos
2. Egresos Bancos - Compras - Contado - Pago C.D.02 [Contabilidad 1 ce~~]
proveedores - Gastos y costos - Otros egresos
3. Inventario Inventarios inicial - entradas - C.D.03
Consumo - Inventario final

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89
CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELERO!:>

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Los ciclos de ingresos, egresos, inventarios y mano de obra estn soportados por la
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"' Ingresos: Comisiones por tarjetas de crdito, atenciones ocasionales a
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~ accesorios, combustibles, dotacin a trabajadores y dotacin de
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. Mano de obra: La liquidacin de salarios, ms carga prestacional en el resumen de
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Por causacin

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La contabilizacin por aplicacin de causaciones, se elabora de acuerdo a los parmetros
vistos en la pgina 73 teniendo como soporte el anlisis correspondiente para determinar

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las bases .

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Edificios:
Determinar el rea del edificio o construccin que presta cada servicio, por medio
de los planos o por medicin elaborada por un ingeniero, para obtener la

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' - !) confiabilidad de los metros cuadrados y el porcentaje de participacin sobre el '

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..,= total construido y en servicio .
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Determinar el precio de metro cuadrado de construccin, que se obtiene de la i
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escritura pblica, del ltimo estado valuacin del costo en libros de la construccin
o para escriturar, ms los ajustes correspondientes.

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Habitaciones 14.400
4.320' 12%
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300' 1%
Q c::i o; - Lavandera 180
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~ "' Administracin 1260 2.520' 7%
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ex> RICARDO RODRIGUEZ VE~'l CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 91
j

Obtenido el costo por rea de cada departamento se determina la depreciacin~ Fecha de compra
correspondiente, de acuerdo a la frmula para depreciacin en lnea y la vida til Costo inicial
de los bienes de uso (edificios para este ejemplo). 'f. Costo ajustado
La causacin en la contabilidad se registra generalmente por perodos mensuales,-: Adiciones
1
hasta aplicar el total de vida til (20 aos). '!' Estado de conservacin.

Costo= 1 mes Con el total de equipos o bienes de uso de cada departamento, y tomando como
D= Costo D = Costo
D= 240 vida til, 10 aos (deduciendo la cuota de salvamiento), se determina la
Vida til 20x 12
depreciacin en lnea as:
28.800' = 120' Para habitaciones
D=24() D= Costo D = Costo Costo= mes
D=J20
Vida til lx 12
4.320' =18' Para alimentos y bebidas
D=240 Ejemplo de aplicacin por departamentos:

Departamento Costo
360' = 1'5 Para lavandera
D= 240 Habitaciones 135'000.000

2.520' =10'5 AyB 45'000.000

Para administracin
D=240 30'000.000
Lavandera
,La importancia de la aplicacin de los costos por departamento, nos demuestra lLt Telfonos 24'000.000
determinacin del costo de depreciacin por unidad de producto o servicio vendido, por Administracin 48'000.000
ejemplo de una habitacin o un plato servido. Total $282 '000.000
Cuando se presentan incrementos en los bienes por compras o adiciones, la
depreciacin se aumenta proporcionalmente al valor de costo y con cargo al departamento 135'000.000=1'125.000 Para habitaciones
que haya recibido la adicin o compra. D= 120

Es necesario mantener el rcord o tarjeta de los bienes en el que se registra todo 45'000.000 = 375.000 Para A& B
movimiento, desde el costo inicial, ms compras y adiciones y ajustes con las fechas de D= 120
registro real para efectos de control de vida til.
30'000.000 = 250.000 Para lavandera
El incremento por ajustes por inflacin tambin forma parte del costo y por lo tanto D= 120
generan aumento en la depreciacin. 24'000.000 = 200.000 Para telfonos
D= 120
Equipos de hoteles y restaurantes
El control interno o auditora interna, es Ja responsable del buen manejo de la 48'000.000 = 400.000 Para administracin
D= 120
informacin de todos los activos del ente econmico, y es as como esta herramienta
sirve para mantener actualizadas las tarjetas de cada equipo de uso en todos los Se puede considerar a la Depreciacin como un Costo -Directo Fijo, pues forma el
departamentos de servicio. elemento base para la prestacin del servicio, y la parte aplkada es la proporcin directa
al Ingreso - Uso por parte del husped, y como se deca antes es casi la materia prima.
Para determinar la depreciacin de los equipos 4ispuestos para el servicio, se tienen
Segn la necesidad y categora del hotel los bienes de uso (muebles, enseres y
las siguientes bases como parmetros.
equipos) del departamento de habitaciones pueden ser los siguientes:
Dotacin de cada departamento, mediante inventario con la siguiente informacin:
Juego de alcoba Mesas auxiliares
Departamento - Secciones
Televisor e implementos Nevera (minibar)
Tipo de equipo
Aire acondkionado \individual o parcial) Juego de comedor
Referencia completa
Partes del equipo (cama, mesa de noche, etc.) Muebles de loby, recepcin, corredores, etc.
 . ' 1
RICARDO RODRIGUEZ VERA ' CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 93
92

Los muebles y equipos para el servicio en el departamento de alimentos y bebidas Equipos de comunicacin y cmputo
dependen de la categoa del establecimiento, as como de las secciones que vendan o La depreciacin de los equipos del departamento de telfonos, se toma del resultado
presten el servicio. del costo menos la cuota de salvamiento del conmutador, dividido por la vida til de 5
aos o 60 meses, pues este tipo de equipo por su delicadeza y sometimiento a permanente
Como equipos indispensables se pueden relacionar los siguientes: tecnificacin slo dispone de una vida til - contable de 60 meses.
Equipos para coccin (estufas, marmitas, etc.) Lavaplatos Las adiciones o mejoras que se le implementen y que formen parte del activo o bien
Cuartos fos y conservacin de alimentos Equipos de panadera de uso, forman parte del incremento de la depreciacin por igual vida til.
Juego de comedor, bar y piscinas Equipos auxiliares
Registradoras Terminales de computador El departamento de administracin, como eje de direccin y control, participa en un
alto porcentaje sobre el total de la depreciacin, debido a las secciones que lo conforman
Tambin se puede considerar como Costos directos fijos la aplicacin de la y a los equipos dispuestos al uso - servicio.
depreciacin, aunque en el sector hotelero, en el costo de alimentos y bebidas participan
los tres elementos del costo y la depreciacin se clasifica como indirecto dentro de los Segn el anlisis de depreciacin general se observa el uso de equipos de vida til de
Costos Indirectos del Servicio (CIS). 10 y 5 aos as:

Dentro de un sistema integrado de Contabilidad de Costos, se puede llegar a detenninar Bienes de uso de JO aos: Escritorios y mesas
con exactitud el cargo de depreciacin - plato- perodo, conociendo los parmetros de Sillas, asientos y muebles de oficina y estar
venta, ocupacin, y en busca de la estandarizacin del costo como objetivo final del Estanteras de madera y metlicas
sistema. Mquinas registradoras
Cajas fuertes
El costeo por absorcin, est sometido a la espera del cierre del perodo operacional, Mquinas de oficina - escribir - calculadoras,
para obtener la informacin que, de acuerdo al total aplicado al departamento, distribuir Archivadores
de acuerdo a los platos servidos, la proporcin correspondiente.
Bienes de uso de 5 aos: Vehculos :,
El departamento de lavandea es de gran importancia pues su inversin se recupera Equipos de computacin I)
en corto plazo por efecto del menor costo que representa para todo el complejo la
El modelo de anlisis de depreciain se puede ajustar a las necesidades u otras [f,
prestacin del servicio.
variables que pueda presentar el establecimiento hotelero, sin obviar el principio de
Como se puede observar en el informe de costos del departamento, el costo propio se aplicacin departamental, que es el objetivo principal. (Ver tabla de anlisis de
determina por el total de cargos en el perodo, menos el total de costos o gastos aplicados depreciacin).
o distribuidos a los dems departamentos, determinando as el costo real de las prendas
procesadas a huspedes y uniformes del mismo departamento. Como origen de la informacin para determinar la base del costo de todos los bienes
de uso, se presenta el diseo de la tarjeta Record de activos fijos en la cual se puede
Los equipos especficos para la operacin y prestacin del servicio de lavandera, registrar desde el costo inicial (histrico), los ajustes por inflacin, las adiciones, la
dependen de la capacidad del establecimiento hotelero y de su futura proyeccin de depreciacin causada por perodo, la depreciacin acumulada en el tiempo y el valor
ampliacin, de manera que la inversin no incida sobre el costo presente por efectos de neto del activo. (Ver tabla de record de activos fijos).
la misma depreciacin.
Gastos pagos por anticipado
Dependiendo del tipo de equipos y su combustible o medio de operacin (elctrica o Corresponde a los cargos del tercer elemento del costo, las causaciones por
vapor) los ms corrientes son: amortizacin de cuotas por pagos o cargos anticipados de valores importantes, que de
acuerdo a su posible tiempo de uso, se proyectan a diferir, para darle exactitud a los
Lavadoras
Estados Financieros del ejercicio presente.
Secadoras (centfugas)
Planchas - elctricas - vapor A travs del anlisis de aplicacin de gastos y cargos anticipados por diferentes
Carros de transporte conceptos, se logra observar y presentar el mtodo de control y causacin del tiempo
Rodillo proyectado de cada valor a diferir.
 opulsnfl? opt?fnwn;,u
o;m upu1nwn:m oso:> a1qos opt?snfl? U9!:>1?1JU! % U9!:>1?1JU! saUO!:J!Pl? ff1?1aa l?lJ:>d
JO(l?A u9!:>R!:>d1daa LI9!:JU !:>a1daa OlSO;) asnfy 1od asnfy O/ O)SO;)

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Compaa hotelera
Anlisis de depreciacin para aplicacin a Perodo _ _ _ __

Detalle Alojamiento AyB Lavandera Telfonos Administacin Total

EDIFICIOS
Bases: Costo - rea - vida til

-
MAQUINARIA- EQUIPOS DE DOTACION
Bases: Costo-vida til

EQUIPOS DE COMPUTACION Y COMUNICACION

Bases: Costo - vida til

VEHlCULOS
Bases: Costo- vida til

---~--- - ---~---. --~ - -- ___ , ~:'.';.:-:;=--~-, _,,,_ ... , ~ . .. .<. - . - ~

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 CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS g

""r .7 .. -~,G ,~-JpqyoflJ.-~'"edificios _. Las compaas de seguros utilizan la combinacin de riesgos como poltica de ventas
lk'~fr~~6pf~~p~~sto para mantenimiento, y terminando el perodo de amortizacin 1 para determinar tarifas; para el seguro de construcciones y edificios, se toman:
gn.()t"'~e consideran
.:_.__.,;_,t~. -~. . '
reparaciones mayores a diferir la pintura y decoracin de todo el]~ Incendio
e !

., .,qi{i}.; Io:caies instalaciones, que se proyecta para un serv1c10 de 3 aos segn el ciclo ,, Terremoto
nqrfufde obsenfacin. Rayo
Equipos de fcil movilizacin
La base de distribucin o aplicacin a cada departamento se determina por la cantidad ;f Sustraccin - hurto
de metros cuadrados de cada rea interna y externa que participa en el mantenimiento. '
Los gastos que por igual concepto sea necesario pagar aparte, dentro de igual perodo y _tj Las bases por riesgos y tipos de bienes se presentan en el siguiente anlisis:
~lf por menor valor, se registran directamente al rubro mantenimiento de locales. Edificios:
Bases: Costo en libros
Reparaciones mayores - equipos
% de tarifa de cada riesgo por: Incendio
Como polticas de garanta para el buen servicio a prestar a los huspedes, se firman
Terremoto
contratos con compaas de mantenimiento de equipos las que, para su desarrollo, exigen
Rayo
el pago anticipado del contrato que garantiza el cumplimiento del mismo por el tiempo
Terrorismo
estipulado, regularmente de un ao.
Maquinaria y equipos de dotacin:
Esta informacin es el origen para la aplicacin del costo causado de acuer.do a los Bases: Costo en libros
equipos de cada departamento, el tiempo estipulado y la garanta de servicio. % de tarifas de cada riesgo por: Incendio
Robo - hurto
Seguros generales Sustraccin
Los seguros se podran llamar inversiones de garanta forzosa, pues aunque se tratan
Retomando el hotel modelo, se tiene la siguiente informacin para determinar la
directamente como Costos y Gastos y parte integral de los mismos, no son recuperables,
prima de seguros as:
sino en el caso de siniestro; se registran como pagos anticipados.
Costo total de la construccin $ 36.000'
La contratacin y pago de seguros se hace por un ao por todos los riesgos, que de Tarifa: Zona A, grupo 1 l.24lk
acuerdo a polticas de la compaa de seguros aplica las tarifas porcentuales teniendo en Prima liquidada 446'4
cuenta:
La aplicacin por departamento se toma del porcentaje(%) de participacin del Costo-
Tipo del bien (edificios, equipos) zona-grupo
Estado de conservacin Area, que multiplicado por el total de la prima liquidada, determina la parte real que le
corresponde a cada departamento para amortizar en 12 meses, as:
Tiempo de servicio
Destinacin
Costo (histrico - presente)
446'4 (80%) = $357'120. Para alojamiento
446'4 (12%) = 53'568. ParaAyB
La parte a aplicar a cada departamento es 1112 del total que le corresponde sobre los 446'4 (1%) = 4'464. Para lavandera
diferentes riesgos que se distribuyen en el anlisis de aplicacin de depreciacin. o
446'4 (0%) = Para telfonos
Los riesgos como cumplimiento, manejo y otros especiales tienen una aplicacin 446'4 (7%) = 31'248. Para administracin
especfica hacia el origen que los caus, y se imputan al departamento y al perodo o
El departamento de telfonos realmente no ocupa un rea especfica y se ubica dentro
perodos que influyan en el resultado, de acuerdo al criterio del contador como usuario
directo de la informacin. de la recepcin.

La base para distribucin o aplicacin del seguro de maquinaria y equipos de dotacin

Las entidades gubernamentales exigen la garanta de cumplimiento de contratos de
se determina sobre el costo (histrico o presente) de los bienes de uso que conforman
- importancia, por ejemplo: contrato de estada para una delegacin diplomtica de varios
cada departamento de servicio, que multiplicado por el porcentaje (%) de la tarifa
pases de 50 personas por 15 das por un valor global de $18.750.000. El valor de la
determina la prima de seguros a pagar.
pliza forma parte del costo del evento dentro del mismo perodo.
 . t.
98
' CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS
91)

Sobre una tarifa promedio del 1,45%, multiplicada por el costo de los equipos de.
cada departamento, se detennina el seguro anual para el mismo modelo de ejemplo, as:;. 2do. registro
Por causar el seguro hotelero en el mes (por el valor del recaudo a huspedes)
$135'000. (1,45%) = $1'957.5 Para alojamiento Parciales Debe Haber
45'000. (1,45%) = 652.5 Para Ay B Costo de ventas y
30'000. (l,451k) = prestacin de servicios XXX
435. Para lavandera
24'000. De alojamiento XXX
(1,45%) = 348. Para telfonos
48'000. Seguro - hotelero XXX
(1,45%) = 696. Para administacin
Diferidos XXX
La causacin mensual se determina sobre 12. Gastos pagos
anticipados XXX
El seguro hotelero como obligatorio para el sector y opcional para el husped, se
Seguro hotelero XXX
determina sobre el presupuesto de huspedes a alojar en el ao, y, de acuerdo a la categora.
del establecimiento hotelero, se liquida como prima a pagar y sobre la proporcin de
personas se obtiene la tarifa por husped. Gastos de organizacin y preoperativos
Este evento se presenta en establecimientos hoteleros nuevos, donde el tiempo mximo
Ejemplo de liquidacin:
de amortizacin de gastos iniciales de organizacin y establecimiento de la empresa es
hasta cinco aos y que, de acuerdo a su importancia en valor, se registran como diferidos.
El hotel modelo presenta una disponibilidad de 1.200 habitaciones dobles; con el
siguiente presupuesto de ocupacin se obtiene la prima de seguro por el ao: La cuenta de gastos operacionales de administracin recibe los cargos para no afectar
Disponibilidad habitaciones-da los costos de los departamentos operativos.
1.200
Promedio de huspedes da (doble) 2.400 El valor a registrar es el producto del total cargado a diferidos, sobre el total del
Promedio de ocupacin mensual 80% tiempo proyectado a amortizar.
Presupuesto de huspedes al ao 700.800
Tarifa husped -da 210 Gastos diferidos = Cuota a amortizar
Seguro anual a pagar 147. 168 Tiempo proyectado
Racaudo promedio mensual 12.264
Uniformes dotacin a trabajadores
El procedimiento para la contabilizacin del seguro hotelero como Costo de Las cadenas hoteleras y grandes establecimientos del sector, disean para su personal
Responsabilidad Civil, y el recaudo por pago del husped , es una relacin directa de
de operacin todos los unifonnes e implementos necesarios con los colores y modelos
causalidad, aunque no implica ingreso por venta de servicios, no genera utilidad ni
que identifiquen tanto al establecimiento como el servicio, en cantidades para varios
prdida, est sometido a un resultado o cruce de mayor o menor recaudo-costo, aos, generando ahorro en el precio por volumen de compra.
dependiendo del cumplimiento del presupuesto de ocupacin que se toma para el pago a
la compaa de Seguros. La cuenta de inventarios en el grupo y subcuenta de materiales, repuestos y acceso-
rios, - dotacin y suministro a trabajadores, maneja el total recibido de uniformes para
ler. registro determinado tiempo, entregando segn las requisiciones solicitadas por los departamen-
Por el recaudo a huspedes con cargo a facturas en el mes: tos respectiv-0s de la dotacin ordenada en la Ley 50, de cuatro meses ms o menos
segn las necesidades.
Parciales Debe Haber
Deudores El valor de la remisin de los uniforr.es para todos los departamentos como dotacin
XXX
Huspedes alojados XXX para el perodo de cuatro meses se registra en la cuenta de cargos diferidos como un
Recuperaciones traslado interno, que se amortiza mensualmente por la proporcin que le corresponda a
XXX
Seguro - hotelero cada departamento, tomando como base el nmero de trabajadores, por el costo de cada
uniforme.
 . 1.
100 RICARDO RODRIGUEZ VERA." CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS
101

El tratamiento contable es:

Dentro de una sana poltica administrativa la dotacin entregada para seis meses, se
Parcial Debe Haber confronta mediante inventarios para verificar tanto la existencia en prendas completas
Compra total de uniformes para varios aos: como su estado de conservacin y un mayor tiempo de servicio.
Inventarios XX
Este resultado determina que la requisicin se elabore por prendas (manteles, tapas,
Materiales, repuestos y accesorios
etc.) que realmente sea necesario reponer y que las que permanezcan en servicio alcancen
Dotacin y suministro a trabajadores ___g_
un perodo suficiente antes de su reposicin posterior.
Proveedores XX
Nacionales ___g_ El tratamiento contable es:

Entrega de uniformes para dotacin de 4 meses a todos los departamentos: Parcial Debe Haber
Diferidos xx Compra de elementos de ropera y lencera para varios aos:
Cargos diferidos XX Inventarios
XX
Dotacin y suministro a trabajadores Materiales, repuestos y accesorios
Inventarios XX Elementos de ropera y lencera ...M_
Materiales, repuestos y accesorios Proveedores
XX
Dotacin y suministro a trabajadores XX Nacionales
...M_

Gastos operacionales de administracin XX Entrega de dotacin inicial o por reposicin para seis meses:
Costo de ventas y prestacin de servicios XX Diferidos
XX
Costo de alojamiento XX Cargos diferidos
Costo de alimentos y bebidas XX Elementos de ropera y lencera XX ,,,,
Gastos de lavandera XX
Inventarios 'I
XX 1
Gastos de telfonos XX Materiales, repuestos y accesorios
11

Otros departamentos ___g_ Elementos de ropera y lencera !I

XX
Diferidos XX
i
Cargos diferidos Registrar la causacin mensual por departamentos, en el perodo:
Costo de alojamiento xx IJ
'I
Dotacin y suministro a trabajadores XX !.11
Costos de alimentacin y bebidas xx
Para registrar la causacin mensual por uniformes en el perodo, a cada departamento. Diversos
...M_
Ropera - blancos - lencera (consumo)
Elementos de ropera y lencera Diferidos
XX
Rubro muy importante del costo, pues corresponde a la dotacin de ropera - blancos Cargos diferidos
para todas las habitaciones del hotel, que de acuerdo al nmero de camas, ventanas y otros Elementos de ropera y lencera
...M_
implementos forman parte de la dotacin de cada habitacin.
Loza, cristal y cubiertera !
Para la dotacin de la lencera-manteles del departamento de alimentos y bebidas se toma Para mantener la categora del establecimiento hotelero o restaurante es necesario el
como base el nmero de mesas disponibles tanto en comedores, bares y dems implementos diseo y remarcacin del logo en la loza y cristal lo que implica un mayor costo pero da
que requieran de manteles, tapas, servilletas y otros, para determinar su valor. una mejor calidad en el servicio e imagen.
Se disean los modelos, cantidades y colores para varios aos como identificacin
Es necesario el control de este activo de operacin, pues su vida til o de servicio esta
del establecimiento, que a mayor volumen resulta rentable por menor costo de adquisicin.
supeditada al buen manejo para su conservacin en buen estado, as como el control en
la prdida por hurto y daos.
La cuenta de inventarios en el grupo y subcuenta de materiales, repuestos y accesorios,
elementos de ropera y lencera, maneja el total de compras para determinado tiempo
A travs de polticas de responsabilidad de los funcionarios que tienen a su servicio
para entregar al departamento de A y B por las requisiciones de dotacin para seis meses estos bienes (cheff, maitre, ama de llaves, etc.) se logra la disminucin en las prdidas y
o reposicin de prendas de complemento, segn la necesidad. en el mal manejo.
 '1,

CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 103

28'g'~t;'~
S "O Cll N U'l
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~ O'!:l
g:
::S
Q
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-Ctl~oi~o ""'e; o n El tiempo de duracin en perfecto estado para su servicio debe ser de cuatro a seis
>' :J, . : .., "' "" o ; n
"' ~ z 3 B. s;
o:i ..,?!;-~
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"2- meses, pero su reposicin depende directamente del control que se ejerza sobre stos.
- en
~ g o ~ N
(") ~ 0
~- o~
~
C
~
(1) 8- Algunos eventos que contribuyen al incremento de los costos por el poco control y
~ ~ ~ 8 ~ a~ ~ (ti cuidado de estos activos:
t g !:!. sr. ' ~ ;
~ ~ ~ n ::i ~ ri
til
3
5.
- Loza y cristal: Deterioro
=' ~ ::1 ;: '< o ~- ~ o
g ;.. ~ 9, "'Q ~ g~ o Rotura (parcial - total)
~~ o ~ ~ til
~'JJO- oa:r
(ti '
Prdida (hurto - souvenir)
O i..:::. ~ e
--i 8- @ 5 Robo (por piezas en la basura o lavazas)
o ::-. Cubiertera: Deterioro
~ <
"' ~ Prdida (hurto)
... >
';1 ;ti
=
~
Robo (por piezas en la basura o lavazas)
;
l--+--+--+---+--+~~-1---+--l-+--l 3:: ; Su manejo tambin se procesa a travs de la cuenta de inventarios, por la compra de
0 ~ Q.
~ dotacin proyectada a varios aos; su reposicin se hace con las requisiciones bajo los
1-~f---+~-+-~+-~~-+~+-~+-~~-1-~+-----l"'
'.'ti IJ(l
debidos controles.
~
o La loza, cristal y cubiertera que sea retirada del servicio a los huspedes se puede
> "'
'tl
.
3 =
IJ(l
utilizar en el comedor de empleados.
' =
Q.
o As se aplica el principio de administracin: aprovechar al mximo los recursos
o "'
'tl financieros y humanos sin sacrificar el servicio.
> .,o
'<
tl:l
=
=
::t.
Gastos de alimentacin al personal - empleados
Es un costo dado por la necesidad del servicio y se causa en el sector hotelero y
--~
.e
I")

<
=
Q.
o
restaurantes, por la misma condicin y facilidad de autoprestarse el servicio.
~
n 'tl Regularmente se suministran dos alimentos al personal que, de acuerdo a su turno de
:J,
=
.,_
trabajo, labora en los horarios del desayuno, almuerzo o la cena .
"" =
;i
o:
=
'E.
::; En establecimientos hoteleros <le ms de roo habitaciones la capacidad de una coc na
* O' .,=
"t:l (')
e
"t:l
a ::1 debe ser mayor de 250 cubiertos; es necesario tener la cocina, para el personal, separada
(t o
5.
-
3
"O
'<
n "' e. tanto en implementos como en personal para la elaboracin de los alimentos.
n - ri
::s - -
(;" g- ~ 6: Bases para liquidacin
"' "' o 3
"' :;
1;;' El departamento de personal o seccin, debe reportar diariamente al departamento de
~ Alimentos y Bebidas la cantidad de empleados por departamento operativo y no operativo
o;
::1 que toma los alimentos en los turnos correspondientes, para, con esta base, elaborar la
requisicin de provisiones al almacn o bodega segn los mens establecidos.
o'
E El departamento de alimentos y bebidas puede proyectar el men estndar para un
mes de manera que slo tenga que solicitar las cantidades de acuerdo a los cubiertos a
&
~-
servir cada da.

