UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURIA PBLICA
ASIGNATURA: SISTEMAS CONTABLES

CONTROL INTERNO:
ALMACN- INVENTARIOS

Equipo N5
Integrantes:
Mara Barrios V-23.411.103
Ailid Velsquez V-24.571.464
Mileydis Figueras V-22.223.571
Ydania V-
Dimas Polanco V-19.856.790
Prof. Gladys Aguilar

San Diego, Julio 2016

 INTRODUCCIN

Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales,

requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancas
existentes y para establecer el costo de la mercanca vendida. El inventario constituye
un activo fundamental dentro de la mayora de las organizaciones. De l dependen
varias funciones como son las de produccin, ventas, compras, financiacin, llegando a
ser parte medular de un negocio.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser esta su

principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de
una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a
la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Requieren de la planificacin y ejecucin de estrategias que guen los
procedimientos a llevar a cabo en funcin de evitar dificultades, descontrol y retrasos
que perjudiquen su desarrollo organizacional.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que en la micro

y pequea empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes,
un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. El
objetivo principal del presente trabajo es proporcionar informacin sobre el control de
inventarios, a modo de hacer de esta funcin rutinaria pero sencilla, que permita llevar
a cabo la planeacin y la maximizacin de utilidades.
 INVENTARIO FSICO

Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la

existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para
confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de
datos sobre materiales.

El inventario fsico es importante por las siguientes razones:

1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias del sistema y
la existencias fsicas (cantidad real en existencia).

2. Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en

valores monetarios.
 3. Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables), para
efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre del
ejercicio fiscal.

La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

1. El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito
en el libro de inventario, conforme a la legislacin.

2. El inventario significa la suma de aquellos artculos tangibles de propiedad

personal los cuales estn disponibles para la venta en una operacin ordinaria
comercial y estn en un proceso de produccin para tales ventas. As como
estarn disponibles para el consumo corriente en la produccin de bienes
y servicios disponibles para la venta.

Qu son los inventarios?

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para

los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es
el corazn del negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son
usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su

principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones, necesitarn de
una constante informacin resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a
la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos
controles. Entres estas cuentas podemos nombrar las siguientes:
 Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)

El Inventario Inicial: representa el valor de las existencias de mercancas en la

fecha que comenz el perodo contable. Esta cuenta se abre cuando el control de los
inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al mtodo especulativo, y no vuelve
a tener movimiento hasta finalizar el perodo contable cuando se cerrar con cargo a
costo de ventas o bien por Ganancias y Prdidas directamente.

En la cuenta Compras : se incluyen las mercancas compradas durante el perodo

contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y que forman parte del
objeto para el cual fue creada la empresa. No se incluyen en esta cuenta la compra de
Terrenos, Maquinarias, Edificios, Equipos, Instalaciones, entre otros.

Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en el balance general de la empresa, y

se cierra por Ganancias y Prdidas o Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin de reflejar

toda aquella mercanca comprada que la empresa devuelve por cualquier
circunstancia; aunque esta cuenta disminuir la compra de mercancas no se abonar
a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancas deben dirigirse a la cuenta
titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y no entra en el
Balance General.
 Ventas: Esta cuenta controlar todas las ventas de mercancas realizadas por la
Empresa y que fueron compradas con ste fin. Por otro lado tambin tenemos
Devoluciones en Venta, la cual est creada para reflejar las devoluciones realizadas
por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en el

exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o adquirido
compromisos de pago (documentos o giros) por mercancas que la empresa compr
pero que, por razones de distancia o cualquier otra circunstancia, aun no han sido
recibidas en el almacn. Para contabilizar este tipo de operaciones se debe utilizar la
cuenta: Mercancas en Trnsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercanca en Consignacin, que no es

ms que la cuenta que reflejar las mercancas que han sido adquiridas por la empresa
en "consignacin", sobre la cual no se tiene ningn derecho de propiedad, por lo tanto,
la empresa no est en la obligacin de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final): se realiza al finalizar el perodo contable y

corresponde al inventario fsico de la mercanca de la empresa y su correspondiente
valoracin. Al relacionar este inventario con el inicial, con las compras y ventas netas
del periodo se obtendr las Ganancias o Prdidas Brutas en Ventas de ese perodo.

