Plan de Mejora

Una de las claves para seguir siempre dentro del paladar del cliente es tener una
mejora continua en todos los procesos que rigen las actividades internas de los
procesos cotidianos de la organizacin. Debemos tener claro que la mejora se
produce cuando la organizacin aprende de s misma mediante sus procesos y
procedimientos de operacin, y claro est, cuando la organizacin planifica su
futuro teniendo en cuenta el entorno cambiante que la envuelve y el conjunto de
fortalezas y debilidades que la determinan.

La planificacin de su estrategia es el principal modo de conseguir un salto

cualitativo en el servicio que presta a sus fieles clientes. Para lograrlo es necesario
realizar un diagnstico de la situacin de la empresa. Una vez realizado es
relativamente sencillo determinar la estrategia que debe seguirse para que el
destinatario de los servicios perciba, de forma significativa, la mejora implantada.
Apoyarse en las fortalezas para superar las debilidades es, sin duda la mejor
opcin de cambio.

Teniendo en cuenta la visin interna de la unidad evaluada y la visin de los

evaluadores externos, el equipo responsable de la unidad formula las propuestas
de mejora que negociar con los responsables de la institucin.

El plan de mejoras se constituye en un objetivo del proceso de mejora continua, y,

por tanto, en una de las principales fases a desarrollar dentro del mismo. La
elaboracin de dicho plan requiere el respaldo y la implicacin de todos los
responsables universitarios que, de una u otra forma, tengan relacin con la
unidad.

El plan de mejoras integra la decisin estratgica sobre cules son los cambios
que deben incorporarse a los diferentes procesos de la organizacin, para que
sean traducidos en un mejor servicio percibido. Dicho plan, adems de servir de
base para la deteccin de mejoras, debe permitir el control y seguimiento de las
diferentes acciones a desarrollar, as como la incorporacin de acciones
correctoras ante posibles contingencias no previstas.
Para su elaboracin ser necesario establecer los objetivos que se proponen
alcanzar y disear la planificacin de las tareas para conseguirlos.

El plan de mejoras nos permitir:

a. Identificar las causas que provocan las debilidades detectadas.

b. Identificar las acciones de mejora a aplicar.
c. Analizar su viabilidad.
d. Establecer prioridades en las lneas de actuacin.
e. Disponer de un plan de las acciones a desarrollar en un futuro y de un sistema
de seguimiento y control de las mismas.
f. Negociar la estrategia a seguir.
g. Incrementar la eficacia y eficiencia de la gestin.
h. Motivar a la comunidad universitaria a mejorar el nivel de calidad.

Este plan, elaborado en base a este documento permitir tener de una manera
organizada, priorizada y planificada las acciones de mejora de la empresa. Su
implantacin y seguimiento debe ir orientado a aumentar la calidad de sus
productos para que sea claramente percibida por sus clientes.

Pasos a seguir para la elaboracin del plan de mejoras

A continuacin, se describen los principales pasos a seguir para la elaboracin del

plan de mejoras mediante un cronograma a seguir:
Identificar el rea de mejora

Una vez realizado el diagnstico, la unidad evaluada conoce las principales

fortalezas y debilidades en relacin al entorno que la envuelve. La clave reside en
la identificacin de las reas de mejora teniendo en cuenta que, para ello se deben
superar las debilidades apoyndose en las principales fortalezas.
En este punto es donde Jugo Chelys verificara y buscara obtener informacin
relevante de los puntos ms importante que mejorar, esto con el fin de poder captar
mejores clientes mediante mejoras importante en su entorno, por lo que debe de
saber que buscar, para saber qu acciones realizar a futuro.

Detectar las principales causas del problema

La solucin de un problema, y por lo tanto la superacin de un rea de mejora,

comienza cuando se conoce la causa que lo origin. Existen mltiples
herramientas metodolgicas para su identificacin. Entre otras cabe destacar:

1. El diagrama de espina (causa-efecto),

2. Diagrama de Pareto,

3. Casa de la calidad,

4. Tormenta de ideas.

La utilizacin de alguna de las anteriores o de otras similares ayudar a analizar a

Jugos Chelys con mayor profundidad los problemas que se encuentren y de esta
forma preparar el camino a la hora de definir las acciones de mejora.

