CONDICIONES Y TRMINOS DE REFERENCIA
Doc: OAUPE050 Rev: 16
REGLAMENTO DEL CERTIFICADO CCS EN SISTEMAS DE GESTIN
OBJETO
El presente documento establece las condiciones y trminos de referencia
que rigen la gestin del certificado del Consejo Colombiano de Seguridad,
para el otorgamiento, seguimiento, suspensin, cancelacin y renovacin
del Certificado del Sistema de Gestin.
1. ALCANCE
Este documento es aplicable a los siguientes sistemas de gestin:
a. Gestin de Calidad, con base en la norma ISO 9001 versin vigente.
a. Gestin Ambiental, con base en la norma ISO 14001 versin vigente.
b. Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional, con base en la norma
OHSAS 18001 versin vigente.
2. DEFINICIONES
Para los efectos de este documento se denomina:
2.1 No-conformidad mayor: Se puede dar por las siguientes
situaciones: a) El incumplimiento de un requisito legal propio de las
actividades contempladas en el alcance y aplicables al sistema de
gestin auditado; b) El desarrollo de un proceso sin control; c) La
ausencia consistente de registros declarados por la organizacin o
exigidos por la norma, d) La repeticin sistemtica de pequeos
incumplimientos asociados a un mismo proceso o actividad, e) La
ausencia total de un numeral de la norma auditada, f) El no reportar
al CCS, los accidentes y enfermedades profesionales que impliquen
invalidez o muerte y las sanciones impuestas por la autoridad
competente, para certificacin en OHSAS 18001 y accidentes
ambientales para ISO 14001 (ver numeral de este documento 4.6) y
g) Hacer mal uso del certificado otorgado por el CCS (ver numeral de
este documento 4.16). h) Evidencia del no cierre de una no
conformidad identificada en la auditora inmediatamente anterior.
2.2. No-conformidad menor: un incumplimiento de los requisitos de las
normas establecidas en los sistemas de gestin que el juicio y la
experiencia indican que no es probable que resulte en la falla del
sistema de gestin. Puede ser una falla en alguna parte del sistema
documentado, o un nico error observado en el seguimiento del
mismo.
2.3 Transferencia de la certificacin: Es el reconocimiento de una
certificacin de sistema de gestin existente y vlida, otorgada por un
organismo de certificacin acreditado, por otro organismo de
certificacin acreditado, con el fin de expedir su propia certificacin.
3. PERSONAL
El CCS asignar personal competente y tico el cual puede ser
subcontratado, para realizar las actividades correspondientes a la auditoria
del sistema de gestin.
Tanto el cliente de la auditora como el auditado pueden requerir la
sustitucin de miembros en particular del equipo auditor con argumentos
razonables basados en los principios de la auditora:
a) Conducta tica: el fundamento de la profesionalidad.
b) Presentacin ecunime: la obligacin de informar con veracidad y
exactitud.
c) Debido cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar
En estos casos el CCS se compromete a evaluar la situacin y dar la
solucin ms adecuada, nombrando otro equipo de auditora, el cual debe
asignarse previo acuerdo y aceptacin por parte de la empresa para todas
las etapas de la Certificacin.
4. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA
4.1 Asegurar el libre acceso a todos los sitios e informacin y documentos
correspondientes a las actividades para las cuales solicita o posee el
CCS 2012. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio electrnico o mecnico, incluyendo
fotocopiado y microfilmacin, sin permiso por escrito del CCS.
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Certificado y designar un responsable para la coordinacin de las
actividades con el CCS.
4.2 Permitir en cualquier momento la presencia de observadores en las
auditoras a realizar por el CCS (auditores de acreditacin o auditores
en formacin)
4.3 Pagar dentro de los cinco das anteriores a la ejecucin de la auditora
(de acuerdo al proceso de auditora programado), los honorarios y
gastos que el CCS le formule por las actividades correspondientes a
la gestin del Certificado. Las tarifas correspondientes son
establecidas y comunicadas en la gua de cotizacin emitida por el
CCS y son notificadas oportunamente a la Empresa.
4.4 No reproducir parcial o totalmente los documentos suministrados por
el CCS, ni permitir el acceso a estos documentos por parte de
