Manual Orfeo

PROCESO DE GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
rfeo
MANUAL DE USUARIO
ACTUALIZACION
BOGOT D.C.
5 DE NOVIEMBRE DE 2009
VERSIN No. 2
CONTENIDO
INTRODUCCIN
Cmo ingresar a Orfeo
INFORMACIN GENERAL DEL SISTEMA
1. Opciones generales del sistema

2. Estructura: Radicacin y Carpetas
3. Funcionalidades:
- Agendar
- Mover
- Reasignar
- Informar
- Devolver
- Visto Bueno
- Archivar
- Tipificacin
I- RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

Modificar Registro.
II - ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR
III - ASIGNAR NMERO DE RADICADO
IV - RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA

Informacin que aparece en la vista "Documentos
V- RADICAR MEMORANDOS INTERNOS
VI - USUARIOS ANEXAR RESPUESTA A UN DOCUMENTO RADICADO DE

ENTRADA
2
VII - RADICACIN MASIVA DE DOCUMENTOS
PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Conmutador (57 1) 5960800 Ext. 7144 Fax ext. 7102 * Calle 7 No. 6-54 Piso 1 - Bogot Colombia * www.accionsocial.gov.co
Campos de combinacin para utilizar en radicacin de salida
VIII - MARCAR DOCUMENTO RADICADO PARA ENVIO FUERA DE LA ENTIDAD
IX - GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR.
X- ANULAR RADICADOS
1. Anulacin de radicados dependencia
2. Acta anulacin de radicados - Grupo de Correspondencia
XI - ENVIAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD
XII - DEVOLUCIN DE RADICADOS
XIII - CONSULTA DE RADICADOS

1. Informacin General
2. Histrico
3. Documentos
4. Expedientes
XIV - REALIZAR FILTRO EN CARPETAS
XV - DIGITALIZAR DOCUMENTOS
1. Aplicativo de digitalizacin
2. Configuracin escner
3. Recomendaciones generales en la digitalizacin
XVI- RADICACION MASIVA ENTRADA XLIRA
GLOSARIO

INTRODUCCIN
Se pretende que esta gua, adems de brindar la informacin necesaria sobre la operacin y
funcionalidad del Sistema de Gestin Documental, se convierta en un documento principal al que
un usuario del sistema deba acudir cuando requiera soporte bsico sobre el alcance de esta
herramienta para el cumplimiento de sus funciones.
Esta herramienta se ha construido tomando como base un cambio de cultura organizacional y que
debe evolucionar a medida que su uso se haga de forma masiva. Partiendo de ese concepto,
pretende que el Sistema de Gestin Documental sea el punto de partida para la construccin de
un gran sistema de informacin, cuya finalidad sea la automatizacin de tareas que permita a los
funcionarios de la entidad realizar tan solo (como excepcin) aquellas actividades que
indispensablemente deban hacerse de manera operativa. De esta forma un usuario del sistema
podr dedicar ms tiempo al anlisis de su gestin y optimizar el aporte de su labor.
Teniendo en cuenta que este sistema es an un producto en desarrollo, que ha sido diseado por
la Superintendencia de Servicios Pblicos y ajustado a ACCIN SOCIAL, acorde a sus
necesidades en cuanto al manejo de la informacin con la cual realiza su diaria gestin, el
contenido que se encontrar a continuacin es susceptible de modificaciones en el tiempo. Los
cambios que se realicen sern comunicados de manera oportuna y se harn basados en la
retroalimentacin que se pueda obtener de la utilizacin de este aplicativo.
Atrs

CMO INGRESAR A ORFEO
El acceso a Orfeo se puede realizar por el Internet Explorer, en las siguientes direcciones:
1. http://orfeo.accionsocial.gov.co - Direccin fuera de Accin Social
2. http://orfeo/ - Direccin Interna
3. http://172.20.68.82 - Unidades Territoriales
A continuacin muestra la pantalla en donde debe digitar: el usuario y contrasea que se le asign
para esta aplicacin.

INFORMACIN GENERAL
ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DE ORFEO
Para un manejo prctico y sencillo del sistema, se encuentra dividido en 3 secciones principales
que son:
6
1. OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA: (parte superior de la pantalla)

2. ESTRUCTURA: Radicacin y Carpetas, con diferentes funcionalidades (Parte izquierda
de la pantalla)
3. FUNCIONALIDADES GENERALES: Opciones de movimiento del documento radicado

y recibido por cada usuario del sistema (parte derecha y central de la pantalla)
- Agendar
- Mover
- Reasignar
- Informar
- Devolver
- Vo.Bo.
- Archivar
- Tipificacin
1. OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA
- AYUDA: Mediante este vnculo se puede ingresar al manual donde se puede consultar los
diferentes procedimientos y la manera fcil de realizarlos en el sistema.
- INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de

identificacin, fecha de nacimiento, No. de extensin, correo electrnico, No. de AT7
(equipo), piso. Se recomienda tener actualizado sus datos en el sistema.

- CRDITOS: Reconocimiento de la comunidad Orfeo al esfuerzo significativo de todos sus
miembros, en especial a los integrantes de la Superintendencia de Servicios Pblicos
Domiciliarios, Comisin de Regulacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico y
Departamento Nacional de Planeacin.
- CONTRASEA: Al ingresar a este vnculo se puede cambiar la contrasea del usuario para
el ingreso al sistema. Cuando se realice un cambio de contrasea, se debe cerrar la sesin y
volver a ingresar con la nueva clave.
- ESTADSTICAS: Permite generar estadsticas de los documentos que se encuentran

actualmente en la dependencia. Se puede agrupar el listado por tipo de documento, adems
de mostrar los registros uno a uno, o simplemente contarlos.
- CERRAR: Cierra la sesin en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es

importante que siempre la sesin quede completamente cerrada en el sistema, por este
motivo al querer terminar la sesin se debe realizar por esta opcin.
2. ESTRUCTURA: RADICACIN Y CARPETAS

: Mdulo a travs del cual un usuario con permiso especial maneja la
informacin requerida para alimentar los datos de usuarios y perfiles, dependencias, carpetas,
envo de correspondencia, tipos documentales, servicios, tipos de radicacin, pases,
departamentos, municipios, tarifas y contactos.
: Este es el proceso final correspondiente al envo de los documentos de

salida que son entregados a las diferentes agencias de correo para su reparto. Este perfil lo tienen
los funcionarios del grupo de correspondencia que tengan este permiso.
: Cuando se requiere modificar la informacin del documento inicial porque

faltan datos o estn errados y estos se requieren para realizar la radicacin de salida. Esta opcin
es asignada por permisos a los usuarios establecidos.
: Luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe marcar el

radicado de salida (carta) como impreso. De esta manera ya se encuentra listo el documento
fsico para ser entregado en Correspondencia y efectuar el respectivo envo.
: Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el sistema y

este se debe anular por alguna razn como duplicidad del documento (dos radicados9
generados para una misma carta), o el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe
realizar el proceso de anulacin mediante el sistema.
: Mdulo creado para la administracin de la informacin manejada por el
Grupo de Archivo, de la creacin y modificaciones de las series, subseries y tipos documentales
de cada una de las dependencias del ACCIN SOCIAL.
: Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros seleccionados un

radicado o radicados que concuerden con dicha solicitud de bsqueda.
: Se reflejan los documentos a los cuales se les ha creado o asignado

expediente.
: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de correo por

diferentes inconsistencias en la entrega de las comunicaciones.
Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos, remitidos
hacia las dependencias y/o generados por ACCIN SOCIAL, a los cuales se le asignar un
nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo identifique dentro de los diferentes trmites de
la Entidad.
: Este proceso consiste en crear un registro nuevo y/o poder anexar una
respuesta o comunicacin a un destinatario. O si tiene en su poder un documento cuyo trmite
requiere la generacin de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de informacin, una
remisin de informacin o cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de
salida.
: Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que

son recibidos en ACCIN SOCIAL a los cuales se le asignar un nmero de radicado. La opcin
de radicacin de entrada son asignadas por permisos a los usuarios establecidos, que conforman
el Grupo de Correspondencia.
: Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de

documentos generados por las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus
funciones con destino interno. La opcin de radicacin de memorandos es asignada por10

permiso al usuario establecido.
: Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico de

resoluciones, se implement el mdulo de Radicacin de Resoluciones, permitiendo realizar este
procedimiento de manera automtica. La opcin de radicacin de resoluciones es asignada por
permiso al usuario establecido.
: Mdulo creado para la combinacin de archivos word y csv, generando las

comunicaciones con un mismo texto dirigidas a diferentes destinatarios.
: A travs de esta opcin se asocia la imagen de un documento radicado

interno o carta con la firma original, en el proceso del sistema.
Son las carpetas que vienen por defecto al crear cualquier usuario, estas son: Entrada, Salida,
Memorandos, Resoluciones, Vo.Bo., Devueltos, Agendados No Vencidos, Agendado Vencido,
Informado, Nueva Carpeta (carpetas personales).
: En esta carpeta ingresan todos los documentos que han sido asignados a un
usuario y a los cuales se les debe hacer algn tipo de trmite. Cuando se radica un documento en
el rea de correspondencia para una dependencia determinada, el radicado llega a la carpeta de
"ENTRADA" del Jefe de la dependencia a la cual se radic, as como los enviados por otras
dependencias.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin de salida ( -1) que
han sido generados por el usuario como una Radicacin de Salida, y a la cual, se le anexar un
documento para generar la respuesta de salida. Cuando se radica un documento como nuevo, el
radicado llega directamente a la carpeta "SALIDA" del usuario que lo radic.
: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin interna (-3 ) que han
sido generados por el usuario como una Radicacin de Memorando, y a la cual, se le anexar un
radicado llega directamente a la carpeta "MEMOS" del usuario que lo radic. 11

: A esta carpeta llegan todos los registros de radicacin interna -5 que han
sido generados por el usuario como una Radicacin de Resolucin, y a la cual, se le anexar un
radicado llega directamente a la carpeta "RESOLUCIN" del usuario que lo radic.
: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para

revisin y aprobacin a su Jefe de Grupo. Si se encuentra en un usuario JEFE, tendr toda la lista
de los radicados que sus funcionarios le hayan enviado para Vo.Bo. En esta carpeta podr realizar
todas las transacciones al radicado como reasignar, devolver y radicar; pero si es un USUARIO
normal, solo podr visualizar los documentos que l mismo ha enviado a su jefe pero no podr
realizar ninguna transaccin con los documentos.
: A esta carpeta llegan los documentos que le han sido devueltos para algn
trmite por otros usuarios.
: Programacin a futuro del trmite de uno o varios documentos que por su

naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. El usuario puede asignar una fecha al
radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se
deben ir tramitando cronolgicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario a una fecha
posterior a la fecha del da.
: En esta Carpeta se irn trasladando automticamente los documentos que

tienen programada la fecha del da, o fecha anterior a esta.
: Se reciben copias de documentos para su informacin.
: Son las carpetas creadas por los usuarios para la organizacin de sus
documentos.
12

3. FUNCIONALIDADES GENERALES
AGENDAR DOCUMENTOS
Esta funcionalidad permite al usuario la programacin a futuro del trmite de uno o varios
documentos que por su naturaleza no requieran ser atendidos de inmediato. Se puede realizar
dicha programacin con cualquiera de los documentos sin importar la ubicacin dentro de las
carpetas de usuario del Sistema de Gestin Documental. El usuario puede asignar una fecha al
radicado con la cual, en el sistema se puede realizar un control sobre los documentos que se
deben ir tramitando cronolgicamente de acuerdo a lo seleccionado por el usuario. Se debe tener
en cuenta:
a) Ubicar en la carpeta donde se encuentra dicho radicado y seleccionarlo en la caja de

chequeo al final del registro
b). Seleccionar la fecha para la cual se quiere agendar dicho documento (la fecha de13
agenda debe ser mayor a la fecha actual).

c). Seleccionar el botn enviar ( >>) para agendar.
d) El sistema despliega una ventana donde se escribe el comentario respectivo y se da click

en el botn "REALIZAR".
e) El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han agendado. En este

momento aparece en la carpeta "Agendado No Vencido" el registro que se program y se
encuentra pendiente para tramitar en una fecha posterior a la fecha del da.
En la Carpeta "Agendado No Vencido" se irn trasladando automticamente los documentos que

tienen programada la fecha del da, o fecha anterior a esta.
14

As mismo, un usuario puede reasignar un documento a otro usuario, que haya sido previamente
agendado y su fecha se ver reflejada en la carpeta de "Agendados" del usuario de destino.
Con esta funcionalidad se puede trasladar un documento que se encuentra en cualquier carpeta, a
una carpeta personal ya creada previamente. Se pueden organizar los documentos dependiendo la
clasificacin que cada usuario le quiera dar. Los pasos para mover un documento estando en
cualquier carpeta son:
1. Dar click en la pestaa Mover a...
2. Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que desea
15
mover.

