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Elementos del proceso de la Comunicacin

Hay siete elementos en el proceso de comunicativo que siguen un proceso secuencial: Fuente
(idea de origen), Mensaje, Codificacin, Canal, Receptor, Descodificacin y
Realimentacin.

Vamos a discutir cada elemento como parte del proceso, y analizarlo en detalle.

1. La Fuente o idea de origen es el proceso por el cual una formula una idea de
comunicar a la otra parte. Este proceso puede verse influida por estmulos externos,
tales como libros o la radio, o puede ocurrir internamente pensando en un tema en
particular. La idea de origen es la base para la comunicacin.
2. El mensaje es lo que se comunicar a la otra parte. Se basa en la idea de fuente, pero
el mensaje se hace a mano para satisfacer las necesidades de la audiencia.
Por ejemplo, si el mensaje es entre dos amigos, el mensaje tendr una forma diferente
que si la comunicacin es con un superior o con un grupo.
3. La codificacin es cmo se transmite el mensaje a otra persona. El mensaje es
convertido a una forma adecuada para la transmisin. El medio de transmisin
determinar la forma de la comunicacin. Por ejemplo, el mensaje tendr una forma
diferente si la comunicacin es hablada o escrita.
4. El canal es el medio de la comunicacin. El canal debe ser capaz de transmitir el
mensaje de una parte a otra sin cambiar el contenido del mensaje. El canal puede ser
un trozo de papel, un medio de comunicacin como la radio, o puede ser una direccin
de correo electrnico. El canal es la ruta de la comunicacin del emisor al receptor.
Un correo electrnico puede utilizar Internet como canal.
5. El receptor es la parte que recibe la comunicacin. La parte que utiliza el canal para
conseguir la comunicacin desde el transmisor. Un receptor puede ser un televisor,
un ordenador, o un trozo de papel en funcin del canal utilizado para la comunicacin.
6. La decodificacin es el proceso en el que se interpreta el mensaje de su contenido.
Tambin significa que el receptor piensa en el contenido del mensaje e interioriza el
mensaje. Este paso del proceso es donde el receptor compara el mensaje a
experiencias previas o estmulos externos.
7. La retroalimentacin es el paso final en el proceso de comunicacin. Este paso
transmite al transmisor que el mensaje se entiende por el receptor. Los formatos
receptor una respuesta adecuada a la primera comunicacin basndose en el canal y
la enva al transmisor del mensaje original.

Factores o Elementos de la Comunicacin

La comunicacin efectiva juega un papel vital en el xito de cualquier relacin profesional


y personal. Convertirse en un experto comunicador requiere que usted aprenda las funciones
de cada elemento de la comunicacin. Puede utilizar estos elementos de muchas maneras,
incluyendo hablar en pblico, las relaciones interpersonales, el desarrollo de los medios de
comunicacin y las relaciones comerciales. El modelo bsico de comunicacin consiste en
cinco elementos de la comunicacin: el emisor, el receptor, el mensaje, el canal y la
retroalimentacin.
Mantenga la claridad de mensaje

El remitente desempea el papel especfico de iniciar la comunicacin. Para comunicarse


efectivamente, el remitente debe utilizar efectivas tcnicas verbales y no verbales. El hablar
o escribir con claridad, la organizacin de sus puntos para que sean fciles de seguir y
entender, mantener contacto visual, usar la gramtica correcta y dar informacin precisa son
esenciales para la eficacia de su mensaje.

Conozca a su pblico

Por destinatario se entiende la parte a la que el emisor enva el mensaje. Un receptor puede
ser una persona o una audiencia completa de personas.

Exprese
puntos clave

El mensaje
puede ser el
elemento ms
crucial de una
comunicacin
eficaz. Un
mensaje puede
venir en muchas
formas
diferentes,
como una
presentacin oral, un documento escrito, un anuncio o simplemente un comentario.

Evale su medio

El mensaje viaja de un punto a otro a travs de un canal de comunicacin. Existen muchos


