Sei sulla pagina 1di 58

Gestion de Proyectos

Profesor :Ral Uribe


Ingeniero Civil Industrial
Magister en Gestin y Polticas Pblicas
2014
Un poco sobre mi
Ral Uribe Darrigrandi
Lic. En Ciencias de la Ingeniera U de Chile
Ingeniero Civil Industrial U de Chile
Magister en Gestin y Polticas Pblicas
Profesor en Gestin Integral de Negocios U
Profesor Trabajo de Ttulo Ingeniera U
Relator Talleres y Seminarios
Docente Titular UTEM, rea Proyectos
Un poco sobre ustedes
Presentacin de los alumnos
Ficha autobiogrfica
Eleccin de delegado para el curso
Formacin de Grupos de Trabajo
Trabajo en Equipo
Perfil Personal DISC
El Sistema DISC es
un mtodo de
conocimiento y Extroversin
clasificacin de las
caractersticas de la
conducta social y
D
laboral de las Dominante. Qu? Influyente. Quines?
personas y de su Enfocados en resultados, Extrovertidos, enfocados a
relacin con los directos, asertivos, las personas, emocionales,
roles que dinmicos y diplomticos,
emprendedores. comunicativos y amistosos.
desempean o que
Tarea Personas
pueden llegar a
desempear. Concienzudos. Cmo? Estables. A Quin?
Las conductas se Orientados a las reglas, Introvertidos, enfocados a
describen en base a reflexivos, organizados, las personas, confiables,
la combinacin de cuidadosos, analticos y gentiles, tenaces y poco
perfeccionistas . orientados al conflicto.
los cuatro factores
que dan su nombre
al sistema:
Dominante,
Influyente, Estable y
Concienzudo.
C S
Introversin
Como verlo desde afuera ?
Aspectos Administrativos
Prof Ral Uribe D.
Correo ruribeda@ing.uchile.cl
Gmail ruribeda22@gmail.com
Celular 93332323
Evaluaciones
Asistencia 80%
controles + trabajo final >> NC
Trabajos en Grupo Ejercicios y Tareas >>NE
Nota Presentacin = 60% NC + 40% NE
Trabajo final Presentaciones Semana 16
Programa del Curso

PM BOK 4 Edicion
MS Project
Apuntes de Clases
Estructuras, Procesos y Personas
Transicin de estructuras y procesos
mbito de los procesos Tecnolgicos,
Herramientas y Mejores prcticas
Estado
Deseado
GESTION DEL CAMBIO:

Proceso que soporta la transicin


organizacional y personal, desde
un Estado Presente hasta un
Estado Deseado.

ESTRATEGIA Y ACTIVIDADES

Estado
Transicin de las personas
Presente mbito de las motivaciones,
conocimientos habilidades y sentidos
La Secuencia del Diseo e Implementacin

1. Levantamiento 2. Anlisis 3. Consenso 4. Visin 5. Estrategia 6. Diseo


de y sobre Inicial de de del Plan
Informacin Sntesis Diagnstico Cambios Intervencin Preliminar

7. Consenso 8. Organizacin 9. Diseo del 10. Diseo del


sobre el Plan para la Plan Plan de
Preliminar Implementacin. Detallado Comunicacin

Percepcin de Problemas
Necesidad de Cambios
11. Construccin e 12. Entrenamiento,
Prcticas
13. Evaluacin
Preliminar Visin del Cambio Futuro
Implementacin y Manuales de Impacto Primeros Resultados
Conviccin Creciente
15. Evaluacin Medicin de los Beneficios
14. Mejoramiento Final de
Continuo Impacto Satisfaccin con el Cambio
Direccin de Proyectos
Correspondencia entre Etapas y Areas
Etapas del Proyecto
Planificacin y Control
A
r
e
a
s