3. Seleccionar de la lista desplegable, la carpeta personal a la cual se enviar el (los)
radicado(s) escogido(s).
4. Dar click en el botn enviar ( >>).
: Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier

usuario para su informacin y si es necesario su respectivo trmite. El sistema le permite a un
usuario bsico informar un radicado o otro, sin importar si pertenece o no a su misma
dependencia.
1. Dar click en la pestaa "INFORMAR".
Informar.
3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se informar el (los)

radicado(s) escogido(s).
16

5. El sistema despliega una ventana donde se selecciona el nombre del usuario a quien se le
informar el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y se da click en el botn
"REALIZAR".
6. El sistema realiza la confirmacin de los radicados que han sido informados.
Cuando se necesite informar un radicado y adems reasignarlo a un usuario, se debe realizar

primero los informados a los usuarios que lo requieren y por ltimo se debe hacer la
reasignacin.
Si luego de realizar alguna operacin que implique que un documento deba salir de una carpeta
o trasladarla a una nueva, debe hacer clic en el titulo de CARPETAS en el lado izquierdo de la
pantalla para que los contadores (nmeros entre parntesis al lado de cada carpeta), sean
actualizados.
NOTA: Si el Jefe de la Dependencia reasign el documento a otro usuario de la misma

dependencia y ste requiere realizar alguna de las siguientes funcionalidades, es obligatorio
realizar la TIPIFICACIN del documento acorde con la Tabla de Retencin Documental de
la dependencia. Ver procedimiento al final del documento.
17

: Con esta funcionalidad se puede enviar un documento a otro usuario para su
respectivo trmite. El sistema le permite a un usuario bsico reasignar un documento nicamente
a los usuarios que pertenezcan a su misma dependencia. El Jefe y el Usuario Radicador
(Secretaria) por el contrario, pueden reasignar documentos a los usuarios de su dependencia y
adicionalmente a los Jefes de cualquier dependencia (Las secretarias reasignan a otras
dependencias slo los memorandos que han radicado). Por esta razn cuando se necesite
reasignar un documento a otra dependencia diferente se debe hacer por medio del Jefe, para que
este a su vez lo enve a la dependencia respectiva.
Adicionalmente, con la autorizacin del Jefe de dependencia, se pueden habilitar los funcionarios
a los cuales se requiere reasignarles documentacin que se tramita conjuntamente con
funcionarios de los dems Grupos pertenecientes a la misma dependencia.
1. Dar click en la pestaa "REASIGNAR"
Reasignar.
3. Seleccionar de la lista desplegable, la dependencia a la cual se enviar el (los) radicado(s)

escogido(s). (Si es usuario bsico solo aparece la dependencia a la cual pertenece).

18

reasignar el radicado, se escribe el comentario respectivo y se da click en el botn
"REALIZAR".
6. El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han reasignado.
: Cuando se requiere devolver los documentos al usuario que lo remiti:
Devolver.
2. Dar click en la pestaa "DEVOLVER"
3. El sistema despliega una ventana donde se anotar un comentario y se da click en el botn
"REALIZAR"
4. El sistema realiza la confirmacin de los radicados que han sido devueltos.
: Cuando se requiere remitir documentos para su visto bueno:
19

1. Marcar al final del registro en el cuadro de seleccin el (los) radicado (s), que requiere
visto bueno.
2. Dar click en la pestaa "Vo.Bo."
enviar el (los) radicado(s), se escribe el comentario respectivo y se da click en el botn
"REALIZAR".
4. El sistema realiza la confirmacin de los radicados que han sido enviados.
: Cuando los documentos ya se les ha realizado el trmite respectivo, se requiere

archivar en el sistema.
20

archivar.
2. Dar click en la pestaa "ARCHIVAR".
3. El sistema despliega una ventana donde se anotar un comentario y se da click en el botn

"REALIZAR".
4. El sistema realiza la confirmacin de los radicados que han sido archivados.
21

PROCESO TIPIFICACIN DE UN DOCUMENTO
. Ingreso por el mdulo carpetas en donde se encuentra el radicado:
2. Dar click en la fecha del radicado.
22

3. El sistema genera un nuevo pantallazo
a) Ingreso por la primera pestaa: Informacin General

b) Dar click en el icono TRD.
4. Se despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de Retencin

Documental de la dependencia correspondiente al documento:
a) Seleccione la serie.
b) Seleccione la subserie.
c) Seleccione el tipo de documento.
d) Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin.
e) El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar.
23

El sistema no permitir la reasignacin, devolucin, envo para Vo.Bo. y/o archivar el
documento, hasta que no se realice la anterior clasificacin; generando la siguiente observacin:
Atrs
24

I - RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA
Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que son recibidos en la
Entidad, a los cuales se le asignar un nmero de radicado, y este a su vez, ser quien lo
identifique dentro de los diferentes trmites de la entidad.
La opcin de radicacin de entrada es asignada por permiso al usuario establecido. Para el caso
de ACCIN SOCIAL:
CODIGO DEPENDENCIA
418 rea de Gestin y Administracin Documental
Se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el botn en Radicacin Entrada:
2. El sistema despliega una vista donde se realiza una verificacin previa para saber si el
documento ha sido recibido por otro medio y ya se encuentra radicado, o para realizar las
relaciones de anexo y asociado segn sea el caso.
25

Continuamos con el proceso, en donde para realizar bsquedas, tenemos los siguientes criterios:
Referencia (No. de Oficio), No. de Radicado, Identificacin (T.I., C.C., Nit), Nombres.
Adicionalmente y para ms rapidez en la bsqueda se especifica si el radicado ha sido por:

Ciudadano, Otras Empresas, Entidad y/o Funcionarios.
Adems existe un rango de fecha para realizar la bsqueda. Por defecto el sistema siempre busca
en el ltimo mes de acuerdo a los parmetros solicitados. Si se desea realizar la bsqueda en otra
fecha diferente se debe ampliar el rango.
3. Existen 3 formas de radicar un documento:
a) Nuevo (Copia de datos): Se selecciona cuando el documento a radicar no tiene ningn26

antecedente en la Entidad.
b) Como Anexo: Se selecciona cuando al realizar la verificacin previa, ya existen datos en la

entidad y el documento a radicar pertenece al mismo expediente. En el sistema se crea un vnculo
que indica que el documento ser anexo de otro.
c) Asociado: Se selecciona para el caso de los documentos que llegan con una carta de remisin
indicando varios expedientes.
4. El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del documento
y la cuenta interna de la comunicacin y luego pasar a los datos generales del documento que son
diligenciados en tres pestaas diferentes de acuerdo a las siguientes indicaciones:
Remitente: Persona o empresa que remite el documento a ACCIN SOCIAL.
Predio: Persona o empresa enva documentacin que debe ser tramitada por ACCIN SOCIAL
Entidad. Ministerios, gobernaciones, alcaldas que envan documentacin a ACCIN SOCIAL.
5. Para alimentar esta informacin se da click sobre el botn BUSCAR,
27

6. El sistema trae una nueva pantalla para realizar el cargue de la informacin que ser
incluida en la radicacin de entrada, la cual debe ser previamente buscada en una base de datos
con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta.
a) Seleccionar los datos que se necesitan de acuerdo al tipo de documento usuario, entidad u
otro tipo de empresa.
b) Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este campo.
c) Si se tiene el nombre del destinatario.
d) Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.
7. Cuando la bsqueda ha sido efectiva, se selecciona en la parte derecha al final del

registro columna (COLOCAR COMO) el link, REMITENTE, dependiendo del papel28
que va a desempear durante el trmite del documento.

8. Los datos seleccionados aparecer ubicndose en el mdulo DATOS A COLOCAR EN
LA RADICACIN, y si la informacin es correcta se debe dar clic en el vnculo PASAR
DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN.
9. En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer
mdulo, para completar la informacin de:
29

a. Dignatario: Corresponde a la persona que firma el documento.
b. Seleccin de Continente, Pas, Departamento y Municipio.
c. Asunto.
d. Medio de Recepcin.
e. Descripcin de anexos.
f. Dependencia a la cual ser radicada (Responsable del trmite del documento)
g. Cuando la informacin se encuentra completa se da clic en el botn "RADICAR"
10. A continuacin el sistema despliega el nmero de radicacin de entrada (-2) de acuerdo al

consecutivo correspondiente para los documentos de entrada. Este nmero ser el que va
a identificar el documento durante todo el proceso.
30

11. Si en el documento registran copia a otra dependencia:
a) Se selecciona el nombre de la dependencia

b) Dar click en Modificar Datos
c) El sistema confirma el envo de este informado.
12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de entrada del Jefe de la
dependencia a la cual se envi.
En este momento est creado el registro para iniciar su trmite.
El documento fsico se debe digitalizar y encadenar el registro creado con la imagen.
31

MODIFICACIN DE LOS DATOS DE UN REGISTRO DE ENTRADA
Si necesita modificar la informacin del documento inicial porque faltan datos o estn errados,
siga las siguientes indicaciones:
1. Ingrese por el mdulo Modificacin
2. Ingrese el nmero de radicado y oprima Buscar Radicado
Este vnculo lo lleva a una vista en la que podr modificar solo los datos que afecten el
adecuado envo de una comunicacin, como por ejemplo el Departamento o el Municipio32
del Usuario.