Para la verificacin de los cubiertos o comidas servidas, la cocina del personal reporta
mediante una planilla o con tiquetes - vales diariamente, al departamento de alimentos y
bebidas, para analizar las variaciones .
. .-~

:~
 .1

104 CAPTULO VIL DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 105

i~
Teniendo una poltica bien ceida, algunas veces se cobra al trabajador un valor simblico :t Modelo A
por las comidas, el cual se deduce de la nmina, previa autorizacin en el contrato de trabajo. t., Informe de aplicacin de gastos de alimentacin
Para este sistema se hace indispensable el mximo control de cubiertos servidos para ~
evitar mala informacin en los descuentos y correcciones contables poco funcionales. *' al personal al __ mes __ ao.

Las valeras o tiquetes prenumerados con los debidos controles de emisin y orden !., Da Alojamiento AyB Lavandera Telfonos Administracin
para cada trabajador es el mejor sistema para determinar los cubiertos servidos. .. D A e D A e D A e D A e D A e
1 84 96 90 75 108 75 8 8 4 2 2 2 43 44 44
El registro contable de este ingreso se tratar como una recuperacin del costo o 4 2 2 2 45 45 42
2 86 98 58 78 110 72 8 8
gasto y la aplicacin departamental, como sigue:
3
Contabilizar la causacin de los gastos de alimentacin al personal en el perodo: 4
Parcial Debe Haber 5
6
Gastos operacionales de administracin XX
Costos de venta y prestacin de servicios XX
Gastos de personal XX
Alimentacin a trabajadores y funcionarios 28
Inventarios XX 29
Materia prima XX 30
Perecederos 31
No perecederos Total 2759 3038 1922 2449 3379 2294 248 248 124 62 62 62 1426 1457 1364

Registrar los ingresos por descuento en nmina de alimentacin de trabajadores en

!
el perodo: Total Costo liquidado !
Disponible xx
D A I C I Total
Bancos xx f,!
Moneda nacional 212 1 257 1 185 1 654
Banco mercantil
219 1 263 1 178 1 660
Ingresos no operacionales XX
Recuperaciones XX
Reintegro por alimentacin de trabajadores

El costo de la alimentacin a trabajadores y funcionarios se determina con las siguientes bases:

Cantidad de empleados por departamento
Nmero de das y comidas suministradas
Costo real de alimentos y bebidas

Con la distribucin de la nmina por cada departamento operado y no operado en el

cual se incluye el personal temporal al que se suministre alimentacin, el departamento
de Personal reporta al de Alimentos y Bebidas esta informacin, diariamente.

En el reporte diario de suministro de alimentacin a trabajadores y funcionarios se

registra, con la informacin del departamento de personal, el nmero de das y el
suministro por comidas, para determinar el total por da.
6944 1 8184
Depende de si el establecimiento asume el total del costo o si deduce una pequea.
D: Desayuno
parte simblica, si interesa o no el control por trabajadores o simplemente el total de A: Almuerzo
comidas servidas. C: Cena
 -: . 1.

l 106

Costo de alimentos servidos. Mtodos para determinar el costo:

Estimado - presupuestado
Diario
Promedio mensual
-
~

e:
Costo estimado o presupuestado, es el que se conoce como informacin provisional '
.M
o de base para proyecciones no sujetas a registro contable. "'
::
.E
El costo diario, se determina sobre el total de las remisiones diarias despachadas para';, "O
la cocina de personal, dividido por el total de alimentos servidos. <
El costo promedio mensual, se obtiene del total de provisiones enviadas a la cocin~
"'oe:
de personal en un mes, dividida por el total de comidas servidas por empleado. Este
costo est sujeto a permanentes variaciones.
= 1
.3
e 11)

' ~
Segn la cantidad de trabajadores, la remisin se elabora por cada comida (desayuno,
almuerzo y cena). Con lo cual se obtiene el costo por comida servida, para determinar el
costo real por las dos comidas a cada trabajador. Si se elabora una remisin para la
-
c::;
=
e
11)

.
alimentacin del da ser relativo el costo tanto por alimento como por trabajador. 'i
11)
""
':;
11)

"t:I "O
'i
-=
e:
Modelos de determinacin de costos de alimentacin: o"' 'i ""
>
e j
Remisin No. 78560 para 212 desayunos de todos los departamentos: "'l:lJl o
Men: Caldo, caf o chocolate y pan 11)
"t:I
"'"'Q..
11)

Costo total remisin $ I02. l 50 e -

Costo por desayuno $481,8396 c::; <
' t:Q
Remisin No. 78572 para 257 almuerzos de todos los departamentos: =
-~ o
>-.

Men: Sopa de pastas Q.

'E <
Carne campesina =
..... E
11)
"'""
"O
e:
Arroz blanco "'
; ""
t: ""E
Ensalada :;
e ""
o.
11) o u
o
E
o
"O
Jugo < ....
o
"O
o 3
'C: "'
11)
.E
Costo total de remisin $289.475 o. o o
"' 8 [~ ""
'O'
Costo por almuerzo $1.126,3618 o b '/;
a: Cl'.l
"O "' "O""
:: ou ~
Remisin No. 78581 para 185 cenas de todos los departamentos: ~ -
""o. E;:: .E a: e:
11)

o e:
o"'
Men: Pollo frito o ....
E "' u E "" ~ ~ "' "'
Patacn
Arroz blanco
11)
11)
"O
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.~
"O :a =""E o ;::
:::
o
"'o :;e:
:::
~ .9
. . . - a
01;;-oc:
Gaseosa e o
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"" o ';;' -
$186.087
11)

E E 3
11)
"O""E .o ""e:
11)
~ ;;' - .o
.ouo:ic:
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u
..e
Costo total remisin '::l o .... .= o 'O
"' ~ ;::
Costo por sena $1.005,8756
=
'::l
z z_ u [ u:
"' Cl'.l. -
u
......
11)
"O
c....,

"O
11)
1-.
o o
o. o.
.....

El costo de alimentacin para trabajadores con un turnoA (de6:00 A.M. a 3:00 P.M.)
o
a:
o:i
,;
o "'
"O "" .o E"" 11) 11) .g .g
o E -"O"O"""
conformado por el desayuno y el almuerzo con la liquidacin anterior sera:
"t:I
o
11)

"' 11) ca= = -~ -~ -;::

~ ""
t:Q ~ ~ tsO.O.o
Q u u < -< t-
Desayuno $ 481,8396
Almuerzo $ 1.126,3618
Total $1.608,2014
-
 108
RICARDO RODRIGUEZ VERA~
_.,;:
......-.;
CAPTULO VIL DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 109

.......
~!!
,~~' ~,
-~'
.,''-~.r.. ~
En el modelo de liquidacin diaria se observa el costo por comida o cubierto servido,
el promedio de cada comida, la cantidad de trabajadores por departamento y total del
costo diario de las tres comidas .

En forma manual se puede procesar segn la informacin reportada por el departamento

vista analtico, que es uno de sus principales objetivos, se pueden hallar las bases para
determinar cada consumo por unidad de ingreso.

El metro cbico es la unidad de cobro y medicin para las Empresas Pblicas. A

...'i)f de personal y los cubiertos servidos. En un programa sistematizado se alimenta la partir de esta unidad por principio de observacin, anlisis y comprobacin de cualquiera
-.,:
..-
informacin diaria desde el departamento de alimentos y bebidas y al final del da y del persona en trminos normales (el lector, Juan Rojas, etc.) se puede preguntar... cuntos
perodo, el sistema presenta los totales causados. metros cbicos de agua consume diariamente?
. . 1,
La alimentacin a los funcionarios se suministra en los comedores o restaurantes de ,e Pues en un hogar donde viven ocho personas y se recibe la factura por un promedio
los huspedes y su costo se determina sobre la comanda u orden de pedido del funcionario, ' de 30 metros cbicos por mes, el consumo por persona es de:

-.--. procesando un reporte mensual por departamento que presente el total de consumo, de
acuerdo a lo autorizado o condiciones del contrato de trabajo.

El costo se aplica al departamento respectivo del funcionario.

El modelo B, de anlisis de aplicacin de gastos de alimentacin al personal, se ''

Un octavo de metro cbico (,Ys' m 3 )

Considerando todos los usos requeridos, las veces y cantidades, se ha logrado establecer
un patrn, cuyas variaciones pueden ser mnimas y que se pueden ajustar partiendo de
esta base.

.....
presenta como el resumen de un perodo, conociendo la informacin para su
determinacin, soportes y registro contable. Y as se determinar el consumo por cada departamento de servicio para su aplicacin .
. . l:i:
Causacin de servicios pblicos Habitaciones

...
. .I:;
Es un costo-gasto al que no se le ha dado la suficiente importancia en su causacin Para determinar la cantidad de agua gastada dentro de este consumo-husped, que se
por departamentos, porque no se tienen los medios para determinar su valor con relacin considera la necesaria para el aseo y mantenimiento de la habitacin, corredores y dems
de casualidad, o simplemente se toman promedios de consumo con relacin a perodos reas correspondientes al departamento, se toman las siguientes bases:
':. :
)
anteriores.
Cantidad de huspedes = Ocupacin
Dentro del anlisis e informe de costos es un rubro que presenta un margen de Perodo de tiempo = (das, mes, ao)
participacin importante, pues su consumo, tcnicamente formara parte de la materia Consumo-husped = Base
prima para la prestacin del servicio de alojamiento, venta de alimentos y bebidas y
prestacin del servicio de lavandera (agua, energa). Donde, tomando el hotel modelo l. 920 =240 m 3 por da
8
La determinacin de este costo, es bsico para obtener el costo de las prendas lavadas
o procesadas en el departamento de lavandera. La valuacin del consumo est determinada en la factura de las Empresas Pblicas,
que se debe tomar sobre el total cobrado o facturado en el cual se incluyen los otros
Los servicios pblicos son: acueducto, alcantarillado, aseo, energa, telfono, gas. tems de alcantarillado y aseo.

La energa se clasifica como tal, pues es Ja fuente primaria para producir la fuerza y luz. Cuando se presenten tarifas diferenciales por el volumen de consumo, ser un poco
ms relativo determinar el precio del metro cbico, ya que es necesario elaborar anlisis
Servicios de acueducto - alcantarillado - aseo de consumo de muchos perodos y obtener un promedio que se ajuste al consumo de
Acueducto es el medio por el cual se suministra el agua, que al ser consumida de cada perodo de acuerdo a la temporada en que se cause, buscando en lo posible la mayor
diferentes maneras; parte de ella, debe ser evacuada conformando el complemento de aproximacin.
alcantarillado que facturan las empresas de servicios pblicos, ms la recoleccin de basuras.
Tomando como modelo la factura xx que se detalla as:
Este costo- parte de la factura se integra como elemento del servicio de acueducto. Servicio de acueducto $627.000
A simple vista podra parecer imposible determinar el consumo de un husped, ms Servicio alcantarillado 314.000
el agua que se gasta para aseo, elaboracin de alimentos, lavandera, regado de jardines Servicio aseo 245.000

..
Y dems usos indispensables en el servicio. Pero utilizando los costos desde el punto de Total a pagar $1'186.000

i
-- -------- --- . --~-- ---- - ---- , .. - . . ----
. '
110 CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 1l1

Peodo 60 das Lavandera

Consumo 5.100 m 3 El anlisis de consumo en el departamento de lavandera tiene como apoyo la
Huspedes-da 800 informacin generada en el control de prendas procesadas, segn el formato reporte
diario de prendas del servicio interno.
Anlisis de consumo: Precio del metro cbico $232,54901
3 Las bases de acuerdo al tipo de prendas y maquinaria se establecen as:
Consumo husped-da m 0,10625 m 3
Cantidad de prendas por libra
Verificada la informacin que corresponde al departamento de habitaciones por Consumo promedio por prenda
mtodo de medidor independiente, se logra obtener el consumo diario por habitacin Cantidad de agua por prenda
ocupada. Analizando cada parmetro se puede concluir que:
Alimentos y bebidas Segn la capacidad de la mquina (lavadoras industriales) por libras de proceso-
Para el anlisis del consumo en el departamento de alimentos y bebidas, es importante hora, se logra saber el total de prendas lavadas en determinado perodo.
conocer la cantidad de huspedes, clientes y empleados que toman alimentos, pues cada
Y con esta informacin se determina el consumo por prenda real y grficamente.
persona implica un gasto de agua, que por mnimo que sea, forma parte del consumo a
pagar a la empresa de acueducto. Tomando el metro cbico como modelo de unidad segn el siguiente plano, y con la
frmula de: totaI de prendas procesadas sobre cantidad de prendas por metros, se determina
Sobre el informe de 1.306 huspedes y clientes y 190 empleados promedio por da, y
el consumo en un perodo dado.
considerando que el consumo es equivalente al 50% del husped en la habitacin, pero
con las necesidades de:
Elaboracin de alimentos y bebidas e = Total prendas procesadas = consumo m 1

Cantidad prendas por m

Limpieza permanente de dependencias y equipos
Lavado de vajilla, menaje y cristal 1 metro cbico
Consumo por servicio a empleados

Se determina como base la cantidad de personas del hotel sobre un consumo unitario
2
de 1/16 m para obtener el gasto da en metros cbicos de agua, as:

Huspedes y clientes 1.306

Empleados 190
Total de personas 1.496

496
Entonces: Cantidad de personas, sobre base de consumo: J. =93,5 m 3 por da
16
~------v--M2,m'
As por mtodo unitario de consumo o de medidor se obtiene el gasto de agua por un
perodo para el departamento de A y B que por el valor del metro cbico se determina el
Costo de! departamento, as:

Peodo 60 das
12:;t{ K --------
- --
V
3
Consumo 5.610m La anterior teoa se confirma en estudios estadsticos y en la comprobacin por
3
Precio M 232,54901 observacin de un promedio de 50 prendas (pesadas, livianas y pequeas) por metro
3
cbico, lo-cual indica que cada prenda en promedio-vo1umen-tamao, requiere de 2cm 1
Valor facturado $1.304.600
presentados en la grfica; tambin se observa la relacin de consumo husped de 12,5 cm
igual al 1/8 de metro cbico.
 112 CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 113

En el modelo base de hotel visto antes, se observa la informacin de prendas en el ? El costo por perodo resulta de multiplicar el consumo por el precio del metro cbico.
perodo, luego:
El costo, valor o precio del metro cbico de agua estar sujeto al precio de mercado
T. P. P. en el tiempo y/o ciudad donde se encuentre ubicado el establecimiento hotelero.
c Q.P.M
3 = 428.120 -- 8.562,4 m 3 -mes
50
Segn pronsticos de escasez de agua para el ao 2020 el precio ser muy superior a
8 562 4 3
los niveles de incremento, y por lo tanto es necesario considerar otras formas de obtener
30 = 285,41 m -da
el lquido (materia prima) ms econmico y eficiente.
Y con el precio del m facturado o conocido se obtiene el costo en cualquier perodo 1~
3

\"'
En zonas costeras o sitios donde se encuentre el agua en pozos o del mar, se podrn
que se requiera, que para el presente modelo es de: instalar equipos de desalinizacin, que a pesar de la gran inversin en equipos, puede ser
ms econmico y permanente el suministro.
285,41x232,54901 = $66.372. Costo- da
Medidores por centro de costo
Telfonos
Para futuros proyectos de construccin de complejos y similares del sector, es
El departamento de telfonos como centro de costo para el consumo de agua, no importante tener en cuenta esta alternativa de control de consumo por departamento
incide de manera importante, pues su planta de personal y fsica es mnima, y por lo operativo y no operativo, centro de costo, de forma que la informacin sea suficientemente
tanto su consumo se puede considerar marginal al departamento de habitaciones o de confiable, gil y oportuna, para la causacin correspondiente a cada perodo.
administracin.
Consiste en disear en el plano de entrada y distribucin de agua, un medidor adicional
Administracin al instalado por las empresas pblicas de servicios, cerca a ste o donde sea de fcil
El departamento de administracin general, s requiere de un anlisis de consumo acceso a la informacin, para cada departamento o centro de costo y/o servicio, servir
ms complejo, pues se presentan situaciones ms difciles de medir como: de herramienta de control para la causacin.
Riego de zonas verdes
En el siguiente grfico se observa el modelo de distribucin departamental:
Consumo en piscinas, jacusis, saunas, parqueaderos, etc.
Lavado y aseo de bodegas, oficinas, alojamiento de funcionarios
Consumo del personal administrativo :
Habitaciones
Riego de zonas verdes: Depende del rea de las zonas, en zonas de construccin vertical
stas son mnimas, en construccin horizontal puede ser mayor, segn el tipo de hotel.
Alimentos
Consumo enjacusis, piscinas, saunas, etc.: En piscinas el consumo es poco por el y bebidas
proceso de rotacin en los tanques de filtracin, en los jacusis y saunas el consumo Medidor
puede ser mayor por el proceso del sistema mismo. principal
El lavado y aseo de bodegas, oficinas, alojamiento de funcionarios: Depende de Lavandera
factores cmo pisos de cemento, reas disponibles, cantidad de funcionarios y otros que
requieran el consumo de agua.
Administracin
Tomando como parmetro el consumo por husped, se puede aplicar sobre el nmero
y otros
de funcionarios por un 50% o sea 1/16, segn los factores antes vistos y previendo que el
cs:msumo por persona incluye el promedio de todos los eventos de consumo, por m 3
De la lectura del ltimo da de cada mes, se determina el consumo por departamento;
Segn la cantidad de funcionarios del modelo de hotel visto, se observan 44; y
la sumatoria de todos los medidores debe ser igual al dato del medidor central o principal
aplicando la frmula anterior se logra determinar el consumo en un da o cualquier perodo:
de la Empresa de Acueducto.
C= Qf(l) 44 3 Este mtodo es el ms exacto y sirve de parmetro confiable para el anlisis del
Cons.H-50% =16=2,75 m -da
consumo por unidad de produccin o de servicio.
 . fH
1

114 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS
115

De acuerdo a la necesidad se disean reportes de control y variacin de consumo. La Servicio de energa

presentacin de la lectura de los medidores es:
El racionalizar el consumo de energa es relativo, si no se tiene el conocimiento de
Lectura actual 30 abril 36.010 m
3 los factores o eventos que inciden en el desperdicio o consumo innecesario.
3
Anterior lectura 31 marzo 32.851 m Uno de los slogans muy conocidos en el ambiente gerencial hacia los costos es Cunto
Consumo 30 das 3.159 m3 cuesta invertir en controles para controlar $1?

En hoteles con muchos aos de servicio, puede ser difcil la implantacin de este
sistema, si la distribucin de redes del acueducto no tiene una buena sectorizacin hacia
cada departamento, pero en un estudio de factibilidad se puede determinar la justificacin
del sistema o no.
Como objetivo importante de los costos, es el anlisis de los centros de produccin y
Costos, es necesario hacer nfasis sobre el estudio de este sistema de control de consumo
para justificar su implantacin.
Aplicacin porcentual sobre ventas
Este mtodo de aplicacin o distribucin parte del principio de relacin de causalidad,
de consumo-ventas o de ventas-costo que se determina obteniendo del total de ventas de
los departamentos productivos, un porcentaje de participacin de cada departamento
que sirve como base para aplicar, sobre la venta, el consumo de agua segn la factura.
El departamento de administracin como no operado o de servicios no presenta ventas,
quedando su consumo incluido dentro de los operados, pendiente de distribuir o a criterio
del contador o de la gerencia para establecer su participacin en el gasto.
Este mtodo tambin presenta inconsistencia de relacin de casualidad (ventas-costo)
ya que realmente el departamento de lavandera consume mayor cantidad de agua que el
de alimentos y bebidas, sin embargo las ventas de alimentos y bebidas son importantsimas,
y en la participacin porcentual de la venta, presenta un mayor valor de consumo con
respecto a la venta-consumo de lavandera, cuya venta es mucho menor.
Desde el punto de vista de anlisis relacin de causalidad este mtodo no es
recomendable. A travs de los medidores por departamento se puede determinar el
consumo real y costo aplicado.
En el siguiente modelo se presenta la distribucin por el mtodo porcentual sobre ventas.
Pues bien, tanto en el servicio de acueducto como en el de energa, parte de los
mayores costos se debe al mal uso de stos, por el desconocimiento de consumo por
unidad de servicio. Y as mismo el control del mismo gasto. Pero as como se determina
el gramaje por porcin de plato a servir, y se proyecta la mano de obra por la cantidad de
clientes o huspedes, tambin se puede medir este consumo, importante en la
conformacin del costo.
Se trata de presentar mtodos para determinar el consumo de energa por
departamentos, buscando la mayor exactitud con toda la informacin disponible en la
organizacin del hotel, como objetivo principal de los costos.
Inventario permanente de equipos que consumen
Aplicacin porcentual sobre las ventas
Medidores por departamento
Inventarios de equipos que consumen energa. Desde el momento de iniciar el
proyecto, los estudios de factibilidad, diseo y planos para la construccin de un
establecimiento hotelero o similar, pueden determinar cuantas bombillas, radios, Tv.,
equipos de aire acondicionado, etc. se instalarn para el servicio a prestar por cada
departamento operado y no operado, obteniendo la informacin fuente para el consumo
de energa.
Con esta idea, si el establecimiento ya est en servicio o funcionando, se elabora un
inventario minucioso de todos los aparatos o equipos de consumo con la siguiente base de
datos:
Departamento
Descripcin del equipo
Entrada inicial en unidades de consumo: w - Kw -HP
Promedio de consumo o servicio: Da - horas

Distribucin del consumo de acueducto Tabulado el inventario se obtiene el .consumo en wattios, kilowattios o HP (caballo de
al 31 de marzo de 2002 fuerza) de todas las habitaciones, departamentos y secciones en un perodo dado, y con el
seguirnient-0 permanente de las variaciones de muchos periodos se lograr determinar
Items Habitacin AyB Lavandera Telfonos Administracin Total con la mayor exatitud el consumo real como parte confiable de los informes de costos.
Ventas 700' 250' 30' 20' -0- 1.000'
Desde las bombillas en adelante, todo equipo presenta como parte del control de cali-
Consumom3 36.650 13.090 1.570 1.040 -0- 52350
dad la informacin de entrada inicial (se observa en la placa o rtulo de identificacin
Valor 35.826 12.795 1.535 1.024 -0- 51.180
del equipo), de consumo de energa en wattios, kilowattios o HP; y que cada unidad de las
%venta 7(J'lo 25% 3% 2% -0- 1-00% anteriores tiene una equivalencia para convertirla a la unidad general de consumo que es el Kw.
:,..
 . 1.

CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 117

:cle las unidades son: Del anterior anlisis resulta la siguiente alternativa para investigar:
~J.~ ...
'tlnidd de medida Que sera ms econmico desde el punto de vista de la inversin y desde el punto de
W,;',= r '1:36w vista funcional para obtener el costo aplicado a cada deoartamento:
a. Instalar un equipo de aire acondicionado que a travs de la unidad central distribu-
ya el aire a todas las secciones que lo requieran.
Modelos de determinacin del consumo por departamentos:
b. Instalar equipos individuales a cada seccin.
Habitaciones
En el proyecto a investigar se debe tener en cuenta la aplicacin departamental por:
Se toma como muestra una habitacin doble cuya dotacin de equipos se podda costo de la inversin, depreciacin y consumo de energa.
considerar estndar dentro de la clasificacin cinco estrellas. Se requiere del siguient
proceso para obtener el consumo: Para obtener la mxima calidad de los costos como informacin confiable, se puede
medir el consumo de energa de una planta o una unidad central de aire acondicionado o
Proceso l. Listado o inventario de equipos:
calefaccin, del plano de distribucin para todos los departamentos, y mediante el anlisis
4 bombillas de 1OOw
de participacin de cada uno, se determina el porcentaje de consumo sobre el total de
1 Radio de 1Ow
Kw facturados en un perodo.
1 Tv. de40w
1 Aire acondicionado de l 2HP Como el total de Kw facturados en un perodo corresponde al consumo de todos los
Proceso 11. Determinacin del tiempo de servicio da - horas equipos elctricos del establecimiento, una buena iniciativa sera in.stalar un medidor
Bombillas 5 horas especial para la unidad central de aire acondicionado o calefaccin de manera que se
Radio 2 horas conozca el consumo independiente de este equipo y as lograr una aplicacin elillcta a
Tv. 3 horas cada departamento.
Aire acondicionado 24 horas
En el siguiente modelo de distribucin departamental se aprecia la base para la
Proceso III. Liquidacin del consumo en 1 da aplicacin:

Cantidad Equipo Entrada inicial Consumo X Consumow

4 Bombillas lOOw 5h 2.000 Habitacin
1 Radio lOw 2h 20 Recepcin
1 Tv. 40w 3h 120 Corredores
1 Aire acond. 12HP 24h 211.968 '------. ---- 'li
Total consumo en 1 da de 1 habitaciqn 214.108 .,:1
!:
11!

Convertida a Kw son= 214,108 Kw Restaurantes 11!

Departamentos
menores Tabernas ji
Con el modelo anterior se puede determinar el consumo en todos los tipos de
Bares
habitacin, y mediante la tabulacin de la informacin segn la ocupacin, se obtiene el
consumo del departamento incluyendo la recepcin, los corredores, escaleras, salas de
estar y dems dependencias del departamento.
lf
Este modelo tiene la opcin de ajustarse con mayor informacin si se mantienen los Administracin
parmetros bsicos del objetivo. Salas de conferencias 1
,
Cada departamento dispone de sus propios equipos, y mediante el anlisis de consumo Oficinas
11
1,
de varios perodos, se obtienen variaciones que se analizan, tabulan y registran y as
conocer el desperdicio e implementar los correctivos que conduzcan a un consumo real,
para la futura estandarizacin del costo.
!ll 118 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 119
1

Tomando la base del modelo, y con la informacin necesaria se presenta la aplicacin Proceso 11. Determinacin del tiempo de servicio da - hora
del costo de energa valuado. 1 Cuarto fro 20 horas da 3 Congeladores 20 horas da
Unidad central de A.A. de 30HP 3 Neveras 20 horas da 1 Equipo de marmitas 11 horas da
Horas de servicio da 24 horas l Estufa (vapor) 11 horas da 1 Equipo de lavado loza 7 horas da
Liquidacin de consumo en un mes: 736 (30) (24) (30) =15'897.600w = 15.897,6Kw 6 Licuadoras 4 horas da 1 Sierra elctrica 1 hora da
Precio del Kw $65,71 l Horno elctrico 3 horas da 1 Troqueladora de pan 3 horas da
1 Amasadora de pan 4 horas da 2 Registradoras 8 horas da
. Distribucin departamental 2 Tv. 4 horas da Aire acondicionado 24 horas da
: Departamento % Kw Costo 45 Bombillas 16 horas da
.~

Habitaciones 40% 6.359,6 417.889 Proceso III. Liquidacin del consumo da

AyB 25% 3.974,0 261.131
Otros menores 5% 795,0 52.239
Administracin 30% 4.769,0 313.371 Cantidad Equipo
-- --- Entrada inicial Consumo X Consumow
Total 100% 15.897,6 1'044.630 1 Cuartofrio 20Hp 20H 294.400w
3 Congeladores 1/2Hp 20H 22.080w
Necesariamente en la causacin de la depreciacin se conoce el inventario general de
3 Neveras 1/4Hp 20H ll.040w
usos mayores, pues aunque el alumbrado (bombillas) no se encuentra dentro del inventario,
1 Equipo marmitas 1/8Hp llH 1.012w
la sumatoria de las bombillas representa un consumo de energa importante.
1 Equipo estufas 4-0w llH 440w
Alimentos y bebidas 1 Equipo lavado 200w 7H 1.400w
La dotacin de equipos elctricos del departamento de alimentos y bebidas es mayor 6 Licuadoras 375w 4H 9.000w
y variada, pues sus diferentes secciones o centros de costo requieren de mquinas 1 Sierra 1/2H/p IH 368w
diferentes. En el orden lgico del proceso las siguientes son las secciones que generalmente 1 Horno elctrico 3Hp 3H 6.624w
conforman este departamento, con sus equipos para el servicio. 1 Troqueladora 5Hp 3H 11.040w
1 Amasadora 5Hp 4H 14.720w
Seccin Maquinaria y equipos 2 Registradora 175w 8H 2.800w
J 1 Cuartos fros Cuartos fros, congeladores, neveras 2 1V 40w 4H 320w
Cocina Marmitas, estufas, lavaplatos, licuadoras, picadoras. otros Aire acondicionado 5.595w 24H 134.280w
Panadera y repostera Licuadoras, hornos, troqueladoras, amasadoras, 45 Bombillas lOOw 16H 134280w
batidoras, otros. Total consumo da 581.524w
Comedores Registradoras, equipo de sonido, Tv., aire acondicionado "
Alumbrado
Convertido a Kw =581,5 Kw
Se requiere del siguiente proceso para obtener el consumo:
Este modelo se puede ajustar a las necesidades e informacin que corresponda tanto
Proceso l. Listado o inventario de equipos a la entrada inicial de consumo como al tiempo de servicio diario de cada equipo.
1 Cuarto fro de 20 HP 3 Congeladores de l/2 HP En el anlisis de los costos se puede observar la importancia de la determinacin del
1 Equipo de lavado {vapor) de 200w 3 Neveras de 114 HP consumo-costo de energa para llegar a proyectar la proporcin que le corresponde a un
1 Equipo de marmitas {vapor) 1/8 HP 1 Equipo de estufas (vapor) 40w plato servido, como parte de los costos indirectos del servicio.
6 Licuadoras de 37 5w 1 Sierra - huesos de 1/2 HP
1 Horno elctrico de 3 HP 1 Troqueladora de pan de 5 HP Lavandera
1 Amasadora de pan de 5 HP 2 Registradoras de 75w El departamento de lavandera posee equipos de mayor consumo que pueden ser
2 Tv. de 40w Aire acondicionado de 5.595w tanto elctricos como a vapor y mixtos. Su relacin o inventario en cuanto a la cantidad
45 Bombillas de IOOw de mquinas es menor que el de otros departamentos. La causacin del consumo de
 . l.

120 CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 121

energa es de mucha importancia para determinar el costo real por prenda o pieza aplicando todos los costos reales necesarios para la prestacin del servicio, regularmente
procesada. Tcnicamente el consumo de energa se podra considerar como materia prima 2 presenta prdida en su operacin; al cargarle el consumo de energa su resultado negativo
dentro del costo de lavandera, puesto que sin vapor o energa no hay servicio de lavandera. puede ser mayor; c =559w (24) = l 3.4 l 6w
Siguiendo el proceso para determinacin del consumo, los equipos ms comunes son: Administracin
Proceso l. Listado o inventario de equipo La determinacin del consumo real de este departamento, indica la relacin de
2 Lavadoras (vapor o elctricas) causalidad en los departamentos operados, siendo que el gasto de administracin debe
3.2HP
presentar su paridad con el presupuesto diseado para cada perodo.
1 Centrfuga elctrica 5.HP
2 Mquinas de planchado 5.HP En el estado de prdidas y ganancias o resultados se observan, al final de la utilidad
6 Planchas manuales 1.375 w operacional, los costos y gastos no distribuidos que se cargan a los gastos de administracin
10 Bombillas l50w como consecuencia de la falta de bases para aplicacin. El prximo libro de contabilidad

..
hotelera, que ser soporte de ste de costos, se encuentran todas las bases dadas para el
Proceso II. Detemnacin del tiempo de servicio da-horas
registro pormenorizado tanto de costos como de gastos aplicados.
2 Lavadoras 8 horas
1 Centrfuga 8 horas El departamento de administracin o servicios generales y como departamento no
"
,1
2 mquinas de planchado 1Ohoras operado, se subdivide en .muchas secciones que consumen energa como soporte de la
. . ,
6 Planchas manuales 3 horas operacin .
]; 10 Bombillas 10 horas
. . ri:Jil
f\I
En un sencillo listado, que se puede presentar en un organigrama, se observan todas
:_ql,_'1 Proceso III. Liquidacin del consumo da las secciones que normalmente conforman el departamento de administracin, as como
. . ,i.I
i'::'
los equipos que cada uno utiliza:
!i_,.
. . . jil Cantidad F.quipo Entrada inicial Consumo X Consumow
. . ::; 2 Proceso l. Listado o inventario de equipos
Lavadoras 3.2HP 8 37.683,2w
.fi
1 Centrfuga 5HP 8 Seccin Equipos
-1 29.440,0w
:: 2 Mquinas planchado 5HP 10 73.600,0w Gerencia General Bombillas, terminal computador, mquina de escribir
... 1 6 Planchas manuales l.375w 3 24.750,0w Gerencia Operacin Bombillas, terminal computador, mquina de escribir
10 Bombillas l50w 10 15.00,0w
. . 11:: Contabilidad Bombillas, computador, mquina de escribir, calcu !adoras
Total consumo da

....
. . 'i 180.473,2w Auditora Interna Bombillas, computador, calculadoras, mquina de escribir
Caja General Bombillas, computador, calculadoras
. . ! Convertido a Kw =180,47 Kw Personal Bombillas, computador, calculadoras, mquina de escribir
Vigilancia Bombillas
Tanto en el departamento de alimentos y bebidas como en el de lavandera, se utiliza
Almacn - Bodega Bombillas, computador, calculadoras
el vapor generado por la caldera, que se debe distribuir de acuerdo al anlisis de consumo Cocina de Personal Bombillas, licuadora, estufa

::1.
de cada departamento.

.....
Alojamiento de funcionarios Bombillas, Tv., radio
Telfonos Mantenimiento Bombillas, computador, planta filtracin
Las plantas de telfonos antes de la era del computador, se alimentaban con bateras de Proceso 11. Determinacin del tiempo de servicio da - hora
12 voltios, tanto por su consumo mnimo, como por la garanta de servicio sin energa elctrica.
Seccin Equipo Tiempo servicio
Liquidacin de consumo:
Gerencia General 4 bombillas 10
"9': 1. Conmutador 1 computador 4

=
1 mquina de escribir 4
Se toma como un incremento en el gasto de telfonos pues, observando su consumo,
Gerencia Operacin 4 bombillas 10
es mayor que cuando su mantenimiento y servicio era a base de bateras. Aunque el
departamento de telfonos es ms de servicio que de rendimiento productivo, pues
1 computador 8
1 mquina de escribir 6
 . t.
122 RICARDO RODRIGUEZ VERA
CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROSCAPTULO

):' Contabilidad 12 bombillas 8

El consumo o gastos del departamento de administracin ser lo que realmente fue.
3 computador 6
necesario para mantener la estructura organizacional del ente econmico.
4 mquinas de escribir 4
4 calculadoras 6 Resumen de consumo en el perodo
Auditora Interna 2 bombillas 8
l computador 4 Departamento Consumo Kw Costo
1 mquina de escribir 2 Habitaciones (1 hab.) 214.108 14.069
l calculadora 3 AyB 581.524 38.212
Caja General 1 bombilla 8 Lavandera 180.473 11.859
l computador 3 Telfonos 13.416 881
1 calculadora 4
Personal Administracin 170.081 11.176
2 bombillas 6
Totales 1.159,602 Kw
---
$ 76.197
1 computador 4
1 calculadora 4
---
Aplicacin porcentual sobre ventas
l mquina de escribir 2
Vigilancia 2 bombillas 8 Este mtodo es el que actualmente se utiliza para la aplicacin o distribucin a los
Almacn o Bodega 1O bombillas 8 departamentos operados, tomando como base el informe de ventas al cierre del perodo
l computador 3 mensual, al determinar el porcentaje de participacin sobre el valor total de la factura de
1 calculadora 3 energa, que regularmente se presenta un mes despus de causado el servicio, por efectos
Cocina de Personal 6 bombillas 8 de organizacin y distribucin de la empresa de energa, que no elabora la lectura de los
1 licuadora 2 medidores dentro del calendario 1/30 de cada mes, as como s se registran los ingresos
1 estufa dentro del mismo perodo.
8
Alojamiento de funcionarios 12 bombillas 2
6Tv. El departamento de administracin y otros menores no operados, no participan de
3
6 radios esta distribucin. Por no tener ventas, quedan excluidos o se les asigna un porcentaje al
4
Mantenimiento 1O bombillas criterio de la gerencia, o su parte la asumen los departamentos operados, desvirtuando el '
6
costo real y la relacin venta-costo o relacin de causalidad.
1 computador l
1 planta de piscina 24 Este anlisis de aplicacin es compatible con la aplicacin del servicio de acueducto, 1

Proceso III. Liquidacin del consumo da en el departamento anterior, que refuerza la teora del anlisis de consumo por unidad de venta-servicio-
consumo.
Cantidad F.ouipo Entrada inicial consumo X Consumow
Por lo tanto el mtodo de distribucin por participacin sobre las ventas no es lo
65 Bombillas lOOw 7.5 48.750w
suficientemente confiable ni recomendable en un buen sistema de contabilidad de costos.
10 Computador terminal 475w 5.5 26.125w
8 Mquinas de escribir Modelo de distribucin del servicio de energa ms utilizado:
375w 3 9.000w
8 Calculadora 375w 4 12.000w Factura No. 40141 Usuario - Hoteles S.A.
1 Licuadora 875w 2 Perodo del: 17 de marzo al 23 de abril
1.750w
1 Estufa 60w 8 480w Consumo: Lectura actual 628.756 Kw
6 1V 40w 3 720w Lectura anterior 414.520 Kw
6 Radios 25w 4 600w Consumo 214.236 Kw
1 Planta filtracin 4HP 24 70.656w Valor promedio Kw $75
Total consumo da 170.081 w Valor total del consumo ,$H'067.700
.-:.
Convertido a Kw = 170,081 Kw
J.'
'
 '1,

124 CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS

125

Observaciones:
La factura se recibi el 28 de abril .~, Habitaciones
'.~:
ili :
1!
- A qu perodo se le debe imputar si el intervalo de consumo est entre dos meses?
Si se toman las ventas de marzo como base de distribucin, a este mes no se puede ~
f'

....
!:
i:
aplicar pues ya se ha elaborado el cierre operacional Alimentos
. k' ;]: y bebidas
. . . :1 Entonces no existe la relacin de causalidad .

: Distribucin del consumo de energa

......r Medidor

....
al 31 de marzo de 2002 principal Lavandera
--.. f"
.. V ltems Habitacin AyB Lavandera Telfonos Administracin Total
\ 700' 250' 30' 20' -0- l.000'
Ventas Administracin
i

....
'

3% 2% -0- lOCf'/o
. . ; o/opart. 7Cf'/o 25%
16.067
y otros
11247 4.017 482 321 -0-

....
Aplicado
:
t
.
;:.
Aunque el departamento de telfonos se considera operado, por prestar el servicio a Telfonos
1
los huspedes y a su vez genera gastos, su presupuesto de rentabilidad est basado en el
' ::.
!'. porcentaje de recargo por el servicio, por lo tanto la aplicacin del consumo de energa
. ,~fi! Costo del servicio de telfono
;"' sobre la venta resulta ms costoso.

._TI" Medidores por centro de costo

La causacin dentro del perodo de mes, es importante determinarlo mediante los
siguientes mtodos:
Para futuros proyectos de construccin de complejos hoteleros o similares del sector,

....
. . .1
Segn la factura de la empresa de telfonos
es importante planear el control del consumo de energa en cada departamento operado
-..'.;
~.t y no operado para determinar el consumo y aplicar su valor real.
Sobre las ventas, menos el recargo porcentual
Las lneas que corresponden al conmutador para el servicio a los huspedes que se
{ Luego de un suficiente anlisis de consumo y desperdicios de energa, es recomendable facturen en un perodo dado es el costo directo del departamento.

.......
, .
'!'
.. :: la implantacin de este mtodo pues la inversin en los ajustes de separacin de acometidas Cuando la facturacin no se obtiene dentro del perodo de causacin, el costo se
.. :~1~ para cada departamento y la instalacin de medidores, se puede recuperar a corto plazo, ;, determina as:
y as se obtendr la informacin exacta de consumo por cada uno .
Venta: que es igual al 100% ms el porcentaje ( %) de cargo, donde 100% es =a l ms
Una de las funciones importantes del cargo de auxiliar de costos en su manual de porcentaje(%) de recargo.

....... funciones y procedimientos es la lectura de los medidores los das primeros de cada mes
en las primeras horas de la maana por departamento y principal para determinar el
consumo real en los 30 o 31 das de cada mes. Mediante un formato especial de causacin,
se contabiliza con cargos a los departamentos operados y administrativos y se abona a la
cuenta cuentas por pagar, costos y gastos por pagar, servicios pblicos .
l+r: que es igual a 1% ms el porcentaje(%) de recargo .

Venta
- - = Costo de venta
l+r

.....;
Ejemplo: Costo de llamada $4.358 ms el 20% = 872, el total de la venta son $5.320
En el siguiente modelo de diseo general se observa la distribucin a implantar tanto
en construcciones antiguas o en proyectos a construir. C = Venta=~= 5.320 = .3
:'. 1+20 1.2 1.2
4 58
... La lectura del medidor principal debe conciliar con la sumatoria de los medidores
departamentales.
 ' l.

Acueducto
(/>
CAPTULO VIL DISTR1BUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS
Tdfono Energa ":1. 127
Costo Kw M3 S.
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- "" o Gastos de lavandera

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- Es un gasto-costo que presenta un importante porcentaje de participacin en los costos
por departamento de servicio, pues cada departamento, requiere de un servicio de lavado y
; 11 ~ ~ . Q ~ s:-1 :.n ~ ~ ~ ~- ~
]. planchado de prendas, siendo su aplicacin indispensable para lograr el objetivo del costo-real.
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Para su distribucin razonable, de acuerdo a la observacin y anlisis, se toman en
cuenta las siguientes bases:
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. Cantidad de prendas por departamento
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Cantidad de prendas procesadas
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o Veces del proceso por perodo
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10\000~ 1

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Cantidad de prendas procesadas
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La dotacin de prendas tanto de habitaciones, restaurantes y funcionarios o empleados,
o. ~ :::::: 9) t...J t..J t..J .,. es mnimo de dos, ms una reserva de reposicin para casos eventuales que se mantienen
--.o-.::...::..x -:;.. '< "O
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La base ms importante para la determinacin de las prendas a procesar es el volumen
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r,r As, segn las habitaciones ocupadas, se determina:
Cantidad de blancos (habitaciones)
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Cantidad de lencera (restaurantes)
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;_,, :.. ti 11 11 11 ti .... Cantidad de uniformes de empleados fijos y temporales
~ ~ ~ ~ ~ ~ ~
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o v. t...JOOO"IO \O 08 s:~~~
Prendas de cada departamento, segn el servicio:
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;;l Habitaciones (alojamiento)
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Sbanas 1
Sobresbanas
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Fundas (2)
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Q Tapetes s / tamao

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Carpetas s / tamao 1
~ ; Toallas doble - sencilla 5
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En cuanto a cortinas, tapetes y carpetas, no todos los das se lavan y por su tamao y
cantidad de veces de proceso, as como las fundas, se toma por el equivalente a una
"g -l
o
sbana o a un mantel.
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~ :::"' ~

3o e. Alimentos y bebidas (ventas)

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00
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Manteles
Tapas
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-
Servilletas (4)
Cortinas s /tamao
Carpetas s / tamao
Total prendas mesa 5
 . 1.