El control interno de los inventarios se inicia con el establecimiento de un

departamento de compras, que deber gestionar las compras de los inventarios
siguiendo el proceso de compras.

FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario
de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del
inventario, parte de l estar en las mquinas otra parte estar en la fase de traslado
de una mquina a otra, o en trnsito del almacn de materias primas a la lnea de
produccin o de sta, al almacn de artculos terminados.

Si vamos a tener produccin es inevitable tener inventarios en proceso. Sin

embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una
mejor programacin de la produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente
de la lnea de produccin, o bien mediante una organizacin ms eficiente de la lnea
de produccin.
Como una alternativa, podramos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal
manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.

En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para

evitar problemas relacionados con la programacin y planeacin de la produccin. Si
se trata de una poltica bien pensada, est bien; sin embargo frecuentemente resulta
ser un camino fcil para obviar una tarea difcil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artculos en

proceso y artculos terminados simplemente se mantiene por una razn bsica.
Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de
compras, produccin y ventas a distintos niveles.

Planificacin De Las Polticas De Inventario

En la mayora de los negocios, los inventarios representan

una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las
funciones principales de la empresa. Cada funcin tiene a generar demandas de
inventario diferente y a menudo incongruente:

Ventas : Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las
exigencias del mercado.
Produccin: Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la
disponibilidad en las actividades de fabricacin; y un colchn permisiblemente grande
de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables.

Compras: Las compras elevadas minimizan los costos por unidad y los gastos de
compras en general.

Financiacin: Los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin

(corriente de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios
(almacenamiento, antigedad, riesgos, entre otros.)

Los propsitos de las polticas de inventarios deben ser:

- Planificar el nivel ptimo de inversin en inventarios.

- A travs de control, mantener los niveles ptimos tan cerca como sea posible de lo
planificado.

Los niveles de inventario tienen que mantenerse entre dos extremos: un nivel
excesivo que causa costos de operacin, riesgos e inversin insostenibles, y un nivel
inadecuado que tiene como resultado la imposibilidad de hacer frente rpidamente a
las demandas de ventas y produccin
(Alto costo por falta de existencia).

El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra

venta de bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancas,
el control, registro y valuacin de los mismos es uno de los ms difciles retos al que
deber enfrentarse y resolver el contador.

En este tipo de empresas, las cuentas relacionadas con los inventarios pasan a ser
las ms importantes y de los resultados que proporcionen las operaciones realizadas
con los bienes que representan depender el xito o fracaso del objetivo de toda
empresa comercial: obtener beneficios.

En las grandes empresas donde los inventarios son voluminosos y representan

cifras millonarias, suele recurrirse a un especialista en anlisis y diseo de sistemas
y procedimientos para que planifique los sistemas de controles y registros de
inventarios, pero en las pequeas y medianas empresas esa tarea se acostumbra
encomendrsela al contador, adems de responsabilizarle sobre la valuacin de los
inventarios.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el
aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son
el aparato circulatorio de una empresa de comercializacin. Las compaas exitosas
tienen gran cuidado de proteger sus inventarios.

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de

verificacin automtica que se producen por la coincidencia de los datos reportados
por diversos departamentos o centros operativos.

El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una

empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los
fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

El sistema de control interno comprende el plan de la organizacin y todos

los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad de los datos contables.
 El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administracin a alcanzar las
metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestacin
de sus servicios.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organizacin con

el fin de:

Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las
operaciones financieras.
Asegurar el cumplimiento de las polticas normativas econmicas de la entidad.
Evaluar el desempeo de todas las divisiones administrativas y funcionales de la
entidad.

EL CONTROL INTERNO EN EL MARCO DE LA EMPRESA

Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor ser la importancia de un

adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita
de un sistema de control complejo. Pero cuando tenemos empresas que tienen ms de
un dueo, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueos
pierden control y es necesario un mecanismo de control interno.