Cuando haya hecho las modificaciones correspondientes debe hacer click en el botn
MODIFICAR DATOS. Al hacerlo el sistema muestra la confirmacin de que el Radicado
No.--- fue Modificado Correctamente.
Atrs
33

II. ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR
1. En la intranet en la categora documentos generales se encuentran las plantillas diseadas

de acuerdo a la directiva presidencial de imagen del Estado. Para elaborar un comunicado
que requiera ser radicado, seleccione la plantilla configurada para carta o memorando.
Esta plantilla ha sido predefinida en blanco para que usted incluya el contenido del
documento y contienen campos de combinacin que permiten que el sistema inserte de
manera automtica los datos correspondientes al No. de radicado, fecha y direccin de
ste.
34

Para este ejemplo tomaremos la plantilla carta:
35

Nro Radicado Fecha Radicado
Los campos de combinacin se reconocen porque sus nombres se encuentran escritos entre
asteriscos (*). Por favor no modificarlos, para que el sistema registre esta informacin.
Hay otros campos de combinacin con los que usted puede crear sus propias plantillas para la
generacin de documentos que deba elaborar peridicamente.
2. Abra la plantilla y elabore el documento que debe ser radicado.
3. Seleccione dentro del disco duro de su computador, la ubicacin en la que va a almacenar

el archivo que acaba de elaborar.
Ahora ya tiene un documento listo para ser anexado y radicarlo como de salida o memorando.
Atrs
36

III. ASIGNAR NMERO DE RADICADO
La generacin y asignacin del nmero de radicado es un proceso que el sistema realiza

internamente despus de haber recibido la instruccin correspondiente y que para el usuario debe
ser transparente. Es decir no es necesario que una persona est pendiente del orden en que se
asigna un nmero de radicado ni que se haga responsable de administrar el consecutivo de
radicacin. Cada dependencia tiene su propio cdigo y es duea de un consecutivo de hasta
999.999 oportunidades de radicacin que puede ejecutar de manera autnoma.
Esta herramienta ha sido configurada por defecto para que el jefe de rea o de grupo, segn el
caso, sea quien tenga la posibilidad de dar la instruccin con tan solo hacer un click sobre un
vnculo correspondiente como se mostrar mas adelante. Sin embargo, cualquier usuario podra
acceder a ese vnculo siempre y cuando su superior lo autorice y previa configuracin de su perfil
de usuario en el sistema. Para ello el jefe de la dependencia deber informar dicha autorizacin y
solicitar el ajuste necesario mediante el servicio de soporte de acuerdo al procedimiento ya
establecido.
Atrs
37

IV RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA (-1)
NOTA: Recuerde primero realizar el documento word, segn el numeral II del presente manual.
PROCESO 1. GENERACIN RADICADO:
1. Ingresar por el mdulo Radicacin en Salida
2. EL sistema ingresa a un mdulo de VERIFICACIN DE RADICACIN PREVIA

SALIDA.
2.1 Si el documento no es anexo a un documento radicado de entrada, se da click sobre el botn

BUSCAR.
El sistema despliega las opciones de: Nuevo (Copia de Datos), Como Anexo y Asociado. Se da
click en la opcin Nuevo.
38

2.2. Si es respuesta a un documento radicado de entrada:
a. Digita el radicado al cual hace referencia el documento

b. Da click en el botn Buscar.
c. Marca el radicado del documento
d. Da click en el botn Como Anexo
39

3. Para el documento sin anexo, el sistema enva una nueva pantalla para realizar el cargue de la
informacin que ser incluida en la radicacin, la cual debe ser previamente buscada en una
base de datos con el fin de garantizar que la informacin est completa y sea la correcta. Para
realizar esta actividad debe realizar click en la opcin BUSCAR.
Para el documento que tiene la opcin Como Anexo, el sistema trae la informacin registrada
al recibir el documento en Correspondencia, si desea cambiar datos puede ingresar
igualmente por el botn BUSCAR.
40

4. En esta pantalla se realiza la bsqueda de la informacin, correspondiente al destinatario.
a) Seleccionar si el destinatario ser un usuario (persona natural), Entidad (entidad

gubernamental que se comunica habitualmente con ACCIN SOCIAL) u otro tipo de
empresa (para los casos en que no est registrado el nombre de la empresa que se
requiere en la base de datos de ENTIDAD).
b) Si se tiene el nmero de documento o de identificacin se puede buscar por este
campo.
c) Si se tiene el nombre del destinatario.
d) Seleccionar el botn BUSCAR, para realizar la bsqueda.
41

5. Cuando la bsqueda ha sido efectiva se debe seleccionar en la parte derecha de la pantalla
en la columna (COLOCAR COMO) el link que corresponde al Destinatario.
6. El registro seleccionado aparecer ubicndose en el mdulo DATOS A COLOCAR EN LA

RADICACIN, y si la informacin es correcta se debe dar clic en el vnculo PASAR
DATOS AL FORMULARIO DE RADICACIN.
7. En este momento se cierra esta ventana y los datos escogidos son ubicados en el primer
mdulo, para que se complete la informacin como:
42

a. Dignatario: Corresponde a la persona que ir dirigi el documento (para el caso de
empresas)
b. Asunto
c. Medio de envo
d. Descripcin de anexos
e. Cuando la informacin se encuentra completa se da click en el botn RADICAR.
8. El sistema genera el nmero de radicacin de salida el cual ser el consecutivo

correspondiente para la dependencia.
43

9. En este momento queda creado el radicado y ubicado en la carpeta de "Salida" del
usuario.
PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD:
1. Dar click en la carpeta Salida
44

2. En esta pantalla se encuentran todos los radicados de salida, que se generan como nuevos,
para realizar el segundo proceso de anexar documentos y en espera de marcar para archivo. Haga
click sobre la fecha del radicado al cual le va anexar el documento a enviar.
2. Haga click sobre la pestaa Documentos.
45

4. En la vista Documentos encontrar un vnculo llamado Anexar Archivo el cual deber
dar click.
5. Inmediatamente se despliega una ventana confirmando los datos del destinatario y

seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente a la carta de envo.
46

a. Seleccionar el campo Este documento ser radicado
b. Asimismo el campo DESTINATARIO al cual va dirigido el comunicado.
c. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
d. Realizar Click en el botn examinar para buscar el archivo que va a radicar.
Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva
radicacin.
6. Dar click sobre el botn ACTUALIZAR el archivo se anexa y la ventana muestra un

aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito (Si desea enviar copias de la
comunicacin VER NUMERAL IX RADICACION DE COPIAS). Hacer click sobre el
botn cerrar para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la
confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botn Cerrar,
de lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente
problemas al intentar abrirlo.
7. La vista Documentos mostrar entonces el registro correspondiente al documento

que ha anexado.
47

EXPLICACIN VISTA DOCUMENTOS ANEXOS
a b c d
Se muestra de izquierda a Derecha
a. rea de estado del documento: Mediante la utilizacin de smbolos de Vo.Bo., en esta

rea podr comprobar si un documento ya ha sido tramitado desde el momento de iniciar
su gestin de anexado, radicado, envo a correspondencia y su envo por correo.
b. Un nmero temporal compuesto por el nmero de radicado de entrada ms un consecutivo
que va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado, aprobado y se
le adjudica un nmero de radicado definitivo el cual reemplazar a este nmero inicial.
c. Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, su tamao, el nombre de
quien lo ha adjuntado al registro inicial, una referencia colocada por usted en el paso
anterior, fecha de realizacin y numerado.
d. rea de acciones a realizar: De acuerdo a los permisos que hayan sido otorgados a su
usuario, usted podr ejecutar ciertas acciones. De manera estndar un usuario puede
Modificar y Borrar documentos que han sido anexados por l mismo. Podr hacer lo
mismo con documentos anexados por otro usuario, siempre y cuando ste no lo haya
marcado como de solo lectura al momento de adjuntarlo al registro inicial. 48

Para el caso del permiso de radicacin de salida, la accin Radicar slo aparecer a
aquellos usuarios que tengan autorizacin para utilizar el consecutivo del sistema y la sigla de
su dependencia.
8. Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido haga click sobre el vnculo
Radicar. El sistema confirma si realizar la accin de RADICAR. Si est seguro de hacerlo
haga click sobre el botn Aceptar de lo contrario, haga click sobre el botn Cancelar para
volver a la forma anterior.
9. Si seleccion la opcin Aceptar, el sistema mostrar una pantalla en la cual aparece el

nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. Adems por medio del vnculo
N de radicado usted podr ver el documento final que ser impreso.
Se han generado 0 copias

Ha sido Radicado el Documento con el Nmero 49
20069000000623

10. Si el documento no requiere de ningn cambio, estando en la imagen puede imprimir el
documento.
11. Para salir de esta pantalla haga click en la opcin en la cual desea continuar o click en el
botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos.
12. Hacer firmar el documento fsico.
PROCESO 3: ESCANEAR LA CARTA
1. El usuario radicador toma el documento radicado y firmado. Realiza el proceso de escanear

en la impresora multifuncional de la dependencia y lo enva por e-mail a su usuario.
2. Guarda el documento recibido por e-mail en el computador, cambindole el nombre del

archivo por el nmero del radicado correspondiente, teniendo en cuenta no borrar la
extensin (.pdf).
3. Ingresa al sistema por la opcin Asociar imgenes
a. Se registra el nmero del radicado

a. Se da click en el botn buscar
50

4. El sistema trae los datos del radicado
a. Se selecciona el final del registro

b. Dar click en Asociar Imagen del Radicado
5. En este pantallazo se registra:
a. Comentario de la accin a efectuar

b. Dando click en el botn Examinar se trae el documento escaneado.
c. Oprimir Realizar
51
6. El sistema asocia la imagen al documento radicado y confirma la accin.

PROCESO 4: REALIZAR EL ENVIO DEL RADICADO POR EL SISTEMA:
1. Marcarlo como impreso (Numeral VIII presente Manual)
2. Llevarlo a correspondencia para su correspondiente envo. Recuerde que si no lo marca

como impreso, en la Oficina de Correspondencia no podrn realizar el proceso de envo.
NOTA: Es vital incluir en la Informacin General del documento radicado, la clasificacin de la

Tabla de Retencin Documental.
a) Ingreso en este pantallazo por la primera pestaa: Informacin General.
b) Dar click en el icono TRD (Tabla de Retencin Documental).
52

El sistema despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de
Retencin Documental de la dependencia correspondiente al documento:
f) Seleccione la serie.
g) Seleccione la subserie.
h) Seleccione el tipo de documento.
i) Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin.
j) El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar.
53

El sistema no permitir la reasignacin u otra accin (Ej. archivar el documento) hasta que
no se realice la anterior clasificacin al documento radicado; generando la siguiente
observacin:
La tipificacin se puede efectuar en cualquier momento ingresando por la fecha del

radicado y por cualquier de las dos pestaas: Informacin General y/o Documentos
54

PROCESO 5: CREACION Y/O ASIGNACIN DE EXPEDIENTES
Una vez tramitado el documento y si el documento pertenece a temas de la dependencia, se debe

crear o asignar al expediente teniendo en cuenta la Tabla de Retencin Documental.
1. Ingresar por el mdulo Carpetas.
a. Segn la clase de comunicacin generada icono Salida o Memorandos
b. Dar click en la fecha del radicado 55

2. Dar clic en EXPEDIENTES:
3. a. Cuando se trata de un documento radicado como anexo, se puede observar el

DOCUMENTO ANEXO DE (nmero de radicado documento de entrada, al cual
tambin se le realizar el procedimiento para asignar al expediente).
56

b. Digitar el nmero del Expediente con el siguiente esquema: 2006 (ao) 680 (Cdigo
Dependencia) 01 (Serie) 02 (subserie) y si es necesario numeracin interna con la que
identifiquen en su Tabla de Retencin el expediente. No puede sobrepasar los 13
dgitos en total. Ej: 2005900010210.
c. Dar clic en Crear Nuevo Expediente.
4. El sistema ratifica la generacin del expediente.
57

5. Si da click en Aceptar, se genera el nmero del expediente con un cdigo de verificacin
E_.
6. Igual procedimiento se realizar para los documentos que se encuentran en las bandejas de
Entrada y Memorandos generados, una vez se termine su trmite.
NOTA: Una vez terminado el proceso de crear y/o asignar expediente a estos documentos, as
como los documentos radicados que estn tramitados y no pertenezcan a expedientes de la
dependencia, se deben archivar segn procedimiento registrado en el presente manual
Informacin General.
Atrs
V. RADICAR MEMORANDOS INTERNOS (-3) 58

Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de documentos generados por
las diferentes dependencias de la Entidad en desarrollo de sus funciones con destino interno.
Para radicar una memorando interno se debe:
1. Tener los permisos establecidos para la radicacin de Memorandos.
2. Elaborar el archivo con el memorando previamente en formato word, en la plantilla

diseada para tal fin, ubicada en la direccin
http://orfeo.accionsocial.gov.co/plantillas/memorando.doc (numeral II del presente
manual)
3. Ingresar por el mdulo de Radicacin en Memorandos
4. El sistema despliega un formulario donde se realiza una verificacin previa para saber si
el memorando que se radicar es una respuesta generada a un radicado ya existente y as
realizar las relaciones de anexo segn sea el caso.
Cuando se va a anexar el memorando a un radicado existente, este deber estar asignado

en Orfeo al mismo usuario que realiza la radicacin.
5. Para anexar el memorando a un radicado existente:
a) Se digita el No. del Radicado en el campo asignado, se selecciona el rango de

59
fecha

b) Se da click sobre el botn BUSCAR.
6. Cuando el documento es encontrado por el sistema:
a) Se marca el botn de seleccin
b) Se da click en el botn "Como Anexo"
7. El sistema ingresa a un mdulo de radicacin donde se debe digitar la fecha del

documento y luego ingresa por el botn Buscar para diligenciar la informacin del
destinatario.
60

Cuando se hace anexo a un radicado ya existente esta pestaa aparecer alimentada con la
informacin correspondiente, de lo contrario se ingresa igualmente por el botn Buscar
para diligenciar esta informacin.
Para el caso de los memorandos internos se puede realizar la bsqueda por

FUNCIONARIO.
61

a) Digitar el nombre del funcionario.
b) Dar click en botn Buscar.
c) El sistema trae informacin de la base de datos, dar click en botn
Destinatario
d) Se pasan los datos al formulario inicial, dar click al botn Pasar datos al
formulario de radicacin.
8. Se diligencian los datos faltantes como a) Asunto, b) Medio de Envo, y c) Anexos..
62

9. Cuando la informacin se encuentra completa se da click en el botn RADICAR.
10. El sistema despliega una pantalla con la confirmacin del nmero de radicacin del
Memorando. Esta numeracin tiene la misma estructura y su secuencia se maneja de la
misma forma que la de correspondencia de salida. Es decir, un consecutivo nico, pero en
lugar de raya uno (-1), los Memorandos Internos tienen nmero de identificacin raya
cinco (-3) al final. Ejemplos: (AAAA DEP 000000 3) = 2006 524 000001 3, 2006 800
000002 3 , 2006 400 000003 3 , 2006 600 000004 3, 2006 100 000005 3, etc...)
63

11. Si desea informar a otra dependencia, seleccionarla dando click sobre el botn .
12. El documento que ha sido radicado queda ubicado en la carpeta de "Memorandos" del
usuario.
PROCESO 2: ANEXAR EL DOCUMENTO WORD:
1. Dar click en la carpeta Memorandos:
64

2. Ingresar a la carpeta Memorandos
3. Ubicar el radicado perteneciente al memorando y hacer click sobre el vnculo de "Fecha

de radicado"
4. Hacer click sobre la pestaa "Documentos".
65

5. En la vista "Documentos dar click al vnculo llamado "Anexar Archivo"
6. En la ventana preliminar diligenciar los datos:
a) Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser
radicado.
b) Seleccionar el destinatario al cual se radica el memorando.
c) Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
d) Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva
radicacin, dar clic en Examinar.
66

7. Al hacer click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana muestra un
aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito (si desea enviar copias de la
comunicacin VER NUMERAL IX RADICACIN DE COPIAS). Hacer click sobre el
botn "cerrar" para salir de esta ventana. Es importante esperar que aparezca la
confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar click en el botn "Cerrar", de
lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente
8. La vista Documentos mostrar entonces el registro correspondiente al documento que

ha anexado.
67

9. Si ya se ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido hacer click sobre el
vnculo "Asignar Radicado" (este vnculo slo aparecer a aquellos usuarios que tengan
este permiso). El sistema le preguntar si est seguro de realizar la operacin. Para
confirmar hacer click sobre el botn "Aceptar" o de lo contrario hacer click sobre el botn
"Cancelar" para volver a la forma anterior.
10. Al seleccionar la opcin Aceptar, el sistema muestra una pantalla en la cual aparece el
nmero de radicado que le ha sido asignado al documento. (Este corresponde al mismo
nmero de radicado realizado inicialmente)

Ha sido Radicado el Documento con el Nmero
20069000000623
68

Al ingresar por el vnculo N de radicado se puede ingresar al documento para imprimirlo.
11. Para salir de esta pantalla haga click en la opcin en la cual desea continuar o click en el
botn Atrs del explorador para regresar a la vista de Documentos.
12. Hacer firmar el documento fsico.
PROCESO 3: ESCANEAR EL MEMORANDO
3. Usuario radicador toma el documento radicado y firmado. Realiza el proceso de escanear en

la impresora multifuncional de la dependencia y lo enva por e-mail a su usuario.
4. Guarda el documento recibido por e-mail en el computador, cambindole el nombre del

archivo por el nmero del radicado correspondiente, teniendo en cuenta no borrar la extensin
(.pdf).
3. Ingresa al sistema por la opcin Asociar imgenes
a. Se registra el nmero del radicado

b. Se da click en el botn buscar
69

4. El sistema trae los datos del radicado
c. Se selecciona el final del registro

d. Dar click en Asociar Imagen del Radicado
5. En este pantallazo se registra:
d. Comentario de la accin a efectuar

e. Dando click en el botn Examinar se trae el documento escaneado.
f. Oprimir Realizar
70

6. El sistema asocia la imagen al documento radicado y confirma la accin.
7. La reasignacin del memorando a la dependencia destino la realizar el responsable de la

dependencia, Jefe o el funcionario radicador. Sin esta actividad el memorando contina
en la dependencia origen.
En caso que vaya dirigido a varios destinatarios, el funcionario de la dependencia,

realizar los informados a partir del segundo destinatario.
NOTA: Antes del anterior paso es obligatorio incluir la Informacin general, la tipificacin del
documento segn clasificacin de la Tabla de Retencin Documental de la dependencia!
a. Ingrese en este pantallazo por la primera pestaa: Informacin General
b. Dar click en el icono TRD
71

El sistema despliega una pantalla en donde se seleccionar la informacin de la Tabla de
Retencin Documental de la dependencia correspondiente al documento:
k) Seleccione la serie
l) Seleccione la subserie
m) Seleccione el tipo de documento
n) Dar click en el botn Insertar para incluir la anterior informacin
o) El sistema genera la informacin incluida en el documento y cerrar
72

El sistema no permitir la reasignacin del memorando a la dependencia destino u otra
accin (Ej. archivar el documento) hasta que no se realice la anterior clasificacin al
documento radicado; generando la siguiente observacin:
La tipificacin se puede efectuar en cualquier momento ingresando por la fecha del

radicado y por cualquier de las dos pestaas: Informacin General y/o Documentos
73

PROCESO 4: CREACION Y/O ASIGNACIN DE EXPEDIENTES
Una vez tramitado el documento y si el documento pertenece a temas de la dependencia, se debe

crear o asignar al expediente teniendo en cuenta la Tabla de Retencin Documental.
1. Ingresar por el mdulo Carpetas
74
a. Segn la clase de comunicacin generada icono Salida Memorandos

b. Dar click en la fecha del radicado
2. Dar clic en EXPEDIENTES:
3. a. Cuando se trata de un documento radicado como anexo, se puede observar el

DOCUMENTO ANEXO DE (nmero de radicado documento de entrada, al cual75
tambin se le realizar el procedimiento para asignar al expediente).

b. Digitar el nmero del Expediente con el siguiente esquema: 2006 (ao) 680 (Cdigo
Dependencia) 01 (Serie) 02 (subserie) y si es necesario numeracin interna con la que
identifiquen en su Tabla de Retencin el expediente. No puede sobrepasar los 13
dgitos en total. Ej: 2005900010210.
c. Dar clic en Crear Nuevo Expediente.
76

4. El sistema ratifica la generacin del expediente.
5. Si da click en Aceptar, se genera el nmero del expediente con un cdigo de verificacin E_.
77

6. Igual procedimiento se realizar para los documentos que se encuentran en las bandejas de
Entrada y Memorandos generados, una vez se termine su trmite.
NOTA: Una vez terminado el proceso de crear y/o asignar expediente a estos documentos, as
como los documentos radicados que estn tramitados y no pertenezcan a expedientes de la
dependencia, se deben archivar segn procedimiento registrado en el presente manual
Informacin General.
Atrs
78

VI USUARIOS
ANEXAR RESPUESTA A UN DOCUMENTO RADICADO DE ENTRADA

(PADRE).
Si tiene un documento cuyo trmite requiere la generacin de otro (una respuesta a oficio, un
requerimiento de informacin, una remisin de informacin cualquier otro tipo de documento)
que deba ser radicado como de salida o memorando interno, deber seguir las indicaciones
relacionadas a continuacin:
1. Elabore y guarde el documento que va a radicar en el formato ubicado en la direccin

http://orfeo.accionsocial.gov.co/plantillas/carta.doc
2. Inicia proceso en el sistema: Ubquese en la carpeta en la cual se encuentra el documento

a tramitar (entrada o personal).
79

3. Haga click sobre el vnculo de "Fecha de radicado" del documento que desea gestionar
para ingresar a la vista de informacin general del documento.
Adicionalmente al anlisis que haga al documento para determinar la gestin que se debe realizar,
es necesario verificar que la informacin mnima necesaria para poder registrar un envo de
correspondencia como Nombres y Apellidos de un remitente o el nombre de la Entidad y sus
respectivas direcciones, Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados.
De no encontrarse correcta la informacin deber modificar el registro.
80

4. Haga click sobre la pestaa "Documentos".
5. En la vista "Documentos" encontrar un vnculo llamado "Anexar Archivo
6. El cual lo lleva a una ventana en la cual deber: diligenciar los datos de radicacin,81

del destinatario y seleccionar la plantilla ya preparada correspondiente a la carta.
a. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere
ser radicado.
b. Seleccionar el destinatario al cual va dirigido el comunicado.
c. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
d. Oprima: Examinar: adjuntar el documento que ya ha preparado en la plantilla
correspondiente y va a anexar para su respectiva radicacin. 82

