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MANUAL DE

ORGANIZACIN Y
FUNCIONES.
AFOCAT LA SOLUCION
CUSCO

2017
MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES DE LA
AFOCAT-LA SOLUCION-CUSCO
El presente manual de Organizacin y funciones es elaborado conforme a principios y
normas de organizacin, cuyo propsito es definir la estructura organizacional de las
relaciones, responsabilidades y funciones de los trabajadores en la AFOCAT-LA
SOLUCIN-CUSCO. A partir de un enfoque sistmico, desde el cual se pretende, dentro
de la independencia relativa que deben tener sus distintas dependencias, por razn de
sus funciones, la concurrencia de razones, voluntades y esfuerzos comunes, para
garantizar, en lo posible el cumplimiento de aquellos.

DEL CONSEJO DIRECTIVO.

El Consejo Directivo es el rgano de direccin y gestin, cuya facultad principal es la de


realizar gestin necesaria para la buena marcha de la AFOCAT-LA SOLUCION-CUSCO,
conforme a su objeto social y sus fines de bienestar y asistencia social, y son
responsables solidarios por lo actos que realicen en el cumplimiento de sus funciones, en
los actos de representacin de los asociados y en cumplimiento de los acuerdos de la
asamblea, salvo constancia expresa en actas de su disconformidad con la decisin
tomada.

DEL PRESIDENTE DEL CONSEJO DIRECTIVO.

El presidente de Consejo Directivo, es el representante legal de la Asociacin,


personificndolo y representndolo ante las autoridades administrativas, polticas,
judiciales y dems de la Regin o de la Nacin, otras instituciones con las que se
relaciona y con los usuarios de los servicios que brinda, autoriza con su firma, los
documentos oficiales de la asociacin que no requieran de autorizacin o aprobacin del
Consejo Directivo.

DEL ADMINISTRADOR

Perfil:
Profesional de Administracin de Empresas, Contabilidad, Derecho o carreras afines, con
experiencia mnima de 05 aos en el manejo de empresas u organizaciones en el sistema de
seguros.

Funciones:

1. Planificar, organizar, coordinar y controlar las actividades de las diferentes reas


de la AFOCAT LA SOLUCION CUSCO.

2. Dirigir y evaluar la gestin administrativa de la AFOCAT LA SOLUCION CUSCO


3. Prestar asesoramiento al Consejo Directivo en asuntos econmicos.

4. Analizar y sugerir mejoras en el comportamiento y evolucin de la institucin,


sobre polticas y planes de accin.

5. Apoyar y coordinar el trabajo y las relaciones con las reas internas de la


institucin.

6. Promover la actualizacin de la primas, previa evaluacin de los ndices de


siniestralidad en base a la Nota Tcnica, en funcin a la clasificacin de vehculos.

7. Velar por el cumplimiento de las normas de control interno de la institucin.

8. Aplicar las sanciones disciplinarias, para el personal y cuando la gravedad lo


amerite, solicitar al Consejo Directivo, las sanciones disciplinarias a adoptarse.

9. Promover el incremento de afiliados a la AFOCAT LA SOLUCION CUSCO, para


la adquisicin de los CATS, que ofrece la institucin.

10. Delegar en los Jefes de las unidades las funciones que estime pertinente.

11. Administrar y velar por el uso adecuado del patrimonio de la institucin.

12. Gestionar convenios y acuerdos con otras instituciones inherentes a la naturaleza


de los servicios que presta la institucin.

DE LA SECRETARIA:

Perfil:

1. Mantener discrecin sobre todos los aspectos de la institucin.

2. Realizar y recibir llamadas telefnicas para mantener informado al Administrador


de los compromisos y dems asuntos.

3. Atender al pblico y usuarios.

4. Tomar los dictados, proyectar y transcribir cualquier tipo de documentos que


solicite el administrador.

5. Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la institucin.


6. Recepcionar, clasificar, registrar y distribuir la documentacin a las reas con el
respectivo cargo de entrega y realizar el seguimiento correspondiente.