Este sistema deber ser sofisticado y complejo segn se requiera en funcin de la

complejidad de la organizacin. Con la organizacin de tipo multinacional, los directivos
imparten rdenes hacia sus filiales en distintos pases, pero el cumplimiento de las
mismas no puede ser controlado con su participacin frecuente. Pero si as fuese su
presencia no asegura que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto ms se alejan los propietarios de las operaciones mas es

necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.
 CONTROL DE INVENTARIO

Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos

departamentos y cada uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos,
a medida que los mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.
Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronsticos de ventas y produccin hasta la operacin de
un sistema de costo pro el departamento de contabilidad para la determinacin de
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios,
las funciones generales son: Planeamiento, compra u obtencin, recepcin,
almacenaje, produccin, embarques y contabilidad.

Hoy en da, a que los registros y controles de los inventarios se suelen llevar
aplicando sistemas computarizados, que son ms fiables, pocas empresas paralizan
sus operaciones una vez al ao para la toma de inventarios, pues es ms confiable y
se detecta mejor cualquier anomala si estos se realizan en forma continua durante
todo el ao. Permtame sugerirle: ordene que se tome inventario fsico:

a) Cuando se realice la solicitud de compras para cualquier tipo de artculo, pues en

ese momento suelen estar en su cantidad mnima y le ser ms fcil y rpido el conteo.

b) Divida el almacn en diferentes secciones y ordene que se tomen inventarios fsicos

rotativos y espordicos debidamente planeados.

c) Para los artculos crticos por su valor, por su influencia en la produccin o ventas y
dependiendo del ndice de rotacin de los mismos ordene la toma de inventarios con
mayor frecuencia que el resto de los artculos.

Un ltimo consejo: este tipo de trabajo lo har un personal subalterno, pero usted
deber supervisarlo de vez en cuando.
 La direccin de la empresa debe asegurarse del control de los inventarios que
existen dentro de la empresa y para ello debe poder contestar una serie de preguntas,
encaminadas a proporcionar informacin suficiente sobre si los inventarios estn
siendo administrados en forma eficiente.

LOS ELEMENTOS DE UN BUEN CONTROL INTERNO SOBRE LOS

INVENTARIOS INCLUYEN:

1. Conteo fsico de los inventarios por lo menos una vez al ao, no importando cual
sistema se utilice.
2. Hacer conteos peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.

3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas

computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artculos. El
sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener
actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difcil de
obtener, pues hoy en da, el costo de una computadora personal ya est al alcance de
cualquier pequea empresa.

4. Deben efectuarse conteos fsicos, peridicos y sistemticos del 10% de

los productos almacenados y cotejar los resultados.

5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancas

al almacn, informes de recepcin para las mercancas compradas e informes
de produccin para las fabricadas por la empresa. Las mercancas saldrn del almacn
nicamente si estn respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han
de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrn el destino deseado.

6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros

fsicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de
almacn debidamente autorizado.
7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacn de informar sobre la existencia de
mercancas deterioradas. Tambin deber responsabilizarle de no mezclar los
inventarios de nuestra propiedad con las mercancas recibidas en consignacin o en
depsito.

8. Mantenimiento eficiente de compras, recepcin y procedimientos de embarque.

9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, dao
descomposicin.

10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a

los registros contables.

11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancas de

alto costo unitario.
12. Comprar el inventario en cantidades econmicas.
13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de dficit, lo
cual conduce a prdidas en ventas.
14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artculos innecesarios.

15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y

concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de
los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte
importante de la organizacin.

16. Conformar los inventarios fsicos con los registros contables.

17. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se
eviten los robos.

18. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas.

 19. Proteger los inventarios con una pliza de seguro.

20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

21. Cuando el sistema de registro y control de los inventarios, no est integrado

computacionalmente con el contable, debe efectuarse diariamente, el cuadre
en valores, entre los datos de los movimientos reportados por el almacn y los
registrados por contabilidad.

