Universidad Central de Chile

Facultad de ciencias de la Salud

Escuela de Tecnologa Mdica
Informtica en Salud

Servicio de transporte de muestras

mdicas de toda la RED UC en Santiago.

Nombres: -Javiera Codoceo

-Katherine Lemus
-Camila Lillo
-David Roncero

Fecha: mircoles 25, octubre del

2017.

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Indice
- IntroduccinPag.3
- Levantamiento del Requerimiento solicitado.Pag.4
- Alcances..Pag.5
- WorkflowPag.6
- Diseo de Proyecto.....Pag.7
- Presentacin de Planificacin.Pag.8
- Definicin de roles y RRHH..Pag.9
- PresupuestoPag.10-11
- Propuestas..Pag.12
- Conclusiones..Pag.13
-Anexos...Pag.14-15

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Introduccin
Debido a la alta demanda de laboratorios y centros mdicos externos sobre la toma de
muestras de RED UC, se produjo un alcance de costos donde el transporte utilizado para
llegar a cada una de las instalaciones usuarias resulta un gasto poco ptimo para el
bienestar financiero de la empresa. Con esto, se ha desarrollado un plan de modificacin de
objetivos, para distanciar el lmite del presupuesto con el que se consta, versus, lo que
realmente se est usando.
Se ha considerado la reduccin del riesgo de contaminacin y accidentes biolgicos,
incluyendo la seguridad de los funcionarios y la comunidad, adems, la nueva organizacin
ha optimizado la utilizacin de recursos, y tiempos de distribucin de muestras, mejorando
la capacidad de atencin de todos los participantes que se adhieren a Red UC.
Presentacin del caso.
Actualmente el servicio de la Universidad Catlica posee 22 toma de muestras dentro de la
Regin Metropolitana y 3 grandes laboratorios donde se procesan e informar los resultados,
para esto cuenta con servicio de traslado a travs de:
- Subcontratacin de traslado a travs de 8 Radiotaxis
- Motoboy
- Uber y Cabify en caso de contingencias
Estos servicios externos deben cubrir rutas de traslado de muestra desde las 8 a 17 hrs.
Estos servicios deben ser cada 45 min desde la toma de muestra al Laboratorio.
Objetivos.
- Mejorar la logstica de toma de muestra a travs de un solo proveedor.
- Evitar los riesgos de contaminacin.
- Optimizar la gestin de costos.
- Mejorar la trazabilidad de las muestras.

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Levantamiento del Requerimiento solicitado

R1:Dar respuesta al transporte de tomas de muestras haca el laboratorio segn su
necesidad.
R2: Mejorar la logstica de toma de muestra a travs de un solo proveedor.
R3:Disminuir al 50% los costos relacionados con el transporte de muestras.
Informacion recolectada (R3)
Tiene procesos relacionados SI NO

Si tiene, cuales son Disminuir al 50% los costos relacionados con el

transporte de muestras.

Propietarios del proceso Gerente General (Alejandro Canavati) de Red de

salud UC.
(Personal relacionado)

rea de la empresa involucrada Red de toma de muestras de la Universidad catlica

de Santiago.

Tiene actividades al interior del proceso de negocio SI NO

relacionadas
Si tiene, cuales son Transporte de muestras por empresa externa

Est relacionada con los lineamientos (misin, visin, SI NO

valores) de la empresa
Si lo est, cual es Directamente est relacionada con la misin y
valores de la red asistencial e indirectamente con la
visin ya que al entregar a la persona y a su familia
una atencin de salud integral de buena calidad
puede tener una visin de llegar a ser lder en la
prctica clina de excelencia
Est relacionado con requerimientos legales o regulatorios SI NO
Si lo est, cual es El ISP es que el regula a travs de leyes el transporte
y conservacin de muestras clnicas

