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CIE
Auditoras Internas
de Calidad
Msc. Ing. Jaime Osorio Guzmn
Inversionistas
Ecosistema
Clientes de
la gestin
ambiental
Aseguradoras
Compradores
Comunidades
vecinas
Generaciones Productividad
futuras
NIVELES DE CALIDAD
Las tcnicas y
actividades
operacionales que
se usan para
cumplir con los
requisitos de
calidad
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Todas las actividades
planificadas y
sistemticas Auditorias
POLITICA internas de
implementadas dentro calidad
del sistema de calidad Manual de
aseguramiento
y evidenciadas como de calidad Revisin del
sistema de
necesarias para dar Procedimientos calidad
adecuada confianza de
que una entidad Instrucciones
PLANEAR HACER
ACTUAR PROBAR
Tiempo
QU DEBE OFRECER UNA ORGANIZACIN
PRODUCTOS/SERVICIOS QUE:
Cumplan una necesidad, uso o propsito bien definido.
Satisfagan las expectativas de los clientes
Cumplan con las normas y especificaciones aplicables
Cumplan con los requisitos de la sociedad
Reflejen las necesidades del ambiente
Se puedan obtener a precios competitivos
Sean econmicos
CONTROLAR FACTORES CLAVES
ASPECTOS TCNICOS
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS
ASPECTOS HUMANOS
CMO LOGRARLO?
IMPLEMENTANDO
UN SISTEMA DE
CALIDAD
CUIDADO DE CALIDAD :
Por qu ?
Competencia, mundializacin del negocio
Clientes lo exigen
Representa una prueba de credibilidad
Posible ventaja competitiva
Nivel interno: darse cuenta de la situacin,
voluntad de conocer y mejorar
Mejora la colaboracin dentro de la empresa
2. Sistemas de
Gestin de calidad
SISTEMAS DE GESTIN
Conjunto de actividades (planificacin, control,
aseguramiento, mejoramiento)
Cliente final
Proveedores
Empleados y trabajadores
Dueos y directivos
Sociedad
Enfoque para desarrollar un
sistema de gestin de calidad
Determinar las necesidades y expectativas de los clientes
Establecer la poltica y los objetivos de la organizacin
Determinar los procesos y las responsabilidades necesarias
para la consecucin de los objetivos de la calidad
Establecer medidas para la eficacia de cada proceso
orientado a la consecucin de los objetivos de la calidad
Aplicar las medidas para determinar la eficacia actual de cada
proceso
Determinar los medios para prevenir no conformidades y
eliminar sus causas
Enfoque para desarrollar un
sistema de gestin de calidad
Buscar oportunidades para mejorar la eficacia y eficiencia de
los procesos
Determinar y establecer prioridades de aquellas mejoras que
puedan proporcionar resultados ptimos
Planificar las estrategias, procesos y recursos para llevar a
cabo las mejoras identificadas
Implementar el plan
Hacer seguimiento a los efectos de las mejoras
Evaluar los resultados con relacin a los esperados
Revisar las actividades de mejora para determinar las
acciones complementarias apropiadas.
3. Generalidades
NTC-ISO/IEC 17025
FILOSOFIA ISO/IEC 17025
DEBE
FRASES COBARDES
CUANDO SE REQUIERA
CUANDO SEA APLICABLE
SEGN SEA APROPIADO
MODELO DE ENFOQUE HACIA PROCESOS
P MEJORA CONTINUA DEL SISTEMA DE P
A GESTION DE CALIDAD A
R R
T S T
E A E
RESPONSABILIDAD DE
S T S
RE LA DIRECCIN
I I I
N Q N
T U S
T
E I ADMINISTRACIN
GESTION DE DE MEDICIN Y ANLISIS F E
RECURSOS DE MEJORAMIENTO
R S A R
E C E
I
S C S
A T A
ENTRADAS
D O REALIZACIN DEL
SALIDAS I
PRODUCTO O D
A S SERVICIO PRODUCTO A
S N S
CICLO PHVA
PLANEAR
ACTUAR
QUE
QUIEN
SEGUIMIENTO COMO
MEJORAMIENTO CUANDO
DONDE
MANTENERSE
POR QUE
LOGRO DE EJECUTAR
OBJETIVOS SEGN LO
PLANEADO
?
