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SOFTLAND

Portal del Empleado

Manual del Usuario

Versión 4.420

ADVERTENCIA:

Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproducción total o parcial de él, está penada por la Ley. Windows es de propiedad intelectual Microsoft.

Portal del Empleado

Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA. 7º de Línea 1247 - Teléfono:

23889000 - Fax: 22355432 - Providencia - Santiago - Chile. (1116)

INDICE

INDICE

Parte I.

Antecedentes

Generales

I. Introducción

I-1

Características Básicas del Sistema

I-1

II. Servicios Softland

II-1

Soporte Capacitación Visite Nuestra Página WEB

II-1

II-1

II-2

Parte II. Descripción de los Procesos del Sistema

1. Instalación

1-1

1.1 Antes de Comenzar

1-1

1.2 Al Terminar la Instalación

1-1

1.3 Recomendaciones de Implementación

1-2

1.4 Requisitos para Instalar Sistemas Web de ERP

1-2

1.5 Instalando las Tablas de SQL 1.5.1 Registro e Instalación de Componentes

1-3

1-6

1.6 Ingresando al Portal del Empleado

1-14

2. Consideraciones importantes que debe tener en cuenta en el Sistema de Recursos Humanos (SW) para operar con el Portal del Empleado

2-1

3. Portal del Empleado

3-1

3.1 Portada

3-2

3.2 Ficha del Empleado

3-6

3.3 Liquidaciones de Sueldo

3-9

3.4 Solicitud de Anticipo

3-10

eCRM

3.6 Control de Asistencia

3-12

3.7 Capacitaciones

3-14

3.8 Vacaciones

3-15

3.9 Certificados

3-18

3.10 Licencias Médicas

3-21

3.11 Portal del Empleado Mobile

3-23

Apéndice A. Operación Básica

Parte III.

Apéndices

A.1 Botones

3-21 3.11 Portal del Empleado Mobile 3-23 Apéndice A. Operación Básica Parte III. Apéndices A.1 Botones

A-1

INTRODUCCION

I-1

I. Introducción

Softland a la vanguardia en tecnología, ha creado Portal del Empleado, un Módulo que permitirá al personal de su empresa disponer de la información oportuna y centralizada siendo la herramienta que permitirá comunicar al equipo de RRHH con el personal, reduciendo costos administrativos y mejorando la eficiencia de entrega de información a sus colaboradores.

Características Básicas del Sistema

A través de este Portal sus empleados podrán:

Actualizar su información personal Tendrán a su disposición la información que está en su ficha, como datos personales, laborales, previsionales, atributos, cargas familiares y evaluaciones, donde la empresa se encarga de determinar la información que pueden ver y la que pueden modificar.

Imprimir Liquidaciones de Renta Podrán consultar las Liquidaciones de Renta de los distintos meses, así como imprimirlas. Las Liquidaciones que están visibles, son las que se generan para este efecto en el Sistema de Recursos Humanos.

Solicitar Vacaciones e Imprimir la Ficha Podrán efectuar la solicitud de vacaciones directamente, ingresando el rango de fechas, días hábiles, motivo, etc., así como consultar los días de vacaciones que le corresponde a cierta fecha, los ya tomados y los días pendientes que le quedan. Así también podrán imprimir la ficha de vacaciones con este detalle.

Imprimir Certificados de Renta Para el período seleccionado, podrán imprimir sus Certificados de acuerdo al formato definido en el Sistema de Recursos Humanos.

Imprimir Certificados de Antigüedad Los Certificados de Antigüedad, podrán ser impresos en base a los formatos que se definan en el Sistema de Recursos Humanos, como disponibles para ser utilizados en el Portal.

Consultar la situación de sus Préstamos

A la fecha que se requiera, se le entregará al empleado un detalle de sus préstamos con el monto otorgado, la fecha de vencimiento,

los pagos y el saldo.

Ver su hoja de Control de Asistencia Para el rango de fechas que solicite, podrá tener un detalle diario de sus horas de entrada, salida, horas trabajadas, horas ausentismo, etc.

Consultar por sus Licencias Médicas Podrán consultar por sus Licencias Médicas en un cierto período, tanto las aprobadas como las rechazadas.

Solicitar Anticipos Los empleados efectuarán directamente las solicitudes de Anticipo indicando el monto y un motivo. La solicitud es enviada vía e- mail al encargado de remuneraciones.

Ver sus Evaluaciones, Capacitaciones, etc. En base a los “eventos” ingresados en el Sistema de Recursos Humanos, la empresa determina cuáles de éstos pueden ser consultados por los empleados, y los pones a su disposición.

Acceder y Conectarse al módulo del Portal del Empleado a través de su dispositivo móvil (Iphone – Android)

Uso de la Documentación

La documentación del Portal del Empleado, consiste en un Manual del Usuario.

El propósito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.

Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aquí planteados, logrará un mejor provecho de este material y de las ventajas que trae consigo este sistema.

aquí planteados, logrará un mejor provecho de este material y de las venta jas que trae

SERVICIOS SOFTLAND

II-1

II. Servicios Softland

Softland tiene a disposición de los usuarios de sus sistemas una serie de servicios que se detallan a continuación:

Soporte

Permite a los usuarios acceder a un centro de consultas a través de las siguientes vías:

Contrato de Soporte: Usted podrá acceder a 2 tipos de contrato, conforme a los requerimientos de su empresa:

Plus: considera consultas telefónicas, vía Web y correo electrónico, ilimitadas. Además de las nuevas versiones de software que se liberen durante la vigencia del contrato.

Premium: contempla, además de los beneficios del contrato anterior, atención personalizada con visitas a terreno de nuestros analistas.

Consulta Telefónica Directa: si usted no cuenta con contrato, podrá llamar al:

122 700 2400*

*Consulte costo de facturación por segundo al 3889000

Soporte Terreno: asesorías en oficina del cliente o en nuestras oficinas, con costo.

Internet: (sólo clientes con contrato)

Para Contratos de Soporte, comuníquese con un Ejecutivo Comercial, llamando al teléfono: 3889000

Capacitación

El área de Capacitación está abocada a entregar las herramientas necesarias para la puesta en marcha de los sistemas administrativos Softland, ofreciéndole a sus clientes distintas alternativas de capacitación para su personal, con el fin de lograr un conocimiento cabal de la operatoria y objetivos de ellos, llevándolo a optimizar en un 100% el uso de los sistemas.

Cursos Sistemas Administrativos Softland:

En nuestras oficinas, con cobertura SENCE.

Características:

Cursos intensivos teórico-prácticos, parte desde el nivel más bajo en el sistema, trabajando siempre sobre la última versión.

Cobertura SENCE.

Material de apoyo a los alumnos, consistente en un apunte con toda la materia del curso y guías de ejercicios para su aplicación.

Se otorga un Diploma a todas aquellas personas que cumplan con los requisitos mínimos de un 70% de aprobación y un 100% de asistencia en las sesiones teóricas.

Asesorías por Hora

Consisten en la asistencia técnica en su empresa o en nuestras oficinas, con el propósito de dar solución a inquietudes de operatoria, puesta en marcha y explotación de los sistemas.

El cliente podrá contratar la cantidad de horas que estime conveniente.

II-2

Implementaciones

Consiste en la puesta en marcha de los sistemas en la empresa del cliente.

El

trabajo se realiza en sesiones previamente determinadas y con la participación activa del personal de la empresa que hará uso

del sistema.

En cada sesión siguiente.

se asignan tareas que deben ser desarrolladas por el personal correspondiente y serán revisadas en la sesión

Para inscribirse u obtener mayores informaciones, comunicarse con el Area de Capacitación Softland, al teléfono: 3889000.

Visite nuestra página WEB, en Internet

WWW.SOFTLAND.CL

A través de un creativo diseño, la interfaz de la homepage de Softland, ofrece a quienes la visiten

servicios, los cuales se actualizan permanentemente con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes:

todo tipo de informaciones y

Al navegar a través de la página WEB de Softland, el visitante tendrá a su disposición información respecto a:

* Productos

Seleccionando esta opción, se podrá obtener información acerca de todos los productos ofrecidos por Softland, sus características, informes que proporcionan y requerimientos.

* Capacitación

Podrá informarse acerca de los temarios, horarios y precios sobre los cursos de capacitación que ofrece Softland a sus clientes.

* Soporte

Podrá conocer los servicios y contratos ofrecidos por este Departamento.

* ¿Quiénes Somos?

