O Trabalho do Administrador e o Processo de Administração

Depois de estudar os conceitos desta aula você conseguirá definir o que é um

administrador, os tipos de administradores, descrever o processo de administração e os
recursos utilizados pelo administrador. Aula resumida do capítulo do livro “Princípios de
Administração”, de Andrew Dubrin. Atividades retiradas do mesmo livro.

O QUE É UM ADMINISTRADOR?

O administrador é a pessoa responsável pelo

desempenho dos membros do grupo. Como as
organizações se tornaram mais democráticas, é
comum o termo membro do grupo ou membro de
equipe substituir agora o termo subordinado.

Para Dubrin (1998:2), o administrador tem a

autoridade formal para gerenciar os recursos da
organização, mesmo que seja necessária a aprovação
de outros. Os conceitos de administrador e administração estão interligados.

Peter Drucker é considerado o maior guru de administração de todos os tempos; ele

escreveu 38 livros, 12 deles nos últimos dez anos de vida e faleceu em 2005 com
95 anos. Segundo ele, administração é a prática específica que converte uma
multidão em um grupo eficiente e produtivo, orientado para certas metas e
objetivos.

Nesta disciplina, o termo administração refere-se ao processo de utilização dos

recursos organizacionais para atingir objetivos institucionais através das funções de
planejar, organizar e alocar pessoas, liderar e controlar.

Além de ser um processo, o termo administração também é usado para designar

uma disciplina específica, para pessoas que administram e como escolha de uma
profissão.

Para saber mais sobre a profissão de Administrador acesse http://www.cfa.org.br.

NÍVEIS DE ADMINISTRAÇÃO

Outra forma de entender a natureza do trabalho do administrador é examinar os

três níveis de administração, como ilustrado na figura abaixo. Nessa figura, a
pirâmide indica que existe progressivamente menos empregados a cada nível
administrativo mais alto.

Administradores de Alto Nível

A maior parte das pessoas que entram no campo administrativo aspira a tornar-se
administrador de alto nível. Os administradores de alto nível têm poder para tomar
as principais decisões que afetam o presente e o futuro de uma empresa.

Apenas um administrador de alto nível, por exemplo, teria a autoridade para

comprar uma outra empresa, iniciar uma nova linha de produto (aumentar os
produtos e/ou serviços oferecidos pela empresa) ou contratar centenas de
funcionários.
Administradores de Nível Médio

Não são nem executivos, nem supervisores de nível operacional, mas servem como
ligação entre os dois grupos. Esses administradores conduzem a maior parte das
atividades de coordenação dentro da empresa e disseminam as informações aos
níveis acima e abaixo (DUBRIN,1998: 3).

Por exemplo: o administrador de nível médio pode falar aos supervisores e técnicos
sobre problemas de estoque, preparar um relatório e depois passar essa informação
à administração de alto nível. Entre as novas tarefas de nível médio está o auxílio
para as organizações empreenderem novos negócios e a procura de maneiras
criativas pra atingir metas.

Administradores de Nível Operacional

Os administradores que supervisionam os operadores são chamados

administradores de nível operacional. Historicamente, esses administradores eram
promovidos da produção ou cargos de auxiliares de escritório e raramente
possuíam formação de nível superior. Uma mudança drástica tem ocorrido nos
últimos anos.

Muitos administradores de nível operacional têm hoje nível universitário e estão

familiarizados com as modernas técnicas de administração. A valorização atual da
qualidade e da produtividade tem elevado o status de muitos supervisores.

Operadores e Especialistas

Alguns colaboradores individuais tais como analistas financeiros, reportam-se

diretamente aos administradores de alto nível ou nível médio

TIPOS DE ADMINISTRADORES

As funções realizadas pelos administradores podem também ser compreendidas

pela descrição de diferentes tipos de cargos administrativos. Os cargos
administrativos discutidos aqui são administradores gerais e funcionais,
funcionários públicos, empreendedores, pequenos empresários e líderes de equipe.
Administradores Gerais e Funcionais

Outro modo de classificar os administradores é

distingui-los entre os que administram pessoas
que fazem algum tipo de trabalho
especializado e os que administram pessoas
engajadas em diversas especialidades.