VERIFICAR HACER
PLANEAR:
Definir procesos crticos
Establecer metas
Documentar
Entrenamiento
HACER:
Ejecutar de acuerdo con lo planeado
VERIFICAR:
Inspeccionar
ACTUAR:
Tomar accin para mejorar
CALIDAD
No Conformidad
No cumplir un requisito
especificado
Defecto
No cumplir un requisito
especificado o una
expectativa razonable
ligado a un uso previsto
Verificacin
Confirmar mediante
examen
Aporte de evidencia objetiva
el cumplimiento de requisitos
especificados
Evidencia Objetiva
Informacin demostrada con hechos
obtenidos mediante
Observaciones
mediciones
ensayos
Validacin
Confirmar mediante
examen
Aporte de evidencia objetiva
cumplimiento de requisitos
para un uso especfico
Trazabilidad
Propiedad del resultado de una medicin
o del valor de un patrn por la cual pueda
ser relacionado a referencias
determinadas por medio de una cadena
ininterrumpida de comparaciones.
Objetivos
Requisito que todo el personal que participe en
las actividades de ensayo y/o calibracin se
familiarice con la documentacin y ponga en
prctica las polticas y procedimientos en su
trabajo
Compromiso con el cumplimiento de esta
norma
El manual de calidad har referencia a los
procedimientos especficos e indicar la
estructura de la documentacin
El manual de calidad deber definir las
funciones y responsabilidades de la direccin
tcnica y del director de calidad.
4. REQUISITOS DE GESTIN
4.8 RECLAMACIONES
Procedimiento para la resolucin de reclamaciones
Registro reclamaciones, investigaciones y AC
4. REQUISITOS DE GESTIN
4.9 CONTROL DE TRABAJOS ENSAYOS Y/O
CALIBRACIONES NO CONFORMES
Aplicable a desviaciones puntuales que pongan en duda
los ensayos, las calibraciones o los resultados.
Procedimiento para el tratamiento de ensayos y/o
calibraciones o sus resultados no sean conformes a
procedimientos o requisitos acordados con el cliente
La sistemtica debe contemplar:
Responsables de la gestin del trabajo no conforme y acciones
Evaluacin de la importancia del trabajo no conforme
Toma de acciones inmediatas
Informar al cliente e interrumpir el trabajo
Designar al responsable de autorizar la reanudacin del trabajo
Si la evaluacin indica que el trabajo no conforme puede
volver a repetirse se debern adoptar medidas correctivas
4. REQUISITOS DE GESTIN
4.10.1 Generalidades
procedimiento para llevar a cabo las acciones correctivas
4.10.2 Anlisis de las causas
4.10.3 Seleccin e implantacin de acciones correctivas
4.10.4 Seguimiento (vigilancia) de las acciones correctivas
4.10.5 Auditoras adicionales
4. REQUISITOS DE GESTIN
5.1. GENERALIDADES
5.2. PERSONAL
5.3. INSTALACIONES Y CONDICIONES AMBIENTALES
5.4. MTODOS DE ENSAYO Y CALIBRACIN Y
VALIDACIN DE MTODOS
5.5. EQUIPO
5.6. TRAZABILIDAD DE LA MEDICIN
5.7. MUESTREO
5.8. MANEJO DE ELEMENTOS DE ENSAYO Y
CALIBRACIN
5.9. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE LOS
RESULTADOS DE ENSAYO Y CALIBRACIN
5.10. REPORTE DE RESULTADOS
5. REQUISITOS TCNICOS
5.2 PERSONAL
Registros, declaraciones de
hecho o cualquier otra
informacin que son pertinentes
para los criterios de auditora y
que son verificables
CRITERIOS DE LA AUDITORA
(NTC-ISO 19011)
Conjunto de polticas,
procedimientos o requisitos
QU QUEREMOS DECIR CON AUDITORA?
