Apuntes - Gestion de Las Adquisiciones Del Proyecto

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos necesarios para comprar o
adquirir productos, servicios o resultados que es preciso obtener fuera del equipo del proyecto.
La organizacin puede ser la compradora o vendedora de los productos, servicios o resultados
de un proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de
control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes de compra
emitidos por miembros autorizados del equipo del proyecto.
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye el control de cualquier contrato
emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo entregables del
proyecto a la organizacin ejecutora (el vendedor), as como la administracin de las
obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud del contrato.
El Grfico 12-1 presenta una descripcin general de los procesos de Gestin de las Adquisiciones
del Proyecto, que incluyen:
Planificar la Gestin de las Adquisiciones: El proceso de documentar las decisiones de

adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales.
Efectuar las Adquisiciones: El proceso de obtener respuestas de los proveedores,

seleccionarlos y adjudicarles un contrato.
Controlar las Adquisiciones: El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,

monitorear la ejecucin de los contratos y efectuar cambios y correcciones segn
corresponda.
Cerrar las Adquisiciones: El proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 152

12 - GESTIN DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO
Descripcin General de la Gestin

de las Adquisiciones del Proyecto
12.1 Planificar la Gestin 12.2 Efectuar 12.3 Controlar

de las Adquisiciones las Adquisiciones las Adquisiciones
.1 Entradas .1 Entradas
.1 Entradas
.1 Plan de gestin de las .1 Plan para la direccin
.1 Plan para la direccin
adquisiciones del proyecto
del proyecto
.2 Documentos de las .2 Documentos de las adquisiciones
.2 Documentacin de requisitos adquisiciones .3 Acuerdos
.3 Registro de riesgos .3 Criterios de seleccin .4 Solicitudes de cambio aprobadas
.4 Recursos requeridos para de proveedores .5 Informes de desempeo
las actividades .4 Propuestas de los vendedores del trabajo
.5 Cronograma del proyecto .5 Documentos del proyecto .6 Datos de desempeo del trabajo
.6 Estimacin de costos de .6 Decisiones de hacer o comprar
las actividades .7 Enunciados del trabajo
.2 Herramientas y Tcnicas
.7 Registro de interesados relativo a adquisiciones
.8 Activos de los procesos .1 Sistema de control de cambios
.8 Factores ambientales
de la organizacin del contrato
de la empresa
.2 Revisiones del desempeo
.9 Activos de los procesos .2 Herramientas y Tcnicas de las adquisiciones
de la organizacin .1 Conferencia de oferentes .3 Inspecciones y auditoras
.2 Tcnicas de evaluacin .4 Informar el desempeo
.2 Herramientas y Tcnicas de propuestas .5 Sistemas de pago
.1 Anlisis de hacer o comprar .3 Estimaciones independientes .6 Administracin de reclamaciones
.2 Juicio de expertos .4 Juicio de expertos .7 Sistema de gestin de registros
.3 Investigacin de mercado .5 Publicidad
.4 Reuniones .6 Tcnicas analticas
.7 Negociacin de adquisiciones .3 Salidas
.1 Informacin de desempeo
.3 Salidas
.3 Salidas del trabajo
.1 Plan de gestin de las .1 Vendedores seleccionados .2 Solicitudes de cambio
adquisiciones .2 Acuerdos .3 Actualizaciones al plan para
.2 Enunciados del trabajo .3 Calendarios de recursos la direccin del proyecto
relativo a adquisiciones .4 Solicitudes de cambio .4 Actualizaciones a los
.3 Documentos de las adquisiciones .5 Actualizaciones al plan para documentos del proyecto
.4 Criterios de seleccin la direccin del proyecto .5 Actualizaciones a los activos
de proveedores .6 Actualizaciones a los
de los procesos de la
.5 Decisiones de hacer o comprar documentos del proyecto
organizacin
.6 Solicitudes de cambio
.7 Actualizaciones a los
documentos del proyecto 12.4 Cerrar
las Adquisiciones
.1 Entradas
.1 Plan para la direccin
del proyecto
.2 Documentos de las adquisiciones
.2 Herramientas y Tcnicas
.1 Auditoras de la adquisicin
.2 Negociacin de adquisiciones
.3 Sistema de gestin de registros
.3 Salidas
.1 Adquisiciones cerradas
.2 Actualizaciones a los activos de
los procesos de la organizacin
Grfico 12-1. Descripcin General de la Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
356 2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin
Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto involucran acuerdos, incluidos los
contratos, que son documentos legales que se establecen entre un comprador y un vendedor.
Un contrato representa un acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se
obliga a proporcionar algn valor (p.ej., productos, servicios o resultados especificados) y el
comprador se obliga a proporcionar dinero o cualquier otra compensacin de valor. Un acuerdo
puede ser simple o complejo, y puede reflejar la simplicidad o complejidad de los entregables o
del esfuerzo requerido.
Un contrato de adquisicin incluye trminos y condiciones y puede incorporar otros aspectos