Os administradores funcionais supervisionam o trabalho de pessoas engajadas em

algumas atividades especializadas, como contabilidade, engenharia, controle de
qualidade, preparação de alimentos, marketing, vendas e instalações de telefone.
Um administrador funcional é um gerente de técnicos e de sua equipe de apoio, tais
como assistentes de escritório.

Os administradores gerais são responsáveis pelo trabalho de diferentes grupos que

realizam uma variedade de funções. O cargo de gerente geral de uma fábrica da a
idéia do significado de administrador geral.

Um exemplo de administradores gerais e funcionais pode ser ilustrado por um

hospital: O diretor do hospital é responsável por todos os setores como hotelaria,
internação, laboratórios, enfermeiras, médicos, entre outros. O chefe da enfermaria
é responsável por supervisionar o trabalho executado por vários enfermeiros.
Enquanto o primeiro é um administrador geral, o segundo é um administrador
funcional.

Administrador de Serviço Público

Esse administrador pode ser definido por aquele que trabalha em uma instituição
pública (governamental) ou em instituições sem fins lucrativos. Um empregado do
serviço público não é um administrador a menos que ele supervisione uma equipe
de trabalho.

Empreendedores e Pequenos Empresários

O empreendedor é uma pessoa que cria e opera um

negócio inovador. São pessoas entusiastas, otimistas e
que aproveitam uma oportunidade de mercado. Depois
que eles desenvolvem o negócio, transformando em algo maior que ele possa
administrar sozinho pode-se tornar um administrador geral.

Nos últimos anos, vários conceitos sobre a palavra empreendedor têm sido
relatados em diversos livros, revistas e artigos. Na maioria dos caso, se reporta a
uma pessoa que tem ampla visão de mercado e que é capaz de iniciar um novo
negócio em face ao risco e da incerteza, buscando crescimento e independência.

De modo similar ao empreendedor, o proprietário e empresário de pequeno negócio

se tornam administradores no momento que a empresa cresce e passa a admitir
diversos empregados. Note que os empreendedores são ou começam como
pequenos empresários, mas o contrário não é necessariamente verdadeiro. Você
precisa de uma idéia inovadora para ser um empreendedor. Simplesmente “tocar”
uma franquia que vende pizzas não torna uma pessoa um empreendedor.

LÍDERES DE EQUIPE

Uma importante contribuição recente com relação de tipos de cargos gerenciais é o

surgimento do líder de equipe. O administrador nesse cargo coordena o trabalho de
um pequeno grupo de pessoas em quanto atua como solucionador de conflitos e
catalisador. A liderança de uma equipe pode ser designada para tempo integral ou
parcial.

O PROCESSO DE ADMINISTRAÇÃO

Administrando o processo

Uma abordagem útil para compreender o que os

administradores fazem é considerar seu trabalho como
um processo. Processo é uma série de ações que
produzem algo, obtendo lucro ou proporcionando um
serviço. Por exemplo: para atingir um objetivo, o
administrador usa recursos e leva a cabo quatro
funções administrativas. Essas funções são: planejar,
organizar e alocar pessoas, liderar e controlar. A figura
a seguir mostra um processo administrativo:
AS QUATRO FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

Planejamento: planejar é fixar metas e descobrir modos de atingi-las. Para

Megginson (1998:17) significa escolher ou estabelecer a missão da organização,
seu propósito e objetivos e depois determinar estratégia para atingi-los. É
considerada a função principal da administração e permeia tudo que o
administrador faz. Ao planejar, o administrador volta-se para o futuro dizendo: “Isso
é o que queremos que aconteça e é assim que iremos fazer”.