Evidencia objetiva
Realidad Documentado
Poltica Disposiciones
Objetivos preestablecidas
Medidas
Planeado
Propsitos de la auditora
Evidencia objetiva
Realidad Documentado
Poltica EFICIENCIA
Disposiciones
Objetivos preestablecidas
Medidas
Planeado
Propsitos de la auditora
Evidencia objetiva
Realidad Documentado
EFICACIA
Poltica Disposiciones
Objetivos preestablecidas
Medidas
Planeado
El referencial de auditora interna
Organismos Independientes
Tercera parte
Clientes de la empresa
Segunda parte
La misma Organizacin
Primera parte
La auditora externa
Provee herramientas para
Su mejoramiento
Quines intervienen en el desarrollo de una
Auditora Interna?
Cliente
Auditado
Persona u organizacin a la cual se realiza la
auditora de calidad
Auditor
Persona calificada para realizar auditorias de
calidad e independiente de la actividad auditada
Quin puede ser el cliente ?
Cargos de Nivel Gerencial
Grupo Administrador
Representante de Gerencia
rea de Auditora
Coordinador General
Quin puede ser el Auditado ?
Gerencia de rea
Jefe de Seccin
Persona(s) en cargo
Especfico
Quin es el Auditor?
Auditor Principal
Auditor Asignado
Auditor en Formacin
Observador
PRINCIPIOS DE AUDITORA
RELACIONADOS CON LOS AUDITORES:
1. Conducta tica. Fundamento del
profesionalismo
CONFIANZA DISCRESIN
INTEGRIDAD CONFIDENCIALIDAD
PRINCIPIOS DE AUDITORA
RELACIONADOS CON LOS AUDITORES:
2. Presentacin ecunime. La obligacin de
informar con veracidad y exactitud.
HALLAZGOS CONCLUSIONES
INFORMES
OBSTCULOS
ASPECTOS NO RESUELTOS
OPINEIONES DIVERGENTES
PRINCIPIOS DE AUDITORA
RELACIONADOS CON LOS AUDITORES:
3. Debido cuidado profesional. La
aplicacin de diligencia y juicio en la
auditora
Competencia
PRINCIPIOS DE AUDITORA
EVIDENCIA VERIFICABLE
Caractersticas de un Auditor Interno
Educacin
Entrenamiento
Experiencia
Personales
Caractersticas de un Auditor Interno
Educacin
Segn asignacin: tecnolgico o profesional
Entrenamiento
Conocimiento / entendimiento de modelos normalizados
de aseguramiento de calidad
Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin y
presentacin de informes
Documentacin del sistema de calidad
Procesos de manufactura / prestacin de servicios
Productos / servicios de la organizacin
Caractersticas de un Auditor Interno
Experiencia
Auditora del
Sistema de Calidad
Aplicacin de la Auditora
Sistema de
Calidad
Procesos
Auditora
Auditora de Proceso de
sistema
Sistema de
Procesos Calidad
Productos / Servicios
Auditora Auditora
de Auditora
de
Producto
Proceso de
sistema
Iniciacin
El Programa de
Auditora Interna
El Programa de auditora interna
Pueden efectuarse solicitudes Internas o externas
trimestralmente
GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS
Auditados
Auditores
Referencial
Alcance
TEMA
REFERENCIAL
AUDITADOS
ALCANCE
AUDITORES
TEMA
REFERENCIAL
AUDITADOS
ALCANCE
AUDITORES
El Programa de auditora interna
Cambios tecnolgicos
Prioridades de la direccin
Lo mnimo al programar
el tema a auditar
a quines auditar
Cundo auditar
El Programa de auditora interna
RECURSOS
Recursos financieros
Tcnicas de auditora
Procesos para lograr y mantener la competencia de los
auditores y mejorar su desempeo
Disponibilidad de los auditores y expertos tcnicos
Duracin de la auditora
Tiempo de desplazamiento, alojamiento y otras
necesidades durante la realizacin de la auditora
Fases de la Auditora Interna
Preparacin
El Plan de
Auditora Interna
El plan de auditora
......aprobado por
el cliente
Responsable el
......comunicado a Auditor principal
auditados
auditores
.... El alcance de cada auditora
lE
.....alcance de la auditora
Verificar el control de registros emitidos en
el ltimo trimestre derivados de los
