HCG N1: Proceso Presupuestario

Prof. Jorge Rojas Araise

Qu es un Presupuesto?
Es la expresin cuantitativa de un plan de accin que
propone la administracin para un periodo futuro, y es
una ayuda para coordinar y poner en prctica el plan.

El ciclo presupuestario es una de las herramientas de

control de gestin de uso ms amplio para planear y
controlar las organizaciones.
Ciclo Presupuestario de las
Organizaciones
1) Se planea el desempeo deseado de la organizacin
en su conjunto, as como el de sus subunidades.

2) Se proporciona un marco de referencia, es decir, un

grupo de expectativas especficas con los cuales se
compararn los resultados reales.
Ciclo Presupuestario de las
Organizaciones
3) Una vez obtenido los resultados reales, se estudian las
variaciones de los planes. De ser necesario, despus
de la investigacin se efecta una accin correctiva.

4) Se planea de nuevo, tomando en cuenta la

retroalimentacin y las condiciones que hayan
cambiado.
Sistema presupuestario
RESPONSABILIDAD DE OBJETIVOS DE LA
CADA PERSONA EMPRESA
(ESTRUCTURA ORGANIZATIVA)
(ESTRATEGIA)

FORMULACIN DE SUBOBJETIVOS POR CENTRO

DE RESPONSABILIDAD Y ELABORACIN DEL
PRESUPUESTO

SISTEMA DE
CONTROL

EVALUACIN DEL MEDICIN DEL RESULTADO

DESEMPEO DE CADA DEL DESEMPEO Y CLCULO
CENTRO DE DE DESVIACIONES
RESPONSABILIDAD
Consideraciones en el diseo de un
sistema de control presupuestario
Algunas consideraciones al disear un sistema de control
presupuestario:
Grado de descentralizacin
Grado de participacin que se otorga a los diferentes
responsables
Perodo que debe abarcar el presupuesto
Sistema de medicin que se utilizar
Criterios de evaluacin
El Sistema Presupuestario permite
Fijar objetivos en armona con la estrategia
organizacional.

Obliga a participar coordinadamente.

Anticipa resultados de la empresa.

Facilita una mayor motivacin.

Simplifica el proceso administrativo.

Facilita y simplifica el control a posteriori.

Dificultades del Sistema Presupuestario
Falta de fiabilidad y exactitud en la fijacin de estndares

Falta de compromiso y entendimiento de la alta direccin

Falta de formacin de personal

No existencia de trabajo en equipo y participacin

Sistema de recompensas y castigos mal diseado

Usar presupuesto como instrumento de coercin

Actividades difciles de predeterminar

Falta de coherencia entre objetivos interdepartamentales y globales

Dos Perspectivas del control...
 Se entiende el control como un
anlisis a posteriori de la
eficacia de la gestin de los
diferentes responsables en
relacin a lo que se debera
haber conseguido. El control
sera en base a la comparacin
del resultado obtenido
respecto al posible o al
deseado.

En este sentido, un ejemplo es el control presupuestario,

debido a que es un proceso permanente de comparacin
entre lo planificado y lo acontecido en la realidad
Se considera que el control de gestin es
el conjunto de procedimientos que guan
no slo el control del resultado, sino
tambin la eleccin del comportamiento
de los que deben tomar decisiones para
que acten lo ms eficientemente
posible a fin de alcanzar los objetivos de
la organizacin a partir de los recursos
disponibles.
Vnculo de la planificacin con el
presupuesto
Es necesario que la confeccin del presupuesto este ligada con
el plan estratgico a largo plazo.

Planificacin Estratgica Presupuesto

Necesita planificacin:
Se dedica a actividades que
se extienden a lo largo de
un periodo
Precede al presupuesto
Necesita planificacin:
Centrada en un ao
concreto
Requiere de la planificacin
estratgica

Estructurado por lneas de Estructurado por centros de

producto o programas responsabilidad
Objetivos del Presupuesto
Concretar el plan estratgico

Ayudar a coordinar las actividades de los distintos

departamentos de la organizacin

Asignar responsabilidades a los directores, para autorizar

las cantidades que les estn permitidas gastar e
informarles del resultado que se espera que obtengan

Obtener un compromiso sobre la base del cual evaluar la

gestin real de los directores
Fases para la elaboracin del presupuesto

Inicio del proceso

Elaboracin del presupuesto por C. de R.

Negociacin y consenso por cada C. de R.

Consolidacin de los diferentes pptos.

Aprobacin del presupuesto

consolidado por C. de R.

Revisin del presupuesto

Proceso de Control
Inicio del Proceso Presupuestario

Quin inicia el proceso presupuestario?

Cul es el papel que juega la direccin?

Cmo y cuando se inicia el presupuesto?

Cul es el papel que juegan los diferentes directivos?