canales o tipos de comunicacin, desde la comunicacin oral a la radio, la televisin, un sitio
de Internet o algo escrito, como un libro o una revista o carta. Cada canal de comunicacin
tiene sus ventajas y desventajas.
Funcin de la comunicacin en la organizacin
La comunicacin cumple una serie de funciones dentro de una organizacin, tales como:
proporciona informacin acerca de los procesos internos; posibilita funciones de mando y
de toma de decisiones; soluciones de problemas y diagnstico de la realidad.
Dentro de una organizacin la comunicacin abarca tres funciones, a fin de mantener la
estabilidad y el equilibrio de la empresa. Tales funciones son: Produccin, innovacin y
mantenimiento.
En la funcin de produccin: La comunicacin abarca todas las actividades y la
informacin que se relacionan directamente con los modos de capacitacin personal;
orientacin pertinente a la realizacin del trabajo; apertura de espacios para la
formulacin y concertacin de objetivos; la solucin de conflictos y la sugerencia de
ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.
En la funcin innovadora: En sta se dan dos tipos de innovaciones. Primero, la de la
organizacin. Segundo, en la organizacin. La innovacin de la organizacin cambia
la empresa pero no afecta al personal que labora en ella. La innovacin en la
organizacin se requieren cambios en el comportamiento de los individuos, hecho
que afecta a todo el conjunto; pues exige una actitud positiva y prospectiva en todos
y cada uno de los estamentos de la empresa: directivos, administrativos y empleados.
La funcin innovadora de la comunicacin incluye actividades de comunicacin tales
como los sistemas de sugerencias a nivel general: el trabajo de investigacin y
desarrollo; la investigacin y el anlisis de mercados; las sesiones de manifestacin
de inquietudes y los comits de desarrollo de ideas.
La funcin de mantenimiento: Est relacionada con los espacios de socializacin que
permiten un contacto con el ambiente fsico y humano, a travs de la informacin
oportuna, amplia y puntual; lo cual genera mejores relaciones interpersonales e
identificacin con la organizacin. La comunicacin de mantenimiento busca
compensar y motivar al personal para que se comprometa con los objetivos y las
metas de la organizacin. Reconoce al individuo competente y valioso, resalta
el trabajo en equipo y la creacin individual.
La comunicacin organizacional internas promueve la participacin, la integracin y la
convivencia en el marco de la cultura organizacional. Donde cobra sentido el ejercicio de
funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. De all que el factor
esencial de la cultura de una organizacin es la comunicacin en todas sus direcciones y en
todos los niveles.
La comunicacin organizacional engloba prcticas internas y externas de los flujos
comunicativos. En los cuales se pone nfasis en la necesidad de alcanzar un equilibrio entre
los canales formales e informales de comunicacin que se utilizan. Los flujos de
comunicacin se encuentran compuestos por el conjunto de estos canales de comunicacin,
y representan en s la estructura de la organizacin desde el punto de vista de las
interrelaciones de comunicacin. Lo cual ayuda a elevar la eficiencia del proceso de
las comunicaciones, es decir, transmitir efectivamente un mensaje.
La buena comunicacin es de suma importancia para la eficacia de la organizacin, pues hace
referencia a la transmisin y comprensin eficaz de significados. El flujo de mensajes sigue
un camino que se denomina red de comunicacin. Por otra parte, se entiende por proceso
seriado la ruta que sigue la comunicacin dentro de la organizacin, es decir, el
proceso persona a persona. En una organizacin existen y coexisten de modo
paralelo redes formales e informales.
En cualquier organizacin, la comunicacin tiene cuatro funciones principales:
Controlar: La comunicacin controla la conducta de los miembros de varias maneras.
Las organizaciones tienen jerarquas de autoridad y lineamientos formales que deben
seguir los empleados. Por ejemplo, la comunicacin desempea una funcin
de control cuando se pide a los empleados que primero comuniquen las quejas
laborales a su jefe inmediato, que se limiten a la descripcin de sus puestos o que
cumplan con las polticas de la empresa.
Motivar: La comunicacin alienta la motivacin porque aclara a los empleados qu
deben hacer, cmo lo estn haciendo y qu pueden hacer para mejorar un rendimiento
deficiente. La definicin de metas concretas, la retroalimentacin sobre el avance
logrado hacia las metas y el reforzamiento de la conducta deseada estimulan
la motivacin.
Expresar emociones: En el caso de un gran nmero de empleados, el grupo de trabajo
es su fuente primaria de interaccin social. La comunicacin que ocurre en el grupo
es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus
frustraciones y sentimientos de satisfaccin. Por consiguiente, la comunicacin se
convierte en una puerta de expresin emocional de sentimientos y de realizacin de
las necesidades sociales.
Informar: Se refiere al papel que desempea la comunicacin cuando facilita
decisiones. Pues mediante la transmisin se proporciona la informacin necesaria
para la toma de decisiones.
Para que la organizacin funcione es preciso tener cierto control de los miembros,
estimularlos para que trabajen, proporcionarles un medio para expresar emociones y tomar
decisiones. Cualquier intercambio de comunicacin en una organizacin cumple con una o
varias de estas funciones.
La comunicacin interna engloba el conjunto de actos de comunicacin que se producen en