procedimientos A,B, y C
.... Objetivo de la auditora
Verificar cumplimiento de los requisitos
exigidos en el numeral de compras de la
Norma ISO 17025 aplicable
.....alcance de la auditora
Verificar el proceso seguido para la
seleccin, clasificacin y calificacin de
proveedores de cierto servicio, efectuado en
el ltimo ao
.... Objetivo de la auditora
Establecer la efectividad del entrenamiento
impartido al personal
.....alcance de la auditora
verificar la relacin existente entre el
proceso de anlisis de causas de no
conformidad en una seccin y el proceso
seguido para identificar necesidades de
entrenamiento
.....objetivo de la
auditora
.....tipo de
preguntas ms
utilizado
Las preguntas de auditora
Cerradas
Abiertas
Las preguntas de auditora
Cerradas
Suministran
informacin puntual:
un responsable, una
fecha un lugar
SI / NO
Las preguntas de auditora
Abiertas
Permiten obtener
descripciones de
procesos o
actividades
Guas para Indagacin
5W / 1H
(who, what, when, where, why, how)
(quin, qu, cundo, dnde, porqu, cmo, cunto, cul)
Generalizar situaciones
establecer similitudes
Generalizar situaciones
Instalacin de equipos
adquisicin de bienes
entrenamiento
programacin de actividades
almacenamiento de productos
labores de inspeccin
diseo de productos
Establecer similitudes
atencin de reclamos
proceso de solucin de problemas
control de planos
control de documentos
entrega de materiales
despacho de producto
Fases de la Auditora
Ejecucin
.......etapas a considerar
reunin de apertura
reunin de cierre
La reunin de apertura
Evidencia Un procedimiento
Un registro
objetiva
Verificacin de aprobaciones
Cmo recolectar
evidencia objetiva ?
Investigar mediante el
seguimiento a un caso
formal, a un documento, a
un registro, a un producto
Qu examinar en
los documentos ? El contenido
El grado de cubrimiento del tema
Identificar quin, qu cundo,
cmo
La exactitud de las referencias a
otros documentos
Coherencia, actualizacin,
comprensin
Grado de difusin
Efectividad de la aplicacin
Qu examinar en
los documentos ?
La forma
.....tambin
pueden
utilizarse
Las preguntas de Auditora
Preguntas de
sondeo
comprobacin
consentimiento
Las preguntas de Auditora
Sondeo
utilizan
supuestos con
el propsito de
confrontar
Las preguntas de Auditora
Comprobacin
se utilizan para
verificar el
grado de
comprensin
del auditor
Las preguntas de Auditora
Consentimiento
buscan
informacin sobre
opiniones,
creencias, juicios
del auditado
Hallazgo
Observacin
Declaracin realizada durante una
auditora interna sustentada con
evidencia objetiva
no conformidad
El no cumplimiento de un requisito
especificado
no conformidad menor
Impiden demostrar
conformidad con
disposiciones de
aseguramiento de calidad
preestablecidas o impiden que
el producto cumpla con
requerimientos especificados
o afectan la efectividad del
sistema de calidad
TALLER SOBRE NO
CONFORMIDADES
Redaccin de observaciones y no conformidades
....componentes bsicos
Observacin o no conformidad
nmero que se incumple
Evidencia objetiva que la
soporta
Redaccin de observaciones y no conformidades
No existen registros que demuestran la aplicacin
de (un numeral o tpico especfico del documento
objeto de auditora o de la Norma ISO 17025)
Despus de revisar / comparar (uno o varios
registros propuestos en el documento objeto de
auditora) puede afirmarse que no se aplica (un
numeral o tpico especfico del documento) dado
que (explicacin de la situacin encontrada)
Documentacin
...el reporte de no conformidades
Reporte de no conformidades y acciones correctivas : Hoja 1 de 1
Auditor Principal
Ao Ciclo de auditoras Fecha: Auditados: Auditores
No.
