El manual de organizacin y funciones (MOF) es un documento formal que las empresas elaboran para plasmar parte

de la forma de la organizacin que han adoptado, y que sirve como gua para todo el personal.
El MOF contiene, esencialmente las estructura organizacional, comnmente llamada organigrama y la descripcin de
las funciones de todos los puestos en la empresa. Tambien se suelen incluir en la descripcin de cada puesto el perfl
y los indicadores de evaluacin.
Hoy en da, se hace mucho ms necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, entre otras), lo requieran, sino porque su uso interno y diario minimiza los conflictos de reas,
marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.
Como ven, la existencia del MOF en una organizacin es de vital importancia y por ello se debe cuidar el proceso de
su elaboracin.
Qu se necesita para eleborar un MOF?
La participacin y compromiso de toda la organizacin, especialmente de los lderes como promotores.
Que los lderes que toman las decisiones separen unas horas para las decisiones referentes a estos temas.
Formar un equipo tcnico que lidere el proceso. Puede ser interno como externo.
Que la organizacin tenga su plan estratgico vigente, pues sin esto no se podr realizar el MOF
Que el equipo tcnico use una metodologa para la elaboracin del cronograma y para que el plan estratgico
se refleje en las funciones.
Hacer un plan de implantacin de este manual. especialmente con los cambios fuertes.
Poner el manual a plena disponibilidad del personal. Por ejemplo, colgarlo en la intranet institucional.

DEFINICION
Es el documento tcnico normativo de gestin institucional que formaliza la estructura orgnica de la entidad,
orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misin, visin y objetivos. Contiene las funciones generales de la
entidad, y las funciones especficas de los rganos y unidades orgnicas, estableciendo sus relaciones y
responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cmo los rganos de gobierno, han decidido que debe formularse la
organizacin de una entidad. As al ROF establecer:
1. Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones tcnico-administrativas que completan,
regulan y fijan la estructura orgnica de una entidad.
2. En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgnicas y sus
relaciones, de acuerdo a la norma legal de creacin y disposiciones complementarias.
3. Establece la estructura funcional y orgnica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las
atribuciones de los cargos directivos especificndose la capacidad de decisin y jerarqua as como el mbito de
supervisin en la institucin.
4. Cul es el modelo de gestin. Qu cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.
5. Cul es la estructura de la entidad y que unidades orgnicas deben existir para desarrollar el modelo de gestin.
6. Qu funciones debe corresponderle a cada unidad orgnica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la
organizacin.
7. Las relaciones jerrquicas, de coordinacin y en general de trabajo que se establecen.
8. Las atribuciones o facultades especficas de los titulares de las unidades orgnicas.

UTILIDAD DEL ROF

El ROF deber ser empleado como un instrumento de gestin administrativa, para establecer campos funcionales y
responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de direccin y control. El ROF describe la estructura
hasta el nivel del rgano o unidades orgnicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organizacin y funciones
(MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIN DEL ROF

La formulacin del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a. Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgnica.
b. Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de
empoderamiento.
c. Reflejar una estructura orgnica coherente con los fines y objetivos de la institucin y orientada a reforzar a la
presentacin de los servicios pblicos.
d. Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegacin y buscando generar valor en los procesos.
e. Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios polticos, econmicos y tecnolgicos.
f. Contener informacin por lo menos sobre:
- Unidades Orgnicas.
- Cadena de mando.
- Funciones de las unidades orgnicas.
- Relaciones funcionales previstas.
- Atribuciones especficas.
g. La conduccin del proceso de elaboracin del Reglamento de Organizacin y Funciones corresponde a las Oficinas
de Racionalizacin Institucional o la que haga sus veces.
h. El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces.
i. La Oficina de Racionalizacin es responsable de la actualizacin del ROF. En general, procede la modificacin del
ROF cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones,
atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j. Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultacin o empoderamiento, con
pocos niveles jerrquicos sin exceder del 3 nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF

1. NDICE
Es la relacin clasificada de Ttulos, Captulos y Anexos que contiene el ROF.

2. INTRODUCCIN
Se precisa la interrelacin entre la naturaleza de la Entidad y las polticas y acciones de desarrollo que se pretenden
alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionar la Ley de creacin de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. As
mismo, se describir las caractersticas del Reglamento de Organizacin y Funciones, resaltando la funcin de los
rganos de Lnea en trminos de Servicios Pblicos.