C
o
n
o
RRHH
c
i
m
i
e
n
t
o
Planificacion y Control
Alcance
Gestin del Alcance del Proyecto, muestra los procesos
involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo
(y nicamente) el trabajo requerido para completarlo
exitosamente. Este captulo incluye:
Recopilar los Requisitos
Definir el Alcance
Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) En
Ingls WBS.
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
Planificacion y Control
Tiempo
Gestin del Tiempo del Proyecto, se centra en los
procesos que se utilizan para garantizar la
conclusin a tiempo del proyecto. Este captulo
incluye:
Definir las Actividades
Secuenciar las Actividades
Estimar los Recursos para las Actividades
Estimar la Duracin de las Actividades
Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma
Planificacion y Control
Costos
Gestin de los Costos del Proyecto, describe los
procesos involucrados en planificar, estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado. Este captulo incluye:
Estimar los Costos
Determinar el Presupuesto
Controlar los Costos
Estilo de Gestin: Orientacin al
Cliente
En la relacin con su Cliente el Proveedor es responsable y tiene siempre la iniciativa

Preparacin Oferta Negociacin


(Peticin)
Acuerdo
(2 promesas mutuas)

CLIENTE
Condiciones de Satisfaccin,
PROVEEDOR tiempo, calidad, cantidad, etc.
Tiempo de
Ciclo
Declaracin de Declaracin de
Satisfaccin Cumplimiento
Cumplimiento Ejecucin

16
Formas de no cumplir

Escuchar pobre
l
No prometer
No entregar con
l
calidad o fuera de
l
tiempo.
Aceptar el pago con
l falta de satisfaccin
Visin Formal de la Gestin de Proyectos

Qu es un Proyecto?
"Esfuerzo temporal emprendido para crear un
producto, servicio o resultado nico.
Qu es Gestin de Proyectos?
"Aplicacin de conocimiento, habilidades,
herramientas y tcnicas en las actividades del
proyecto para cumplir con los requerimientos
del proyecto". PMBOK Cuarta edicin
Producto Simple o Mltiple ?
Ciclo de Vida del Proyecto
Costos de los Cambios
Etapas del Proyecto
Grupos de Procesos en la Gestin de Proyectos
Concepto Demandas Concurrentes

Tradicionales Existentes

Triple restriccin Demandas Concurrentes

Alcance
Algunos Beneficios Especficos

Esperamos que la gestin de proyectos genere


valor mediante:
Eficiencia interna
Entrega a tiempo
Entrega dentro del presupuesto
Compromiso del equipo del proyecto
Mayor satisfaccin del cliente
Repeticin del negocio
Acceso a oportunidades con proyectos ms grandes
Menor nmero de quejas
Definicion de Requerimientos
Enfoque en el Cliente

Temas a tratar del PMBOK del planeamiento

E. Ejecucion ; M&C
Conceptos Base Monitoreo y Control
Contenidos
Esta presentacion incluye los siguientes temas:
Evaluacin de los grupos de inters
Definicin de los Requerimientos
Comunicacin y refinamiento de los
requerimientos
Establecimiento del proceso de control de
cambios
Grupos de Inters del Proyecto
Cules son sus
Director del Proyecto (Sponsor) preocupaciones
Otro personal snior de gestin con respecto al

Internos
Gestor de Proyecto proyecto?
Equipo de proyecto
Gestores de Funcin
Clientes, incluyendo a los usuarios
Qu tipo de
de los entregables
poder tienen
Proveedores, contratistas Externos sobre las
Reguladores decisiones del
Pblico proyecto?
Grupos de Inters
Otros
A los Grupos de Inters les preocupa...

...los intereses o impactos del proyecto que pueden ser


Aspectos tcnicos relacionados con:
El Proceso
Los Procedimientos
La Tecnologa
Los aspectos socio-polticos relacionados con los cambios
en las relaciones establecidas, por ejemplo:
Personales - Qu me ofrece el proyecto?
Compaa - Qu ofrece el proyecto a la compaa?
Intereses Profesionales - Qu me ofrece el proyecto
para mi carrera?
Intereses de Colegas y Amigos - Qu ofrece el proyecto
a los dems?
El Poder de los Grupos de Inters...
..es la capacidad para obtener resultados...

