Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
1. ANTECEDENTES.
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 1 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
1. ANTECEDENTES.
El Plan de Comunicacin del SIGC-SUA se realiza de acuerdo con el objetivo de calidad aprobado por el
Consejo de Direccin en la Revisin y Mejora del SIGC-SUA 2012, y con la planificacin aprobada por el
Comit de Calidad.
Ha sido sometido a un proceso de informacin pblica en las Unidades y Servicios, previo a la aprobacin de
la propuesta.
Ha sido aprobado por el Consejo de Direccin [fecha de aprobacin]. Incorporndose a la documentacin del
SIGC-SUA y publicado [fecha de comunicacin y envo].
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 2 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
El Plan de Comunicacin considera las necesidades de informacin de los distintos grupos de inters del
SIGC-SUA, y de los flujos de comunicacin que han de realizarse entre los distintos mbitos de
responsabilidad y segn las actividades propias del ciclo de gestin del SIGC-SUA, de acuerdo con la finalidad
establecida en el objetivo de calidad.
Los resultados del anlisis de necesidades realizado hace que el Plan de Comunicacin se conciba como una
estrategia para establecer programas que incidan en la plena operatividad y conocimiento del SIGC-SUA, lo
que determina una dimensin de comunicacin interna (Servicios y Unidades de la Universidad) y otra de
comunicacin a la comunidad universitaria y otros grupos de inters externos.
DIMENSIN OBJETIVOS
1. Asegurar que las estrategias y directrices de la Direccin sobre el SIGC-SUA
son conocidas, comprendidas y desplegadas en las estructuras de gestin.
2. Impulsar la implicacin activa de todas las personas en el sistema de
gestin de la calidad.
3. Facilitar la participacin de las personas asegurando que se disponen de
medios eficaces para los procesos de comunicacin en todas las
direcciones.
COMUNICACIN INTERNA
4. Fomentar el aprendizaje y conocimiento del sistema de gestin de la
calidad y los mtodos de trabajo basados en la gestin de los procesos,
incluidos los mecanismos para compartir mejores prcticas y
conocimientos.
5. Favorecer el compromiso y la motivacin por la mejora continua, la
corresponsabilidad con los resultados y la contribucin a la toma de
decisiones basadas en stos.
6. Fomentar en los sectores de la comunidad universitaria el conocimiento y
la comprensin de la finalidad del sistema de gestin de la calidad y los
mtodos de trabajo basados en la gestin de los procesos.
7. Impulsar la colaboracin y la participacin de la comunidad universitaria
en la gestin de los procesos y la prestacin de servicios.
8. Proyectar externamente las polticas de calidad que desarrolla la
COMUNICACIN EXTERNA
Universidad de Jan.
9. Utilizar el SIGC-SUA como instrumento para realizar procesos de
benchmarking que incida en el aprendizaje y la mejora continua de la
gestin.
10. Ser un instrumento que apoye la comunicacin de resultados y del
rendimiento a todos los grupos de inters.
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 3 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
Estos diez objetivos se desarrollan a travs de las acciones de comunicacin que se planifican en las fichas de
actuacin del plan de comunicacin (Anexo 1 y 2).
Se establecen las siguientes acciones de mejora para incidir en la eficacia de los objetivos del Plan de
Comunicacin del SIGC-SUA.
1.1. Revisin de la pgina web del SIGC-SUA. Diseando una nueva presentacin ms organizada,
accesible e intuitiva de la documentacin, diferenciando la disponibilidad de la documentacin
operativa del SIGC-SUA con las noticias, eventos, mensajes y resultados. Para esta mejora se
disear e incorporar el Boletn del SIGC-SUA (electrnico) ubicado en la pgina web.
1.2. Desarrollo de las funcionalidades de la plataforma informtica (ISOTools) para la gestin del SIGC-
SUA. Se pretende que, progresivamente, la plataforma se constituya en el gestor documental del
SIGC-SUA y sea el mecanismo que canalice la gestin de la comunicacin entre las Unidades,
Equipos de Procesos y Coordinacin Tcnica.
1.3. Habilitar un Buzn especfico del SIGC-SUA que permita a cualquier miembro del PAS enviar, a
travs de la Coordinacin Tcnica, consultas, informacin, documentacin y sugerencias para la
mejora del SIGC-SUA.
2. Precisar los documentos, instrucciones e informacin que han de ser objeto de comunicacin de acuerdo
con las necesidades inherentes a la gestin del SIGC-SUA y con el objetivo de facilitar el conocimiento
del SIGC-SUA a todos los miembros de la Comunidad Universitaria y otros grupos de inters.
2.1. Identificar los objetivos de comunicacin relacionados con el despliegue de la planificacin del ciclo
de gestin del SIGC-SUA. En este sentido se revisar previamente cualquier accin de comunicacin
para adaptarla a los destinatarios y al medio utilizado, procurando el mximo nivel de inters,
claridad y comprensin. Asimismo, se elaborarn informes y cuadros resmenes de los resultados
del SIGC-SUA considerando los destinatarios.
