Auditora

Auditoria en un procedimiento sistemtico

independiente y documentado para evaluar un
Sistema de Gestin de SST, que se llevar a cabo de
acuerdo a las regulaciones del MINTRA

RM N.- 050-2013-TR (ANEXO 3) MODELOS REFERENCIALES FORMATOS DEL SG-SST

Clases de Auditora
 Auditora - Objetivos
Comprobar si el Sistema de Gestin de la Seguridad y
Salud en el Trabajo ha sido aplicado, es adecuado y
eficaz para la prevencin de los riesgos de seguridad y
salud de los trabajadores.

Verificar la eficacia de la Poltica y los objetivos de la

organizacin

Comprobar que las actividades de prevencin realizadas

luego de la evaluacin de riesgos, se adecuan a las normas
de SST vigentes

Proponer las medidas preventivas y correctivas para

eliminar o controlar los riesgos asociados al trabajo

4
RM N.- 050-2013-TR (ANEXO 3) MODELOS REFERENCIALES FORMATOS DEL SG-SST
 Auditora Art. 43 Ley 29783

Se realiza por auditores independientes. Respecto a la

seleccin del auditor y en todas las fases de la auditoria,
incluido el anlisis de los resultados de la misma, se
requiere de trabajadores y sus representantes

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 5

En qu consiste un auditoria??
 Auditoria

La auditoria se realiza por auditores independientes . En la

consulta sobre la seleccin del auditor y en todas las fases de
la auditoria, incluido el anlisis de los resultados de la misma,
se requiere la participacin de los trabajadores y sus
representantes

Art. 43 Ley 29783

 Auditoria
Las auditorias deben consistir en la revisin de la
documentacin, el planeamiento del proceso (como
herramientas tales como un programa de auditoria, un plan
de auditoria) , trabajo de campo y la emisin del informe final
correspondiente que contenga entre otros aspectos los
hallazgos (conformidades y no conformidades) y las
conclusiones
 Conformidad

Es el cumplimiento de un requisito normativo

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 9

 Qu es una No Conformidad?

Es el incumplimiento de un Requisito normativo

CONFORMIDAD
NO CONFORMIDAD MAYOR

NO
NO CONFORMIDAD MENOR

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 10

 Principales no conformidades ms comunes:

No identificacin de los requisitos legales y otros

requisitos: Debes llevar un control exhaustivo de la
identificacin y mantenimiento de los requisitos legales
que aplican a tu empresa, ya sean vinculados a los
procesos de fabricacin y/o produccin del producto o
servicio, vinculados a la calidad, al medio ambiente e
incluso a la seguridad y salud en el trabajo.
Inadecuadas acciones correctivas y preventivas: Realiza
un anlisis de todas aquellas incidencias que suceden en
tu empresa para mitigar las causas que las han generado.
Descontrol de documentos: Asegrate de que todos los
documentos del sistema de gestin son aprobados y
distribuidos a los usuarios de tu empresa, evitando el uso
de versiones obsoletas.
 No conformidades ms comunes por rea:
Control de la documentacin
Deficiente control de copias
distribuidas. Durante la auditora
aparecen copias de ediciones o
revisiones de procedimientos
obsoletos en los cajones del personal
de la organizacin.
Existencia de listados de
documentacin y registros que
contemplan la fecha de aprobacin
y estado de revisin de los
documentos sin actualizar
debidamente tras la realizacin de
cambios.
Documentacin aplicable no
disponible para los responsables
relacionados.
Accin correctiva y
Control de registros
preventiva
Asignacin de periodo de Las acciones correctivas y
conservacin errneo en el listado de preventivas no estn encaminadas a
registros. eliminar la causa real de las no
No considerar registros del sistema conformidades reales o potenciales.
los registros de origen externo No se encuentran definidas las
empleados en el sistema como responsabilidades y metodologa
albaranes y facturas de proveedores. para la apertura de las acciones
Disear formatos de registro de los correctivas y preventivas.
que se dejan campos sin No existe evidencia de la
cumplimentar. comprobacin de la eficacia de las
Deficiente control y documentacin acciones, las acciones han sido
de las rutinas de copias de cerradas sin comprobar si las no
seguridad. conformidades aparecen.
 No conformidades ms comunes por rea:
Control de la documentacin
Responsabilidades de revisin y
aprobacin de documentos no
llevadas a cabo, los nombres o las
personas responsables de la revisin y
aprobacin no coinciden con la
realidad de las tareas.
Distribucin informtica de
documentos del sistema sin proteger
los documentos contra los cambios y
sin indicar que las copias impresas
carecen de valor.
Existencia de formatos de registro y
registros no citados en la
documentacin del sistema.
Accin correctiva y
Control de registros
preventiva
Ausencia de trazabilidad No existe trazabilidad documental
documental entre registros, por con las no conformidades, auditoras
ejemplo acciones correctivas abiertas o antecedentes que originan la
a partir de no conformidades o apertura de acciones correctivas y
auditoras sin especificar en el registro preventivas.
de la accin ningn dato Se detecta que las acciones
identificativo de la no conformidad o preventivas son en realidad
la auditora. correctivas porque existen no
Ausencia de registros citados en la conformidades previas.
documentacin del sistema. No existe evidencia documentada
de las reuniones del comit de
calidad en las que se decide la
idoneidad de la apertura de las
acciones, en contra de lo
especificado en procedimiento
interno de la organizac
 Observacin
Situacin especfica que no implica desviacin ni
incumplimiento de requisitos, pero que constituye una
oportunidad de mejora