A través de esta opción encontrará, entre otras cosas, una completa definición de la empresa,

estructura organizacional.

su sistema de calidad y su

Junto a todo lo anterior, podrá acceder directamente a las distintas líneas de productos para: Grandes Empresas, Medianas y Pequeñas, así como Pequeñas y Micro. Además podrá mantenerse informado acerca de las actividades de la Empresa, accediendo directamente a las noticias desplegadas en la sección identificada con este mismo nombre. También podrá contar con una sección de servicios, donde tendrá a su disposición las opciones: ¿Dónde Comprar?, Acceso Clientes, Registro de Productos, Contáctenos, ¿Busca Personal?, Cobertura SENCE, Mapa del Sitio y Trabajo.

Acceso Clientes, Registro de Productos, Contáctenos, ¿Busca Personal?, Cobertura SENCE, Mapa del Sitio y Trabajo.

INSTALACION

1-1

1. Instalación

El presente documento tiene como propósito guiarlo a través del proceso de instalación del software Portal del Empleado, indicando paso a paso los aspectos relevantes para llevar a cabo una implementación exitosa.

Antes de empezar con la instalación lea detenidamente este documento.

1.1 Antes de Comenzar

Durante el proceso de instalación que va a comenzar su sistema operativo y las configuraciones propias del IIS sufrirán algunos cambios, es por esta razón que debe tomar medidas preventivas en caso de que algo fallará y en ese caso poder volver su sistema al estado inicial. El nivel de riesgo depende en gran medida de la función actual del servidor en el cual va a instalar la aplicación.

Antes de comenzar haga un backup de su sistema y consérvelo en lugar seguro de manera que pueda utilizarlo para restaurarlo en caso de fallo.

Este documento asume que:

1. Usted tiene en su poder el DVD de instalación del producto Portal del Empleado

2. El computador en donde va a hacer la instalación cumple con los requisitos mínimos que se describen más adelante en este documento en “Requisitos de Instalación

3. Usted conoce el nombre y la contraseña de un usuario con permisos de administración en el computador donde va a instalar el producto.

4. El computador donde va a instalar el producto está conectado a la red interna o a Internet.

5. El computador donde va a instalar el producto es un servidor Web o está habilitado para serlo.

1.2 Al Terminar la Instalación

Después de finalizado el proceso de instalación usted estará en capacidad de:

1. Utilizar el explorador de Internet para ingresar a la aplicación Portal del Empleado

2. Definir los usuarios y poblar las tablas de parámetros como se indica en el manual del usuario.

3. Iniciar la Gestión de la(s) empresa(s).

4. Se creará una estructura Física de directorios consistente en dos carpetas: %Unidad destino\PortalEmpleado y %Unidad destino\Softland\programa\PE. La carpeta %Unidad destino\PortalEmpleado contendrá los archivos necesarios (.ASP) para que IIS trabaje adecuadamente. La carpeta Unidad destino\Softland\programa\PE contendrá los archivos de base de datos y de programa del producto.

5. Se creará un Directorio Virtual en el árbol del IIS. Bajo el Web Site que usted seleccione durante la instalación y que se encontrará bajo el nombre PortalEmpleado.

6. El programa de instalación registrará las componentes del sistema (Ver MMC) bajo el nombre PE for User.

1-2

Portal del Empleado

1.3. Recomendaciones de Implementación

El ambiente óptimo de instalación es una empresa que dispone de un servidor Web y de un servidor de bases de datos independientes y a los cuales se les ha incorporado la seguridad necesaria para que los usuarios internos y externos a la empresa puedan ingresar ya sea vía Internet o vía Intranet.

Dado que el proceso de instalación ejecuta diversas operaciones con los servicios y aplicaciones propias del sistema Operativo es recomendable ejecutar la instalación durante horas de baja operación del servidor de tal manera que no impacte negativamente la productividad de los usuarios conectados.

Si tienen instalado algún producto Antivirus deshabilítelo mientras dura la instalación. La mayoría de Antivirus controlan los cambios en archivos de sistema y registro de aplicaciones, esta tecnología puede llegar a impedir que los cambios requeridos en el registro del sistema se produzcan correctamente.

Es importante que el computador en donde se va a realizar la instalación tenga las actualizaciones de seguridad y los Service Pack recomendados por Microsoft de tal manera que su funcionamiento sea óptimo y no esté expuesto a fallas eventuales en las componentes del sistema.

1.4. Requisitos para Instalar Sistemas Web de ERP:

SQL 2008/2012/2014

Conexión Internet / Intranet

SI ES INTERNET:

Se requiere una conexión dedicada (no telefónica) a Internet con IP pública fija. Existen ciertos enlaces del tipo ADSL O XDSL que no son compatibles con esta solución, en especial aquellas instalaciones que salen a Internet mediante un MODEM de marca “ARESCOM”. Si existe un firewall o proxy, el puerto 80 TPC debe estar abierto de entrada y salida.

Servidor Web con Sistema Operativo Windows Server 2008 o superior.

Aplicación IIS (Internet Information Server) instalado.

Servidor de Datos (se recomienda separado del Servidor Web).

Los requerimientos de hardware estarán dados por las exigencias óptimas que Microsoft recomienda para cada uno de sus Aplicaciones (Windows, Office, SQL, Terminal Server), para ver estos requerimientos refiérase a la página www.microsoft.com

Tener sistema Softland ERP.

INSTALACION

1-3

1.5 Instalando las Tablas de SQL

Debe hacer clic en PE –Programa de Configuración como se indica en la siguiente figura:

Figura Nº 1

como se indica en la siguiente figura: Figura Nº 1 En esta parte del proceso el

En esta parte del proceso el programa de instalación busca un servidor de bases de datos SQL o un cliente SQL para empezar a crear las tablas del sistema. Si usted es usuario de alguno de estos sistemas el programa de instalación utilizará SQL; en caso contrario, se desplegará la siguiente pantalla informándole que debe instalar SQL Express

Figura Nº 2

informándole que debe instalar SQL Express Figura Nº 2 Al presionar SI , se desplegara la

Al presionar SI, se desplegara la siguiente ventana en donde deberá indicar una contraseña para el usuario SA del SQL Express que esta instalando

1-4

Portal del Empleado

1-4 Portal del Empleado Al presionar Aceptar , podrá seguir con el proceso de instalación de

Al presionar Aceptar, podrá seguir con el proceso de instalación de SQL Express.

podrá seguir con el proceso de instalación de SQL Express. NOTA: Si desea tener más información

NOTA: Si desea tener más información acerca del uso y actualizaciones de SQL Express consulte la documentación en www.microsoft.com

El programa de instalación informa la instalación de componentes.

INSTALACION

1-5

INSTALACION 1-5 Luego de unos minutos habrá finalizado esta segunda fase de la instalación y usted

Luego de unos minutos habrá finalizado esta segunda fase de la instalación y usted estará ahora en condiciones para configurar el Portal del Empleado.

1-6

Portal del Empleado

1.5.1 Registro e Instalación de Componentes

El programa Configuración del Portal del Empleado, permite mantener registros y bases de datos gestionadas desde el Portal del

Empleado.

Para acceder al listado de empresas gestionadas con la aplicación seleccione Eliminar Empresa y pinche el botón Siguiente.

A continuación se detalla la forma de proceder en cada etapa:

Importante:

Para gestionar o crear una empresa, debe estar configurado el cliente de correo en el Servidor, de lo contrario, se desplegará el siguiente mensaje:

de lo contrario, se desplegará el siguiente mensaje: Gestionar una Empresa o Actualizar Sitio Este proceso

Gestionar una Empresa o Actualizar Sitio

Este proceso podrá repetirlo tantas veces como empresas quiera gestionar ingresando a PE –Programa de Configuración tal y como

se indica en la Figura Nº 1 del capítulo anterior.

El Portal del Empleado permite gestionar múltiples empresas y su tamaño es casi ilimitado ya que está dimensionado por las capacidades de SQL server.

Figura Nº 1

por las capacidades de SQL server. Figura Nº 1 A continuación para continuar con la aplicación

A continuación para continuar con la aplicación de instalación, seleccione el botón Siguiente, se desplegará una nueva pantalla

donde deberá seleccionar el modo de operación de su nuevo producto Portal del Empleado.

La figura Nº 2 desplegará las bases de datos que maneje el servidor.

INSTALACION

1-7

Figura Nº 2

INSTALACION 1-7 Figura Nº 2 Seleccione la empresa que quiere gestionar con Portal del Empleado, para

Seleccione la empresa que quiere gestionar con Portal del Empleado, para continuar presione el botón Siguiente, tras lo cual se desplegará una nueva pantalla:

Figura Nº 3

lo cual se desplegará una nueva pantalla: Figura Nº 3 Finalizado el proceso de autenticación el

Finalizado el proceso de autenticación el programa de instalación mostrará un resumen con la información de la(s) empresa(s) que se va(n) a gestionar.