especificados por el comprador respecto a lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. Es
responsabilidad del equipo de direccin del proyecto garantizar que todas las adquisiciones
satisfagan las necesidades especficas del proyecto y que a la vez se respeten las polticas de la
organizacin en materia de adquisiciones. Segn el rea de aplicacin, los contratos tambin
pueden denominarse acuerdos, convenios, subcontratos u rdenes de compra. La mayora de
las organizaciones cuentan con polticas y procedimientos documentados que definen
especficamente las reglas de adquisicin, as como quin est autorizado a firmar y administrar
dichos acuerdos en nombre de la organizacin.
Si bien todos los documentos del proyecto pueden estar sujetos a algn tipo de revisin y
aprobacin, el carcter jurdicamente vinculante de un contrato o acuerdo por lo general significa
que estar sujeto a un proceso de aprobacin ms exhaustivo. En todos los casos, el objetivo
fundamental del proceso de revisin y aprobacin es asegurar que el lenguaje del contrato
describa los productos, servicios o resultados que satisfarn la necesidad identificada del
proyecto.
En las fases iniciales, el equipo de direccin del proyecto puede buscar el respaldo de
especialistas en contratacin, adquisiciones, derecho y disciplinas tcnicas. Dicha participacin
puede ser impuesta por la poltica de una organizacin.
Las diferentes actividades involucradas en los procesos de Gestin de las Adquisiciones del
Proyecto conforman el ciclo de vida de un acuerdo. Mediante la gestin activa del ciclo de vida
del acuerdo y la redaccin cuidadosa de los trminos y condiciones de una adquisicin, algunos
de los riesgos identificables del proyecto se pueden compartir o transferir a un vendedor.
Establecer un acuerdo sobre productos o servicios es un mtodo para asignar la responsabilidad
de gestionar o compartir riesgos potenciales.

Un proyecto complejo puede implicar la gestin simultnea o secuencial de mltiples contratos o
subcontratos. En tales casos, el ciclo de vida de cada contrato puede finalizar durante cualquier
fase del ciclo de vida del proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto se aborda
desde la perspectiva de la relacin entre el comprador y el vendedor. La relacin comprador-
vendedor puede existir a muchos niveles en cualquier proyecto, y entre organizaciones internas y
externas a la organizacin compradora.
Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede identificarse como contratista,

subcontratista, proveedor, proveedor de servicios o distribuidor. Dependiendo de la posicin del
comprador en el ciclo de adquisicin del proyecto, ste puede denominarse cliente, contratista
principal, contratista, organizacin compradora, solicitante de servicios o simplemente
comprador. Durante el ciclo de vida del contrato, el vendedor puede ser considerado en primer
lugar como licitador, luego como la fuente seleccionada y finalmente como el proveedor o
vendedor contratado.
Por lo general, el vendedor dirigir el trabajo como un proyecto siempre que la adquisicin no se
limite a materiales listos para la venta, a bienes o a productos comunes. En dichos casos:
El comprador se transforma en el cliente y, por lo tanto, en un interesado clave del proyecto para
el vendedor.
El equipo de direccin del proyecto del vendedor debe ocuparse de todos los procesos de la
direccin de proyectos y no exclusivamente de los de esta rea de Conocimiento.
Los trminos y condiciones del contrato se transforman en entradas clave de muchos de los
procesos de direccin del vendedor. El contrato puede efectivamente contener las entradas (p.ej.
principales entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del
proyecto (p.ej., en proyectos de diseo, se requiere a menudo que el comprador apruebe las
decisiones relacionadas con los recursos humanos).
En esta seccin se supone que el comprador de un elemento para el proyecto est asignado al
equipo del proyecto, mientras que el vendedor es externo al equipo del proyecto desde el
punto de vista de la organizacin. Tambin se supone que entre el comprador y el vendedor se
desarrollar y existir una relacin contractual formal. Sin embargo, la mayor parte del contenido
de esta seccin se puede aplicar tambin a trabajo no contractual desarrollado con otras
unidades de la organizacin del equipo del proyecto.