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 14

 Accin correctiva

Accin tomada para eliminar la casa de una no

conformidad detectada, u otra situacin indeseable. La
accin correctiva se toma para prevenir que algo vuelva
a producirse

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 15

 Accin preventiva

Accin tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situacin indeseable.

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 16

 Auditor
Persona con competencia para llevar a cabo una
auditoria

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 17

 Auditor Lder

Persona que lidera un equipo auditor

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 18

 Criterios de Auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencia

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 19

 Ejemplo de Criterios de
Auditoria
Criterio de Auditora: Conjunto de polticas,
procedimientos o requerimientos usados como
referencia Norma OHSAS 18001: 2007
Documentacin del Sistema Requisitos legales y de
clientes

Norma OHSAS 18001: 2007

Documentacin del Sistema
Requisitos legales y de clientes
Ejemplo de Alcance de una
Auditoria
1. Determinados requisitos del sistema OHSAS
18001 *
2. La totalidad del sistema de gestin de
seguridad y salud en el trabajo
3. Un centro de trabajo fijo
4. Un proceso *
5. Una central / obra
6. Una lnea de fabricacin *
 Equipo auditor

Uno o mas auditores que llevan a cabo una auditoria,

con apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 22

 Evidencia de la auditoria

Registros, declaraciones de hechos, o cualquier otra

informacin que son pertinentes para los criterios de
auditoria y que son verificables

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 23

 Hallazgo de auditoria

Resultados de la evaluacin de evidencia de la

auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 24

 Ejemplos de Hallazgos de auditoria

Se evidencia que el mapa de riesgos no ha sido

actualizado de acuerdo al cambio de ubicacin del
campamento minero, realizado entre Diciembre del
2014 y Enero del presente ao

Calificacin:
Artculo y/o Clusula:
 Programa de auditoria
Conjunto de una o mas auditorias planificadas para un
perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un
propsito especfico

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 26

 Programa de la auditoria

Detalles acordados para un conjunto de una o mas

auditorias planificadas para un perodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especfico

Norma ISO 19011:2011 (3.13)

 Plan de auditoria
Descripcin de las actividades y de los detalles acordados
de un auditoria

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 28

 Ejecucin de la auditoria
Iniciar proceso de auditoria con una reunin de apertura
con el auditor o equipo auditor, los responsables de las
reas que corresponda, donde

Se presenta el auditor o equipo auditor

Se confirma el alcance de auditoria
Se explica la metodologa de trabajo
Se informa y confirma el plan de
auditoria, de ser necesario se modifica

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 29

 Ejecucin de la auditoria
Se deben auditar todos los procesos del Sistema de Gestin
de acuerdo a lo especificado en el Plan de Auditoria as
como todos los elementos aplicables a cada proceso

Lic. Mnica Cornejo Bonilla 30

 Informe de Auditora

El Informe de Auditoria es entregado al empleador para la

gestin del cierre de las No Conformidades presentadas y
para evidenciar la conformidad de su SGSST.

31
Lo que el Auditor necesita saber:

ANTES DE LA AUDITORIA
 ANTES DE EMPEZAR . UNA REFLEXIN

Las relaciones entre auditor y auditado son

crticas para una auditoria exitosa.

Tener presente las barreras en la comunicacin.

MENSAJES CLAROS

Emisor
codifica

Mensaje

Receptor
decodifica
e
Respuesta interpreta
ELIMINAR BARRERAS

Barreras frente a la comunicacin

Fsicas
Intelectuales
Psicolgicas
Preparacion de la auditoria por parte de los
auditores

Anlisis de la Documentacin

Plan de Auditoria

Listas de Chequeo

Revisin del Informe Anterior

Preparacin de Formatos

Visita previa (opcional)

 Evidencia de auditoria

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra

informacin que es pertinente para los criterios de la auditoria y
que es verificable
Nota: Si los criterios de la auditoria son requisitos legales, los
trminos cumple o no cumple se utilizan a menudo en los
hallazgos de auditoria
ISO 19011:2011

ALGO QUE LE DIJO UN

DIRECTIVO DE LA ALGO QUE USTED VIO
EMPRESA

LOS PROCEDIMIENTOS,
REGISTROS, DOCUMENTOS Lo que dijo un operador describiendo
Y DATOS como entiende la aplicacin de un
procedimiento en la empresa
 Gestin SST