7. Efectuar los requerimientos de tiles de oficina y el material que sea necesario y


administrarlos adecuadamente.

8. Organizar y mantener actualizado los archivos documentarios y otros materiales


de informacin de la institucin.

9. Controlar el uso racional de los muebles y equipos existentes dentro de la


infraestructura de la institucin.

10. Apoyar en las tareas administrativas de las reas de la institucin.

11. Realizar las labores que el Jefe inmediato le asigne.

DE LA UNIDAD DE VENTAS O REGISTRO DE CATS

1. Velar por el orden, seguridad y privacidad de los documentos de la institucin.

2. Recepcionar, registrar, clasificar y distribuir la documentacin que ingresa.

3. Recepcionar y realizar llamadas telefnicas, para mantener la operatividad de la


institucin, as como informar de los siniestros al encargado, con la inmediatez del
caso.

4. Llevar un cuaderno de registro de los siniestros reportados via telefnica y otros


informar al Encargado de la Unidad de Siniestros asi como a la Administracin.

5. Brindar la informacin adecuada al pblico usuario, sobre los alcances de los


servicios que se presta (venta de CAT).

6. Realizar la venta de los certificados de Accidentes de Trnsito (CAT)

Observando el procedimiento siguiente:

a) Solicitar copia de documento de identidad (DNI).


b) Pedir copia de la tarjeta de propiedad del vehculo a asegurar.

c) Pedir copia de la tarjeta de circulacin otorgado por la Gerencia de Transito


de la Municipalidad Provincial del Cusco, para los vehculos del servicio
Pblico Urbano masivo y autorizacin en el caso de taxis.

d) Proceder a consignar los datos de identificacin personal y vehicular, en


los formatos del CAT, as mismo, ingresar dichos datos al sistema de
ventas con la que cuenta la Afocat La Solucin Cusco.

e) Una vez de consignado los datos requeridos, indicar al cliente aproximarse


a caja para el pago del monto que corresponda, girando para tal efecto un
recibo de caja.

f) Una vez realizado el pago se deber hacer la entrega del stiker y el


certificado CAT correspondiente.

g) Organizar el file por cada uno de los CAT, vendidos.

h) En forma diaria, realizar el depsito al banco de los ingresos por las ventas
de los Certificados contra Accidentes de Trnsito, en la cuenta corriente de
la AFOCAT LA SOLUCION CUSCO.

i) Organizar el archivo de los files de los CAT, vendidos en forma mensual y


la numeracin correlativa correspondiente.

j) Ingresar en forma diaria los datos de los CAT, vendidos al sistema del
cuadro de Excel, por seguridad se deber contar con una CLAVE y/o
Pasword, as como una copia de este archivo, BAJO RESPONSABILIDAD.

k) Mantener actualizado y disponible la informacin de ventas, para cuando


sea requerido por la SBS y la administracin.

l) Elaborar el informe (resumen) diario, en cuadro Excel y alcanzar a la


Administracin, adjuntando el Boucher del depsito al banco del monto de
las ventas de los CATs.

m) Cada fin de mes elaborar el resumen de las ventas de Cats, en cuadro


Excel, conforme al formato pre establecido para ello. La elaboracin de
dicho cuadro contendr el consolidado de las ventas de todos los puntos
de ventas, incluido provincias.
n) Mantener actualizados los files y contratos con los puntos de ventas.

7. Mantener, manipular y llevar un registro del nmero de fotocopias realizadas,


destinado al uso exclusivo del servicio, bajo responsabilidad.

8. Llevar el control estricto de los CAT, entregar los mismos a los encargados de los
puntos de ventas con cargo, indicando de tal nmero a tal nmero, haciendo firmar
el mismo.

9. Reportar en forma mensual el nmero de fotocopias realizadas indicando el


nmero de conto metro.

10. Realizar otras labores que le sean encomendadas.

11. Llevar el manejo de caja chica, cumpliendo el siguiente procedimiento.

RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DE CAJA CHICA

El uso de caja chica, est destinado nica exclusivamente para realizar gastos
imprevistos de menor cuanta como: pago por movilidad (taxis), fotocopias, impresiones,
anillados, legalizaciones, tasas judiciales, cedulas de notificacin, tiles de oficina y
mantenimiento de los equipos (computadoras), etc. Para cuya disposicin, la encargada,
deber observar lo siguiente.

1) El monto fijo asignado como fondo a caja chica ser de s/. 300.00 (TRESIENTOS
CON 00/100 NUEVOS SOLES)
2) Dicho monto le ser entregado a travs de un cheque, el mismo que deber
efectivizarse en el da, que fue girado y registrar en el libro de caja chica , como
ingreso.
3) Los gastos que se realicen con este fondo, sern necesariamente utilizando el
formato establecido para estos casos (recibo de caja chica), debidamente firmado
por el trabajador solicitante y el visto bueno del administrador.
4) El sustento de los gastos debern efectuarse en el trmino de la distancia, con la
respectiva FACTURA Y/O BOLETA DE VENTA , solo en casos de movilidad, se
aceptara una declaracin jurada, en la que se har constar la fecha, origen,
destino y la labor realizada.

5) Una vez que se tenga el sustento de los gastos realizados, estos debern ser
registrados en el libro de caja chica, como egresos.
6) Agotado el fondo, la encargada proceder a reportar a Contabilidad, para su
conformidad y de inmediato, se solicitara la emisin del cheque, con el nuevo
fondo. Esta accin se realizara en forma mensual.

7) En aquellos casos, en los cuales la utilizacin de dineros entregados, no sean


reportados, la Encargada informara a Contabilidad antes del da 28 de cada mes,
para su descuento en planillas de los trabajadores que justificaron el dinero
entregado.

8) El monto de caja chica de ninguna manera ser entregado a personas ajenas a la


institucin.

DE LA UNIDAD DE TESORERIA Y CAJA.-

1. Velar por el orden, seguridad y privacidad de la documentacin de la institucin.

2. Efectuar el pago de las obligaciones de la Institucin frente a terceros, previa


verificacin de los documentos sustentatorios.

3. Preparar en forma mensual las conciliaciones bancarias.

4. Llevar un libro auxiliar de caja y bancos.

5. Verificar en forma diaria, los ingresos por ventas de Certificados contra Accidentes
de trnsito CAT, y su correspondiente deposito en el banco, con los Boucher
respectivo

6. Alcanzar en forma mensual a la Contadora un extracto de los cheques girados.

7. Coordinar con la Contadora el pago y declaracin a la Sunat, sobre los pagos de


impuestos y otros inherentes.

8. Velar por el buen mantenimiento y conservacin de los equipos de cmputo


(software y hardware) y otros de las diferentes oficinas.

9. Coordinar las adquisiciones de los tiles de escritorio, segn las necesidades de


las diferentes areas.

10. Supervisar el buen manejo de la Caja Chica, emitiendo el cheque por el monto
fijado para ello (s/. 300.00), renovndolo cuando sea necesario
11. Organizar un archivo de los documentos sustentatorios de gastos en caja chica, la
que ser alcanzado a la Contadora, para su contabilizacin.

12. Coordinar con la Contadora el pago de las remuneraciones, CTS, Essalud y AFP
Vacaciones del personal, en forma oportuna y conforme a las Normas Legales
Vigentes.

13. Coordinar la impresin de los diferentes formatos que utiliza la institucin,


realizando el pago de los mismos, con los documentos sustentatorios.

14. Recepcionar los cheques girados que no hayan sido cobrados dentro del plazo de
30 das, para su anulacin y su contabilizacin correspondiente.

15. Otras labores que le encomiende el Administrador.

DE LA ASESORIA CONTABLE EXTERNA.-

1. Llevar el control de los ingresos y egresos de la institucin con eficiencia y


oportunidad conforme al cdigo de tica del profesional contable, las normas
legales vigentes y los estatutos de la institucin.

2. Solicitar y recepcionar toda la documentacin sustentatoria de los ingresos y


egresos de la institucin, para su respectivo registro y contabilizacin as como
mantener y organizar los archivos en forma cronolgica con el fin de mantenerse
actualizada y a disposicin permanente de los entes fiscalizadores. Igualmente.

3. Mantener actualizados los libros de Caja Bancos y compras.

4. Elaborar y presentar los Estados Financieros de la Afocat y del Fondo, conforme a


especificaciones y formatos dispuestos por la Autoridad Supervisora SBS, en
forma mensual y trimestral, segn corresponda.

5. Al finalizar el periodo econmico, elaborar, presentar y sustentar el Balance


General y los Estados de Ganancias y Prdidas del Fondo y de la Afocat, as
como, el Balance de Comprobacin, los mismos que debern remitirse a la
Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs.

6. Brindar facilidades en el otorgamiento inmediato de la documentacin contable


cuando as lo requieran los estamentos superiores de la AFOCAT TRANS
CUSCO.
7. Cumplir con la normatividad laboral vigente en cuanto corresponda al pago de
remuneraciones, CTS, y otros beneficios laborales del personal de a AFOCAT LA
SOLUCION CUSCO, as como cumplir el pago oportuno de las contribuciones
sociales derivadas de estas relaciones.

DE LA ASESORIA LEGAL EXTERNA.-

Perfil
Abogado hbil,

1. Seguir los procesos judiciales con eficiencia y eficacia, dentro de la normatividad


constitucional y legal.

2. Someter oportunamente a consideracin de la Administracin los proyectos de


demandas, contestaciones, incidentes y dems documentos que se haya de
presentar en las distintas actuaciones judiciales, administrativas y notariales de
que se trate.

3. Realizar las correcciones y modificaciones sugeridas por la administracin a los


citados documentos.

4. Presentar a la Administracin un informe mensual sobre el estado de los procesos


a su cargo.

5. Asumir con diligencia y prontitud, los distintos encargos que se le hayan realizado
y presentar a la Administracin, el plan de accin que va adoptar para atender los
mismos.

6. Guardar absoluta reserva delos asuntos judiciales de la institucin frente a


terceros.

7. Tener la disponibilidad inmediata cuando la institucin as lo requiera.

DE LA UNIDAD DE SINIESTROS.-

1. Velar por el orden, seguridad y privacidad de la documentacin de la institucin.

2. Coordinar en forma diaria y a primera hora con los encargados de la atencin de


las oficinas del SOAT y/o AFOCAT, en los hospitales y clnicas sobre la ocurrencia
de siniestros.

3. Preparar y alcanzar las cartas de Garanta a las IPRESS en plazo establecido por
norma que otorga la AFOCAT LA SOLUCION CUSCO, que estas IPRESS estn
constituidas por los hospitales, clnicas y otras empresas proveedoras
asistenciales y material quirrgico, para la atencin de cada paciente de los
accidentes de trnsito. Estas cartas deben ser debidamente registradas.

4. Coordinar la intervencin del mdico auditor para el conocimiento, evaluacin y


opinin en los diferentes casos, como diagnsticos, intervenciones quirrgicas,
adquisicin de materiales quirrgicos, periodo de incapacidad temporal y
rehabilitaciones, pago de devoluciones por gastos directos realizados por los
pacientes.

5. Mantener coordinacin permanente, con los encargados de las oficinas de SOAT


y/o AFOCAT, de los hospitales y clnicas, sobre la documentacin mnima con las
que deben contar los vehculos de cada siniestro, de conformidad al Reglamento
establecido.

6. Verificar y realizar las observaciones, reclamos y solicitar las rebajas a que


correspondan las facturas emitidas por las hospitalizaciones y tratamiento que
realizan los encargados de la Administracin de los hospitales y clnicas. Si el caso
fuera necesario convocar al mdico auditor.

7. Recepcionar, revisar y verificar el monto de los precios consignados en las


facturas y/o liquidaciones emitidas por los hospitales, clnicas y otros proveedores,
de encontrarse conforme darle el trmite correspondiente para su cancelacin,
generando para ello la orden de pago.

8. Recepcionar, revisar y verificar la documentacin presentada para el pago de los


reembolsos de los gastos efectuados por el paciente, indemnizaciones por
incapacidad temporal y muerte, tambin previa verificacin del mdico auditor.

9. Preparar las cartas de respuesta a las diferentes comunicaciones recibidas


(reclamos y otros) derivados de los siniestros.

10. Atencin de los casos pendientes.

11. Preparar los cuadros estadsticos necesarios para la elaboracin de:

a) Nota Tcnica.

b) Fondo de Solvencia.

c) ndices de Siniestralidad (por tipo de vehculo)


12. Efectuar los cuadros estadsticos en Excel sobre la relacin de siniestros pagados,
pendientes y en trmite, dicha informacin tambin ser colgado en la Pgina Web
de la Afocat la Solucin Cusco, actualizndose en forma mensual.

13. Alcanzar los documentos de los pagos efectuados, adjuntando la Orden de Pago,
correspondiente por cada caso, para la elaboracin de los estatutos financieros de
la Afocat la Solucin Cusco, y su posterior remisin a la SBS, dentro de los 5
primeros das de cada mes, a la oficina de contabilidad. Igualmente, provisionar un
monto promedio por paciente, de aquellos pendientes de pago del mes.

14. Devolver al Encargado de Tesorera, aquellos cheques girados por pagos de


atencin de siniestros, que no hayan sido cobrados dentro del plazo de 30 das,
para su anulacin guardando un File de los documentos sustentatorios de la
gestin realizada.

15. Preparar el informe de fallecidos en accidentes de trnsito, cuyos familiares no han


cobrado la Indemnizacin por muerte, conforme a la CIRCULAR 6 2011 DE LA
SBS.

16. Mantener actualizado los Convenios Inter Institucionales, con los hospitales,
clnicas, funerarias, centros de rehabilitacin y proveedoras de materiales
quirrgicas.

17. Realizar otras funciones que se le encomiende.

DEL AUDITOR MEDICO EXTERNO.

1. Contar con la disponibilidad inmediata cuando la institucin lo requiera para la


atencin y evaluacin de los diferentes casos de siniestros y/o accidentes de
trnsitos a atenderse.

2. Constatar y evaluar los resultados de los diagnsticos efectuados en los centros


asistenciales, donde se atienden los pacientes coberturados con los CAT que,
emite la institucin.

3. Evaluar y verificar las recetas mdicas, sobre el uso de los materiales quirrgicos
a utilizarse en las intervenciones mdicas observando si estos corresponden a la
intervencin requerida.
4. Evaluar y verificar el periodo del descanso medico por incapacidad temporal,
otorgado por el mdico tratante corresponde.

5. Evaluar el tiempo de las terapias de recuperacin prescritas por el mdico tratante


emitiendo su opinin.

DE LOS PROCURADORES.-

1. Velar por el orden, seguridad y privacidad de la documentacin de la institucin.

2. Coordinar en forma diaria con el Encargado de la Unidad de Siniestros las


acciones a realizar.

3. Atender las llamadas telefnicas, con esmero y prontitud, sobre las denuncias de
accidentes de trnsito, en forma inmediata y en el trmino de la distancia
constituirse en el lugar de los hechos.

4. Evaluar los antecedentes, circunstancias y causas que ocasionaron el siniestro,


averiguar si el vehculo cuenta con la existencia de la licencia de conducir del
conductor, certificado CAT, que corresponda al AFOCAT LA SOLUCIN CUSCO,
tarjeta de propiedad del vehculo siniestrado y el estado del conductor, de estar
signos de embriaguez permanecer junto al conductor hasta la realizacin del
correspondiente dosaje etlico.

5. Constituirse en forma inmediata a la Delegacin Policial al cual fue derivado el


siniestro, verificndose la existencia de la documentacin citado en el prrafo
anterior.

6. Informar de las acciones realizadas a la Unidad de Siniestros en forma inmediata.

7. Informar por escrito las acciones realizadas.