terceros.
4.5 Informar oportunamente al CCS los cambios realizados al sistema de
gestin que puedan afectar la capacidad del sistema de gestin, para
continuar cumpliendo con lo requisitos de la norma utilizada para la
certificacin, tales como:
Condicin legal, comercial, de organizacin o de propiedad
La organizacin y la gestin
Cambio de direccin y lugar de contacto
Alcance de las operaciones cubiertas por el sistema de gestin
certificado
Cabios importantes en el sistema de gestin y en los procesos
Nota: Cuando la empresa presenta algn cambio dentro de su razn social
o direccin, el cliente deber informar al CCS para la actualizacin del
certificado.
4.6 Reportar al CCS, los accidentes y enfermedades profesionales que
impliquen invalidez o muerte y las sanciones impuestas por la
autoridad competente, para certificacin en OHSAS 18001 y
accidentes ambientales para ISO 14001.
4.7 Mantener un registro de accidentes y enfermedades profesionales as
como el manejo dado a los mismos. (Cuando Aplique).
4.8 Mantener un registro de accidentes ambientales, as como el manejo
dado a los mismos (Cuando aplique).
4.9 Renunciar a cualquier accin legal contra el CCS una vez aceptada la
cancelacin o suspensin del Certificado.
4.10 Asumir la responsabilidad legal exclusiva frente a las autoridades o
frente a terceros por los daos y perjuicios que pudieran derivarse del
incumplimiento de los requisitos establecidos para los sistemas de
gestin. De acuerdo con esto, la certificacin no sustituye las
obligaciones asignadas por la ley a la empresa ni sustituye las
funciones asignadas a los organismos de control segn sus
competencias.
4.11 La responsabilidad por el cumplimiento de las obligaciones
contractuales as como de la calidad de los productos y servicios
ofrecidos, recae nica y exclusivamente sobre las empresas titulares
del certificado.
4.12 Notificar inmediatamente todo cese temporal de actividades superior a
tres (3) meses.
4.13 Informar sobre el cierre de alguno de los sitios comprendidos por la
certificacin. Si no se suministra dicha informacin, el CCS
considerar que se le da un mal uso a la certificacin.
4.14 Previo a las auditoras, la empresa deber reportar el nmero actual de
trabajadores y contratistas, con el objetivo que los tiempos y los
costos de realizacin de las auditorias estn acordes, de tal forma que
la calidad de realizacin de la auditoria no vaya en detrimento a los
parmetros de control y realizacin eficaz de la auditoria.
4.15 El cliente deber suministrar con suficiente antelacin al CCS la
descripcin de los procesos y sus operaciones, as como la
informacin sobre la consultoria en sistemas de gestin (si la realiz).
4.16 Cualquier cancelacin o solicitud de cambio de programacin de
auditoras deben ser solicitadas por la empresa al CCS, mediante un
comunicado escrito con una antelacin de (15) quince das hbiles, la
solicitud debe ser remitida por cargos directivos de la empresa. En
caso de estar facturada la auditora esta debe ser pagada por no
haber notificado con antelacin.
4.17 Cumplir con los plazos establecidos por el CCS para la entrega de
planes de accin, modificaciones y todas aquellas actividades que se
requieren desarrollar para mantener la certificacin.
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Nota: La empresa responder a los requerimientos de
informacin adicional realizada por el CCS con respecto al
proceso de auditora o a temas relacionados con la certificacin,
en cualquier momento que sea requerido.
4.17 Utilizacin del certificado:
- Hacer uso del certificado en publicidad, con base en el reglamento y
manual de imagen acorde con el alcance certificado.
- No utilizar la marca de certificacin en informes de ensayos/pruebas
de laboratorio, de calibracin ni de inspeccin
- No realizar ninguna declaracin engaosa concerniente a su
certificado*
- El cliente no debe utilizar, ni permitir la utilizacin de manera
engaosa de ningn documento de certificacin, en su totalidad o en
parte.
- No utilizar la marca de certificacin sobre un producto o un embalaje
de producto a la vista del consumidor, ni de ninguna otra manera que
se pueda interpretar como una indicacin de la conformidad de dicho
producto.
- El Certificado no puede ser utilizado de manera que pueda inducir a
confusin con otras actividades que no han sido cubiertas, ni puede