1-8

Portal del Empleado

Figura Nº 4

1-8 Portal del Empleado Figura Nº 4 Para continuar haga clic en el botón Siguiente .

Para continuar haga clic en el botón Siguiente. Por último el programa de instalación del Portal del Empleado, creará la carpeta de la aplicación y los archivos del sistema. Para esto debe ingresar la información requerida en la siguiente pantalla:

Seleccione la ruta en donde se copiaran los archivos de sistema.

Seleccione la unidad de DVDROOM en donde está colocado el DVD de instalación de Portal del Empleado.

Seleccione el nombre del sitio Web donde se instalará el producto: Si el computador en donde está instalando el producto es un servidor Web entonces debe especificar aquí la ruta del sitio de su empresa. En caso contrario seleccione “Default Web Site”.

Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

Figura Nº 5

En caso contrario seleccione “Default Web Site” . Haga clic en el botón Siguiente para continuar.

INSTALACION

1-9

Dado que va a registrar un componente en el servidor Web, IIS solicita en este punto las credenciales de un usuario con permisos de administración en el equipo actual para poder hacer el registro de componentes. Ingréselo según corresponda en la pantalla siguiente:

Figura Nº 6

según corresponda en la pantalla siguiente: Figura Nº 6 A continuación deberá ingresar información concerniente

A continuación deberá ingresar información concerniente al servidor de correo (SMTP o POP3), para lo cual deberá indicar el Servidor y Nº de Puerto a considerar. En este paso se configurará el Administrador de los ASP.

Importante:

Sr. Usuario: el sistema contempla el funcionamiento con cuentas de correo SSL (Secure Sockets Layer), Las cuentas por defecto que trae el sistema es Gmail y Yahoo, si se desea agregar otra cuenta distinta, debe seleccionar Configuración Personalizada.

Antes de finalizar la instalación, usted debe seleccionar desde el combo disponible en este paso, la cuenta de correo o el perfil de correo con el cual desea que se envíen los correos del Portal del Empleado, o seleccionar la configuración por defecto de MS- Exchange, para dar comienzo a estos procesos y terminar con la instalación del Portal del Empleado presione el botón FINALIZAR.

Figura Nº 7

a estos procesos y terminar con la instalación del Portal del Empleado presione el botón FINALIZAR

1-10

Portal del Empleado

IMPORTANTE

Si su sistema operativo tiene activado el Control de cuentas de Usuario, se requerirá que usted ejecute el archivo AppPools32.BAT, ubicado en C:\Program Files (x86)\Common Files\Softland con la opción “Ejecutar como Administrador” (botón derecho del mouse), tal como se muestra en el siguiente mensaje:

del mouse), tal como se muestra en el siguiente mensaje: FELICITACIONES cuentan con una poderosa herramienta.

FELICITACIONES

cuentan con una poderosa herramienta.

Ha concluido con éxito el proceso de Instalación del Portal del Empleado, ahora usted y su empresa

Figura Nº 8

Portal del Empleado , ahora usted y su empresa Figura Nº 8 Ahora que está listo,

Ahora que está listo, usted querrá empezar a utilizar su nuevo software, no olvide que debe activar el sistema.

INSTALACION

1-11

Actualizar Sitio

Esta opción se habilitará únicamente cuando exista una instalación previa, al seleccionar el botón Siguiente, el sistema mostrará la siguiente pantalla:

Figura Nº 9

, el sistema mostrará la siguiente pantalla: Figura Nº 9 Seleccione la ubicación del DVD que

Seleccione la ubicación del DVD que contiene el Portal del Empleado y presione el botón Siguiente.

Seleccione el nombre del sitio Web donde se instalará el producto: Si el computador en donde está instalando el producto es un servidor Web entonces debe especificar aquí la ruta del sitio de su empresa. En caso contrario seleccione “Default Web Site”.

Para registrar un componente en el servidor Web, IIS, el sistema solicita en este punto las credenciales de un usuario con permisos de administración en el equipo actual para poder hacer el registro de componentes. Ingréselo según corresponda en la pantalla siguiente:

Figura Nº 10

según corresponda en la pantalla siguiente: Figura Nº 10 A continuación deberá ingresar información concerniente

A continuación deberá ingresar información concerniente al servidor de correo (SMTP o POP3), para lo cual deberá indicar el Servidor y Nº de Puerto a considerar. En este paso se configurará el Administrador de los ASP. Dado que va a registrar un componente en el Servidor Web, IIS solicita en este punto las credenciales de un usuario con permisos de administración en el equipo actual para poder hacer el registro de componentes. Antes de finalizar la instalación, usted debe seleccionar desde el combo disponible en este paso, la cuenta de correo o el perfil de correo con el cual desea que se envíen los correos del Portal del Empleado, o seleccionar la configuración por defecto de MS- Exchange, para dar comienzo a estos procesos y terminar con la instalación del Portal del Empleado presione el botón FINALIZAR.

1-12

Portal del Empleado

Figura Nº 11

1-12 Portal del Empleado Figura Nº 11 FELICITACIONES cuentan con una poderosa herramienta. Ha concluido con

FELICITACIONES

cuentan con una poderosa herramienta.

Ha concluido con éxito el proceso de Instalación del Portal del Empleado, ahora usted y su empresa

Figura Nº 12

Portal del Empleado , ahora usted y su empresa Figura Nº 12 Ahora que está listo,

Ahora que está listo, usted querrá empezar a utilizar su nuevo software, no olvide que debe activar el sistema.

Selección del Directorio de Licencia

Permite seleccionar el directorio donde se encuentra instalado el servidor de licencia Softland, al optar el botón de búsqueda el sistema mostrará una pantalla donde podrá seleccionar el directorio requerido, tal como se muestra a continuación:

directorio requerido, tal como se muestra a continuación: Sr. Usuario: Para mayor información acerca de la

Sr. Usuario:

Para mayor información acerca de la instalación del servidor de Licencia Softland, consulte la Guía de Instalación proporcionada por Softland.

INSTALACION

1-13

Botón Actualizar Password Usuario Administrador,

Esta opción permite actualizar la Password del Administrador en caso que haya sido modificada, al seleccionar este botón el sistema desplegará una nueva pantalla indicando que la configuración del servidor de Componentes requiere que se establezca la autentificación de un usuario de la red con privilegios de administrador. Para esto deberá ingresar el usuario de la red, la contraseña del usuario y el dominio al cual pertenece, tal como se muestra en la siguiente figura.

Importante:

Si no posee Dominio coloque el nombre del Equipo.

Importante: Si no posee Dominio coloque el nombre del Equipo. Indicada la información, seleccione el botón

Indicada la información, seleccione el botón Aceptar.

1-14

Portal del Empleado

1.6 Ingresando al Portal del Empleado

A continuación se explican los métodos de ingreso al sistema. Tenga en cuenta que el método de ingreso cambia dependiendo de si usted está en la Intranet o en la Extranet.

1. Para conectarse desde cualquier computador de la red utilice Internet Explorer Versión 5.5 o Superior e ingrese la ruta http://nombre del servidor/portalempleado. Donde Nombre de servidor hace referencia al nombre Netbios del computador donde instaló el Portal del Empleado o en su defecto la dirección IP. Ejemplo: Asumimos que nuestra aplicación se encuentra instalada en el equipo Venus que tiene la IP 192.168.0.8 y que queremos conectarnos desde una estación de trabajo en el departamento de ventas. La ruta que deberíamos ingresar en la estación de trabajo es http://192.168.0.8/portalempleado ó http://venus/portalempleado.

Para mejorar la velocidad de acceso a la aplicación es recomendable adicionar una entrada en su servidor DNS para el servidor PortalEmpleado

El sistema solicita un nombre de usuario y password válidos en la red.

2. Para Conectarse desde la Extranet utilice Internet Explorer Versión 5.5 o superior e ingrese la ruta http://www.nombre del sitio/portalempleado. Donde nombre de sitio hace referencia al nombre DN registrado en Nic para el sitio de su empresa o en su defecto la IP pública de su servidor WEB. Ejemplo: Asumimos que el sitio de la empresa es www.miempresa.cl y que la dirección IP pública asignada por el proveedor de Internet para este servidor es 200.27.120.60. Si usted quiere conectarse desde un lugar que se encuentra fuera de las dependencias de su empresa debe ingresar a través de Internet Explorer Versión 5.5 o superior a la dirección http://www.miempresa.cl/portalempleado ó http://200.27.120.60/portalempleado.