entregables, hitos clave, objetivos de costos) o limitar las opciones del equipo del proyecto (p.ej., en
proyectos de diseo, se requiere a menudo que el comprador apruebe las decisiones relacionadas
con los recursos humanos).
En esta seccin se supone que el comprador de un elemento para el proyecto est asignado al equipo del
proyecto, mientras que el vendedor es externo al equipo del proyecto desde el punto de vista de la organizacin.
Planificar la Gestin
Tambin se supone que entrede las Adquisiciones
el comprador y el vendedor se desarrollar y existir una relacin contractual
formal. Sin embargo, la mayor parte del contenido de esta seccin se puede aplicar tambin a trabajo no
contractual desarrollado con otras unidades de la organizacin del equipo del proyecto.
Planificar la Gestin de las Adquisiciones es el proceso de documentar las decisiones de
adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales. El
12.1 Planificar la Gestin de las Adquisiciones
beneficio clave de este proceso es que determina si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera
Planificar
el caso, qulaadquirir,
Gestin de
delas
quAdquisiciones
manera, en esqu
el proceso de documentar
cantidad y cundo las decisiones
hacerlo. de adquisiciones
El Grfico del
12-2 muestra
proyecto, especificar el enfoque e identificar a los proveedores potenciales. El beneficio clave de este proceso
las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso. El Grfico 12-3 representa el
es que determina si es preciso obtener apoyo externo y, si fuera el caso, qu adquirir, de qu manera, en qu
cantidad y de
diagrama cundo
flujohacerlo.
de datosEl Grfico 12-2 muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este
del proceso.
proceso. El Grfico 12-3 representa el diagrama de flujo de datos del proceso.
Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

.1 Plan para la direccin .1 Anlisis de hacer o comprar .1 Plan de gestin de las
del proyecto .2 Juicio de expertos adquisiciones
.2 Documentacin .3 Investigacin de mercado .2 Enunciados del trabajo
de requisitos .4 Reuniones relativo a adquisiciones
.3 Registro de riesgos .3 Documentos de las
.4 Recursos requeridos para adquisiciones
las actividades .4 Criterios de seleccin
.5 Cronograma del proyecto
de proveedores
.6 Estimacin de costos de
las actividades .5 Decisiones de hacer
.7 Registro de interesados o comprar
.8 Factores ambientales .6 Solicitudes de cambio
de la empresa .7 Actualizaciones a los
.9 Activos de los procesos documentos del proyecto
de la organizacin
Grfico 12-2. Planificar la Gestin de las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas
El proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones identifica aquellas necesidades del proyecto
que se pueden satisfacer mejor o que deben satisfacerse mediante la adquisicin de productos,
servicios o resultados fuera de la organizacin del proyecto, frente a las necesidades del
358 2013 Projectque
proyecto Management
pueden Institute.
ser Gua de los Fundamentos
resueltas por el para la Direccin
propio equipode Proyectos (Gua del PMBOK
del proyecto.

) Quinta
Cuando eledicin
proyecto
obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el desempeo del proyecto fuera de la
organizacin ejecutora, los procesos desde Planificar la Gestin de las Adquisiciones hasta Cerrar
las Adquisiciones se ejecutan para cada uno de los elementos que se va a adquirir.

4.2 Gestin de las Adquisiciones del Proyecto
Desarrollar el Plan
para la Direccin
Plan para la direccin del proyecto
del Proyecto
5.2
Documentacin de requisitos
Recopilar
Requisitos
Documentos
del Proyecto
11.2 Registro de riesgos
Identificar
Recursos requeridos Actualizaciones
los Riesgos a los documentos
para las actividades
12.1 del proyecto
6.4 Planificar la 4.5
Estimar los Gestin de las Realizar el Control
Recursos de Adquisiciones Solicitudes
Integrado
las Actividades de cambio de Cambios
6.6 Decisiones de hacer Documentos de las