Autoridad Influencia

De una forma u otra!


Anlisis y Gestin Estndar de los
Grupos de Inters

Identifique el impacto potencial o soporte que cada


grupo de inters puede generar y clasifquelo para
posteriormente definir la estrategia de enfoque.
El enfoque tradicional para las Evaluaciones de los Grupos de
Inters de acuerdo al PMBOK Guide - Cuarta Edicin cuenta con
tres partes:
Identificacin de los grupos de inters
Anlisis de los Grupos de Inters (usando una matriz de
Poder/Preocupaciones)
Estrategias de la Gestin de Grupos de Inters (usando una tabla
proporcionada como hoja de trabajo en el siguiente ejercicio)
Ejemplo de Anlisis de Grupos de Inters

Identificacin - Grupos de Inters Tabla de Anlisis de los


Etiquetas" Grupos de Inters

Alta Mantener -
satisfecho
0

+
Gestionar de
cerca
-
Poder
Monitorear
0
Ligera +

Ligera Mantener Alta


informado
Preocupacin
(Tcnica o Social?)
Organizar los equipos de trabajo
Ejercicio : Evaluacin de los
grupos de inters
Instrucciones:
Trabajo en equipos:
Identificar por lo menos 8 grupos de inters
Elaborar la tabla de anlisis de los grupos de inters en un
papel
Evaluar y colocar en la tabla por lo menos 5 de los grupos
de inters
Indicar si es de gran ayuda, resistente o neutral
(+, -, 0)
Usando la hoja de trabajo en las siguientes diapositivas,
definir una estrategia de gestin para los grupos de inters
ms crticos (en el cuadrante "gestionar de cerca")
Tiempo sugerido: 20 minutos
Entregables: Evaluacin de los grupos de inters y estrategias
relacionadas
Hoja de Trabajo: Estrategia para la
Gestin de los Grupos de Inters

Grupo de Inters (es) en Evaluacin Estrategias


Inters el Proyecto del
Impacto
(Preocupacin /
Poder)
Comentarios de los conceptos del
cuadro anterior

Los intereses pueden ser roles en el equipo del proyecto y/o en


cualquiera de las organizaciones que han recibido un impacto por
parte del proyecto, adems de una descripcin del impacto personal
si es que no es obvio desde el punto de vista del rol.
Las preocupaciones/poder se refieren a los cuadrantes de la matriz de
anlisis de los grupos de inters (principalmente "gestionar de cerca",
"satisfecho" o "mantener informado")
Las estrategias deben abordar enfoques tales como:
Obtener soporte si el grupo de inters es resistente (-) o neutral
(0).
Fomentar el soporte si el grupo de inters es de gran ayuda (+)
Reducir obstculos si no podemos cambiar a un grupo de inters
resistente a una posicin por lo menos neutra.
Definicin de los Requerimientos
cy
ra
te
Illi
gy ...
lo up
no lS
ch na
Te tio
nc
Fu
of
ck
La d
Pareto Analysis of Project Failure

re
Por qu los requerimientos son

pi
Ex
ed
Ne ng
ni ..
an ts
Pl en
of m
ck re

Source of Project Failure


La ui
eq or
t
R pp
importantes?

ng Su
gi
an iv
e
Ch ut
ec
Ex ns
of io
at
ck ct
La pe
Ex
tic
is
al s
re ce
Un ur
so ..
Re u.
of eq
ck rR
La se
U
e
et
pl
m
co
In

30.0%
25.0%
20.0%
15.0%
10.0%
5.0%
0.0%

3-38
% Indicating No. 1 Cause
3-

Clientes y sus Requerimientos

Necesitamos Por consiguiente, debemos


respetar sus:
reconocer que los
Necesidades
clientes: Expectativas
son personas Motivaciones
son nicas Estructuras
Y adaptarlas como
corresponde en:
Como percibimos sus
roles
Nuestras interacciones
en el proyecto
Nuestro Cliente
La estructura organizacional del cliente afecta la capacidad
de toma de decisiones y comportamientos. Necesitamos
saber:
Cmo es?
En qu nivel interactuamos?
Cul es su experiencia?
Cul es el nivel de responsabilidad/autoridad de
nuestro contacto?
El "cliente" es un comit?
Qu polticas nicas o procedimientos afectan
nuestros procedimientos con el proyecto?
El Negocio y los Requerimientos del Proyecto

