Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012
ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE MANTENIMIENTO DE
LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE CIENCIAS NATURALES Y
CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD ICESI
UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012
Aprobado por el comit de trabajos de grado
en cumplimiento de los requisitos exigidos
por la Universidad ICESI para otorgar el ttulo
de Ingeniero Industrial.
____________________________________
Presidente del Jurado
____________________________________
Jurado
____________________________________
Jurado
Todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron al desarrollo del
proyecto.
CONTENIDO
pg.
INTRODUCCIN ..................................................................................................... 1
1. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE MANTENIMIENTO
DE LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE CIENCIAS NATURALES Y
CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD ICESI ......................................... 2
1.1. PROBLEMA ...................................................................................................... 2
1.2. JUSTIFICACIN ............................................................................................... 2
1.3. DELIMITACIN ................................................................................................ 3
2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 4
2.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 4
2.2. OBJETIVO DEL PROYECTO ........................................................................... 4
2.3. OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................. 4
3. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................. 5
3.1. ANTECEDENTES ............................................................................................. 5
3.2. MARCO TERICO ........................................................................................... 5
3.2.1. Mantenimiento ............................................................................................... 5
3.2.2. Procesos... ..................................................................................................... 6
3.2.3. Gestin del mantenimiento ............................................................................ 7
3.2.4. Mejoramiento continuo ................................................................................... 9
3.2.5. Anlisis de criticidad cuantitativo ................................................................. 10
3.2.6. Anlisis de fallas y efectos ........................................................................... 11
3.2.7. Norma ISO 9000 .......................................................................................... 12
3.3. APORTE CRTICO ......................................................................................... 13
4. ESTRATEGIA METODOLGICA DEL TRABAJO............................................. 14
4.1. METODOLOGA DEL PROYECTO ................................................................ 14
4.2. MATRIZ DE MARCO LGICO ....................................................................... 15
5. DESARROLLO DEL PROYECTO ..................................................................... 16
5.1. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................ 16
5.1.1. Contextualizacin del proyecto .................................................................... 16
5.1.1.1. Descripcin del funcionamiento actual del rea de mantenimiento de
laboratorios de la Universidad Icesi ....................................................................... 16
5.1.1.2. Inventario de equipos ................................................................................ 17
5.1.2. Anlisis de criticidad .................................................................................... 19
5.2. PLAN DE ACCIN .......................................................................................... 23
5.2.1. Propuesta para la estandarizacin de los procesos en el rea de
mantenimiento de laboratorios ............................................................................... 23
5.2.1.1. Mantenimiento correctivo .......................................................................... 24
5.2.1.2. Mantenimiento preventivo ......................................................................... 33
5.2.1.3. Adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos ....................... 38
5.2.2. Formatos propuestos ................................................................................... 48
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..................................................... 49
6.1. CONCLUSIONES ........................................................................................... 49
6.2. RECOMENDACIONES ................................................................................... 50
BIBLIOGRAFA ...................................................................................................... 51
ANEXOS ................................................................................................................ 52
Anexo A. Formato de solicitud de compra de equipos ........................................... 52
Anexo B. Ficha tcnica de equipo.......................................................................... 53
Anexo C: Formato de pedido para prcticas de laboratorio ................................... 54
Anexo D: Formato de autorizacin de ingreso ....................................................... 55
Anexo E: Cotizacin de mantenimiento preventivo ................................................ 56
Anexo F: Orden de compra de mantenimiento preventivo ..................................... 57
Anexo G: Carta de garanta de equipo .................................................................. 59
Anexo H: Acta de capacitacin .............................................................................. 60
Anexo I: Reporte de servicio de mantenimiento correctivo .................................... 61
Anexo J: Acta de entrega de equipo de laboratorio ............................................... 62
Anexo K: Reporte de instalacin de equipo ........................................................... 63
Anexo L: Procedimiento del Sistema de Gestin de Solicitudes (S.G.S.) .............. 64
Anexo M: Ficha de uso de equipo.......................................................................... 68
2
Anexo N: Acta de reunin 1 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ...... 69
Anexo O: Acta de reunin 2 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ..... 70
Anexo P: Acta de reunin 3 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ..... 71
Anexo Q: Carta de proveedor para indicar falla de equipos .................................. 72
Anexo R: Acta de reunin 4 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ..... 73
Anexo S: Acta de reunin con el coordinador de compras .................................... 74
Anexo T: Acta de reunin 5 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ....... 75
Anexo U: Acta de reunin 6 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios ...... 76
Anexo V: Acta de reunin con el director administrativo y financiero ..................... 77
3
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Pg.
2
INTRODUCCIN
El tema que abarca este proyecto es de gran importancia para la Universidad Icesi
ya que ste posibilita la ocurrencia de las prcticas de laboratorio de las facultades
de Ciencias Naturales y Ciencias de la Salud, concentrndose en sus equipos
como soporte vital, por lo cual se vela por su continuo y correcto funcionamiento.