Organização e Alocação de pessoas: organizar é o processo de assegurar que

os recursos humanos e físicos necessários estejam disponíveis para levar adiante
um plano e atingir metas organizacionais. Organizar também envolve designar
atividades, dividir o trabalho em cargos e tarefas específicas e determinar quem
tem autoridade para executar as tarefas. Segundo Montana e Charnov (2003: 171),
organizamos a fim de alcançar nossos objetivos. Alocar pessoas significa assegurar
que existam os recursos humanos para atingir as metas organizacionais. Contratar
uma pessoa para o cargo de secretária é uma atividade típica de alocar pessoas.
Alocar pessoas é uma atividade tão importante que, às vezes, é classificada como
uma função separada de organizar.

Liderança: liderar é influenciar os outros para atingir os objetivos organizacionais.

Envolve energizar, conduzir e motivar os outros. A liderança é um componente-
chave do processo administrativo, tanto que, às vezes, a administração define-se
como obter resultados através de pessoas. Lembre-se: o bom líder é aquele
admirado por suas ações e não pelo poder que ocupa na empresa.

Controle: para Lacombe ( 2003:50), controlar é assegurar que o desempenho este

ja de acordo com os planos. É a comparação do que foi planejado e efetivamente
conseguido. Se existe uma diferença significativa entre o desempenho real e
planejado, o administrador precisa realizar ações corretivas. Por exemplo: aumentar
a propaganda para incrementar vendas menores do que o esperado.

RECURSOS USADOS PELOS ADMINISTRADORES

Os recursos podem ser divididos em quatro tipos: humanos, financeiros, físicos e

informativos.

Recursos humanos: compreendem as pessoas necessárias para que o trabalho

seja feito. Os empregados são escolhidos conforme as metas dos administradores.
Uma universidade tem como meta entregar um ensino de qualidade aos seus
alunos. Entre os recursos humanos que ela escolheu estão professores, técnicos de
informática, pessoal de secretaria, telefonistas, bibliotecários, entre outros.

Recursos financeiros: correspondem ao dinheiro que o administrador e a

organização usam para atingir as metas organizacionais. Os recursos financeiros de
uma organização privada são os lucros e os investimentos dos acionistas. Os
recursos financeiros de uma das agências sociais são provenientes de doações e
concessões governamentais.

Recursos físicos: são os ativos tangíveis e imóveis de uma empresa, incluindo

matéria-prima, a área do escritório, as instalações de produção, o equipamento de
escritório e os veículos.

Recursos informativos: são os dados que o administrador e a organização usam

para realizar o trabalho. Por exemplo: para orientar os vendedores da empresa, o
gerente de vendas lê os jornais de negócios locais para se informar sobre novas
empresas na cidade. Existem outros recursos informativos como informações
vindas de rádio, internet, fornecedores e clientes
 As Cinco Habilidades Administrativas e os Pensamento Administrativos

Depois de estudar os conceitos a seguir e fazer os exercícios você, será capaz de

identificar as habilidades administrativas básicas e entender como elas podem ser
desenvolvidas. Dentro desta aula, você também conhecerá as principais contribuições
do pensamento administrativo. Aula resumida do capítulo I do livro “Princípios de
Administração”, de Andrew Dubrin.

HABILIDADES NECESSÁRIAS PARA O ADMINISTRADOR

Para serem eficazes, os administradores precisam possuir

habilidades técnicas, interpessoais, conceituais, analíticas
e políticas. Segundo Robbins (2002: 35) e Dubrin (1998:
9), em qualquer nível de administração, um gerente
precisa de uma combinação dessas cincos habilidades.

Habilidade Técnica: abrange uma compreensão e

competência em uma atividade específica que envolva
métodos, processos, procedimentos ou técnicas. As
habilidades técnicas incluem a habilidade de preparar um
orçamento, programar um rol de tarefas produtivas,
programar um computador ou demonstrar o funcionamento de um aparelho
eletrônico. A habilidade técnica bem desenvolvida pode facilitar o crescimento rumo
à administração.