7. Asimismo, dar click sobre el botn "ACTUALIZAR" el archivo se anexa y la ventana
muestra un aviso que indica que se llev a cabo la operacin con xito. Es importante
esperar que aparezca la confirmacin del archivo anexado correctamente, antes de dar
click en el botn "Cerrar". Hacer click sobre el botn "cerrar" para salir de esta ventana,
de lo contrario el archivo no ser anexado correctamente presentndose posteriormente
7. La vista Generacin de Documentos mostrar entonces el registro

correspondiente al documento que ha anexado.
EXPLICACIN VISTA GENERACIN DE DOCUMENTOS
83
a. rea de estado del documento: Mediante la utilizacin de smbolos de Vo.Bo., en

esta rea podr comprobar si un documento ya ha sido tramitado desde el momento de
iniciar su gestin hasta su correspondiente envo.
b. Un nmero temporal compuesto por el nmero de radicado de entrada ms un consecutivo

que va a identificar el archivo que usted ha anexado, mientras es revisado, aprobado y se
le adjudica un nmero de radicado definitivo el cual reemplazar a este nmero inicial.
c. Algunos atributos del archivo anexo como: el tipo de formato, su tamao, el nombre de
quien lo ha adjuntado al registro inicial, una referencia colocada por usted en el paso
anterior, fecha de realizacin y numerado.
d. rea de acciones a realizar: De acuerdo a los permisos que hayan sido otorgados a su
usuario, usted podr ejercer ciertas acciones. De manera estndar un usuario puede
Modificar y Borrar documentos que han sido anexados por l mismo. Podr hacer lo
mismo con documentos anexados por otro usuario, siempre y cuando ste no lo haya
marcado como de solo lectura al momento de adjuntarlo al registro inicial. Para el caso
del permiso de radicacin de salida, la accin Radicar slo aparecer a aquellos
usuarios que tengan autorizacin para utilizar el consecutivo de su respectiva
dependencia.
9. Si ya ha revisado el documento y est satisfecho con el contenido cierre esta pantalla. El

sistema vuelve a la opcin Generacin de Documentos.
10. Ingrese nuevamente a la carpeta donde est ubicado el documento a tramitar (entrada o
personal) en donde ha anexado la plantilla de memorando o carta.
84

a) Marcar al final del registro del documento radicado
b) Dar click en el botn Reasignar
c) Dar click en el botn enviar ( >>)
85
11. El sistema despliega una pantalla en donde se debe:

a) Escoger el funcionario a quien se enviar el documento.
b) Digitar un concepto
c) Dar click en REALIZAR para efectuar esta actividad.
El sistema confirma la accin realizada.
PROCEDIMIENTO PARA RADICAR LOS DOCUMENTOS REPARADOS POR LOS

FUNCIONARIOS DE SU DEPENDENCIA Y RECIBIDOS EN EL SISTEMA
a. Por el mdulo Entrada

b. Dar click en la fecha de radicado
86

2. Para conocer la actividad a realizar con este documento, dar click en la pestaa
Histrico
3. Verificar en el campo Comentario la accin registrada.
87

4. En la misma pantalla, dar click en la pestaa Documentos
a. Trae la vista de documentos en donde para visualizar el documento word. Anexo se da

click en el nmero de radicado temporal.
88
5. Ubicados en el proyecto del documento, seleccione dentro del disco duro de su

computador, la ubicacin en la que va a almacenar el archivo que acaba de elaborar (carta
o memorando)
6. A continuacin y segn el documento realizado, si se trata de una carta, se efectan los

procesos mencionados en el numeral IV del presente manual.
Para memorandos ver numeral V del presente manual. Atrs
89

VII. RADICACIN MASIVA DE DOCUMENTOS DE SALIDA
Este modulo se encuentra en desarrollo.

Atrs
90

VIII. MARCAR DOCUMENTO RADICADO PARA ENVIO FUERA DE LA
ENTIDAD
Con el documento fsico firmado y escaneado, se debe marcar en el sistema el documento

radicado para su respectivo envo.
Para realizar este procedimiento se debe:
1. Ubicar la carpeta IMPRESIN en la lista de Radicacin. En esta carpeta se visualizarn todos

los documentos radicados memorandos y de salida generados por la dependencia y que se
encuentren con los datos de envo completos. Si existe algn error al anexar los documentos
no aparecer el radicado en la lista de impresin.
2. Ubicar el nmero de radicado que el sistema asign al documento y que ser marcado como
impreso.
91

a. Seleccionar el radicado a marcar en el recuadro al final del registro
b. Presionar Click en el botn "Marcar Documentos como Impresos"
3. El sistema realiza una verificacin sobre los datos correspondientes al envo.
Si los datos del destinatario se encuentran completos el registro ser marcado y en el campo
"Estado", dir OK.
4. Si falta algn dato bsico del destinatario como nombre, direccin, municipio o
departamento, el registr no se marcar. Se debe ir a la carpeta donde se encuentra el
radicado de salida para realizar las respectivas modificaciones y nuevamente marcar el
documento como impreso. 92

De esta manera ya se encuentra listo el documento fsico para ser entregado en Correspondencia
y efectuar el respectivo envo.
Adicionalmente y como un control de sus radicados de salida, en la misma pantalla existe la

posibilidad de Generar Listado de Entrega, dando click en el botn mencionado.
El sistema genera un pantallazo en donde se puede seleccionar:
a) Rango de fechas
b) Rango de horas
c) Tipos de Radicacin: Memorandos, Salida, etc.
d) Oprimir Generar
93

Con el listado generado se puede llevar el control de: los documentos entregados a
correspondencia, generados en la dependencia y/o llevar datos estadsticos.
94
Atrs

95

IX. GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR
Si se requiere enviar copia del mismo documento a diferentes destinatarios de los que aparecen
en los datos del radicado (Remitente), al momento de seleccionar el archivo para anexar y
actualizar, se visualiza un mdulo correspondiente a las Copias donde se debe ingresar por el
botn BUSCAR, para seleccionar los datos a escoger para el nuevo destinatario.
96

Los datos escogidos en la bsqueda del nuevo destinatario pasan al registro de copias, donde se
debe:
97

a. Si el destinatario es una Empresa y va dirigido a alguna persona en especial de la misma,
diligenciar el campo Dirigido a.
b. Seleccionar el botn Grabar Destinatario
c. El sistema confirma que ha sido agregado el destinatario.
d. Se debe oprimir nuevamente los botones Examinar y Actualizar, dar click en el botn
Cerrar
El sistema despliega una nueva pantalla en donde se da click en la Accin Asignar Rad.
98

Ha sido Radicado el Documento con el Nmero
2006900001231
Al momento de radicar el documento, el sistema despliega una nueva ventana donde se puede
confirmar la generacin del documento radicado, y la cantidad de copias que se generaron.
Al devolverse con el botn Atrs del explorador, se ingresa por la fecha del radicado y la pestaa
documentos, en donde se aprecia el original del documento (con vnculo) y la copia (sin vnculo)
la cual es determinada en la columna TIPO.
Si se ha olvidado grabar una copia a un documento y este ya est radicado, se debe:
99

a. Ingresar por el vnculo de Modificar
b. Buscar los datos del destinatario
c. Grabar destinatario.
d. Adjuntar archivo nuevamente y actualizar registro.
e. Cerrar.
f. En sistema trae de nuevo la vista generacin de documentos, dar clic en el vnculo
Re-Generar, se genera nuevamente el radicado y guarda en el sistema las copias
nuevas que se incluyeron.
Atrs
100

X. ANULAR RADICADOS
Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el sistema y este se debe anular por
alguna razn como duplicidad del documento (dos radicados generados para una misma carta), o
el radicado ya no se va a enviar a su destino, se debe realizar el proceso de anulacin en el
sistema.
El procedimiento lo realiza el funcionario de la dependencia que genera el radicado (con

permisos otorgados para realizar la solicitud) y solicita por medio del sistema la anulacin del
mismo, a la persona encargada de realizar este procedimiento (Coordinador del Grupo
Correspondencia).
1. ANULACION DE RADICADOS - DEPENDENCIA
a. Ingresar a la carpeta anulacin:
Esta carpeta se encuentra en la parte superior de las lista de radicacin. Aqu se encuentran los
radicados que han sido generados por la dependencia, pero no han sido enviados por correo. Es
decir, un radicado que ya se ha enviado a su destinatario no se podr anular.
101

b. Buscar el radicado:
Se ubica el radicado que se requiere anular. Se puede utilizar la opcin buscar radicado.
c. Se marca al final del registro en el campo de seleccin el radicado que se requiere anular.
d. Se da click en el botn "Solicitar Anulacin"
e. El sistema enva una pantalla donde se escribe el motivo de manera justificada al Grupo
de Correspondencia, la anulacin del radicado que por algn motivo (error en la102
elaboracin, decisin extempornea, etc.) no van a ser enviados a su destino.

f. Dar click en el botn Realizar
g. El sistema enva la confirmacin de la solicitud de anulacin del radicado.
Este radicado desaparece de la carpeta de impresin.
103

2. ACTA ANULACIN DE RADICADOS - GRUPO DE CORRESPONDENCIA
Segn el acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001 del Archivo General de la Nacin, se
establece que:
"Cuando existan errores en la radicacin y se anulen los nmeros, se debe dejar constancia por
escrito, con la respectiva justificacin y firma del jefe de la unidad de correspondencia"
Por esta razn el coordinador de correspondencia (previo permiso otorgado en el sistema) ser el
responsable de realizar la anulacin y registrarla en el acta correspondiente de acuerdo al
consecutivo llevado por el mismo.
a. Ingresar por el botn Envos
b. Seleccionar "Anular Radicados"
El sistema despliega una pantalla donde se debe seleccionar:

104

c. El rango de fecha de los documentos que se encuentran en solicitud.
d. Tipo de documentos a anular: Salida, Memorando, Resolucin, etc.
e. Dependencia a la cual se realizar la anulacin. (Se puede seleccionar "Todas las

Dependencias", para realizar la anulacin de los radicados de todas las dependencias en
una sola acta)
f. Dar click en el botn "Ver documentos en Solicitud"
El sistema arroja los datos de los radicados que la dependencia seleccionada o las diferentes
dependencias marcaron y solicitaron mediante el sistema, su anulacin con la observacin
correspondiente.
105

g. Digitar el nmero de acta que se va a generar. Este nmero de acta ser nico por ao.
h. Dar click en el botn "Aceptar"
El sistema muestra un vnculo para ingresar al archivo pdf, que contiene el Acta que se ha
generado con el formato ya establecido. Este archivo se podr guardar o imprimir.
La observacin correspondiente a la anulacin del radicado con su fecha y el nmero de acta con
que se anul un radicado, se podr consultar en la pestaa Histrico de cada radicado.
Atrs
106

XI - ENVAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD
Este es el proceso final correspondiente al envo de los documentos de salida que son entregados
a las diferentes agencias de correo para su reparto.
Este perfil lo tienen los funcionarios del Grupo de Correspondencia.
Se debe ingresar por la opcin ENVIOS de la parte superior del mdulo de Radicacin.
Al ingresar a este mdulo se puede realizar:
* Envo Normal
* Modificacin Registro de Envo
* Envo Masiva
* Generacin de planillas y guas
107

* ENVO NORMAL:
Aqu se determinan todos los parmetros necesarios para realizar el envo. Se selecciona la
dependencia que lo realiza, los radicados que sern enviados, la agencia de correo y dems datos
generales para cada documento.
1. En este mdulo aparecern los radicados que ya han sido marcados como impresos en las
dependencias y por lo tanto estn listos para realizar el envo.
a) Se debe seleccionar la dependencia que realiza el envo, para que el sistema despliegue los
radicados que se han generado por cada una de ellas.
b) Marcar el radicado que ser enviado.
c) Dar clic en el botn ENVIO DE DOCUMENTOS
108

2. Si el radicado contiene todos los datos completos la pantalla pasar a solicitar los datos
correspondientes a:
a) Clase de envo.
b) Peso en gramos del documento.
c) Dar clic sobre el botn CALCULAR, para verificar que el valor que arroja el sistema es el
correcto. Estos valores se calculan a partir de una tabla de precios de acuerdo a la cantidad
de gramos y el destino (dentro o fuera de Bogot).
d) Verificar que los datos de destinatario, direccin, municipio y departamento si
corresponden al documento a enviar. En caso de encontrar alguna inconsistencia se puede
modificar en el campo correspondiente.
e) En este campo asunto se puede realizar algn comentario que se considere de importancia
en el envo.
f) Dar clic sobre el botn GENERAR REGISTRO DE ENVIO DE DOCUMENTO, para
marcar el documento como enviado.
3. El sistema presenta una pantalla donde muestra los datos que quedaron marcados en el
envo y el registro ya queda incluido y se podr generar la planilla o las guas.
109