o comprar Adquisiciones 13.1
Desarrollar Identificar
el Cronograma Plan de gestin de las
a los Interesados
adquisiciones
Cronograma del proyecto Enunciados del trabajo 12.3
relativo a adquisiciones Controlar las
7.2
Estimar
los Costos
Criterios de seleccin
de proveedores
Adquisiciones 11.2
Identificar
los Riesgos
12
Estimacin de costos
12.2 12.4
de las actividades Efectuar las Cerrar las
Adquisiciones Adquisiciones
13.1
Identificar a
los Interesados
Activos de los procesos
Registro de interesados
de la organizacin
Factores ambientales
de la empresa
Empresa/
Organizacin
Grfico 12-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestin de las Adquisiciones
El proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones identifica aquellas necesidades del proyecto que se
pueden satisfacer mejor o que deben satisfacerse mediante la adquisicin de productos, servicios o resultados
fuera
El de la organizacin
proceso Planificar ladelGestin
proyecto,
defrente a las necesidades
las Adquisiciones del proyecto
tambin incluyequelapueden ser resueltas
evaluacin por el
de posibles
propio equipo del proyecto. Cuando el proyecto obtiene productos, servicios y resultados necesarios para el
vendedores, especialmente si el comprador desea ejercer algn grado de influencia o control
desempeo del proyecto fuera de la organizacin ejecutora, los procesos desde Planificar la Gestin de las
sobre las decisiones
Adquisiciones de compra.
hasta Cerrar Tambin
las Adquisiciones se se deber
ejecutan prever
para quin
cada uno de ser el responsable
los elementos deaobtener
que se va adquirir.
o ser titular de permisos y licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la
legislacin, alguna regulacin o poltica de la organizacin para ejecutar el proyecto.
Los requisitos del cronograma del proyecto pueden influir considerablemente en la estrategia
durante el proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones. Las decisiones tomadas durante el
desarrollo del plan de gestin de las adquisiciones tambin pueden influir en el cronograma del
proyecto y estn integradas con los procesos Desarrollar el Cronograma, Estimar los Recursos de
las Actividades y con los anlisis de hacer o comprar.
2013 Project Management Institute. Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) Quinta edicin 359
El proceso Planificar la Gestin de las Adquisiciones incluye la evaluacin de los riesgos derivados
de cada anlisis de hacer o comprar. Tambin incluye la revisin del tipo de contrato que se
prev utilizar para evitar o mitigar los riesgos, que en ocasiones consiste en transferir el riesgo al
vendedor.
Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos

y adjudicarles un contrato. El beneficio clave de este proceso es que permite alinear las
12.2 Efectuar las Adquisiciones
expectativas de los interesados internos y externos a travs de acuerdos establecidos. El Grfico
Efectuar
12-4 las las
muestra Adquisiciones
entradas, es el proceso de
herramientas obtener respuestas
y tcnicas, y salidas de
de los vendedores,
este proceso. seleccionarlos
El Grfico 12-5y
adjudicarles
representa un contrato. Elde
el diagrama beneficio
flujo declave dedel
datos esteproceso.
proceso es que permite alinear las expectativas de los
interesados internos y externos a travs de acuerdos establecidos. El Grfico 12-4 muestra las entradas,
herramientas y tcnicas, y salidas de este proceso. El Grfico 12-5 representa el diagrama de flujo de datos
del proceso.

.1 Plan de gestin de las .1 Conferencia de oferentes .1 Vendedores seleccionados
adquisiciones .2 Tcnicas de evaluacin .2 Acuerdos
.2 Documentos de las de propuestas .3 Calendarios de recursos
adquisiciones .3 Estimaciones .4 Solicitudes de cambio
.3 Criterios de seleccin independientes .5 Actualizaciones al plan
de proveedores .4 Juicio de expertos para la direccin del
.4 Propuestas de los .5 Publicidad proyecto
vendedores
.6 Tcnicas analticas .6 Actualizaciones a los
.5 Documentos del proyecto
.6 Decisiones de hacer .7 Negociacin de documentos del proyecto
o comprar adquisiciones
.7 Enunciados del trabajo
relativo a adquisiciones
.8 Activos de los procesos
de la organizacin
12
Grfico 12-4. Efectuar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