ser utilizado a ttulo de publicidad relacionada directamente con los
productos o servicios, de manera que pueda hacer entender que
stos han sido Certificados
- Ordenada la suspensin o cancelacin del Certificado, la Empresa
no podr hacer uso del certificado.
- La empresa no puede hacer ninguna publicidad sobre el Certificado
o su futuro otorgamiento sino despus de su aprobacin. La
contravencin a esta disposicin puede causar la negacin del
Certificado o su aplazamiento.
- La empresa no podr utilizar el certificado de forma que pueda daar
el prestigio del CCS y/o del sistema de certificacin y pierda la
confianza del pblico.
*La declaracin engaosa es aquella que puede inducir a error a sus
destinatarios.
5. OBLIGACIONES DEL CCS
5.1 Tratar de manera estrictamente confidencial toda la informacin y los
documentos obtenidos de la Empresa en relacin con las actividades
desarrolladas para la gestin del Certificado y a usarla solamente para
los fines relacionados con la gestin del mismo. En caso que se
requiera brindar esta informacin a una autoridad legal competente,
se informa con antelacin por escrito de esta solicitud a la Empresa
sobre la informacin proporcionada. Cuando esta solicitud sea de
terceros, se solicita a la empresa previamente una autorizacin por
escrito para poder brindar esta informacin. En cualquier momento el
CCS suministrar informacin a los entes de acreditacin nica y
exclusivamente dentro del proceso de evaluacin de la conformidad
del CCS como organismo de certificacin.
5.2 El CCS deber haber revisado la solicitud y la informacin
complementaria para la certificacin para llevar a cabo la auditoria.
5.3 Previo a la realizacin de la auditoria, el CCS habr realizado la
revisin logstica correspondiente, de tal forma que asegure la calidad
del producto y la satisfaccin del cliente en la realizacin de la misma.
5.4 Verificar el cumplimiento del Sistema de Gestin en Calidad,
Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio Ambiente con los
requisitos establecidos, sin eximir a la empresa de su responsabilidad
de cumplir los requisitos especificados.
El CCS solo es responsable con la Empresa o con terceras partes en
la medida que la justicia establezca responsabilidad obligatoria en
casos de dao causado deliberadamente o por negligencia del CCS.
Se excluye cualquier reclamo adicional.
5.5 Cuando se presente una amenaza inaceptable a la imparcialidad no
se debe otorgar la certificacin**
***Para el presente documento se considera amenaza inaceptable cualquier
hecho que pueda ir en contra de la imparcialidad en el servicio de certificacin por
ejemplo: actividades de capacitacin, convenios, empresas asociadas, estructura
directiva, el personal, recursos, finanzas, contratos, comercializacin, pago de
CCS 2012. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio electrnico o mecnico, incluyendo
fotocopiado y microfilmacin, sin permiso por escrito del CCS.
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comisiones sobre las ventas o cualquier otro incentivo. Para evitar estos conflictos
el CCS cuenta con una matriz de conflicto de inters del proceso de certificacin.
5.6 El CCS no certifica actividades de certificacin de sistemas de otro
Organismo de Certificacin.
5.7 El CCS no certifica a un cliente o usuario que haya recibido
consultoria en sistemas de gestin o auditorias internas, cuando la
relacin con el organismo de certificacin represente una amenaza
inaceptable contra la imparcialidad.
5.8 El CCS no contrata las auditorias de certificacin con empresas
consultoras.
5.9 El CCS no comercializa sus actividades de certificacin con empresas
consultoras.
5.10 El CCS puede establecer en cualquier momento asignar la presencia
observadores dentro de sus auditorias.
5.11 El CCS proporcionar al cliente los nombres de los miembros del
equipo auditor para su objecin; de igual forma proceder a
reconstituir el equipo en respuesta a una objecin justificada.
5.12 El CCS informar al cliente los cambios que afecten al proceso de
certificacin.
5.13 La informacin sobre la lista de certificados vlidos ser suministrada
por medio de una solicitud escrita a la Coordinacin de certificacin;
en la pagina www.consejocolombianodeseguridad.org,co, se
publicarn los certificados cancelados y suspendidos