4. En caso que el radicado no contenga todos los datos presentar una pantalla igual a la de
radicacin de entrada para buscarlos y completar los datos que hacen falta.
* MODIFICACIN REGISTRO DE ENVO
Para modificar los datos de envo realizados por el usuario de correspondencia.
1. Ingresar por el mdulo Envos
2. Dar click en la opcin Modificacin Registro de Envo
3. a. Seleccionar el nmero del radicado

b. Dar click en el botn Modificar Envo
110

4. Realizar las modificaciones respectivas.
* GENERACIN DE PLANILLAS Y GUAS:
Consiste en generar las planillas y/o guas respectivas al envo diario para ser entregado a la
agencia de correo correspondiente.
111

1. Ingresar por el icono Envos.
2. Dar click en la opcin Generacin de Planillas y Guas
3. Se deben dar los parmetros necesarios para la generacin de cada planilla de acuerdo al
envo que se va a realizar:
112

a) Fecha de envo. Por defecto se tomar la del sistema.
b) Hora inicial
c) Hora final
d) Tipo de salida (CERTIFICADO Planillas, POSTEXPRESS- Guas)
e) Nmero de planilla (slo para CERTIFICADO)
f) Dar clic sobre el botn GENERAR PLANTILLA EXISTENTE o GENERAR
NUEVO ENVIO. El sistema muestra la cantidad de documentos que quedaron
procesados y sern los enviados.
4. Dar clic sobre el link ABRIR ARCHIVO, para imprimir la planilla o las guas.
Atrs
113

XII. DEVOLUCIN DE RADICADOS
Este procedimiento se realiza por parte del Grupo de Correspondencia, para indicarle a la
dependencia los radicados que son devueltos por los tres motivos principales que son:
devoluciones por tiempo de espera, devoluciones de correo y devolucin de radicados que se
encuentran mal y no se pueden enviar.
1. DEVOLUCIONES POR TIEMPO DE ESPERA:
Una vez radicados los documentos por cada dependencia y Marcar Documentos como Impresos
por el mdulo de Impresin, estos deben ser entregados dentro de las siguientes 24 horas al
Grupo de Correspondencia para su envo; pasado este trmino, el sistema actualizar la carpeta
de impresin del rea, desmarcando la validacin de impresin de los documentos, lo cual
obligar a realizar nuevamente el procedimiento de envo de dichos documentos.
Cuando un documento es devuelto por correspondencia, en la carpeta de impresin se desmarca

la validacin de documento marcado como impreso (tercer visto ) y en su lugar asigna un icono
en forma de reloj, indicando que ese documento ha sido devuelto.
114

Para volver a enviar este documento simplemente se debe marcar nuevamente como impreso y
entregar el documento fsico a correspondencia.
En el flujo histrico del documento queda registrada la devolucin del radicado y el tiempo de
espera.
115

2. DEVOLUCION DE LA AGENCIA DE CORREO:
Se permite controlar los documentos radicados de salida que han sido enviados a su destinatario
por parte del grupo de correspondencia, pero que a vuelta de correo son devueltos por la misma
agencia de correo por encontrar diferentes causales de devolucin ya establecidas como:
1 CASA DESOCUPADA
2 CAMBIO DE DOMICILIO
3 CERRADO
4 DESCONOCIDO
5 DEVUELTO DE PORTERIA
6 DIRECCION DEFICIENTE
7 FALLECIDO
8 NO EXISTE NUMERO
9 NO RESIDE
10 NO RECLAMADO
11 REHUSADO
12 SE TRASLADO
13 NO EXISTE EMPRESA 116
14 ZONA DE ALTO RIESGO

15 SOBRE DESOCUPADO
16 FUERA PERIMETRO URBANO
17 ENVIADO A ADPOSTAL, CONTROL DE CALIDAD
18 SIN SELLO
En correspondencia realizan la devolucin del radicado mediante el sistema y estos radicados

llegan a una carpeta pblica por dependencia llamada DEV_CORREO, la cual ser creada
mediante permisos otorgados al usuario encargado de realizar este procedimiento.
Esta carpeta se debe consultar para verificar si existen documentos devueltos y solicitar los
documentos fsicos en correspondencia.
Para realizar la verificacin de los datos se debe realizar el siguiente procedimiento:
1. Ingresar a la carpeta DEV_CORREO
2. Consultar No. de radicado y verificar datos de envo.
3. Si los datos del envo del radicado se encuentra con inconsistencias, (por ejemplo, la
direccin estaba mal, el departamento, etc) y se decide hacer la correccin para volver a
enviarlo, se debe ir al radicado padre, hacer las modificaciones respectivas en el radicado
de salida modificando los datos y el documento anexo, regenerar y marcar nuevamente el
documento como impreso para enviarlo otra vez.
117
4. El documento fsico debe ser entregado a correspondencia.

Como se va a realizar un reenvo del documento, el radicado ser el mismo nmero.
Se debe ingresar a la carpeta "DEV_CORREO" despus de hacer las correcciones o si se

determina que el documento no ser enviado nuevamente y:
a. Seleccionar el radicado al final del registro

b. Dar click en el botn "Cerrar Envo"
c. Diligenciar el comentario, justificando si se reenva nuevamente el radicado o si

definitivamente no ser enviado.
d. Dar click en el botn "Realizar"
118

e. El sistema enva la confirmacin de cerrado el envo.
f. El radicado desaparece de la carpeta DEV_CORREO.
3. DOCUMENTOS MAL RADICADOS Y NO SE PUEDEN ENVIAR
En esta misma carpeta DEV_CORREO, quedan los radicados que se encuentran con
inconsistencias y que no se han podido enviar. (Por ejemplo, entregan un documento sin crear las
copias, los datos de envo no se encuentran completos como la direccin, Dpto, Municipio, etc)
Para este tipo de devolucin se debe verificar el por qu se encuentra mal radicado, verificar el
histrico del por qu de la devolucin y realizar bien el proceso de radicacin, para
entregarlo nuevamente a Correspondencia. 119

Atrs
XIII CONSULTA DE RADICADOS
Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros seleccionados un radicado o radicados
que concuerden con dicha solicitud de bsqueda.
Para realizar una consulta debe:
1. Seleccionar el vnculo "Consultas", que se encuentra en la parte superior de la seccin de

Carpetas:
120

2. El sistema ingresa al mdulo de consultas donde se puede realizar una bsqueda por los
siguientes parmetros:
121
a. Nmero de radicado: se puede digitar todo el nmero o solamente una parte de el.

b. Identificacin: se puede consultar cuando se tiene el nmero de identificacin del
remitente
c. Buscar por: Texto (Todas las palabras y/o cualquier palabra): Buscar por un
ciudadano, nombre de entidad, nombre de la empresa o funcionario especfico que se
pueda haber incluido en la radicacin inicial. El resultado de esta bsqueda depende
tambin de la calidad de la informacin en el momento de radicar.
d. Ver en: se puede seleccionar en qu tipo de remitente se desea hacer la bsqueda
(Usuarios, entidades u otras empresas), para este caso se selecciona la casilla
correspondiente. El sistema busca por defecto en todos los tipos de remitente.
e. Buscar en radicados de: se puede buscar en todos los radicados registrados en el sistema
o especficos de entrada, memorandos, resoluciones y de salida.
f. Rango de fecha: se puede limitar un rango de fecha para realizar la bsqueda solo en
determinado tiempo. El rango de fecha para la consulta, est por defecto para el ltimo
mes, si desea una bsqueda en un rango mayor deber ampliar este rango para una
bsqueda.
g. Tipo de documento: para ubicar de acuerdo al tipo de documento con que se radic.
h. Dependencia actual: Ubica los documentos que se encuentre "nicamente" en la
dependencia seleccionada.
i. Buscar: Dar click en la opcin.
Se pueden realizar consultas utilizando varios criterios de bsqueda y as obtener unos resultados
ms precisos.
3. Cuando se encuentra el radicado buscado se puede ingresar a el, para consultar los datos de
informacin general:
a. Al dar click sobre el nmero de radicacin se puede obtener la imagen digitalizada (para un
documento de entrada).
b. Al dar click sobre la fecha de radicacin se ingresa a los datos del radicado para realizar
consultas de Informacin general, Histrico, Documentos anexos y Expedientes. Este122

mdulo se encuentra dividido en pestaas para una mejor compresin:
Informacin de radicados:
Informacin General:
En ella se puede encontrar la informacin de Remitente con su respectiva direccin,

departamento y dems datos que se incluyeron en el registro inicial de la radicacin de entrada.
Adems se puede verificar al consultar un radicado de salida, si es un radicado nuevo o un
radicado anexo a uno de entrada.
123

Para consultar un radicado de salida se debe:
a) Llamar el nmero de radicado de salida a consultar (-1)
b) Verificar el campo "DOCUMENTO ANEXO DE": Si no aparece ningn dato significa que
este radicado (-1) se hizo como una radicacin nueva. En la pestaa "Documentos" se podr
consultar el archivo correspondiente a este radicado.
c) Llamar el nmero de radicado de salida a consultar (-1)
d) Verificar el campo "DOCUMENTO": Si aparece un nmero de radicacin en este campo

significa que este radicado (-1) se hizo como una respuesta al radicado que aparece aqu.
Para poder consultar el documento enviado se debe realizar una nueva consulta llamando el
radicado padre que es el que aparece en este campo. Al pasar a la pestaa "Documentos" se
podr consultar el archivo correspondiente al radicado de salida.
124

Histricos:
En esta pestaa se puede visualizar todo el flujo histrico que ha tenido un documento desde el
momento de su radicacin hasta el ltimo usuario donde se encuentra actualmente.
Cada que se realiza un movimiento en un radicado se crea un registro histrico.
La vista de los documentos histricos se divide en tres partes:
1. Datos de radicacin: Aqu se encuentran los datos del usuario y dependencia actual, el
usuario y dependencia que radic el documento.
2. Flujo del documento: En esta seccin se puede observar todo el flujo del documento y
cada uno de los comentarios que los usuarios han hecho en el momento de trasladar el
radicado a un usuario o cuando lo ha cambiado de carpeta.
Este registro se va creando cada vez que el usuario realiza un movimiento del radicado. Se
puede visualizar la dependencia que realiza el movimiento, la fecha y hora, el usuario que
lo realiza y el comentario que cada usuario escribe al trasladar un documento.
Los datos estn en orden cronolgico, de la fecha ms reciente a la fecha de radicacin o creacin
del documento.
125

3. Datos de Envo: Aqu se verifican los datos de envo de los documentos radicados de
salida. Se puede consultar los radicados de salida que corresponden al documento padre al
que se le realiza la consulta, la dependencia que realiza el envo, fecha y hora de envo,
destinatario con su direccin, departamento y municipio, el tipo de envo o agencia de
correo, el nmero de planilla en que se envi y la descripcin de anexos que se enviaron.
Recuerde que cualquier documento generado como radicado de salida en el sistema, sin importar
que se haya entregado personalmente o enviado por fax, Internet, etc., se debe entregar a126
correspondencia con su respectiva copia para realizar el envo oficial en el sistema.