Importante:

En las Estaciones de Trabajo, deberá configurar como sitio de confianza, la dirección donde residirá su aplicación Portal del Empleado:

1.- En Internet Explorer vaya al menú Herramientas y luego seleccione Opciones de Internet. 2.- En la pestaña Seguridad, seleccione Sitios de Confianza. Agregue la ruta indicada anteriormente, según se indica a continuación:

Seguridad, seleccione Sitios de Confianza. Agregue la ruta indicada anteriormente, según se indica a continuación:

INSTALACION

1-15

El sistema solicita un nombre de usuario y password válidos en la red, como se muestra en la Figura Nº 1. La configuración de seguridad depende de los parámetros configurados en IIS para su sitio Web.

Figura Nº 1

Nº 1. La configuración de seguridad depende de los parámetros configurados en IIS para su sitio
Nº 1. La configuración de seguridad depende de los parámetros configurados en IIS para su sitio

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

2-1

2. Consideraciones importantes que debe tener en el sistema de Recursos Humanos (SW) para operar con el Portal del Empleado

Señor Usuario:

Antes de operar con el Portal del Empleado, deberá parametrizar algunos procesos del sistema de Recursos Humanos ERP para habilitar la información

Proceso Parámetros Portal del Empleado, Menú Portal del Empleado

Dentro de esta pantalla deberá marcar el check “Habilita empresa para utilizar Portal de Empleado Softland ERP”, para permitir al personal acceder a la información de su ficha personal, remuneraciones, certificados, etc.

Figura Nº 1

personal, remuneraciones, certificados, etc. Figura Nº 1 Además en esta misma pantalla se podrán indicar las

Además en esta misma pantalla se podrán indicar las direcciones de URL para la Portada del Portal del Empleado y para la página que lleva el organigrama de la empresa.

NOTA: Si los datos de las URL van en blanco, en el Portal del Empleado se desplegarán imágenes por defecto que distribuye esta aplicación.

Proceso Parámetros, Menú Bases

Carpeta Encargado de Remuneraciones se deben indicar los datos de quien recibirá la información de Soliciitudes de Vacaciones, Solicitudes de Préstamos, etc.

Es muy importante la dirección de correo, ya que es a éste al que llegarán las solicitudes.

2-2

Portal del Empleado

Figura Nº 2

2 - 2 Portal del Empleado Figura Nº 2 Proceso Certificados de Antigüedad, menú Administración del

Proceso Certificados de Antigüedad, menú Administración del Personal

En el Portal del Empleado se podrán emitir Certificados definidos por el usuario en el Sistema de Recursos Humanos, para que esto ocurra en la opción Certificado de Antigüedad, debe indicar y grabar que el formato será visible para el Portal del Empleado, tal como lo muestra la imagen siguiente:

del Empleado, tal como lo muestra la imagen siguiente: Proceso AFP e Isapres, menú Tablas/Bases Para

Proceso AFP e Isapres, menú Tablas/Bases

Para darle mayor potencial al Portal del Empleado, en las definiciones de AFP e Isapres de Recursos Humanos, se deben asignar las imágenes (logos de cada institución) y el Sitio WEB asociado a la institución (ver imagen siguiente), esto le permitirá al usuario del Portal del Empleado poder navegar hasta la página de institución a la que pertenece con un solo click.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

2-3

CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2-3 Menú Remuneraciones/Fichas/Mantención de Fichas/Carpeta Personal En la mantención de
CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2-3 Menú Remuneraciones/Fichas/Mantención de Fichas/Carpeta Personal En la mantención de

Menú Remuneraciones/Fichas/Mantención de Fichas/Carpeta Personal

En la mantención de fichas se deberá agregar la imagen de la fotografía del empleado, de manera que ésta pueda ser vista en el Portal del Empleado.

manera que ésta pueda ser vista en el Portal del Empleado. También es NECESARIO asignar un

También es NECESARIO asignar un Usuario Portal ficha quedará activo y podrá navegar en el portal para ver sólo sus datos.

con el cuál el usuario asociado a la

ficha quedará activo y podrá navegar en el portal para ver sólo sus datos. con el

2-4

Portal del Empleado

Importante:

- Es necesario habilitar la ficha para ser consultada en Portal del Empleado, para esto marque la caja de chequeo Usuario Visible desde el Portal.

- Defina un código de Usuario.

- Seleccione la caja de chequeo Usuario con Acceso Portal, este check tiene que estar habilitado para que el usuario pueda acceder a su información, de lo contrario si no está seleccionado sólo estará disponible en el Portal para ser consultado por los Jefes con los permisos respectivos

- Seleccione el Jefe Directo del empleado seleccionado, lo que permitirá que desde el Portal el Jefe definido pueda ver la información de las fichas que tiene a su cargo, sólo si tiene seleccionado el permiso “Permite ver información personal de subordinados”, en Seguridad Portal Empleado del sistema de Recursos Humanos, menú Portal del Empleado.

- El administrador del sistema de Recursos Humanos podrá asignar permisos para modificar los datos personales generales como: dirección, comuna, ciudad, teléfonos, fax, e-mail, sitio web.

La contraseña para poder acceder al Portal del Empleado también debe ser de responsabilidad del administrador de Recursos Humanos.

de responsabilidad del administrador de Recursos Humanos. Remuneraciones/Pagos Directos/Emisión Formularios de Pago

Remuneraciones/Pagos Directos/Emisión Formularios de Pago

Para que el usuario pueda ver sus Liquidaciones de Sueldo, el administrador de Recursos Humanos, deberá grabar los comprobantes de Pago con las opciones que muestra la imagen siguiente. Esto grabará las Liquidaciones de Sueldo en la base de datos y estarán disponibles para el Portal del Empleado. Las opciones que tiene es Imprimir y Grabar o sólo Grabar para el Portal del Empleado.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

2-5

CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2-5 Menú Remuneraciones /Fichas /Mantención de Fichas /Carpeta Atributos Todos los

Menú Remuneraciones /Fichas /Mantención de Fichas /Carpeta Atributos

Todos los atributos que tenga asignado en la ficha podrán ser consultados en el Portal donde previamente en la tabla de atributos a cada uno de ellos se le indicó mediante un check que el Atributo es visible en el Portal del Empleado, tal como lo muestra la siguiente figura:

indicó mediante un check que el Atributo es visible en el Portal del Empleado, tal como

2-6

Portal del Empleado

Menú Remuneraciones /Fichas /Mantención de Fichas /Carpeta Cargas

Las cargas familiares ingresadas en esta opción podrán ser consultadas a través del Portal de Empleado, tal como lo muestra la siguiente figura:

de Empleado, tal como lo muestra la siguiente figura: Menú Remuneraciones /Fichas /Mantenc ión de Fichas

Menú Remuneraciones /Fichas /Mantención de Fichas /Carpeta Documentos

Dentro de esta carpeta podrá organizar y almacenar, documentos asociados a los empleados de la empresa.

Importante:

Señor Usuario:

Recuerde que podrá definir una estructura para organizar la documentación de los empleados, para lo cual puede crear o definir nuevas carpetas que le permitan guardar, de forma estructurada, los distintos archivos con información asociada a sus empleados.

que le permitan guardar, de forma estructurada, los distintos archivos con información asociada a sus empleados.

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

2-7

Estructura y organización de documentos para los empleados

El proceso consta básicamente de dos partes, la primera Definición Árbol Documental”, destinada a definir la estructura base sobre la cual se almacenarán los documentos en la empresa, y la segunda Administración de Documentosdestinada a asociar o asignar en detalle para cada uno de los empleados, los documentos necesarios bajo la estructura antes definida.

los documentos necesarios bajo la estructura antes definida. Definición Árbol Documental Permite definir la estructura

Definición Árbol Documental

Permite definir la estructura u organización que posteriormente será utilizada para asociar los documento a una ficha (ver Fig.Nº1). Figura Nº1

los documento a una ficha (ver Fig. Nº1). Figura Nº1 La pantalla del proceso permitirá en

La pantalla del proceso permitirá en su parte superior, definir el nombre a utilizar para la carpeta principal de la estructura, llamada por defecto Documentos. El Nro. Máximo de Niveles de la estructura será fijo (5 niveles).

Para facilitar la organización o estructura, y siempre con la idea de dar una mayor flexibilidad a la estructura con la cual serán visualizados los documentos, el proceso habilitará la posibilidad de arrastrar y mover de posición las carpetas (arrastrar y soltar).

