AP10-AA2-EV2-CUMPLIMIENTO DE TRMINOS DE REFERENCIA

LILIANA PATRICIA ULLOA SEPLVEDA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA

ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIN,
(Grupo: 1181615)
BOGOTA, Octubre 2017
 AP10-AA2-Ev2-Cumplimiento de Trminos de referencia

Trminos de referencia Sistema de Gestin Electrnica de Documentos SIGE.doc

Para la ejecucin del contrato, se debe tener en cuenta y cumplir con las
especificaciones tcnicas y condiciones mnimas sealadas a continuacin, las
cuales forman parte integral del contrato

1. Especificaciones no funcionales

Situacin actual

El contratista deber realizar un diagnstico de la situacin actual de la empresa

con respecto al manejo de la correspondencia y la gestin documental en general,
que incluya como mnimo:

La revisin y validacin de los procedimientos actuales para el manejo

documental.

Normas de salud ocupacional relacionadas y perfiles de los cargos actuales

Distribucin de los espacios fsicos

Clculo de volmenes, produccin y conservacin documental por reas

misionales y de apoyo

Disponibilidades y competencias del recurso humano existentes.

Hardware y conectividad
 El contratista deber prestar los servicios profesionales que incluyan el
anlisis y diseo de requerimientos para la implementacin del modelo de
Gestin Documental Electrnico personalizado para la empresa, partiendo
del modelo de mejores prcticas, ajustado a las necesidades de la empresa
y a la normatividad vigente en el tiempo de ejecucin y garanta del contrato,
en el tema de gestin documental.

El contratista deber entregar como mnimo los siguientes documentos en

medio digital e impreso, teniendo en cuenta las Normas de Calidad vigentes
aplicables a la Gestin Documental:

1. Cronograma
2. Documento Diagnstico de la situacin actual de la empresa con
respecto al manejo de la correspondencia y la GD en general
3. Documento de diseo de la ayuda en lnea brindada por SIGE.DOC
4. Documento de conveniencia de implementacin de un esquema para
el reconocimiento ptico de caracteres OCR.
5. Documento de Procesos y procedimientos que involucra la Gestin
Documental teniendo en cuenta el nuevo SIGE.DOC y el Sistema de
Gestin de Calidad.
6. Casos de uso para cada procedimiento que se establezca.
7. Documento que contenga anlisis y diseo de SIGE.DOC.
8. Documento con recomendaciones para espacio en servidores para
almacenamiento de los archivos y su seguridad.
9. Documento con procedimiento de seguridad para acceso y
almacenamiento de documentos, teniendo en cuenta los perfiles de
usuarios, las caractersticas de seguridad de servidores y directorios.

2. Especificaciones funcionales del sistema

El SIGE.DOC debe poseer un motor de workflow, con interfaz grfica para facilitar
la definicin y mantenimiento de los procesos y disponer de herramientas de
simulacin y modelacin, que ayuden a la optimizacin de los procesos de la
empresa.

El SIGE.DOC debe tener herramientas que permitan el anlisis de los datos del
sistema, para descubrir los puntos de control, facilitar el balanceo de carga de
trabajo y definir las prioridades de racionalizacin y mejora de cada proceso.

De acuerdo al diseo realizado en la etapa de anlisis, se debe hacer el

modelamiento, configuracin y ajuste de parmetros del SIGE.DOC y su instalacin.
Administracin centralizada

El SIGE.DOC debe permitir administrar el modelo de seguridad donde se establecen

los permisos sobre las consultas, formatos, documentos y acciones disponibles para
cada rol y perfil registrado en el sistema, la administracin de la estructura
organizacional segn la estructura de dependencias, jefaturas, niveles de autoridad,
roles, y perfiles.
El SIGE.DOC debe permitir la administracin de usuarios del sistema en el
establecimiento de contraseas, nivel organizacional al que pertenece el usuario,
cargo, jefe inmediato y permitir la activacin o inactivacin del usuario.
El sistema de informacin debe permitir la administracin de la seguridad en cuanto
al manejo de contraseas encriptadas, administracin de eventos de auditora tales
como los ingreso de los usuarios, fecha, hora, tipo de evento, descripcin del
evento, direccin IP desde la que se origin el evento.
El SIGE.DOC debe incluir la funcionalidad o un mdulo especfico de seguridad,
debe tener su propio sistema de control de acceso. El SIGE.DOC debe definir
privilegios de acceso de usuarios basados en LDAP, y para la conexin a la VUD
se debe crear un usuario especial. El SIGE.DOC debe validar usuario y clave de
acceso encriptada, la clave de acceso debe tener una vigencia y debe permitir
parametrizar el nmero de intentos por usuario permitidos antes de bloquearlo.
Tambin debe desconectarse despus de un tiempo de inactividad del usuario. El
SIGE.DOC debe proveer la posibilidad de que automticamente las cuentas de
usuario que no han sido utilizadas por ms de un (1) mes se bloqueen
automticamente, debe permitir la definicin y modificacin de perfiles y permisos
de usuarios, debe permitir los estados de los usuarios, teniendo en cuenta las
novedades de recursos humanos (activo, retirado, en licencia, en comisin, etc.), el
sistema de informacin debe dejar un rastro (log de auditora) de las transacciones
por usuario, fecha, hora, tipo de transaccin, tipo de operacin realizada en el
sistema.