5.14 El CCS proporcionara al cliente o al pblico en general, la validez de
una certificacin, con fines informativos, normativos o de consulta,
siempre y cuando dicha informacin sea utilizada con fines laborales u
organizacionales.
5.15 Tratar de manera confidencial, cualquier informacin relacionada con
el cliente, obtenida por cualquier fuente.
5.16 El CCS enviar carta sobre notificacin de la programacin de
seguimientos y renovacin cuatro meses antes de la fecha
establecida.
5.17 Notificar cualquier cambio a nivel de ISO 17021 o IAF reglamentarias
y que afecten las condiciones previamente establecidas.
5.18 El CCS no se hace responsable de la calidad de los productos o
servicios cubiertos por el sistema de gestin certificado.
6. GESTIN DEL CERTIFICADO
6.1 Auditoria de Otorgamiento
Etapa 1 (Visita previa)
Una vez aceptadas las condiciones y los trminos de referencia, el Consejo
Colombiano de Seguridad, coordina con la empresa la realizacin de una
visita previa a las instalaciones de la empresa con el fin de revisar la
documentacin, la comprensin de los requisitos por parte de la empresa,
recopilar la informacin necesaria para la definicin del alcance, el
cumplimiento de requisitos legales reglamentarios y determinar que el nivel
de implementacin del sistema permite realizar la etapa 2 en sitio. La
visita previa, como paso preliminar a la Auditora de otorgamiento se
efecta nicamente si el Sistema de Gestin ha sido implementado
efectivamente y ha realizado la auditoria interna y revisin por la direccin.
Como resultado de la visita previa puede generarse las siguientes
situaciones:
- Conformidad del sistema de gestin auditado y apto para seguir a Etapa 2-
auditoria en sitio.
- No conformidades menores al sistema de gestin auditado, las cuales sus
planes de accin sern revisados en Etapa 2-auditoria en sitio.
- No conformidades Mayores al sistema gestin auditado; se deber
realizarse una visita previa 2, para verificar el cierre de estas y poder pasar
a Etapa 2 auditoria en sitio. Si no se cierran las no conformidades
mayores en la segunda visita previa se iniciar nuevamente el proceso
desde visita previa 1.
Si los resultados as lo permiten se prepara el plan de auditoria para la
etapa 2 en sitio. En esta etapa se elabora un informe de visita previa que
es comunicado a la empresa y se confirma la fecha de la auditoria en sitio,
la cual debe realizarse en un periodo no superior a 90 das de realizada
esta visita, siendo preferible un intervalo de 3 semanas.
Etapa 2 (Auditoria en Sitio)
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Se realiza una auditora con el fin de verificar la implementacin eficaz del
sistema de gestin y su conformidad con las normas NTC ISO 9001, ISO
14001 y OHSAS 18001. Al final de la auditora, el auditor informa a la
Empresa sobre los resultados obtenidos y en caso de presentarse no
conformidades, ests sern indicadas en el formato de solicitud de accin
correctiva, el cual ser firmado por el auditor y el representante de la
Empresa en seal de acuerdo.
Cuando se presenten no conformidades menores o mayores en cualquier
tipo de auditoria, las empresas deben enviar los planes de accin para
eliminar las causas en un plazo mximo de 10 das hbiles despus del
ltimo da de la auditoria.
Cuando se presenten no conformidades mayores durante cualquier tipo de
auditora, se desarrolla una auditora complementaria de manera
documental o en sitio, la cual es acordada con la Empresa, cuya fecha de
realizacin no puede superar 90 das calendario despus de la aprobacin
del plan de accin, para las no conformidades mayores. Est se realiza con
el fin de verificar que han sido implementadas las acciones correctivas para
los aspectos detectados como no conformes para comprobar que se han
cumplido las condiciones exigidas cuando el Comit Certificacin lo
requiere. Cuando en la auditora complementaria se evidencia que las no
conformidades mayores no han sido solucionadas, se proceder de la
siguiente manera:
a) En caso de otorgamiento, se debe realizar otra auditora de etapa 2
antes de recomendar la certificacin.
b) En caso de auditora de seguimiento, se procede a suspender el
Certificado segn plazo acordado con la Empresa, el cual no podr
ser superior a seis (6) meses.
c) En caso de auditora de renovacin, la empresa solo podr
presentarse a una de otorgamiento pasados 90 das despus del