'Jf 128 RICARDO RODRIGUEZ VERA . CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 129
.. --- .
~:-

. i' (._-.;:! .. " .:

~ _PJrasegliridad y cuidado en los uniformes de dotacin entregados a los trabajadores, :~ Uniformes de trabajadores del departamento, asumiendo el proceso de da-por-medio
~~j>rsices<?, de.lavado y planchado se debe hacer en el hotel, la cantidad de unifonnes ~ por la necesidad del servicio y presentacin, se presenta una mayor rotacin que en
-depende de la ocupacin y las veces de proceso. Regulannente son tres veces por semana, , habitaciones siendo de:
por eso este parmetro est sujeto a las polticas internas del establecimiento.
Semana = ]_ =4 ,666 veces por semana
Cantidad de prendas por departamento Da pro. 1.5
Segn los parmetros generales se obtiene esta informacin por cada departamento.
Para el ejercicio, tendramos:
Habitaciones
Cantidad empleados _ ~ = 2,87 unifonnes - da
Conociendo la ocupacin diaria, se obtiene la cantidad de camas ocupadas y as la Veces por semana 4,66
cantidad de prendas a enviar a la lavandera.
Lavandera
Con el siguiente ejercicio, tomado del hotel modelo estudiado antes, el promedio de
Este departamento se puede considerar mixto, ya que presta el servicio a los huspedes
ocupacin mensual es del 80% sobre una disponibilidad de 1.200 habitaciones dobles, . . .
y a los dems departamentos, para el cual es necesario obtener el costo propio del
se logra entender el proceso: departamento.
1.200 x 80% = 960 x 2 = 1.920 camas Este costo se determina en el anlisis de aplicacin de gastos de lavandera, que se
El promedio real de prendas por habitacin de las 11, es de 6,5, segn las presenta mas adelante;
consideraciones vistas, as se determina la cantidad de prendas por da:
Ropa de huspedes y clientes:
1.920 x 6,5 = 12.480 prendas - da (blancos) La cantidad de prendas se determina en el resumen de ventas con la sumatoria de las
prendas de las facturas expedidas.
Uniformes de trabajadores del departamento, asumiendo el proceso cada dos das o sea
tres veces por semana, y con una planta de 80 empleados, determina el promedio diario, as: Para el ejercicio del modelo, se toma el promedio de esta ocupacin de huspedes
que tomen el servicio, y as se determina la venta diaria o en el perodo:
Cantidad empleados 80 .,, d'
- = 27 un1tonnes - ta
Veces por semana 3 l.200 x 80% = 960 x 2 = 1.920 huspedes
l.920x30%=576 prendas-da
Alimentos y bebidas
De acuerdo al promedio de ocupacin y plan de alimentacin que toman los huspedes, El personal de empleados que laboran para el departamento, como: jefe del
con las variables posibles de mayor o menor cantidad de comensales, la cantidad de departamento, operarias, valets, utilizan el servicio para sus uniformes, regularmente
prendas (lencera) se determina segn los mtodos de control implantados. tres veces por semana:

Sobre el modelo anterior se obtiene as: Qu. _J2=4 uniformes-da

Vs. - 3
1.200 x 80% = 960 x 2 = 1.920 huspedes
Telfonos
l.920 x 68% = 1.306 huspedes y clientes
~ El departamento de telfonos utiliza el servicio de lavandera para su personal
Huspedes clientes 1.306
- - = 326 mesas telefonista, por lo menos tres veces por semana. En este caso depende de factores como
Huspedes por mesa 4 el tipo, color de uniformes y las polticas administrativas para el cambio de unifonnes
Si cada mesa utiliza 3,5 prendas en promedio de las asignadas anteriormente. diario o dos das de por medio, lo cual genera un mayor o menor servicio de lavandera.
analizando todas las variables para el modelo de ejercicio tendramos: Igualmente puede ocurrir con el personal de recepcin que pertenece al departamento de
habitaciones (alojamiento).
Cantidad mesas x promedio prenda
326 x 3,5 = 1.141 prendas - lencera
Q u. =i =1,33 uniformes - da
Vs. 3
 . t.

CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 131

RICARDO RODRIGUEZ VERA
130
La sumatoria de todos los dbitos o cargos nos determina el total de cargos en el
perodo, como lo observamos en el siguiente modelo de cuenta corriente:
Administracin
El departamento de administracin que se compone de varias secciones para la de 1
61 61400520 Gast
operacin administrativa y de mantenimiento, utiliza el servicio de lavandera para los
Fecha Detalles No. comp. Debe Haber Saldo
uniformes de su personal,que puede ser tres veces por semana.
31/ 01/02 Cargos en mes s / C. D. 02 280.000
El personal de oficinas, por el tipo de uniformes que se les suministra (camisas,
Cargos en mes s /C.D. 04 2'934.558
pantalones, zapatos o slo camisas y uniformes completos para las damas) arreglan estas
Cargos en mes s /C. D. 05 53'249.383
prendas en casa. Cargos en mes s / C. D. 06 1'750.000
Las secciones que utilizan el servicio pueden ser: aseo, almacn o bodega,. Cargos en mes s / C. D. 07 516.000
mantenimiento y cocina de personal. Cargos en mes s / C. D. 08 525.035
Cargos en mes s /C. D. 09 7'661.630 66'916.606
Q u. == 34 == 11,33 uniformes - da
V s. 3

Veces de proceso por semana o perodo

Esta informacin es importante para el control en el lavado de los uniformes del '

personal de empleados, que de acuerdo a la seccin y polticas de necesidad e imagen,

Determinar el total de prendas procesadas en el perodo
elabore diariamente.
Con la informacin de prendas por departamento, se clasifican por prendas de 1
Tambin depende del mtodo utilizado para determinar la aplicacin del servicio a departamento y uniformes, para obtener el total por departamento. La sumatoria de
los diferentes departamentos. todos los departamentos, determina el total global de todo el hotel, as:
i;
En la determinacin de la cantidad de prendas se observan las veces de proceso.
Blancos 374.400

- -900
\.i'. Alojamiento Unifonnes
\!,,:
Costo por prenda procesada -
Es la base importante con la que obtiene el valor a aplicar a los departamentos operados Total 375.300
y no operados, como objetivo del anlisis de aplicacin de gastos de lavandera, y se .
- --
1. Lencera 34.230
1
li 810
obtiene con el siguiente procedimiento: Unifonnes
1:.
Hi Determinar el total de dbitos a la cuenta de gastos de lavandera.
AyB ---
35.040
Total ---
Determinar el total de prendas procesadas en el perodo
1:. Ropa de huspedes 17.280
Determinar el costo por prenda procesada
Obtener la aplicacin a cada departamento. Lavandera Unifonnes - -120
-
Determinar el total de dbitos a la cuenta de gastos de lavandera
Total -17.400
--
Telfonos Unifonnes 40
El departamento de contabilidad registra por cada uno de los ciclos contables los ---
~ Administracin Unifonnes 340
dbitos o cargos a esta cuenta, directamente por transaccin o por resumen de un ---
Total prendas 428.120
comprobante de diario, as: .

C. D. No. 01 Ingresos Determinar el costo por prenda pro~esada

C. D. No.02 Eg-resos El total de dbitos o cargos en el perodo, sobre el total de prendas procesadas nos
C.D. No.04 Mano de obra presenta el costo por prenda. Con la informacin del modelo-taller se observa:
C. D. No.OS Salidas de almacn
-r, C. D. No.06 Depreciaciones 66'916.606 $ l56,30338 costo -prenda
:.;f ~ '. .!"
C. D. No. 07 Amortizacin cargos 428.120
C. D. No. 08 Alimentacin al personal
C. D. No. 09 Causacin de servicios pblicos

r..'
 ' l_

CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS 133

132

Es un costo variable que se presenta de acuerdo al volumen de ocupacin, pues todos J Dbitos o cargos a:
los departamentos participan de la prestacin del servicio. Costo de alojamiento $ 58'660.658

Resulta verdaderamente econmico sostener o establecer este departamento, pues d~' Costo de A y B 5'476.871
acuerdo a su costo no se puede conseguir ms bajo y funcional para el hotel. - Gastos de telfonos 6.253
Gastos operacin I administracin 53.146
Obtener la aplicacin a cada departamento Gastos de lavandera (aplicado) 64'196.928
Como establecen las normas contables, la relacin de causalidad es importante paral $ 64'196.928
Sumas iguales 64'196.928
obtener la razonabilidad de los estados financieros, y mediante este tratamiento de costos'.
lograr al mximo esta relacin, por departamento de servicio, de acuerdo a las prendas", Matemticamente se presenta como el total de cargos en el perodo, menos el total
(piezas) procesadas en el perodo. ' aplicado a los dems departamentos, as:

Para obtener la aplicacin a cada departamento se multiplica la cantidad de prendas q. Total dbitos o cargos $ 66'916.606
(del servicio y uniformes) por el costo por prenda, como se presenta en el modelo: ' Menos: aplicado 64'196.928
Costo propio en el perodo 2'719.678
Costo aplicado

Blancos $ 58'519.985 La cuenta de gastos de lavandera presenta su saldo:

Uniformes 140.673
Alojamiento 61 61400520 Gastos de lavandera
Total 58'660.658 1.
11
Fecha Detalles No. comp. Debe Haber Saldo
Lencera 5'350.265 1

31/ 01/ 02 Cargos en mes 02 280.000

Uniformes 126.606
AyB
Cargos en mes 04 2'934.558
Total 5' 476.871
Cargos en mes 05 53'249.383
Ropa de huspedes 2'700.922
Cargos en mes 06 1'750.000
Lavandera Uniformes 18.756
Cargos en mes 07 516.000
Total (costo propio) 2'719.678
!\ Cargos en mes 08 525.035
Uniformes 6.253
Telfonos
Cargos en mes 09 7'661.630 66'916.606
Administracin Uniformes 53.146
Abono aplicado mes 10 64'196.928 2'719.678
Totales $ 66'916.606
r
-1
~'.-ry-: ~~ r! Dentro del registro o contabilizacin es importante discriminar los valores por cargo
. . i!l directo como: (blancos, lencera) al concepto de lavandera como se representa en el
~.t,:-tlJ plan de cuentas, y los uniformes, a gastos de personal, lavandera de uniformes, como se Proceso de informacin y control de prendas
~\'1

w1:1
_' >' :::
presenta en el plan de cuentas. Todos los departamentos deben mantener inventarios para reposicin de prendas para
el servicio, as como los trabajadores, uniformes disponibles para evitar traumas en el
-.,;, Costo propio del departamento de lavandera servicio por imprevistos.
~-1- Al elaborar la distribucin departamental, se incluye la del mismo departamento,
jjJ:,il:,1 pues contiene items como: El formato Sl-03-01 servicio interno de lavandera se elabora con la informacin de
<::; .-i,,I Ropa de huspedes las prendas que recibe diariamente, as como con las entregas procesadas, de manera que
. :: cada departamento conozca las prendas en proceso y el total procesado en el perodo .
; ,!
'!
Ropa de clientes
:i Uniformes Este formato integrado recibe y reporta la informacin de todos los departamentos de
11 1 servicio del hotel.
!'
' ~ Estos conceptos son los que conforman elcosto propio y su valor se determina mediante
H:: su exclusin, en el registro, contabilizacin o comprobante de diario, de manera que el Con el formato SI-03-01, se elabora el reporte diario de servicio interno RD-03-03 con el
I' total de dbitos o cargos, menos el abono por aplicacin a los dems departamentos, cual se obtiene el total de prendas recibidas y entregadas diariamente, y al cierre de mes el
il'i determine el costo propio as: total del perodo como base de informacin para la liquidacin del costo por prenda.
;li.1
!
 '1,

CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS

135
.T
:
1
Para el proceso gil de informacin los departamentos se codifican con los dos dgitos
~ ! que se presentan en el plan nico de cuentas para su nivel de departamentos as:
>
o.. ~ r'
!"
O" '<
(1; > > on to >
< O" . !"'
Cdigo Departamento
I' 3 et: !" o: ~r !"
"O
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::::: 3 ;; "' 05 Habitaciones
o
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:r. o:;: ...,
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..., ::::: 3n 1O Alimentos y bebidas
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~'
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o ::::: z z z 20 Lavandera
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o o
"O 30 Telfonos
(") @
,, o"' o
'Jl
::::
o..
51 Operaciones de administraci-n
.:
e::::: e::::: e::::: (') i;:i e r' e:::: to on ...,
"O "O !"' 60 Sala belleza - Peluquera
o
;; "O ~
n
:::: !"
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(1;
::::
o..., "'
::::
~ ' ~ ...,~ o(")
Los valets encargados de recibir y entregar las prendas, son los responsables tanto de
..., ?-:i ...,
:; o
:::: !"
o..
(")
..., ...,
(1;
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o..
::.: "'
n
3 las mismas como de la informacin, soportando el correcto movimiento con las firmas
3 v. (1; 3n j;;' 3
n "'
(1;
CA
a:v. (1;
v. ::r 'Jl 'Jl
o..
~
lll
:::: de recibido y entregado de los funcionarios que intervengan en el ejercicio.
e: !"'
(1;, "O >
:;:
"O
n
a
(")
::i
~ La gerencia de operacin, de acuerdo a las necesidades del servicio, asigna.los
o.. (1;
iii"
(1;
r;: "o iii" funcionarios para la labor de entrega y recibo de prendas en cada departamento y/o seccin.
'<
=
'E.
::;
El control de ropa de huspedes y clientes, se elabora en el reporte diario RD-03-04
reporte diario para ropa de huspedes, que resume el total de prendas recibidas y
'i
'!:
=
l"l
Q~
entregadas de todas las habitaciones y, mediante la factura del servicio, se obtiene el
::i
valor de la venta diaria, cargada a cuentas de huspedes o recibo por caja ..
: IJCl
,,1

l!'" ..."'=
o
Por tratarse de un reporte o documento para el manejo de dinero su flujo es:

1: "'Q.. Original - Auditor nocturno (interno) para verificar el cargo a la cuenta del husped.
,: rD

I' ~ ~ ~ ~ - o registro de por caja.

1!
J!i
'.. '.. !:?.. '.. ~
la. Copia - Contabilidad -Costos, para verificar fa contabilizacin o cargo a la cuenta
1
::i del husped (trasunto) y control de prendas da-mes.
Q..
j
(')
o n;, ~
(") .,
rD 2a. Copia - Consecutivo en el departamento como medida de control interno.
I'.1 n
o ~ "'
t'I1
o oo.. Ci'
e!:
,
. Flujograma de informacin departamento de lavandera
o.. ...,;:?. 3 no.. o
~ ~ o.. "O "O
!"' "'
"O o.. o @ !"' ..., Habitaciones
@ ; :::: !" Servicio interno
:::: :l. o.. o.. Factura husped
o.. o !"'
n blancos y 05
!"'
o..., ropas
"' ...,
"O uniformes ol i o
n 3
(') :::: :;
o o..
lll ...,
!"'
o"'
!"'
'"'2..
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"' AyB

Servicio interno
~
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Departamento ~
Telfonos

Servicio interno
!"'
o..
o
101 lencera y
~ lavandera ~ uniformes
30
uniformes o

i t
0 2

+
Servicio interno
Administracin
uniformes
50 o
 . t.
,:,,,
:,.,
;;.:~
136 RICARDO RODRIGUEZ VEAA .f' CAPTULO VII. DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS HOTELEROS
137

Hotel Hotel
Servicio interno de lavandera No.
Reporte diario de prendas servicio interno
1 Da Mes 1 Aiio Mes
1 1 Da No. 05 JO 20 30 50 Total
Opto. Prendas Recibida Entregada Opto. Prendas Recibida Entregada SI Rec. Ent. Rec. Ent. Rec. Ent. Rec. Ent. Rec. Ent. Rec. Ent. Rec. Ent.
Sbanas Manteles ( ) 01
Sobresbanas Manteles ( ) 02
Fundas Servilletas ( )( ) 03
Cobijas ( ) Cortinas 04
Cobijas ( ) "' Carpt:tas
:.o"'
'O
Toallas grandes Tapas ( )( )
Toallas pequeas
.o "'>-.
Cortinas grandes "'o Subtotal ' 31
e:
"'e:., Cortinas pequeas "'
E Uniformes Totales
o
:
:
Tapetes < Pao RD-0303 1'
Carpetas ~ Lino
1
:.o Original : Contab-costos 1;
"'
::r: Dacrn la. copia : Consecutivo '

"'
o
Subtotal Subtotal
Uniformes Total Hotel
Pao Reporte diario ropa huspedes Original : Contab.
No.
Lino R. Jefe lavandera E. Jefe A y B 1a. copia : Auditoria 1
Mes 2a. copia : Consecutivo
Oacrn Uniformes
'~
., Da Facturas
Lino Prendas Venta
'O
e: Recibidas
Subtotal Dacrn Entregadas Recibidas Entregadas
~
"'> 01 1'
Total i
o 1

"' Total 02
R. Jefe livandera E. Ama de llaves 03
Uniformes Jefe lavandera 04

"'oe: Pao Uniformes

'2 Lino e: Lino - dacrn
-o
""~ Oacrn E
'O Dril
o
<"")
"'
oV') 29
Total Total 30
31
R. Jefe lavandera E. Telefonista R. Jefe lavandera E. Jefe operacin Totales
SI-0303 R0-0304
 '1,

t .
.:
.,
'~f

CAPITULO VIII

PLAN UNIGO DE CUENTAS PARA HOTELES,

RESTAURANTES Y SIMILARES

-:._,,
l. PRESENTACION
f ~
De acuerdo a las disposiciones del Decreto 265-0 de diciembre de 1993 y los decretos
reglamentarios sobre el Plan Unico de Cuentas PUC para comerciantes, dentro del cual
se clasifica nuestro sector, se asumen las cuentas especficas a nivel de Dbitos (dehe)
para Gastos y Costos y de crditos (haber) para egresos y causaciones.

En el libro de contabilidad para el sector, se disea y presenta el PUC completo.

correspondiente a la contabilidad general, integrados los Gastos y Costos.

Como rezan las disposiciones, se toman exactamente:

Clase Primer dgito
Grupo Dos primeros dgitos
Cuenta Cuatro primeros dgitos
Subcuenta Seis primeros dgitos

A partir del sptimo dgito se clasifican las dems subcuentas como departamentos, grupos
de gastos y costos y conceptos necesarias para la departamentalizacin .de Gastos y Costos
de acuerdo a los diferentes servicios que presta el sector a huspedes y clientes nacionales
y extranjeros, como son:

05 : Departamento de Habitaciones o Alojamiento

1O : Departamento de Alimentos y Bebidas
20 : Departamento de Lavandera
30 : Departamento de Telfonos
40/n : Otros menores
 . t.

140 CAPTULO VIII. PLAN NICO DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES 141

Si es n~cesario, por el vo,lumen de operacio_nes, se asigna:~ lo~ dgitosi
correspondientes para: peluquena, salas de belleza, tiendas, sauna, p1scma, Jacussy y;if!.~
otros. Estos servicios se pueden tomar como secciones de un departamento dependiendol
si son propios del ente econmico, pues, para disminuir la carga de administracin Y~i
venta de ellos es funcional cederlos en concesin o arrendamiento. ~~
-.~
2. DETERMINACION DE LOS PARAMETROS DE DEPARTAMENTosJ.
;';
Por lo tanto se establece el manejo de inventario por el sistema permanente, para
integrar la cuenta de inventarios al proceso directo, siendo este mtodo ms eficaz para
el mismo control de las materias primas en manejo de los costos.
3. PLAN DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y
SIMILARES (RELACIN A GASTOS Y COSTOS)

Se toma como base en el mismo orden y criterio el detalle de los conceptos de los1 Cdigo Denominacin 1455 Materiales, repuestos y
gastos operacionales de administracin, para aplicarlos a costo de venta y prestacin det
ACTIVO accesorios
servicios dentro de la cuenta -614005- hotelea (especfica del sector), que se subdivide'3
11 Disponible 145505 Combustibles y lubricantes
en departamentos, grupos y conceptos segn el PUC-hotelero. .,
1 1105 Caja 145525 Materiales y repuestos
En la cuenta de hotelera, tanto en la contabilidad como en los costos y gastos, se~~ 110505 Caja general 145530 Loza y cristalera
1 definen como conceptos: sueldos, seguros de incendio, reparaciones locativas, etcteraii' 110510 Cajas menores 145555 Dotacin y sumistro a
: con los ltimos dgitos del cdigo. La consolidacin del sector para anlisis y estadsticas'f 1110 Bancos trabajadores
nacionales requiere de esta codificacin, unificando los criterios particulares y generales.? 111005 Moneda nacional 145560 Elementos de ropera y lencera

Ejemplo de presentacin: J 1110050/n Nombres

15 Propiedad planta y equipo
13 Deudores
6 Costo de venta 1536 Equipos de hoteles y
1305 Clientes
61 Costo de ventas y prestaciones de servicio restaurantes
130505 Nacionales
6140 Hoteles y resturantes 153605 De habitaciones
13050501 Cuentas de huspedes
614005 Hotel era 153610 De alimentos y bebidas
alojados
153620 De lavandera
Hasta este nivel y cuenta es la presentacin del PUC en el D.2650 Dic. 1993. 13050505 Cuenta de clientes factura
153630 De telfonos
1399 Provisiones (Subcuentas y
153695 Otros
Con el siguiente ordenamiento se presenta la clasificacin del PUC-hotelero, en igual conceptos anteriores
::Ji 153699 Ajustes por inflacin
l1
111
orden de grupos y conceptos de la cuenta 51, para efectos de consolidacin, desde la
14 Inventarios* 1592 Depreciacin acumulada
i! cuenta 510503 en adelante ...
1405 Materia prima 159205 Construcciones y edificaciones
~' Costo de alojamiento o habitaciones 140501 Perecederos 159130 Equipos de hoteles y
61400505
14050101 Carnes, aves y pescados restaurantes
6140050505 Gastos de personal
14050103 Lcteos, derivados - 15923010 Maquinaria y equipo
614005050503 Salario Integral
Etctera. congelacin 15923015 Equipo de oficina
14050106 Huevos, pan, hielo 15923920 Equipos computacin y
Para obtener el total del costo en sus elementos en el departamento de alimentos y -~ 14050110 Otros comunicaciones
bebidas se integran en la misma cuenta, as como aparece en el PUC-hotelero. ;: 140505 No perecederos 15923040 Flota y equipo fluvial y/o
14050501 Granos, enlatados, conservas, maritirno
61 Costo de ventas y prestacin de servicios confiteria 159265 Envases y empaques
6140 Hoteles y restaurantes 14050504 Bebidas - cigarrillos 1599 Provisiones
614005 Hotelea 14050508 Materiales para aseo y 159904 Terrenos
61400510 Costo de alimentos y bebidas empaque 159908 Construcciones en curso
6140051001 Materia prima utilizada (consumo) 159912 Maquinaria en montaje
614005100101 Alimentos 159916 Construcciones y edificaciones
614005100102 Bebidas Crear las necesarias segn el PUC.
 . 1.