12.1
Planificar la Documentos
Gestin de las del Proyecto
Actualizaciones
Adquisiciones a los documentos
del proyecto
Plan de gestin de las adquisiciones
Documentos Documentos de las adquisiciones 4.2
del Proyecto Criterios de seleccin de proveedores Desarrollar el Plan
Decisiones de hacer o comprar para la Direccin
Enunciados del trabajo relativo del Proyecto
a adquisiciones Actualizaciones
al plan para la
Documentos del proyecto direccin del
proyecto 6.4
Empresa/ 12.2 Estimar los
Organizacin Activos de los procesos
Efectuar las Recursos de
Calendarios
de la organizacin Adquisiciones de Recursos las Actividades
Propuestas de los Solicitudes

vendedores de cambio 6.5
Estimar la
Vendedores Acuerdos Duracin de
las Actividades
12.3 6.6
Controlar las Desarrollar
Vendedores seleccionados Adquisiciones el Cronograma
7.3
Determinar
el Presupuesto
4.1
Desarrollar el Acta 9.3
de Constitucin Desarrollar el
del Proyecto Equipo del Proyecto
4.5
Realizar el
Control Integrado
de Cambios
Grfico 12-5. Diagrama de Flujo de Datos de Efectuar las Adquisiciones
A lo largo del proceso Efectuar las Adquisiciones, el equipo recibir ofertas y propuestas, y aplicar criterios
de seleccin definidos previamente para seleccionar uno o ms vendedores que estn calificados para efectuar
Ael lo
trabajo
largoy que
delsean aceptables
proceso comolas
Efectuar tales.
Adquisiciones, el equipo recibir ofertas y propuestas, y
aplicar criterios de seleccin definidos previamente para seleccionar uno o ms vendedores
que estn calificados para efectuar el trabajo y que sean aceptables como tales.
n el caso de adquisiciones importantes, es posible reiterar el proceso general de solicitar

respuestas de vendedores y evaluar dichas respuestas. Se puede elaborar una lista restringida de

12.2.3.5 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

vendedores calificados basndose en una propuesta preliminar. Puede realizarse entonces una
Los elementos
evaluacin ms del plan parafundada
detallada, la direccin
endel
unproyecto susceptibles
documento de actualizacin
de requisitos incluyen, entre
ms especfico otros:
e integral,
Laalnea
solicitado base de costos,que integran la lista restringida. Adems, las herramientas y tcnicas
los vendedores
La lneapueden
aqu descritas base del alcance,
utilizarse solas o combinadas de cara a seleccionar vendedores. Por
La
ejemplo, selnea baseutilizar
puede del cronograma,
un sistema de ponderacin para:
El plan de gestin de las comunicaciones, y
Seleccionar un nico vendedor al que se solicitar la firma de un contrato estndar; y
El plan de gestin de las adquisiciones.
Establecer una secuencia de negociacin mediante la clasificacin de todas las propuestas
12.2.3.6
segnActualizaciones a los Documentos
puntuaciones ponderadas delaProyecto
asignadas cada una de ellas
Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

La documentacin de requisitos,
La documentacin relativa a la trazabilidad de requisitos,
Controlar las Adquisiciones
El registro de riesgos, y
El registro de interesados. 12
Controlar las Adquisiciones es el proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear
12.3 Controlar
la ejecucin lascontratos
de los Adquisiciones
y efectuar cambios y correcciones al contrato segn corresponda. El
Controlarclave
beneficio las Adquisiciones es el es
de este proceso proceso de gestionar
que garantiza quelasel relaciones
desempeo de tanto
adquisiciones, monitorear
del vendedor como la
ejecucin de los contratos
del comprador satisfacey los
efectuar cambiosdey adquisicin
requisitos correcciones al
decontrato segn corresponda.
conformidad El beneficio
con los trminos del
clave de este proceso es que garantiza que el desempeo tanto del vendedor como del comprador satisface
acuerdo legal. El Grfico 12-6 muestra las entradas, herramientas y tcnicas, y salidas de este
los requisitos de adquisicin de conformidad con los trminos del acuerdo legal. El Grfico 12-6 muestra las
proceso.herramientas
entradas, El Grfico 12-7 representa
y tcnicas, el diagrama
y salidas de flujo El
de este proceso. deGrfico
datos 12-7
del proceso.
representa el diagrama de flujo
de datos del proceso.

.1 Plan para la direccin .1 Sistema de control de .1 Informacin de
del proyecto cambios del contrato desempeo del trabajo
.2 Documentos de las .2 Revisiones del desempeo .2 Solicitudes de cambio
adquisiciones de las adquisiciones .3 Actualizaciones al plan
.3 Acuerdos .3 Inspecciones y auditoras para la direccin del
.4 Solicitudes de cambio .4 Informar el desempeo proyecto
aprobadas .5 Sistemas de pago .4 Actualizaciones a los
.5 Informes de desempeo
.6 Administracin de documentos del proyecto
del trabajo
.6 Datos de desempeo reclamaciones .5 Actualizaciones a los
del trabajo .7 Sistema de gestin de activos de los procesos
registros de la organizacin
Grfico 12-6. Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

12.1
Planificar la
Gestin de
las Adquisiciones
4.2
Desarrollar el Plan Documentos de las adquisiciones
para la Direccin Actualizaciones al
del Proyecto plan para la direccin
del proyecto 12.2
Efectuar las Documentos
4.3 Adquisiciones del Proyecto
Dirigir y Gestionar
Plan para la
el Trabajo direccin del Acuerdos
del Proyecto proyecto
Actualizaciones
Datos de desempeo a los documentos
del trabajo del proyecto
12.3 4.5
4.5 Solicitudes de cambio Controlar las Realizar el Control
Realizar el Control aprobadas Adquisiciones Integrado
Integrado Solicitudes de cambio
de Cambios
de Cambios
Informes
de desempeo
del trabajo Actualizaciones a los activos
de los procesos de la organizacin Empresa/
4.4 Organizacin
Monitorear
y Controlar el
Trabajo del Proyecto
Informacin de desempeo
del trabajo
Grfico 12-7. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Adquisiciones
Tanto el comprador como el vendedor administrarn el contrato de adquisicin con finalidades similares. Cada
uno de ellos debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas obligaciones contractuales y que
sus propios
Tanto derechos legales
el comprador comoseelencuentren
vendedorprotegidos. Debidoelacontrato
administrarn la naturaleza
de legal de la relacin
adquisicin contractual,
con finalidades
resulta fundamental que el equipo de direccin del proyecto tenga conocimiento de
similares. Cada uno de ellos debe asegurar que ambas partes cumplan con sus respectivas las implicaciones legales
de las medidas que se toman al controlar una adquisicin. En proyectos mayores, con mltiples proveedores,
obligaciones contractuales
uno de los aspectos y que
clave de la sus propios
administracin delderechos
contrato eslegales se encuentren
la gestin protegidos.
de las interfaces Debido
entre los distintos
aproveedores.
la naturaleza legal de la relacin contractual, resulta fundamental que el equipo de direccin del
proyecto
Debido tenga conocimiento
a diferencias de las organizacionales,
en las estructuras implicaciones legales de las medidas
muchas organizaciones que
tratan se toman al
la administracin
de contratos
controlar unacomo una funcin
adquisicin. Enadministrativa independiente
proyectos mayores, de la organizacin
con mltiples del proyecto.
proveedores, uno de Si los
bienaspectos
el equipo
del proyecto
clave de lapuede contar con undel
administracin administrador
contrato esde adquisiciones,
la gestin de por lo
lasgeneral, esta persona
interfaces entre losrindedistintos
cuentas
a un supervisor de un departamento diferente. Normalmente, esto sucede cuando la organizacin ejecutora es
proveedores.
tambin el vendedor del proyecto a un cliente externo.
Debido a diferencias en las estructuras organizacionales, muchas organizaciones tratan la
administracin de contratos como una funcin administrativa independiente de la organizacin
del proyecto. Si bien el equipo del proyecto puede contar con un administrador de
adquisiciones, por lo general, esta persona rinde cuentas a un supervisor de un departamento
diferente. Normalmente, esto sucede cuando la organizacin ejecutora es tambin el vendedor
del proyecto a un cliente externo.
El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la aplicacin de los procesos adecuados de la

direccin de proyectos a la relacin o las relaciones contractuales, y la integracin de las salidas
de dichos procesos con la direccin general del proyecto. A menudo esta integracin se da en
mltiples niveles cuando intervienen mltiples vendedores y mltiples productos, servicios o
resultados. Los procesos de la direccin de proyectos que se aplican incluyen, entre otros:
Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. Para autorizar el trabajo del vendedor en el
momento oportuno.
Controlar la Calidad. Para inspeccionar y verificar la conformidad del producto del vendedor.
Realizar el Control Integrado de Cambios. Para asegurar que los cambios sean aprobados
correctamente y que todas las personas que necesiten estar informadas de dichos cambios
efectivamente lo estn.
Controlar los Riesgos. Para asegurar que los riesgos sean mitigados.
Controlar las Adquisiciones tambin tiene un componente de gestin financiera que implica el
monitoreo de los pagos efectuados al vendedor. Esto asegura que se cumplan las condiciones
de pago definidas en el contrato y que la compensacin del vendedor se corresponda con su
avance, segn lo establecido en el contrato. Una de las principales consideraciones a tener en
cuenta cuando se realizan pagos a proveedores es que exista una estrecha relacin entre los
pagos efectuados y el trabajo realizado.
El proceso Controlar las Adquisiciones revisa y documenta el desempeo actual y anterior de un