Adicionalmente, el proceso permitirá agregar, eliminar, cambiar nombres y mover las carpetas. El clic con el botón derecho del mouse sobre una de las carpetas, levantará un popup menú con las funcionalidades básicas a realizar sobre la estructura del árbol (Ver Fig. Nº2). Funcionalidad disponible sólo si el usuario tiene permisos para modificar la estructura.

Figura Nº2

tiene permisos para modifica r la estructura. Figura Nº2 Donde: o Editar Nombre: Permitirá modificar el

Donde:

o Editar Nombre: Permitirá modificar el nombre de la carpeta seleccionada.

o Agregar Carpeta: Permitirá agregar una nueva carpeta bajo la carpeta seleccionada, en el caso del ejemplo Fig. Nº2, la nueva carpeta será agregada como dependiente de la carpeta “Carpeta Nro:3”.

La creación de nuevas carpetas deberá respetar el número máximo de niveles de 5 niveles.

o Eliminar Carpeta: Permitirá eliminar la carpeta seleccionada y toda su dependencia, es decir, si se elimina la carpeta “Carpeta Nro:3” de la cual dependen otras carpetas o archivos, estos también serán eliminados, por lo cual se desplegará un mensaje de advertencia al usuario:

2-8

Portal del Empleado

“Sr.Usuario:

Recuerde que si elimina la carpeta ‘xxxxxxxxxx’ todas sus sub-carpetas y documentos asociados serán eliminados. ¿Seguro que desea eliminar la carpeta ‘xxxxxxxxxx’ y todo su contenido?”

Ejemplo de la definición de un árbol documental Figura Nº3

de la definición de un árbol documental Figura Nº3 Administración de Documentos Una vez defina la

Administración de Documentos

Una vez defina la organización o estructura del árbol documental de la empresa, esta modalidad de Administraciónpermitirá asociar o asignar a cada empleado los documentos necesarios a las distintas carpetas definidas.

A diferencia de la modalidad de Definición, bajo el modo de Administraciónel proceso sólo permitirá trabajar a nivel de

documentos, es decir, se permitirá agregar, modificar y/o eliminar documentos asociados a un empleado o ficha y en ningún caso

se podrá trabajar a nivel de carpetas

La pantalla principal del proceso, desplegará la estructura definida y permitirá, a través del clic con el botón derecho del mouse,

desplegar un popup menú con las funcionalidades básicas a realizar (Ver Fig. Nº4). Funcionalidad disponible sólo si el usuario tiene los permisos necesarios. Figura Nº4.

si el usuario tiene los permisos necesarios. Figura Nº4. Donde: o Agregar Documento: Permitirá agregar un

Donde:

o Agregar Documento: Permitirá agregar un nuevo documento bajo la carpeta seleccionada, en el caso del ejemplo Fig.Nº4, el nuevo docto Curriculumserá agregado como dependiente de la carpeta “Otros”. Para lo anterior, se desplegará el siguiente formulario:

Figura Nº5

se desplegará el siguiente formulario: Figura Nº5 Una vez agregado el documento, el árbol debiese quedar

Una vez agregado el documento, el árbol debiese quedar con la siguiente estructura

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

2-9

Botón

CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2-9 • B o t ó n Escanear documentos Permite, además de seleccionar archivos

Escanear documentos

IMPORTANTES 2-9 • B o t ó n Escanear documentos Permite, además de seleccionar archivos desde

Permite, además de seleccionar archivos desde disco, escanear documentos en el momento para ser incorporados como un nuevo documento asociado a la Ficha.

o

Eliminar Documento: Permitirá eliminar el documento seleccionado en el árbol.

o

Detalle Documento: Permitirá acceder al formulario de detalle del documento seleccionado en el árbol (ver Fig. N° 6). Dependiendo si la ficha se encuentra en estado de edición o sólo consulta, el formulario habilitará las opciones para agregar, eliminar, escanear o visualizar, junto con el nombre y descripción del mismo. Opción habilitada cuando se selecciona un archivo.

Menú Bases /Tablas /Tipos de Eventos

Mediante esta opción se indica al tipo de evento, si se trata de una capacitación, evaluación u otro y dependiendo de esta clasificación es como se muestra en el Portal del Empleado, por ejemplo si queremos ver el evento de Evaluaciones del empleado, se debe clasificar el evento como evaluación y luego asociarlos a la ficha en el Registro de Eventos por Ficha, tal como lo muestra la siguiente figura:

por Ficha, tal como lo mue stra la siguiente figura: Evaluaciones de Desempeño /Registro de Eventos/

Evaluaciones de Desempeño /Registro de Eventos/ por Ficha

En esta opción se incorporan, para una fecha, los eventos para ser consultados en el Portal del Empleado y se le asocia el documento respectivo, por ejemplo el tipo de eventos clasificado como evaluaciones se le asocia a la ficha en esta instancia y luego se le anexa el documento respectivo de la evaluación dándole la ubicación de este a través del botón Adjuntar Documentos, tal como lo muestra la siguiente figura:

2-10

Portal del Empleado

2 - 1 0 Portal del Empleado Control de Asistencia /Informes/ Asistencia por Persona El Portal

Control de Asistencia /Informes/ Asistencia por Persona

El Portal del Empleado permite consultar el Control de Asistencia que están asociada a la ficha en Recursos Humanos, para que esto sea posible es necesario generar y emitir en un rango de fechas el Informe Control de Asistencia por Persona seleccionando las columnas necesarias, tal como lo muestra la siguiente figura:

necesarias, tal como lo muestra la siguiente figura: Remuneraciones/ Certificados de Renta El Portal del Empleado

Remuneraciones/ Certificados de Renta

El Portal del Empleado permite consultar y emitir el Certificado de Renta del periodo seleccionado en la ficha en consulta. Para ello, es necesario que al emitir el Certificado de Renta u Honorarios y Participaciones marcar el check de la opción Grabar el Certificado para el Portal del Empleado. Además, permite marcar el check al imprimir los certificados existentes, tal como lo muestra la siguiente figura:

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

2-11

CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2-11
CONSIDERACIONES IMPORTANTES 2-11

PORTAL DEL EMPLEADO

3-1

3. Portal del Empleado

Consideraciones:

El Portal del Empleado es multiempresas, pueden tenerse la cantidad de empresas que se requieran para ser utilizadas.

-Los documentos estarán disponibles para todas las empresas que se gestionen por el Portal del Empleado que utilicen la misma URL.

-Esta aplicación está optimizada para trabajar en formato 1028x768 píxeles.

Importante:

Ingreso y Validación de Usuario Una vez instalado y configurado correctamente el sitio de Portal del Empleado, se debe proceder a ingresar a la página del Portal del Empleado. Esta aplicación funciona a través de Internet Explorer 7.0 o superior. Se debe ingresar al Internet Explorer y colocar la dirección de la página donde quedó configurado el Portal del Empleado.

Ejemplo: www.softland.cl/portalempleado

del Empleado. Ejemplo: www.softland.cl/portalempleado Una vez hecho esto pedirá el ingreso de Usuario y Password

Una vez hecho esto pedirá el ingreso de Usuario y Password como se muestra en la imagen siguiente. El usuario y password corresponden a los datos asociados por el administrador de Recursos Humanos para la ficha correspondiente, esto se realizó en el proceso Permisos por Usuario, botón Cambio de Password, Seguridad Portal del Empleado, menú Portal del Emplead.

Seguridad Portal del Empleado, menú Portal del Emplead. Una vez aceptados los datos, el usuario está

Una vez aceptados los datos, el usuario está en condiciones de navegar en el Portal del Empleado.

Importante:

El Usuario Softland no es una ficha válida para ingresar al Portal del Empleado, el sistema solicitará ingresar un usuario válido.

3-2

Portal del Empleado

3.1 Portada

Una vez dentro del Portal del Empleado se desplegará la página definida como URL para Comunicados, definida en los parámetros de Recursos Humanos. Si ese dato viene en blanco se desplegará la página de Bienvenida que trae por defecto la aplicación, como lo muestra la siguiente imagen.

Importante:

- En la parte superior de la pantalla, el sistema mostrará e identificará el usuario conectado al Portal, tal como se muestra a

el usuario conectado al Portal, tal como se muestra a , el cual si posee los
el usuario conectado al Portal, tal como se muestra a , el cual si posee los

, el cual si posee los permisos definidos se habilitará el botón

continuación:

fichas a las cuales tiene acceso, al seleccionar una en particular el sistema cargará los datos del empleado seleccionado.

permitiendo consultar las

- Un usuario podrá ver información personal de un subordinado, sólo si tiene el permiso definido en el sistema de Recursos Humanos, menú Portal del Empleado, proceso Seguridad Portal del Empleado.

