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Procedimiento de Control de
Documentos y Registros
Sistema de Gestin de la Calidad VAF
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 10/08/2017
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES Versin: 09 Pgina 1 de 44
SC-CER440961
1. PROPSITO
2. ALCANCE
El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que
han adoptado Sistemas de Gestin en la Universidad de Santander, en las sedes
de Bucaramanga, Ccuta y Valledupar.
3. RESPONSABLES
4. DESARROLLO CONTENIDO
El lder nacional del proceso debe revisar mnimo una vez al ao los
documentos del proceso o subproceso con el fin de verificar su pertinencia
y realizar las actualizaciones necesarias.
ENCABEZADO
CONTENIDO
PIE DE
PGINA
ELABOR REVIS APROB
CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
Facilitadora SGC - VAF Representante de la Direccin Vicerrectora Administrativa y Financiera
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
Sistema de Gestin de la Calidad VAF
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 10/08/2017
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES Versin: 09 Pgina 4 de 44
SC-CER440961
4.2.1.1 Encabezado
Logo Institucional.
Nombre del Sistema de Gestin.
Nombre del documento.
Cdigo del documento.
Fecha de aprobacin del documento.
Versin del documento.
Nmero de pgina. (Para los formatos no aplica este tem).
Para los documentos del SGC-VAF se incluye, adems, logo-smbolo de
ICONTEC e IQnet, de acuerdo a los lineamientos del Protocolo Aplicacin de
la marca de certificacin de ICONTEC VAF-PC-001-UDES.
NOMBRE DEL
SISTEMA DE FECHA DE
GESTIN APROBACIN
Sistema de Gestin
Seguridad y Salud en el Trabajo
Fecha: 02/08/2016
PROTOCOLO MANEJO SEGURO
DE HERRAMIENTAS
XXXYY-000-NN Versin: 00 Pgina 1 de 55
Fichas Tcnicas
Formatos
Guas
Instructivos
Manuales
Polticas
Planes
Procedimientos
Programas
Protocolos
Reglamentos
XXXYY-000-NN
Si el nombre del proceso y/o subproceso es una palabra: se construye con las 3
primeras letras
PLANES PL
POLTICAS INSTITUCIONALES PI
PROCEDIMIENTOS PR
PROGRAMAS PG
PROTOCOLOS PC
REGLAMENTO RG
INSTITUCIONAL UDES
TES - IN-001-BUC
4.2.1.3 Contenido
La redaccin de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fcil
comprensin, la utilizacin de diagramas de flujo o imgenes es de carcter
flexible preservando los criterios enunciados.
TIPO DE DOCUMENTO
CARACTERIZACIN
INSTITUCIONALES
PROCEDIMIENTO
FICHA TCNICA
CONTENIDO DEL
REGLAMENTO
INSTRUCTIVO
PROGRAMAS
PROTOCOLO
DOCUMENTO
POLITICAS
FORMATO
MANUAL
PLAN
GUA
ALCANCE A A O N/A A A A N/A A A A
A
CONDICIONES DE USO N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O NA N/A
CONDICIONES
N/A N/A A N/A A O A O N/A O A A
GENERALES
CONTROL DE CAMBIOS A A A A A A A A A A A A
DESARROLLO
A A A A A A A A N/A A A A
CONTENIDO
DOCUMENTOS DE
A O N/A N/A O O N/A O O O A N/A
REFERENCIA
ENCABEZADO A A A A A A A A A A A A
ESPECIFICACIONES
N/A N/A N/A N/A N/A O N/A N/A A O O N/A
TCNICAS
INDICADOR DEL
PROCESO Y/O N/A A O N/A N/A O N/A N/A N/A N/A NA N/A
SUBPROCESO
NORMATIVIDAD Y/O
O A O N/A O A O N/A N/A N/A O O
REQUISITOS
PROPSITO A A O N/A A A A A N/A N/A A A
TTULO DE LA FICHA
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A N/A NA N/A
TCNICA
USOS N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A A O NA N/A
Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo. Aplica
para los siguientes documentos:
Caracterizacin
Ficha Tcnica
Gua
Instructivos
Manuales
Plan
Polticas Institucionales
Procedimientos
Programas
Protocolos
Reglamentos
Lder nacional de
Lder de proceso y/o
subproceso y lder
subproceso de sede.
nacional del proceso
Sistema de Gestin de Calidad
Lder nacional de
subproceso de la
Gestin
Lder nacional del
Administrativa,
proceso
Gestin Financiera,
Gestin de TIC
Alta direccin
Lder nacional de
Admisiones y Registro
Acadmico o Gestin Alta direccin
Documental
Coordinacin de
Representante de la
Calidad SGC-VAF
direccin
Representante de la
Direccin Alta direccin
Seguridad y Salud
en el Trabajo
Sistema de
Gestin de
Jefe de Talento
Coordinacin del SG- Direccin
Humano
SST administrativa
Responsable de la
sistemas
ejecucin del
Otros
Una vez revisado por Gestin Documental, desde ese proceso se remitir
va correo electrnico al responsable de la aprobacin.