vendedor de acuerdo con el contrato y establece acciones correctivas segn las necesidades.
Esta revisin del desempeo puede utilizarse para medir la competencia del vendedor para llevar
adelante trabajos similares en futuros proyectos. Tambin se llevan a cabo evaluaciones similares
cuando se necesita confirmar que un vendedor no est cumpliendo con sus obligaciones
contractuales y cuando el comprador contempla adoptar acciones correctivas. El proceso
Controlar las Adquisiciones incluye la recopilacin de los detalles necesarios para gestionar una
posible finalizacin anticipada del trabajo contratado (por causa, conveniencia o incumplimiento)
de conformidad con la clusula de rescisin del contrato. Estos detalles se utilizan en el proceso
Cerrar las Adquisiciones para concluir el acuerdo.

mantienen un registro por escrito completo y exacto de todas las comunicaciones contractuales
escritas y orales, as como de las medidas y decisiones adoptadas.
Cronogramas y solicitudes de pago. Todos los pagos deben efectuarse de conformidad con los
trminos y condiciones del contrato de adquisicin.
Documentacin
Los acuerdos pueden ser sobre la evaluacin
modificados pordel desempeo
mutuo del vendedor.
consentimiento La documentacin
en cualquier momento sobreconla
evaluacin del desempeo del vendedor es elaborada por el comprador. Dichas evaluaciones del
anterioridad al cierre del contrato, segn los trminos del acuerdo relativos al control de cambios.
desempeo documentan la capacidad del vendedor para seguir realizando el trabajo del contrato
Por reglaactual,
general estassimodificaciones
indican el vendedor puedeseser
reflejan por aescrito.
autorizado realizar trabajos en proyectos futuros o califican
el desempeo del vendedor en el trabajo del proyecto. Estos documentos pueden constituir la base
para la finalizacin anticipada del contrato del vendedor o para determinar cmo se administran las
sanciones,
Cerrar las honorarios o incentivos del contrato. Los resultados de estas evaluaciones del desempeo
Adquisiciones
tambin se pueden incluir en las correspondientes listas de vendedores calificados.
12.4
Cerrar Cerrar las Adquisiciones
las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este
proceso es que documenta los acuerdos y la documentacin relacionada para futura referencia.
Cerrar las Adquisiciones es el proceso de finalizar cada adquisicin. El beneficio clave de este proceso es
El Grfico
que documenta12-8 los
muestra las yentradas,
acuerdos herramientas
la documentacin y tcnicas,
relacionada y salidas
para futura de este
referencia. proceso.
El Grfico 12-8El muestra
Grfico
las entradas,
12-9 herramientas
representa y tcnicas,
el diagrama de flujoy de
salidas dedel
datos esteproceso.
proceso. El Grfico 12-9 representa el diagrama de
flujo de datos del proceso.

.1 Plan para la direccin .1 Auditoras de la .1 Adquisiciones cerradas
del proyecto adquisicin .2 Actualizaciones a los
.2 Documentos de las .2 Negociacin de activos de los procesos
adquisiciones adquisiciones de la organizacin
.3 Sistema de gestin
de registros
Grfico 12-8. Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas
El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como
finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar
dicha informacin para su uso en el futuro. El proceso Cerrar las Adquisiciones aborda cada uno
de los contratos aplicables al proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples,
puede suceder que el plazo de vigencia de un contrato sea aplicable nicamente a una fase
determinada del proyecto. En estos casos, el proceso Cerrar las Adquisiciones cierra las
adquisiciones aplicables a dicha fase del proyecto. Las reclamaciones no resueltas pueden estar
sujetas a litigio tras del cierre. Los trminos y condiciones del contrato pueden prescribir
procedimientos especficos para el cierre del acuerdo. El proceso Cerrar las Adquisiciones brinda
apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase al asegurar que los acuerdos contractuales sean
completados o terminados.

