BASE DE DATOS DE

CONOCIMIENTO
AP04 - AA08 EV3

Descripcin breve
Establecer niveles de servicio de acuerdo con los requerimientos de la organizacin.

Adrin Rodrguez Amaya

Amrodriguez.amaya@gmail.com
 BASE DE DATOS DE CONOCIMIENTO KB (Knowledge Base)
Este documento est enfocado a orientar cmo desarrollar una base de datos de conocimiento,
utilizando el SMBD MS SQL Server mientras que se utiliza MS Excel como base para el formulario.
Iniciaremos creando y alimentando la base de datos teniendo en cuenta el formato de registro
de incidentes; de la cual se obtienen los siguientes diez (10) registros como ejemplo.

Figura 1. Base de datos de registro de Incidentes MS SQL Server

Luego de haber diligenciado la base de datos en MS SQL Server, se procede con la realizacin
del formulario, agregando la parte grfica y de control de este. Est compuesto por cinco (5) que
permiten manipular el contenido de la base de datos de conocimiento.

Figura 2. Diseo de Formulario de Registro de Incidentes.

Cada uno de los botones de control ilustrados en la imagen anterior ejecuta un script que
permite manipular el contenido de nuestra base de datos de conocimiento. En ese orden de
ideas tenemos el botn que se encarga de agregar nuevos registros a la KB, diligenciando todos
los datos desde la celda A2 hasta la celda J2.
Sub AddDataToSQLServer()
Application.ScreenUpdating = False
Range("A3:A8").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Range("A10:A800").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Dim SQLServerToExcel As ADODB.Connection
Dim SQLSentence As ADODB.Recordset
Set SQLServerToExcel = New ADODB.Connection
Set SQLSentence = New ADODB.Recordset
SQLServerToExcel.ConnectionString = "Driver={SQL Server}; Server=(local); uid=sa; pwd=sena;
database=SENA.ESP.DB.KB"
SQLServerToExcel.ConnectionTimeout = 30
SQLServerToExcel.Open
If Not Range("A2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("INSERT INTO INCIDENT_REPORT VALUES ('" &
Range("A2") & "',CONVERT(DATETIME,'" & Range("B2") & "',5),'" & Range("C2") & "','" &
Range("D2") & "','" & Range("E2") & "','" & Range("F2") & "','" & Range("G2") & "','" &
Range("H2") & "','" & Range("I2") & "','" & Range("J2") & "')")
Else
MsgBox ("Por favor diligncie el formulario")
Exit Sub
End If
Range("A1").Select
Application.CutCopyMode = False
Range("A2").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Set SQLServerToExcel = Nothing
Set SQLSentence = Nothing
End Sub

El script detallado anteriormente, inicialmente crea la conexin con el servidor de MS SQL Server
especificando la base de datos y tabla que se desea manipular, adems se especifican las
credenciales para confirmar el acceso a esta. A manera de verificacin, se diligencian los valores
desde la celda A2 hasta la celda J2.
 Figura 3. Agregar registro a la KB

Como se puede observar en la Figura 4, el registro se realiz de manera satisfactoria.

Figura 4. Verificacin registro agregado.

De igual manera se puede validar dicho resultado, realizando una consulta desde MS SQL Server
como se observa en la siguiente figura.
 Figura 5. Verificacin registro agregado MS SQL Server.

El siguiente botn de control est relacionado con la eliminacin de registros, para lo cual se
emplea el siguiente script desde MS Excel:
Sub DeleteFromSQLServer()
Application.ScreenUpdating = False
Range("A3:A8").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Range("A10:A800").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Dim SQLServerToExcel As ADODB.Connection
Dim SQLSentence As ADODB.Recordset
Set SQLServerToExcel = New ADODB.Connection
Set SQLSentence = New ADODB.Recordset
SQLServerToExcel.ConnectionString = "Driver={SQL Server}; Server=(local); uid=sa; pwd=sena;
database=SENA.ESP.DB.KB"
SQLServerToExcel.ConnectionTimeout = 30
SQLServerToExcel.Open
If Not Range("A2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("A2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("B2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("B2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("C2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("C2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("D2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("D2"))
GoTo ShowAllRecords
 End If
If Not Range("E2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("E2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("F2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("F2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("G2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("G2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("H2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("H2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("I2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("I2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("J2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Delete from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("J2"))
GoTo ShowAllRecords
End If
Range("A2").Select
Exit Sub
El script detallado anteriormente, se encarga de eliminar registros, para el cual se debe
especificar alguno de los criterios de bsqueda. A manera de ensayo se realiza la eliminacin del
registro anteriormente almacenado en la KB.