Los lderes de los procesos y/o subprocesos nacionales a su vez debern realizar
la socializacin y/o retroalimentacin con los usuarios internos y externos.
El Lder del proceso y/o subproceso nacional, har la entrega del documento a
los lderes de los procesos y/o subprocesos que apliquen, mediante un correo
electrnico y el formato de Lista de Distribucin de Documentos cdigo
GED-FT-010-UDES o informando su actualizacin en el aplicativo de
administracin.
Equipo Facilitador
00 Versin de Prueba 22/01/2014
del SGC-VAF
El responsable del registro de los cambios realizados es el lder del proceso y/o
subproceso, las Coordinaciones de cada Sistema de Gestin y/o Representante
de la Direccin segn corresponda.
Cualquier funcionario, avalado por el lder del proceso y/o subproceso Nacional,
puede solicitar que un documento sea anulado, el manejo de los documentos
ELABOR REVIS APROB
CP. Patricia Pinzn Barn Ing. Gloria Liliana Osorio A. Dra. Omaira Nelly Buitrago B.
Facilitadora SGC - VAF Representante de la Direccin Vicerrectora Administrativa y Financiera
TP. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora Gestin Documental
Sistema de Gestin de la Calidad VAF
Vicerrectora Administrativa y Financiera
Fecha: 10/08/2017
PROCEDIMIENTO CONTROL
DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
VAF-PR-002-UDES Versin: 09 Pgina 17 de 44
SC-CER440961
Ser responsabilidad de los lderes de los procesos y/o subprocesos verificar que
los documentos externos publicados en el aplicativo sean los pertinentes e
informar cualquier inconsistencia a la Coordinacin de Gestin Documental para
que realice los ajustes. As mismo debern informar a Gestin Documental la
existencia de documentos externos nuevos para que sean ingresados al
aplicativo de administracin de Calidad.
Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene
en cuenta:
Encabezado
Logo Institucional
Nombre del Sistema de Gestin
Nombre del documento
Cdigo del documento
Versin del documento
Fecha de aprobacin de la versin vigente del documento.
Marca de conformidad de la certificacin de ICONTEC (aplica a los formatos
del Sistema de Gestin de la Calidad de la Vicerrectora Administrativa y
Financiera)
NOMBRE
DEL FECHA DE
SISTEMA DE APROBACIN
GESTIN
Fecha: 25/06/2013
FORMATO DE
XXXYY-000-NN Versin: 00
SC-CER440961
NOMBRE FECHA DE
DEL APROBACIN
SISTEMA DE
GESTIN
Sistema de Gestin
XXXX
Los registros generados de las bases de datos del software que operen en la
UDES y de los cuales se generen documentos, ser opcional la aplicacin del
encabezado. Est bajo la responsabilidad de los lderes de procesos y sub
procesos tanto la elaboracin de los documentos como la recoleccin y la
informacin que se incluye.
Se toma como referencia lo estipulado en el Acuerdo 042 del 2002, por el cual
se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las
entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas, se regula el
Inventario nico Documental y se desarrollan los artculos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000, que hacen referencia a:
El acceso a los registros est controlado por el lder del proceso y/o subproceso
quien garantiza el cumplimiento de los lineamientos de consulta, teniendo en
cuenta lo estipulado por la ley y la institucin con respecto a la reserva de la
informacin.
5. FLUJOGRAMAS
RESPONSABLES
Dependencia
REGISTRO
Cargo
ACTIVIDAD DESCRIPCION
Sistemas de Gestin
Sistemas de Gestin
/Subprocesos de los
Todos los Procesos
GED-FT-004-UDES
de sus funciones y en pro del
personal de los
mejoramiento identifica la necesidad
de elaboracin, modificacin o
eliminacin de un documento que se
utilice dentro del proceso y/o
Identificacion subproceso.
Necesidad
Documental
Sistemas de Gestin
GED-FT-004-UDES
formato de solicitud documental cdigo
GED-FT-004-UDES, para la elaboracin
Presentacin de la o modificacin se debe anexar el
solicitud del documento objeto de la solicitud,
documento. avalado por el lder del proceso y/o
subproceso Nacional quin justificar o
validar el requerimiento. El formato se
presenta ante la Coordinacin de
Gestin Documental.