CAPTULO VIII. PLAN NICO DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES 143
RICARDO RODRIGUEZ VERA.
142

510515 Horas extras y recargos 511515 A la propiedad raz

Equipos de hoteles y 23355003 Acueducto
159936 Viticos 511525 De valorizacin
Telfono 510521
restaurantes 23355005
510524 Incapacidades 511530 De turismo
233555 Seguros
17 Diferidos 510527 Auxilio de transporte 511540 De vehculos
2370 Retenciones y aportes de nmina
1705 Gastos pagos por anticipado 510530 Cesantas 511545 De espectculos pblicos
237005 Aportes al ISS
170505 Intereses 510533 Inters sobre cesantas 511570 !va descontable
237010 Aportesal ICBF, Sena y Cajas de;
170510 Honorarios 510536 Prima de servicios 511595 Otros
Compensacin
170515 Comisiones 510539 Vacaciones Arrendamientos
Obligaciones laborales 5120
170520 Seguros y fianzas 25 510542 Primas extralegales
512005 Terrenos
Arrendamientos 2505 Salarios por pagar Auxilios
170525 510545 512010 Construcciones y edificaciones
Mantenimiento de equipos 2510 Cesantas consolidadas Bonificaciones
170535 510548 512015 Maquinaria y equipo
251005 Ley laboral anterior Dotacin y suministro a
170540 Servicios 510551 Equipo de computacin y
Ley 50 de 1990 512025
170545 Suscripciones 251010 trabajadores
Inters sobre cesantas comunicacin
1710 Cargos diferidos 2515 510557 Cuotas partes de pensin de
Prima de servicios 512040 Flota y equipo de transporte
Organizaciones y 2520 jubilacin
171004 512095 Otros
2525 Vacaciones consolidadas
preoperativos 510558 Amortizacin clculo actuaria!
2535 Cuotas partes pensin jubilacin: 5125 Contribuciones y afiliacin
171008 Remodelaciones pensin de jubilacin
2540 Indemnizaciones laborales 512505 Contribuciones
171020 Utiles y papelera 510559 Pensin de jubilacin
Mejoras a propiedades ajenas Pasivos estimados y provisiones 510560 Indemnizaciones laborales 512510 Afiliaciones y sostenimiento
171024 26
171032 Entrenamiento al personal 2605 Para costos y gastos 510563 Capacitacin al personal 5130 Seguros
171044 Publicidad y propaganda 260505 Intereses 510566 Gastos deportivos y recreacin 513005 Manejo
171060 Dotacin y suministro a 260510 Comisiones 510569 Aportes al JSS 513010 Cumplimiento
trabajadores 260515 Honorarios 510572 Aportes a cajas de compernsacin 513025 Incendio
171064 Elementos de ropera y lencera 260520 Servicios tcnicos 510575 Aportes al ICBF 513030 Terremoto
171095 Otros 260525 Transporte, fletes y acarreos 510578 Aportes al SENA 513035 Sustraccin y hurto
260 535 Servicios pblicos 510581 Aportes sindicales 513038 Hotelero
21 Obligaciones financieras
26053501 Energa 510584 Gastos mdicos y drogas 513040 Flota y equipo de transporte
2105 Bancos nacionales
26053503 Acueducto 510587 Alimentacin a trabajadores 513045 Flota y equipo fluvial y/o
210505 Sobregiros
26053505 Telfonos y funcionarios maritimo
22 Proveedores 2610 Obligaciones laborales 510588 Lavandera- uniformes Responsabilidad civil y
513060
2205 Nacionales 261005 Cesantas 510595 Otros contractual
220501/n Nombres 261010 Inters sobre cesantas Obligatoria de accidente de
5110 Honorarios 513075
Cuentas por pagar 261015 Vacaciones trnsito
23 511005 Junta directiva
261020 Prima de servicios 513-095 Otros
2335 Costos y gastos por pagar 511010 Revisora fiscal
261025 Prestaciones extralegales
233505 Gastos financieros 511015 Auditora externa Servicios
Pensin de jubilacin 5135
Gastos legales 2620
233510 511020 Avalos 5135-05 Vigilancia
2630 Mantenimiento de hoteles y
233515 Libros, peridicos y revistas 511025 Asesora jurdica Temporales
restaurantes 513510
233520 Comisiones 511030 Asesora financiera Acueducto y alcantarillado
513525
233525 Honorarios 5 GASTOS 511035 Asesora tcnica Energa elctrica
513530
233535 Servicios de mantenimiento 51 Operacionales de administracin 511095 Otros Telfono
513535
233540 Arrendamiento 5105 De personal 51354-0 Correo, portes y telegramas
5115 Impuestos
233545 Transporte, fletes y acarreos 510503 Salario integral Fax y telex
511505 industria y comercio 513545
233550 Servicios pblicos 510506 Sueldos 513550 Transporte, fletes y acarreos
511510 De timbres
23355001 Energa 510512 Jornales
144

513555 Gas 5195

.1

.RICARDO RODRIGUEZ VERA ;,;

Diversos
-
.'.~~~
CAPTULO VIII. PLAN NICO DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES

614005050542 Prima extralegal 614005053010 Cumplimiento

145

513595 Otros 519505 Comisiones 614005050545 Auxilios 614005053025 Incendio

519507 Tarjeta de crdito 614005050548 Bonificaciones 614005053030 Terremoto
5140 Gastos legales
519510 Libros, suscripciones, 614005050551 Dotacin y suministro a 614005053035 Sustraccin y hurto
514005 Notariales periodicos y revistas trabajadores 614005053038 Hotelero
514010 Registro mercantil
519515 Msica ambiental 614005050557 Cuotas partes de pensin de 614005053095 Otro
514015 Trmites y licencias Decoracin
519516 jubilacin
514095 Otros Gastos de representacin y 6140050535 Servicios
519520 614005050558 Amortizacin clculo actuaria!
relaciones pblicas 614005053505 Vigilancia
5145 Mantenimiento y reparaciones Pensin de jubilacin
Elementos para aseo 614005053525 Acueducto y alcantarillado
514505 Terrenos 519525 614005050559 Pensin de jubilacin
Servicios mdicos y drogas 614005053530 Energa elctrica
514510 Construcciones y edificaciones 519526 614005050560 Indemnizaciones laborales
Gastos bancarios 614005053595 Otros
514515 Maquinaria y equipo 519529 614005050563 Capacitacin al personal
514520 Equipo de oficina 519530 Utiles, papelera, fotocopias 614005050566 Gastos deportivos y recreacin 6140050545 Mantenimiento y reparaciones
514525 Equipo de computacin y 519535 Combustibles y lubricantes 614005050569 Aportes al ISS 614005054505 Terrenos
comunicaciones 519550 Implmentos para deporte y 614005050572 Aportes a cajas de compensacin 614005054510 Construcciones y edificaciones
514535 Equipo de hoteles y recreacin 614005050575 Aportes al ICBF 614005054535 Equipos de dotacin de
resiaurantes' 519565 Parqueaderos 614005050578 Aportes al SENA habitaciones'
514540 Flota y equipo de transporte 519595 Otros 614005050581 Aportes sindicales
6140050560 Depreciaciones
514545 Flota y equipo fluvial y/o 614005050584 Gastos mdicos y drogas
614005056005 Construcciones y edificaciones
martimo 5199 Provisiones 614005050587 Alimentacin a trabajadores y
614005056010 Maquinaria y equipo
519905 Inversiones funcionarios
5150 Adecuacin e instalacin 614005056030 Equipo de dotacin de
519910 Deudores 614005050588 Lavandera- uniformes
515005 Instalaciones elctricas habitaciones'
519915 Propiedades planta y equipo 614005050595 Otros
515010 Arreglos ornamentales
519995 Otros activos 6140050595 Diversos
515015 Reparaciones locativas 6140050515 Jmpuestos2
614005059515 Msica ambiental
515095 Otros 614005051505 Industria y comercio
6 COSTO DE VENTAS 614005059516 Decoracin
614005051515 A la propiedad raz
5155 Gastos de viaje 61 Costo de ventas y prestacin 614005059519 Servicio mdico y drogas
614005051525 Valorizacin
de servicios 614005059524 Dotacin de cristalera para
5160 Depreciaciones 614005051530 De turismo
Construcciones y edificaciones 6140 Hoteles y restaurantes habitaciones
516005 614005051570 Iva descontable
Maquinaria y equipo 614005 Hotelera 614005059525 Elementos para aseo y
516010 614005051595 Otros
516015 Equipo de oficina 61400505 Costo de alojamiento dotacin de habitaciones
516020 Equipos de computacin y 6140050520 Arrendamientos 614005059526 Atencin a huspedes
6140050505 Gastos de personal
comunicacin 614005055005 Terrenos 614005059527 Comisiones agencias de viaje
614005050503 Salario integral
516030 Equipo de hoteles y 614005052010 Construcciones edificaciones 614005059528 Blancos - ropera
614005050506 Sueldos
restaurantes' 614005052015 Maquinaria y equipos de (dotacin y consumo)
614005050512 Jornales
516035 Flota y equipo de transporte dotacin 614005059530 Utiles y papelera
614005050513 Sueldos temporales
516040 Flota y equipo fluvial 614005052095 Otros 614005059580 Lavandera - aplicado de
614005050515 Horas extras y recargos
y/o martimo ropera
614005050524 Incapacidades 6140050530 Seguros
614005059595 Otros
5165 Amortizaciones 614005050527 Auxilio de transporte 614005053005 Manejo
516510 Intangibles 614005050530 Cesantas 61400510 Costos de alimentos y bebidas
516595 Otras 614005050533 Intereses sobre cesantas
' Se pueden proporcionar sobre las ventas para cada 6140051001 Costo de materia prima
614005050536 Prirnade servicios
concepto utilizada (consumo)
l. Para este departamento se consideran incluidos todo 614005050539 Vacaciones ' Si es necesario abrir los conceptos discriminados 614005100101 De alimentos
los relacionados
 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO VIII. PLAN NICO DE CUENTAS PARA HOTELES, RESTAURANTES Y SIMILARES 147
146

6140051020 Arrendamientos 614005109524 Dotacin vajilla, cubiertera y 614005200566 Gastos deportivos y recreativos
614005100102 De bebidas
614005200569
614005102005 Terrenos cristal Aportes al ISS
,,
6140051005 Gastos de personal
614005102010 Construcciones y edificaciones'\. 614005109525 Elementos de paseo 614005200572 Aportes a cajas de
614005100503 Salario integral
614005102015 Maquinaria y equipos de 614005109526 Atencin a huspedes - compensacin
614005100506 Sueldos restaurantes clientes 614005200575 Aportes al ICBF
614005100512 Jornales 614005102095 Otros 614005109527 Comisiones agencias de viajes 614005200578 Aportes al SENA
614005100513 Sueldos temporales 614005109528 Lencera, mantelera (dotacin - 614005200581 Aportes sindicales
horas extras y recargos 6140051030 Seguros
614005100515 consumo) 614005200584 Gastos mdicos y drogas
614005103005 Manejo
614005100524 Incapacidades 614005109530 Utiles y papelera 614005200587 Alimentacin a trabajadores
614005103010 Cumplimiento
614005100527 Auxilio de transporte 614005109545 Taxis, buses, acarreos 614005200588 Lavandera - uniformes
614005103025 Incendio
614005100530 Cesantas 614005109580 Lavandera - aplicados de 614005200595 Otros
614005103030 Terremoto
614005100533 Inters sobre cesantas lencera
614005103035 Sustracin y hurto 6140052015 Impuestos
614005100536 Prima de servicios 614005109585 Utensilios para cocina y
614005201505 Industria y comercio
614005100539 Vacaciones 6140051035 Servicio restaurantes
614005201515 A la propiedad raz
614005100542 Primas extralegales 614005103505 Vigilancia 614005109598 Aplicaciones de alimentacin
614005201525 Valorizacin
614005100545 Auxilios 614005103525 Acueducto y alcantarfado al personal (cr)
614005100548 Bonificaciones 614005103530 Energa elctrica 6140052020 Arrendamientos'
61400520 Gastos de lavandera
614005100551 Dotacin y suministro a 614005103535 Telfono 614005202005 Terrenos
trabajadores 614005103555 Gas 6140052003 Costo de materiales para 614005202010 Construcdones y edificaciones
614005100557 Cuotas partes de pensin 614005103560 Publicidad y propaganda lavado 614005202015 Maquinaria y equipos de
de jubilacin 614005103595 Otros 6140052005 Gastos de personal lavandera
614005100558 Amortizacin clculo actuaria! 614005200506 Sueldos 6140052030 Seguros
6140051045 Mantenimiento y reparaciones
pensin de jubilacin 614005200512 Jornales 614005203025 Incendio
614005104505 Terrenos
614005100559 Pensin de jubilacin 614005200513 Sueldos temporales 614005203030 Terremoto
614005104510 Construcciones y edificaciones.},;
614005100560 Indemnizaciones laborales . .,_ -
614005200515 Horas extras y recargos 614005203035 Sustraccin y hurto
614005104535 Equipos de cocina y lt ':?-
614005100563 Capacitacin al personal 614005200524 Incapacidades
restaurantes' 6140052035 Servicios
614005100566 Gastos deportivos y recreacin 614005200527 Auxilio de transporte
614005203525 Acueducto y alcantarillado
614005100569 Aportes al ISS 6140051050 Adecuacin e instalacin 614005200530 Cesantas
614005203530 Energa elctrica
614005100572 Aportes a cajas de compensacin 614005105005 Instalaciones elctricas 614005200533 Inters sobre cesantas
614005203555 Gas
l'iT
!; 614005100575 Aportes al ICBF 614005105010 Arreglos ornamentales 614005200536 Prima de servicios
11: 614005100578 Aportes al SENA 614005105015 Reparaciones locativas 614005200539 Vacaciones 6140052045 Mantenimiento y reparaciones

!I 614005100581 Aportes sindicales 614005200542 Primas extralegales 614005204505

614005204510
TeO'enos
Construcciones y edificaciones
ii 614005100584 Gastos mdicos y drogas 6140051060 Depreciaciones
Construcciones y edificaciones
614005200545 Auxilios
614005204535 Equipos de lavandera
614005100587 Alimentacin a trabajadores y 614005106005 614005200548 Bonificaciones
funcionarios 614005106010 Maquinaria y equipo 614005200551 Dotacin y suministros a
5
6140052050 Adecuacin e instalacin
Lavandera - uniformes 614005106030 Equipos de cocina y restaurantes ; trabajadores
614005100588 614005205005 Instalaciones elctricas
614005106035 Flota y equipo de transporte ,, 614005200557 Cuotas partes de pensin
614005100595 Otros - 614005205015 Reparaciones locativas
jubilacin
6140051015 Impuestos' 6140051095 Diversos
614005200558 Amortizacin clculo actuarial 6140052060 Depreciaciones
614005101505 Industria y comercio 614005109515 Msica ambiental
pensin de jubilacin
614005101515 A la propiedad raz 614005109516 Decoracin
614005200559 Pensin de jubilacin
614005101525 Valorizacin 6 Si es departamento, se proporciona. Si es restaurante
614005200560 Indemnizaciones laborales ser sobre su venta total.
614005101570 Iva descon tab 1e 4 Se pueden proporcionar sobre ventas. 614005200563 Capacitacin al personal 7 De acuerdo a las condiciones {!el ente econmico
614005101595 Otros Para restaurantes es directo. establecer la proporcin
5 Si es necesario abrir los conceptos discriminados.
 . l.

148

614005206005 Costrucciones y edificaciones 6140053020 Arrendamientos

614005206010 Maquinaria y equipo 614005302015 Equipos de comunicaciones

6140052095 Diversos 6140053030 Seguros

614005209530 Utiles y papeleria 614005303025 Incendio
614005209535 Combustible y lubricantes 614005303030 Terremoto
614005209598 Aplicaciones a otros 614005303035 Sustraccin y hurto
departamentos (cr.) 6140053035 Servicios
61400530 Gastos de telfono 614005303525 Acueducto y alcantarillado
614005303530 Energa elctrica
6140053004 Costo del servicio telfonico
6140053045 Mantenimiento y reparaciones 't~~,.,
6140053005 Gastos de personal
614005304535 Equipos de comunicacin
614005300506 Sueldos
6140053060 Depreciaciones
CAPITULO IX
614005300513 Sueldos temporales
614005300515 Horas extras y recargos 614005306010 Equipos de comunicaciones
614005300524 Incapacidad 61400530195 Diversos
614005300527 Auxilio de transporte 614005309530 Utiles y papelera CONTABILIZACION DE LOS COSTOS
614005300530 Cesantas
614005300533 Inters sobre cesantas
614005300536 Prima de servicios l. DEFINICION
614005300539 Vacaciones
Como en todo ente econmico el resultado operacional est soportado por el Estado
614005300542 Primas extralegales
de Costos, que presenta detalladamente la informacin de lo que fue necesario pagar y
614005300545 Auxilios
causar para producir un bien o prestar un servicio, mediante el proceso contable.
614005300548 Bonificaciones
614005300551 Dotaciones y suministros a Como se ha insistido la contabilidad debe integrar la informacin detallada de todos
trabajadores los Costos y Gastos incurridos para la presentacin real y razonable de los Estados
614005300557 Cuotas partes de pensin Financieros. Esto quiere decir que no puede existir un Departamento de Costos 1 ';!
jubilacin independiente del Departamento de Contabilidad, porque se perdera tiempo en la
614005300558 Amortizacin clculo actuaria! conciliacin de resultados o se reportaran inconsistencias intiles, pues desde el momento
pensin de jubilacin de la causacin de un costo o gasto, su registro es igual para todas las secciones que
614005300559 Pensin de jubilacin intervienen en el proceso.
614005300560 Indemnizaciones laborales
614005300566 Gastos deportivos y recreacin Por lo tanto la contabilizacin o registro tiene su fuente en el Departamento de
614005300569 Aportes al ISS Contabilidad, que distribuye a las dems secciones la informacin necesaria para su
614005300572 Aportes a cajas de anlisis y reporte.
compensacin
614005300575 Aportes al ICBF 2. METODOS DE CONTABILIZACION
614005300578 Aportes al SENA
614005300581 Aportes sindicales Individual
614005300584 .Gastos mdicos y drogas Comprobante de diario
614005300587 Alimentacin a trabajadores
614005300588 Lavandera-uniformes Depende del sistema de contabilidad establecido, los Costos y Gastos se registran de
614005300595 Otros manera individual por cada transaccin, ,o por resumen de un comprobante de Diario de
cada eiclo de la contabilidad.
 . l.

RICARDO RODRIGUEZ VERA: CAPTULO IX. CONTABILJZACIN DE LOS COSTOS 151

150

Individual JI Egresos (pagos ... de mantenimiento y reparaciones, equipo de cocina y

restaurantes, arreglo de congelador)
Corresponde al registro de cada transaccin sobre los documentos soporte a un sistema
integrado o por mdulos contables, que al final del perodo presentan el resultado
Fecha: 11 mayo 2002
prediseado en el programa.
Con el plan de cuentas diseado para el sector de hoteles y restaurantes y similares,
Por:
A favor de: Talleres de refrigeracin Ltda.
$240.720
fi
1 se codifica cada documento segn los ciclos contables de la operacin. Por la suma de: Doscientos cuarenta mil setecientos veinte pesos m/cte.

- 1
II
Ingresos
Egresos
Ventas, recaudo deudores
Pagos, costos gastos
Banco Coln Cta. No. 1422-4710-1
Hotel Pio V Comprobante de pago No. 00016
Cheque No._784735

III Compras - Inventarios Todo el ciclo Cdigo Detalle Parcial Debe Haber
IV Nmina Mano de obra
614005104515 Reparar congelador
Dentro de cada ciclo de la operacin se dan costos y gast~s que se registran de cocina 267.466
individualmente por soporte o comprobante y se presentan as: 1110501 Egreso 240.720
1 Ingresos: Se pueden generar comisiones por tarjetas de crdito. descuento en 236525 Retefuente serv. 26.746
deudores, prdidas menores, gastos menores oca~ionales. 267.466 267.466
II Egresos: Todas las erogaciones por pagos (cheques girados y cajas menores)\
(! que afectan costos y gastos
'1:
' III Inventarios: Por las compras de productos que por necesidad o volumen no se .
integran al inventario sino que se consideran como costo o gastos directos Recib _ _ _ __
Yo. Bu. Contabiliz
(provisiones o materiales - directos) No. NIT 800172441-9
IV Nmina: El salario devengado por cada empleado y/o funcionario, que liquidada.
'" la carga prestacional, conforma la mano de obra. como costos o gastos.
":1i1; III Inventarios - Compras (Crdito - Contado)
11' Como modelo del proceso contable para el registro de los costos y gastos se disean
los formatos que cada ciclo requiere a travs de un solo medio de registro y que de, 1 El modelo de Ingresos de Mercancas se puede membretear de varias maneras con
acuerdo al avance del mismo programa se puede imputar directamente al sistema, en el. igual concepto, as como el diseo se puede ajustar a las necesidades del establecimiento.
;:
1
.
mismo momento de la causacin. ' Recibo de mercancas
!li Entradas a almacn
i: Entradas a bodega
;i' I Ingresos (recaudo de dineros y causacin de gastos por comisin. en taryetas de crdito) '
Recepcin de materiales y provisiones
Hotel Pio V Ingreso de materias primas

Recibo de caja No. 00001 Hotel Pio V

Recibido de: Mario Alzate G. Cta. No. 0009 DMA Entrada a almacn No.
--- 11 05 02
Habitacin: 315B Por concepto de: Pago Recibido de: Tubos Mure S.A. O. C. No. _fllJ_ 1 D J M 1 A
Cdigo Detalle Parcial Debe 1 Haber Destino: Lavandera Fact. No. 041271 110502
110505 Tarjecred 455.468 Cdigo Cantidad Und. Descripcin Precio Valor
... i. J 1 519507 7% tarjecred 34.282 unidad
1
13050501 Cta. 0009- h. 315b 1 489.750 614005205015 10 Und. Tubos de 8" 8.000 80.000
489.750 1 489.750

Almacenista
Cajero Auditor Contable
 .t

152 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO IX. CONTABILIZACIN DE LOS COSTOS 153

