Manejo de Fichas Clínicas en Hospital de Purén

Fecha de Emisin: 30/12/2012
Revisin: Primera
Protocolo de Manejo de
Ficha Clnica en Hospital Fecha de Revisin: 30/12/2012
de Purn.
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Manual de Calidad
Servicio de Salud Araucana Norte Hospital de Purn Documentos y Registros

Hospital de Purn
Cdigo: REG-1.4 Registros
1.-INTRODUCCIN:
Dotar al Hospital de Purn de una normativa que regule las condiciones de la elaboracin,
contenido, almacenamiento, administracin, mantencin, proteccin y eliminacin de las Fichas
Clinicas de las personas que reciben atencin de salud en el Establecimiento.
La Ficha Clnica es un instrumento nico obligatorio en el que se registra el conjunto de
antecedentes, considerados sensibles y reservados relacionadas con la salud de una persona y
cumple con la finalidad de mantener integrada toda la informacin necesaria del otorgamiento de
atenciones de salud del paciente.
Las Fichas Clnicas podrn llevarse en soporte de papel, electrnico u otro y sus contenidos
sern registrados por el profesional que efecta la prestacin de salud en el momento de otorgarla o
inmediatamente despus de ello.
2.- PROPOSITO:
El Hospital de Purn, reconoce que en la Ficha Clnica se incluyen datos sensibles y

reservados del paciente, donde se registran las prestaciones otorgadas, confeccin de planes y
manejos de enfermedades y de todas las acciones realizadas por el mdico y el equipo de salud del
establecimiento , relacionadas con la atencin de salud otorgada a un paciente y que le permiten
postular un diagnostico o desarrollar una estrategias de estudio y otorgar un tratamiento, por lo
anteriormente descrito el establecimiento ha asumido la responsabilidad que le cabe como institucin
prestadora de salud de estandarizar y de velar por el manejo y confidencialidad de este instrumento
reservado, evitar prdidas y mantener la integridad de su contenido.
3. OBJETIVOS:
Objetivo General:
Establecer las Normas bsicas y criterios comunes para el manejo confidencial de las Fichas
Clinicas de los pacientes atendidos en el Hospital de Purn.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Mat. M Eugenia Silva Garca. Mat. Benjamn Grossman F. Dr. Sergio Jorquera V.
Encargada de SOME Encargado Calidad Director Hospital de Purn
Hospital de Purn Hospital de Purn
Fecha: 30 Diciembre 2012 Fecha: 30 Diciembre de 2012 Fecha: 30 deDiciembre de 2012
Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Ficha Clnica Unica e
Fecha de Revisin: 30/12/2012
Individual en Hospital de
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Hospital de Purn Documentos y Registros

Servicio de Salud Araucana Norte
Hospital de Purn Cdigo: REG-1.4 Registros
Objetivos Especficos:
Establecer las normas para la creacin y manejo de las Fichas Clinicas en el SOME del
Hospital de Purn.
Establecer criterios comunes, para el manejo, almacenamiento y confidencialidad de las
Fichas Clnicas.
Uniformar los procedimientos del uso del Archivo de las Fichas Clnicas en el SOME, para
controlar la circulacin y evitar prdidas.
Controlar, evaluar, corregir, sancionar el uso del archivo de las Fichas Clinicas en el Hospital
Purn.
Garantizar su accesibilidad y disponibilidad para la atencin clnica, la docencia y la
investigacin.
Establecer los requerimientos bsicos, para la obtencin de la Ficha Clnica nica e
individual.
Conservar informacin clnica fidedigna de los usuarios del Hospital de Purn
Poner a disposicin del equipo de salud la informacin existente del usuario permitiendo un
diagnostico certero.
Conservar la ficha clnica indemne de los usuarios del Hospital de Purn, resguardando la
confidencialidad.
Sociabilizar e internalizar los diferentes procedimientos con todos los funcionarios del Hospital
de Purn.
Minimizar los errores que se cometen en la generacin, manipulacin, archivo, uso,
mantenimiento y control del archivo en el SOME del Hospital de Purn.
Ser la base para poder definir las funciones de los distintos puestos de trabajo de los
funcionarios de SOME.
4.-ALCANCE DE LA APLICACIN DE LA NORMATIVA:
La presente Normativa se aplicara a los usuarios internos identificados como tales, que se
desempean en el Hospital de Purn. los que debern ceirse estrictamente a lo establecido en ella
para poder cumplir los objetivos definidos y que le dieron origen considerndose obligatoriedad en su
cumplimiento.
De igual forma los usuarios externos (Pblicos o Privados) debern cumplir con las indicaciones y
requisitos establecidos para el correcto uso y resguardo de la Ficha Clnica del Hospital de Purn.

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5.- RESPONSABLES:
Direccin del Hospital Purn, en relacin al manejo, custodia y confidencialidad de la Ficha

Clnica.
Encargado de SOME del Hospital de Purn en relacin a la supervisin y cumplimientos de la
normativa sobre manejo de Ficha Clnica.
Equipo de salud del Hospital de Purn en relacin a registros en Ficha Clnica.
Personal de SOME y Encargado de seccin Archivos del Hospital Purn.
Comit de Calidad del Hospital de Purn, en relacin a la vigilancia de calidad de la Ficha
Clnica.
El encargado de Archivo velara por la confeccin, custodia, conservacin y distribucin de las
Fichas Clinicas.
El apego a esta Normativa ser responsabilidad de la Direccin del establecimientos o quien
esta defina por resolucin.
6.- BASE LEGAL:
Los antecedentes normativos asociados al manejo de ficha clnica son:

Manual de Procedimientos SOME, aprobado por resolucin exenta N 926 del 14de Junio de
1989, del Ministerio de Salud, en que en su letra F regula la extensin, archivo, despacho,
eliminacin y confidencialidad de la Ficha Clnica.
Ley 17.374 que crea el Instituto Nacional de Estadsticas, Arts.29 y 30 en los cuales seala los
alcances del secreto estadstico.
Cdigo Penal, Arts.246 y 247 que establecen castigo por infraccin al secreto estadstico.
Ley 19.937 de la Autoridad Sanitaria del MINSAL, publicada el 24 de Febrero del 2004 , que
modifica el D.L N 2763 DE 1979 con la finalidad de establecer una nueva concepcin de la
autoridad sanitaria, distintas modalidades de gestin y fortalecer participacin ciudadana.
Articulo 4 y siguientes de la Ley N 19.628 sobre proteccin de la vida privada o proteccin de
datos de carcter personal.
Articulo 19, N12 de la Constitucin Poltica.
Decreto Supremo N 161 del Ministerio de Salud, que fija el reglamento de Hospitales y
Clnicas.
Resolucin Exenta N 135 de fecha 8 de Marzo del 2006 del Ministerio de Salud, publicada en
el Diario Oficial de fecha 10 de Marzo del 2006, que establece Normas Tcnico
Administrativas para la aplicacin del Arancel de Rgimen de Prestaciones de Salud de la Ley
N 18.469 en la modalidad de atencin institucional.
Resolucin Exenta N 58 del 2006 del Ministerio de Salud publicada en el Diario Oficial de
fecha 10 de Febrero del 2006 que Aprueba Normas de carcter tcnico, medico y
administrativo para el Cumplimiento de de las Garantas Explicitas de Salud de la Ley
N19.966
Decreto Supremo N 41 del 24 de Julio del 2012 con toma de razn por CGR el 21 de
Noviembre, reglamento sobre fichas Clinicas.

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7.- DEFINICIONES O GLOSARIO:
Archivo activo: Estante donde se disponen las carpetas familiares y/o FC en uso,
conteniendo todas las historias clnicas de la poblacin flotante como la inscrita.
Archivo pasivo: Estante donde se disponen las fichas clnicas individuales que no son
solicitadas dentro de los ltimos 5 aos.
S.O.M.E.: Servicio de Orientacin Mdico Estadstico. Resolucin Exenta N 926 de 1989
(Minsal)
Ficha Clnica: documento reservado, confidencial, sujeto al secreto profesional, en el cual el
equipo de salud registra la historia mdica del paciente y de su proceso de atencin mdica.
Carpeta Familiar: Sobre de Cartn forrado Blanco con fuelle y broche con strikes en color
azul, verde y amarillo segn sector que contiene las fichas Clinicas de todo un grupo familiar
con el color del sector y numero de familia correspondiente.
Profesional Transversal: corresponde al Profesional que no est asignado a un sector
determinado.
Usuario: Persona Natural, que requiere atencin medico profesional en el Hospital de Purn
en cualquiera de sus dependencias y prestaciones ofrecidas.
Usuario Interno: Todos los funcionarios del Hospital de Purn, independiente de su calidad
de contrato y que por la naturaleza de sus funciones deben hacer uso de la Ficha Clnica en el
Hospital de Purn.
Usuario Externo: Todas las personas o instituciones que requieren hacer uso de la Ficha
Clnica del hospital de Purn y que no sean funcionarios de este establecimiento.
Sistema SOME: Sistema Informtico del SSAN utilizado para el ingreso y apertura de fichas
Clinicas generando una base de datos que se coordina con los otros sistemas informticos.
RUP. Registro nico de prestaciones y agenda medica, prestaciones realizadas, sistema
informtico del SSAN.
Digitadora: Funcionaria de SOME oficial administrativo encargada de digitar informacin que
ingresa a SOME con interconsultas y digitacin en SIGGES.
SIGGES; Sistema de registro de Garantas explicitas en Salud.
ADMISIONISTA: funcionario de SOME, oficial administrativo que desempea su cargo
diariamente en la unidad de SOME.
Nomenclatura utilizada en la Normativa.

Como una forma de minimizar el uso de frases extensas se opta por usar algunas nomenclaturas en
la presente normativa, las que se detallan a continuacin.

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NOMENCLATURA DESCRIPCION
MINSAL MINISTERIO DE SALUD DE CHILE
SSAN SERVICIO SALUD ARAUCANIA NORTE
FONASA FONDO NACIONAL DE SALUD
HP HOSPITAL PUREN
SOME SUBDEPARTAMENTO DE ORIENTACION MEDICA Y ESTADISTICAS
FC FICHA CLINICA
CF CARPETA FAMILIAR
REF SISTEMA INFORMATICO GESTION DEMANDA
SSOME SISTEMA INFORMATICO CREACION DE FICHAS CLINICAS SSAN
8. DESARROLLO:
LEGISLACION SOBRE USOS AUTORIZADOS Y CONFIDENCIALIDAD DE LA FICHA

CLINICA:
La FC es el documento mas importante en salud dado que constituye una herramienta de

gran valor o utilidad para el paciente el equipo de salud, los establecimientos, las actividades de
docencia, la investigacin clnica-cientfica, la realizacin de auditoras, para efectos legales , para
investigaciones o sumarios administrativos, uso estadstico, y epidemiolgico u otras situaciones que
debern ser autorizadas por escrito por el Director del establecimiento, guardando en todos los casos,
toda persona que intervenga en su elaboracin o que tenga acceso a su contenido, el secreto
profesional. En el caso de utilizar las Fichas Clinicas para fines de investigacin o Docencia la
identidad del paciente siempre deber tener el carcter de reservado. Dicha investigacin deber
ceirse a la normativa legal existente para dicha materia (Art.10 y 11 Ley 20.120). Se excepta de
esta obligacin aquella investigacin que realizan los propios servicios en el marco de la ley 17.374.
En este mismo sentido, las FC debern ser resguardadas en un lugar seguro, a fin de evitar
su perdida, violacin o uso por personas no autorizadas. Debemos mencionar que de acuerdo con la
Ley N19.628, sobre proteccin de la vida privada en Chile, se entender por datos de carcter
personal los relativos a cualquier informacin concerniente a personas naturales identificadas o
identificables y por datos sensibles aquellos datos personales que se refieren a las caractersticas
fsicas, morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad tales
como hbitos personales, el origen racial, las ideologas, las opiniones polticas, las creencias o
convicciones religiosas, los estado de salud fsicos o psquicos y la vida sexual; reconociendo por
titular de los datos, la persona natural a la que se refieren los datos de carcter personal

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CARACTERISTICAS Y REQUISITOS MINIMOS DE LA FICHA CLINICA:

La portada de la ficha clnica deber constar con un mnimo de informacin, siendo los
registros bsicos los siguientes: N DE FICHA, RUT, NOMBRE, FECHA DE NACIMIENTO, SEXO,
ESTADO CIVIL, PREVISIN, NOMBRE PADRE, NOMBRE MADRE, NOMBRE CONYUGE, FONO
DIRECCION, COMUNA, OCUPACIN, LUGAR DE TRABAJO, PERSONA DE CONTACTO,
TELEFONO DE CONTACTO. Las Carpetas Familiares, llevan el nmero de registro de la familia, y se
enumerar los integrantes de la familia con sus respectivos nmeros de FC.
Los funcionarios que realizan aperturas de FC deben tener precaucin especial, cuando se trata de
un Recin Nacido, ya que generalmente ste ya cuenta con FC creada al nacimiento con atenciones
efectuadas antes de ser registrado en Registro Civil por sus padres en estos casos la ficha clnica fue
creada con el RUT referencial de su madre, en estas situaciones el personal de SOME se contacta
telefnicamente con informtica SSAN 452002 (Red Minsal) para realizar el cambio de RUT personal.
NORMAS BASICAS DE ARCHIVO:

Caractersticas del Archivo :Debe ser nico y centralizado, debe estar cargo de un funcionario
responsable, designado por resolucin, quien deber mantener las FC ordenadas , enumeradas,
disponer de buena iluminacin, contar con suficientes anaqueles para el archivo de las Fichas o
Carpetas Familiares y expedito acceso a su ubicacin y utilizacin.
Mantencin y conservacin: Formara parte de las actividades del encargado de archivo, el reparar
el deterioro de las caratulas o el reemplazo por una nueva, manteniendo advertencias o notas que
existan en ellas; archivar en las fichas todo documento o informe que corresponda; controlar
integridad de la FC; velar por la observancia de las normas legales de la informacin y uso legal del
contenido de la FC.
Procedimientos para archivar: Clasificar las FC o CF segn su nmero identificatorio y ordenarlas
por secuencia de dgitos, del menor al mayor. Introducir la FC en el lugar que se encuentra el tarjetn
de reemplazo, retirando este simultneamente; anular registros existentes en el tarjetn de reemplazo
para dejarlo en condicin de utilizarlo nuevamente.
Procedimiento para el desarchivo: al desarchivar las FC se dejara en su lugar simultneamente, un
tarjetn de reemplazo en el que se consignara el numero de la FC, el Servicio o lugar de destino, el
profesional que la va a utilizar y la fecha en que se retiro. Se clasificaran segn profesional al que
estn destinadas, disponindolas en carpetas previamente identificadas.
DESARROLLO DEL MANEJO DE FICHA CLINICA:

A) Entrega y recepcin de Ficha Clnica
Para la atencin de profesionales con agenda:
El da antes de atencin se imprime registro de citacin y control de FC (hoja de estadstica diaria)
extrados de agenda diaria del RUP, Admisionistas sacan las fichas, las agrupa por horario y las
disponen en carpeta en el mesn de SOME, las que deben ser retiradas por TPM de curaciones

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Encargados de la preparacin de pacientes, firmando la recepcin y procediendo a su revisin. En

caso de no estar completa la agenda se registra la consulta espontnea del da y se imprime la
nmina posterior al ingreso de la agenda medica..
Cuando se requiera la Carpeta Familiar se debe solicitar por nmina en forma explcita, al
Admisionista.
Paciente Espontaneo: Recepcionar la peticin extra en SOME antes de la atencin del
paciente, registrar en planilla de control de archivo el numero de FC y entregar la FC
solicitada.
Paciente Hospitalizado: La encargada de Admisin solicitara la FC del paciente registrando
con tarjetn de reemplazo su salida y distribucin en los servicios de hospitalizacin.
Otros motivos de solicitud de Fichas Clnicas (Auditorias y estudios): Se solicitan por
nmina a Some -Archivos y dentro de las 24 horas se entregan a quien las solicite siempre
que stas no superen a las 10 fichas clnicas por vez y por profesional solicitante.
Investigacin o Sumario Administrativo: La FC deber ser solicitada por escrito por el
investigador, fiscal o actuario designado por resolucin; se entregara una fotocopia. El original
solo se prestara para revisar antecedentes especficos los que deben detallarse en la solicitud
del original.
Devolucin de fichas al Some:
Carpeta Familiar: Se devuelven por nmina, se revisa el contenido (todas las fichas
contenidas) firman nomina TPM que entrega y Admisionistas que recepcionan.
Ficha Clnica: Se devuelven por nmina, se revisan, se firma por TPM que entrega y
Admisionistas que recepcionan.
Consulta Mdica: Las FC entregadas a los boxes de consultas medicas deben ser
reintegradas al Archivo el mismo da o al siguiente da hbil que se utilizo en la consulta, por el
TPM encargado de preparar pacientes, mediante el formulario de registro de citaciones
emanado por el RUP, debidamente firmado.
Hospitalizacin: La FC deber ser devuelta el mismo da que se otorga el alta administrativa
al paciente.
Investigacin Cientfica o estudio: La FC debe ser devuelta al Archivo en 48 horas si
corresponde a pacientes activos o en 20 das mximo en los pacientes fallecidos.
Investigacin Sumaria: En el caso de Investigacin o Sumario Administrativo no se
devolver la fotocopia ya que se adjuntara como antecedente en el procedimiento.
LAS FICHAS CLINICAS SIEMPRE DEBEN SER DEVUELTAS AL ARCHIVO, UNA VEZ
ATENDIDO O EGRESADO EL PACIENTE, CONSTITUYENDO UNA PROHIBICION EL
QUE SE MANTENGAS ARCHIVADAS EN LOS SERVICIOS CLINICOS, UNIDADES U
OFICINAS DE LOS FUNCIONARIOS.

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Mantenimiento de las Ficha Clnica: El encargado de Archivos debe dar cumplimiento de

las Normas bsicas de archivo y llevar un estricto control de la de mantencin y orden de los
formularios que contiene la FC en forma cronolgica, asegurando la integridad de la cartula,
limpieza de sta y legibilidad de los datos contenidos en dicha cartula y fijacin de los
antecedentes con hilo de algodn en el costado izquierdo de la Ficha Clnica.
Condiciones de la Ficha Clnica para entregar a profesionales: Se deben agregar los
formularios de acuerdo a los diferentes programas segn quien solicita la ficha, ejemplo hojas
de evolucin clnica, impresiones de atencin en RUP ordenadamente y dispuesta en forma
cronolgica y amarrada en el costado izquierdo de la FC con hilo de algodn, esta es funcin
del TPM encargado de preparacin de pacientes y es responsabilidad de ellos la entrega a
Some de la FC ordenada.
Reparacin: Cada vez que vuelve la Ficha Clnica se debe archivar en forma ordenada
agregar y amarrar la cartula con todos los antecedentes, s es necesario aplicar cinta
adhesiva en zona de dobles expuestas a mayor roce y/o destruidas y si se requiere segn la
necesidad confeccionar y reemplazar la cartula. Es responsabilidad del funcionario
Encargado de Archivo velar por la integridad y mantencin de las FC.
B) Conservacin de la Ficha Clnica:

Fichas clnicas en uso:
En SOME, se deber contar con fichero o mueble que permita el almacenamiento de la ficha clnica
en forma ordenada, por orden correlativo de nmero de inscripcin familiar, dentro de la respectiva
Carpeta de familiar, separadas por sector, Adems debe contar con fichero o mueble para almacenar
fichas Clinicas que aun no estn consideradas en grupos familiares, estas igualmente deben ir
ordenadas por arden correlativo en nmero ascendente.
El recinto donde se encuentran ubicadas dichas carpetas de familia, con la ficha clnica en su interior,
deber contar con las condiciones mnimas de seguridad que impidan la perdida de dicho documento,
por robo, manipulacin, o accin de los elementos:
Aislado de la humedad, viento, accin de luz solar directa.
Debe permitir un aseo frecuente de superficies, de manera de evitar la acumulacin de polvo y
caros.
Control de plagas ( roedores, insectos)
Puertas que permitan el acceso restringido solo al personal de la unidad.
Espacio adecuado para la distribucin de los estantes, que permita manipular fichas con
seguridad.
Cantidad de estantes acorde al nmero y tamao de las carpetas de familia.
Revisin de carpetas familiar: para pasar Fichas clnicas a pasivo con 5 aos en los casos
que los usuarios no han consultado.

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Fichas clnicas en pasivo:

El archivo pasivo de fichas corresponde al lugar donde se trasladan las FC que estn inactivas
por un periodo superior a 5 aos e inferior a 15 aos. Para facilitar el traslado e identificacin
de las FC que deban ser clasificadas en este rubro se deber registrar en la caratula, el ultimo
ao que la paciente recibi atencin. Las Fichas Clinicas pasan a pasivo pasado 5 aos de su
ultima atencin o que el usuario no haya consultado en el establecimiento, el recinto donde se
resguardarn las fichas clnicas derivadas a pasivo, deber contar con fichero o mueble que
permita el almacenamiento de la ficha clnica en forma ordenada, por orden correlativo de
nmero ficha clnica. El recinto donde se encuentran ubicadas dichas fichas clnicas, deber
contar con las condiciones mnimas de seguridad que impidan la perdida de dicho documento,
por robo, manipulacin, o accin de los elementos:
Aislado de la humedad, viento, accin de luz solar directa.
Debe permitir un aseo frecuente de superficies, de manera de evitar la acumulacin de polvo y
caros.
Control de plagas ( roedores, insectos)
Puertas que permitan el acceso restringido solo al personal encargado de su revisin
peridica.
Espacio adecuado para la distribucin de los estantes, que permita manipular fichas con
seguridad y comodidad.
Cantidad de estantes acorde al nmero y tamao de las fichas clnicas.
Eliminacin de Fichas Clnicas: despus de 10 aos de permanencia en pasivos, es decir,
una vez transcurridos 15 aos desde la ltima atencin.
A las Fichas clnicas, ubicadas en el archivo de pasivos, se les revisar su vigencia una vez al
ao, en el mes de Enero, sacando las fichas clnicas de aquellos usuarios que no han
consultado en 10 aos. Estas se retirarn del archivo y se levantar nomina con los
siguientes datos: nombre, Rut, familia, sector, n de ficha y fecha de confeccin de nmina
para su eliminacin.
Transcurrido el plazo de conservacin de las FC, de acurdo a los dispuesto en el Art. 11 del
DS N 41 del 24 de Julio de 2012, el prestador podr eliminarlas a travs de medios propios o
ajenos necesarios y que aseguren la confidencialidad de la informacin y efectiva destruccin.
Se deber levantar un acta dejando constancia de la eliminacin, el Director del Hospital De
Purn deber autorizar la eliminacin y destruccin de las FC a travs de una resolucin.
Con estos antecedentes, se realizar el acta de eliminacin donde firmarn las personas
presentes, en el minuto de la incineracin (Director de Hospital, Jefe de Some, Encargado de
archivo y Secretaria-Direccin).
La responsabilidad del Hospital Purn respecto a la conservacin y reserva de la Ficha
Clnica, cesara una vez que dicho instrumento se encuentre totalmente eliminado ,sin perjuicio
de su obligacin de mantener reserva permanente sobre su contenido conforme a lo
establecido en el Art.7 de la Ley N 19628.

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Almacenamiento y proteccin:
Las FC, cualquiera sea su soporte, deben almacenarse en un archivo o repositorio que
garantice que los registros sean completos y aseguren el acceso oportuno, la conservacin y
confidencialidad de los datos, as como la autenticidad de su contenido y de los cambios
efectuados en ella esto es vlido para las Fichas con soporte Electrnico y para las Fichas con
soporte papel.
9.- DISTRIBUCIN:
Direccin del Hospital de Purn
Funcionarios Some, Admisin y Estadsticas
Profesionales Clnicos Hospital de Purn
Encargado de Calidad y Seguridad del Paciente del Hospital Purn
Coordinadores de cada Sector
Direccin de Servicio de Salud Araucana Norte.
Departamento de Calidad y Seguridad del Paciente, Servicio de Salud Araucana Norte.
Asesor Gestin del la Informacin y Estadsticas SSAN
10.- RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO:
Ser responsabilidad del Jefe del Some:
Difundir el protocolo
Supervisar cumplimiento del protocolo y adems proponer modificaciones que en la
prctica se precise.
Monitoreo mensual.
Revisin del protocolo, para fortalecer reas crticas o mantener lo acordado en este
protocolo en Diciembre 2013.
Entrega de copia de protocolo a Direccin, Encargado de Calidad y Seguridad del
Paciente y en Admisin-Some.
11.- REGISTROS
Planilla de horas mdicas agendadas.
Planillas de profesionales no mdicos agendadas.
Programa computacional Registros nico de Prestaciones (RUP) con agendas de
profesionales.
Listados de fichas solicitadas para auditorias y otros procedimientos legales.
Informes de evaluacin de indicadores establecidos

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12.- INDICADORES:
Definicin Porcentaje de Fichas Clnicas entregadas y recepcionadas segn

Indicador protocolo.
Proceso
Tipo de
Indicador
Registros
Dimensin
N FC que cumplen con protocolo de recepcin y entrega mes X 100
Frmula N total de Fichas Clnicas revisadas utilizadas en el mes
Primer ao disminuir en un 25% el porcentaje basal de las FC
Estndar perdidas en el Hospital de Purn
(Umbral) Segundo ao disminuir en un 50% el porcentaje basal.
Tercer ao disminuir en un 90% el porcentaje basal
Ficha Clnica: documento reservado, confidencial, sujeto al secreto

Definicin de profesional, en el cual el equipo de salud registra la historia mdica del
Trminos paciente y de su proceso de atencin mdica.
Del listado de Fichas Clnicas que salen a circulacin en un da al mes,
Criterios definido por calendario, se tomara el 10% de ellas, mediante la tcnica
de azar simple, con un mnimo de 10 y un mximo de 40.
Fortalece el Sistema de control en Admisin SOME y favorece el
Justificacin resguardo de la ficha clnica, dando garanta de seguridad.
Fuente de Fichas clnicas en circulacin el da designado para aplicacin de
Informacin pauta de cotejo, de acuerdo a calendario evaluacin a travs de la
hoja de registro diario de atencin de policlnico emanado por el RUP.
Periodicidad La periodicidad de aplicacin de la pauta de cotejo ser trimestral.
De la implementacin: Ser realizado por la encargada de la SOME.

Responsable De la evaluacin: Direccin del Hospital de Purn o quien designe.

Manual de Calidad

Definicin Porcentaje de cumplimiento de las condiciones de conservacin

Indicador establecidas en el protocolo.
Proceso
Tipo de
Indicador
Registros
Dimensin
N FC que cumplen con condiciones de conservacin X 100
Frmula N total de Fichas Clnicas revisadas
Estndar 75%
(Umbral)
Ficha Clnica: documento reservado, confidencial, sujeto al secreto
Definicin de profesional, en el cual el equipo de salud registra la historia mdica del
Trminos paciente y de su proceso de atencin mdica.
Del total de fichas clnicas conservadas en Pasivo, se tomar una
Criterios muestra representativa y aleatoria, con un 95% de confianza y con un
error del 8%.
Fortalece el Sistema de control en Admisin SOME y favorece el
Justificacin resguardo de la ficha clnica, dando garanta de seguridad.
Fuente de Archivo de pasivos
Informacin
Periodicidad La periodicidad de aplicacin de la pauta de cotejo ser trimestral.
Ser realizado por la encargada de la SOME.

Responsable

Manual de Calidad

10.. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO:
Cdigo Fecha de Fecha de Puntos a Descripcin

vigencia vigencia anterior modificar breve
30/12/2012 No aplica No aplica CREACION
PROTOCOLO

Manejo de Fichas Clínicas en Hospital de Purén

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Servicio de Salud Araucana Norte Hospital de Purn Documentos y Registros

El Hospital de Purn, reconoce que en la Ficha Clnica se incluyen datos sensibles y

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

4.-ALCANCE DE LA APLICACIN DE LA NORMATIVA:

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

Direccin del Hospital Purn, en relacin al manejo, custodia y confidencialidad de la Ficha

6.- BASE LEGAL:

Los antecedentes normativos asociados al manejo de ficha clnica son:

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

7.- DEFINICIONES O GLOSARIO:

Nomenclatura utilizada en la Normativa.

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

LEGISLACION SOBRE USOS AUTORIZADOS Y CONFIDENCIALIDAD DE LA FICHA

La FC es el documento mas importante en salud dado que constituye una herramienta de

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

CARACTERISTICAS Y REQUISITOS MINIMOS DE LA FICHA CLINICA:

NORMAS BASICAS DE ARCHIVO:

DESARROLLO DEL MANEJO DE FICHA CLINICA:

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

Encargados de la preparacin de pacientes, firmando la recepcin y procediendo a su revisin. En

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

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Mantenimiento de las Ficha Clnica: El encargado de Archivos debe dar cumplimiento de

B) Conservacin de la Ficha Clnica:

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

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Fichas clnicas en pasivo:

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

Definicin Porcentaje de Fichas Clnicas entregadas y recepcionadas segn

Ficha Clnica: documento reservado, confidencial, sujeto al secreto

Periodicidad La periodicidad de aplicacin de la pauta de cotejo ser trimestral.

De la implementacin: Ser realizado por la encargada de la SOME.

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

Hospital de Purn Documentos y Registros

Definicin Porcentaje de cumplimiento de las condiciones de conservacin

Periodicidad La periodicidad de aplicacin de la pauta de cotejo ser trimestral.

Ser realizado por la encargada de la SOME.

Protocolo de Manejo de Revisin: Primera

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10.. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO:

Cdigo Fecha de Fecha de Puntos a Descripcin

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