22. Los custodios de las existencias almacenadas deben firmar actas

de responsabilidad material, que garanticen su control y recuperacin antes faltante o
deterioros por negligencia.

23. El almacn debe contar con la relacin de cargos y nombres de las personas
autorizadas a entrar en el mismo y de los nombres y firmas de los funcionarios
autorizados a solicitar productos u ordenar ventas y despachos a terceros.

24. Todo documento elaborado por movimientos de existencias, debe estar firmado por
la persona que entrega y por la que recibe.

25. Los registros de inventario no pueden operarse por personal del almacn, ni estos,
tener acceso a los mismos.

26. Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u

artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes.

27. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del
almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda
soportar la buena marcha de la empresa. No obstante, pueden concurrir ciertas
circunstancias para que, en un poca determinada, se aumente la cantidad mxima.
28. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan
los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de
existencias, cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn. Este
le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y
comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de
compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la
existencia real.

29. Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en

que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su
almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los
casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de mercancas.

Este departamento comprobara si los datos suministrados en el informe estn de

acuerdo con la factura enviada por el proveedor; si hay conformidad entre ambos dar
su aprobacin a la factura y la pasara al departamento de contabilidad el cual aadir
al importe de la factura, todos los gastos de compras cargables a la misma y hallara el
costo unitario por artculo.

30. Cantidades reservadas: En algunas oportunidades, se realizan ciertas clases de

ventas que, por razones de contratos, temporadas, etc., no son servidas de inmediato
o bien quedan a disposicin del cliente el cual indicara la fecha en que debemos
envirselas. En estos casos, aunque la mercanca no haya salido del almacn, se dar
de baja en nuestras disponibilidades. Es decir estarn en existencias pero no
disponibles.

El Departamento de ventas pasara informacin al encargado del registro de control

de inventarios para que la operacin sea anotada en la columna de cantidades
reservadas y se modifique el saldo disponible. Al enviar las mercancas al cliente se
registraran en la columna de salidas, pero aunque salen mercancas, no se modificara
el saldo disponible, pues este ya fue regularizado al registrarse las cantidades
reservadas.
 31. Salida de mercancas del almacn: El control de salida de inventarios del
almacn debe ser sumamente estricto. Las mercancas podrn salir del almacn
nicamente si estn respaldadas por las correspondientes notas de despacho o
requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que
tendrn el destino deseado.

El problema de la salida de mercancas del almacn no radica solamente en el

control de las mismas sino en cmo determinar su valor. El lgico suponer que si un
artculo fue dado entrada al almacn a un costo de Bs. 10 por unidad, deberemos
valorar su salida a ese mismo precio de costo de Bs. 10, pero en la prctica es normal
que un mismo artculo haya sido dado entrada a diferentes precios de costo pues al
adquirirlos en distintas fechas o a diversos proveedores, los costos de un artculo
pueden ser variables.

Otras informaciones obtenidas de otras fuentes bibliogrficas:

NORMAS DEL CONTROL INTERNO

Llevar un control de inventario por clase y por rengln, en tarjetas estiba o
electrnicamente.
Extremar medidas de precaucin contra los robos y daos, responsabilizando al Jefe
de Almacn.
Recepcin de mercancas por almacn, donde se verifican los pesos, medidas,
cantidades y especificaciones.
Ingreso de mercanca al sistema por personal distinto al almacn e inmovilizacin de
mercanca sin su respectiva documentacin de salida, despacho o requisicin emitido
por personal autorizado.
Realizar conteos peridicos de la mercanca e investigar los faltantes y fallas
encontradas.
 El descarte de mercanca por daos sufridos debe tener la aprobacin de un superior.
Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben ser
controlados con igual rigor que la mercanca corriente.
Debe realizarse una correcta planificacin de los inventarios a realizar y a su vez
llevarlos a cabo con personal no vinculados al rea a auditar y previamente instruido.
Crear formatos a utilizar con antelacin e inmovilizar todas las actividades que
impliquen el contacto y traslado de mercanca.