Elaboracin del presupuesto por C.R.

Quin debe elaborar el presupuesto?

Cul es el compromiso de la direccin en esta fase?

Cmo se coordina su confeccin?

Qu niveles intervienen dentro de cada centro?

Negociacin y consenso por cada C.R.

Quin interviene en la negociacin del presupuesto?

Hasta que punto deben respetarse los presupuestos

realizados por cada responsable?

Con qu criterios se deben revisar?

Consolidacin y aprobacin del
presupuesto

Consolidacin de los diferentes presupuestos

Quin coordina el proceso de consolidacin?
Qu mecanismos deben existir para la coordinacin y
consolidacin?

Aprobacin del presupuesto consolidado por C.R.

Qu rganos deben intervenir en la aprobacin del
presupuesto?
Cul es el calendario previsto para la aprobacin?
Cul es el proceso para la aprobacin?
Revisin del presupuesto
En qu situaciones deben revisarse los presupuestos?

Con qu criterios deben revisarse los presupuestos?

Ventajas de los Presupuestos
Fuerzan la planeacin, al incluir la puesta en prctica de
los planes.

Proporcionan criterios de desempeo.

Fomentan la coordinacin y la comunicacin dentro de la

organizacin.
Cuando falla el proceso presupuestario?

Cuando existe falta de apoyo de la alta direccin

Cuando se visualiza como un proceso mecnico
Cuando se le considera un instrumento inservible

Cuando hay falta de formacin del personal

Cuando se utiliza como elemento de coercin y no
estn bien definidas recompensas y castigos
Cuando no hay coherencia de objetivos
Holguras del presupuesto
Algunas situaciones:

Estimaciones del presupuesto de ventas subexpresadas

Sobreestimacin de gastos

Solicitud de ms efectivo del necesario

Anlisis de Desviaciones

Lo real versus lo planificado

Qu es una Variacin?
La variacin o desviacin es la diferencia que se calcula
entre un resultado real y una cantidad presupuestada.

La cantidad presupuestada es un punto de referencia a

partir del cual se pueden hacer comparaciones
(benchmark).

Las variaciones ayudan en las decisiones de planeacin y

control. Pueden ser favorables (aumentan la utilidad
operativa en relacin con el monto presupuestado) o
desfavorables (disminuyen la utilidad operativa).
Presupuestos Esttico, Real y Flexible

Presupuesto Esttico: Basado tanto en el nivel de

produccin como precios y costos planeados al inicio del
periodo presupuestario. Es esttico porque se desarrolla
entorno a un solo nivel de produccin planeado.

Presupuesto Real: se elabora al final del periodo, con los

datos reales de produccin, precios y costos.

Presupuesto Flexible: Se desarrolla mediante los precios

y costos presupuestados y el nivel de produccin real que
se logr durante el periodo del presupuesto.
Caractersticas del presupuesto flexible

Se basa en los mismos supuestos y formatos con el cual se

elabora el presupuesto maestro (esttico), pero
combinndolos con los cambios que implican las variaciones
del nivel de ventas o actividades (volumen de produccin)

La necesidad de usar presupuestos flexibles se debe a que

las variaciones entre los resultados reales y los
presupuestados obedecen a causas distintas.

La evaluacin del desempeo a partir del presupuesto

flexible se realiza al calcular y analizar las variaciones de
volumen y de presupuesto flexible.
Presupuesto Flexible
Pasos para su desarrollo:
1. Determinar el precio de venta presupuestado, los costos
variables presupuestados y los costos fijos presupuestados.
2. Determinar la cantidad real de produccin.
3. Determinar el presupuesto flexible para los ingresos, con
base en el precio de venta presupuestado y la cantidad real
de produccin.
4. Determinar el presupuesto flexible para los costos, con base
en los costos variables presupuestados por unidad de
produccin, la cantidad real de produccin y los costos fijos
presupuestados.
Ejemplo Presupuesto Flexible
La Sra. Yayita duea de una importante empresa de
publicidad fabrica afiches y est en la duda de producir:
7.000 afiches
8.000 afiches
9.200 afiches

Cada afiche lo vende a un precio de $2.800.Y costos

variables unitarios de:
Materia Prima Directa $300
Mano de Obra Directa $800
Costos Indirectos Variables $500
Gastos Adm. y Vta. variables $200
Ejemplo Presupuesto Flexible

Adicionalmente, cada mes tiene costos fijos totales de

$4.000.000 y Gastos de Administracin y Venta
$3.500.000. A la duea le interesa saber cuales son los
distintos niveles de utilidad que tiene para las distintas
cantidades de afiches que ella produce. Su amigo
Condorito le ha informado que los presupuestos flexibles
pueden ser adecuados para sus necesidades.
Presupuesto Flexible
Nivel de Actividad ( Unidades) 7.000 8.000 9.200