Figura 6. Eliminar registros de la KB.

Como se observa en la siguiente figura, el registro fue eliminado de manera satisfactoria.

Figura 7. Verificacin de la eliminacin del registro en la KB.

Esto puede ser validado desde MS SQL Server, realizando la consulta sobre la tabla relacionada
con la KB, validando la eliminacin del registro utilizando los controles en MS Excel.

Figura 8. Validacin de la eliminacin del registro en MS SQL Server.

El siguiente control est relacionado con la bsqueda de registros en la KB, el script asociado a
este botn es descrito a continuacin.

Sub SearchInSQLServer()
Application.ScreenUpdating = False
Range("A3:A8").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Range("A10:A800").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Dim SQLServerToExcel As ADODB.Connection
Dim SQLSentence As ADODB.Recordset
Set SQLServerToExcel = New ADODB.Connection
Set SQLSentence = New ADODB.Recordset
SQLServerToExcel.ConnectionString = "Driver={SQL Server}; Server=(local); uid=sa; pwd=sena;
database=SENA.ESP.DB.KB"
SQLServerToExcel.ConnectionTimeout = 30
SQLServerToExcel.Open
If Not Range("A2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Incidencia = " & Range("A2"))
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("B2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Fecha_Recibido = '" & Range("B2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("C2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Descripcion_Problema = '" & Range("C2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("D2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Prioridad = '" & Range("D2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If

If Not Range("E2") = 0 Then

Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Severidad = '" & Range("E2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("F2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Tipo_Incidencia = '" & Range("F2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("G2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Estado_Incidencia = '" & Range("G2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("H2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Asignado_A = '" & Range("H2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
 If Not Range("I2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Nombre_Afectado = '" & Range("I2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
If Not Range("J2") = 0 Then
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("Select * from INCIDENT_REPORT Where
Numero_Telefono = '" & Range("J2") & "'")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
GoTo ShowAllRecords
End If
MsgBox ("No se ha encontrado el valor buscado")
ShowAllRecords:
Range("A2").Select
Application.CutCopyMode = False
SQLSentence.Close
Set SQLServerToExcel = Nothing
Set SQLSentence = Nothing
End Sub

Como se observa en la Figura 6, se realiza la consulta para el Nmero de Incidencia 111111 de

la cual se obtiene el resultado descrito en esta imagen.

Adicionalmente se cuenta con un control que se encarga de mostrar todos los registros que se
encuentran en la KB, cuyo script relacionado es detallado a continuacin:
Sub ExtractDataFromSQLServer()
Application.ScreenUpdating = False
Range("A3:A8").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Range("A10:A800").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Dim SQLServerToExcel As ADODB.Connection
Dim SQLSentence As ADODB.Recordset
Set SQLServerToExcel = New ADODB.Connection
Set SQLSentence = New ADODB.Recordset
SQLServerToExcel.ConnectionString = "Driver={SQL Server}; Server=(local); uid=sa; pwd=sena;
database=SENA.ESP.DB.KB"
SQLServerToExcel.ConnectionTimeout = 30
SQLServerToExcel.Open
Set SQLSentence = SQLServerToExcel.Execute("SELECT * FROM INCIDENT_REPORT;")
ActiveSheet.Range("A10").CopyFromRecordset SQLSentence
Range("A2").Select
Application.CutCopyMode = False
SQLSentence.Close
Set SQLServerToExcel = Nothing
Set SQLSentence = Nothing
End Sub

Una vez el botn Mostrar Todo es seleccionado, todos los registros presentes en la KB son
exportados hacia MS Excel como se observa en la siguiente figura.
 Figura 9. Mostrar Todo

Finalmente, se cuenta con un botn que se encarga de limpiar la ventana de bsqueda, para lo
cual se emplea el siguiente script:
Sub ClearSearch()
Application.ScreenUpdating = False
Range("A2:A8").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Range("A10:A800").EntireRow.Select
Selection.ClearContents
Range("A2").Select
End Sub

Obteniendo como resultado al ejecutarlo lo que se ilustra en la siguiente figura.

Figura 10. Botn Limpiar Busqueda.