ltimo da de etapa 2.
6.2 Informe.
Con base en los resultados obtenidos durante las auditoras, el auditor
elabora un informe que se presenta al Comit de Certificacin, el cual
incluye las actividades desarrolladas en la auditoria, los resultados
obtenidos, los planes de accin, las acciones correctivas establecidas y la
propuesta sobre la viabilidad de autorizar, mantener o renovar el
Certificado. Copia de este informe se remite a la Empresa.
6.3 Certificacin.
Para el otorgamiento o renovacin del Certificado es condicin
indispensable que durante la auditora se compruebe el cumplimiento de los
requisitos establecidos en la norma a certificar o que en el evento de
haberse presentado no conformidades mayores, stas se hayan
solucionado y su eficacia verificada a travs de auditora complementaria.
El comit de certificacin es quien toma la decisin sobre autorizar o
denegar el derecho de uso del certificado, as como su ampliacin,
reduccin o renovacin, suspensin o cancelacin definitiva del certificado.
El CCS puede abstenerse de autorizar el otorgamiento renovacin del
Certificado, si a su juicio, la imagen de la Empresa para el cual se solicita
puede ir en detrimento del Certificado, del CCS.
El Certificado se otorga por un perodo fijo de tres (3) aos, el cual puede
prorrogarse a voluntad de las partes siempre y cuando la Empresa
mantenga su sistema de gestin en Calidad, Seguridad Industrial, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente conforme con los requisitos, lo cual es
verificado mediante auditoras de seguimiento.
Nota: La fecha de entrada en vigencia del certificado es posterior a la fecha
de la auditoria de otorgamiento de la certificacin.
Cuando existan varias sedes de un cliente donde se lleven a cabo las
mismas actividades cubiertas por el sistema de gestin, el certificado se
CCS 2012. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio electrnico o mecnico, incluyendo
fotocopiado y microfilmacin, sin permiso por escrito del CCS.
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otorgar a la organizacin Matriz y a las diferentes sedes. Siempre y
cuando todas las sedes cubiertas por el alcance de la certificacin
mantengan su sistema de gestin conforme con los requisitos de la
auditoria a certificar, lo cual es verificado mediante auditorias a la
organizacin matriz y a las diferentes sedes (aplicando procedimiento de
muestreo aleatorio).
Los derechos de uso del Certificado no pueden ser cedidos por la Empresa;
en caso que la Empresa proyecte transferir total o parcialmente sus
derechos para la actividad certificada, lo debe informar con la debida
anticipacin al CCS, con el fin de definir la continuidad del Certificado.
6.4 Auditoria de Seguimiento
Al menos una vez al ao se verifica la conformidad del sistema mediante
una auditora de seguimiento de la cual se elabora un informe. Esta
auditora es anunciada con debida anticipacin a la Empresa y no podr ser
aplazada por un periodo superior a treinta (30) das calendario despus de
la fecha de su programacin. El aplazamiento de la auditora de
seguimiento por un periodo superior, implica la suspensin temporal del
certificado.
Nota 1: La fecha de la primera auditoria de seguimiento no debe exceder
ms de 12 meses desde la fecha de la decisin.
Nota 2: La fecha de la segunda auditoria de seguimiento no debe exceder
ms de 24 meses desde el ltimo da desde la fecha de la decisin.
En la auditoria de seguimiento se revisa el tratamiento de quejas y la
revisin de utilizacin de la marca, as como las referencias de la
certificacin (publicidad).
Si el concepto del auditor lder es el mantener la certificacin basndose en
demostracin que la empresa cumple permanentemente con los requisitos de la
norma el CCS mantendr la certificacin.
Si en la auditoria de seguimiento el concepto del auditor lder es suspender o
retirar el certificado, este concepto ser revisado por el comit de certificacin,
para determinar si puede la empresa mantener o no la certificacin.
En estos casos el comit de Certificacin, realiza el seguimiento del informe
generado por el auditor lder con el fin de confirmar que la actividad de
certificacin se realiz de manera eficaz.
El tiempo establecido para los seguimientos en la propuesta inicial pueden ser
modificados si en el momento de la programacin, la empresa ha tenido un