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Alcances
Toma de muestras de la universidad catlica, laboratorio universidad catlica, proveedor de
transporte externo.
Con el proyecto propuesto en este documento, buscamos llegar a reducir idealmente en un
50% el capital destinado al transporte de las muestras dentro de nuestra red de laboratorios.
Para lograr nuestro objetivo proponemos implementar vehculos adaptados para el
transporte de las muestras bajo las condiciones y estndares requeridos.
Para obtener resultados ptimos se distribuyeron roles a cumplir dentro del proyecto,
abarcando mbitos econmicos, legal, de recursos humanos e implementacin de
programas para el monitoreo y almacenamiento de datos de las muestras transportadas
junto con horarios y rutas de transporte.
Los roles involucrados en el desarrollo e implementacin del proyecto son los siguientes:
Gerente de proyecto, planificacin y ejecucin del proyecto.
Gerente de finanzas, coordinador y administrador econmico del proyecto.
Director comercial, encargado de marketing, elaboracin de presupuesto y formacin del
personal de transporte.
Gerente de informtica, desarrollador del programa y base de datos, otorga solucin a
eventuales problemas de hardware y software.
Gerente rea legal, asesora el mbito jurdico del proyecto en cuanto a decisiones tomadas
por la empresa.
Gerente de recursos humanos, supervisa al personal, ocupndose de sus derechos y deberes
como trabajadores de la empresa.
Director de laboratorio clnico, encargado de la calidad del servicio y transporte de
muestras nter laboratorio.
Dueo empresa de transporte, suple la necesidad de transporte de la empresa con calidad en
el servicio prestado.
Chofer, carga y trasporta las muestras en las condiciones y tiempos requeridos.
Alcances de la planificacin del proyecto:
Javiera Codoceo, realizacin de Workflow y los alcances del proyecto.
Camila Lillo, evaluacin de presupuesto e inversiones contempladas por el proyecto.
Katherine Lemus, levantamiento de requerimientos y definicin de roles de recursos
humanos.
David Roncero, confeccin de Carta Gantt y plazos fijados para llevar a cabo el plan de
mejoramiento.

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Workflow

Contamos
Toma de Empaquetamiento con
muestra y clasificacin de transporte
las muestras

Si
No

Fijar horarios de Trazar rutas Contratar Adquirir

salida de conductores vehculos
muestras

Contamos
Si con
Si cumple Objetivo se
Si vehculos
cumple

No

Contratar empresa
externa
Hacen falta
ms Si
vehculos

No

Monitorear las
salidas de muestras
y rutas

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Diseo de Proyecto
El proyecto de "Servicio de transporte de muestras mdica de toda la RED UC en
Santiago." se basa en un intento de mejora del mecanismo de transporte de las muestras
desde los puntos de toma hasta los centros de anlisis, reduciendo los gastos y aumentando
la productividad y calidad. Para ello, se ha abordado la tarea desde el siguiente esquema,
tomando el Workflow como grfico desarrollado:

Workflow original: reunin de los integrantes del grupo para realizar una brainstrorm,
tratando de reunir ideas que despus podamos aplicar ordenadamente.

Divisin de tareas y planificacin: reparto equitativo de los roles de trabajo y funciones de

cada integrante, y previsin ordenada de las fechas de entrega.

Organizacin y reunin de las partes realizadas: unin de las distintas facetas del proyecto
llevadas a cabo por cada miembro del grupo, y redaccin para su exposicin en un informe
final.

Por otro lado, la distribucin interna del proyecto ha tratado de abordar estos aspectos:

Generacin de presupuestos: establecimiento de mximos y mnimos en presupuesto para

conocer las medidas a las que se pueden optar.

Bsqueda y toma de informacin de empresas capaces de realizar el transporte:

balanceando la calidad, cantidad, y coste del traslado de muestras

Planificacin de posibles rutas de transporte y previsin de inconvenientes en ste

Investigacin en posibles mejoras para la disminucin de los riesgos de contaminacin de

las muestras y para la mejora en su trazabilidad.

Reunin y organizacin de la informacin reunida y sntesis en dos propuestas: seleccin

de mejores alternativas en los distintos mbitos del proyecto y elaboracin de dos
propuestas prcticas para el cliente.

Exposicin de informacin y propuestas en informe final.

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Presentacin de Planificacin (Carta Gantt)

Carta Gantt
Proyecto: Servicio de transporte de muestras mdica de toda la RED UC en Santiago.
Cliente: Universidad Catlica
Diseador a cargo: David Roncero
Fecha inicio: Viernes,13/10/2017
Fecha trmino: Jueves,19/10/17

N. Tarea Encargado
1 Perfeccionamiento del Workflow Camila
2 Creacin de planificacin (Carta Gantt) David
3 Definicin de roles y RRHH Katherine
4,1 Proposicin de presupuestos iniciales Javiera
4,2 Clculo y ajuste de presupuesto final Javiera
5 Investigacin de posibles alternativas de transporte David
6 Bsqueda de posibilidades para reducir el riesgo de contaminacin Katherine
7 Bsqueda de formas de mejorar la trazabilidad de muestras Katherine
8,1 Sntesis de la informacin recopilada Camila
8,2 Redaccin de proyecto y preparacin para su exposicin al cliente Camila

Semana 1
Duracin
(das) 13-10-17 14-10-17 15-10-17 16-10-17 17-10-17 18-10-17 19-10-17
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3
4
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5
3