Objetivos del Negocio


Son los objetivos estratgicos u operacionales deseados que
impulsan el proyecto
Definidos por la organizacin del cliente
(interna o externa)
Objetivos del Proyecto
Es la definicin de los entregables finales del proyecto o
elementos finales (productos o servicios)
Definidos por el equipo del proyecto
Equilibrados para alcanzar los objetivos clave de la gestin
de proyectos:
A tiempo, dentro del presupuesto, con calidad
Para al final, alcanzar la satisfaccin del cliente
Comentarios

Aunque las responsabilidades primarias son diferentes en las


organizaciones, los proyectos ms exitosos hacen que sus
requerimientos, sean definidos en una actividad de colaboracin.
Caractersticas de los Objetivos

SMART (INTELIGENTES)*
Specific/Especficos: Explcitos, claros, comprensibles, por
ejemplo, redactados desde una perspectiva de
negocios
Measurable/Medible: Cuantificable (tpicamente que hagan
referencia a las mtricas del negocio, cantidad,
calidad, costos o tiempo)
Attainable/Alcanzable: Alcanzable dentro de las capacidades
Realistic/Realista: Relevante, correcto en enfoque
Time-bound/Tiempo limitado: Periodo especfico de tiempo

Se trata de saber hacia dnde vamos!


Ejercicio : Objetivos del Proyecto

Instrucciones:
En equipos:
Describir los objetivos de
negocio del cliente
Definir 2 objetivos
INTELIGENTES del proyecto

Tiempo sugerido: 15 minutos

Entregable: Objetivos en Borrador


Ejemplos de Objetivos de la Gestin de Proyectos (1 de 4)

Entrega a tiempo

Entrega dentro del presupuesto

Alcanzar criterios de rendimiento (calidad)

Satisfacer al cliente
Prioridades del cliente
Prioridades / Ranking Contribuciones del Gestor del Proyecto
Motivos
Calidad

Cronograma

Costo

Grupos de Inters

Reguladores

Riesgo

Condiciones del
Mercado
Percepcin

Valores Corporativos
Los requerimientos son aspectos crticos en la Fase de la
Propuesta

El factor de xito ms crtico para los requerimientos de proyectos


es PREGUNTAR al cliente...
Antes de la Request for Proposal (RFP) ...sus necesidades,
aspectos y objetivos
Durante la Preparacin de la Propuesta...necesidades
actuales y emergentes y problemas
Despus de la Adjudicacin de la Propuesta (Ganada o
Perdida!)
...Qu hicimos bien, o
...Dnde perdimos puntaje
Durante el Proyecto (todas las fases)
...Cmo nos estamos desempeando
...Qu viene ms adelante
Comunicacin y
Refinamiento de los
Requerimientos
Requerimientos para el Factor de xito:
Planificacin de las Comunicaciones

La definicin de los requerimientos es la comunicacin


Los clientes dicen:
Lo que necesitan Mis
Lo que desean Requerimientos
Por qu
Cunto lo necesitan
Podemos usar un plan de comunicacin enfocado en los
requerimientos que involucre:
Formular preguntas/escuchar respuestas activamente
"Charla directa"
Flujos de Retroalimentacin"
Un plan de comunicacin estndar
Estrategias personalizadas
Plantilla del Plan de Comunicaciones
Tipo de Pblico Formato/
Informacin Cronograma/
Creador Informaci objetivo Medios
del Proyecto Frecuencia
n* Usados
Ofre Soli
cida citud
Contrato y PM X X Todos los Antes de la Documento va
propuesta grupos de Reunin de correo
inters Inicio electrnico /
internos sitio virtual (SP)