Al ser aplicativo, este proyecto cont con fuentes primarias para el levantamiento
de informacin del sistema estudiado. Se realiz desde la observacin de todos
los equipos de soporte y sus actividades de mantenimiento, hasta entrevistas con
los responsables de los procesos.
Se establece como prioridad organizar las actividades del rea para lograr un
mejor desempeo de los procesos y al mismo tiempo fortalecer la integracin de
las reas de la universidad para el control y evaluacin del funcionamiento de la
planta fsica, especficamente de los equipos utilizados en el edificio de
laboratorios, ya que se considera de gran importancia la organizacin de las
actividades para que sea posible prestar un mejor servicio, aumentando la vida til
de los equipos y al mismo tiempo disminuyendo el tiempo y recursos invertidos en
el desarrollo de las tareas.
1
1. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE
MANTENIMIENTO DE LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE
CIENCIAS NATURALES Y CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD
ICESI
1.1. PROBLEMA
1.2. JUSTIFICACIN
Este anlisis tuvo como resultado la estandarizacin del proceso dentro del rea,
lo cual lleva a organizar las actividades y lograr un mejor desempeo del proceso.
Con esta estandarizacin se busca fortalecer la integracin total de la universidad
para el control y evaluacin del funcionamiento de la planta fsica, especficamente
de los equipos utilizados en el edificio de laboratorios, ya que para la universidad
es muy importante organizar sus actividades para prestar un mejor servicio,
manteniendo o aumentando la vida til de los equipos y al mismo tiempo
disminuyendo el tiempo y recursos invertidos en el desarrollo de sus tareas.
2
1.3. DELIMITACIN
PROCESO
ENTRADA Instalacin de Equipos SALIDAS
PROVEEDOR
INTERNO
CLIENTE
S
Capacitacin en Uso
Alistamiento de Equipos
Mantenimiento Programado
Mantenimiento Correctivo
RECURSO
Fuente: Autor. S
3
2. OBJETIVOS
1. Definir los equipos de soporte a travs del anlisis de criticidad para los
mismos.
4
3. MARCO DE REFERENCIA
3.1. ANTECEDENTES
3.2.1. Mantenimiento
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Predictivo
Mantenimiento Cero Horas
Mantenimiento en Uso
5
As como por las caractersticas de su logstica se puede identificar la ubicacin de
la empresa (mover y guardar, planear y comprar, suply chain, suply web), el
mantenimiento tambin presenta diversos niveles de evolucin donde la empresa
puede ser ubicada. Existen: mantenimiento por estado que se caracteriza por su
ocurrencia dependiendo del estado actual de los equipos (correctivo y preventivo),
mantenimiento por condicin que vincula adems seguimiento y control de los
equipos (predictivo), modelos y herramientas aplicados al mantenimiento el cual
implica tambin el uso de elementos estratgicos para incrementar la efectividad
del proceso(cero horas y en uso) y gestin integral del mantenimiento que asegura
la calidad y garantiza el constante funcionamiento de las instalaciones bajo altos
ndices de efectividad.
3.2.2. Procesos
6
Existen cuatro tipos de procesos aplicados en cualquier empresa, los cuales son:
Procesos Estratgicos
Procesos Operativos
Procesos de Soporte
Procesos de Gestin
7
Recepcin de instalaciones: distribucin de planta e instalaciones para
el eficiente uso y mantenimiento de maquinaria.
8
3.2.4. Mejoramiento continuo
El ciclo Deming o P.D.C.A. (Planning, Do, Check and Act) nos ilustra el modus
operandi para lograr mayor efectividad en un proceso, es una mirada estratgica a
la manera de proceder con los elementos que emergen de toda actividad. Este
modelo de aseguramiento de la calidad es el que actualmente utiliza la universidad
Icesi como poltica, lo que impulsa a tenerlo en cuenta en el desarrollo del
proyecto.
9
Ejecucin: Incluye las actividades que se desarrollan en el rea de
mantenimiento incluyendo los resultados cualitativos de dichas actividades.
El anlisis de la criticidad de los equipos de una empresa nos sirve para poder
jerarquizar, por importancia, los elementos (sistemas) sobre los cuales vale la
pena dirigir recursos (humanos, econmicos y tecnolgicos). Adems ayuda a
identificar eventos potenciales indeseados, en el contexto de la confiabilidad
operacional.
Aspectos Principales
Subsistema: es una parte del sistema, este puede estudiarse por separado y
considerarse como un sistema.
Los criterios que van a ser expuestos a continuacin estn sujetos a dos factores
muy importantes, la frecuencia del fallo y la consecuencia de su aparicin.
