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CONTROL DE LAS
EXISTENCIAS

CONCEPTOS BSICOS

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CAPITULO 1

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ES UNA DE LAS ACTIVIDADES DE LOS

NEGOCIOS MAS COMPLEJAS Y DE MAYOR
ALCANCE
CONSTITUYE EL PUNTO FOCAL DE MUCHOS
INTERESES Y CONSIDERACIONES EN
CONTRAPOSICION
SU PLANIFICACION Y EJECUCION ENVUELVE LA
PARTICIPACION DE LA MAYORIA DE LOS
SECTORES (VENTAS, PRODUCCION, COMPRAS,
FINANZAS, CONTABILIDAD, LOGISTICA, ETC.)
EL RESULTADO DE SU GESTION TIENE
INCIDENCIA EN LA CALIDAD DE SERVICIO
PRESTADO A LOS CLIENTES, COSTOS,
GANANCIAS E INVERSIONES DE CAPITAL

BENEFICIOS DEL CONTROL

MEJORA DE LAS RELACIONES CON LOS CLIENTES
Equilibrio entre artculos terminados y demanda
MEJORA DE LAS RELACIONES CON LA MANO DE
OBRA
Nivelacin entre puntas y baches
REDUCCION DE COSTOS DE FABRICACION
Ausencia de faltantes
REDUCCION DE COSTOS DE MATERIALES
COMPRADOS
Eliminacin de las compras de urgencia
REDUCCION DE CAPITAL INVERTIDO
REDUCCION DE PERDIDAS DE MATERIALES
EFICIENCIA EN LA INFORMACION CONTABLE

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TECNICAS PARA EL CONTROL

DEFINIR EN FORMA CLARA LOS OBJETIVOS

DESARROLLAR POLITICAS, PLANES Y NORMAS
CLARAS PARA LOGRAR LOS OBJETIVOS
FIJAR RESPONSABILIDADES
DESARROLLAR METODOS Y PROCEDIMIENTOS QUE
PERMITAN LOGRAR ECONOMICAMENTE LOS
OBJETIVOS
PROPORCIONAR LAS FACILIDADES FISICAS
NECESARIAS
MANTENER UN CONTROL GLOBAL MEDIANTE RATIOS
ADECUADOS

DEFINICION DE LOS OBJETIVOS

(Varian en funcin al tipo de Empresa)

MANTENER INVENTARIOS EN EXISTENCFIAS AL

NIVEL MINIMO COMPATIBLE CON LAS NECESIDADES
DE PRODUCCION, VENTAS Y FINANZAS
ASEGURAR EL SUMINISTRO ADECUADO DE
MATERIALES
SEALAR LOS ARTICULOS OBSOLETOS,
DEFECTUOSOS O DE POCA VENTA
EVITAR PERDIDAS POR HURTOS, DETERIOROS,
DERROCHES, ETC.
ASEGURAR INVENTARIOS FISICOS CON LOS DATOS
CONTABLES

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APLICACIN DE NORMAS, PLANES Y

POLITICAS
CONTROLAR, CONSISTE EN COMPROBAR QUE LAS
COSAS SE HAGAN DE ACUERDO CON LOS PLANES
ADOPTADOS, CON LAS ORDENES DADAS Y CON
LOS PRINCIPIOS QUE HAN SIDO ESTABLECIDOS
EL OBJETIVO DEL CONTROL ES SEALAR
DESVIACIONES PARA RECTIFICARLOS Y EVITAR
REITERACIONES
EL PUNTO DE PARTIDA DE UN PROGRAMA DE
CONTROL ES ESTABLECER JALONES QUE
SERVIRAN DE GUIA PARA EL PERSONAL
ACTUANTE
ESTOS JALONES CONSTITUYEN UN CUERPO DE
TACTICAS, PLANES Y NORMAS