*EL TIPO DE INFORMACIN PUEDE SER DISTRIBUIDO O MEDIANTE ACCESO AL


SITIO VIRTUAL . D: Ofrecida A: a solicitud
Explicaciones al Cuadro anterior
Los atributos de un plan de gestin de las comunicaciones pueden incluir:
Informacin del Proyecto - La informacin que se compartir con los grupos
de inters
Creador - Miembro del equipo encargado del desarrollo y distribucin de la
informacin
Tipo de Informacin - Decisin sobre si la informacin ser proactivamente
distribuida o la audiencia meta tendr acceso a ella
Marco de Tiempo/Frecuencia
Bajo la gestin de la configuracin, por ejemplo, la definicin del alcance,
seala, mediante una fecha, cundo esta se elaborar y si se sabe seala en
qu hito del proyecto se espera completar esta tarea.
Explicaciones al Cuadro anterior
Los requerimientos relacionados a la informacin del
proyecto incluyen pero no se limitan a:

Acta de Inicio del Proyecto -


Descripcin del Alcance del Proyecto
Matriz de Prioridad de los Requerimientos - tcnica
para recopilar y priorizar las caractersticas del
"producto
Declaracin del Alcance del Proyecto
Ejercicio : Preparacin de las preguntas
al Cliente

Instrucciones:
En equipos, considerar:
En este punto, qu preguntas adicionales tiene para el cliente?
Planificar una oportunidad potencial para reunirse con los representantes del
cliente.
Qu desafos potenciales se pueden anticipar?
Qu se puede hacer para superarlos?

Tiempo sugerido: 20 minutos


Entregables:
Informacin adicional del cliente para requerimientos finales
Redaccion de la Propuesta
1. Responder todos y cada uno 5. Usar pocas palabras
de los requerimientos en el
RFP 6. Verificar la calidad - errores,
copias
2. Redactar un Resumen
Ejecutivo para resaltar los 7. Personalizar las hojas de vida -
beneficios mximo 2 pginas
3. Demostrar la comprensin 8. Describir la experiencia para
del problema con un buen ese proyecto
enfoque (no repetir el RFP) 9. No enviar folletos y evitar el
4. Asegurarse de que todo el folleto "habla"
documento se encuentre 10. Determinar el estndar para
bien organizado y sea los competidores
consistente
Establecimiento del control
de cambios
Los Requerimientos del Proyecto cambiarn?

S!
Coordinar los cambios a lo largo de todo el
proyecto
Influenciar de manera proactiva las fuentes de
cambios potenciales
Llegar a un acuerdo sobre el proceso
Determinar que un cambio ha ocurrido
Determinar el esfuerzo de anlisis y el impacto del
cambio
Gestionar los cambios reales cuando ocurran y en
el caso de que ocurran - actualizar el plan
Discusin de todo el grupo:
Proceso del Control de Cambios
Como clase, considerar:
Por qu se considera
importante tener un proceso
de control de cambio
acordado?
Dnde se encuentra el
control de cambio en el
proceso de gestin de
proyectos de su Empresa?
Ejemplo del Proceso de Control de Cambios

Tomar una accin


Cambio Permitido para abordar el Determinar la Reduccin del
El Cliente enva Cronograma,
la Solicitud dentro del cambio Fuente/Causa
S Exceso en los
del Cambio Contrato & Actualizar la del Cambio
Costos o
Documentacin Baja Calidad
No

Evaluar el Impacto
Negociar Trminos en el Cronograma
Cliente
& Condiciones Recursos,
Aprobacin
Plan de Pagos Costos & Calidad
No
S

Tomar una Nueva


Cliente Aprobacin del Impacto del Accin para
Aprobacin Cliente Cambio
No S Requerido S Aceptable No Abordar el Cambio

S No
No
Cambio de
Cronograma/ Impacto del
Implementar Cambio
Actualizacin
Cambio Aceptable
del plan del
Proyecto
S

Cierre
Documentacin