10
Operaciones: Efecto del fallo sobre la produccin.
Mantenimiento: Tiempo y costo de la reparacin1.
tem analizado
Funcin
Fallas
Efecto de las fallas
Causa de las fallas
Controles previos
Acciones desplegadas
Otros
1
PESTEZ HUERTA, Alvaro Eduardo. 2007.Elaboracion de un Plan de
Mantenimiento Predictivo y Preventivo en Funcion de la Criticidad de los
Equipos del Proceso Productivo de una Empresa Empacadora de Camaron.
Guayaquil : s.n., 2007. Pgs. 60-65.
11
eficiente de analizar el mantenimiento correctivo, donde se identifica el error y se
planea la intervencin sobre el equipo antes de que se presenten averas para
lograr acciones preventivas en lugar de correctivas.
La norma ISO 9000 se tiene en cuenta ya que esta nos gua con tres aspectos
fundamentales:
Un idioma universal a travs del cual todas las compaas se entienden bajo
un mismo conjunto de conceptos.
Establece un sistema de gestin de reconocimiento mundial, lo que ha
permitido mayor facilidad en la creacin de relaciones comerciales
internacionales bajo los criterios de la norma.
Garantiza un sistema de informacin comn ya que requiere ciertos
parmetros para la creacin de relaciones organizacionales.
12
Los captulos de principal apoyo para el proyecto son el sexto y octavo, entendidos
como gestin de los recursos y medicin, anlisis y mejora respectivamente. En
el captulo seis se establecen las necesidades de recursos (tcnicos, humanos,
etc.) para la implementacin de la norma y tambin los requisitos para la
comunicacin a lo largo del proceso de ejecucin. Por otra parte, en el captulo
ocho se desarrollan los procedimientos que garantizarn la eficacia del proceso a
nivel interno y externo, identificando el plan de deteccin de problemas y las
acciones a tomar para prevenir y corregir errores.
13
4. ESTRATEGIA METODOLGICA DEL TRABAJO
Para alcanzar los objetivos especficos estipulados, fue necesario plantear una
metodologa para el desarrollo de las tareas que dieron cuerpo al proyecto.
La primera etapa en este camino fue la creacin del marco de referencia el cual
considero el soporte del proyecto. Para la creacin de dicho marco, desarroll una
investigacin y bsqueda bibliogrfica con el fin de hallar antecedentes y trabajos
relacionados con el tema.
Para conocer la situacin actual y formar el inventario de equipos que hacen parte
de los procesos desarrollados en los laboratorios de la Universidad, tuve una serie
de reuniones y visitas de campo con los encargados de estas reas. El propsito
de estas entrevistas es conocer a fondo los procesos, para poder establecer qu
equipos se consideran crticos y dan soporte a las actividades del edificio L.
14
4.2. MATRIZ DE MARCO LGICO
Disponibilidad de
Tiempo usado Presencia del
Reunin con ingeniero tiempo por parte
(%) tutor
del ingeniero Raul
Disponibilidad de
Tiempo usado Correos de tiempo por parte
Renin con personal de mantenimiento.
(%) respuesta de Mauricio
Delgado
Disponibilidad de
Diagramas Verificacin del
Aceptacin de diagramas por parte del rea. tiempo por parte
aceptados (%) tutor
del ingeniero Raul
Presentar una propuesta de implementacin
del proceso estandarizado que incluya los
Objetivo Tiempo usado
criterios de adquisicin de los equipos,
Especfico 3 (%)
elaborando un manual para el rea de
mantenimiento.
Documentar los procesos de compra y Tiempo usado Verificacin del Acceso a la
llegada de equipos. (%) tutor informacin
Actividades Redactar el manual para los proceso de
Tiempo usado Verificacin del
mantenimiento que incluya la correcta
(%) tutor
adquisicin e instalacin de equipos.
Fuente: Autor
15
5. DESARROLLO DEL PROYECTO
Al inicio del desarrollo del proyecto, lo primero que se hizo fue una reunin con el
coordinador de servicios generales y planta fsica de la Universidad el Ingeniero
Ral Andrs Solarte, quin es la persona encargada de coordinar todas las
labores de mantenimiento que se realizan en la institucin para explicar el
funcionamiento y la organizacin de las tareas que se llevan a cabo en este rea.
Como coordinador de servicios generales y planta fsica, el Ingeniero, plante los
intereses y las necesidades que tiene la Universidad actualmente de estandarizar
los procesos de mantenimiento correctivo y preventivo, con el fin de tener un
sistema de mantenimiento organizado, el cual contribuya a la reduccin de fallas
operacionales en el sistema.
16
explic detalladamente las actividades de mantenimiento correctivo,
mantenimiento preventivo, adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de
equipos.