Existen negocios en los que se han implementado el uso de cmaras, vigilantes,

costosos sistemas de cmputo, entre otros . El mejor control sin lugar a duda es aquel
que le llamaremos "democrtico": el costo del material faltante se reparte entre las
personas que tengan acceso al rea de almacn, resultando ser prcticamente todo el
personal.

Pero esto no puede llevarse a cabo si no tenemos conocimiento de si en realidad

nos falta o no material, es decir, sin registros de control, por lo que el acceso al
almacn debe ser restringido a una o dos personas como mximo y solo debe entrar
ms personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios fsicos.

Un simple candado puede ser la diferencia entre utilidades o prdidas. Debe

destinarse un rea especfica para guardar las mercancas.
 Control Interno el Grupo Clover Internacional
Procedimiento para la Recepcin de Mercanca
Responsable Actividad Procedimiento
Proveedor Llega al almacn
Entrega de la
Entrega la orden de compras y la factura la jefe de
documentacin
almacn
Recibe la factura y la coteja con la informacin
contenida en la orden de compras
Si no existe correspondencia
1. Le explica al proveedor los errores
encontrados y no recibe la mercanca
2. Elabora un informe sobre las causas de
devolucin de la mercanca y enva una
copia a compras.
Si existe correspondencia
Verificacin de la
Recibe la factura y procede a la revisin de la
mercanca
mercanca: donde verificar si la misma
cumple con las caractersticas que requiere la
Jefe de Empresa.
Almacn Si todo est en orden, firma la factura y obtiene
una copia de ella
Si no est en orden, rechaza la mercanca que est
fuera de especificaciones y recibe la factura con
una nota indicando que es provisional por
inconformidad en algunos de los rubros.
Archiva la copia de la factura en la carpeta
correspondiente
Enva el original de la factura al departamento de
Gestin de los
contabilidad
documentos
Recibe la factura por parte del Jefe de Almacn
Le indica al auxiliar de almacn que ordene la
mercanca segn corresponda
Recibe la mercanca desembarcada de los
camiones
Introduce la mercanca en el almacn
Coloca la mercanca en el lugar destinado para tal
Auxiliar de Recepcin de la fin
Almacn Mercanca Llena las tarjetas kardex de cada mercanca,
indicando cul es la cantidad de productos que
entr.
Archiva la documentacin en las carpetas
asignadas para tal fin
Asistente de
Recepcin de Recibe las facturas y rdenes de compra por parte
Cuentas por
documentacin del jefe de almacn
Pagar
Procedimiento para la Salida de Mercanca cuando el producto no est
en el almacn

Responsable Actividad Procedimiento

Adquisicin de Desea comprar un producto determinado dentro

Cliente
mercancas del almacn

Llena la nota de despacho y le indica al cliente que

se dirija a la caja a fin de cancelar el producto

Le lleva al cajero la nota de despacho y el

Verificacin de producto si es un electrodomstico. Si es de mayor
Vendedor existencias de volumen llama a los despachadores para que
mercancas ubiquen la mercanca en la puerta de despacho.

Al finalizar el da, el vendedor debe anotar en la

tarjeta kardex la mercanca que ha vendido, de
acuerdo a su talonario de notas de despacho.

Registra la mercanca en el software de caja,

verificando que ha introducido el cdigo
correspondiente al producto que est cobrando.
Cajero Cobranza

Emite factura con copia, original para el cliente y

copia para el despachador

Recibe el juego de facturas, coteja la informacin

de la factura con los productos que ha adquirido el
cliente.

Encargado Si existen discrepancias regresa la mercanca a

de la Salida Orden de Salida caja y el juego de facturas

Si todo est correcto, firma y sella el original y la

copia de la factura, entrega el original al cliente y
la copia la archiva en la carpeta del da.
Procedimiento para la salida de mercancas cuando el
producto no se encuentra dentro del almacn

Responsable Actividad Procedimiento

Adquisicin de Desea comprar un producto determinado dentro

Cliente
mercancas del almacn

Llena la nota de despacho y le indica al cliente que

Verificacin de se dirija a la caja a fin de cancelar el producto
Vendedor existencias de
mercancas Indica al personal de almacn que deben buscar la
mercanca solicitada.