el interior de una organizacin. Esta comunicacin concierne a todos sus componentes, desde
la direccin general hasta los empleados de ms bajo nivel. sta persigue informar acerca de
lo que la organizacin hace, e intenta lograr un clima positivo de integracin al incrementar
la motivacin y, en consecuencia, la productividad.
BARRERAS DE LA COMUNICACIN
Los problemas de comunicacin suelen ser sntomas de conflictos ms profundos. Algunas
de las barreras de la comunicacin son:
Falta de planeacin: La buena comunicacin no es obra del azar. No obstante,
establecer las razones de una instruccin, seleccionar el canal ms rpido y elegir el
momento adecuado son acciones que pueden favorecer enormemente la comprensin
y reducir la resistencia al cambio.
Supuestos confusos: A pesar de su gran importancia, suelen pasarse por alto los
supuestos no comunicados en los que se basa un mensaje. Los supuestos no aclarados
por ambas partes pueden resultar en confusin y prdida de la buena voluntad.
Distorsin semntica: La cual puede ser deliberada o accidental. Las palabras pueden
provocar reacciones distintas. Por ejemplo, para algunas personas el trmino
"gobierno" puede significar interferencia o gasto deficitario, para otras puede
significar ayuda, trato igual y justicia.
Mensajes deficientemente expresados: Aun siendo claras las ideas del emisor su
mensaje puede resentir palabras mal elegidas, omisiones, incoherencia, mala
organizacin, oraciones torpemente estructuradas, asuntos que se dan por obvios,
jerga innecesaria y falta de claridad respecto de sus implicaciones. Esta falta de
claridad se puede evitar si se pone ms cuidado en la codificacin del mensaje.
Prdida por transmisin y deficiente retencin: Un mensaje que debe ser transferido
en una serie de transmisiones de una persona a la siguiente se vuelve cada vez ms
impreciso. La deficiente retencin de informacin es tambin otro problema serio.
As, la necesidad de repetir el mensaje y de emplear varios canales resulta obvia.
Escucha deficiente y evaluacin prematura: Escuchar exige total atencin y
autodisciplina. Requiere asimismo que el escucha evite la evaluacin prematura de lo
que dice la otra persona. Es comn la tendencia a juzgar, a aprobar o reprobar lo que
se dice, en vez de hacer un esfuerzo por comprender el marco de referencia del
hablante.
Comunicacin interpersonal: La comunicacin eficaz es ms que sencillamente
transmitir a los empleados. Requiere de contactos frente a frente en condiciones de
apertura y confianza. Para mejor la comunicacin no son necesarios costosos y
sofisticados medios de comunicacin, sino la disposicin de los superiores a
participar en la comunicacin frente a frente.
Desconfianza, amenaza y temor: La desconfianza, la amenaza y el temor minan la
comunicacin. En un ambiente en el que estn presentes estos factores, todo mensaje
ser visto con escepticismo. Por ejemplo, la desconfianza puede ser producto de las
incongruencias en la conducta del superior, o de anteriores experiencias en las que el
subordinado fue castigado por haberle transmitido honestamente a su jefe
informacin desfavorable pero verdica.
Periodo insuficiente para la adaptacin al cambio: Algunas comunicaciones apuntan
a la necesidad de capacitacin adicional, ajustes profesionales, etc. Los cambios
afectan a las personas de distintas maneras, de modo que puede tomar cierto tiempo
reflexionar en el pleno significado de un mensaje. En consecuencia, y para una
eficiencia mxima, es importante no forzar el cambio antes de que los individuos
puedan adaptarse a sus implicaciones.
Sobrecarga de informacin: Puede pensarse que un ms abundante e irrestricto flujo
de informacin ayudar a resolver sus problemas de comunicacin. Pero un flujo
irrestricto puede dar como resultado un exceso de informacin. Cada individuo
responde a la sobrecarga de informacin de distinta manera. Primeramente puede
desestimar cierta informacin. En segundo trmino, si un individuo se ve abrumado
por demasiada informacin, puede cometer errores al procesarla. Finalmente, las
personas reaccionan a la sobrecarga de informacin sencillamente rehuyendo la tarea
de comunicacin.
Con respecto a estas barreras, se pueden considerar en la comunicacin ascendente cuatro
principios para predecir estas distorsiones:
El poder del superior: Las personas situadas en el nivel inferior de la jerarqua no
transmiten informacin ascendente que les puede perjudicar.
Influencia del superior: Los subordinados pasan informacin ms favorable a los
superiores que tienen ms influencia.
Confianza del subordinado en su superior: Se transmite ms informacin
distorsionada cuando no se confa en el superior. En situaciones donde hay confianza,
la transmisin de la informacin es ms exacta.
Aspiraciones de ascenso del subordinado: No se transmite informacin que se supone
pueda perjudicar el desarrollo de la carrera profesional del subordinado.
Problemas por falta de confianza en la comunicacin:
La empresa no cree que la comunicacin interna sea una herramienta
de gestin estratgica, la ve ms como un smbolo de modernidad o una accin
de marketing dirigida al pblico interno.
La comunicacin interna se considera un costo, y no valor.
Los lderes ven a la comunicacin como un fin en si mismo ?hacer la revista interna?,
y no como un medio para alcanzar otros fines, por ejemplo: motivar al personal.
Se confunde la comunicacin con las herramientas de comunicacin.
Se cree que la comunicacin interna es propiedad y responsabilidad de un
departamento en particular y no de toda la empresa.