3. Especificaciones tcnicas
El sistema de informacin debe estar desarrollado sobre arquitectura WEB de
mltiples capas. El cliente web del SIGE.DOC no slo debe permitir la visualizacin
de datos, sino el procesamiento de los mismos a travs de web, debe permitir el
acceso desde los navegadores conocidos en el mercado, que sea de distribucin
libre y no tenga costo para la empresa (Ejemplo: Internet Explorer, Firefox Mozilla,
pera, Safari, Chrome, etc.). As mismo se debe garantizar que el sistema de
informacin y sus herramientas se desempeen adecuadamente en las ltimas
versiones de sistemas operativos y navegadores, debe realizar un registro de fallas
del sistema, El contratista debe entregar documento de Esquema de Infraestructura
para que el SIGE.DOC opere en contingencia.

4. Mantenimiento/ soporte

Nombre Descripcin

El sistema de informacin debe permitir actualizaciones en las cuales ser

modificado para corregir fallos, mejorar su funcionamiento u otros atributos
Mantenimiento
del entorno con la finalidad adaptarse a cambios a los diferentes
requerimientos tanto de usuario, como de equipo tecnolgico.

El sistema completo deber ser posible almacenarlo en el ordenador principal

de la empresa y en los diferentes equipos de los usuarios. La aplicacin no
Espacio de
ocupara demasiado espacio de almacenamiento, al igual que las
almacenamiento
actualizaciones. El software debe estar en la capacidad de manejar un
volumen de datos almacenados de hasta 50 MB por archivo.

El sistema desarrolla sus funciones, bajo condiciones fijadas y durante un

perodo determinado, con el fin de reducir al
Fiabilidad
mximo la presencia de fallos futuros en el sistema los cuales podran afectar
directamente el servicio prestado por el mismo.

El acceso a la aplicacin est restringido de acuerdo al rol que desempee el

usuario. Cada uno debe tener un usuario y clave de acceso que le permite
ingresar a su sesin y realizar nicamente las tareas permitidas por el
Seguridad
administrador. Los permisos de acceso y/o modificaciones al sistema podrn
ser cambiados solamente por el administrador. Las dems seguridades estn
de acuerdo con la norma ISO/IEC 27003.

5. Base de Datos

El motor de base de datos es MySQL versin 5.0.95 posee 5 tablas (entidades). A

continuacin se presenta el modelo de entidad-relacin de esta base de datos.
 6. Datos para la Instalacin

Para instalar el sistema es necesario seguir las siguientes instrucciones:

6.1. Instalacin

El encargado de realizar la instalacin posee conocimientos bsicos sobre

administracin de sistemas Windows y configuracin de servicios sobre esta
plataforma.

6.2 Configuracin de Base de Datos

Para configurar el entorno de ejecucin del sistema es necesario editar algunos

campos del archivo main.php que se encuentra en el directorio
protected/config/main.php del proyecto que se acaba de instalar.

Una vez que se encuentre configurada la conexin entre la aplicacin y la base de

datos, si no se ha creado la base de datos se debe crear manteniendo los datos
consistentes con los definidos en el archivo main.php.

El servidor de base de datos MySQL en este momento solicitar que se ingrese la

password del usuario root de MySQL (o del usuario autorizado que se est haciendo uso)
Tras lo cual, la nueva base de datos creada en MySQL ser poblada con los modelos de
datos del sistema de planificacin institucional. Una vez establecidas estas
configuraciones, se procede a especificar la forma en que el servidor web Apache
manejar esta aplicacin.

7. Mdulos del Sistema

En las siguientes secciones se presenta una descripcin general de los componentes

del sistema (men, lanzadera, procesos) con el propsito mostrar la estructura general
y la navegacin.