POLTICA

MEJORA CONTINUA
MEJORA CONTINUA
PLANIFICACIN

Identificacin de Peligros y
evaluacin de riesgos.
Requisitos legales
Objetivos
Programas de Gestin
VERIFICACIN
IMPLEMENTACIN
Seguimiento
Correccin de Errores * Estructura y Responsabilidad
Registros * Recurso Humano
Auditoria * Consulta y Comunicacin
* Documentacin
* Control Operativo
* Preparacin y respuesta ante
emergencias
Lo que el Auditor necesita saber:

DURANTE LA AUDITORIA

Cmo Auditar?
 SEGUIR LA PISTA

Recopile informacin sobre el proceso a auditar

Identifique el documento con el que inicia el proceso,
considerar sus registros asociados (inspecciones de
seguridad, parte de incidentes, etc)
Verifique el contenido del documento
Verifique como son controlados
 SEGUIR LA PISTA

Realice el seguimiento al documento investigado a que

otros documentos se encuentra vinculado
Termine su auditoria cuando se llegue al lmite del
proceso.
El principio aqu es: MANTENGA SUS OJOS ABIERTOS

SEGUIR LA PISTA LE AYUDARA A TENER UNA BUENA IDEA DE

COMO EL SISTEMA OPERA - CONSISTENCIA
 SEGUIR LA PISTA
(Algunas recomendaciones)

El nmero de documentos seleccionados es discrecin

del auditor, probablemente 4 5 ser una cantidad
prudente
La tcnica no debe ser usada aisladamente, es decir
mientras est siguiendo la pista a un proceso, no
descuide asuntos tales como: acceso a los documentos,
verificacin de SACs , etc.

SEGUIR LA PISTA LE AYUDARA A TENER UNA BUENA IDEA DE

COMO EL SISTEMA OPERA - CONSISTENCIA
 Actividades necesarias para el plan de
Auditoria (itinerario)

Establecer contacto inicial con el auditado para precisar

fecha
Determinar viabilidad de la auditoria
Designar auditor Lder del equipo
Establecer equipo auditor
Asignar tareas a los miembros del equipo
auditor
Preparar documentos de trabajo
Listas de verificacin
Formularios para registrar informacin
 PLAN DE AUDITORIA

Descripcin de las actividades y de los detalles

acordados de una auditoria" (Fechas, lugares,
duracin, procesos, responsables, objetivos,
clusulas, auditores)

Norma ISO 19011:2011 (3.15)

AUDITORIA IN SITU
 Reunion de apertura

Confirmar el plan
Resumen de las actividades
Confirmar canales de comunicacin
Resolver preguntas del Auditado
 ACERCA DE LA RELACIN auditor -
auditado
Buen da ,
Sea bienvenido
he venido a ayudar

Auditor Auditados
 BARRERAS DE LA COMUNICACIN

Creando un clima para la comunicacin:

Espacio
Tiempo
Contacto visual
Lenguaje corporal
Lenguaje gestual
 BARRERAS DE LA COMUNICACIN

TOMAR EN CUENTA:

Ponga cmodo al auditado
Elimine temores
Explique el Objetivo
Explique sobre las notas

Mantenga al auditado informado de sus decisiones

BARRERAS DE LA COMUNICACIN
C- CONTACTO VISUAL
Algunas personas consideran que el
contacto visual demuestra sinceridad y
transparencia.
Para otras sin embargo denota timidez
Para otras el contacto visual excesivo
puede ser ofensivo.
Falta de contacto visual, no
necesariamente significa ocultar
informacin.
 BARRERAS DE LA COMUNICACIN
D- LENGUAJE CORPORAL

Comunica informacin
Mensajes corporales descontrolados
pueden perturbar al auditado

BARRERAS DE LA COMUNICACIN
E. LENGUAJE GESTUAL

Tos
Entonacin
Suavidad
Gestos
 AGENDA DE LA REUNION DE APERTURA
Presentar al equipo (funciones)

Confirmacin del alcance y criterios de Confidencialidad y seguridad de la

la auditoria informacin

Confirmar PLAN de auditora Procedimientos relativos a SSO ,

proteccin y emergencias para el
Mtodo para realizar la auditoria equipo auditor
Mtodo para gestionar riesgos Mtodo informacin de los
producto de la presencia del equipo hallazgos
auditor
Condiciones que dan por terminada
Canales de comunicacin formal la auditoria

Confirmar de que el auditado ser

Informacin sobre reunin de cierre
informado del progreso de la auditoria
Como tratar los hallazgos durante la
Confirmacin de los recursos
auditoria
Informacion sobre quejas o
ISO 19011:2011 (6.4.2) apelaciones

La reunin inicial no se debe suprimir! Preguntas
 PREGUNTAS ABIERTAS

Qu?, porqu?, Dnde?, Quin?, para que?,

Cmo?, cuando?

Dirija una respuesta informativa.