cambio significativo en el nmero de trabajadores o se han presentado cambios
de la reglamentacin establecida por ISO 17021 o IAF reglamentarios.
6.5. Mantenimiento de la certificacin
Para mantener el certificado por el ciclo de certificacin es necesario:
- Que la empresa realice las auditorias de seguimiento de acuerdo
con los tiempos establecidos en el numeral 6.5.
- Que en cada auditoria de seguimiento se contine satisfaciendo los
requisitos de la norma del sistema de gestin.
- Que ante cualquier no conformidad u otra situacin susceptible de
dar lugar a suspender o a retirar la certificacin se halla revisado por el comit
de certificacin con el fin de determinar si se puede mantener la certificacin
6.6 Auditoria de Renovacin
Al final del perodo de vigencia del Certificado, se realiza la auditora de
renovacin en sitio sobre la misma base de la auditora de otorgamiento,
con el fin de renovar el Certificado otorgado y confirmar la continua
conformidad y eficacia del sistema de gestin en su conjunto, as como
pertinencia y aplicabilidad del alcance de la certificacin. Para las auditorias
de renovacin se vuelve a cotizar nuevamente y esta auditora es
anunciada a la Empresa, para ser programada cuatro meses antes de la
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fecha de vencimiento del certificado y para que se realice el trmite de la
renovacin ante el Comit de Certificacin; en caso contrario, el Certificado
perder su vigencia.
Cuando se hayan producido cambios significativos en el sistema de gestin a
certificacin o en el contexto en el que opera el sistema de gestin, el auditor
lder debe establecer la necesidad de incluir en la auditoria de renovacin la
etapa 1=visita previa.
En los casos en que se identifiquen no conformidades o falta de evidencia
de conformidad, en el transcurso de una auditoria de renovacin de la
certificacin, el CCS fijara plazos de implementacin de correcciones y
acciones correctivas antes del vencimiento de la certificacin.
Las No Conformidades mayores deben ser cerradas mediante la auditora
complementaria antes de la fecha de expiracin de la certificacin, de lo
contrario no ser recomendada la renovacin de la certificacin y no ser
posible extender la validez de la certificacin.
6.6 Auditorias Adicionales
Se pueden realizar auditorias adicionales, en cualquier momento, cuando se
presente alguna o varias de las siguientes situaciones:
a) Accidentes de trabajo o enfermedades profesionales que generen
invalidez o muerte, reportados por la Empresa a la Administradora de
Riesgos Profesionales y que haya sido declarado el origen profesional
de la invalidez o muerte (segn aplique).
b) Accidentes ambientales los cuales hayan generado sanciones por la
autoridad ambiental competente (segn aplique).
c) Cambios en la estructura organizacional, condiciones legales,
comerciales, de organizacin o de propiedad, el alcance, los
procedimientos, las operaciones, actividades o sitios de la Empresa,
la gestin, direccin y lugar de contacto, lo cual podr, a juicio del
CCS, ocasionar una suspensin temporal del Certificado.
d) Cambio o transferencia de la Empresa a otros propietarios
e) Por solicitud del Comit de Certificacin ante informacin confirmada
sobre el desempeo de sistemas de gestin.
f) Con el fin de investigar quejas.
g) Como seguimiento de clientes con certificacin suspendida.
h) Como actividad de vigilancia para realizar seguimiento regular de las
reas y funciones cubiertas por el alcance del sistema de gestin con
respecto a la norma.
i) Como actividad de vigilancia ante una solicitud fundamentada
relacionada con el desempeo del sistema de gestin certificado.
Nota: dentro de las actividades de vigilancia se pueden incluir:
- Peticin de informacin al cliente sobre aspectos relativos a la
certificacin, documentos y registros.
- Revisin de cualquier declaracin del cliente relativa a sus
operaciones.
En caso de requerirse una auditoria adicional, su notificacin a la empresa
ser de corto tiempo, informando la fecha, el tiempo, valor a cancelar y
equipo auditor designado para la realizacin de la misma. Estas auditoras
no deben afectar los seguimientos anuales establecidos para el certificado.
El equipo auditor que asigne el CCS, no podr ser objetado por la empresa,
para este tipo de auditorias.
7. AMPLIACIN O REDUCCIN DE LA CERTIFICACIN
Toda ampliacin o reduccin de una nueva actividad en la misma sede,
sede diferente o para la misma actividad en sede diferente, deben ser
solicitadas mediante comunicacin escrita y adjuntando documentacin en
la cual se indiquen las disposiciones adoptadas. La ampliacin o reduccin
es autorizada con base en los resultados de la auditora que se realice.
El titular debe solicitar por escrito la ampliacin del certificado, indicando
nmero de trabajadores totales, incluyendo los involucrados en
sede/actividad adicional por incluir en el certificado y adjuntando
documentacin en la cual se indiquen las disposiciones adoptadas para
sede/actividad.
CCS 2012. Reservados todos los derechos. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida o utilizada en cualquier forma o por cualquier medio electrnico o mecnico, incluyendo
fotocopiado y microfilmacin, sin permiso por escrito del CCS.
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Con este nmero se define el tiempo total de la auditora de ampliacin
segn lo indicado en las tablas correspondientes.
En caso de reduccin de la certificacin, el titular debe solicitar por escrito la
reduccin que desea ser realizado. Esta solicitud debe contener el nmero
de trabajadores totales y la discriminacin del nmero de trabajadores
cubiertos por el alcance/sede que se desea dejar y el nmero de
trabajadores cubiertos por el alcance que se desea reducir en el certificado
del CCS.
En caso de ampliacin o reduccin, la aprobacin la realiza el comit de
certificacin, el certificado mantiene el mismo cdigo y consecutivo, el cual
se edita nuevamente, para excluir en el alcance la sede/actividad retirada o
incluida. Se debe solicitar al titular la devolucin del original del certificado
anterior, para proceder a remitir el nuevo certificado.
El CCS, podr reducir el alcance de la certificacin para excluir las partes
que no cumplan los requisitos de las normas, cuando el cliente ha dejado de
cumplir de forma persistente o grave, los requisitos para estas partes del
alcance de la certificacin.
En caso de reduccin de la certificacin, el titular debe modificar toda
publicacin realizada.
Se firma un otros al contrato de otorgamiento en el cual se indica el alcance
modificado, incluyendo la sede/actividad adicional o reducida y el nuevo
nmero de das de duracin de las auditoras de seguimiento y renovacin
8. DERECHOS DEL TITULAR DEL CERTIFICADO
La Empresa que ha obtenido autorizacin para el uso del Certificado,
puede utilizarlo o la marca de certificacin, para los fines comerciales y
publicitarios en los cuales sea necesario demostrar que su sistema de
gestin en Calidad, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente satisface los requisitos indicados, siguiendo las disposiciones que
se indican a continuacin:
Con el nombre de la Empresa.
Con el nmero de registro del certificado.
Con referencia a la norma aplicable.
Dentro del perodo de validez del certificado.
Dentro del alcance / rea certificada.
Nombre del ente certificador
Direccin del ente certificador
Sin ningn cambio, incluyendo colores y tamaos especificados en el
manual de imagen y aplicacin de la marca de certificacin.
Cuando el certificado sea reproducido deber aparecer completo y ser
totalmente legible.
En caso de existir dudas sobre el contenido autorizado para la publicidad, la
Empresa puede consultar previamente al CCS sobre el contenido de la
misma.
9. SUSPENSIN Y CANCELACIN DEL CERTIFICADO
9.1 Suspensin
Otras causas para suspender la certificacin por parte del CCS son:
El no realizar entrega de las correcciones y acciones correctivas
adecuadas dentro de los plazos establecidos para no conformidades
menores y mayores (10 das hbiles), segn sea el caso, posteriores a la
finalizacin de la auditora.
La no aprobacin de los planes de accin por parte del CCS dentro de los
plazos establecidos.
El sistema de gestin certificado del cliente ha dejado de cumplir de
el
forma persistente o grave los requisitos de la certificacin.
la
Cuando el cliente certificado no permita la realizacin de las auditorias de
la
seguimiento o de renovacin de la certificacin de acuerdo con la
la
periodicidad requerida.
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REGLAMENTO DEL CERTIFICADO CCS EN SISTEMAS DE GESTIN

10.3 Accidentes de trabajo o enfermedades profesionales que generen

La organizacin certificada ha pedido voluntariamente una suspensin.
En auditoria complementaria se evidencie el NO cierre de No
Conformidades Mayores levantadas en auditoria de seguimiento.
En caso de presentarse suspensin del certificado, esta decisin ser
comunicada por escrito a la entidad y el CCS debe establecer con la
empresa un acuerdo para el cese de la suspensin, la cual no debe superar
seis meses. Para levantar la suspensin se realizara una auditoria de
reactivacin para verificar el motivo que gnero la suspensin.
El CCS ejercer vigilancia sobre los certificados suspendidos.
9.2 Cancelacin
El Certificado podr ser cancelado por una de las siguientes causas:
Por mora mayor a noventa (90) das en el pago de los servicios de
auditora establecidos contractualmente o por no cumplir los acuerdos
de pago.
Por solicitud de la Empresa.
Por vencimiento del Certificado cuando ste no es renovado.
Por sancin impuesta por el Comit de Certificacin.
Por vencimiento del perodo de suspensin.
Cuando no se resuelvan los problemas que dieron lugar a la
suspensin en el plazo establecido por el organismo de certificacin.
Al presentarse una amenaza inaceptable contra la imparcialidad.
invalidez o muerte, reportados por la Empresa a la Administradora de
Riesgos Profesionales y que haya sido declarado el origen profesional de la
invalidez o muerte (segn aplique), o accidentes ambientales los cuales
hayan generado sanciones por la entidad ambiental competente (segn
aplique.
Amonestacin escrita acompaada de un incremento de la frecuencia
de las auditoras de seguimiento.
Suspensin del Certificado, la cual no podr ser superior a ciento
ochenta (180) das calendario.
Cancelacin del Certificado.
11. RECURSOS DE APELACIN
Las decisiones tomadas son susceptibles de apelacin, para lo cual la
Empresa debe interponer el recurso por escrito ante la instancia que tom la
decisin, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al recibo de la
notificacin de la decisin tomada. Si transcurridos los cinco (5) das
hbiles, la Empresa no presenta recurso, se entiende que acepta la decisin
tomada sin lugar a posteriores reclamaciones judiciales o extrajudiciales. El
trmite del recurso se llevar a cabo de acuerdo con el procedimiento
establecido para tal efecto. En caso que la Empresa no est de acuerdo con
la decisin tomada frente al recurso, se somete a conciliacin extra
procesal.
Cualquier presentacin, investigacin o decisiones relativas a las apelaciones
no dar lugar a acciones discriminatorias contra el apelante.

La cancelacin del Certificado es comunicada por escrito y rige cinco (5)

das hbiles despus de notificada la Empresa, si sta no interpone recurso
con la sustentacin que considere del caso.

Aceptada la cancelacin del Certificado, la Empresa no podr seguir usando

el Certificado y debe suspender toda propaganda o publicidad que haga al
mismo. La violacin de esta disposicin es penalizada con una multa
correspondiente a veinte (20) salarios mnimos mensuales legales vigentes.

El Comit de certificacin puede solicitar que se d la difusin y publicidad

que considere conveniente acerca de la sancin impuesta.
El CCS determinar junto con el cliente y el reclamante si se hace pblico el
tema de la queja y la resolucin de la misma previa investigacin del caso

10. SANCIONES

10.1 La infraccin a las condiciones indicadas en los numerales 4 y 8 del

presente documento, dependiendo de su gravedad, darn lugar a las
siguientes sanciones:

Amonestacin escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo

determinado las infracciones constatadas.
Suspensin del Certificado, la cual no podr ser superior a ciento
ochenta (180) das calendario.
Pago de una multa equivalente a mximo diez (10) salarios mnimos
mensuales legales vigentes.
Cancelacin del Certificado.

10.2 La permanencia de una no conformidad o el incumplimiento del plazo

establecido para algn requisito modificado, pueden dar lugar a las
siguientes sanciones:

Amonestacin escrita con el requerimiento de que cesen en un plazo

determinado las infracciones constatadas.
Amonestacin escrita acompaada de un incremento de la frecuencia
de las auditoras de seguimiento.
Suspensin del Certificado, la cual no podr ser superior a ciento
ochenta (180) das calendario.
Cancelacin del Certificado.

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