POLITICAS
TOMAR DECISIONES SOBRE:
Cual es la meta de la empresa respecto a las entregas a los
clientes?
Cual es el lugar de deposito de los productos terminados?
Estos depositos deben tener la totalidad de los productos o
unicamente partes?
Cual debe ser la fluctuacion de las existencias para
compensar las altas y bajas de la demanda y estabilizar la
produccion?
En que extensin deben continuar las compras mas alla de
las necesidades normales para prevenirse de los aumentos de
precios, escasez o descuentos por volumen?
Que base especifica hay que utilizar para determinar el
consumo probable de materiales?, o sea, los planes de
existencias deben basarse en el consumo real reciente o en
los pronsticos sobre futuros consumos?

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RESULTADO DE POLITICAS
INEFICIENTES

CONTRA ORDENES PERIODICAS

CRECIMIENTO DE LOS STOCKS
RECLAMOS DE CLIENTES
PRODUCCION DESEQUILIBRADA
LOTES NO ECONOMICOS DE PRODUCCION
PAROS DE MAQUINAS
FALTA DE ESPACIO EN LOS ALMACENES
DEPRECIACION POR OBSOLESCENCIA
PERDIDAS DE EXISTENCIA

ORGANIZACIN DEL CONTROL

(Describir las funciones a realizar)

DETERMINAR LOS ARTICULOS QUE DEBEN

CONSIDERARSE COMO EXISTENCIAS
DETERMINAR CUANDO Y QUE CANTIDAD DEBE SER
REPUESTA
EFECTUAR LA REPOSICION DE EXISTENCIA
RECEPCIONAR, ALMACENAR Y EXPEDIR LOS ARTICULOS
TAL COMO SEA NECESARIO
MANTENER INFORMES EN DONDE CONSTE CANTIDAD Y
VALOR DE LAS EXISTENCIAS
VERIFICAR CANTIDADES Y ESTADO DE LOS STOCK
IDENTIFICAR Y DISPONER LOS STOCK OBSOLETOS
SUMINISTRAR INFORMACION RESUMIDA PARA FINES DE
CONTROL

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CLASIFICACION DE LAS EXISTENCIAS

POR SU FORMA
MP Materia Prima
IPP Inventario de Productos en Proceso (WIP)
IPT Inventario de Productos Terminados
POR SU FUNCION (Protegerse con la incertidumbre)
Inventario de seguridad (paros, incremento de demanda)
Inventario de desacoplamiento (entre operaciones no
sincronizadas)
Inventario en trnsito
Inventario de ciclo (economia de escala)
Inventario estacional
POR LA NATURALEZA DE SU DEMANDA
Demanda independiente
Demanda dependiente
POR SU USO
Material productivo
Material no productivo (Auxiliares, Mantenimiento)

COMO REPONGO?

El punto de partida es la determinacin del consumo

probable, por uno de los dos mtodos siguientes:

ANALISIS DEL CONSUMO HABIDO HASTA EL

PRESENTE

PRONOSTICO DE DEMANDAS FUTURAS

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CUNTO REPONGO?

Un nivel de reposicin consta de dos elementos:

VOLUMEN PROMEDIO DE CONSUMO DURANTE EL

CICLO DE REPOSICION

CANTIDAD ADICIONAL O FACTOR DE SEGURIDAD

PARA CUBRIR AUMENTO NO PREVISIBLE DE
CONSUMO

No hay frmulas, requiere razonamiento

EQUILIBRIO ENTRE:

GASTOS DE TENER UN ARTICULO EN STOCK

GASTOS ADMINISTRATIVOS Y GASTOS
GENERALES DE COMPRAR DICHO ARTICULO
POSIBILIDADES DE DESCUENTO POR VOLUMEN
PELIGRO DE OBSOLESCENCIA, ANTICUADO,
DETERIORO
LIMITACIONES DE ESPACIOS EN ALMACEN

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COSTOS DE LOS STOCK

COSTO DEL ARTICULO (PRECIO DE COMPRA)