Ingresos por Ventas ( $ ) 2.800 19.600.000 22.400.000 25.760.000

Costos variables ($)

Costos Directos

Materia Prima 300 2.100.000 2.400.000 2.760.000

Mano de Obra 800 5.600.000 6.400.000 7.360.000

CIF Variables 500 3.500.000 4.000.000 4.600.000

Gtos. Admin.. y Vtas 200 1.400.000 1.600.000 1.840.000

Margen de Contribucin ( $ ) 1.000 7.000.000 8.000.000 9.200.000

Costos Fijos ($)

Costos de fabricacin 4.000.000 4.000.000 4.000.000

Gastos de Adm. y Vtas 3.500.000 3.500.000 3.500.000

Resultado (500.000) 500.000 1.700.000

Anlisis de desviaciones
El anlisis de desviaciones es importante porque:
Muestra si los responsables estn cumpliendo o no con los
objetivos definidos
Permite el feed-back o retroalimentacin mediante el cual la
empresa tomar las medidas correctivas
Constituye un proceso de aprendizaje

Administracin por excepcin: es la prctica de

concentrarse en reas que no operan como se haba
anticipado (Ej. Fuerte disminucin de las ventas de un
producto) y prestar menos atencin a reas que operan
como se haba anticipado.
Variaciones de

PRESUPUESTO VOLUMEN

Diferencia entre el ppto flexible y Diferencia entre el ppto esttico y el

los resultados reales flexible

Cambios en los precios unitarios de

Cambio del nivel de actividad (ventas
ventas y en los costos variables y
de un menor o mayor nmero de
fijos totales
unidades) y no a control de costos

Refleja la eficiencia de la empresa Refleja la eficacia en el logro de

en el uso de sus recursos objetivos
Anlisis de Variaciones
Los gerentes preparan presupuestos en los que describen el
desempeo esperado en un periodo. Al final del periodo, se
compara el desempeo real contra el presupuestado y se
explica las variaciones. Despus se lleva a cabo una accin
correctiva.

El anlisis de variaciones puede aportar mayor o menor

informacin, dependiendo del niveles de detalle con que se
realice.

Al menor detalle se le denominar nivel 0. El detalle ir

aumentando progresivamente en la medida en que aumente el
nivel. El mayor detalle est en el nivel 3.
Variaciones
Un elemento fundamental del sistema de control es la
retroalimentacin, es decir, la comparacin del desempeo real
con el presupuestado.

El uso de presupuestos flexibles apoya en la labor de control, a

travs de diferentes niveles de anlisis, entre lo real y lo
presupuestado.

La tarea ms importante en el anlisis de variaciones es comprender porqu

se producen y despus usar ese conocimiento para fomentar el aprendizaje y
la mejora continua.

Medicin del desempeo

Se debe siempre evaluar en base a los objetivos totales de la
organizacin.
Mltiples causas de las variaciones
No se deben considerar nunca en forma aislada
Las razones pueden deberse a la propia organizacin u a otras
organizaciones.

Ejemplo: Variacin desfavorable en materiales:

Causas Internas:
Diseo deficiente de los productos o procesos
Trabajo deficiente en el rea de fabricacin
Capacitacin inadecuada de la fuerza laboral
Asignacin inadecuada de la mano de obra, de las mquinas o del trabajo
especfico
Congestionamiento por la programacin de muchos pedidos urgentes
Causas Externas:
Los proveedores no fabrican con una calidad uniformemente alta.
Anlisis de Variaciones
Nivel 0
Presenta una idea global del desempeo real de la empresa,
respecto del desempeo esperado.

Ejemplo: La Utilidad de Operacin Real de una compaa es

de $100.000 y la Utilidad de Operacin Presupuestada es de
$180.000.

Anlisis Nivel 0
Utilidad de Operacin Real $100.000
Utilidad de Operacin Presupuestada $180.000
Variacin de la Utilidad $80.000
Anlisis de Variaciones
Nivel 1
Desagrega cada elemento que compone la utilidad analizada en
el Nivel 0 en ingresos, costos variables y costos fijos. Se
determina la variacin del ppto. Esttico:

Variacin del Resultados Presupuesto

= -
presupuesto esttico reales Esttico

Una variacin favorable para las partidas de ingresos

Ventas reales > Ventas presupuestadas
Una variacin favorable para las partidas de costos
Costos reales < Costos presupuestados
Anlisis de Variaciones
Nivel 2
Se introduce el presupuesto Flexible.