No son ilimitadas, pueden cambiar conversacin de

una rumbo

Una manera de evitar diluirse es..

Mustreme!
 PREGUNTAS CERRADAS Y ABIERTAS

Preguntas cerradas respuesta: Si /No

Pregunta directa respuesta: Pocas palabras
Se intenta dirigirse a informacin muy especfica
Desventajas:
No dan mucha informacin
Si se usan muy seguido dan la sensacin de
interrogatorio

54
 PREGUNTAS INDUCTIVAS
Preguntas que enfocan al auditado a tratar un tema
especfico:

De qu manera el entendimiento de los riesgos

asociados a las actividades de trabajo en caliente
puede prevenir accidentes?

Que compromisos de su poltica SS&O estn

relacionados al objetivo de prevencin de lesiones
y enfermedades?
 PREGUNTAS ACLARATORIAS
Relizadas para clarificar informacin y evitar
Malentendidos
Permiten completar la idea
Desventajas: Si se usan muy seguido crean la
impresin de que uno no escucha
Consumen mucho tiempo

Si no est preparado para escuchar por completo,

no las haga

TIPO DE PREGUNTAS QUE DEBE EVITAR EL AUDITOR :

Uds. brindan induccin a todos los trabajadores nuevos verdad?

 EVIDENCIA DE AUDITORIA
Considerando que las evidencias de auditoria son registros,
declaraciones de hecho o cualquier otra informacin pertinente
para los criterios de auditoria y que resulten verificables, a
continuacin se detallan algunas de las evidencias para los
requisitos mas relevantes con que deben contar un sistema de
SST

57
 EVIDENCIAS OBJETIVAS
Informacin verificable

Se basan en:
Entrevistas
Observacin de actividades y condiciones
Revisin de documentos incluyendo
registros

Ej. Resultados de mediciones y ensayo

 RECOLECCION DE EVIDENCIAS
Ejemplos de evidencias:
REGISTROS DE
INSPECCIN SSO
CONTROLES
EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO
OPERATIVOS

SEGREGACION

CONDICIONES
INSEGURAS REPORTE
INCIDENTES OBSERVACIN
SSO

ESTADO DE INSPECCIN
ESTADSTICAS (DATOS)

REPORTES DE AUDITORIA
 Evidencia de la poltica de SST

Debe existir un documento firmado por la alta direccin que

contenga la poltica de SST de la organizacin

La organizacin deber aportar evidencias de cmo ha

comunicado a su personal la poltica de SST y las actividades
realizadas para hacerles comprender la importancia de su
seguimiento

La organizacin deber aportar evidencias de cmo ha

comunicado a sus proveedores la poltica de SST

60
 Evidencia de la poltica de SST

Hay que verificar que su contenido est de acuerdo con la

realidad de la organizacin y que est definido un sistema
para ponerla a disposicin pblica

La Poltica debe estar mantenida al da. Para ello se debe

hacer referencia en algn documento del sistema como
se revisa la poltica

61
 Evidencia sobre la Identificacin de peligros y
evaluacin de riesgos

Tiene que estar definida y documentada la forma de

identificar los peligros y evaluar los riesgos para la SST y
como se van a mantener actualizados

Verificar si a la hora de establecer objetivos de SST se

tienen en cuenta por parte de la organizacin, los riesgos
significativos

62
 Evidencia sobre la Identificacin de peligros y
evaluacin de riesgos

Verificar que los riesgos evaluados se corresponden por la

realidad de la organizacin y que estn todos los peligros
identificados

Tienen que estar definidos y documentados los criterios

utilizados para determinar la significancia de los riesgos de
acuerdo con los criterios de mejora continua

63
 Evidencia sobre requisitos legales y otros
requisitos

Verificar que est definida la forma de actualizar la

legislacin y que se cumplen las frecuencias definidas para
hacerlo

Verificar que la organizacin tiene identificada toda la

legislacin que le es aplicable

Verificar que est definida la forma de evaluar un

cumplimiento legal y que se cumplen las frecuencias
definidas para hacerlo

64
 Evidencia de objetivos, metas y programas

Verificar la informacin que se ha tenido en cuenta a la

hora de establecer los objetivos y metas, as como los
datos que soportan la justificacin de no establecer
objetivos sobre algn riesgo significativo si lo hubiera

Existencia de un documento donde se describa como se hace ,

quien lo hace y quien aprueba los objetivos y metas de SST

Existencia de un documento donde estn establecidos los

objetivos de SST de la organizacin, el cual debe estar sometido
a control documental

El personal tiene asignada responsabilidades en el

programa de mejora de SST, las conoce y tiene disponibles

65
 Evidencia de Recursos, funciones y
responsabilidad y autoridad

Comprobar a travs de toda la documentacin de SGSST

que estn destinados los responsables para todas las
funciones que se deriven a la gestin de SST

Comprobar la designacin del representante de la

direccin y que como mnimo tiene asignados los
cometidos de asegurar la implantacin y mantenimiento
de los requisitos de la norma y la de informar la alta
direccin del funcionamiento del sistema

66
 Evidencia de competencia, formacin y
toma de conciencia
Verificar que est establecido el mtodo y estn definidos
los responsables para la deteccin de las necesidades de
formacin.