2.2. Elaborar y difundir un glosario que faciliten la comprensin de los trminos y conceptos propios de
los sistemas de gestin de la calidad. El glosario seguir, fundamentalmente, el vocabulario
establecido en las normas ISO de referencia y las especificidades y aplicaciones propias del SIGC-
SUA. Este glosario servir de referencia en la documentacin objeto de comunicaciones.
2.4. Proponer a los responsables de direccin que se estudie la conveniencia de ampliar a todo el
colectivo PAS los mensajes institucionales relacionados con el SIGC-SUA.
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 4 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
3. Sistematizar la comunicacin interna en los Servicios y Unidades en todos los aspectos relacionados con
la gestin del SIGC-SUA.
3.1. Desplegar el Plan de Comunicacin del SIGC-SUA en los Servicios y Unidades mediante planes
internos de comunicacin. Estos planes considerarn los mecanismos propios de comunicacin
interna que actualmente se desarrollan y se articularn mediante las fichas de acciones de
comunicacin, procurando establecer un sistema propio para cada Unidad que evidencie la
sistemtica de la comunicacin.
3.2. Adecuar los planes internos de comunicacin a las especificidades de cada Servicio y Unidad y, en
su caso, incorporarlos en los planes de comunicacin que los Servicios y Unidades tengan
establecidos o aprobados.
3.3. Proponer a la Direccin que se considere la necesidad de identificar las funciones de coordinacin
de calidad de las Unidades, entre las que se incluiran las de informacin y comunicacin.
4. Potenciar los mecanismos para la evaluacin y mejora del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.
4.1. Estudiar la conveniencia de incorporar en las encuestas de las personas alguna adaptacin de los
tems relacionados con la comunicacin del SIGC-SUA.
4.3. Realizar un seguimiento especfico sobre quejas, sugerencias y felicitaciones relacionadas con la
comunicacin en el mbito del SIGC-SUA.
4.4. Realizar la valoracin en el seno del Comit de Calidad del desarrollo del Plan de Comunicacin,
incorporndola como punto del orden del da en, al menos, una las reuniones programadas en el
ciclo de gestin del SIGC-SUA.
4.5. Incluir la evaluacin Plan de Comunicacin en el proceso de revisin y mejora anual del SIC-SUA
que realiza el Consejo de Direccin.
El Plan contempla todas las direcciones de comunicacin necesarias para la plena operatividad del SIGC-SUA
(descendente, ascendente y horizontal), distinguindose los siguientes mbitos:
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 5 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
A su vez, el Plan identifica los elementos de la gestin del SIGC-SUA que han de ser objetos necesarios de
comunicacin.
1. Comunicacin Interna.
Comunicacin descendente.
Comunicacin ascendente.
Comunicacin horizontal.
Planificacin, desarrollo y resultados de los grupos internos de calidad de los Servicios y Unidades.
Coordinacin de la planificacin, desarrollo de la gestin y resultados de los Equipos de Procesos.
Relaciones entre Servicios/Unidades para la mejora conjunta de los procesos.
Comunidad Universitaria.
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 6 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
La implementacin del Plan de Comunicacin se realiza a travs de la planificacin que se establece en las
fichas de las acciones de comunicacin.
Tabla 2. Estructura de las fichas de acciones de comunicacin del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA.
Las fichas de las acciones de comunicacin se incorporan en este Plan como Anexos, diferenciando para cada
mbito y objetivos de comunicacin.
La implantacin del Plan de Comunicacin del SIGC-SUA es objeto de un primer seguimiento por el Equipo de
Trabajo del Plan, y se realiza mediante la elaboracin de un informe de seguimiento. Este informe considera:
Anualmente se realiza el seguimiento del Plan de Comunicacin a travs de los siguientes mecanismos y
responsabilidades:
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 7 de 8
SIGC-SUA Planificacin del desarrollo y seguimiento del SIGC-SUA. 2012.
Resultados obtenidos segn las fuentes de informacin establecidos en las fichas de acciones de
comunicacin.
Resultados del Plan de Auditora Interna Anual.
Informacin aportada por los responsables de los Servicios y Unidades y, en su caso los equipos de
procesos, sobre la aplicacin del Plan a nivel interno y las propuestas de mejora que se consideren.
Informacin proporcionada por la Coordinacin Tcnica del SIGG-SUA y el Gabinete de
Comunicacin sobre las actividades de comunicacin Institucional, del Comit de Calidad y de
Coordinacin y las evidencias sobre las mejoras implantadas.
Anlisis de los resultados y propuestas de revisin y mejora del Comit de Calidad.
Valoracin y directrices, en su caso, del Consejo de Direccin.
Sistema Integrado de Gestin de la Calidad de los Servicios y Unidades Administrativas de la Universidad de Jan.
Pgina 8 de 8