COSTO DE COLOCACION DEL PEDIDO

COSTO DE MANTENIMIENTO DEL ARTICULO

COSTO DE AGOTAMIENTO DE LAS EXISTENCIAS

RELACIONES ENTRE PRECIO Y

VOLUMEN DE COMPRA

RELACIONADOS AL TAMAO DE RECIPIENTE

RELACIONADOS CON EL TOTAL DE CANTIDADES

COMPRADAS

RELACIONADAS CON EL TIPO DE SUMINISTRADOR

RELACIONADAS CON EL TIPO DE TRANSPORTE

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SISTEMAS DE REPOSICION CUANDO

SE CONOCE LA DEMANDA

LOTE ECONOMICO DE COMPRA

DESCUENTO POR VOLUMEN

RESTRICCION DE CAPACIDAD

ENTREGA GRADUAL DEL PEDIDO

SISTEMAS DE REPOSICION CUANDO

LA DEMANDA ES INCIERTA

REVISION CONTINUA DEL PUNTO DE REORDEN

CON CANTIDAD FIJA

REVISION PERIODICA Y PUNTO DE REORDEN

CON CANTIDAD VARIABLE

SISTEMAS HIBRIDOS

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REPOSICION:
QUE? Produccin, Materiales, MP,
Conjuntos, PT

DONDE? Lugar, Mquina, Taller, Fabrica,

Pas

CUANDO? Fecha, Mes, Ao, Hora, Minuto

POR QUE?
Hombre, Equipo, Mano de
QUIEN? Obra, Calificacin de la
Mano de Obra

COMO?
Proceso, Calidad

Cantidad, Capacidad de
CUANTO?
Mquina y Capacidad de
Mano de Obra

REGISTROS DE LOS STOCKS

INFORMACION IDENTIFICATORIA
Nombre, especificaciones, cdigo, unidad de medida,
almacn (tipo, lugar), uso (cantidad)

INFORMACION DE CONTROL
Nivel de reposicin, cantidad de reposicin, stock mnimo,
informacin de consumo, tiempo de reposicin, precio por
unidad

INFORMACION DETALLADA SOBRE ESTADO O

MOVIMIENTO DE STOCK
Programas (fecha, cantidad), Reposiciones, Reservas,
Salidas, Balances, Pendientes de ingreso

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COMPROBACION DE LAS
EXISTENCIAS

INVENTARIOS ANUALES (UNICO)

INVENTARIOS CICLICOS (CONTINUOS)

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CAPITULO 2

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CONTEO CICLICO DE EXISTENCIAS

Tcnica de control consistente en mejorar y brinda una mayor

confiabilidad en la informacin sobre las existencias del sistema
de inventario permanente.
Consiste en practicar controles (conteos) fsicos continuos, en
lugar de conteos peridicos (o anuales) para validar la
informacin que surge de los registros contables.
Utiliza menos recursos que los conteos peridicos.

Utilidad:
Control de datos ingresados al sistema
Anlisis sistemtico de problemas de diseo e
implementacin del sistema de informacin
Correccin de errores de informacin

Condiciones:
Adecuadas medidas de seguridad
Definir responsabilidades por la custodia y registro de las
existencias
Asegurar que todas las transacciones incluidas en los
conteos permanentes se registren en el Sistema
(conciliacin de saldos)

Requerimientos:
Se deben definir:
1) Frecuencias de conteo
2) Recursos necesarios
3) Asignacin de prioridades
4) Control de cortes de la documentacin
5) Conciliacin de las diferencias
6) Determinacin de filtros para recuentos
7) Capacitacin

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Frecuencias de conteo

Se determinar segn las caractersticas de cada pieza,

asignando un peso relativo, que puede modificarse en casos de
cambios en las condiciones de operacin.