17
Se defini a los equipos de soporte como aquellos que prestan los servicios de
preparacin de materiales para las prcticas de laboratorio, son de baja o nula
portabilidad y se encuentran fijos en el rea donde se les da uso. Entre ellos estn
autoclaves, neveras, cabinas de extraccin de humo, etc. (listados a continuacin).
18
5.1.2. Anlisis de criticidad
19
Los parmetros bajo los cuales se considera la criticidad de cada equipo estn
sujetos a cinco variables determinantes:
20
Tabla 5. Cuantificacin de variables en equipos de soporte
No. Equipo Caracteristicas Frecuencia de Fallas Impacto Operacional Flexibilidad Operacional Costos de Mantenimiento Impacto S.A.H.
1 Nevera -80C 2 4 4 1 0
2 Nevera -20C 2 2 2 1 0
3 Nevera -4C y -2C 2 2 2 1 0
4 Autoclave Desechos Biologicos 3 4 4 1 1
5 Autoclave Esterilizacin 4 4 4 2 0
6 Destilacin Tipo 1 3 4 1 2 0
7 Destilacin Tipo 2 3 6 4 1 0
8 Estufa Secado de instrumentos 2 1 2 1 0
9 Incubadora Incubadora de CO2 2 2 4 1 1
10 Cabina Flujo laminar 2 4 2 1 1
11 Cabina Extraccin de humos 4 1 2 2 1
12 Cabina Bioseguridad 2 4 2 1 1
13 Microscopio Fluorescencia 3 4 4 2 0
14 Microscopio Microcirugia 2 1 4 1 0
15 Microscopio Frio 2 1 2 1 0
16 Equipo Absorcin atmica 3 1 4 2 1
17 Mufla Mufla de calentamiento 2 1 4 1 1
18 Tabletadora Farmacotecnia 3 4 4 1 0
19 Tamizadora 2 4 4 1 0
20 Centrifuga Refrigerada 1 1 2 1 1
21 Centrifuga Mediana (tubos para sangre) 1 1 2 1 1
22 Centrifuga nico 1 1 4 1 1
23 Centrifuga Pequea (Eppendorf) 1 1 4 1 1
24 Durometro Dureza de tabletas 3 4 4 2 0
25 Espectrofotometro Infrarrojo 3 4 4 1 0
26 Cromatografo UPLC Liquido 2 4 4 1 0
27 Bombo Recubrimiento de Tabletas 2 4 4 1 0
28 Bomba Peristaltica 2 4 4 1 0
Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi
Los valores aqu mencionados fueron producto de varias reuniones con el auxiliar
de mantenimiento en laboratorios. Inicialmente se cuantificaron todas las variables
de acuerdo a la experiencia de Mauricio Delgado (auxiliar de mantenimiento), pero
en ciertos equipos que llevaban poco tiempo en la universidad fue necesario
contactar a los proveedores de los mismos para tener valores de referencia y
efectuar un diagnostico ms exacto (ver anexos 15, 16 Y 17).
Se consider el contacto con otras universidades, pero la informacin suministrada
fue de muy pocos equipos ya que la mayora pertenecan a otras reas de
investigacin.
Se solicit informacin a ciertas empresas que usan equipos similares pero
muchas de estas se negaron a compartir informacin ya que se creen variables
confidenciales asociadas a la productividad de la compaa.
21
Con estas frmulas y el grfico de criticidad estamos en capacidad de determinar qu
equipos se consideran crticos como resultado de este anlisis, relacionando directamente
las consecuencias de la aparicin de fallas y la frecuencia de las mismas.
Fuente: Autor
22
5.2. PLAN DE ACCIN
23
6. Seguimiento y recoleccin de datos del proceso. Es aqu donde se obtienen las
rdenes de compra, cotizaciones, reportes de servicio, actas de entrega de
equipos, actas de capacitacin, etc. (ver anexos).
7. Creacin del historial de mantenimientos correctivos, del programador de
mantenimientos preventivos y de la gua para la adquisicin, instalacin y
capacitacin en uso de equipos.
8. Revisar los resultados (evaluacin de la propuesta por parte del tutor temtico).
9. Elaborar propuestas de ajuste, a partir de los resultados.
10. Evaluar ajustes a las polticas o a las actividades del proceso, de acuerdo con
las propuestas hechas.
11. Formular el proyecto de implementacin de las propuestas de mejoramiento
(en el caso particular del rea de mantenimiento de laboratorios es la
presentacin de las propuestas ante el ingeniero Ral Solarte ya que para
estos procesos no existen antecedentes).
Entradas y salidas
24
equipo Icesi
Fuente: Autor
Diagrama de procesos
Encargado del
Contratista de
Laboratorio o el rea de Mantenimiento Compras Proveedor de Equipo Planta Fsica
Servicios
Equipo
Inicio
3. El equipo se
No encuentra en Si
garanta?