Emite factura con copia, original para el cliente y

Cajero Cobranza
copia para el despachador

Recibe del cliente la copia de las facturas

Auxiliar de Salida de Busca la mercanca solicitada

almacn Mercancas
Entrega la mercanca y la copia de la factura al
jefe de almacn para su revisin.

De estar correcto firma y sella la factura y entrega

la mercanca al cliente
Jefe de
Verificacin
Almacn
Rebaja la mercanca entregada del software de
inventarios.
Procedimiento para la Contabilizacin de Mercanca

Responsable Actividad Procedimiento

En los meses de enero y agosto, enva un

Jefe de
Solicitud de Inventario comunicado a los departamentos
Almacn
involucrados

Recibe el comunicado

Suspenden las actividades y proceden al

contaje de mercancas

Se distribuyen la lista de verificacin entre

las personas asistentes al contaje de la
mercanca
Departamento
de almacn, Desarrollo del Cuenta la mercanca y anota las cantidades
compras y Inventario
existentes en cada rubro

contabilidad
Verifican que las cantidades coincidan con
lo establecido en el software
administrativo contable

SI: finaliza el contaje para ese rubro

NO: se vuelve a contar ese rubro para

verificar la cantidad

Contabilidad Informe Recibe los formatos de la contabilizacin

de la mercanca y realiza el informe
 RECOMENDACIONES:
La persona del almacn debe contar, medir y pesar todos los productos recibidos, sin
tener acceso al documento del suministrador (Recepcin a ciega).

Las Tarjetas de Estiba tienen que estar actualizadas y colocadas junto a los productos
almacenados o en lugar prximo a los que se encuentren a la intemperie o destilen
sustancias que deterioren las mismas.

Los almacenes tienen que ofrecer seguridad y encontrarse limpios y ordenados.

Los Submayores de inventario del rea contable deben estar al da.
El almacn tiene que informar las existencias de cada producto en todos los modelos e
entradas y salidas, despus de anotados estos movimientos y dichas existencias
tienen que cotejarse diariamente con as de los Submayores de Inventario,
localizndose inmediatamente las diferencias detectadas.

Cuando el programa automatizado contable y el del Control de inventarios no estn

integrados, se ejecutar Cuadre Diario en Valores por el rea de Contabilidad.

El almacn debe contar con listados de los cargos y nombres del personal con acceso
al mismo y de los nombres, cargos y firmas del personal autorizado a solicitar u
ordenar la entrega de productos.

Es obligatorio elaborar un Plan anual y efectuar conteos peridicos del 10% de los
productos almacenados, sistemtica y mensualmente y cuando estos chequeos arrojen
diferencias sistemticas, realizarse un inventario general anual.

El personal de los almacenes tiene que tener firmadas Actas de Responsabilidad del
material por la custodia de los bienes materiales y en caso de faltantes o prdidas,
aplicrseles dicha responsabilidad.
 Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se elaborarn los
expedientes correspondientes y se contabilizarn inmediatamente, tramitndose y
aprobndose dentro de los trminos establecidos.

Las producciones terminadas y las producidas para insumo remitidas a los almacenes
tienen que estar amparadas por el documento justificativo de la entrega de stas.

Es preciso controlar a travs de las Tarjetas de Estiba y de los Submayores de

Inventario, los materiales y los equipos por instalar destinados al proceso inversionista,
as como los productos recibidos o remitidos en consignacin y en depsito.

En el caso de detectarse diferencias fsicas entre lo facturado por ventas de productos

y lo recibido como pagos por los clientes, deben elaborarse los expedientes de
faltantes correspondientes.

Debe existir un control eficaz de los tiles y herramientas en uso y stos verificarse
sistemticamente; elaborndose en caso de detectarse faltantes o sobrantes de estos
bienes los expedientes correspondientes, contabilizndose correctamente y
aplicndose la responsabilidad material.

El personal del almacn no puede tener acceso a los registros contables, ni a los
Submayores de Control de Inventarios.