Habilidade Interpessoal: a habilidade interpessoal ou de relações humanas é

uma habilidade administrativa para trabalhar eficientemente como um membro da
equipe e para empreender esforços cooperativos na unidade. As habilidades
interpessoais, às vezes, são mais importantes que as técnicas para se subir de nível
administrativo. As habilidades de comunicação são um componente importante das
habilidades interpessoais. Elas formam a base para enviar e receber mensagens de
trabalho.

Habilidade Conceitual: é a habilidade para ver a organização como uma entidade

total. Isso inclui reconhecer como as várias unidades da organização dependem
uma das outras e como uma mudança em uma afeta todas as outras partes. Inclui
também visualizar a relação dos negócios individuais como setor de atividade, a
comunidade e as forças políticas, sociais e econômicas da nação como um todo.
Para os administradores de alto nível, as habilidades conceituais são uma
prioridade, porque são os executivos os que mais têm contato com o mundo
externo. Para os administradores, as habilidades conceituais cresceram de
importância, pois muitos deles precisam repensar substancialmente como o
trabalho é realizado.

Habilidades Diagnósticas: os administradores são freqüentemente chamados

para investigar um problema, decidir sobre ele e implementar uma solução. As
habilidades diagnósticas, na maioria das vezes, exigem outras habilidades, porque
os administradores precisam usar habilidades técnicas, humanas, conceituais ou
políticas para resolver os problemas apontados.

Habilidades Políticas: a habilidade política é a habilidade de adquirir o poder

necessário para atingir os objetivos. Entre outras habilidades políticas estão
estabelecer as conexões adequadas e impressionar as pessoas certas.

DESENVOLVENDO AS HABILIDADES ADMINISTRATIVAS

As habilidades administrativas podem ser aprendidas. A

educação para administração começa na escola e continua
na forma de programas de treinamento e no
desenvolvimento durante toda a carreira profissional. Um
dos exemplos desses programas são os seminários e cursos
sobre como ser um líder eficiente ou um workshop sobre
como usar a Internet para expandir os negócios.
 Fonte: Adaptado de Brian Dumaine, “The New Non-Managers”, Fortune (22 de
fevereiro de 1993): 1991.

Desenvolver a maior parte das habilidades administrativas é

mais complexo do que desenvolver habilidades estruturadas
como, por exemplo, calcular o retorno de uma taxa de
investimento. O desenvolvimento não acaba nunca, sempre
é preciso reciclar e treinar para aumentar o nível das
habilidades. A figura acima mostra um modelo da diferença
entre os papéis do administrador moderno e do antigo. O
objetivo não é que você pense que o administrador
tradicional (antigo) seja mau e o moderno seja bom, mas
apenas mostrar a mudança existente entre os dois tipos de
administradores.

Alguns autores como Montana e Charnov (2003: 8) comentam ainda sobre as

habilidades pessoais necessárias para o sucesso gerencial. Dentre elas destacam-
se:

• Liderança: habilidade de influenciar os outros na execução da tarefa.

• Auto-objetividade: habilidade da pessoa de se avaliar de modo realista.

• Pensamento analítico: habilidade para interpretar e explicar padrões nas

informações.

• Comportamento flexível: habilidade para modificar o comportamento pessoal

para atingir um objetivo.
• Comunicação oral: habilidade para expressar claramente em apresentações
orais.

• Comunicação escrita: habilidade para expressar com clareza as próprias idéias

ao escrever.

• Impacto pessoal: habilidade para passar boa impressão e confiança.

• Resistência ao estresse: habilidade para desempenhar sob condições

estressantes.

• Tolerância à incerteza - habilidade para desempenhar em situações difíceis

AS PRINCIPAIS ESCOLAS DA ADMINISTRAÇÃO

As escolas clássica, comportamental e da administração científica são as principais

contribuições em pensamento administrativo. Elas são complementadas pelas
abordagens contingencial e sistêmica, e ambas tentam integrar essas três
principais contribuições.