Para el departamento de contabilidad debe adjuntar: El registro o contabilizacin individual, corresponde al cargo a cada departamento,
Copia de la orden de compra. segn los parmetros y bases diseadas segn el concepto a aplicar como:
Factura original del proveedor
Depreciacin:
Inventarios - Salidas de provisiones y materiales Edificios y construcciones: Equipos de hoteles y restaurantes:
El segundo informe en el proceso de inventarios, corresponde a la salida de provisiones Area ocupada Equipos de dotacin por departamento
y materiales que se soporta mediante la remisin o entrega, registrando los cargos o Costo por metro Costo
dbitos a las cuentas de costos y gastos. Total del Costo Vida til
Vida til Adiciones
El diseo del formato debe contener la informacin necesaria y se puede ajustar a las.'
Adiciones
necesidades del establecimiento.
El documento soporte de salida de inventarios, se puede membretear de varias maneras, Equipos de comunicacin y computo: Equipo de transporte:
con el mismo concepto, as como el diseo del formato, adaptarlo a las necesidades del. Equipos por departamento Por departamento
establecimiento. Costo Costo
Remisin de materiales Vida til Vida til
Entrega de materiales Adiciones
Salida de materiales para...
Gastos pagos por anticipado:
Hotel Pio V Segn cada concepto se determina el plazo proyectado a amortizar, manteniendo t:I !
control de los meses causados y los pendientes, as como las adiciones que se incorporen
Remisin de provisiones y materiales No. 00010
~~~- a los mismos conceptos, aplicado por Departamento.
Departamento: Habit. - 05 Requisicin No ....Q!.!_ D M A
i 1
Destino: Dotacin habitaciones 11 05 02 Cargos diferidos: corresponde a los traslados internos por dotaciones segn los concep-
tos en las remisiones de entrega y con cargos a los departamentos que se afecten.
1 i
Observaciones:------------------
Precio Valor
' 1

Cdigo Cantidad Und. Descripcin Aplicacin de gastos de alimentacin a empleados: ! !

unidad i ;
Segn los mtodos de valuacin de los alimentos suministrados a empleados y
1405050814 150 Rol Papel higinico 261 39.150 funcionarios que pueden ser:
1405050816 35 Caja Kleenex 416 14.560 Estimados !'
!1
1405050821 300 Und. Jabn bao 81 24.300 Sobre remisin diaria
i
Total 78.010 Sobre promedio de suministro mensual
Entrega----- Recibe _ _ _ __ Contab. _ _ __
Se establece el cargo a cada departamento sobre el nmero de empleados y el nmero
de das de suministro.
IV Mano de obra
Causacin de servicios pblicos:
Con la liquidacin del salario devengado por cada trabajador, reportado por la seccin
de personal, el sistema determina la carga prestacional como complemento de la mano Determinados los parmetros para la informacin del consumo acueducto, energa y
de obra, segn el Captulo IV, que imputa al departamento correspondiente. otros servicios, se imputa a los departamentos correspondientes, como complemento dt:
causacin total de costos y gastos en el perodo.
V Causaciones - costos y gastos
Registrado todo el proceso contable integrado a los costos se obtiene la informacin
Este captulo presenta el anlisis de causacin de todos los dems cargos a Costos y
pormenorizada como anexos a los estados financieros y de prdidas y ganancias con las
Gastos como:
Depreciacin variaciones, y anlisis por conceptos, grupos y cuentas del resultado operacional por
departamento.
Gastos pagos por anticipado
Gastos de alimentacin a empleados Aplicacin de gastos de lavandera:
Causacin de servicios pblicos
Aplicacin de gastos de lavandera Cierra el ciclo de causaciones.
r . "

154
RICARDO RODRIGUEZ VERJX

Comprobantes de diario
Este mtodo se obtiene por:
Resumen diario operacional
Resumen mensual operacional

Que a travs de la contabilidad sistematizada por mdulos o manual en la cual el .

1,1 volumen de transacciones es importante, el registro a los libros de c~stos y gastos se
i
elabora con el comprobante de diario como resumen del movimiento del perodo,

l
1 determinando, al final del registro, el total tanto del perodo presente como el acumulado.
:-.1[' Aunque existen modelos estndar para los comprobantes de diario, ste se ajusta a
~
las necesidades del plan de cuentas por los diferentes parciales que maneja, de acuerdo
a los niveles del PUC-hotelero, as: CAPITULO X
IJ
:
Hotel Pio V TALLER DE COSTOS HOTELEROS
,
: Comprobante de diario No.
! Para contabilizar, ~ Se presenta para un hotel modelo todo el proceso operacional -de costos y gastos de un
establecimiento de 50 habitaciones, con el objeto de procesar la informacin de cada
Cdigo 1 Cuentas - Detalles Parciales Debe ciclo, hasta determinar, mediante la contabilizacin, el infonne de costos de la operacin de
Haber
un periodo.

Como parte complementaria del anlisis de los costos se disean preguntas dirigidas
hacia el resultado y sus soluciones para obtener el objetivo central de la presente obra, el
El libro de costos presenta un diseo general para todo el proceso - registro de: anlisis del costo.
Clase
Grupo El enfoque del taller es la prctica de lo expuesto en los captulos anteriores del cual
Cuentas se obtendr un estado de resultados hoteleros diseado en el libro de contabilidad hotele-
l1r, ra aplicada.
Subcuentas, grupo de costos, conceptos.
;l1'I l. INFORMACIN GENERAL PARA INGRESOS {VENTAS)
! El modelo se disea tanto para sistemas como para manual, que para efectos de
i Informes su organizacin est preconcebida. Hoteles R.R.V. & Ca Ltda.
;,,
50 Habitaciones de dos (2) camas
Cdigo Nombre Promedio de ocupacin para el perodo 98%
614005100506 Sueldos Tarifa de alojamiento: $125.000(2 personas)
Seguro hotelero $ 235. por husped
Fecha Detalle No. com. Debe Haber Saldo Tarifa para alimentos y bebidas:
Plan A: $32.000 por husped diario
Plan E: $41.000 por husped diario
Promedio de venta del 98% para el Plan A: 45%
Promedio de venta del 98% para el Plan E: . 55%
Servicio de lavandera:
Promedio de venta del 98% de ocupacin: 32%
Promedio por husped: $3.800
 . l.

....
...

......
.....
.

,,
"1!
;,

1
1
156

Servicio de telfono:
Promedio de venta del 98% de ocupacin 28%
RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO X. TALLER DE COSTOS HOTELEROS

Varios
Dr. Peter Causz
Transporte cheff, evento
Consulta mdica
157

10.000

....
,, Promedio de utilizacin del servicio por husped $1.814 (incluido el recargo) a jefe de lavandera 25.000
Caris Almacenes Guantes para lavandera 14.700
. . _..
.. fil
, Sobre el valor facturado por la empresa de telfonos se cobra el 20% de recargo
Almacn Spring Uniformes para equipo de

......
Se deben liquidar 31 das
empleados de telfonos en
Forma de cancelacin de las cuentas de los huspedes (pago): ping pong 45.000
... :11 En efectivo: 51 % del total causado en el perodo
1001 47891 Taller Centrales Reparacin de centrifuga 289.200
J
Tarjetas de crdito: 39% del total causado en el perodo Luis Cadena Polvo de ladrillo 112.000
47894

......
Clientes factura: 10% del total causado en el perodo Germn Botero Bonificacin mesero 20.000
47918
Con los parmetros descritos se obtiene: 1501 48106 Daniel Prez Reparar mquina de
escribir de gerencia 49.000
Gastos por comisin
:li 48118 Rafael Arias Bonificacin jefe
: Ocupacin en el periodo

.......
Mantenimiento 30.000
1: Presupuesto para el pago de seguro hotelero corno riesgo
La venta de alimentos y bebidas para determinar un costo del 38% 48122 Tesorera Distrital Impuesto de camioneta 182.000
El total de ventas en el perodo 1801 48131 JaimeUribe Seminario relaciones
11 humanas para personal
.1 Determinar el IVA sobre servicios gravados
,1
habitaciones y A y B 250.000

... l
.'i 48133 Tro Costa Azul Msica en restaurante 350.000
2. REGISTROS DE GASTOS POR: 15.000
2201 48149 Alicia Flores Bonificacin telefonista
Comisin tarjetas de crdito 2501 48154 Imusa'r Ollas para cocina 129.400
. . : 48155 TridenRep's Repuesto computador 118.200
,, 3. INFORMACIN DE EGRESOS (PAGOS DE COSTOS Y GASTOS) : 48157 Pintulux Pintura para oficinas
de administracin 97.000

:J
Banco first hotele 's
2701 48201 Freon 12-X Gas para equipos de aire
Fecha No.Cheque Beneficiario Concepto Valor
Acondicionado habitaciones 84.000
0201 47873 EL TIEMPO Avisos de buffett

......
3001 48212 Agencias elctricas Accesorios para insta-
.. 1 para da de reyes 475.000
!acin mquina lavadora 272.000
.. , 0401 47874 Carlina Daz, Reembolso de caja
. ! directora operativa menos as:
,:" Drogas Rosas Drogas para gerente 32.000 4. REGISTRO DE COSTOS Y GASTOS POR EGRESOS ASI:
Varios Transporte mensajero 126.000
Codificar cada transaccin segn concepto y criterio
Correos Nacionales Port de cartas 57.500
Segn sistema de contabilidad de costos: registro individual o por comprobante de diario

.....
Decor' s Ltda. Flores para Administracin 118.000
-. i; Ambientador 12.100
~- . it Almacn Ta Cuestionario:
Varios Fotocopias Administracin 118.000 1. Qu importancia tiene el plan de cuentas establecido para el sector?
Varios Servicio parqueo gerente 15.000 2. Qu bases y criterio toma usted para aplicar el cdigo a cada registro?
' : . l!
m~,:1:
Almacn Spring Bolas ping pong para
empleados de alojamiento 3.200 S. INFORMACIN PARA MOVIMIENTO DE INVETARIOS
P-9,11 Febor Droga para camarera 19.800

1~t1
Se ha establecido el control de invetarios por el sistema permanente, por lo tanto
Decor's Flores recepcin y
siempre se tendrn inventarios iniciales en cada perodo mensual, y mediante el resumen
corredores de habitaciones 119.000
del juego de inventarios (permanente) se determinan los consumos de provisiones y ma-
OsterLtda. Repuesto para licuadora 72.900
146.500 teriales, aplicados a cada departamento.
Decor's Flores para restaurante
 .l
' .:-l;::j'.';
! RICARDO RODRIGUEZ VERA ~;
158 CAPTULO X. TALLER DE COSTOS HOTELEROS 159
1'
,
i
" Inventario inicial al 01/01/02 Cuestionario:
li
11, Perecederos $ 12'000.
3. Si dentro del total de provisiones y materiales consumidos, se determina el costo
real de ventas de A y B, cul es el porcentaje del costo?
No perecederos $ 72'000.
4. Si no existe cocina separada para alimentacin al personal, cmo se determina el
Combustibles y lubricantes $ 8'250. costo de ventas en A y B?
Repuestos, materiales y accesorios $ 30'000.
Loza y cristalera $ 10'000. 6. INFORMACION PARA MANO DE OBRA
Dotacin a trabajadores $ 19'000.
Ropera y lencera $ 51'860. La planta de personal, depende directamente del % de ocupacin:

Habitaciones:
Perecederos No perecederos Loza cristal
Compras en el perodo:
1'365 70.
=
Ocupacin disponible O.D. 50 habitaciones
De contado (egresos)$ 2'024 % de ocupacin en el perodo =98%
i~i A crdito 1'690 540. Eficiencia = 1 camarera hace 1 habitacin en 30 minutos
i
f1ll~i Consumo determinado por la sumatoria de las salidas o remisiones de almacn hacia
1
Nmina
todos los departamentos para consumo y/o dotacin as: No.
~ Puesto de trabajo Sueldo bsico
Hj 1
Perecederos $10'235. Ama de llaves 700.000

1 I,
No perecederos $36'714.

Del total corresponde al 38% de las ventas de A y B y la diferencia como materiales

4
4
1
Camareras
Botones
Jefe recepcin
160.000
150.000
750.000
~! de aseo y dotacin para los dems departamentos que se distribuye as: '

~
3 Recepcionistas 300.000
Cdigo Departamento % Aplicacin Auditor nocturno 450.000
16% 14
.1 51 Operac. Admn.
.: Alojamiento 52%
~
05
11% Alimentos y bebidas:
10 AyB
21% Anlisis de necesidad de personal:

'
20 Lavandera
0% Ocupacin disponible O.D. = 98 huspedes
30 Telfonos
Cada mesa tiene 4 puestos =25 mesas
ti,,
r:. Aplicacin y registro del consumo de provisiones y materiales, mediante: Cada mesero sirve a 4 mesas = 7 meseros
i'
.. Anlisis de juego de inventarios
i~: Nmina
Distribucin de costos directos y aplicacin a otros departamentos
1:1
El costo directo de A y B es el 38% de las ventas No. Puesto de trabajo Sueldo bsko
1i1 Los combustibles se aplican a Gastos operacionales de Administracin subcuenta 1 Cheff de cocina 700.000
que le corresponda 2 cheff de cocina 450.000
Los materiales repuestos y accesorios se aplican a todos los departamentos segn Maitre 700.000
la siguiente distribucin: 7 Meseros 180.000
% Aplicacin 3 Ayudantes de cocina 150.000
Cdigo Departamento
1 Cajero restaurante 210.000
51 Operac. Admn. 42%
2 Stwars 150.000
05 Alojamiento 38%
15% Barman 280.000
10 AyB
20 Lavandera 5% -181 Ayudante bar 180.000
 . '
l&l RICARDO RODRIGUEZ CAPTULO X. TALLER DE COSTOS HOTELEROS
161

Lavandera:
Liquidar: La Carga prestacional por:
De acuerdo a la disponibilidad de ocupacin y categora del Hotel, as como de l
Aportes parafiscales segn las normas.
maquinaria, se establece la necesidad de personal.
Prestaciones sociales, segn las normas y las extralegales si existen.
Nmina
Con el resumen y anlisis de salarios y carga prestacional presentado antes, se obtiene
No. Puesto de trabajo Sueldo bsico la mano de obra a registrar.
l Jefe 300.000
3 Cuestionario:
Operadoras lavadora 160.000
3 Operadoras plancha 160.000
5. Cul es el costo de mano de obra de una habitacin?
2 6. Cmo se conforma la mano de obra?
Valets 150.000
9 7. Cul es la incidencia porcentual de la carga prestacional sobre el total de la M.O.?

Telfonos:
7. INFORMACION PARA DEPRECIACION
Para cubrir el tumo diario, descansos y eventualidades se mantiene regularmente
3 telefonistas. De construcciones y edificios:
Nmina
Con el plano de distribucin del rea y sus correspondientes valores se determina la
No. Puesto de trabajo Sueldo bsico depreciacin segn los aos de vida til de estos bienes de uso.
3 Telefonistas 180.000
Plano de distribucin de reas por departamento
Administracin:
El organigrama de direccin y mando est demarcado por la categora del hotel y
su imagen de mantener la excelencia del servicio: Habitaciones Lavandera
35M 2
Nmina 2
1.102M 1,97%
No. Puesto de trabajo Sueldo bsico
1 61,95%
Gerente general 1'800.000
l Director operativo 1'200.000
1 Contador 900.000 Alimentos y bebidas Administracin
2 Auxiliares contabilidad 350.000 388M 2 254M 2
2 Secretarias 250.000
Almacenista 350.000
21,8% 14,28%
2 Ayudantes almacn 150.000
1 Cajero general 450.000
Total de metros cuadrados l.779M 2
Jefe mantenimiento Precio promedio del M 2 $1.114.000
600.000
4 Auxiliar mantenimiento 160.000
16 8. DETERMINAR LA DEPRECIACION EN EL ANALISIS DE DEPRE-
CIACION PARA APLICACION DEPARTAMENTAL
Liquidacin de mano de obra
Liquidar: Sueldo bsico sobre 30 das. Cuestionario:
Auxilio de transporte a quienes tengan derecho. (Revisar tabla de 8. Qu sucede si no se aplica la depreciacin a cada departamento?
salario mnimo segn los bsicos establecidos en este modelo). 9. A qu departamento le cargara la depreciacin total?
Recargo nocturno, segn tumos asignados y reportes de las tarjetas l O. Cul es la depreciacin causada en una habitacin por:
de control. edificios?
Dominicales y festivos compensados con un da entre semana por un equipos de dotacin?
descanso, segn las normas laborales vigentes. l 1. Cul sera la depreciacin aplicada en el departamento de alimentos y bebidas a
Determinar el salario devengado. un plato servido en un mes?
 . 1.
162
RICARDO RODRlGUEZ VERA CAPTULO X. TALLER DE COSTOS HOTELEROS
163

9. INFORMACION PARA ANALISIS DE GASTOS PAGADOS POR

ANTICIPADO PARA APLICAR A: 10. INFORMACION PARA ANALISIS Y APLICACION DE ALIMEN-
TACIN AL PERSONAL
Honorarios: Pago a profesionales asesores en establecimientos hoteleros, como
Bases: Nmero de empleados por departamento (segn nmina)
derechos legales e inicia de la empresa; a amortizar a 12 meses $7'000.000
Das de suministro al mes (26 das)
Seguros: Sobre la base del costo de los activos de operacin, segn su estado de
Costo diario de comidas por empleado $1.124
conservacin (nuevos) por los porcentajes de riegos, de:
Costo diario de alimentos de funcionarios $3.793
Construccin edificio-equipos:
Elaborar el anlisis segn el modelo visto antes.
Incendio-terremoto $34'889.588
Sustraccin-hurto $5 '041.296 Cuestionario:
Hotelero O.D. ($235) 14. Qu incidencia puede tener en los costos, si no se aplica este costo a cada
(365 das) amortizacin a 12 meses departamento que lo cause?
15. Cmo se tratara contablemente un valor mnimoque se cobrara a los empleados,
Gastos organizacionales y preoperativos: Durante el montaje preoperacional, se para que no convierta en salario?
incurri en gastos que por su importancia, se acord amortizar a 48 meses por
pago como: Informacin complementaria
Estudio de factibilidad, asesora del proyecto, licencia, derechos notariales, Dotaciones a empleados {uniformes) se traslada a diferidos para amortizacin a
escrituras y derechos de servicios por $49'472.000 cuatro meses segn nmero de empleados por departamento y cantidad de
Cargos diferidos: En la informacin de- inventarios se obtiene el valor de los cargos uniformes a entregar.
a amortizar segn los plazos de reposicin y la siguiente informacin Loza y cristal, dotacin programada para reposicin, a seis meses se traslada a
complementaria. diferidos.
Dotacin de blancos y/o ropera para habitaciones, manteniendo dos juegos Ropera y lencera, dotacin para reposicin, a seis meses se traslada a diferidos.
disponibles en ropera y uno en uso por habitacin.
300 Cubrelechos Dotacin de uniformes segn empleados por departamento, de dos unidades por empleado:
300 Sbanas
Cantidad Departamento
300 Sobresbanas
300 Juegos de fundas (2) 28 Habitaciones
Costo promedio por prenda $12.250 36 AyB
18 Lavanderia
Dotacin de lencera o mantelera para departamento de alimentos y bebidas para 6 Telfonos
25 mesas, con tres juegos en rotacin.
26 Administracin
75 Manteles
75 Tapas Costo promedio por uniformes $12.105,263
75 Juegos de servilletas (4)
Inventario final:
Costo promedio por prenda $6.000
Perecederos $ 5'479.000
La informacin de los costos por prenda se determina de la liquidacin de las No perecederos 37'191.000
salidas de almacn o bodega segn costo unitario de compra.
Combustibles 7'640.000
Cuestionario: Materiales repuestos 27'800.000
12. Presente la variacin del resultado operacional comparativo si se aplicase el total Loza y cristal 8'800.000
de las salidas de dotacin de blancos y lencera a un solo perodo. Dotacin a empleados 17'620.000
13. En caso de dao de un juego de tendidos de cama por husped o un empleado. Ropera lencera
cmo se repone contablemente? 35'810.000
164 RICARDO RODRIGUEZ VE CAPTULO X. TALLER DE COSTOS HOTELEROS }
11. INFORMACION PARA ANALISIS DE CONSUMO DE SERVICIOS Cuestionario:
PUBLICOS 16. Explique la importancia de aplicar los servicios pblicos a cada departamento. y
qu mtodo recomienda de los presentados en el captulo VII.
Con base en el modelo visto antes determinar:

Acueducto: Departamento Und. consumo 'Yo ocupacin 12. INFORMACION PARA ANALISIS DE APLICACION DE GASTOS
Habitaciones 1/8M3 98% DE LAVANDERIA
AyB 1/16M3 98%
Bases: Cantidad de prendas procesadas
Lavandera 50 prendas por M3
Uniformes de empleados por departamento
Precio estimado Administracin 1/16 M3 por empleado Costo por prenda procesada
del m 3 $81,20 departamento
Habitaciones Blancos S/ocupacin en el perodo.
Energa: Bases para determinar el consumo, segn inventario de equipos elctricos. AyB Lencera S/ocupacin y mesas servidas en el perodo.
Lavandera Ropa de huspedes S/estimado del 32% del 98% de ocupacin
con promedio de 3 prendas por husped.
Departamento/ equipo Cantidad Und.W-H Consumo - horas Telfonos Uniformes de empleados, se lavan 3 veces
Habitaciones Administracin por semana en todos los departamentos.
Bombillas 2(i() 100 5
El total de prendas se obtiene segn el anlisis presentado antes.
Radios 50 25 2
1V 50 40 3 Total cargos en perodo
AyB C. P . =C osto pren da
Total prendas procesadas
Cuarto fro 1 1.865 22
Bombillas 38 100 6 Total de cargos a cuenta de gastos lavandera:
Neveras 3 248,6 24
Congeladores 2 248,6 24 Segn: C. D. No. O1 - Ingresos $
Equipo panadera 1 746 2 C. D. No. 02 - Egresos $
Registradoras 2 275 9 C. D. No. 04 - Mano de obra $
Licuadora 2 375 3 C. D. No. 05 - Consumo materia $
Lavandera
C. D. No. 06 - Depreciacin $
Lavadora industrial 1 1.492 8
C. D. No. 07 - Cargo diferido $
Centrifuga 1 2238 6
Equipo plancha 1.119 8 C. D. No. 08 - Alimentacin al personal $
1
Plancha manual 4 '175 2 C. D. No. 09 - Causacin de servicios pblicos $
Telfonos Total cargos (perodo) $
Equipo conputador 1 932,5 24
Mquinas de escribir 8 275 5 Cuestionario:
Calculadoras 6 180 7 17. Cmo se determina el costo propio del departamento?
1V 3 40 3 18. Se puede medir la rentabilidad real del departamento?
Bombillas 00 100 10 19. Por qu cree que es importante la aplicacin de los gastos de lavandera?
Equipo de piscina 1 2984 18
Precio estimado por Kw $98
 . t.

CAPITULO XI

RECETAS ESTNDAR

l. DEFINICIN

Son los formatos diseados para determinar el costo exacto de cada artculo o pro-
ducto que se elabora para consumo inmediato, como alimentos y bebidas o bienes de
servicio, como estufas, etc.

A travs de software de costos la informacin se procesa automticamente para

presentar los costos reales en el momento de su terminacin o puesta al servicio o venta.
Se observan dos tipos de defini<:in con relacin al costeo estndar que es importante
diferenciar: receta fija o estndar y receta estndar comparativa o variable.

Receta fija o estndar

Corresponde a la composicin o frmula estndar de los ingredientes que conforman
un plato o bebida, es decir en cuanto a los elementos, materias primas o insumos, peso y
medida.
~
Es el -eheff, su asistente o segundo, el gerente de A y B y el departamento de costos,
quienes a travs de la receta estndar conocen previamente el consumo por plato o
bebida, para el proceso de compras, presupuestos, control de inventarios y cocinas. Tam-
bin se dice estndar en cuanto a: nombre del plato o bebida, gramaje o peso (medida o
cantidad), ingredientes, forma de preparacin y proceso de produccin.

El secreto de la sazn es propio del cheff, pues el mismo plato en diferentes restau-
rantes o lugares no tiene el mismo gusto o sabor.
 . 1.

RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO XI. RECETAS ESTNDAR 169

168

Receta estndar comparativa o variable La receta estndar liquidada por el total de unidades producidas, segn las remisiones
entregadas a cocina para cada plato o bebida, indica el costo por unidad al dividir el valor
Es variable y comparativa en cuanto al valor o costo, pues puede presentar variacio-
total de materia prima o total costo por la cantidad de unidades terminadas.
nes en su liquidacin dentro de periodos muy cortos (de un da para otro, una semana,
etc.) por la fluctuacin permanente en los precios de las materias primas o insumos, y Los dems elementos del costo se adicionan en la receta estndar por el software de
aunque haya proveedores ftjos, el mercado presenta eventos que incrementan o disminu- costos que se alimenta en el cdigo de cada plato o bebida. Si se liquida manualmente se
yen los valores. toma el promedio por unidad, se multiplica por la cantidad de unidades terminadas y se
registra en mano de obra y CIS.
Se hace necesaria la liquidacin permanente de las recetas estndar para conocer las
variaciones y tomar las decisiones convenientes y conocer la curva del costo. La sumatoria de los tres elementos del costo indica el total del costo, que dividido por
la cantidad de unidades terminadas muestra el costo real por unidad, para aplicarle el
El modelo de receta estndar se ajusta a todos los alimentos y bebidas que se elaboran
margen de rentabilidad previsto y obtener el precio de venta.
en las dependencias-del hotel o restaurante como herramienta importante en la gestin
operacional. Si la receta estndar no incluye los otros elementos del costo, se corre el riesgo de
subestimar el precio de venta y observar un margen de rentabilidad mayor que desvirta
2. CONFORMACIN DEL COSTO EN EQUIVALENCIA la informacin real que se confirmar en los Estados de Resultados, que podra llevar a
prdida.
En la receta estndar se obtiene la informacin para la liquidacin de la materia y
dems ingredientes, de las remisiones a la cocina o dependencia de produccin. Los En los siguientes anlisis del costo se observan parmetros de medicin que se pue-
dems insumos como salsas, cremas y bases se incluyen con el costo determinado en la - den tomar como referencia, sobre el modelo de producto que se viene trabajando.
receta de cada subproducto.
La conformacin del costo de la materia prima es la sumatoria de todos los ingredien- Conformacin del costo sobre su total
tes liquidados en la receta estndar. (unidad de producto)
El costo de conversin.es la sumatoria de la mano de obra y los costos indirectos del
Elementos Valor % Part.
servicio CIS, que se obtiene del estado de resultados de cada periodo, al dividir el total
causado de mano de obra, por el total de platos y bebidas producidas de cada producto y Materia prima $1.500 74.07
de igual manera los CIS. Mano de obra 300 14.82
Este costo de conversin debe mantener un buen control para verificar las variacio- CIS _m .1.Ll.l
nes importantes que puedan desviar la razonabilidad del costo. Total costo $2.025 100
!i La mano de obra varia por cambios en el personal por:
.~
il
Contratacin de ms empleados
Equivalencia del costo-venta
'I: Incrementos en los sueldos. (precio venta $5.000)
"
, . Liquidacin de empleados sin reemplazo
Por prestaciones extralegales Elementos Valor % Part.
Trabajo extra no normal Materia prima $1.500 30.00
En CIS las variaciones tambin inciden en el costo del producto, pueden ser: Mano de obra 300 6.00
Incremento en las tarifas de servicios pblicos. CIS _m 4.50
Exceso de consumo en los servicios pblicos. Total $2.025 40.50
Mantenimiento correctivo de equipos
Otros costos imprevistos.
 ' l.
170 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO XI. RECETAS ESTNDAR 171

Porcin del costo de conversin - venta

Elementos
Alimentos
% Part.
Materia prima 30.00% Receta estndar Porciones base
Costo de conversin 10.50%
Cdigo _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ ~
Mano de obra 6.00%
CIS 4.50"/o Producto (plato) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
I:
Total 40.50"/o Ambiente---------- Especificacin

Fecha de Fecha de
Modelo de receta estndar Ingredientes elaboracin elaboracin /o
Para un plato especfico que se identifica con el cdigo base de recetas estndar en el o__ M - A _ D_M_A_
sistema o software, se genera a travs del proceso de Inventarios y/o produccin, donde Can t. Und. Descripcin Vr.und. Valor Vr.uod. Valor Variacin
la informacin se origina en la remisin de salida de ingredientes .

. En el flujo de inventarios diseado para el sistema de recetas estndar, la cuenta 14 .

muestra el saldo final-inicial donde se describe: la clase, el tipo, la ubicacin y la descrip~
cin de cada item del inventario.

El modelo dispuesto con el cdigo 1430010101 al plato entrecote mirabeau de la

cocina francesa, en un lapso de 1Odas presenta una variacin del 1,4089% de incremen-
to en el total del costo, incluido el costo de conversin, que afecta el margen de rentabi-
lidad en el -0,98%.

El gerente o jefe de A y B debe mantener de cerca estas variaciones para tomar

decisiones con relacin al precio de venta y buscar polticas que mantengan el margen de
rendimiento esperado.

Total costo materias primas $

Mas: % Margen
Mas: % Otros varios
Total materia prima
Mano de obra
CIS
Total costo $
Costo porcin $
Precio de venta $
% de Variacin
% Margen de rentabilidad
172 RICARDO RODRIGUEZ VERA-
'
CAPTULO XI. RECETAS ESTNDAR 173

Bebidas
Inventarios
Receta estndar Tragos base - - - - - - - - - - - -

Cdigo - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7 - - - - - - - 1 lnv~tario micial 1

Producto ( c o c t e l J - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Ambiente _ _ _ _ _ _ _ _ __ Especificacin

Fecha de Fecha de
Ingredientes elaboracin elaboracin 1 % Proceso de

Cant. 1 Und. Descripcin

D- M-A-
Vr. und. 1 Valor
D_ M _ A _

Vr. und. 1 Valor 1Variacin.'._

entradas
por
compras c::::it] compra

Inventario disponible

Proceso de
salidas
por
remisin o
entregas

Remisin o
entrega
Total costo materias primas $
Mas: % Margen
Mas: % Otros varios
Inventario final (terico)
Total materia prima
Mano de obra
CIS
Total costo $ Conteo tsico Inventario Final (tsico)
Costo porcin $
Precio de venta $
% de Variacin
% Margen de rentabilidad Diferencias
ajustes
 ' '

CAPITULO XII

INVENTARIOS

l. DEFINICIN

Es el nico elemento con el que se puede iniciar el proceso de produccin y/o ventas
en todo ente econmico que tenga por objeto social la compra de materias primas o
productos terminados para su comercializacin.

Dentro de los ciclos del registro de la contabilidad se determina ste especficamente

dndole la importancia que merece en la gestin empresarial de todo tipo que maneje la
compra de bienes de cambio o inventarios.

En el flujo de inventarios se presentan los <los procesos que detenninan todo el ciclo
en un perodo.

2. PROCESO DE ENTRADAS POR COMPRAS

inicial - Necesidad de.

adquisiciones - Requisiciones o
Pedidos de
ambientes