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Definicin de roles y RRHH

Persona(s) Responsabilidades Funcin

Gerente de proyecto Responsabilidad total del planeamiento y Direccin, planificacin y/o
ejecucin de cualquier proyecto programacin del proyecto

Gerente de finanzas Establecer, coordinar y administrar un plan Administrar el balance general de la

Director comercial
Gerente de informtica
Gerente rea legal
Gerente de recursos humanos
Director de laboratorio clnico
Dueo empresa transporte
Chofer
adecuado, cuyo fin es de controlar los
recursos monetarios
Elaborar presupuesto
Seleccin, induccin y capacitacin de
nuevo personal
Desarrollar bases de datos
Programacin, desarrollo e integracin de
sistemas de informacin
Implementar soluciones integrales de
computo en la organizacin
Asesorar en el mbito jurdico en todas las
secciones y decisiones de la empresa
Organizar la secuencia de trabajos segn
turnos realizados
Supervisar los movimientos del rea y las
interacciones con otros departamentos
Seleccionar y hacer seguimiento de la
calidad del servicio de todos los
laboratorios de derivacin
Atender cualquier queja, demanda o
sugerencia de los usuarios del servicio de
laboratorio y asegurar la disposicin de
personal
Brindar la mejor calidad en servicio dentro
de su flota de transporte
Cumplir con el horario requerido
empresa (activos fijos y financieros)
Marcar los objetivos a la fuerza
comercial
Saber resolver problemas comerciales
y/o marketing
Reclutar, seleccionar y formar al
personal de transporte.
Mantenimiento y soporte para la
solucin de problemas tanto hardware
como en software
Producir la normativa interna de la
empresa
Representar legalmente a la empresa
en tribunales
Supervisar el control de asistencia,
puntualidad y permanencia del
personal
Absolver consultas sobre derechos y
deberes de los trabajadores
Responsabilizarse y custodiar los
transportes que se realizar inter-
laboratorio
Garantizar la aplicacin y
cumplimiento de las practicas
correctas de distribucin
Accionista, director y ejecutivo de la
empresa en cuestin
Carga y descarga de material biolgico
Planeacin de ruta

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Presupuesto
Presupuesto Actual- $350.000.000
Para que el nuevo sistema funcione, debe tenerse en cuenta la distribucin de territorios
entre los dos mviles de transporte, cubriendo 12 bloques de 90 minutos ida y vuelta, cada
uno.
Primer ao:
-Adquisicin de dos automviles con compartimento trasero, disponible para adaptar un
sistema de refrigeracin. En mercado, un minivn Citron usada $5.000.000
-Instalacin de cmara de refrigeracin bsica, libre de vibracin excesiva y adaptada al
modelo de auto.
-Habitissimo: $2.000.000
-Marine Servicie: $2.500.000
-Contratacin de choferes que cubra el turno de 9 horas diarias, de lunes a viernes,
contemplando vacaciones.
-Chofer $350.000 Lquido

Diario Mensual Anual Total Anual

Sueldo un chofer $ 15.910 $350.000 $122.500.000
9 hrs en pesos,
lquido
Sueldo X2 choferes $31.820 $350.000 $240.500.000
9 hrs en pesos
minivn Citron $10.000.000
usada X2
Cmara de $4.000.000 Sub total: $254.500.000
refrigeracin +
sistema de
compartimentos
para evitar
vibracin

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Desde el Segundo ao:

Se considera el sueldo de los choferes, la mantencin de los autos mensual y anualmente, y
la mantencin anual de un sistema de refrigeracin con los cuidados adecuados.

Diario Mensual Anual Total Anual

Sueldo un chofer $ 15.910 $350.000 $122.500.000
9hrs en pesos,
lquido
Sueldo X2 choferes $31.820 $350.000 $240.500.000
9 hrs en pesos
Mantencin $200.000 $2.400.000
transporte
Mantencin $400.000 Sub total:
Refrigeracin Y $243.300.000
antivibracin

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Propuesta 2
Mantener el traslado en motocicleta para anlisis de carcter urgente, que salgan de la
proporcin de 45 minutos, organizando la salida de las muestras de forma diferente,
dejando un lapsus mayor para el envo de las dems, que sern transportadas en automvil.
Entonces se debe contar con un tipo de auto diferente, con mayor espacio en la parte
trasera, donde se pueda adaptar una cmara de refrigeracin con mayor capacidad de carga,
aumentando el tiempo de salida a 90 minutos el auto, pero enviando un mayor nmero de
muestras en cada viaje. Las motocicletas se pueden aprovechar para viajes de menos
distancia, y as el auto se distribuira en territorios los centros de salud perifricos.
-Motocicleta: $3.000.000
-Automvil: $8.000.000 (Fiat Qubo)
-Sueldo choferes: $350.000 mensual
-Mantencin transporte
-Mantencin refrigeracin y antivibracin
Primer ao:

Diario Mensual Anual Total anual

Motocicleta $3.000.000
Automvil Van 8.000.000
Sueldo X2 (auto y $31.820 $350.000 $240.500.000
moto) choferes
9 hrs en pesos, lquido
Mantencin $4.800.000 Sub total:
transporte y $256.300.000
refrigeracin
Segundo ao:
Diario Mensual Anual Total anual
Sueldo X2 (auto y $31.820 $350.000 $240.500.000
moto)choferes
9 hrs en pesos,
lquido

Mantencin $4.800.000 Sub total:

transporte y $244.800.000
refrigeracin

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Conclusiones
Gracias a la redistribucin apropiada de los recursos y metas, se logr reducir la
utilizacin total del presupuesto en un 31%, que an sin alcanzar el 50% del
objetivo ideal, pretende asegurar una entrega de servicio til y de calidad,
disminuyendo los riesgos de contaminacin junto con los tiempos de espera para
el anlisis de las muestras recolectadas.
Si se considera un buen uso del servicio, se podra seguir disminuyendo los
costos de mantencin de la parte mecnica en los automviles, y del sistema de
refrigeracin en la cmara trasera del auto.
Con respecto a la segunda propuesta, se logra obtener un porcentaje de reduccin
del uso del presupuesto igual al anterior (31%), que a pesar de que podra agilizar
la entrega de muestras con el aumento de la capacidad de transporte, tambin se
ven aumentados los riesgos de contaminacin, debido a que no es posible adaptar
una motocicleta de forma adecuada.
Finalmente, por las razones anteriores, es recomendable desarrollar la primera
propuesta por sobre la segunda.

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Anexos
Bsqueda de posibilidades para reducir el riesgo de contaminacin
El director del laboratorio es el responsable final de identificar posibles peligros,
evaluar los riesgos asociados con esos peligros y establecer precauciones y
procedimientos estndares para minimizar la exposicin de los empleados a esos
riesgos. Dado que la identidad de un agente infeccioso inicialmente se desconoce
en el laboratorio clnico, la recomendacin general es que se aplique el estndar
del nivel de bioseguridad en la que se clasifique dicho laboratorio.
La evaluacin cualitativa del riesgo biolgico es un proceso subjetivo que involucra
criterios profesionales. Tambin hay limitaciones inherentes y suposiciones
realizadas en el proceso, y la percepcin de qu es un riesgo aceptable vara de
una persona a otra. El riesgo nunca es cero, y siempre existe el potencial de que
haya errores humanos.
Estas son algunas de las normas que se deben seguir dentro del laboratorio o
toma de muestras para disminuir los riesgos de contaminacin:
a. Nunca coma, beba dentro del laboratorio.
b. Verificar qu sustancia qumica est utilizando. Para cumplir esta regla
deber leer la etiqueta o rtulo del envase.
c. Nunca pipetee utilizando la boca y no inhale vapores o gases.
d. Determinar la naturaleza y grado de peligro. Leer o interpretar
cuidadosamente los riesgos y/o smbolos de peligro existentes en la
etiqueta o en el rtulo del envase.
e. Evite frotarse los ojos mientras est en el laboratorio, particularmente si ha
manejado agentes qumicos irritantes o vidrio quebrado. Lvese las manos
antes de salir del laboratorio y siempre que toque sustancias irritantes o
txicas.
Bsqueda de formas de mejorar la trazabilidad de muestras
La demanda asistencias de los servicios de toma de muestras ha ido en aumento
en los ltimos aos y esto ha supuesto un verdadero reto para los profesionales
de diversas reas al tener que manejar al ao miles de muestras individuales de
cada paciente, de cada patologa, adems de responder a una continua mejora de
la productividad y seguridad del paciente. Por todo ello, es esencial disponer de un
sistema de apoyo para la organizacin del servicio y el seguimiento de la muestra
y la calidad.
de forma personalizada una completa organizacin y optimizacin del flujo de
trabajo del servicio de anatoma patolgica con el fin de mejorar la rutina laboral

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diaria, la eficiencia y gestin as como incrementar la seguridad para el paciente.

Asegura tanto la trazabilidad de las muestras biolgicas como de los procesos
desde la recepcin hasta el archivo, incluyendo la patologa digital. Permite
analizar desviaciones de calidad en tiempo real. Facilita la integridad de los
resultados automatizando los procesos hasta ahora manuales. Permite la
generacin de estadsticas e informes de gestin.

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