Descripcin OBS NC CRITICIDAD REFERENCIAL A D
1
2
3
4
Responsabilidad del auditado
5
POSIBLES CAUSAS
1
2
3
4
Responsabilidad del auditor
5
Seguimiento
Las auditoras de seguimiento
Responsabilidades del auditor
Acordar la fecha de la auditora de
seguimiento
Desarrollar la auditora de seguimiento de
acuerdo con las acciones preventivas y
correctivas propuestas
Presentar e informar los resultados de la
auditora de seguimiento
Evaluar la eficacia de las AC/AP
implantadas
Las auditoras de seguimiento
Responsabilidades del auditado
Proponer y desarrollar
actividades para implementar las
AC/AP de auditora
Definir fechas lmite para la
implantacin de estas acciones
Verificar la eficacia de las AC/AP
Eficacia de la accin correctiva
Documentacin
Elaboracin/modificacin fsica
Difusin del documento
Distribucin/ubicacin de copias
Actualizacin lista de control
Identificacin de obsoletos
Grado de aplicacin prctica
Eficacia de la accin correctiva
Aplicacin de disposiciones
Cumplimiento de acciones
Consistencia de acciones frente al
documento
Verificar registros asociados
Verificar reas relacionadas
Aplicacin frente a fecha de
auditora
Eficacia de accin correctiva
Formacin
Programacin de la formacin
Suministro de la formacin
Cumplimiento del programa propuesto
Aspectos / temas cubiertos
Intensidad (horas / personas)
Verificacin aleatoria en campo
Eficacia de accin correctiva
Compra / cambio de equipos IME
Mecanismos de solicitud, compra e ingreso
Inclusin en el inventario de equipos IME
Asignacin de responsabilidades para Calibracin
Preparacin / adecuacin de rutinas de calibracin
Definicin de frecuencia de calibracin
Preparacin de instrucciones para uso del equipo o
entrenamiento del personal asignado a calibracin
Eficacia de accin correctiva
Adecuacin de reas fsicas
Actualizacin de la distribucin en planta
Mecanismo empleado para definir ubicacin
Asignacin de responsabilidades para el control de
productos almacenados
Definicin de mtodos para el manejo de producto
Definicin de mtodos para el almacenamiento de
producto
Establecimiento de procedimientos para recepcin
desde y despacho hacia
La evaluacin de desempeo del auditor
alcances
Programa de auditora
Preparacin de la auditora
Ejecucin de la auditora
Informes de auditora
Seguimiento de las acciones correctivas
Entrenamiento de auditores
Resumen de Auditora Interna
Etapa Documentos Responsable Acciones
Iniciacin Programa de Gerente de rea Programa periodico
auditora Coordinador de Auditoras Criterios para
Comit administrativo programacin Formato
estndar
Preparacin Plan de auditoria Auditor principal Aprobado por el cliente
Hoja de Auditor interno Informar a auditados
verificacin objetivo y alcance cmo
elaborar el plan
Ejecucin Reporte de No Equipo de Auditora Reunin de apertura
Conformidad y Evidencia objetiva
Acciones Reunin de cierre
Correctivas Tcnica de indagacin