Documentos: Pestaa utilizada para anexar un documento en el proceso de radicacin y
visualizar la informacin del estado del documento, en proceso de radicacin, radicado, remitido
a correspondencia y envo del documento por parte del Grupo de Correspondencia.
Expedientes: Utilizada para crear o asignar el documento radicado al expediente al cual

pertenece, segn las Tablas de Retencin Documental.
Atrs
127

XIV REALIZAR FILTRO EN CARPETAS
Esta funcionalidad permite al usuario realizar la bsqueda de un radicado que se encuentra

actualmente en cualquiera de sus carpetas y el sistema al encontrarla le permitir ubicarla
fcilmente.
El filtro de radicados se puede realizar en cualquier carpeta sin importar que sea predeterminada
(Entrada, Salida, Vo.Bo., Devueltos) o Carpeta personal.
Para realizar la bsqueda de un radicado, se debe:
a) Seleccionar la carpeta deseada donde quiere realizar la bsqueda.
b) Escribir el nmero de radicado o radicados que se desea buscar, separados por coma
(,). No es necesario digitar el nmero completo. 128

c) Marcar en el campo "Todas las Carpetas" si desea que el sistema realice la bsqueda en
todas las carpetas que tiene el usuario, o dejarla en blanco para que la bsqueda sea
realizada solo en la carpeta actual.
d) Dar Click en el botn "Buscar.
e) El sistema realiza la bsqueda solicitada y todos los documentos que contengan los datos
requeridos en el nmero de radicado, sern visualizados en una lista.
129

f. Para saber en cual carpeta se encuentra el radicado se debe ubicar el puntero del mouse
sobre el primer icono que se encuentra al lado izquierdo del nmero del radicado, en este
momento se despliega una nota indicando en qu carpeta se encuentra.
Atrs
130

XV DIGITALIZAR DOCUMENTOS
La digitalizacin de los documentos permite relacionar cada registro de entrada o cualquier tipo
de radicacin, generado en el Sistema de Gestin Documental con la imagen del documento
fsico, para que al realizar la consulta de un radicado se pueda visualizar en pantalla el documento
virtualmente.
El aplicativo de digitalizacin se encuentra nicamente en los equipos que tienen instalados un

escanear y por medio de ellos se obtiene una imagen digital para ser encadenada al registro
radicado.
1. PASOS PARA DIGITALIZAR UN DOCUMENTO:
a. Ingrese al aplicativo por medio del ejecutable instalado en su equipo.
b. Ingrese su usuario y clave de ORFEO y de click en el botn "INGRESAR".
131
c) Se despliega una ventana con las siguientes opciones:

1 2 3 4 5
6 7 8 9 10111213 14
1. Colocar el nmero de radicado para digitalizar
2. Buscar
3. Imprime Sticker del radicado seleccionado.
4. Digitalizar documento.
132
5. Enviar imagen al servidor.

6. limpiar pantalla.
7. Descargar imagen del servidor si la hay.
8. Abrir una imagen guardada en rea local para ser asignada a un radicado.
9 y 10. Minimizar y maximizar imagen del documento
11 y 12 .Rotacin de la imagen
13. Grabar localmente la imagen modificada
14. Borrar pagina actual
Recuerde que antes de realizar la digitalizacin de un documento debe seleccionar la

configuracin adecuada de acuerdo al tipo de escner utilizado. Adems se debe tener en cuenta
las recomendaciones para digitalizar un documento.
3. RECOMENDACIONES PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS
Para que la calidad en la digitalizacin de los documentos sea ptima y garantice la totalidad de
los datos en el sistema, se recomienda tener en cuenta las siguientes sugerencias al escanear:
a) Realizar una preclasificacin de las hojas del documento a digitalizar, teniendo en cuenta
las hojas que no se encuentren en buen estado para digitalizarlas separadas. Si no tiene en
cuenta esta observacin, se puede atorar el papel al digitalizarlas en grupo y ocasionar
algn dao en el escner.
b) Revisar que en las hojas del documento no se encuentren objetos que puedan impedir el
paso libre de cada una en el escner como ganchos, cinta, hojas pegadas, pedazos de
papel, etc.
133
d) Seleccionar la configuracin adecuada de acuerdo al escner y la calidad de las hojas
a digitalizar.

e) Despus de digitalizar el documento verificar los folios numerados contra el nmero de
hojas que quedaron en el sistema digitalizadas.
f) Verificar la calidad de la digitalizacin.
g) En caso de encontrar alguna imagen ilegible se debe digitalizarla nuevamente.
Atrs
134

XVI - RADICACION MASIVA ENTRADA XLIRA
Con este modulo se llevan a cabo radicaciones en ORFEO por Excel en modo de masiva, es
decir cuando se tiene gran cantidad de documentos se cargan en un plantilla en Excel y se realiza
la combinacin por Word. Como se muestra a continuacin.
NOTA: TENGA EN CUENTA QUE DEBE TENER INSTALADA LA VERISON DE

OFFICE 2003
Una vez instalado el X-lira en su equipo y desee trabajar documento por volmenes o de forma
masiva al abrir Excel el sistema le solicitara usuario y clave para ingreso, esta es la misma
informacin que usa para el ingreso a ORFEO tradicional, ya en la hoja de Excel proceda:
1. Al abrir Excel debe aparecer el siguiente men Gd Orfeo en la barra de herramientas, dando
click en Gd Orfeo se carga la plantilla para el inicio de la radicacin como se ve en las siguientes
imgenes
135

136

1
137

Cargada la plantilla se procede a llenar los campos con los datos solicitados as:
Columna A: TIPO DE RADICADO elija ENTRADA segn sea el caso.
Columna B: No. De radicado en este espacio no debe escribir, es donde el sistema mostrara el
radicado.
Columna C: Asociar a: - No escriba aqu, espacio para asociar documentos al momento de radicar
documentos de Salida o Memorandos.
Columna D: Fecha del oficio - La fecha en que se esta radicando (actual)
Columna E: Cuenta interna - Se escribe el nmero que traiga el oficio o nmero de gua
138
Columna F: Tipo de destinatario/Remitente aqu se elige PERSONA NATURAL,

ENTIDAD O FUNCIONARIO, segn sea el caso (para evitar problemas de radicacin al
final del trabajo no confunda PERSONA NATURAL con FUNCIONARIO)
Columna G: # Destinatario/Remitente se escribe el numero del documento de identidad si es

persona natural para EMPRESA Y FUNCIONARIO no se escribe en este espacio.
Columnas H/I/J y K: Se escriben segn tenga NOMBRE- SEGUNDO NOMBRE (si lo tiene)-
PRIMER APELLIDO- SEGUNDO APELLIDO (si lo tiene).
Columna L: DIRECCION Se escribe direccin que viene en el oficio para ENTIDAD o

PERSONA NATURAL (para FUNCIONARIO verifique la direccin por el ORFEO tradicional).
Columna M: TELEFONO Si dispone, de lo contrario no escriba.
Columna N: ENTIDAD: Solo se escribe si esta radicando para una ENTIDAD o EMPRESA.
Columna O y P: DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO Ubicacin geogrfica del documento (de

donde se recibe el documento).
Columna Q: ASUNTO Resea del contenido del documento (para quien va y la referencia).
Columna R: DESCRIPCION DE ANEXOS Se escribe el nmero de anexos incluidos en el

documento (si no trae escriba SIN ANEXOS).
Columna S: DEPENDENCIA: Elija la dependencia para la cual va dirigido el documento o para

la que usted considere que trata el tema.
Una vez usted lleno todos estos campos regresa a la barra de Herramienta GD ORFEO (click)
Copiar ultima fila y contine cambiando los datos de la anterior columna. Vaya ubicndo los
documentos en orden ascendente boca abajo para no tener problemas con la pegada de los Stikers
al final y as hasta terminar con todos los documentos pendientes.
139

140

Al terminar con todos los documentos pendientes regrese a GD ORFEO (click) y
RADICACION y espere
141

De esta forma muestra los radicados. Para verificar que se encuentra bien debe mostrar
sombreada de color verde toda la plantilla (siguiente imagen)
Para la Digitalizacin usted debe ir a GD ORFEO (click) Imprimir Sticker, luego que los
sticker salgan ubquelos en los documentos segn el orden. Para digitalizarlos se ubica en el No
DE RADICADO - vaya a GD ORFEO (click) digitalizar y proceda.
Guardar este archivo de Excel en ruta conocida para su uso posterior como informacin.
142

RECOMENDACIONES PARA EL USO DE ESTA PLANTILLA:
1. no modificar la plantilla original del gd orfeo antes de la radicain (despus puede jugar
con las combinaciones que desee)
2. no guarde el archivo de un dia para otro para ser radicado o para continuar con la palntilla
al dia siguente.
3. una vez le de la opcin de radicacion y todos los radicados estn en verde y desee seguir
radicando vuelva a herramientas gd orfeo, carge una nueva plantilla y continue segn lo
indicado
4. si al momento de radicar la plantilla le muestra un color naranja es porque los datos

incluidos( nombre, direccin telfono) ya coinciden en orfeo, verifique realice el cambio
y nuevamente radicar. si le muestra color rojo es porque falta un dato en alguna celda,
verifique y radique.
RADICACION MASIVA SALIDAS EN XLIRA
Con este modulo se llevan a cabo radicaciones de ORFEO por Excel en modo de masiva, es
decir cuando se tiene gran cantidad de documentos se cargan en un plantilla en Excel y se realiza
la combinacin por Word. Como se muestra a continuacin.
NOTA: TENGA EN CUENTA QUE DEBE TENER INSTALADA LA VERISON DE

OFFICE 2003
Una vez instalado el X-lira en su equipo y desee trabajar documento por volmenes o de forma
masiva al abrir Excel el sistema le solicitara un usuario y clave para ingreso, esta es la misma
informacin que usa para el ingreso al ORFEO tradicional, ya la hoja de Excel proceda:
1. Al abrir Excel debe aparecer el siguiente men Gd Orfeo en la barra de herramientas, dando
click en Gd Orfeo se carga la plantilla para el inicio de la radicacin como se ve en las
143
siguientes imagenes

1
144

1
145

Cargada la plantilla se procede a llenar los campos con los datos solicitados as:
Columna A: TIPO DE RADICADO elija ENTRADA, SALIDA O MEMORANDO segn sea

el caso.
Columna B: No. De radicado en este espacio no debe escribir, es donde el sistema mostrara el
radicado.
Columna C: Asociar a: - si el documento que va radicar es SALIDA y es para respuesta de un

radicado de ENTRADA debe escribir el nmero de radicado de ENTRADA respectivo, de lo
contrario no escriba aqu.
Columna D: Fecha del oficio - La fecha en la que se realiza el documento (para los radicados de
SALIDA o MEMORANDO) para radicados de ENTRADA es la fecha en que se esta146
radicando

Columna E: Cuenta interna - Si el documento es de ENTRADA se escribe el nmero que traiga
el oficio o nmero de gua, para MEMORANDO o SALIDA depende de los controles que se
tengan internamente.
Columna F: Tipo de destinatario/Remitente aqu se elige PERSONA NATURAL, ENTIDAD O

FUNCIONARIO, segn sea el caso (para evitar problemas de radicacin al final del trabajo no
confunda PERSONA NATURAL con FUNCIONARIO)
Columna G: # Destinatario/Remitente se escribe el numero del documento de identidad si es

persona natural (si no tiene el # del documento escriba el #0 en este espacio) para EMPRESA Y
FUNCIONARIO no se escribe en este espacio.
Columnas H/I/J y K: se escriben segn tenga NOMBRE- SEGUNDO NOMBRE(si lo tiene)-