El rea Contable tiene que revisar los precios y clculos de los productos recibidos.
El contar las cantidades, pesar o medir y controles fsicos de los inventarios, es una
tarea que debera considerarse fuera de las funciones del contador, como
efectivamente se considera en las grandes empresas.

No obstante dada la importante relacin que suelen tener los inventarios sobre los
resultados de los estados financieros, es necesario que el contador tenga alguna
injerencia o por lo menos dicte normas para que en sus propios controles posteriores
no haya omisiones o repeticiones.
 Los inventarios fsicos se acostumbraban realizar al final del periodo econmico
contable. Algunas empresas lo siguen haciendo, por ser en esa fecha cuando
usualmente son menores, pero supona y sigue suponiendo la semiparalizacin de la
empresa por varios das, lo cual siempre perjudica alguna de sus operaciones.

El hacer un inventario fsico anual, no priva para que durante ese lapso se realicen
chequeos selectivos espordicos o peridicos especialmente en los artculos
considerados crticos por su valor o por su influencia en las ventas o produccin.

El rengln de inventarios es generalmente el de mayor significacin dentro del activo

corriente, no solo en su cuanta, sino porque de su manejo proceden las utilidades de
la empresa; de ah la importancia que tiene la implantacin de un adecuado sistema de
control interno para este rengln, el cual tiene las siguientes ventajas:

a) Mantener el mnimo de capital invertido.

b) Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas.
c) Reduce el riesgo de fraudes, robos o daos fsicos.
d) Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancas.
e) Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.
f) Reduce el costo de la toma del inventario fsico anual.

Debido a que aun en los mejores sistemas existen discrepancias entre lo que existe
fsicamente y lo que el krdex o el sistema computarizado indican que es necesario
efectuar inventarios fsicos a fin de comparar ambas cantidades. Los diversos aspectos
de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a muchos departamentos y cada
uno de stos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que los
mismos se mueven a travs de los distintos procesos de inventarios.
 Una amplia y veraz informacin contable es de suma importancia para la buena
marcha de la empresa. Algunas empresas han experimentado serias dificultades por
una deficiente informacin de sus inventarios. En algunos casos, han invertido en
mercancas cantidades irrazonables de su capital de trabajo, al vencer los giros, que
avalaban las compras innecesarias se han visto obligadas a declararse en atraso de
pagos e inclusive, en algunos casos, han sufrido de los efectos desastrosos de
la accin de embargo por falta de pago de sus obligaciones.

Por otra parte, contrariamente algunas empresas por falta de informacin, se ha

permitido que los inventarios estn por debajo de las cantidades mnimas requeridas
para el normal funcionamiento de las empresas, en consecuencia, no ha sido posible
servir a tiempo los pedidos de los clientes y se ha perdido la venta y el cliente.

El registro, control y valorizacin de los inventarios suelen causar al

contador problemas difciles de resolver, especialmente en las pequeas y
medianas empresas donde predomina la filosofa de que el costo del control
debe ser menor al valor de lo controlado.
 CONCLUSIONES

Para administrar y organizar una empresa de forma eficiente, se precisa disear el

procedimiento de cada una de las operaciones y actividades que en ella se realizan. Al

hacerlo, se requiere tener en cuenta todos aquellos elementos que posibiliten que las

operaciones, transacciones y actividades se ejecuten de forma homognea por las

unidades organizativas de la entidad.

Cada dirigente, funcionario y trabajador debe conocer no slo las especificaciones

organizativas y tcnicas de su trabajo, sino tambin el alcance de sus funciones y

responsabilidades.

Con los procedimientos contable-financieros para el subsistema de Inventarios, se

contribuye a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepcin, despacho y control de los

mismos para salvaguardar la operatividad de la empresa. As mismo, para el

departamento de Contabilidad es indispensable, ya que le proporciona una herramienta

para obtener informacin rpida y oportuna, sobre los inventarios que dispone la

empresa.
 BIBLIOGRAFAS

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http://www.gestiopolis.com/definicion-de-contabilidad-y-manejo-de-inventarios/

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