Portal del Empleado, proceso Seguridad Portal del Empleado. Organigrama Para ver el organigrama de la empresa

Organigrama

Empleado, proceso Seguridad Portal del Empleado. Organigrama Para ver el organigrama de la empresa se debe

Para ver el organigrama de la empresa se debe seleccionar el botón

ubicado en el extremo superior derecho de la Portada. Una

vez seleccionado se desplegará la página definida como URL para Organigramas definida en los parámetros de Recursos Humanos por el administrador del sistema de Recursos Humanos. Si en la URL destinado para este efecto no se coloca nada, se desplegará

una imagen por defecto que lleva el Portal del Emplado.

PORTAL DEL EMPLEADO

3-3

PORTAL DEL EMPLEADO 3-3 Documentos El Portal del Empleado permite compartir documentación útil para los usuarios,

Documentos

El Portal del Empleado permite compartir documentación útil para los usuarios, en esta opción pueden colocar todo tipo de documentos (Word, PDF). Para que estos documentos estén disponibles en el Portal del Empleado, deben hacer una copia de los documentos en el área donde reside la página del Portal del Empleado en el directorio llamado Documentos, con esta simple operación quedan disponibles los documentos en el Portal del Empleado. Ver imágenes siguientes.

con esta simple operación quedan disponibles los documentos en el Portal del Empleado. Ver imágenes siguientes.

3-4

Portal del Empleado

3 - 4 Portal del Empleado Cambio de Password Permite al usuario cambiar la clave que

Cambio de Password

Permite al usuario cambiar la clave que registró en el sistema de Recursos Humanos, Portal del Empleado, Seguridad Portal del Empleado, Permisos por Usuario, Cambio de Password.

del Empleado, Permisos por Usuario, Cambio de Password. Al indicar una nueva clave, seleccione el botón

Al indicar una nueva clave, seleccione el botón Guardar Nueva Clave para grabar el cambio, el sistema automáticamente registra este cambio en el sistema de Recursos Humanos ERP.

PORTAL DEL EMPLEADO

3-5

Contáctenos

PORTAL DEL EMPLEADO 3-5 Contáctenos Cuando el usuario desee contactar al Encargado de Remuneraciones, podrá hacerlo

Cuando el usuario desee contactar al Encargado de Remuneraciones, podrá hacerlo a través del botón ubicado en el extremo superior derecho de la portada. Al seleccionarlo se desplegará la pantalla siguiente.

Al seleccionarlo se desplegará la pantalla siguiente. Al presionar botón consulta enviará correo al Encargado de

Al presionar botón consulta enviará correo al Encargado de Remuneraciones definido en el sistema de Recursos Humanos de Softland.

3-6

Portal del Empleado

3.2 Ficha del Empleado

3 - 6 Portal del Empleado 3.2 Ficha del Empleado Dentro de esta opción estará habilitado

Dentro de esta opción estará habilitado el botón

queda posicionado en la carpeta Personal, tal como se muestra a continuación:

, el cual tras ser seleccionado, mostrará la ficha del empleado, por defecto

seleccionado, mostrará la ficha del empleado, por defecto Carpeta Personal Dentro de esta carpeta se mostrarán

Carpeta Personal

Dentro de esta carpeta se mostrarán todos los datos personales del empleado. Si el usuario tiene permisos para modificar datos podrá modificar sólo los datos personales, ninguna otra carpeta. Estos permisos son indicados en el sistema de Recursos Humanos proceso Mantención de Fichas, carpeta Personal, botón Usuario Portal del Empleado, menú Remuneraciones.

Carpeta Laboral

Dentro de esta carpeta podrá consultar los datos asociados a fechas de ingreso, vigencia de contrato, cargo, área a la que pertenece en la empresa, etc. Estos datos son sólo de consultas, no pueden ser modificados por el usuario.

a la que per tenece en la empresa, etc. Estos datos son sólo de consultas, no

PORTAL DEL EMPLEADO

3-7

Carpeta Previsional

En esta carpeta se mostrarán los datos asociados a salud y previsión a la que pertenece el usuario. Además si en la tabla de AFP e Isapre existen las imágenes de los logos de las instituciones, se mostrarán en esta página y también podrán navegar a las páginas de dichas instituciones si en las tablas se definieron las URL para dichas instituciones.

las tablas se definieron las URL para dichas instituciones. Carpeta Atributos En esta carpeta se mostrarán

Carpeta Atributos

En esta carpeta se mostrarán los atributos que están disponibles para ser desplegados en el Portal del Empleado y que están asociados a la ficha del empleado, como se muestra en la imagen siguiente.

ficha del empleado, como se muestra en la imagen siguiente. Carpeta Cargas En esta carpeta se

Carpeta Cargas

En esta carpeta se mostrarán todas las cargas asociadas a la ficha del trabajador, vigente y no vigente correspondientes al mes seleccionado que se ingresaron en la ficha del empleado en el sistema de Recursos Humanos, como lo muestra la imagen siguiente.

que se ingresaron en la ficha del empleado en el sistema de Recursos Humanos, como lo

3-8

Portal del Empleado

Carpeta Evaluaciones

En esta carpeta se mostrarán las evaluaciones disponibles del empleado en los distintos meses, las cuales fueron ingresadas en el proceso Registro de Eventos por Ficha, menú Evaluaciones de Desempeño del sistema de Recursos Humanos. Dentro de las columnas desplegadas la lupa indicará que existe un evento o documento asociado a la evaluación seleccionada, el cual podrá ser accedido para consulta

seleccionada, el cual podrá ser accedido para consulta Carpeta Documentos En esta carpeta podrá visualizar los

Carpeta Documentos

En esta carpeta podrá visualizar los documentos del empleado (Ej. Currículum, Anexos de contrato, entre otros), los cuales son agregados en el sistema de Recursos Humanos, Ficha del Personal, carpeta Documentos.

de Recursos Humanos, Ficha del Personal, carpeta Documentos. Importante: En el Portal del Empleado, sólo podrá

Importante:

En el Portal del Empleado, sólo podrá agregar y realizar mantención de documentos a la ficha de un subordinado. Los usuarios que ingresan al sistema sólo podrán visualizar sus documentos sin opción de modificar.

PORTAL DEL EMPLEADO

3-9

3.3 Liquidaciones de Sueldo

Permite consultar las liquidaciones disponibles del usuario que fueron emitidas por el Encargado de Remuneraciones en el sistema de Recursos Humanos y disponibles en el Portal del Empleado.

de Recursos Humanos y disponibles en el Portal del Empleado. Al seleccionar botón, el sistema desplegará

Al seleccionar botón, el sistema desplegará el listado de liquidaciones disponibles para el usuario, tal como se muestra a continuación:

para el usuario, tal como se muestra a continuación: Seleccione la caja de chequeo que antecede

Seleccione la caja de chequeo que antecede el mes de liquidación que desea visualizar y presionar el botón Ver/Imprimir, con lo que se presentarán en formato PDF para ser impresas.

3-10

Portal del Empleado

3.4 Solicitud de Anticipo

Permite realizar una solicitud de anticipo de sueldo vía Email al Encargado de Remuneraciones.

Importante:

El correo electrónico del Encargado de Remuneraciones deberá ser indicado con anterioridad en el sistema de Recursos Humanos, proceso Parámetros, carpeta Encargado de Remuneraciones, menú Bases; de lo contrario Portal no podrá ejecutar este proceso.

de lo contrario Portal no podrá ejecutar este proceso. Al seleccionar el botón Solicitud de Anticipo

Al seleccionar el botón Solicitud de Anticipo, el sistema desplegará una nueva pantalla donde podrá solicitar al Encargado de

Remuneraciones un anticipo de sueldo, esta solicitud le llegará al Encargado de Remuneraciones a través de un correo. imagen siguiente:

Ver

Remuneraciones a través de un correo. imagen siguiente: Ver En ella, deberá indicar en monto y

En ella, deberá indicar en monto y detalle de la solicitud, posteriormente seleccionar el botón Enviar Solicitud, el sistema informará el éxito del envío.

PORTAL DEL EMPLEADO

3-11

3.5 Préstamo

Al seleccionar este proceso podrá consulta el estado de sus préstamos otorgados en la empresa, los cuales fueron ingresados en el sistema de Recursos Humanos, proceso Cuentas Corrientes, menú Administración del Personal.