12.1
Planificar
la Gestin de
las Adquisiciones
Procurement
documents
4.2
12.4
Desarrollar el Plan Empresa/
Cerrar las
para la Direccin Organizacin
Plan para la Adquisiciones Actualizaciones a los
del Proyecto direccin del Activos de los Procesos
proyecto de la Organizacin
Adquisiciones
Cerradas
Grfico 12-9. Diagrama de Flujo de Datos de Cerrar las Adquisiciones 12

El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar
reclamaciones abiertas, actualizar registros para reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin
parafinalizacin
La su uso en elanticipada
futuro. El proceso Cerrar las es
de un contrato Adquisiciones aborda cada
un caso especial uno dede
de cierre los una
contratos aplicables
adquisicin, al
que
proyecto o a alguna de sus fases. En proyectos de fases mltiples, puede suceder que el plazo de vigencia
puede deberse a un acuerdo mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes o a
de un contrato sea aplicable nicamente a una fase determinada del proyecto. En estos casos, el proceso
Cerrar
la las Adquisiciones
conveniencia cierra las adquisiciones
del comprador, siempre aplicables a dicha fase
que el contrato as del
lo proyecto.
prevea. LasLos reclamaciones
derechos y
no resueltas pueden de
responsabilidades estar
lassujetas
partesaen
litigio
caso trasdedelfinalizacin
cierre. Los anticipada
trminos y condiciones del contrato
estn incluidos pueden
en la clusula
prescribir procedimientos especficos para el cierre del acuerdo. El proceso Cerrar las Adquisiciones brinda
de rescisin del contrato. Segn los trminos y condiciones de la adquisicin, el comprador
apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o Fase (Seccin 4.6) al asegurar que los acuerdos contractuales sean
puede tenero terminados.
completados derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato o una parte del mismo, en
cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo con dichos
La finalizacin anticipada de un contrato es un caso especial de cierre de una adquisicin, que puede
trminos
deberse a yuncondiciones
acuerdo mutuodelentrecontrato, es posible
las partes, que el comprador
al incumplimiento de una de lastenga
partesque compensar
o a la al
conveniencia
del comprador,
vendedor porsiempre que el contrato
los preparativos as lo ltimo,
de este prevea. yLosporderechos y responsabilidades
los trabajos completados de ylasaceptados
partes en
caso de finalizacin
relacionados con laanticipada
parte delestn incluidos
contrato en la clusula de rescisin del contrato. Segn los trminos y
rescindida.
condiciones de la adquisicin, el comprador puede tener derecho a dar por finalizada la totalidad del contrato
o una parte del mismo, en cualquier momento, por justa causa o por conveniencia. Sin embargo, de acuerdo
con dichos trminos y condiciones del contrato, es posible que el comprador tenga que compensar al vendedor
por los preparativos de este ltimo, y por los trabajos completados y aceptados relacionados con la parte del
contrato rescindida.

Apuntes - Gestion de Las Adquisiciones Del Proyecto

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Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Planificar la Gestin de las Adquisiciones: El proceso de documentar las decisiones de

Efectuar las Adquisiciones: El proceso de obtener respuestas de los proveedores,

Controlar las Adquisiciones: El proceso de gestionar las relaciones de adquisiciones,

Cerrar las Adquisiciones: El proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 152

Descripcin General de la Gestin

12.1 Planificar la Gestin 12.2 Efectuar 12.3 Controlar

Grfico 12-1. Descripcin General de la Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 153

Un contrato de adquisicin incluye trminos y condiciones y puede incorporar otros aspectos

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 154

Dependiendo del rea de aplicacin, el vendedor puede identificarse como contratista,

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 155

Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 156

6.6 Decisiones de hacer Documentos de las

Grfico 12-3. Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestin de las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones

Efectuar las Adquisiciones es el proceso de obtener respuestas de los vendedores, seleccionarlos

Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 158

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Propuestas de los Solicitudes

Grfico 12-5. Diagrama de Flujo de Datos de Efectuar las Adquisiciones

n el caso de adquisiciones importantes, es posible reiterar el proceso general de solicitar

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 159

12.2.3.5 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualizacin incluyen, entre otros:

Entradas Herramientas y Tcnicas Salidas

Grfico 12-6. Controlar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

ADMINISTRACIN DE PROYECTOS 160

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

Grfico 12-7. Diagrama de Flujo de Datos de Controlar las Adquisiciones

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El proceso Controlar las Adquisiciones incluye la aplicacin de los procesos adecuados de la

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Grfico 12-8. Cerrar las Adquisiciones: Entradas, Herramientas y Tcnicas, y Salidas

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Grfico 12-9. Diagrama de Flujo de Datos de Cerrar las Adquisiciones 12

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