Formular el objetivo

Una vez se han identificado las principales reas de mejora y se conocen las
causas del problema, se deben de formular los objetivos y fijar el perodo de tiempo
para su consecucin.

Por lo tanto, al redactarlos se debe tener en cuenta que han de:

1. Expresar de manera inequvoca el resultado que se pretende lograr,

 2. Ser concretos,
3. Y estar redactados con claridad.

As mismo deben cumplir las siguientes caractersticas:

1. Ser realistas: que sean alcance y cumpible,

2. Acotados: en tiempo y grado de cumplimiento,
3. Flexibles: susceptibles de modificacin ante contingencias no previstas sin
apartarse del enfoque inicial,
4. Comprensibles: cualquier agente implicado debe poder entender qu es lo
que se pretende conseguir,
5. Obligatorios: existir voluntad de alcanzarlos, haciendo lo necesario para su
consecucin.

Seleccionar las acciones de mejora

El paso siguiente ser seleccionar las posibles alternativas de mejora para,

posteriormente, priorizar las ms adecuadas. Se propone la utilizacin de una serie
de tcnicas (tormenta de ideas, tcnica del grupo nominal, etctera) que facilitarn
la determinacin de las acciones de mejora a llevar a cabo para superar las
debilidades. Se trata de disponer de un listado de las principales actuaciones que
debern realizarse para cumplir los objetivos prefijados.

Realizar una planificacin

El listado obtenido es el resultado del ejercicio realizado, sin haber aplicado ningn
orden de prioridad. Sin embargo, algunas restricciones inherentes a las acciones
elegidas pueden condicionar su puesta en marcha, o aconsejar postergacin o
exclusin del plan de mejoras. Es, por lo tanto, imprescindible conocer el conjunto
de restricciones que condicionan su viabilidad. Establecer el mejor orden de
prioridad no es tan sencillo como proponer, en primer lugar, la realizacin de
aquellas acciones asociadas a los factores ms urgentes, sino que se deben tener
en cuenta otros criterios en la decisin. Entre los principales podemos encontrar:
Dificultad de la implantacin
La dificultad en la implantacin de una accin de mejora puede ser un factor clave
a tener en cuenta, puesto que puede llegar a determinar la consecucin, o no, del
mismo. Se proceder a priorizarlas de menor a mayor grado de dificultad.

DIFICULTAD

1 MUCHA 2 BASTANTE 3 POCA 4 NINGUNA

Plazo de implantacin

Es importante tener en cuenta que hay acciones de mejora, cuyo alcance est
totalmente definido y no suponen un esfuerzo excesivo, con lo que pueden
realizarse de forma inmediata o a corto plazo. Por otro lado, existirn acciones
que necesiten la realizacin de trabajos previos o de un mayor tiempo de
implantacin.

PLAZO

1 LARGO 2 MEDIO 3 CORTO 4 INMEDIATO

Impacto en la organizacin

Se define como impacto, el resultado de la actuacin a implantar, medido a travs

del grado de mejora conseguido (un cambio radical tiene un impacto mucho
mayor que pequeos cambios continuos). Es importante tambin tener en cuenta
el grado de despliegue al que afecta la medida. Si sta afecta a varias titulaciones
su impacto ser mayor y la prioridad tambin deber serlo.
 IMPACTO

1 NINGUNO 2 POCO 3 BASTANTE 4 MUCHO

A continuacin, se presenta una tabla que servir como herramienta a la hora de

establecer una priorizacin en las acciones de mejora identificadas anteriormente.
Una vez establecidas las puntuaciones de cada factor se establecer la suma de
las mismas, lo que servir de orientacin para identificar como prioritarias
aquellas que tengan una mayor puntuacin total.

Acciones de
N mejora a llevar a Dificultad Plazo Impacto Priorizacin
cabo

Seguimiento del plan de mejoras

El siguiente paso es la elaboracin de un cronograma para el seguimiento e

implantacin de las acciones de mejora. En el mismo, se dispondrn de manera
ordenada las prioridades con los plazos establecidos para el desarrollo de las
mismas.