Las caractersticas ms comunes que se considerarn son:

Valores (altos valores, tienen fuerte impacto en la
rentabilidad)
Cantidad de movimiento (a mayor movimiento, mayor
posibilidad de error)
Tiempos de entrega prolongados (inconvenientes serios
en caso de faltantes imprevistos)
Usos mltiples (la falta de una pieza de este tipo origina
mayores inconvenientes)
Riesgo de hurto
Experiencia anterior

Ejemplo de un caso real:

Caracterstica a considerar
Caracterstica Efecto
Alto valor Rentabilidad
Movimientos Riesgo de error
Tiempo de entrega Operacin
Usos mltiples Operacin
Posibilidad de hurto Riesgo de prdidas
Experiencia anterior Riesgo de error

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Asignacin de valores a cada caracterstica

Caracterstica 1 2 3 4
Consumo anual >a $50.000 a $5.000 a <a
$200.000 $199.999 $49.999 $4.999
Movimiento anual > 240 50 a 239 >12 a 49 0 a 11>
Tiempo de entrega (das) > 20 5 a 19 2a4 1
Posibilidad de hurto alta Baja N/A N/A
Experiencia anterior 5% 2% a 4% 0 a 1% N/A

Valuacin de una pieza

Pieza N 000000
Consumo 1
Movimiento 2
Tiempo de entrega 1
Posibilidad de hurto 4
Experiencia anterior 4
Valuacin 12
Mnimo 5
Mximo 20

Frecuencia de conteos
Programa anual de conteos
Valuacin Cantidad de piezas
Por pieza Total
5-7 40 1% 12 480
8-9 160 4% 6 960
10-12 600 15% 1 600
13-20 3.000 80% 0 0
Totales 4.000 100% 2040
8,5 piezas/dia

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Planeamiento de los recursos

Las necesidades no se limitan a recursos humanos (operarios,

administrativos, auditorias, etctera), sino tambin a medios
materiales (tiempo de equipo de procesamiento de datos,
movimientos de stock, etctera).

Clculo del costo de un conteo peridico (de 4.000 tem):

Almacn 50 personas durante 2 das 100 jornales
Montaje 75 personas durante 2 das 150 jornales
Motores 5 personas durante 1 da 5 jornales
Mecanizado 250 personas durante 1 da 250 jornales
Repuestos 10 personas durante 1 da 10 jornales
Carga de datos 5 personas durante 3 das 15 jornales
Supervisin 5 personas durante 2 das 10 jornales
Preparacin previa Aproximadamente 30% 150 jornales
Imprevistos 5% 30 jornales
TOTAL 720 jornales
Considerando un sueldo promedio de $ 1.000 ms 70% de
cargas sociales = 85 $ / da / jornal
Costo Total = $ 61.200
Nota: el sueldo considera el valor de los operarios especializados
que se afectarn a los conteos.

Clculo del costo de un conteo cclico (modesto):

Considerando un sueldo de $ 600 ms 70% de cargas sociales,
una terminal de datos ($ 400) a amortizar en dos aos y un 10%
de movimientos de materiales de un jornal de $ 1.000 ms
cargas sociales:
Haberes: $ 12.240 anuales
Terminal de datos $ 200 anuales
Movimiento de materiales $ 2.040 anuales
Costo Total = $ 14.480
Nota: el sueldo corresponde a un auxiliar administrativo.

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Asignacin de prioridades

Adems de las piezas seleccionadas por el mtodo indicado

en Frecuencias de conteo, se pueden asignar prioridades para
efectuar conteos, fuera del programa general, en los siguientes
casos:

Piezas cuyas existencias no se consideran confiables

(dudas)
Recuentos de piezas que arrojan diferencias importantes
no justificables
Piezas con saldos negativos (reflejan un problema)
Piezas con saldo cero o muy bajo (permite verificar un
gran nmero de piezas con menor esfuerzo)
Piezas sin movimiento (la confiabilidad de la informacin,
permite tomar decisiones sobre bajas por obsolescencia)

Control de cortes

Problemas:
Movimiento de entrada o salida de una pieza que
simultneamente est siendo contada
Demora en la actualizacin de los registros

Alternativas de solucin:
Suspender todos los movimientos de las piezas
seleccionadas durante el momento del conteo
(asegurndose adems que se procesen todas las
transacciones anteriores a ese momento)
Agregar manualmente a los conteos fsicos los
movimientos no registrados (adoptar ste criterio)

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Conciliacin de las diferencias

No es suficiente ajustar los registros segn los resultados de

los conteos cclicos. Lo ms importante que brinda el conteo
cclico es el anlisis de las causas de las diferencias detectadas,
cmo se pueden corregir y una evaluacin global del
funcionamiento del programa de conteos cclicos.

La clave de la conciliacin de las diferencias es determinar

sus causas. Generalmente no es prctico analizar todas las
diferencias, sino las piezas ms representativas. De este modo la
correccin de un problema tiene efecto para el resto.

Causas comunes de errores:

Prdida de documentos fuentes

Retiros no registrados
Errores en la unidad de medida
Uso de cdigos de identificacin errneos
Devoluciones no reingresadas
Recupero de material

Necesidades:

Historia de las transacciones registradas desde el ltimo

conteo
Historia de salidas e ingresos
Historia de ajustes (obsolescencia, prdidas, roturas,
etctera)

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Ejemplo de resumen a confeccionar sobre causas de diferencias
y accin tomada:

Frecuencia
Causas Acumulado Accin
Actual
del ao
Error en la unidad de Establecer un control en el
medida 25 39 almacn de la unidad de
medida en el vale de salida
Prdidas de
documentacin 0 5
Salidas no informadas 2 9
Devoluciones no 20 50 Designar responsable por
reintegradas el material no utilizado e
implementar un formulario
para el reingreso al
almacn
Entradas no registradas 3 8
Total 50 111

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Determinacin de filtros

Fijar porcentajes de diferencias de conteo aceptables, segn:

Utilizacin o costo de los bienes

Cantidad de recuentos previstos

El porcentaje resultante de la comparacin de las existencias

segn registros con los conteos no suele ser buen mtodo. Un
mtodo aceptable es considerar el movimiento acumulado del
ao.

Ejemplo:
Existencia segn registro: 5.000 unidades
Conteo cclico 8.000 unidades
Ajuste 3.000 unidades

Inventario
Ajustes Porcentaje de ajuste
inicial
A la fecha Actual Total ms Total Aceptable
compras
-2.000 +3.000 +1.000 50.000 2% 1%

Capacitacin

La capacitacin debe incluir polticas, procedimientos,

tcnicas de conteo y conciliacin, uso de informacin, etctera.

La capacitacin no se limita al momento previo a la puesta en

marcha, sino que se debe mantener a lo largo de todo el
programa.

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TABLA DE CONTENIDO
CAPITULO 1
CONTROL DE LAS EXISTENCIAS
Beneficios del control
Tcnicas del control
Objetivos
Normas, Planes y Polticas
Polticas ineficientes
Organizacin del control
Clasificacin de las existencias
Reposicin
Costos
Registros
Comprobacin de las existencias

CAPITULO 2
CONTEO CCLICO DE LAS EXISTENCIAS
Frecuencia de conteo
Planeamiento de los recursos
Asignacin de prioridades
Control de cortes
Conciliacin de las diferencias
Determinacin de filtros
Capacitacin

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BIBLIOGRAFA

Maynard, H. B.
Manual de ingeniera de la produccin industrial
Ed. Revert, Barcelona, Espaa, 1960

Munier, Rolberto J.
Tcnicas modernas para el planeamiento y control de produccin
Ed. Astrea, Buenos Aires, Argentina, 1973

Programa de Gestin Logstica Empresarial

IPAE
Universidad Empresarial Siglo XXI, 1995

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