Verificar que el Plan anual de formacin contempla todas

las necesidades de formacin detectadas

Verificar los registros de la formacin realizada

Verificar a lo largo de las entrevistas con los componentes

de la organizacin la eficacia de la formacin

67
Evidencia de comunicacin, participacin y
consulta
Verificar la existencia de un procedimiento donde est definida
la sistemtica y las responsabilidades de las comunicaciones
tanto internas como externas

Verificar la eficacia de las comunicaciones de manera horizontal

mediante todas las entrevistas mantenidas con los integrantes
de la organizacin

Verificar los registros de las comunicaciones sobre SST, internas y

externas, para comprobar que se cumple lo especificado en el
procedimiento

Verificar que se ha designado a un representante de los

trabajadores, y tambin que se les ha informado acerca de sus
acuerdos de participacin, incluido quin o quines son sus
representantes en temas de SST

68
 Evidencia sobre documentacin

Verificar la existencia de la documentacin que describe

los elementos fundamentales del SGSST y como
interaccionan

Verificar que la trazabilidad de la documentacin est

bien establecida

Verificar que los registros que proporcionan informacin

sobre las actividades y los resultados alcanzados, forman
parte de la documentacin del sistema.

69
 Evidencia sobre control operacional

Verificar que se han definido instrucciones de los criterios

operacionales para el control de al menos los riesgos
significativos

Verificar que las instrucciones aseguran el cumplimiento

con la legislacin, los objetivos y metas

Verificar en las instalaciones el cumplimiento del control

operacional

70
 Evidencia sobre el plan de respuesta ante
emergencias

Verificar los registros de accidentes y si se evala la

eficacia del plan de emergencias

Verificar que dan respuesta a todos los riesgos potenciales

identificados y que tienen como objetivo

Verificar el conocimiento del plan de las personas que

tienen definidas funciones

Verificar la disponibilidad del documento para el personal

implicado

71
 Evidencia sobre Revisin por la Direccin

Verificar que estn definidos y se respetan los perodos

establecidos en el sistema para la realizacin de la Revisin
por la Direccin

Verificar si se aplica el control de registros a la revisin por

la direccin

Verificar que el acta de la revisin por la Direccin

contiene, al menos, los puntos exigidos en la norma

Verificar que la revisin por la direccin est aprobada por

la direccin

72
 Enfoque exitoso de la auditoria
Establecer clima adecuado
Hacer que el auditado se sienta
cmodo
Usar preguntas apropiadas:
abiertas
Hacer preguntas cerradas,
inductivas y/o aclaratorias, slo
cuando sea necesario
 Enfoque exitoso de la auditoria

Utilizar adecuado lenguaje

corporal
Ser amigable y diplomtico
 RECOMENDACIONES PARA LA RECOLECCION
DE INFORMACION

OBSERVACIONES DE EQUIPOS DE MEDICIN

Para qu se usa? Monitoreo?

Necesita ser calibrado?
Fue calibrado?
Hay un registro?
Cul es la lectura?
Est dentro del rango aceptable?
 RECOMENDACIONES PARA LA RECOLECCION
DE INFORMACION

OBSERVACIONES DE EPP
Son adecuados a los riesgos
identificados?
Se conservan adecuadamente?

Programa de reposicin?

Mantenimiento/ Almacenamiento
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCION DE INFORMACION
ESCUCHAR
Importante. Dejar que la gente hable si usted siente
que le estn dando la informacin adecuada.

La gente se mantiene hablando cuando les prestan

atencin Mantenga contacto visual y de vez en
cuando realice un gesto que denote su inters por
el tema.
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

VERIFICAR
Es importante no tener prejuicios sobre las personas
Entrevistadas, pero al mismo tiempo es necesario
verificar todas las preguntas. Si alguien indica que tiene
la documentacin, Diga:

Mustreme por favor .

 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

OBSERVAR
Es importante ser un buen observador. Podr apreciar:
Inadecuada sealizacin, riesgos no considerados,
condiciones inseguras en la infraestructura, EPPs en mal
estado, falta de sealizacin, extintores vencidos,
registros y gente en accin, etiquetas de calibracin,
sealizacin faltante en las reas, etc.
Documentos importantes faltantes

Personas laves ausentes

 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

TOMAR NOTAS
El auditor debe tomar notas de la evidencia que
conducen a un hallazgo:
Lugar
Identificacin y posicin de la persona entrevistada
Identificacin del contrato y otros documentos y el
tamao de muestra examinada
Identificacin de riesgos / impactos en determinadas
reas de trabajo
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

TOMAR NOTAS

Debe obtener, como mnimo toda la informacin que

necesita para poder describir el hallazgo.
En la reunin final est preparado para defender sus
declaraciones de no conformidades
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

OBSERVACIONES DE EQUIPOS DE MEDICIN

Para qu se usa? Monitoreo?
Necesita ser calibrado?
Fue calibrado?
Hay un registro?
Cul es la lectura?
Est dentro del rango aceptable?
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

OBSERVACIONES DE EPP
Son adecuados a los riesgos identificados?
Se conservan adecuadamente?
Programa de reposicin?
Mantenimiento / Almacenamiento
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

EVITAR DISCUSIONES

No caiga en discusiones. Si la persona con que est

hablando se enoja, retrese! Quizs pueda preguntar
algo diferente y despus volver al asunto original
cuando el (la) se calme.
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

PROCESO DE ENTREVISTA

Tcticas del auditado

Manejar al auditor

Perder tiempo Respuestas

Limitadas

Muy emotivo
Situacin No usual
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

MUESTREO
SELECCIN DE LA MUESTRA:
Al azar
En base a accidentes anteriores
Por ocurrencia de incidentes de S&SO
Por resultado de inspecciones de S&SO
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

MUESTREO
SELECCIN DEL TAMAO DE MUESTRA:

Estadstica
Juicio del auditor

87
 RECOMENDACIONES PARA LA
RECOLECCIN DE INFORMACIN

ASPECTOS GENERALES Efectividad de AC/AP

En cada auditoria interna se verifica la

efectividad de las acciones correctivas
aplicadas a no conformidades de las auditorias
internas previas, esta verificacin tambin
puede realizarse antes de la siguiente auditoria
Una accin correctiva es declarada efectiva,
cuando se puede asegurar que no se repetir
la no conformidad por la misma causa
PAPEL DE GUIAS Y OBSERVADORES

Establecer los contactos y horarios para las

entrevistas
Acordar las visitas a partes especficas de
las instalaciones
Asegurarse de que se conocen y respetan
las reglas de seguridad y proteccin
Ser testigos a nombre del Auditado
Dar aclaraciones o ayudar en la
recopilacin.
 LISTAS DE VERIFICACIN - Herramienta de
auditoria

Su propsito es recordar al auditor la informacin que debe ser

obtenida y los hechos que deben ser verificados.
Puede ser una herramienta muy poderosa para un auditor si
esta bien preparada y es apropiada para el uso que se le
dar.
Usada incorrectamente puede tener efectos muy dainos.
(Cuestionario u omisin de aspectos importantes)
Pueden llegar a ser el registro de una auditoria
Ayudan a la gestin del tiempo
 RECOMENDACIONES PARA LA LISTA DE
VERIFICACIN

Deje espacio para notas

Espacios para control de tiempo y registros
Haga referencia a las clusulas de la norma
Haga referencia a los documentos de SST
Haga referencia a los registros

Una vez conocida la documentacin:

 RECOMENDACIONES PARA LA LISTA DE
VERIFICACIN

LAS LISTAS DE VERIFICACION PUEDEN

REALIZARSE POR:

Clusula de la norma
Por rea
Por proceso
 LA ENTREVISTA

Conversacin seria entre dos o ms personas, con el

propsito de recopilar evidencias dentro de la Auditoria
ESTRATEGIAS PARA UNA BUENA ENTREVISTA

Estimule la plena disposicin a responder

No demuestre sorpresa ante nada
No contraargumente o afirme
Anime al entrevistado a dar toda la
informacin, incluyendo lo desfavorable
Tenga un poco de humor
Utilice un tono adecuado
Promueva confianza y respeto
Disminuya la tensin y la ansiedad
Cmo crear una atmsfera
adecuada?
Cuide su presentacin personal: ni tan
formal que lo distancie de su entrevistado,
ni tan informal que le quite credibilidad
Salude cortsmente
Agradezca el tiempo que le dedica al
entrevistado
Inicie una charla para romper el hielo:
uno o dos minutos (estado del tiempo,
aficiones, comentarios sobre la oficina).
Inicie con preguntas abiertas
HALLAZGO DE AUDITORIA
Resultado e la evaluacin de la evidencia
de la auditoria recopilada frente a los
criterios de la auditoria.
El hallazgo puede clasificarse en:
- No conformidad
- Observacin
- Oportunidad de Mejora
Nota 1: Los hallazgos de la auditoria pueden
indicar conformidad o no conformidad
Nota 2: Los hallazgos de la auditoria pueden
conducir a la identificacin de
oportunidades de mejora o el registro de
buenas practicas

96
 REUNION DE AUDITORES
en privado

OBJETIVO:
OBJETIVO: Acordar
Acordar
laslas
conclusiones
conclusiones
dedela Auditoria
la Auditoria
enen
trminos
trminos
dedeCONFORMIDAD
CONFORMIDAD y EFICACIA
y EFICACIA

Puntos fuertes

Puntos por Mejorar

Observaciones
No Conformidades
FINALMENTE..

Actitud y enfoque del auditor

Mantngase tranquilo, corts y receptivo

No juzgue ni saque conclusiones
precipitadas
Reduzca el mnimo de interrupciones Evite
desperdiciar el tiempo Agradecer por la
atencin prestada
 Anlisis de hallazgos y conclusiones

INICIA ANTES DE LA REUNIN DE CIERRE

Se puede avanzar al final de cada da

Se concluye antes de la reunin de cierre
Dirigida por el auditor Lder
El auditor Lder es quien finalmente
determina la calificacin de los hallazgos.
 Anlisis de hallazgos y conclusiones

ANTES DE REDACTAR EL INFORME DE AUDITORIA:

Permitir que los auditados presenten sus descargos
sustentados con evidencias
El equipo auditor debe revisar sus apuntes buscando las
evidencias que sustenten su decisin a fin de comprobar si
existen errores al respecto.
CORROBORAR los hallazgos mediante la utilizacin de distintas
fuentes. No conformidades, Observaciones, oportunidades de
mejora
 Anlisis de hallazgos y conclusiones

NO CONFORMIDAD
Incumplimiento de un requisito

OBSERVACIN
Cuando la evidencia no es clara y/o
precisa.
La evidencia es muy escasa.
La falta o incumplimiento ha sido
ocasional.
Pueda darse una potencial no
conformidad.
La duda beneficia al auditado
OPORTUNIDAD DE MEJORA !
Relacionado con el aumento de la capacidad del proceso
 Anlisis de hallazgos y conclusiones

NO CONFORMIDAD NC

Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 2

condiciones mnimas:
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De la Norma OHSAS 18001, norma nacional y
otros estndares aplicables
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios
 ANLISIS DE HALLAZGOS Y CONCLUSIONES
FORMA DE REDACTAR NO CONFORMIDADES

En forma clara y concisa

Utilizando el lenguaje de la organizacin
Utilice los prefijos no se evidenci, se evidenci, se
pudo evidenciar, para describir el problema
Haga referencia al requisito de la Norma
Puntualice el nombre, cdigo, versin, punto y pgina

En lo posible documente los hallazgos con un

ejemplo y mencionando las evidencias
 ANLISIS DE HALLAZGOS Y CONCLUSIONES

CLASIFICACIN DE NO CONFORMIDADES
No Conformidad Mayor:
Ausencia total de un requisito de la Norma OHSAS
18001, norma nacional, el incumplimiento de un
requisito legal, o falla, sistemtica en el cumplimiento
de un requisito dentro del Sistema.

No Conformidad Menor:
Falla puntual en el Sistema, contra algn requisito
establecido por la organizacin, los requisitos legales
la Norma OHSAS 18001.
ANLISIS DE HALLAZGOS Y CONCLUSIONES
TECNICA PARA REDACTAR NO
CONFORMIDADES

H ECHO
M AGNITUD
E VIDENCIA
I NCUMPLIMIENTO
REQUISITOS PARA DECLARAR UNA NO
CONFORMIDAD

Que tenga una EVIDENCIA

sustentable y verificable

Que haya un requisito

incumplido

Que su SOLUCION
represente un BENEFICIO
para el Auditado
 Redaccion de no conformidades

Lo que debera haber sucedido. Lo que sucedi.

Ejemplo:
Segn la Ley 29783 Art x,...No se han determinado
los peligros de las actividades.
 Conclusiones

Grado de conformidad con los criterios

Eficacia
Capacidad del proceso de Revisin por la
Direccin
Recomendaciones
 Reunin de cierre

LA REUNIN.- Debe ser dirigida por el auditor Lder, quien

debe tener el control de la reunin.
En caso de auditorias de tercera parte. Se realizan al final
de la auditoria. Tambin se puede realizar como resultado
de una No Conformidad mayor
Es recomendable acordar las fechas para la verificacin
de las acciones correctivas (seguimiento) y para
determinar cualquier otra accin. (Auditorias de primera
parte - Internas)
En auditorias internas la reunin de cierre es menos formal
y puede consistir solo en comunicar los hallazgos de la
auditorias y las conclusiones de la misma.
 Reunin de cierre

Presentacin de los resultados para

RECONOCIMIENTO Y COMPRENSION de parte
de los Auditados.
Participan el Auditado, Cliente y otros.
Dificultades encontradas
 Reunin de cierre

Resolver las situaciones divergentes y si no hay

acuerdo, se deben registrar ambas posiciones en el
informe.
Recomendaciones para la mejora (no obligatorias).
Lo que el Auditor necesita saber:

DESPUS DE LA AUDITORIA
 Conclusiones de la auditoria

Grado de conformidad y reconocimiento de las

fortalezas del sistema, incluyendo la eficacia para el
logro de objetivos.

Implementacin de mejoras eficaces para el SS&SO

Capacidad del proceso de revisin por la direccin
para asegurar la continua idoneidad adecuacin,
eficacia y mejora del SS&SO
 Conclusiones de la auditoria

El logro de los objetivos de la auditoria, cobertura del

alcance, cumplimiento de los criterios

La causa raz de los hallazgos si se incluyen en el

plan de auditoria

Hallazgos similares encontrados en distintas reas

que se auditaron con el propsito de identificar
tendencias.
 Informe de la auditora

Objetivo y alcance de la auditoria

rea auditada
Cliente de la auditoria
Equipo de Auditora y participantes Del auditado
Fechas y ubicaciones en donde se audit
Criterios de la auditoria
Hallazgos de la auditoria y las evidencias
relacionadas.

Conclusiones de la auditoria

Una declaracin del grado en que se han cumplido

los criterios de la auditoria
 INFORME DE AUDITORIA

Incluir o hacer referencia a:

Plan de Auditoria
Lista de Representantes del Auditado
Resumen del proceso de Auditoria,
incluyendo cualquier dificultad
Confirmacin de cumplimiento de los
objetivos dentro del alcance y segn el Plan
Las reas (o procesos) no cubiertos.
Recomendaciones
Planes de accin de seguimiento acordados
Declaracin sobre la confidencialidad
Lista de distribucin del informe
 REPORTE DE LA AUDITORA

LO QUE NO DEBE INCLUIR EL REPORTE

Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica a individuos.
Declaraciones ambiguas.
Detalles triviales.
Observaciones, hallazgos, no conformidades que no fueron
discutidos en la reunin de cierre (cuando la presentacin
es posterior) / o que no fueron comunicadas al
Representante de la Direccin.
APROBACION Y DISTRIBUCION DEL
INFORME

Debe emitirse en el tiempo acordado

Debe tener fecha, revisin y aprobacin.
Entregarse a los receptores indicados por el cliente
El informe es propiedad del cliente.
Finalizacion de la auditoria

Finaliza al cumplirse el plan y distribuir

el informe
Destruir o conservar los documentos,
segn lo que se acuerde y segn
requisitos legales (si aplica)
Actividades de seguimiento

Verificar la eficacia de las acciones

correctivas en una Auditoria posterior.
 ANALISIS DE
ACTIVIDADES DE
RESULTADOS -
SEGUIMIENTO
INDICADORES

MEDICION DE INFORMACION DE
ENTRADA PARA LA
SATISFACCION TOMA DE DECISIONES

MANTENIMIENTO DE
LA COMPETENCIA DE
LOS AUDITORES
 Seguimiento de las acciones correctivas

SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN
EVIDENCIAS DE:
Capacitacin
Nuevos procedimientos
Cambios en la infraestructura
Nuevos registros

SEGUIMIENTO A LA EFICACIA
No hay recurrencia de la NC, accidentes o incidente.
ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO
ANALISIS DE
RESULTADOS
MEDICION DE SATISFACCION

Aportes de la Auditoria

Preparacin de la Auditoria

Enfoque de las preguntas

Manejo de conflictos (si hubo)

Claridad del Informe

 INFORMACION DE ENTRADA
PARA LA TOMA DE DECISIONES
Mantenimiento de la competencia
De los auditores

Talleres para Unificar Criterios

Cursos de actualizacion

Anlisis de casos particulares

 EVALUACIN DE LOS AUDITORES

Los criterios de evaluacin de los auditores deberan ser

cualitativos (tales como haber demostrado el comportamiento
personal, los conocimientos o el desempeo de las
habilidades, en la formacin o en el lugar de trabajo) y
cuantitativos (tales como los aos de experiencia laboral y de
educacin, el numero de auditorias realizadas, las horas de
formacin en auditoria).

La evaluacin debera llevarse a cabo usando dos o mas de

los mtodos seleccionados entre los indicados en la tabla 2.
Rol de los auditores internos en
Auditorias externas
 Actividades del auditor interno en
Auditoria externa

ANTES DE LA AUDITORIA

Realizar una revisin general del sistema

No se levantan No conformidades
Se establecen acciones inmediatas

Verificar los procedimientos del rea vs la lista maestra

Verificar los registros revisando el correcto llenado de los
mismos
Probar los sistemas de informacin que pueden servir
como evidencias en el momento de la auditoria
Revisar la aplicacin de los procedimientos generales

2
 Actividades del auditor interno en
Auditoria externa

DURANTE EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Acompae siempre al auditor
Verifique el cumplimiento de las normas de respaldo de
la informacin
Dirija ud el ritmo de la auditoria en coordinacin con el
auditado
Vuelva a hacer la pregunta en el lenguaje comn de la
organizacin
Ayude al auditado a entregar los documentos
requeridos
Al final de la auditoria consulte al auditor sobre sus
hallazgos (Observacin? Podra ser no conformidad?)

1
 Actividades del auditor interno en
Auditoria externa

FINAL DE LA AUDITORIA

Al final de la auditoria consulte al auditor sobre sus

hallazgos (Observacin? Podra ser no
conformidad?)