GED-FT-004-UDES, Correo
Subprocesos Nacional de
se cuente con el visto bueno del Lder
Coordinador Gestin
Sistemas de Gestin
Gestin Documental
del Proceso y Subproceso Nacional, el
Lder de Proceso /
responsable de la elaboracin del
Documental
Electrnico
documento, remitir a la coordinacin
Revisin y Aprobacin de Gestin Documental para la revisin,
del documento en forma, dando respuesta en tres (3)
das hbiles o de acuerdo a la
necesidad institucional. Despus de
revisado el documento GED lo remite a
quien corresponda para la aprobacin
del Documento.
GED-FT-004-UDES
Si existe algn ajuste debe validarse
Coordinador
Documental
Documental
con el lder del proceso y/o subproceso
Gestin
Gestin
Decisin
que planteo la solicitud.
GED-FT-010-UDES
del Proceso y/o Subproceso Nacional de
Coordinador
Documental
Documental
la aprobacin del documento mediante
Gestin
Gestin
correo y Formato de Lista de
Distribucin de Documento o a travs
mensaje enviado por el aplicativo de
Comunicacin de la
administracin
aprobacin del
documento
Sistemas de Gestin
de los
Lder de Proceso /
GED-FT-010-UDES y
Lista de Asistencia -
/Subprocesos de los
Todos los Procesos
fotogrficos
registros
y/o retroalimentacin con los usuarios
Gestin
Subprocesos
Gestin Documental
listado maestro de documentos o
verifica que el aplicativo de
GED-FT-001-
Documental
UDES/GED
administracin realice la actualizacin
Gestin
Coordinador
automtica.
Control documentos y
registros
FIN
RESPONSABLES
Dependencia
REGISTRO
Cargo
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
INICIO
Procesos/Subproc
el personal de los
Aplica para todo
Identificar los registros que pertenecen al
Gestin Lder
UDES/GED-FT-
VAF
Subprocesos
GED-FT-003-
Procesos y/o
Sistemas de
proceso y/o subproceso y notificar a la
004-UDES
Todos los
Coordinacin de Gestin Documental para
Nacional
que se ingrese en el formato listado
maestro de registros.
Identificacion de
Registros
Procesos/Subproceso
GED-FT-005-UDES
s de los SIG
Todos los
Almacenamiento
GED-FT-007-UDES
acceso a los registros.
El personal no autorizado realizar las
del archivo
Todos los
Consulta y/o
Prstamo
RESPONSABLES
Dependencia
REGISTRO
Cargo
ACTIVIDAD DESCRIPCIN
Gestin Documental
Registros el tiempo de retencin de
GED-FT-003-UDES
Coordinador de
los registros, de acuerdo a los
Documental
requerimientos internos o legales
Gestin
externos.
los Sistemas
de
GED-FT-003-UDES
Lder de Proceso /
Procesos/Sub
Registros cuando se requiera.
Coordinador de
Documental -
subproceso
de Gestin
Nacional
procesos
Gestin
Los Lderes de Proceso y/o Subproceso
Gestin
Sistemas de
Asistencia y
subproceso Nacional deber realizar
fotogrficos
Listados de
esos de los
Todos los
registros
Gestin
Gestin
la socializacin y/o retroalimentacin
con los usuarios internos y externos.
Socializacin de
novedades
FIN
6. FORMATOS
7. DEFINICIONES
ANEXOS
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Se elimina en responsable de la
Carmen Guerrero
revisin el Coordinador de Calidad y
Gonzlez
01 se incluye el responsable de la
Coordinadora de Calidad 18/06/2014
aprobacin de documentos fuera del
SGC-VAF.
Se modifica el encargado de dar
Liliana Naranjo
apoyo a la conservacin de registros
Amelia Gonzlez
electrnicos
Patricia Pinzn
Facilitadoras
Se incluye nombres de Instructivos
SGC-VAF
de Gestin Documental
Se actualizan flujogramas de
acuerdo a los cambios realizados en
documento
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Modificacin de consideraciones
sobre el control de registros
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Condiciones Generales:
Se aclara el procedimiento de
revisin, aprobacin, distribucin y
modificacin de los documentos.
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Se aclara en el numeral:
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN
Se ajusta el procedimiento a lo
establecido en el decreto 1072/2015,
para la inclusin del Sistema de
Gestin de Seguridad y Salud en el
Trabajo y otros Sistemas de Gestin
de la universidad. Gloria Liliana Osorio
Representante de la
Se aclara la presentacin del Direccin
encabezado de los documentos
Carmen Guerrero
06 Se incluye cdigos alfabticos que Gonzlez
identifican los Sistemas de Gestin y Coordinadora de Calidad
los nuevos procesos dentro del 03/08/2016
alcance. Esperanza Rojas Rojas
Coordinadora de Gestin
Se aclaran los procedimientos para el Documental
tratamiento de los documentos a
travs del aplicativo de administracin
de los Sistemas de Gestin.
FECHA DE
VERSIN DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACIN