Test del Tema 16

Concepto de documento, registro y

archivo. Funciones del registro y del
archivo. Clases de archivo y criterios
de ordenacin
1. Los lugares donde se anotan y relacionan una serie de cosas y los
actos que les afectan, se denominan:
a) Registros. c) Formas.
b) Formatos. d) Soportes y tipos.

2. Las normas de clasificacin que permiten ordenar un archivo de-

ben cumplir con el requisito de:
a) Economa.
b) Sencillez.
c) Rapidez de localizacin.
d) Todas las opciones anteriores son correctas

3. No es funcin del archivo:

a) Recibir. b) Modificar. c) Conservar. d) Servir.

4. La necesidad de custodiar la documentacin en las mejores condi-

ciones, se refiere a la funcin de:
a) Archivar. b) Transferir. c) Egresar. d) Conservar.

5. Capacidad de los sistemas de informacin, y por ende de los pro-

cedimientos a los que stos dan soporte, de compartir datos y po-
sibilitar el intercambio de informacin y conocimiento entre ellos.
a) Aplicabilidad. c) Punto de acceso electrnico.
b) Procedimentalidad. d) Interoperabilidad

6. Los registros electrnicos emitirn:

a) Bajo peticin un recibo consistente en una copia autntica del escrito,
solicitud o comunicacin de que se trate, incluyendo la fecha y hora de
presentacin y el nmero de entrada de registro.
b) Automticamente un recibo consistente en una copia autenticada del es-
crito, solicitud o comunicacin de que se trate, incluyendo la fecha y hora
de presentacin y el nmero de entrada de registro.
c) a y b son correctas.
d) a y b son falsas.

7. Para ser considerados vlidos, los documentos electrnicos admi-

nistrativos debern:
a) Contener informacin de cualquier naturaleza archivada en un soporte
electrnico segn un formato determinado susceptible de identificacin y
tratamiento diferenciado.
b) Disponer de los datos de identificacin que permitan su individualizacin,
sin perjuicio de su posible incorporacin a un expediente electrnico.
 c) Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.
d) Todas las respuestas son correctas.

8. Los registros electrnicos emitirn un recibo consistente en:

a) Copia autenticada de la solicitud, incluyendo la fecha y hora de presen-

tacin y el nmero de entrada de registro.
b) Copia autntica de la solicitud, incluyendo la fecha y hora de presenta-
cin y el nmero de entrada de registro.
c) Copia autntica de solicitud, incluyendo la fecha y hora de presentacin,
dependencia en la que se present y el nmero de entrada de registro.
d) Diligencia expresiva de la presentacin, que se emitir en el plazo de dos das.

9. Se puede de-finir al documento electrnico como:

a) El conjunto de datos en forma electrnica que contiene exclusivamente

informacin de carcter administrativa.
b) La informacin en forma electrnica de todos los datos relativos a los
expedientes administrativos, emitida en cualquier forma.
c) La informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada
en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible de
identificacin y tratamiento diferenciado.
d) La informacin suministrada por la administracin a travs de vas tele-
mticas.

10. Los registros telemticos permitirn la entrada de documentos

electrnicos a travs de redes abiertas de telecomunicacin:
a) Todos los das de ao en horario de maana.
b) Slo los das hbiles.
c) No se permite.
d) Todos los das del ao durante las 24 horas del da.

11. A efectos de registro administrativo se considera como fecha de

los documentos presentados:
a) La fecha que consta en el documento.
b) La fecha de entrada en cualquier registro administrativo.
c) La fecha de entrada en el registro del rgano administrativo competente.
d) Ninguna respuesta es correcta.

12. Tienen la consideracin de documento pblico administrativo:

a) Los documentos emitidos por rganos de la Administracin del Estado.
b) Los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Administra-
ciones pblicas.
 c) Los documentos emitidos por rganos de la Administracin de las Comu-
nidades autnomas.
d) Los documentos emitidos por rganos de la Administracin de los Entes
locales.

13. Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por me-
dios electrnicos o informticos por los rganos, organismos o
entidades vinculadas o dependientes de la Administracin no
sern vlidos:
a) Cuando garanticen su autenticidad.
b) Cuando garanticen su integridad.
c) Cuando garanticen su conservacin.
d) Todas son falsas.

14. Son documentos administrativos de transmisin:

a) Notificacin. c) Comunicacin interior.
b) Publicacin adicional. d) Todas ellas.

15. No son documentos de constancia:

a) Acta de infraccin. c) Acta de rgano colegiado.
b) Acta sustitutiva. d) Certificacin.

16. Los documentos que tienen valor primario, esto es, cuyo uso es
frecuente y, de acuerdo con las normas de archivo, deben situarse
cerca, estn en su edad administrativa. Dicho tipo de documentos
se encuentran en el archivo administrativo o de oficina, tambin
conocido como:
a) Archivo de gestin. c) Archivo intermedio.
b) Archivo de proximidad. d) Archivo central o general.

17. Pueden ser considerados documentos pblicos administrativos los

impresos administrativos:
a) No, en ningn caso solo constituyen un medio para obtener y normalizar
informacin.
b) S siempre que estn debidamente cumplimentados por el rgano com-
petente de la Administracin que lo emite.
c) S, en el supuesto de que contenga un acto administrativo.
d) Las respuestas b y c son correctas.

18. El Derecho de acceso a archivos y registros administrativos:

a) Es un derecho limitado por la ley.
b) Conlleva el de obtener copias o certificaciones de los documentos cuyo
examen se haya autorizado.
 c) Permite la posibilidad nicamente de consulta de los documentos cuyo
examen se autorice.
d) Las respuestas a y b son correctas

19. En correspondencia con el ciclo vital y el valor de los documentos,

los archivos administrativos se integran en una red compuesta por:
a) El archivo de oficina, archivo intermedio, archivo central, y archivo histrico.
b) El archivo de gestin, archivo intermedio, archivo histrico y archivo central.
c) Archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histrico.
d) Archivo de gestin, archivo central, archivo histrico y archivo intermedio.

20. Los documentos emitidos por medios electrnicos por las Admi-
nistraciones pblicas:
a) Slo gozarn de validez si se contienen en soporte informtico.
b) Tendrn slo validez en el mbito privado al que se dirigen.
c) Debern formalizarse siempre en soporte papel.
d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

21. Los documentos administrativos de constancia:

a) Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras per-
sonas, rganos o entidades.
b) Son aquellos documentos que contienen una declaracin de voluntad de
un rgano administrativo sobre materias de su competencia.
c) Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conoci-
miento de un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de
actos, hechos o efectos.
d) Son aquellos documentos que recogen decisiones adoptadas por rganos
competentes sobre la iniciacin y las cuestiones que se suscitan en la trami-
tacin de un procedimiento con carcter previo a la resolucin del mismo.

22. Qu Ley regula el acceso electrnico de los ciudadanos a los ser-

vicios pblicos?
a) La Ley 30/92 de 26 de noviembre.
b) La Ley 11/2007 de 22 de junio.
c) La Ley 39/2015 de 1 de octubre.
d) Ninguna de las respuestas es cierta.

23. En el mbito de las Administraciones Pblicas los archivos de ges-

tin se caracterizan:
a) Porque en ellos se conservan y organizan, dentro de la propia unidad
administrativa, los documentos con trmite sin concluir.
b) Por que conservan documentos de fecha reciente.
 c) Porque en ellos se organizan documentos de cualquier fecha, de consulta
habitual.
d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

24. Las solicitudes, escritos y comunicaciones que los ciudadanos di-

rijan a los rganos de las Administraciones Pblicas podrn pre-
sentarse:
a) En las oficinas de correos.
b) En los Registros de los rganos administrativos a los que se dirija
c) A y b son falsas.
d) A y b son correctas.

25. Pueden clasificarse como documento Administrativo:

a) Las solicitudes presentadas por los interesados.
b) Las denuncias y recursos interpuestos por los interesados.
c) Los documentos producidos por un rgano administrativo que se integra
en la organizacin de una Administracin Pblica.
d) Todos los anteriores lo son.

26. Los informes preceptivos:

a) Deben ser necesariamente solicitados porque as lo exige una disposicin
legal.
b) Si el rgano competente los considera imprescindibles para adoptar la
resolucin, se denominan determinantes
c) En el caso contrario a la respuesta anterior, son no determinantes.
d) Todas las respuestas son correctas.

27. Cmo se denominan los informes que el rgano competente so-

licita sin estar obligado a ello, para obtener valoraciones, datos u
opiniones sobre algn aspecto del procedimiento?
a) Facultativos. c) Voluntarios.
b) Preceptivos. d) A y c son ciertas.

28. Como se denominan los informes que obligan al rgano adminis-

trativo a resolver en el mismo sentido que el informe?
a) Vinculantes. c) Preceptivo.
b) No vinculantes. d) Facultativo.

29. Cul es el primer archivo en el que ingresa un documento admi-

nistrativo?:
a) En el archivo general. c) En el archivo intermedio.
b) En el archivo de gestin. d) En el archivo primario.
30. Las funciones bsicas del archivo son:
a) Conservar documentos exclusivamente.
b) Recibir, conservar y servir documentos.
c) Evitar la dispersin de los documentos y su acceso por parte de terceros.
d) Ninguna de las anteriores respuestas es correcta.

31. Entre los documentos dirigidos por la Administracin a los parti-

culares nos encontramos con:
a) Notificaciones, certificaciones e instancias.
b) Requerimiento, declaracin recurso.
c) Notificaciones, requerimientos, certificaciones.
d) Recurso, reclamacin, instancia.

32. Qu es un archivo de oficina?

a) Es el que existe en el centro de produccin de los documentos y que
rene la documentacin en trmite o sometida a frecuente consulta o
utilizacin administrativa.
b) Es el que rene los documentos una vez finalizado su trmite para que
puedan ser consultados para estudios
c) Es aquel al que se transfieren los documentos cuando su consulta pro los
organismos que los producen se hace espordica.
d) Es aquel en el que se conservan los documentos tramitados que no de-
ben ser destruidos.

33. El archivo de oficina se ubica:

a) Uno por cada rgano administrativo.
b) Uno por cada centro administrativo.
c) Uno por cada ente administrativo.
d) Uno por cada unidad administrativa.

34. Los documentos administrativos debern redactarse de forma:

a) Confusa. c) Concisa.
b) Sencilla. d) Las respuestas b) y c) son correctas.

35. Los documentos administrativos de transmisin:

a) Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras per-
sonas, rganos o entidades.
b) Son aquellos documentos que contienen una declaracin de voluntad de
un rgano administrativo sobre materias de su competencia.
c) Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conoci-
miento de un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de
actos, hechos o efectos.
d) Son aquellos documentos que se utilizan para comunicaciones de tipo
personal y de contenido general, que no estn relacionadas directamente
con la gestin habitual o con la tramitacin de un procedimiento.
36. Se puede distinguir entre:
a) Registro General. c) Registro electrnico o telemtico.
b) Registro auxiliar. d) Todas las respuestas son correctas.

37. Los rganos administrativos llevarn un registro general en el que:

a) Se har el correspondiente asiento de todo escrito o comunicacin que
sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia.
b) Se anotarn en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones ofi-
ciales dirigidas a otros rganos o particulares.
c) A y b son ciertas.
d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

38. Las oficinas de registro, tanto de carcter general como de carc-

ter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones:
a) La recepcin de solicitudes, escritos y comunicaciones dirigidos a cual-
quier rgano o entidad de cualquier Administracin pblica
b) La expedicin de recibos de la presentacin de solicitudes, escritos y co-
municaciones
c) La anotacin de asientos de entrada o salida de las solicitudes, escritos y
comunicaciones.
d) Todas las respuestas son ciertas.

39. Los registros administrativos auxiliares:

a) Deben comunicar toda anotacin que efecten al registro administrativo
general.
b) Y es requisito para que un registro administrativo se considere auxiliar
que se integre informticamente en el registro general.
c) A y b son correctas.
d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

40. Se entiende por metadato:

a) Cualquier descripcin estandarizada de las caractersticas de un conjunto
de datos.
b) En el contexto del documento electrnico cualquier tipo de informacin
en forma electrnica asociada a los documentos electrnicos, de carcter
instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento
inmediato y automatizable de alguna de sus caractersticas, con la finali-
dad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservacin y la intero-
perabilidad del propio documento.
c) A y b son ciertas.
d) Ninguna es correcta.
 Solucin al test del tema 16

1. a) Registros.
2. d) Todas las opciones anteriores son correctas
3. b) Modificar.
4. d) Conservar.
5. d) Interoperabilidad
6. b) Automticamente un recibo consistente en una copia autenticada del
escrito, solicitud o comunicacin de que se trate, incluyendo la fecha y
hora de presentacin y el nmero de entrada de registro.
7. d) Todas las respuestas son correctas.
8. a) Copia autenticada de la solicitud, incluyendo la fecha y hora de presen-
tacin y el nmero de entrada de registro.
9. c) La informacin de cualquier naturaleza en forma electrnica, archivada
en un soporte electrnico segn un formato determinado y susceptible
de identificacin y tratamiento diferenciado.
10. d) Todos los das del ao durante las 24 horas del da.
11. b) La fecha de entrada en cualquier registro administrativo.
12. b) Los documentos vlidamente emitidos por los rganos de las Adminis-
traciones pblicas.
13. d) Todas son falsas.
14. d) Todas ellas.
15. b) Acta sustitutiva.
16. a) Archivo de gestin.
17. d) Las respuestas b y c son correctas.
18. d) Las respuestas a y b son correctas
19. c) Archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio y archivo histri-
co.
20. d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.
21. c) Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conoci-
miento de un rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin
de actos, hechos o efectos.
22. c) La Ley 39/2015

23. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

24. d) A y b son correctas.
25. c) Los documentos producidos por un rgano administrativo que se inte-
gra en la organizacin de una Administracin Pblica.
26. d) Todas las respuestas son correctas.
27. d) A y c son ciertas.
28. a) Vinculantes.
29. b) En el archivo de gestin.
30. b) Recibir, conservar y servir documentos.
31. c) Notificaciones, requerimientos, certificaciones.
32. a) Es el que existe en el centro de produccin de los documentos y que
rene la documentacin en trmite o sometida a frecuente consulta o
utilizacin administrativa.
33. d) Uno por cada unidad administrativa.
34. d) Las respuestas b) y c) son correctas.
35. a) Son aquellos que comunican la existencia de hechos o actos a otras
personas, rganos o entidades.
36. d) Todas las respuestas son correctas.
37. c) A y b son ciertas.
38. d) Todas las respuestas son ciertas.
39. c) A y b son correctas.
40. c) A y b son ciertas.