Cuentas Corrientes, menú Administración del Personal. Seleccionando el botón Préstamos , el sistema desplegará

Seleccionando el botón Préstamos, el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Préstamos , el sistema desplegará la siguiente pantalla: En ella , deberá indicar la siguiente información:

En ella , deberá indicar la siguiente información:

Fecha Consulta: por defecto se asignará la fecha actual del sistema, la cual puede ser modificada manualmente o a través del

botón

.
.

El saldo en pesos se calcula según equivalencia de la moneda a la fecha de la consulta.

Tipo de Préstamo: Indicar el tipo de préstamo a consultar, pudiendo ser todos los préstamos solicitados o sólo aquellos con saldo pendiente.

Botón Actualizar Listado: permite actualizar el listado dependiendo si se realizaron modificaciones en el periodo.

Indicados los filtros, el sistema mostrará ordenados por fecha de otorgamiento, los prestamos consultados

Botón Ver Detalle: permite ver en detalle la historia del préstamo (tipo de préstamo, fecha de otorgamiento, monto solicitado, saldo).,

3-12

Portal del Empleado

3.6 Control de Asistencia

Permite consultar y visualizar el formulario de asistencia, dependiendo de los definido en el menú Control de Asistencia del sistema de Recursos Humanos.

Control de Asistencia del sistema de Recursos Humanos. Al seleccionar esta opción, se habilitará el botón

Al seleccionar esta opción, se habilitará el botón Informe de Asistencia, el cual tras ser seleccionado desplegará la siguiente pantalla:

tras ser seleccionado desplegará la siguiente pantalla: En ella, deberá seleccionar el periodo a consultar y

En ella, deberá seleccionar el periodo a consultar y posteriormente el botón Visualizar, tras ser seleccionado desplegará el formulario de Asistencia. El documento será visualizado con formato PDF para no poder ser modificado, tal como se muestra a continuación:

PORTAL DEL EMPLEADO

3-13

PORTAL DEL EMPLEADO 3-13

3-14

Portal del Empleado

3.6 Capacitaciones

El usuario podrá tener acceso a revisar todos los eventos en los cuales ha participado y que el encargado de remuneraciones ha ingresado en el sistema de Recursos Humanos, proceso Registro de Eventos, menú Evaluación de Desempeño.

Sr. Usuario:

Sólo estarán visibles los eventos que son permitidos para ser vistos en el Portal. En Recursos Humanos ERP al crear los tipos de eventos podrá indicar si el tipo de eventos es visible.

de eventos podrá indicar si el tipo de eventos es visible. Seleccionando el botón Capacitaciones ,

Seleccionando el botón Capacitaciones , el sistema desplegará la siguiente pantalla:

, el sistema desplegará la siguiente pantalla: En ella, se desplegará en un listado los distintos

En ella, se desplegará en un listado los distintos eventos y/o cursos que ha realizado la persona, mostrando la fecha de realización y descripción del evento.

Importante: seleccionando el botón

descripción del evento. Importante: seleccionando el botón podrá visualizar el documento asociado a la capacitación.

podrá visualizar el documento asociado a la capacitación.

PORTAL DEL EMPLEADO

3-15

3.8 Vacaciones

Permite solicitar días de vacaciones y consultar los disponibles a la fecha

días de vacaciones y consultar los disponibles a la fecha Solicitud de Vacaciones El usuario podrá

Solicitud de Vacaciones

El usuario podrá a través de esta opción solicitar vacaciones al Encargado de Remuneraciones mediante un correo electrónico.

Importante:

El correo electrónico del Encargado de Remuneraciones deberá ser indicado con anterioridad en el sistema de Recursos Humanos, proceso Parámetros, carpeta Encargado de Remuneraciones, menú Bases; de lo contrario Portal no podrá ejecutar este proceso.

de lo contrario Portal no podrá ejecutar este proceso. Para solicitar se debe presionar el botón

Para solicitar se debe presionar el botón

Portal no podrá ejecutar este proceso. Para solicitar se debe presionar el botón y se levantará

y se levantará la pantalla siguiente:

3-16

Portal del Empleado

3 - 1 6 Portal del Empleado Una vez indicada la información, seleccione el botón Guardar

Una vez indicada la información, seleccione el botón Guardar tras lo cual el sistema enviará vía Email al Encargado de Remuneraciones la solicitud generada y una copia al Jefe Directo del empleado seleccionado, (sólo si tiene los permisos necesarios y definido su correo electrónico en el sistema de Recursos Humanos, en la ficha del Empleador). También podrá modificar y eliminar una solicitud.

En esta misma opción podrá calcular los días disponibles accediendo con el botón

calcular los días disponibles accediendo con el botón ventana siguiente. Seleccionar la fecha a la que

ventana siguiente. Seleccionar la fecha a la que se desea calcular y presionar botón

.
.

y se levantará la

con el botón ventana siguiente. Seleccionar la fecha a la que se desea calcular y presionar

PORTAL DEL EMPLEADO

3-17

Ficha de Vacaciones

Esta opción permite tener un detalle de todos los días que ha solicitado vacaciones y los disponibles a una fecha determinada. Esto lo puede hacer accediendo a la opción “Vacaciones” del menú a la derecha de la portada y luego presionar el botón “Ficha de vacaciones”, el sistema desplegará la siguiente pantalla.

vacaciones”, el sistema desplegará la siguiente pantalla. Luego seleccionar la fecha a la que se desea

Luego seleccionar la fecha a la que se desea el detalle y presionar el botón Visualizar. Aparecerá la siguiente pantalla que está en formato PDF lista para ser visualizada en pantalla e imprimirla.

. Aparecerá la siguiente pantalla que está en formato PDF lista para ser visualizada en pantalla

3-18

Portal del Empleado

3.9 Certificados

Si el encargado de remuneraciones ha dejado disponibles certificados en el sistema de Recursos Humanos, en el Portal del Empleado el usuario podrá visualizar e imprimir dichos certificados. Para acceder a ésta debe seleccionar la opción “Certificados” ubicada en el menú a la derecha de la portada donde se habilitarán 2 botones.

a la derecha de la portada donde se habilitarán 2 botones. Certificados Permite generar certificados de

Certificados

Permite generar certificados de antigüedad, dependiendo de la información que maneja la ficha del empleado en el sistema de Recursos Humanos.

la ficha del empleado en el sistema de Recursos Humanos. En la pantalla desplegada, deberá indicar

En la pantalla desplegada, deberá indicar la siguiente información:

Certificado: Muestra formatos autorizados para el Portal del Empleado. En el Sistema de Recursos Humanos ERP podrá indicar los formatos visibles y disponibles para el Portal, opción Certificado de Antigüedad, menú Administración del Personal

Mes/Año: Por defecto el sistema muestra el último mes que se encuentra preparado, este campo permite recuperar los valores mensuales.

Botón Generar Certificado: al seleccionarlo, procede a procesar la información, generado el certificado y posteriormente visualizar el documento en una nueva pantalla.

El documento será visualizado con formato PDF para no poder ser modificado, tal como se muestra a continuación:

PORTAL DEL EMPLEADO

3-19

PORTAL DEL EMPLEADO 3-19 Certificados de Renta Permite generar certificados de renta, dependiendo de la información

Certificados de Renta

Permite generar certificados de renta, dependiendo de la información que maneja la ficha del empleado en el sistema de Recursos Humanos.

certificados de renta, dependiendo de la información que maneja la ficha del empleado en el sistema

3-20

Portal del Empleado

Dentro de esta pantalla deberá indicar:

Tipo de Certificado: seleccione el tipo de certificado a considerar en esta consulta (Renta, Honorarios u Honorarios y Participaciones). Al seleccionar Certificado de Renta, el sistema solicitará indicar el año a considerar.

Botón Visualizar Certificado: al seleccionarlo, procede a procesar la información, generado el certificado y posteriormente visualizar el documento en una nueva pantalla.