Protocolo para la elaboracin del plan de mejora

Para llevar a cabo las acciones de mejora propuestas es necesario especificar las
tareas concretas que debern realizarse para la consecucin de los objetivos.
Para ello hay que determinar quin es el responsable de la puesta en marcha y de
la ejecucin de las acciones de mejora, las diferentes tareas a desarrollar, los
recursos humanos y materiales necesarios, el perodo de consecucin, la fecha de
inicio, los indicadores de seguimiento y los responsables de realizar el control y
seguimiento de las mismas.

Es muy posible que esta planificacin conlleve una negociacin entre todos los
responsables e implicados, a diferentes niveles, de la titulacin evaluada. As
mismo, el hecho de dar al plan de mejoras un carcter formal adecuado, segn las
caractersticas y el modo de hacer de cada institucin, favorecer su xito, y por
tanto, la consecucin del objetivo previamente fijado.

A continuacin, ofrecemos el protocolo que deber seguirse para construir el plan

de mejoras y realizar el seguimiento a lo largo de su implantacin. Est integrado
por una serie de tablas que debern rellenarse en el orden que se presentan, tal y
como se ha explicado en el punto 2 del documento.

Identificacin de las reas de mejora

El conjunto de fortalezas y debilidades detectadas durante el proceso de

evaluacin institucional ser el punto de partida para la deteccin de las reas de
mejora. Es posible que el anlisis centrado en los criterios del modelo, dada la
interrelacin que existe entre ellos, de lugar a la aparicin de fortalezas y
debilidades que, salvando los matices, se puedan ver repetidas. Siempre que sea
posible se debern integrar en grades bloques siguiendo una lgica convenida.

FORTALEZAS DEBILIDADES REAS DE MEJORA

1. 1. 1.
2. 2. 2.
3. 3. 3.
() () ()

Detectar las principales causas del problema

Conocidas las reas de mejora habr que identificar las causas del problema
siguiendo las recomendaciones establecidas anteriormente y reflejarlas en la tabla
que se adjunta a continuacin. Se rellenarn tantas tablas como reas de mejora
identificadas.

Formulacin del objetivo

Una vez conocidas las causas que originaron el problema se fija el objetivo a
conseguir segn lo explicado y se refleja en la misma tabla.

Seleccin de las acciones de mejora

La seleccin de las acciones de mejora es consecuencia lgica del conocimiento

del problema, de sus causas y del objetivo fijado. Aplicando una metodologa
adecuada, tal y como se ha recomendado, se pueden seleccionar las acciones
ms apropiadas. El nmero de acciones depender de la complejidad del problema
y de la organizacin de la gestin interna de la titulacin.

Es importante tener en cuenta que este ejercicio se debe hacer con total y plena
libertad, las restricciones se tendrn en cuenta en el paso siguiente, cuando
tengamos que hacer la priorizacin. Si hubiera limitaciones durante la seleccin se
estaran limitando de entrada las posibles actuaciones.

REA DE MEJORA N 1:
Descripcin del problema
Causas que
provocan el
problema
Objetivo a conseguir
1.
2.
Acciones de mejora
3.
()
Beneficios esperados

Realizacin una planificacin y seguimiento

Ahora se est en condiciones de comenzar a elegir, de priorizar las actuaciones a

implantar y de establecer el resto de elementos que son necesarios para conseguir
el objetivo prefijado.
 Para priorizar las acciones de mejora seguiremos las indicaciones establecidas
anteriormente.

N Acciones de Dificultad Plazo Impacto Priorizacin

mejora
1.1
1.2
1.3
(
)

Una vez elegidas por orden de prioridad, procedemos a construir el plan de mejoras
incorporando tambin los elementos que permitirn realizar el seguimiento detallado
del plan para garantizar su eficacia y eficiencia, de acuerdo con la tabla que se aade a
continuacin.

La tabla obtenida, posiblemente, implicar a la unidad evaluada y a otros rganos de la

universidad, lo que obligar a realizar una negociacin entre los diferentes implicados,
con el fin de obtener el acuerdo. Dicho acuerdo constituir el plan que se aplicar para
obtener la mejora de la calidad del servicio prestado y que deber ser claramente
percibida por los destinatarios finales.