11. Contactar al
contratista
Si
20. Reportar la
disponibilidad del
19. Reparar el 18. Generar orden
equipo al encargado
equipo de entrada
del laboratorio o del
equipo.
Fin
Fase
Propsito
Definir las condiciones especficas bajo las cuales se genera la reparacin de los
equipos de soporte de los laboratorios del edificio L de la Universidad Icesi.
Alcance
25
Condiciones generales
Para iniciar todo proceso de reparacin el encargado del laboratorio debe
montar el caso por Sistema de Gestin de Solicitudes (ver anexo 12).
26
Revisar la ficha tcnica del No existe ficha Auxiliar de Ficha tcnica del
equipo para determinar si tcnica del equipo mantenimiento equipo
an se encuentra en o la misma no en
garanta y sta cubre la presenta el dato laboratorios
reparacin del equipo de garanta
6. Programacin de la reparacin
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Se establece el da y la hora de La programacin Auxiliar de Confirmacin
la reparacin, siempre se tiene depende de quien mantenimiento de solicitud a
en cuenta la disponibilidad del vaya efectuar la en laboratorios prestador de
auxiliar de mantenimiento en reparacin y prestador de servicios
laboratorios y del prestador de servicios (si es
servicios (si es necesario) necesario)
Excepciones
La programacin cuenta exclusivamente por el encargado del mantenimiento en
laboratorios en caso de que la universidad tenga las herramientas necesarias
para efectuar la reparacin
27
de la reparacin se enva la servicios depende mantenimiento de la entrada y
solicitud a planta fsica para de si el equipo en salida del
el ingreso del prestador de est en garanta laboratorios prestador de
servicios, verificando su (proveedor o servicios y
seguridad social contratista) seguridad social
Excepciones
Este paso puede ser eliminado del proceso si la reparacin del equipo es hecha
por el encargado del mantenimiento en laboratorios, con las herramientas
existentes en la universidad
Documentos involucrados
Procesos relacionados
28
5.2.1.1.2. Historial de mantenimientos correctivos
30 Lunes 31 Martes
Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 101L
29
Tabla 9. (Continuacin)
FEBRERO
1 Mircoles 2 Jueves 3 Viernes 4 Sbado
Mantenimiento Correctivo
Multimetro Almacen Materiales
30
Tabla 9. (Continuacin)
MARZO
1 Jueves 2 Viernes 3 Sbado
Mantenimiento Correctivo
Motor Erw eka AR 403 Lab.
305L Farmacotecnia Industrial
Mantenimiento Correctivo
Autoclave Tuttnauer 160 litros
31
Tabla 9. (Continuacin)
ABRIL
30 Lunes
32
5.2.1.2. Mantenimiento preventivo
Entradas y salidas
33
Diagrama de procesos
Inicio
1. Registrar el
equipo con ficha
tcnica
No
3. El mtto
requiere 8. Ejecutar mtto
No Si
contratista?
9. Contactar al
4. Programar mtto
contratista
10. Cotizar el
servicio
5. Ejecucin mtto Si
Fin
Fase
Propsito
34
Alcance
35
3. Consecucin de cotizaciones de mantenimiento
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Enviar solicitud de Auxiliar de Notificacin
cotizaciones a los mantenimiento en de solicitud de
prestadores de servicios laboratorios cotizaciones
identificados y/o
recomendados
36
servicios y verificacin de (proveedor o servicios y
documentos de seguridad contratista) seguridad
social. social
Excepciones
Este paso puede ser eliminado del proceso si el mantenimiento del equipo es
hecho por el encargado del mantenimiento en laboratorios, con las herramientas
existentes en la universidad
Documentos involucrados
Procesos relacionados
37
5.2.1.2.2. Programacin de mantenimientos preventivos
EQUIPO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
Nevera -80C 29-may
Nevera -20C 17-ago
Nevera -4C 27-sep
Autoclave Desechos Q. 13-jun 14-dic
Autoclave Esterilizacion 14-jun 15-dic
Agua Destilada tipo 1 21-abr
Agua Destilada tipo 2 12-jun
Estufa de Secado Instrumentos 03-sep
Incubadora de CO2 20-sep
Cabina Flujo Laminar 18-jul
Cabinas Extractoras Humos Tox 06-jun
Cabinas Bioseguridad 17-oct
Microscopio Fluorescencia 12-ene
Microscopio Microcirugia 21-nov
Microscopio Frio 12-ene
Absorcion Atomica 15-feb
Mufla de Calentamiento 19-sep
Tableteadora 23-oct
Tamizadora
Centrifuga Refrigerada 09-ago
Centrifuga Hettich 10-sep
Centrifuga Unico 15-mar
Durometro 23-feb
Espectrofotometro Infrarrojo 15-oct 08-nov
Cromatografo UPLC 20-sep
Bombo recubrimiento de tabletas AO 2013
Bomba Peristaltica AO 2013
Para que los laboratorios cuenten con un nuevo equipo se deben seguir tres
pasos: adquisicin, instalacin y capacitacin en uso. La adquisicin de equipos
es un paso fundamental en la creacin de los laboratorios, adems del inicio del
campo de accin del rea de mantenimiento. Se debe velar por la adquisicin bajo
las mejores condiciones posibles en cuanto a calidad del equipo, confiabilidad del
proveedor y servicios de post-venta. El rea de mantenimiento es la encargada de
coordinar todo el procedimiento de instalacin de un nuevo equipo, contactando el
proveedor y supervisando la logstica del mismo. Y por ltimo, la capacitacin en
38
uso del equipo es programada por el rea de mantenimiento y es proporcionada a
las personas que utilizarn el equipo y al auxiliar de mantenimiento en
laboratorios. Esta generalmente se realiza al mismo tiempo que el equipo es
instalado.
Entradas y salidas
Diagrama de procesos
39
Adquisicin, Instalacin y Capacitacin en Uso de Equipos
Encargado del
Decanatura de la rea de
Laboratorio o el Compras Proveedor de Equipo
Facultad Mantenimiento
Equipo
Inicio
3. Autorizar la
4. Generar orden de
adquisicin del
compra
equipo
6. Reportar la 5. Reportar la
adquisicin del adquisicin del
equipo al rea de equipo al encargado
mantenimiento del equipo
7. Contactar al
proveedor para 8. Brindar
solicitud de informacin del
informacin del equipo
equipo
9. Identificar los
requerimientos para
instalacin del
equipo
12. Coordinar la
llegada y
almacenaje
temporal del equipo
13. Solicitar
elementos para 14. Instalar el
instalacin y/o equipo
prueba del equipo
15. Hacer
acompaamiento a
la instalacin del
equipo
18. Informar al
proveedor la fecha,
hora y lugar de la
capacitacin.
Fin
Fase
40
Propsito
Definir las condiciones especficas bajo las cuales se adquiere, instala y capacita
al personal en el uso de un equipo de los laboratorios del edificio L de la
Universidad Icesi.
Alcance
Condiciones generales
Se debe solicitar la autorizacin para la compra del equipo, al decano(a) de la
facultad y/u ordenador del gasto.
41
2. Cotizar el equipo
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Cotizacin del equipo, Comprador de Cotizacin de
que incluye un cuadro la Universidad equipo
comparativo de Icesi
cotizaciones
3. Autorizacin de la decanatura
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Autorizar la compra del Decano(a) u Formato de
equipo ordenador del aprobacin de
gasto compra de equipo
42
7. Adecuacin del lugar
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Se inicia la adecuacin del lugar Auxiliar de
donde ser instalado el equipo mantenimiento
(modificaciones fsicas, en laboratorios
estantes, conexiones, etc.)
43
capacitacin
Documentos involucrados
Procesos relacionados
Esta es una prctica gua cuyo objetivo es poner al tanto a los colaboradores de
los laboratorios, sobre la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos.
Adems, se da a conocer el rol del solicitante del equipo a lo largo del proceso,
asignando tareas para la solicitud del equipo, reporte de la compra y participacin
activa en las capacitaciones.
44
Figura 9. Manual para la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de un
nuevo equipo
45
46
Fuente: Autor y auxiliar de mantenimiento en laboratorios de la Universidad Icesi
47
En el caso de adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos, se abord
individualmente cada uno de los pasos mencionados. La propuesta de compra de
equipos fue evaluada junto con el coordinador de compras y suministros (Henry
Calero), en dicha propuesta se planteo un nuevo formato de compra donde se
establece que antes de solicitar un equipo se deben tener presentes sus
necesidades fsicas y tecnolgicas, adems de saber si el equipo ser utilizado
para prcticas de investigacin (trmite de exencin de impuestos).
Posteriormente se exige el aval de la decanatura para iniciar el proceso de
cotizacin (ver anexo 19).
Los formatos propuestos a lo largo del proyecto fueron planteados con el objetivo
de que se facilite la creacin de las historias de los equipos. Y que con estos
recursos sea ms fcil crear tablas de frecuencia de fallas de los equipos,
programacin de actividades de mantenimiento y realizar los seguimientos
pertinentes segn la necesidad de cada uno. Los formatos creados o modificados
son listados a continuacin:
48
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
49
6.2. RECOMENDACIONES
50
BIBLIOGRAFA
51
ANEXOS
Descripcin del Item a Solicitar Cantidad Und/Med Caractersticas Tcnicas (# CAS, # de Catalogo, Marca o Referencia)
Nota: En caso de que tenga cotizaciones, pginas web de proveedores, fotos o datos que apoyen la gestin de compra, favor adjuntarlos a la solicitud.
52
Anexo B. Ficha tcnica de equipo
FICHA TCNICA DEL EQUIPO:______________________________
NOMBRE DEL ENCARGADO: UBICACIN DEL EQUIPO: FICHA NUMERO
DD: MM: AA: NUM. ACTIVO FIJO: #
FACULTAD: CARGO:
DATOS DEL EQUIPO
TIPO DE EQUIPO: OBSERVACIONES
CARACTERISTICAS TECNICAS OBSERVACIONES:
MECANICAS: ELECTRICAS: ELECTRONICAS:
MARCA: PROVEEDOR: PERSONA CONTACTO PROVEEDOR: NUMERO DE CONTACTO PROVEEDOR:
VOLTAJE: POTENCIA: RECOMENDACIONES DE USO
CORRIENTE: FRECUENCIA:
FASES: RPM:
NUMERO DE SERIE: MODELO:
CALIBRACION
EQUIPO REQUIERE CALIBRACION:
TIPO DE CALIBRACION: MEDIDAS DE SEGURIDAD
FECHA DE CALIBRACION:
PROXIMA CALIBRACION:
ELEMENTOS REQUERIDOS PARA USO DEL EQUIPO
PROTECCION RESPIRATORIA: PROTECCION VISUAL:
PROTECCION AUDITIVA: PROTECCION CORPORAL:
GUANTES: CALZADO ESPECIAL: CASCO:
MODO DE USO
MANTENIMIENTO
EQUIPO POSEE GARANTIA: DURACION DE LA GARANTIA: FECHA DE VENCIMIENTO DE LA GARANTIA: EQUIPO POSEE CONTRATO DE MANTENIMIENTO:
EMPRESA ENCARGADA DEL MANTENIMIENTO: PERIODOS DE MANTENIMIENTO:
TIPOS DE MANTENIMIENTO QUE NECESITA EL EQUIPO: MECANICO: ELECTRICO: ELECTRONICO:
MANTENIMIENTO PREDICTIVO: PREVENTIVO: CORRECTIVO: TIPO DE EQUIPO:
CONDICION DEL EQUIPO CRITICA: MEDIA: NORMAL: FECHA REVISION: PROXIMA FECHA REVISION:
ASPECTO FISICO DEL EQUIPO AL ENTREGARSE:
ASPECTO FISICO DEL EQUIPO AL RECIBIRSE:
DIAGNOSTICO:
PROBLEMAS: AVERIAS O FALLAS: REPUESTOS:
DETALLES DE OPERACIN: ENCENDIDO: APAGADO:
NIVEL DE RUIDO: NORMAL: MEDIO: ALTO: ESTADO CABLE DE CONEXIN:
MEDIR VOLTAJE: VOLT : MEDIR AMPERAJE: AMP: REVISION DISPLAY:
ESTADO BATERIAS: ESTADO CARGADOR:
ESTADO SOLDADURAS: RESIDUOS (RESINAS O FLUX DE SOLDADURAS) :
LIMPIEZA DE LA TARJETA: ELEMENTOS DESGASTADOS:
REVISION Y AJUSTE DISPOSITIVOS DE PROTECCION: AJUSTE DE TORNILLERIA:
PROGRAMACION CONTROLADOR: REVISION LAZO DE CONTROL:
ELABORO: FIRMA: FECHA:
53
Anexo C: Formato de pedido para prcticas de laboratorio
LABORATORIO: ____________________
PRCTICA: _____________________
NOMBRE: _____________________
FECHA: _______________________
Fuente:Universidad Icesi
54
Anexo D: Formato de autorizacin de ingreso
ELABORADO POR: jaescboar
VERSIN: 1.0
DATOS DE LA SOLICITUD
N de orden de
Oficina:
compra
Solicitante: Semana N:
Fuente:UniversidadIcesi
55
Anexo E: Cotizacin de mantenimiento preventivo
56
Anexo F: Orden de compra de mantenimiento preventivo
57
Fuente:UniversidadIcesi
58
Anexo G: Carta de garanta de equipo
Fuente:UniversidadIcesi
59
Anexo H: Acta de capacitacin
Fuente:UniversidadIcesi
60
Anexo I: Reporte de servicio de mantenimiento correctivo
61
Anexo J: Acta de entrega de equipo de laboratorio
62
Anexo K: Reporte de instalacin de equipo
63
Anexo L: Procedimiento del Sistema de Gestin de Solicitudes (S.G.S.)
Contenido
1. Entradas y salidas
2. Diagrama de procesos
2.1 Diagrama - Sistemas de gestin y seguimiento de solicitudes
3. Cuerpo del procedimiento de acuerdo a las actividades del proceso
3.1 Solicitar creacin o modificacin de sistema de gestin y seguimiento solicitudes
3.2 Aprobacin del lder del proceso
3.3 Solicitar reunin para acordar la estructura y funcionalidad del sistema
3.4 Acordar estructura y funcionalidad del sistema
3.5 Revisar acuerdo de estructura y funcionalidad
3.6 Aprobacin de la implementacin del sistema
3.7 Revisar el proceso
3.8 Presentar el sistema de solicitudes y aprobacin del usuario y lder del proceso.
3.9 Capacitacin en la funcionalidad del sistema
4. Documentos involucrados
5. Procesos relacionados
6. Glosario
1. Entradas y salidas
Entradas Salidas
Solicitud Proveedor Solicitud Atendida Destinatario
Servicio Usuario Servicio Usuario
64
Si el lder del proceso Contacto va Lder del N/A
aprueba la solicitud, le electrnica. proceso
informar al lder funcional
sobre la solicitud. Sea el
caso contrario, la solicitud
es cancelada
definitivamente.
Excepciones
N/A
3.3 Solicitar reunin para acordar la estructura y funcionalidad del
sistema
Detalle Restricciones Encargados Recursos
El lder funcional deber Contacto va Lder N/A
contactarse con el usuario electrnica. funcional
y lder del proceso para
programar una reunin
para acordar la estructura y
funcionalidad del sistema.
Excepciones
N/A
3.4 Acordar estructura y funcionalidad del sistema
Detalle Restricciones Encargados Recursos
El usuario, lder del proceso N/A Usuario N/A
y lder funcional acordarn Lder del
la estructura y funcionalidad proceso
del sistema. Lder
funcional
Excepciones
N/A
3.5 Revisar acuerdo de estructura y funcionalidad
Detalle Restricciones Encargados Recursos
El lder funcional y Se guiarn por la Lder N/A
lder tcnico informacin resultante funcional
revisarn el acuerdo de la reunin de Lder tcnico
de estructura y usuario, lder del
funcionalidad. proceso y lder
funcional.
Excepciones
N/A
3.6 Aprobacin de la implementacin del sistema
65
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Si el lder tcnico Para el Lder tcnico N/A
considera que es posible desarrollo de la Lder
implementar el sistema, aplicacin se funcional
desarrollar la aplicacin debe revisar
(y si esta dentro de la funcionalidad en
funcionalidad de la mantis.
herramienta de registro
de solicitudes),
configurar la
herramienta de registro
de solicitudes en el
entorno de pruebas. Sea
el caso contrario, debern
contactarse con el lder
funcional para que este
solicite una reunin para
acordar una nueva
estructura y funcionalidad
del sistema.
Excepciones
N/A
3.7 Revisar el proceso
Detalle Restricciones Encargados Recursos
El lder funcional y lder N/A Lder N/A
tcnico revisarn el proceso funcional
e informarn el resultado de Lder tcnico
la revisin al lder del
proceso.
Excepciones
N/A
3.8 Presentar el sistema de solicitudes y aprobacin del usuario y
lder del proceso.
Detalle Restricciones Encargados Recursos
El lder del proceso N/A Lder del N/A
presentar el sistema de proceso
solicitudes al usuario. Si el Usuario
usuario y lder del proceso Lder tcnico
se encuentran satisfechos
con el sistema (aprobado)
se le informara al lder
tcnico para activar la
66
puesta en produccin del
sistema. Sea el caso
contrario, debern acordar
la nueva estructura y
funcionalidad del sistema.
Excepciones
N/A
3.9 Capacitacin en la funcionalidad del sistema
Detalle Restricciones Encargados Recursos
Estando listo el sistema, el N/A Lder N/A
usuario, lder del proceso y tcnico
lder funcional debern ser
capacitados en la
funcionalidad del sistema
por el lder tcnico.
Excepciones
N/A
4. Documentos involucrados
5. Procesos relacionados
Cdigo Nombre
N/A
6. Glosario
Trmino Descripcin
Funcionalidad en mantis
67
Anexo M: Ficha de uso de equipo
68
Anexo N: Acta de reunin 1 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios
Fuente: Autor
69
Anexo O: Acta de reunin 2 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios
Fuente: Autor
70
Anexo P: Acta de reunin 3 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios
Fuente: Autor
71
Anexo Q: Carta de proveedor para indicar falla de equipos
72
Anexo R: Acta de reunin 4 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios
Fuente: Autor
73
Anexo S: Acta de reunin con el coordinador de compras
Fuente: Autor
74
Anexo T: Acta de reunin 5 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios
Fuente: Autor
75
Anexo U: Acta de reunin 6 con el auxiliar de mantenimiento en laboratorios
Fuente: Autor
76
Anexo V: Acta de reunin con el director administrativo y financiero
Fuente: Autor
77