El documento será visualizado con formato PDF para no poder ser modificado, tal como se muestra a continuación:

El documento será visualizado con formato PDF para no poder ser modificado, tal como se muestra

PORTAL DEL EMPLEADO

3-21

3.10 Licencias Médicas

Permite tener acceso a revisar el detalle de todas sus licencias médicas aprobadas o rechazadas dentro de en un período.

médicas aprobadas o rechazadas dentro de en un período. Seleccionando el botón Licencias Médicas , el

Seleccionando el botón Licencias Médicas , el sistema desplegará la siguiente pantalla:

Médicas , el sistema desplegará la siguiente pantalla: Indicados todos los filtros de fechas, los estados

Indicados todos los filtros de fechas, los estados de la licencias (aprobadas o rechazadas), seleccione el botón ver el detalle de las licencias.

seleccione el botón ver el detalle de las licencias. para El documento será visualizado con formato

para

El documento será visualizado con formato PDF para no poder ser modificado, tal como se muestra a continuación:

3-22

Portal del Empleado

3 - 2 2 Portal del Empleado

PORTAL DEL EMPLEADO

3-23

3.11 Portal del Empleado Mobile

Permite acceder y conectarse al módulo del Portal del Empleado a través de su dispositivo móvil (iphone - android). A continuación, se muestra la pantalla de Login para conectarse al módulo del Portal del Empleado:

de Login para conectarse al módulo del Portal del Empleado: Indique el Usuario y Password perteneciente

Indique el Usuario y Password perteneciente a los datos asociados por el administrador de Recursos Humanos para la ficha correspondiente, esto se realizó en el menú Portal del Empleado, Seguridad Portal del Empleado, Permiso por Usuario, botón Cambio de Password.

Al entrar, se levantará la página principal del Portal del Empleado, donde podrá navegar muestra acontinuación:

por todas sus opciones, tal como se

principal del Portal del Empleado, donde podrá navegar muestra acontinuación: por todas sus opciones, tal como
principal del Portal del Empleado, donde podrá navegar muestra acontinuación: por todas sus opciones, tal como

APENDICE A

A-1

Apéndice A. Operación Básica

Este Apéndice está destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos símbolos (o botones) que aparecen en las pantallas de los sistemas Softland, el cómo operar frente a los menús de opciones que en ellos se presentan y la descripción de los parámetros que aparecen en la Línea de Estado de un sistema.

El modo de operar con los símbolos y menús en cualquiera de los sistemas Softland es similar, pero los resultados obtenidos obviamente serán acordes al sistema que está en uso, por esta razón hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas que conforman esta línea.

A.1 Botones

Los botones son símbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones. Por ejemplo: búsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, selección de parámetros, etc.

Dentro de ellos tenemos:

Caja de chequeo

parámetros, etc. Dentro de ellos tenemos: Caja de chequeo o Permite activar o desactivar opciones que

o

parámetros, etc. Dentro de ellos tenemos: Caja de chequeo o Permite activar o desactivar opciones que

Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta.

Cuando la Caja de Chequeo está desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando está activa aparece con un "" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic sobre el botón izquierdo del mismo.

Un ejemplo de este botón puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha Cliente", donde la selección de esta caja permitirá clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado, Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:

Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura: Otro ejemplo puede ser apreciado en

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y Facturación, donde un ítem podrá ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la siguiente figura:

A-2

Botón de Opciones

A-2 Botón de Opciones Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie
A-2 Botón de Opciones Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie

Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe elegir sólo una de ellas. Esta opción se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vacío, mientras que se activa cuando tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura. Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic sobre el botón izquierdo del mismo. Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarán los datos y la Equivalencia que será aplicada, tendrá que elegir la opción deseada a través de este botón. Tal como muestra la siguiente figura:

de este botón. Tal como muestra la siguiente figura: Otro ejemplo lo podemos apreciar en el

Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y Presupuestos, donde este botón se utiliza para indicar varios parámetros, como son: tipo de Plan de Cuentas, cantidad de Areas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un Rango de ellas.

de Cuentas, cantidad de Areas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global)

APENDICE A

A-3

Flechas Incremento/Decremento

APENDICE A A-3 Flechas Incremento/Decremento Permiten incrementar o disminuir cantidades, así como también modificar

Permiten incrementar o disminuir cantidades, así como también modificar fechas. Para aumentar, se hace clic con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.

Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorería, podrá indicar el número de períodos a considerar, haciendo uso de este botón.

de períodos a considerar, haciendo uso de este botón. Otro ejemplo puede ser apreciado en el

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de Clientes y Cobranzas, donde también se utilizan estas flechas para indicar el Número de períodos a considerar en el informe.

indicar el Número de períodos a considerar en el informe. Botón de Listas Desplegables o A

Botón de Listas Desplegables

a considerar en el informe. Botón de Listas Desplegables o A través de este botón se

o

a considerar en el informe. Botón de Listas Desplegables o A través de este botón se

A través de este botón se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecución, para que desde allí el usuario pueda seleccionar datos específicos.

Normalmente este botón aparece al lado derecho de una opción o campo.

Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el estado de una de ellas, podrá hacer uso de este botón, ya que al hacer clic sobre él, se desplegará la lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a través del mouse.

hacer clic sobre él, se desplegará la lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado

A-4

Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos Humanos, donde el mes a procesar podrá ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este botón.

Barras de desplazamiento

despliega al pulsar este botón. Barras de desplazamiento Permiten, a través de las flechas que aparecen
despliega al pulsar este botón. Barras de desplazamiento Permiten, a través de las flechas que aparecen

Permiten, a través de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.

Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadísticas de Ventas por Cliente" de Inventario y Facturación, donde los antecedentes por Cliente podrán ser desplegados a través de la barra de desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente figura:

de esta ventana, tal como muestra la siguiente figura: Otro ejemplo, puede ser observado en el

Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a través del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.

que puede ser visualizado a través del proceso " Ingreso de Comprobantes " de Contabilidad y

APENDICE A

A-5

Botón de Registro Seleccionado

APENDICE A A-5 Botón de Registro Seleccionado Este botón se presenta a la izquierda de un

Este botón se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista de datos.

Para seleccionar un registro, se hace click sobre él y este botón se desplaza automáticamente al registro elegido.

En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botón aparecerá sólo en el primero de ellos.

Es importante tener en cuenta que la selección de varios registros continuos se efectúa manteniendo pulsada la tecla Shift ( ), mientras se hace clic sobre el primer y último registro del rango a considerar. Para el caso de la selección de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl

(
(
registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl ( ), mientras se hace click sobre cada

), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar.

Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorería, podrá seleccionar cualquier

Auxiliar

y este botón aparecerá automáticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente

figura:

izquierda, tal como se muestra en la siguiente figura: Otro ejemplo se da en proceso de

Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos, donde podrán ser seleccionadas una o más variables, ya sean continuas o alternadas:

", de Recursos Humanos , donde podrán ser seleccionadas una o más variables, ya sean continuas

A-6

Botones de Búsqueda

Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se ingresa el Código o Descripción del registro a buscar y luego se pulsa este botón.A-6 Botones de Búsqueda Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecerá el botón de Registro Seleccionado

Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecerá el botón de Registro Seleccionado a su izquierda.

el botón de Registro Seleccionado a su izquierda. o Para abandonar la búsqueda, se utiliza el
el botón de Registro Seleccionado a su izquierda. o Para abandonar la búsqueda, se utiliza el

o

el botón de Registro Seleccionado a su izquierda. o Para abandonar la búsqueda, se utiliza el

Para abandonar la búsqueda, se utiliza el botón Salir.

Estos botones dan acceso a una ventana de búsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al proceso en cuestión, ordenados por Código de menor a mayor, tal como puede observar en la siguiente figura:

a mayor, tal como puede observar en la siguiente figura: En esta venta se presentan y
a mayor, tal como puede observar en la siguiente figura: En esta venta se presentan y

En esta venta se presentan y activan los siguientes botones:

Permite realizar una búsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente al ingresar un Código o Descripción en los campos que aparecen bajo "Búsqueda por". Opera de la misma forma que el botón BUSCAR, descrito anteriormente.

APENDICE A

A-7

Una vez elegido un registro a través del botón de Registro Seleccionado, se elige este botón para dar por seleccionada la información y regresar a la pantalla anterior. seleccionada la información y regresar a la pantalla anterior.

Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica señalar si se desea realizar ordenamiento por Código o por Descripción y luego, indicar si el si se desea realizar ordenamiento por Código o por Descripción y luego, indicar si el ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente. Finalmente seleccionar el botón Aplicar, con lo cual se efectuará el ordenamiento deseado, pudiendo realizar la Selección del Registro requerido.

pudiendo realizar la Selección del Registro requerido. Botones no implementados por el momento. Regresa a la

Botones no implementados por el momento.pudiendo realizar la Selección del Registro requerido. Regresa a la pantalla anterior. Botón Salir Permite salir

Regresa a la pantalla anterior.Registro requerido. Botones no implementados por el momento. Botón Salir Permite salir del proceso y volver

Botón Salir

por el momento. Regresa a la pantalla anterior. Botón Salir Permite salir del proceso y volver

Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, así como salir del sistema, si se elige desde la 2ª Barra de Herramientas.

del proceso y volver a pantalla anterior, así como salir del sistema, si se elige desde