1
Despacho o compra
directa a proveedores - Orden de
compra
- Planeacin de
compras

Entrada a
almacen - Ingreso al sistema
del recibo - Inventario disponible
terico - real

.'J'
 . '
176 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO XII. INVENTARIOS 177

El control del costo desde el inicio de la operacin se debe programar permanente- 140501010201 Pollo entero
mente en todos los puntos, ambientes, departamentos o secciones que tengan relacin 14050101020101 Pollo porcin
con el objetivo e inters de rentabilidad, como parte de la estructura empresarial. As que 140501010201010n Listar
la poltica debe ser: 1405010104 Pescados
140501010401 Pargo rojo entero
"Porcin y calidad razonable = rentabilidad esperada" 1405010104010n Listar
1405010106 Mariscos
A partir de la existencia al inicio del perodo o proceso de produccin y venta, el flujo 140501010601 Langosta
de compras es de primordial importancia en la razonabilidad de los costos. Existen for- 140501010602 Listar
mas para comprar: a. Las presupuestadas para determinado perodo o evento y b. Las 1405010107 Charcutera
inmediatas o directas. 140501010701 Jamn de cerdo
1405010107010n Listar
La importancia del estudio de los costos radica en los parmetros que inciden en el
14050103 Lcteos, derivados
manejo de los inventarios que se observan en la clasificacin de la cuenta 14.
1405010301 Leche por 750 ce
Por la duracin o grado de resistencia al medio ambiente, se divide en tres grandes 1405010308 Queso cammber por gramos
grupos: 140501030n Listar

.... 140501
140505
1455
Perecederos
No perecederos
Materiales repuestos y accesorios
14050105
1405010501
1405010503
140501050n
Frutas y verduras
Acelgas por atados
Apio por atados

...-.
Listar
14050106 Huevos, pan, hielo
1405010601 Huevos por unidad
3. MODELO DETALLADO DEL PUC DE INVENTARIOS 1405010602 Huevos de codorniz por unidad

..... Para la implementacin del software de costos, el PUC se clasifica dentro de la base 140501060n Listar
de datos de acuerdo con los items que se manejen en el proceso de produccin, y se 1405010613 Pan francs - gramos
definen como: 14050106nn Listar

...... 140501, perecederos, son todos los productos de corta duracin que requieren de
refrigeracin para su conservacin a espera del consumo; se subdividen en grupos de
acuerdo con su naturaleza y se codifica cada producto, que se lista por orden alfanumrico,
En perecederos del grupo 140505, se clasifican los artculos que no requieren de
refrigeracin para su conservacin, pues se almacenan a la temperatura ambiente, como
granos, rancho, licores y cigarrillos .

....
segn el modelo:
Segn el PUC especfico hotelero lo divide en grupos para codificar el artculo:

Cdigo Nombre 140505 No perecederos

14050501 Granos, enlatados, conservas, confitera
14 INVENTARIOS
1405050102 Arroz blanco - libras
1405 Materia prima
1405050138 Mayonesa - galn
140501 Perecederos
140505010n Listar
14050101 Carnes, aves y pescados
14050504 Bebidas, licores y cigarrillos
1405010101 Carnes rojas
1405050401 Aguardiente antioqueo - botellas
140501010101 Chatas en canal
1405050442 Whisky sello negro - litro
14050101010101 Chatas en porcin "churrasco"
1405050462 Cigarrillos marlboro - cajetilla
1405010101010n Listar
140505040n Listar
1405010102 Aves
 . l.

RJCARDO RODRlGUEZ VERA CAPTULO XII. INVENTARIOS 179

178

Materiales para aseo y empaque Requisiciones o pedidos de ambientes

14050508
1405050801 Ajax-1000 gramos Son los pedidos que elaboran las secciones o ambientes que requieren de las materias
1405050826 Bolsa para basura primas, productos terminados y suministros enviados al almacn general o bodega. Estos
140505080n Listar pedidos forman parte del estudio de necesidades para mantener la disponibilidad.
1410 Productos en proceso
El centralizar las compras hacia un solo lugar o bodega ofrece ventajas de control en
la distribucin hacia los diferentes ambientes, con una sola base de origen o salida.
De acuerdo con el sistema de costeo establecido este grupo de inventario se utiliza
para el puente en el costeo por procesos o RS, teniendo como cargo la causacin de la
mano de obra y los CIS liquidados en la RS.
5. MODELO DE ORDEN DE COMPRA

Productos terminados, 1430 recibe los productos terminados y listos para la venta Es el documento interno en el que se solicitan los artculos por va telefnica, fax o
codificados en las recetas estndar y al costo liquidado en stas. personal, de acuerdo con las especificaciones ya conocidas por el proveedor. Las canti-
dades pedidas deber ser suficientes para las necesidades previstas, buscando la
Adems de los dgitos de clasificacin se incluyen los correspondientes a la ubicacin funcionalidad y agilidad en el procedimiento para evitar:
en los diferentes ambientes que unificados presentan al final del perodo el valor del
Varios pedidos en el mismo da
inventario final.
Prdida de tiempo tanto del proveedor como de la empresa
1430 Productos terminados
Oportunidad de fugas o descontrol
143001 Carnes, aves y pescados
14300101 Entrecote mirabeau Aunque ya en va de extincin por la versatilidad de las comunicaciones, la OC (orden
1430010101 Comedor principal de compra) es el soporte del pedido al proveedor que conforma el paquete de informa-
1430010n Listar cin para el correspondiente pago.

Igualmente las bebidas terminadas para venta se soportan en la receta estndar con
su correspondiente cdigo y costo actual. RESfAURANTE SOCIAL

Orden de compra No.

4. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Segn el proceso de entrada por compras y tener en la base de datos el PUC detalla-
Proveedor Tels.: Da Mes Ao -
do de cada uno de los artculos, se levanta el procedimiento de compras hasta obtener el
inventario disponible. Direccin Medio Transporte:

Inventario inicial Contado: Plazo:

Es la existencia final-terica del periodo anterior para continuar la operacin y valuado
a los costos liquidados en el sistema en todos los grupos de inventario. Cantidad Unidad Descripcin

Necesidad de adquisiciones
El gerente de A y B, el jefe de compras, el almacenista y/o comit de compras estu-
dian la necesidad de adquisiciones de acuerdo con: la existencia disponible, el programa
de produccin y/o ven.tas y eventos a realizar.
De acuerdo al sistema de compras por periodos (diario, semanal o mensual) los fun-
cionarios encargados de compras preparan las necesidades de adquisiciones. Firma autorizada:
1

l

180
El control interno, la auditora y todos los medios que se implanten para el control
buscando la razonabilidad de los resultados, se pueden plantear para el Administrador 0
Gerente Operativo en cuestionamiento: cunto cuesta controlar $1,oo? ,.
.,
Necesariamente depende de varios factores como: estructura de la empresa, clase~
de sociedad o ente econmico y volumen de la empresa.
Estructura de la empresa
Es el organigrama donde se muestra la organizacin esquemtica de arriba hacia
abajo desde la Junta Directiva o Gerencia General, hasta el ltimo puesto de trabajo para
evaluar retrospectivamente la importancia de la empresa, sus puntos fuertes y dbiles,
como parmetros de medicin de eficiencia y rentabilidad, a travs de los controles y,
sistemas de costeo. 1 ~
Clase de sociedad
A las sociedades limitadas, en comandita o aportantes de capital, regularmente se les'
califica como empresas de familia, pues desde su establecimiento o inicio no tienen una
estructura ni planeacin suficientes, por lo tanto a los controles y costos no se les da la.
suficiente importancia, ya que los socios - dueos, son los mismos gerentes y administra~
dores, centrando el control interno a su propio manejo.
Pero las grandes empresas de capital por acciones, requieren de estructuras que
estn cimentadas para el cuidado de la inversin de miles o millones de accionistas, que
confian su dinero a los entes de control interno, por lo tanto el manejo requiere de todo el
protocolo de procedimientos para cada actividad.
Volumen operacional de la empresa
La estructura, la clase de sociedad y el volumen operacional, estn relacionadas con
el flujo de informacin hacia el control de compras como el primer proceso de la actividad
operacional.
Flujo de orden de compra:
Original: para el proveedor, como listado de pedido, la devuelve para el pago.
1. Copia: almacn o bodega: pendiente de la llegada de las provisiones
2. Copia: consecutivo de control.
6. DESPACHO O COMPRA DIRECTA
El proveedor alista los artculos pedidos segn las condiciones conocidas y despacha
al establecimiento adjuntando su factura, regularmente son a crdito.
Compras directas: son las que se hacen en caso de emergencia por falta de existen-
cia en la bodega o almacn; estas compras requieren de especiales controles inmediatos
'1,
CAPTULO XII. INVENTARIOS 181
como: si son de contado, si son a crdito a los mismos proveedores, si las elaboran funcio-
narios dependientes del rea.
Compras de contado
Estas compras o adquisiciones no se presentan en grandes empresas o con estructu-
ras organizacionales suficientes de proyeccin, pues adems de la perfecta organizacin,
cuentan con diversificacin ~e productos y servicios disponibles para transferencias en-
tre compaas. Por ejemplo, una cadena hotelera con empresas agrcolas y ganaderas.
En entes econmicos (hoteles y restaurantes) de mediana capacidad, se crean fondos
permanentes de dinero para estas compras a cargo de funcionarios de confianza que
deben seguir los procedimientos de control en el proceso de estas adquisiciones.
Dentro de los parmetros de calidad, cantidad y precio el software de costos y control
de RS indica las variaciones de los platos y bebidas producidas, por lo cual las compras
directas deben presentar una estadstica independiente para verificar su movimiento. La
veracidad del costo real est en su control.
Las compras de contado conllevan riesgos como:
Incremento en los precios
Desmejora en la calidad
Disminucin en el peso y medida
Prdida de tiempo en el proceso de la compra
Otros eventos imprevisibles
Se evitan con una planeacin suficiente, adems de una eficiencia administrativa en el
mantenimiento preventivo de equipos de conservacin, almacenaje y transporte.
Compras a crdito a los mismos proveedores
Estas compras corren el riesgo de pasar inadvertidas hacia el cargo a la RS; si pasa
directamente a produccin (cocina) se consume, se vende y se incrementa la cuenta de
proveedores, creando inconsistencias contables y por lo tanto ajustes a los costos.
Si las elaboran funcionarios dependientes del rea. Si funcionarios del rea (cheff,
cocineros, maitre, etc.) se comprometen a comprar productos para consumo directo el
cargo a la RS tambin puede pasar inadvertido. Por principios de control interno, no es
recomendable este tipo de compras, pues se presentan situaciones como:
Acuerdos con el proveedor
Manejo de calidad
Manejo de cantidad
Manejo de precios
Posibles sustracciones
 . 1.

182
CAPTULO XII. INVENTARIOS 183

Segn los principios y normas de auditora generalmente aceptadas se debe aplicar el Proceso de salidas por remisin o entregas
principio de independencia y la segregacin de funciones. "

7. ENTRADA A ALMACN O BODEGA Aprobacin

Documento interno de gran importancia en el proceso de recepcin de todo tipo; d::it~J
Anlisis
Necesidades 1 ~equisicin 11 1 aprobacin
1
-
\envioa
bodega
bienes de cambio y de uso, como soporte para el registro de ingreso al ente econmic.o..
\
Alistamiento - Cheff -
requisicin
.
El modelo es un formato general que se puede ajustar a la necesidades de cad'.
establecimiento, pero debe contener la informacin bsica. l
Modelo de entrada a almacn o bodega
Prooceso de
produccin +--
Sistema
descarga
remisin y carga +----
e::: Remisin o
despacho
+----
RESTAURANTE SOCIAL cocma a produccin o
~ ~
Entrada al ahnacn No. _ _ _ __
l cocina

Proveedor

1
~~=-~~ - ISrnt=pre=WI ~-11 1
----------- OC No.: Da_ Mes_Ao
Servicio a
Su fra. No. _ _ _ _ _ _ _ __ Condiciones ambientes
----------- ca~ga plato disponible - del maitre -
pro uctos de venta
Cdw 1 Cantidad 1 Unidad Descriocin Vr. und. Valor terminados

1
Fin del Sistema presen- Servicio Getecaja
proceso: saldo ta Inventario descarga de etura
+---- +----
Inv y Estado fmal verificar inventario
resultados existencias
Recib:
Registro:------------

Flujo de EB 8. INGRESOS AL SISTEMA

Original: departamentos contabilidad y costos para registro de entrada a inventarios,
pago o abono a obligacin, se adjunta a la factura del proveedor y el original de OC
para librar la orden de pago y cheque.
1. Copia: Departamento de costos, compras o produccin para -registro de ingreso
o entrada y control de RS.
2. Copia: Consecutivo de control en departamento de expedicin.
Con el ingreso o entrada al sistema de inventarios, termina el primer paso del proceso
para obtener el inventario fisico-terico.
9. INVENTARIO DISPONIBLE
Es la sumatoria del inventario inicial, ms las compras o entradas. En este paso no se
elabora conteo o verificacin de existencias pues el proceso de salida es inmediato.
 '1,

184 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO XII. INVENTARIOS 185

10. PROCESO DE SALIDAS POR REMISIN O ENTREGA Anlisis de aprobacin de la requisicin .

Corresponde al funcionario que, de acuerdo al manual de funciones y procedimientos
Segn el flujo de inventarios el segundo paso corresponde a la entrega, salida o remi-
de la estructura, le sea asignada la tarea de analizar cada una de las requisiciones de los
sin de todos los insumos y suministros para produccin y/o venta.
diferentes ambientes o secciones para autorizar las cantidades necesarias segn lo pro-
Siguiendo la secuencia, el sistema software le suministra la informacin cuando el gramado.
usuario la requiera con la mayor agilidad, con menos pasos y formatos, sin olvidar los
El diligenciamiento del formato lo elabora el funcionario de cada ambiente y segn sus
controles internos que son la base de confiabilidad de la gerencia para el mejor resultado
de la gestin operacional. necesidades indicando:
Ambiente (cocina principal, bar, minibar, piscina, etc.)
Necesidad de alistamiento
Seccin (repostera, ropera, etc.)
Corresponde a la preparacin o alistamiento de los productos o platos que segn los
Destino (matrimonio, men del da, mantenimiento, etc.)
presupuestos de venta, la demanda del mercado, los eventos contratados o temporada~
esperadas crean la necesidad de aprovechar con mayor eficiencia los recursos dispues- Fecha(2001-08-14)
tos. Cdigo (14050101)

1 Cantidad: pedida (sujeta a autorizacin)
Modelo de requisicin
l Autorizada: (la racional)
Es importante la capacitacin de todo el personal o funcionario que interviene en el
Unidad: (base para el despacho segn el cdigo)
manejo de la informacin de inventarios y en el conocimiento exacto del cdigo de todos
los items del PUC de inventarios, de manera que el resultado presentado sea confiable. Descripcin: (base para el despacho segn el cdigo)
Firmas de control (los funcionarios que intervienen)

RESTAURANTE SOCIAL Aprobacin y envo a almacn

Requisicin No. _____ El proceso de anlisis de la requisicin debe ser en el menor tiempo posible de manera
que no interrumpa o retrase la produccin o servicio como prueba de calidad total.
Ambiente._ _ _ _ _ _ _ _ _ __ Seccin.:
~-------- Dentro de la planeacin estratgica, este paso se puede hacer desde el da anterior,
Destino._____________ Da Mes Ao dependiendo del evento a tratar, ya que el proceso de produccin y servicio, tiene una
hora especfica de terminacin, que es la del inicio del servicio a la mesa.

Cantidad Toda necesidad de materiales para los ambientes, produccin o servicios requiere de
Cdigo Unidad Descripcin
Pedido 1 Autor la requisicin con las firmas de control para la autorizacin de despacho en el almacn o
bodega o compra directa.
El nmero de la requisicin se registra en la remisin de despacho o entrega como
medida de control.

Modelo del formato de remisin

Con la informacin necesaria el formato se puede ajustar a las necesidades del esta-
blecimiento y con las copias necesarias para el flujo. Se disea en original y copia para:
origina/, sistemas, contabilidad y costos, copia, consecutivo.
Solicitado: Revisado: 1

Autorizado: _ _ _ _ _ __

'~'.-
 1.

186 RICARDO RODRIGUEZ VERA . CAPTULO XII. INVENTARIOS 187

de los ingresos. A su vez la RS indica los platos y bebidas terminados pero su informa-
RESTAURANI'E SOCIAL cin no se remite, queda como base de liquidacin y estadstica cuando se elabora un
sistema manual y no se le da la importancia que merece como dato para el precio de
Remisin No.
----- venta y margen de rendimiento.

Ambiente No. Requis.: _ _ _ _ __

------------
Destino Da Mes Ao
-------------
REsrAURANTE SOCIAL
Cdigo Cantidad 1 Unidad Descripcin Valorund. Valor Informe de platos y bebidas terminados

Fecha: Da Mes Ao Produccin

-

Entreg: _ _ _ _ _ _ _ _ _~ Recibi: Cdigo Cantidad Unidad Nombre Cdigo Cant. Un. Nombre
-----------
Registro: _ _ _ _ _ __

El jefe de almacn o bodega recibe la requisicin aprobada, alista y entrega los mate-
riales relacionados en la remisin y hace firmar a quien recibe.

Este documento (R) es el soporte para alimentar la entrada a produccin, cocina y/o
costos en la RS, as como a los dems departamentos o secciones de servicio, generando Jefe de produccin
el cargo al sistema a la cuenta 141 O y abonando a la 1405 por cada item.

Proceso de produccin
Comprende la elaboracin de los platos o alimentos y bebidas programados, que tie-
nen un tiempo de proceso para su terminacin por el equipo humano dispuesto que gene-
ra el costo de mano de obra directa.
Informe de platos y bebidas terminadas
El cheff, el jefe de costos o funcionario asignado; elabora el informe de platos '/
bebidas terminados por cada RS que verifica el funcionario de ~ontrol interno, y enva al
sistema para el cargo a productos terminados, cta. 1430 y abono a productos en proceso
cuenta. 141 O, liquidando los correspondients costos en la RS.
En produ~tos en proceso regularmente no queda mayor existencia, pues el producto
debe quedar terminado en su totalidad, o no se podr dar al consumo, servicio o venta, as
como la RS quedar pendiente de liquidacin.
El siguiente modelo de formato tambin se utiliza como medio de control de unidades
terminadas que se verifica contra las unidades vendidas para determinar el correct-0 vaI-Or
Sistema liquida costo
Cada orden de produccin o RS terminada y t:omparada c-0n el informe de platos Y
bebidas terminadas es liquidada en el sistema ~argando su rosto a la cuenta de productos
terminados 1430 y abonando a la cuenta productos en proceso 141-0.
Plat<is disponibles
El sistema presenta el saldo de platos y bebidas disponibles para la venta o servicio en:
costo por unidad, costo por total de inventario, cantidad por producto, precio de venta por
artculo, valor total del inventario a precio de venta.
Un importante sistema de control de inventarios es a travs de inventarios valuados a
precio de venta, con lo cual se determina el resultado con el mximo de confiabilidad
tanto en unidades como en val-0r.

-:,-.,
 ---------------------~---~_,,.;=;:,i;jll=,~. -----------------------------111111111
~~I
CAPTULO XII. INVENTARIOS 189
188 Comanda RICARDO RODRJGUEZ

Tiquete de caja, facturacin o recaudo

Es el formato en el ~ual el maitre toma el pedido del cliente o husped, que tiene varios'._ 'iil- En este punto termina el objetivo operacional de todo ente econmico, el recaudo de
canales de proceso hacia la cocina o ambiente de despacho. .'.: .~_~;, dinero. Y tambin donde el control interno ejerce el mximo de atencin para verificar
: J~::
que el recaudo de los bienes y servicios consumidos y prestados ingresen completos por
Se trasmite por red para despacho, facturacin e ingreso. _
los diferentes canales como: efectivo, cheque, dinero plstico, cargos a cuentas de clien-
Se divulga a travs de alta voz o citfono para alistamiento y 'despacho mientras sJ: te o husped, descuentos, devoluciones o atenciones autorizados.
realiza la facturacin y recaudo. _ ; y;f. ,
El mesero lleva la copia al ambiente de alistamiento, despacho ~cocina como ordeB; :~~-= Segn la Comanda el control ms eficiente es el de los dos primeros (ver comanda)
de salida. El original se entrega al cliente o se deja en caja para el cargo a cuenta o'.--:l~ donde se obtiene el pago previo al servicio o despacho del pedido o comanda. Este
recaudo. sistema se utiliza en las grandes cadenas donde el margen de sustraccin se minimiza por
el autocontrol del sistema de inventarios, hasta el resultado esperado.

Descargo de inventarios
RESTAURANTE SOCIAL
Al comparar el No. de la comanda con la factura o tiquete de caja se verifica que las
COMANDA unidades servidas son las recaudadas o cargadas al cliente o husped, originando el regis-
tro de abono a cuenta 1430 si el mtodo establecido no es automtico.

Cuando el despacho es posterior al pago o recaudo, el sistema descarga automticamen-

Ambiente
te del inventario en el momento de ingreso o recaudo, por la red-caja-salida, quedando el
Hab. No.-- Cont.- - 'cr.- - Da_ Mes_ Ao - inventario actualizado con cada transaccin o registro.

Inventario final

Cdigo
Al final del da o cierre operacional, el sistema muestra el saldo terico tanto en
Cantidad Descripcin
unidades como en valor, que el control interno verifica segn la necesidad total o por
muestreo, para determinar diferencias, que se analizan contra los soportes antes de regis-
trar los ajustes.

El inventario final corresponde al saldo tanto en unidades como en valor ajustadas las
diferencias del muestreo o conteo, por sus costos reales a los grupos de cuenta de inven-
No.mesero tario segn el siguiente anlisis global:

Cdigo Nombre de cuenta - grupo Metodo de valuacin

14 Inventarios Sumatoria de grupos
Para el software el cdigo indica toda la informacin necesaria en el proceso opera-
1405 Materia prima Costo de compra
cional hasta el resultado del Estado de Prdidas y Ganancias, por esta razn la comanda
1410 Productos en proceso Promedio de costo y
no se vala.
conversin
Servicio a varios ambientes 1430 Productos ternlinados Costo de RS
1455 Materiales, repuestos Costo de adquisicin
La comanda se puede disear por ambiente de servicio o en el diseo nico; como
y accesorios
control de consecutivo se registra el cdigo de cada ambiente para efectos de verifica-
cin de cada punto de venta o servicio, desde una central de produccin o cocina.
Si la receta estndar no incluye los dems elementos del costo como mano de obra o
Si cada punto de venta o servicio genera su produccin, debe reportar a un centro su costos indirectos del servicio CIS, el costo ser el de materia prima liquidado en la remi-
operacin por intermedio del flujo de informacin establecido. sin.
~ .. '"~"'
.- ri.~o/'ll
:~~~:'~
.1
.1
CAPTULO XII. INVENTARIOS 191
RICARDO RODRIGUEZ VERA
190

ModeloB:
Fin del proceso Restaurante Social
Tanto en un software de costos, como en el sistema manual se presenta el resultado al Estado de resultados al da 2 de marzo de 2002
final del perodo (diario-semanal-mensual-anual) inmediatamente se ordene el cierre, para (millones)
obtener la utilidad o prdida y disponer de saldos para el siguiente perodo. % Part.

En forma comparativa se indican dos modelos de Estados de Resultados de la ope~a 100

Ventas $ 5.000
cin de un da, para observar la importancia del COSTO REAL, en la RS o en mtodo de 49.12
Costos de venta 2.456
valuacin del costo manual. $ 7.200.
Inventario inicial: materia prima
Compras 2.100.
Inventario final materia prima 8.144.
Modelo A:
Traslado a prod. en proceso 1.156.
Restaurante Social 10.
Inventario inicial prod.en proceso
Estado de resultados al da 2 de marzo de 2002 517.
Mano de obra
(millones) 179.
Costos indirectos servicio
% Part.
lnv.final productos en proceso _lb
Ventas $5.000 100
Traslado a producto terminado 1.850.
Costos de ventas 1.760 35.20
lnv. Inicial producto terminado 2.814.
Utilidad bruta $ 3.240 64.80
lnv.final producto terminado 2.208.
Gastos operacionales 1.058 21.1 $ 2.544. 50.88
Utilidad bruta
De personal $ 677. 362. 7.24
Gastos operacionales
Servicios 89. 160.
De personal
Mantenimiento 104. 43.
Servicios
Impuestos 25. 5-0.
Mantenimiento
Depreciacin 112. 25.
Impuestos
Msica ambiental 8. 54.
Depreciacin
Decoracin 4. 8.
Msica ambiental
Fumigaciones 2. 4.
Decoracin
Gastos bancarios l. 2.
Fumigaciones
Diversos 36. l.
Gastos bancarios
Utilidad operacional 2.182 43.64
Diversos .l.i:.
Utilidad operacional $ 2.182 43.64
Este modelo muestra el costo de materia prima que es el liquidado en la remisiones de
salida y en la RS, por lo tanto el costo es del 35,20% considerado como normal sin los Con igual informacin del modelo A y distribuidos los costos y los gastos, se obtiene el
costos de conversin. COSTO REAL, que es el objetivo primordial del tema para aplicarlo tanto a un software
de costos o mecnicamente.
El modelo de la receta estndar (RS) es una importante herramienta en la determina-
cin del costo real, en la cual el cheff suministra toda la informacin de los ingredientes
necesarios para cada plato o bebida, as como la mano de obra que requiere para el
proceso de produccin.
Para los mens corrientes o del da tambin es importante disear la RS para determi-
nar el margen de rendimiento real y mantener las polticas y precios dentro del mercado.
. 1.

CAPITULO XIII

INFORMES DE COSTOS Y ANALISIS

l. OBJETIVO
Como objetivo final de los costos para su anlisis en el comportamiento de la gestin
operacional del establecimiento, se presentan los informes detallados de los grupos,
subcuenta y conceptos de costos y gastos incurridos.

A travs de los informes se evalan las variaciones para tomar las decisiones que
mejoren o mantengan los costos dentro de los mrgenes presupuestados de acuerdo a los
servicios y ventas, de manera que se mantengan los rendimientos o utilidades esperadas.

El formato del informe de costos presenta la informacin del ejercicio presente por
grupos de costos y gastos, el detalle de todos los conceptos que conforman la sumatoria
del grupo, la variacin del presente ejercicio con respecto al anterior del mismo ao, el
comparativo tanto del grupo como de cada uno de los conceptos con relacin al ao
anterior eri cifras reales y en porcentaje.

Como modelo se toma la informacin del taller presentado en el Captulo X con el

resultado correspondiente al departamento de habitaciones, y cuyo diseo es igual para
los dems departamentos del establecimiento hotelero.

2. INFORME DE COSTOS DEL DEPAR'fAMENfO DE HABITACIONES

Realizado el registro de todo el proceso de Costos incurridos se obtiene el informe
final en el departamento de habitaciones que se toma como base para el anlisis de
grupos y conceptos de importancia relativa.
 194 RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO XIII. INFORME DE COSTOS Y ANLISIS 195

Informe de costos departamento de habitaciones Informe de costos departamento de habitaciones

al 31 de enero de 2002 al 31 de enero de, 2002

Presente ejercicio Comparativo ao anterior % Presente ejercicio Comparativo ao anterior 'le

Cuentas Cuentas
Grupos .V Concepto Nv Grupos .V Concepto .V Par Grupos S'V Concepto D.'V Grupos D.'V Concepto S\l Par
P. ant. P. ant. P. ant. P. ant.
:, ..
Gastos de personal 8'490.028 Hotelero 705.000
32,17
1 ~.\
Salario integral Ajustes por intlacin
Sueldos 5'032.249 Servicios 451.570 1.71
Jornales Vigilancia
Sueldos temporales Acueducto 30.856
Horas extras y recargos Energa 420.714
Incapacidades
Auxilio transporte 108.536 Mantenimiento y repa. 84.000 0.32
Cesantas 428.227 Terrenos
Inters s cesantas 4.282 Construc. edificios
.Prima servicios 428.227 Equinos dotacin habita.
Vacaciones 257.039 Ajustes por inflacin
Bonificaciones 20.000 Adecuacin e instalacin 836.000 3.1 K
Dotacin y suministros 84.737 Instalaciones elctricas
Pensin de jubilacin Arreglos ornamental
Indemnizacin laboral Repararaciones locativas 836.000
Capacitacin al personal 250.000 Ajustes por intlacin
Gastos deportivos y recreacin 3.200 Depreciaciones 5'867.199 :!2.2J
Aportes al !SS ] '926.595 Construc. edificios 5'115.116
Aportes a cajas compensacin 205.631 Maquinaria y equipos
Aportes al ICBF 154.224 Equipo dotacin habit. 752.083
Aportes Sena 102.816 Ajustes por inflacin
Aportes sindicales Diversos 8 '033.335 30.+l
Gastos mdicos y droga 19.800 Msica ambiental
Alimentacin a trabajadores 409.136 Decoracin 119.000
Lavandera - unifonnes 55.329 Dotacin cristal.
Elementos aseo dotacin 2'231.840
Impuestos Atencin a huspedes
Industria y comercio Comisin agencia viaje
A la propiedad raz Blancos ropera 2'450.000
Valorizacin Utiles papelera
!VA descontable Lavandera - aplicado 3 '232.495
Ajustes por inflacin Otros
Arrendamientos Ajustes por in Ilacin
Terrenos TOTAL 26'388.624 )00
Construcciones y edificios
::.:
_ ~~~ Maquinaria y equipos
-?'/-: Ajustes por inflacin 3. ANALISIS DEL RESULTADO
~~~~- Seguros 2'626.492 9,95