Escola Clássica

A escola clássica da administração é a abordagem formal original do estudo da

administração. Seus seguidores procuram princípios e conceitos sólidos que podem
ser usados para administrar de modo produtivo o trabalho das pessoas. A principal
força da escola clássica segundo Dubrin (1998: 11), é que ela proporciona um modo
sistemático de administrar pessoas e tarefas que se provou útil com o passar do
tempo. Sua principal limitação é que ela, às vezes, ignora as diferenças entre
pessoas e situações. Por exemplo: alguns dos princípios clássicos para se projetar
uma organização não se aplicam às situações de mudanças rápidas como nos dias
de hoje.

Escola Comportamental

Considerações que a escola clássica não prestou

atenção suficiente ao elemento humano conduziram à
escola comportamental da administração. Sua ênfase
principal é o desenvolvimento da administração
através da compreensão da constituição psicológica
das pessoas. Os tópicos da escola comportamental são a liderança, a motivação, a
comunicação, a tomada de decisão em grupo e o conflito. Ao insistir no fato de que
a liderança eficiente depende da compreensão da situação, a escola
comportamental deu início à abordagem contingencial da administração. Lacombe
(2003: 310) lembra que os principais conceitos dessa escola derivam de estudo
realizados em Hawthorne, em 1924, pela Western Eletric Company

Escola da Administração Científica

Essa escola proporciona aos administradores uma base científica para resolver
problemas e tomar decisões. Montana e Charnov (2003: 13) ressaltam que antes
das idéias de Taylor, grande responsável por essa escola, os trabalhadores
realizavam atividades de acordo com palpites. Ela usa uma ampla gama de técnicas
estatísticas e matemáticas. Para muitas pessoas, o uso de computadores na
administração é sinônimo de administração científica. Muitas técnicas quantitativas
para o controle da qualidade derivaram da administração científica. Um ponto fraco
na administração científica é que os dados que ela produz freqüentemente são
menos precisos do que parecem. Mesmo que a administração científica utilize
métodos precisos, muitos dados são baseados em estimativas de comportamento
humano que são menos confiáveis.

Abordagem Sistêmica

Ela baseia-se no conceito de que uma organização é um sistema ou uma entidade

de partes inter-relacionadas. Se você ajustar uma parte do sistema, as outras serão
automaticamente afetadas. Por exemplo: suponha que você ofereça salários
menores aos candidatos a um emprego. De acordo com a abordagem sistêmica,
sua ação irá influenciar a qualidade do produto. Os empregados de "baixa
qualidade" que aceitam salários baixos irão produzir bens de baixa qualidade. A
figura abaixo mostra o processo de administração, refletido de um ponto sistêmico.
Lacombe (2003: 41) diz que o grande foco dessa abordagem é a interação da
organização com o ambiente. Como mostra a figura, a organização transforma
inputs em outputs e os fornece ao mundo externo. Se esses outputs são percebidos
como valiosos, a organização irá sobreviver e prosperar. O feedback indica que a
aceitação dos outputs pela sociedade dá à organização novos inputs para
revitalização e expansão.
Abordagem Contingencial

Ela destaca que não existe modo correto de administrar pessoas ou tarefas. Um
método que eleva a produtividade em uma empresa pode não dar certo em outra.
Ela é derivada dos aspectos de liderança da escola comportamental.
Particularmente, os psicólogos desenvolveram explicações detalhadas sobre quais
estilos de liderança funcionariam melhor em que situação. Um exemplo é o
administrador que dá mais liberdade de movimento aos membros competentes do
grupo. O senso comum também contribui bastante para abordagem contigencial.
Os administradores experientes sabem que nem todas as pessoas e situações
respondem de modo idêntico a situações idênticas. Megginson (2003: 41) lembra
que a principal autora dessa teoria é Joan Woodward