3. GENERALIDADES
Se consignar el contenido y mbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de
funcionamiento.

4. TTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.

Se precisar la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caractersticas permanente que ha recibido
por mandato constitucional.

La finalidad tambin llamada misin, es la razn fundamental para la que ha sido creada la institucin y a la que debe
orientar su existencia. Generalmente se define en funcin de que productos o servicios genera, y a quienes se dirige.
La finalidad o misin tambin puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera as mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o
actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos.

5. TTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.

En esta parte se establecer la Estructura Orgnica y describir la naturaleza y funciones de los rganos de la
Entidad. Se podr agrupar los rganos afines en captulos.
Se sealaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Se consignarn las funciones de cada Director o Jefe de rgano en el ejercicio del cargo y las facultades y
atribuciones de los actos administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrn desarrollar en Captulos.

Precisiones tcnicas:
Las funciones deben precisar:
a) La atribucin, facultad nivel de intervencin (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b) La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribucin (Educacin de adultos, programas de vacunacin, rol de
vacaciones, etc.);
c) El mbito institucional o territorial sobre el cual se acta (Sector, Ministerio, Institucin Nacional, Regional, Local, etc.).
d) La formulacin de las funciones deben delimitar los campos de accin de las diferentes reas funcionales, cuidando
de no incurrir en omisiones o interferencias.
e) Dicha descripcin debe orientarse a permitir que los rganos cumplan con los propsitos de planeamiento,
organizacin, direccin, coordinacin, ejecucin y control de sus actividades.
f) Su redaccin considera el verbo en infinitivo.

Clasificacin de las funciones:

a) Por sistemas: De decisin (Direccin Poltica y direccin administrativa), De Gestin (tcnico normativo/ Ejecutivos) y
Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b) Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se
descompone el Proceso Administrativo.
c) Por rganos: (rganos de lnea tcnico normativos o de ejecucin, control, asesora y apoyo).

6. TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.

Se especificar la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurdicas, nacionales
o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.

7. TTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES

Se consignar con precisin l o los regmenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y
servidores.
Consignar los recursos con que contar el organismo, con precisin de sus pautas, as como el origen de su
patrimonio.
Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicacin de las normas establecidas en los rubros
anteriores.
Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementacin de la
Entidad.
Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas.

8. ORGANIGRAMA GENERAL
Contendr la estructura orgnica total de la Entidad.

9. GLOSARIO DE TRMINOS
Deber definirse aquellos trminos tcnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaracin en cuanto a su
significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Debe realizarse un ligero diagnstico de la realidad en tres planos.
Considerando los planes institucionales, las polticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestin
priorizadas.
Teniendo en cuenta las necesidades de la poblacin, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se
establezcan para el desarrollo.
Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal,
sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendr
un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institucin.

Luego proceder a establecer una comparacin entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad
y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y
convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades
definan la poltica Institucional en la referente a:

1. Precisin sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.

2. Modalidades de la gestin, en la prestacin de servicios. (por proyecto, por administracin directa, por contrato, con
alianzas, tercerizadas, etc.).
3. Amplitud en cuanto a lo desagregacin de unidades organizativas.
4. Niveles jerrquicos y organizacionales.
5. Tipos de departamentalizacin o utilizarse.
6. Niveles y grados de delegacin y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF

 Tanto el Reglamento de Organizacin y Funciones cono el Manual de Organizacin y Funciones son documentos
tcnico normativo sobre la organizacin y funciones de la entidad u rgano de que se trate. Sin embargo presenta las
diferencias siguientes:
a) El Reglamento de Organizacin y Funciones regula y establece la organizacin interna de una entidad sobre la base
de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgnica; mientras que Funciones est supeditado a un Reglamento,
el cual le sirve de base legal.
El Reglamento de Organizacin y Funciones contiene informacin general; mientras que los Manuales son ms
especficos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia
diversa.
CUADRO PARA ASIGNACION DE PERSONAL (CAP)

DEFINICION

Es un documento de gestin institucional que contiene los cargos definidos y aprobados de la entidad, sobre la base de
su estructura orgnica vigente prevista en su ROF. Esta definicin esta contenida en el artculo 4 y 8 que propone el
D.S. N 043-2004-PCM que aprueba los lineamientos para la Elaboracin y Aprobacin del CAP. Tambin se le
define como el documento que contiene los cargos o puestos de trabajo que la entidad ha previsto como necesarios
para el adecuado funcionamiento y cumplimiento de los objetivos y fines de los rganos estructurales.

Su finalidad es regular la cantidad y calidad de los cargos, plazas o puestos con sus respectivas caractersticas para el
adecuado funcionamiento de la Entidad.

Los cargos que se definen en el CAP deben estar en concordancia con la estructura orgnica aprobada en el ROF, y con
los criterios de diseo y estructura de la administracin pblica que establece la Ley N 27658 Ley Marco de
Modernizacin de la Gestin del Estado. El objetivo del CAP es priorizar y optimizar el uso de los recursos pblicos.

La carrera administrativa se encuentra organizada por grupos ocupacionales y niveles, correspondindole a cada nivel en
la estructura organizacional un conjunto de cargos compatibles entre si. Los cargos son los puestos de trabajo a
travs de los cuales los servidores pblicos desempean sus funciones, cuyo ejercicio es siempre temporal, en razn
de que por razones del servicio el servidor puede ser designado en cualquier momento para desempear otros
cargos, pero respetando su nivel de carrera, el grupo ocupacional al que pertenece, la experiencia, su profesin y
especialidades.
OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA IMPLEMENTACION DEL CAP

Son objetivos de la implementacin del CAP los siguientes:

1. Normar, establecer y otorgar legitimidad a la cantidad de cargos o puestos de trabajo con los que debe operar cada
rgano de la Entidad en concordancia con los fines y objetivos establecidos por la ley sustantiva.
2. Legalizar la incorporacin del cargo a la planta operativa de la Entidad.
3. Asignar para cada rgano el cargo con el cual debe operar para cumplir las funciones que le han sido atribuidas en el
ROF.
4. Actuar como fuente para elaborar el Presupuesto Analtico de Personal.
5. Orientar la toma de decisiones para futuras coberturas de plazas que se encuentran en el estado de previstos, no
ocupados.
6. Formalizar los cargos de cada rgano y unidad orgnica que constituyen la estructura orgnica de la entidad.

CARACTERISTICAS:

Las caractersticas que pueden atribuirse al CAP son:

1. Es un documento de gestin, que debe ser utilizado por los servidores pblicos que ejercen la titularidad de un
rgano, especialmente en circunstancias de toma de decisiones trascendentes respecto de la permanencia de un
trabajador, o la cobertura de una plaza.
2. Es de duracin indeterminada, no tiene periodo de vigencia, slo otra norma de la misma jerarqua puede sustituirlo,
modificarlo o derogarlo en cualquier momento posterior.
3. Es exigible, una vez publicado todo lo que contiene debe ser observado y cumplido por todos aquellos que ejercen
una determinada funcin.
4. Es formal, debe cumplir con la formalidad establecida por la norma. El contenido no puede ser variado al libre
albedro del tcnico que lo elabora.
5. Perfecciona y le otorga solidez a la estructura asignndole el elemento bsico a la organizacin en cantidades
suficientes para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
6. Es impersonal, no esta dirigido a ninguna persona en particular, ni a ninguna autoridad, sino a todas las instituciones
responsables de su cumplimiento.
7. Tiene flexibilidad relativa, la estructura puede ser variada cuando se den las circunstancias jurdicas o de gestin; o
cuando una norma de jerarqua vari o modifique la organizacin, las funciones u objetivos sociales de la entidad.
8. Es consecuencia de la estructura organizacional establecida en el ROF
9. La norma que la aprueba debe ser publicada cumpliendo las formalidades establecidas por ley.