;~t Manejo El departamento de habitaciones, y corno principal en el establecimiento hotelero.

Cumplimiento genera el mayor porcentaje de ventas y de costos, asumiendo en las bajas temporadas las
?...
"-'-~:,..
Incendio l '801.173 posibles prdidas de todo el establecimiento, por lo cual se hace importante el anlisis
Terremoto pormenorizado, desde el punto de vista costo-beneficio, hasta el financiero presupuestado.
Sustracci!' y hurto 120.319
 . 1.
,_..__ - ________________________..
.,,"

196
RICARDO RODRIGUEZ VERA CAPTULO XIII. INFORME DE COSTOS Y ANLISIS 197

Indice de eficiencia puede ser importante; lo que se considera como costo variable, se determina por el valor
Como parmetros de medicin de la eficiencia de la mano de obra total del hotel en causado. sobre el total de habitaciones disponibles.
trminos normales, identifica la cantidad de empleados con la cantidad de habitaciones,
buscando una relacin normal de 1 a 1. Al Al 836.000
$ 539,35
HD 50 (31) 1.550
Alguna revista de hotelera de circulacin nacional presenta una relacin de 1.2 por
habitacin. Participacin de la depreciacin por habitacin
Total empleados = T E = 60 =l,20 La depreciacin es un costo fijo que se puede considerar financiero por el costo de la
Habitaciones disponibles HD 50 inversin inicial, se determina como el total causado sobre la totalidad de habitaciones
disponibles.
Participacin del costo de mano de obra, por habitacin D D _ 5'867.1 99 = $ 3.785,28
Como conformacin del costo, el elemento de mano de obra tiene una participacin H D = 50 (31) - 1.550
importante, pues en el sector de los servicios es el principal elemento. ''
Participacin de materiales para aseo y dotacin de habitaciones
Se determina como la mano de obra liquidada en el perodo, sobre el total de
habitaciones ocupadas en igual perodo. A travs de esta informacin se evala hasta qu punto es normal. o si se pueden
presentar fugas o desperdicios, controlando as los suministros de acuerdo a la ocupacin. '
. . MOL MOL 7'647.826 Se obtiene de tomar el total causado sobre el total de habitaciones ocupadas.
M.O. por hab1tac1n =- - = = = $ 5.034,78 por hab.
HD 50(31)(98%) 1.519
MAD MAD 2'231.840 = $ 1.469,28
Participacin de seguros por habitacin HO 49(31) 1.519
Como costos fijos por efectos de la amortizacin mensual, los seguros generales
Costo por habitacin de dotacin blancos y ropera
tienen buena importancia en la participacin del costo indirecto del servicio, que se
determina por el total aplicado sobre el total de habitaciones disponibles. Por efectos de la dotacin inicial para todas las habitaciones se genera un cargo diferido
con una proyeccin de reposicin a 6 rrieses, la participacin se determina por el total
s c =~ = 2'626.492 $ 1.694
51
causado sobre el total de habitaciones disponibles.
HD 50 (3 l) 1.550
DBR DBR 2'450.000 = $ 1.580,64
Participacin de los servicios pblicos por habitacin HD 50 (31) 1.550
Se considera como costo variable, pues depende de la ocupacin el consumo de agua
y energa, siendo este concepto muy importante, ya que an teniendo plantas propias de Costo del lavado de blancos y ropera por habitacin
tratamiento de aguas y generadores de energa, causan sus costos de produccin, se Es un costo variable que aplicado segn lo establecido en el Captulo VII se convierte
determina como el total causado o aplicado sobre las habitaciones ocupadas en el perodo. en un valor importante como participacin del costo del departamento; se obtiene porel
total causado, sobre el total de habitaciones ocupadas.
sp =~= 451.570 $ 297,28
HO 49 (3 l) 1.519 LB R = LB R = 3'232.495 = $ 2. 128 .04
HO 49 (31) 1.519
Part!cipacin de mantenimiento y reparaciones de equipos por habitacin
Su participacin depende tanto de la calidad como del tiempo de uso de los equipos Anlisis de conformacin del costo de habitacin
de dotacin considerndose como costos variables que se determinan por el total causado Tcc 26'388.624
sobre el total de habitaciones disponibles. Total del costo = - - = = $ 17 .372,36
HO - -
MRE = MRE = 84.000 = $ 54 . 19 Conformacin del costo por elementos:
HD 50(31) 1.550 % part.

Participacin de adecuacin e instalaciones por habitacin

Materia prima $ - o-
Mano de obra 5.589,22 32,17 %
Independiente de la depreciacin se causan costos por reparaciones locativas que de
CIS 11.783,14 67,83 %
acuerdo al tiempo de uso de los inmuebles o reparaciones o adaptaciones, su participacin
Total costo $ 17.372,36 100%
 ',~i~
----
~

~~ 198 RICARDO RODRIGUEZ VERA

'-141:
1<'1

~
::
}.
..
Estado de resultados de 1 habitacin

t~li'~.'.
o/e part.
Venta $ 125.000
~}-, Costo del servicio (C I S) 17.372 13,90%

~
Utilidad bruta 107.628 86,10%

Con el anterior anlisis se observa la utilidad bruta de una habitacin con la ocupacin

~' del 98% en plena temporada; en baja temporada el costo se incrementa por efecto de los
costos fijos que se mantienen y disminuyen la utilidad bruta, as como los costos variables
r? se incrementan en forma directamente proporcional a la ocupacin.
li'
~'.: Comparativo de variacin en los costos y presentacin del rendimiento en APENDICE
11> alta y baja temporadas global, por habitacin
!!.li Con relacin al total de ocupacin-venta
% ocupacin % ocupacin SOLUCION AL CUESTIONARIO EN
Alta 98% Baja45% EL INFORME DE COSTOS
Ventas $ l 89'875.000 $ 87'187.500
Costo de venta 26'388.624 22'438.916
1. Radica en el diseo especfico para el sector ajustado a las normas contables
Costos fijos $ 19'085.390 $ 19'085.390 dictadas en el D. 2650 de 1993 y decretos reglamentarios, como base para la
Costos variables 7'303.234 3'353.526 determinacin real y exacta de los costos.
Utilidad bruta 163'486.376 64'748.584
2. Sobre la informacin fuente de transaccin que debe ser clara al indicar el concepto
% de costo 13,90 % 25,73 o/c
del costo o gasto y el departamento que afecta.
% utilidad 86,10 % 74,27 %
3. El porcentaje del costo de venta, depende de factores como el precio de venta, las
Con relacin a una habitacin sobre venta-costo polticas establecidas de porcionamiento y los controles implantados; pero dentro
% ocupacin % ocupacin del conocimiento del mercado su manejo se puede considerar entre 32% y 38%; el
Alta 98% Baja 45% exceso del ltimo rango se debe investigar.
Ventas 125.000 125.000
4. Del total de materia prima consumida en la cocina, se deduce el valor de la
Costo de venta 17.372 32.170
alimentacin al personal aplicada a los departamentos.
Costos fijos 12.584 27.362
Costos variables 4.808 4.808 5. Est determinada en el anlisis de costos, Captulo XL
i"
""-:1.

~
,
Utilidad bruta
- -
107.628 92.380
6. Salario(total devengado) ms carga prestacional liquidada.
% de costo 13,90 % 25,73 %
% utilidad 86,10 % 74,27 % 7. Es igual a la carga prestacional, sobre la mano de obra por 100.
8. El costo por departamento queda subestimado en el valor que le corresponde por
Se observa la variacin que presenta el costo de venta por efecto de los costos fijos,
pues los costos variables son directos a la ocupacin. el uso de los bienes dispuestos para el servicio.
9. El objetivo de este tratado es ensear a determinar la aplica<:in de relacin-costos-
Con este anlisis se presenta el modelo para determinar cualesquiera de los conceptos
o grupos que desea analizar sobre los informes de costos de todos los departamentos causacin-beneficio por departamento operado y no operado, por lo tanto cada

~
operados y no operados. departamento asume lo correspondiente.
 .. ,
1;~, ':.~~

. 1.
200
RICARDO RODRlGUEZ VERA
APNDICE. SOLUCIN AL CUSTJONAR10 EN EL INFORME DE COSTOS
201
lO. Total habitaciones del hotel:
Edificios $ l '705.03 da Si se liquida el consumo para empleados, pero no se aplica a los departamentos
Equipos $ 250,6944 da operados.
El costo real de venta puede ser el correcto, pero los costos de los departamentos
11. Sobre el total de ventas en el Hotel Modelo es: operados y no operados no ser el real, porque lo asumir el que haya recibido
el cargo.
P A= 45% del 98% (31) 1.367 platos
PE = ?5% del 98o/c (31) l.671 platos 15. Se registra como ingreso no operacional a una cuenta especial de pago de
Total platos 3.038 alimentacin de empleados, de forma que no afecte lo causado, por igual concepto.

16. Costo de los servicios pblicos es bastante importante, pues se podra clasificar
Participacin de depreciacin por plato =$ 916,49
como costo directo dentro de la prestacin de servicios; de ah la necesidad de
12. aplicarlos a cada departamento del perodo causado para obtener los costos reales.
Hoteles R.R.V. & Cia. Ltda.
Estado de resultados comparativo El mtodo ms exacto es el de medidores por departamento.
Al 31 de enero de 2003
17. Total de cargos en el perodo, menos aplicacin a otros departamentos.
Aplicacin de lj6 Con total dotacin 18. S. Que es igual a las ventas menos el costo propio.
Ventas $ 307'366.512 $ 307'366.512
Costo de ventas 88'336.753 19. Porque cada departamento de servicio debe asumir el costo del lavado de sus
!01'711.753 prendas para obtener el costo real.
Utilidad bruta 219'029.759 205'654.759
%U. B. 71,26 % 66.9 l '7c
Gastos operacionales de admn. 27'121.642 27' 121.642
Utilidad operacional 191'908.I 17 178'533.117
%U. O. 62,43 % 58,08 o/c

Incremento en el costo de ventas y prestacin del servicio = 14%

-
Disminucin de la utilidad operacional =7%

13. Se pueden presentar dos casos:

Si el responsable reconoce y/o paga el valor de las prendas daadas .
Si no se determina responsable porque nadie asume el dao.
Al presentarse un ingreso por pago de prendas u otro artculo se registra
como ingresos no operacionales subcuentarecuperacin de costos y gastos,
ya que este concepto est debitado a los costos.
Si no se presenta ingreso; al elaborar la requisicin para reposicin del
almacn o bodega o por la compra, se asume el costo directo a la cuenta
614005059528.
14. Tiene incidencia en:

Si no se deduce porque no se aplica:

Se presenta un mayor costo en la materia prima utilizada pa.ra venta, y por lo
tanto el porcentaje de costo-beneficio no es el real.