Nivel 1 Variacin Total del Presupuesto Esttico

Variacin Total del Variacin Total del

Presupuesto Flexible Volumen de Ventas

Resultados Reales Ppto. Flexible Ppto. Flexible Ppto. Esttico

Anlisis de Variaciones
Nivel 2
Pasos para la elaboracin del presupuesto flexible:
1) Identificar la cantidad real de produccin.
2) Calcular el presupuesto flexible para los ingresos,
considerando precio presupuestado y cantidad real de
produccin.
3) Calcular el presupuesto flexible para los costos, con base en
el costo variable presupuestado por unidad de produccin, en
la cantidad real de produccin y los costos fijo presupuestados.
Anlisis de Variaciones
Variacin en volumen de ventas:
Diferencia entre los valores del ppto. flexible y ppto. esttico (maestro). Se
mantienen constantes el precio de venta, el costo variable unitario y los
costos fijos.

del volumen de ventas = (Cantidad real cantidad presupuestada) *

precio Pptado.

Variacin en Presupuesto Flexible:

Diferencia entre los montos reales y los del ppto. flexible, para la produccin
real alcanzada. Refleja nicamente el efecto de variacin en el precio de venta,
los costos variables unitarios y los costos fijos.

del ppto. Flexible = (precio real precio presupuestado) * Cantidad real

Anlisis de Variaciones
Nivel 3
Este nivel separa las variaciones de presupuesto flexible
en variaciones de precios y eficiencia

Nivel 2 Variacin del Presupuesto Flexible

Variacin en Precio Variacin en Eficiencia

Anlisis de Variaciones
Variaciones en Precio
Diferencia entre precio real y precio presupuestado de
insumos multiplicado por cantidad real de insumos

(Precio real Precio Pptado) QReal

Variaciones en Eficiencia
Es la diferencia entre la cantidad real y la cantidad
presupuestada multiplicada por el precio presupuestado
del insumo
(QReal Qppto. flexible) Precio Ppto
 Anlisis de Variaciones

Nivel 1 PPTO ESTTICO

Nivel 2 VOLUMEN VENTA PPTO FLEXIBLE

Nivel 3 PRECIO EFICIENCIA

Anlisis de Variaciones
Medicin del desempeo usando variaciones:
Eficacia: El grado hasta el que se cumple un objetivo o meta
predeterminada.
Eficiencia: La cantidad relativa de insumos usados para lograr
un determinado nivel de produccin.

Variaciones de los Materiales Directos:

Variacin en precio
Variacin de la eficiencia

Variaciones de la Mano de Obra:

Variacin en precio
Variacin de la eficiencia
Variacin del Precio de los Materiales
Se utiliza la cantidad real comprada en el
Directos
clculo de la variacin del precio de los
materiales directos en vez de la cantidad real
usada, puesto que es el acto de la compra y
no la requisicin lo que dar origen a una
variacin del precio.

Variacin
del precio Precio Precio Cantidad
de los = Unitario - unitario x real
materiales real estndar comprada
directos

Las variaciones pueden ser favorables

o desfavorables para la empresa.
Variacin del Precio de los Materiales
Directos

Son siempre las variaciones favorables buenas para la

compaa, y las desfavorables, malas para la compaa?

Ejemplo:
Adquisicin de material directo de menor calidad.
Variacin de Eficiencia de los Materiales
Directos

Variacin de la Precio
Cantidad Cantidad
eficiencia de los = - x unitario
real usada pptada
materiales directos estndar

Variacin de eficiencia de los Materiales Directos

Son siempre las variaciones favorables buenas para la
compaa, y las desfavorables, malas para la compaa?
Ejemplo: Reducir el estndar de material directo.
Ejemplo
Nivel anlisis 0
Se compara nicamente el resultado operacional real y
presupuestado. Carece de profundidad
Monto Porcentaje
Utilidad de Operacin Real $ 980.000 1,25%
Utilidad de Operacin Presupuestada $ 78.400.000 100%
Variacin del Presupuesto Esttico $ 77.420.000 98,75%

La variacin del presupuesto esttico es la diferencia entre los

montos reales y del presupuesto maestro: $77.400.000
Ejemplo
Nivel Anlisis 1
Los resultados reales se comparan cuenta a cuenta con el
presupuesto original. Si se desea se puede realizar un anlisis ms
detallado de subclasificaciones de los costos variables y fijos.

Ppto. Real Ppto. Esttico Variacin

monto (1) % Monto (2) % (3)=(2) - (1)
Unidades 10.000 12.000 2.000 D
Ingresos $ 504.000.000 100% $ 588.000.000 100% $ 84.000.000 D
Costos variables $ 382.620.000 75,9% $ 386.400.000 65,7% $ 3.780.000 f
Margen de contribucin $ 121.380.000 24,1% $ 201.600.000 34,3% $ 80.220.000 D
Costos fijos $ 120.400.000 23,9% $ 123.200.000 21,0% $ 2.800.000 f
Resultado de operacin $ 980.000 0,2% $ 78.400.000 13,3% $ 77.420.000 D

Variacin en el presupuesto esttico: $77.420.000