PRIMER APELLIDO- SEGUNDO APELLIDO(si lo tiene).
Columna L: DIRECCION Se escribe direccin que viene en el oficio para ENTIDAD o

PERSONA NATURAL (para FUNCIONARIO verifique la direccin por el ORFEO tradicional).
Columna M: TELEFONO Si dispone, de lo contrario no escriba.
Columna N: ENTIDAD: Solo se escribe si esta radicando de o para una ENTIDAD.
Columna O y P: DEPARTAMENTO Y MUNICIPIO Ubicacin geogrfica del documento (de

acuerdo para donde va o de donde se recibe el documento).
Columna Q: ASUNTO Resea del contenido del documento ( para quien va y la referencia).
Columna R: DESCRIPCION DE ANEXOS Se escribe el numero de anexos incluidos en el

documento ( si no trae o lleva anexos escriba SIN ANEXOS).
Columna S: DEPENDENCIA: Para esta columna tenga en cuenta lo siguiente:

a). Si esta radicando documentos de ENTRADA debe elegir la dependencia para la cual va
dirigido el documento o para la que usted considere que trata el tema.
b). Si el documento es SALIDA O MEMORANDO en esta columna debe estar ubicada su
dependencia (desplegando la flecha usted puede ubicar la dependencia por su numero respectivo).
Una vez usted lleno todos estos campos regresa a la barra de Herramienta GD ORFEO (click)
Copiar ultima fila y contine cambiando los datos de la anterior columna. Si esta radicando
documentos de ENTRADA vaya ubicndolos en orden ascendente boca abajo para al final147

no tener problemas con la pegada de los Stikers al final y as hasta terminar con todos los
documentos pendientes.
148

Al terminar todo regrese a GD ORFEO (click) y RADICACION y espere
149

De esta forma muestra los radicados segn la eleccin ENTRADA, SALIDA o MEMORANDO.
Para verificar que se encuentra bien debe mostrar en verde los radicados (siguiente imagen)
Para la radicacin de entrada usted debe ir a GD ORFEO (click) Imprimir Sticker,

luego que los sticker salgan ubquelos en los documentos segn el orden. Para digitalizarlos se
ubica en el No DE RADICADO - vaya a GD ORFEO (click) digitalizar y proceda.
Guardar este archivo de Excel en ruta conocida para su uso posterior como informacin o para
la combinacin para documentos de SALIDA O MEMORANDOS que a continuacin se explica.
150

RECOMENDACIONES PARA EL USO DE ESTA PLANTILLA:
5. no modificar la plantilla original del gd orfeo antes de la radicain (despus puede jugar
con las combinaciones que desee)
6. no guarde el archivo de un dia para otro para ser radicado o para continuar con la palntilla
al dia siguente.
7. una vez le de la opcin de radicacion y todos los radicados estn en verde y desee seguir
radicando vuelva a herramientas gd orfeo, carge una nueva plantilla y continue segn lo
indicado
151

RADICACION DE DOCUMENTO PARA SALIDA O MEMORANDO
COMBINACION DE CORRESPONDENCIA
A continuacin se debe realizar la combinacin en Word
Abrir el documento de Word a partir del cual se va a realizar la combinacin de correspondencia
1. Ir al men Herramientas Cartas y correspondencia Combinar correspondencia
152

PASO 1
1. Dejar marcada carta 2. Click siguiente parte inferior derecha
153

PASO 2
Seleccionar documento inicial dejar marcado

1. Utilizar documento actual
2. siguiente
154

Paso 3
Seleccionar Datos (archivo en Excel)

1. Examinar (elija el archivo Orfeo-X-lira )
2. Siguiente
PASO 4
1. En la carta doble click al encabezado de pagina, sombrear donde aparece el cdigo de

barras o en su defecto **RAD_S**( para los computadores que no tiene instalada la
fuente del cdigo de barras) y agregar a cada extremo un *
155
2. Mas elementos

Aqu aparece una ventana de
3. Insertar campos de combinacin deben seleccionar N. De Radicado e Insertar y cerrar
2
3
156

En la figura lo muestra
NOTA: Solo para la primera lnea, tenga en cuenta que debe quedar asteriscos ( *) al
comienzo y final de esa lnea, para que pueda visualizarlo haga el cambio de fuente para
que se pueda evidenciar el asterisco al principio y final en el Nro _Radicado, y vuelva a
cambiar la fuente a la Code30f9 para que el radicado salgo con las barras
*20094180238101*
Al contestar por favor cite estos datos:
Radicado No.:* 20094180238101*
Fecha: 3/11/2009
Esto mismo se debe realizar con el siguiente regln en Radicado No. Nuevamente mas
elementos e insertar No. radicado Insertar,
Luego en la fecha nuevamente ms elementos Fecha e insertar
Si con ese modelo de carta va a generar todos los radicados realizado en Excel realice lo mismo
con los campos que necesita. Nombre, direccin telfono, asunto etc.
Vea siguiente figura
157

Paso 5
Al dar siguiente parte inferior derecha

Va a mostrar ya combinado el No. de Radicado, fecha., como los otros campos que ha insertado
1. Puede verificar en << Destinatario 1 >> Todas las cartas segn radicados hechos
previamente en excel
2. Siguiente completa la combinacin
158

1
PASO 6
1. En << Destinatario 1 >> se muestran las cartas y en el encabezado se puede verificar el

No. de radicado, fecha, y en el cuerpo de la carta los datos adicionales que se han
combinado.
2. Editar cartas individuales (Todos Aceptar)
3. Imprimir
159

1
160

TABLERO DE CONTROL
La opcin del TABLERO DE CONTROL es en donde se puede verificar la documentacin por

usuario y cuanto tiempo en trmino de das ha realizado cada tramite.
161

Aqu se escoge cada una de la opciones segn corresponda
Fecha inicial, Fecha Final, tipo de radicado y Aceptar
162

En este pantallazo muestra el seguimiento de las comunicaciones y al posicionar el Mouse le va
mostrando el evento generado en cada uno de ellos en trmino de das, esto lo refleja de derecha a
izquierda
Cuando muestra el color violeta es porque las comunicaciones se les han generado respuestas,
que es lo ideal en todas las comunicaciones
163

1
Atrs
164

GLOSARIO
ORFEO
Orfeo (en griego ) es un personaje de la mitologa griega, hroe que se hizo famoso ms
por sus obras cultas y de paz que por sus hazaas de guerra, celebre taedor de la lira, el padre de
los cantos
CVS
Los ficheros CSV (del ingls comma-separated values) son un tipo de documento sencillo para
representar datos en forma de tabla, las columnas se separan por comas y las filas por saltos de
lnea. Los campos que contengan una coma, un salto de lnea o una comilla doble deben ser
encerrados entre comillas dobles.
PDF
(Del ingls Portable Document Format, Formato de Documento Porttil) es un formato de

almacenamiento de documentos, especialmente ideado para documentos susceptibles de ser
impresos, ya que especifica toda la informacin necesaria para la presentacin final del
documento.
DOC
Por la amplsima difusin este formato se ha convertido en un estndar en el que transferir textos
con o sin formato, o hasta imgenes, siendo preferido por muchos usuarios . Utilizado por
Microsoft Word
TIFF
Es un formato de archivo que se utiliza generalmente en diversas aplicaciones de imgenes,

incluidas las aplicaciones para enviar faxes y para digitalizacin
165

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)
Es una herramienta archivstica que permite agrupar la documentacin de acuerdo con las
funciones propias de cada dependencia y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de
formacin del archivo.
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano

o sujeto productor, como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie documental que revela tanto el
contenido como la estructura fsica del documento.
DOCUMENTO
Es el registro informacin producida o recibida por una persona o de entidad en razn a sus
actividades o funciones, que tiene valor: administrativo, fiscal o legal, cientfico econmico,
histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.
Atrs
166


Manual Orfeo

Caricato da

Informazioni sul documento

Descrizione originale:

Copyright

Formati disponibili

Condividi questo documento

Condividi o incorpora il documento

Opzioni di condivisione

Hai trovato utile questo documento?

Questo contenuto è inappropriato?

Copyright:

Formati disponibili

Manual Orfeo

Caricato da

Copyright:

Formati disponibili

PROCESO DE GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Cmo ingresar a Orfeo

INFORMACIN GENERAL DEL SISTEMA

1. Opciones generales del sistema

I- RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA

II - ELABORAR DOCUMENTO PARA RADICAR

III - ASIGNAR NMERO DE RADICADO

IV - RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA

V- RADICAR MEMORANDOS INTERNOS

VI - USUARIOS ANEXAR RESPUESTA A UN DOCUMENTO RADICADO DE

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

VIII - MARCAR DOCUMENTO RADICADO PARA ENVIO FUERA DE LA ENTIDAD

IX - GENERAR COPIAS DEL DOCUMENTO A RADICAR.

XI - ENVIAR DOCUMENTOS FUERA DE LA ENTIDAD

XII - DEVOLUCIN DE RADICADOS

XIII - CONSULTA DE RADICADOS

XIV - REALIZAR FILTRO EN CARPETAS

XVI- RADICACION MASIVA ENTRADA XLIRA

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. http://orfeo.accionsocial.gov.co - Direccin fuera de Accin Social

2. http://orfeo/ - Direccin Interna

3. http://172.20.68.82 - Unidades Territoriales

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ESTRUCTURA Y FUNCIONALIDAD DE ORFEO

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

3. FUNCIONALIDADES GENERALES: Opciones de movimiento del documento radicado

1. OPCIONES GENERALES DEL SISTEMA

- INFO: Se encuentran los datos generales de cada usuario como documento de

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

- ESTADSTICAS: Permite generar estadsticas de los documentos que se encuentran

- CERRAR: Cierra la sesin en el momento que no se desea continuar en el aplicativo. Es

2. ESTRUCTURA: RADICACIN Y CARPETAS

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

: Este es el proceso final correspondiente al envo de los documentos de

: Cuando se requiere modificar la informacin del documento inicial porque

: Luego de imprimir el documento fsico, en el sistema se debe marcar el

: Cuando existe un nmero de radicado que se ha generado en el sistema y

: Este mdulo permite ubicar de acuerdo a unos parmetros seleccionados un

: Se reflejan los documentos a los cuales se les ha creado o asignado

: Documentos radicados de salida, devueltos por la Agencia de correo por

: Consiste en capturar la informacin bsica de todos los documentos que

: Las Comunicaciones Oficiales Internas corresponden al conjunto de

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

: Con el propsito de facilitar la numeracin y fechado automtico de

: Mdulo creado para la combinacin de archivos word y csv, generando las

: A travs de esta opcin se asocia la imagen de un documento radicado

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

: En esta carpeta se encuentran los radicados que un usuario ha enviado para

: Programacin a futuro del trmite de uno o varios documentos que por su

: En esta Carpeta se irn trasladando automticamente los documentos que

: Se reciben copias de documentos para su informacin.

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

a) Ubicar en la carpeta donde se encuentra dicho radicado y seleccionarlo en la caja de

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

d) El sistema despliega una ventana donde se escribe el comentario respectivo y se da click

e) El sistema realiza la confirmacin de los radicados que se han agendado. En este

En la Carpeta "Agendado No Vencido" se irn trasladando automticamente los documentos que

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

1. Dar click en la pestaa Mover a...

PROCESO DE GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL

4. Dar click en el botn enviar ( >>).

: Con esta funcionalidad se puede enviar una copia de un documento a cualquier