BENEFICIOS QUE PROPORCIONA EL CAP

El CAP como documento de gestin es til porque:

1. Proporciona informacin actualizada relacionada con la cantidad de plazas o puestos de trabajo asignados a cada
rgano o unidad orgnica.
2. Proporciona informacin actualizada para costear la mano de obra en la determinacin del derecho de trmite.
3. Identifica la ubicacin del cargo y la vinculacin legal del personal con sus respectivos rganos.
4. Proporciona informacin respecto de la cantidad de plazas ocupadas y previstas pero no ocupadas.
5. Acta como sustento tcnico y legal del Presupuesto Analtico de Personal.
6. Proporciona informacin clasificada por rganos y unidades orgnicas.
7. Sirve como fuente de anlisis para acciones del rediseo de la fuerza laboral de la entidad.
8. Acta como fuente de informacin para decisin de cobertura de plazas.

VISION DE LA MUNICIPALIDAD

La Municipalidad Distrital de Mariano Melgar busca contar con un CAP, dentro de los lineamientos de la modernizacin
pblica del estado y ejerciendo una funcin de prestacin de servicios dinmica, gil y tcnica.
MAPRO, es un documento descriptivo y de
sistematizacin normativa, que posee un carcter instructivo e informativo, que
busca facilitar al funcionario de la Administracin Municipal, asegurar la rpida
o
rientacin del personal, reduciendo al mnimo su periodo de adaptacin,
rapidez, uniformidad y precisin en el trabajo, determinndose como premisa
los niveles de produccin organizacional.
Este documento tambin contiene de forma detallada, las acciones
que se
rigen en la ejecucin de los procesos, en el cual se encontrar la descripcin
de actividades que deben de seguirse para la realizacin de las funciones de
una unidad orgnica, y que para una mejor familiarizacin se ha graficado, bajo
los criterios
de Diagrama de Flujo.
Asimismo, en la descripcin de los procedimientos se ha previsto que los
mismos guarden coherencia con los dispositivos legales o administrativos
vigentes, que regulan a cada una de las dependencias orgnicas responsables
de ejecuta
r cada proceso administrativo considerado en el presente MAPRO.
Al formular el presente Manual de Procedimientos

MAPRO, se ha tenido en
cuenta el funcionamiento de los diferentes procesos
y los pasos para el eficaz
servicio y se han simplificado acorde
con las polticas de modernizacin de la
Administracin.
Es Mediante la Ley N 27444 que se ha definido como Procedimiento
Administrativo, al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades,
conducentes a la emisin de un acto administrativo q
ue produzca efectos
jurdicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o
derechos de los trabajadores administrativos o pblico en general.
El MAPRO, incluye adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen directamente
en la realizacin del procedimiento, precisndose en
el mismo su responsabilidad, participacin y producto a generar.
La OPP en coordinacin con las unidades orgnicas han cumplido con lo
prescrito en la directiva N 002

FINALIDAD DEL ESTUDIO DE SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA Y

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Permitir que las actividades en cada acto presenten un proceso
de
Simplificacin y mejora.
Fcil determinacin de las variantes en la oportunidad, localizacin y
presentacin de trmites.
Identificacin de trabas burocrticas.
Reduccin de tiempo, pasos y requisitos.
Brindar mejor calidad de trmite al administrado