UNIVERSIDAD NACIONAL DANIEL ALCIDES CARRIN

FACULTAD DE INGENIERIA
ESCUELA DE FORMACION PROFESIONAL DE INGENIERIA CIVIL

I. GESTION DE COSTOS

1. INTRODUCCION.

La gestin de costes (Project Cost Management o PCM) es el proceso de estimar, asignar

y controlar los costes de un proyecto.Permite que las empresas conozcan por adelantado
los gastos y as reduzcan las posibilidades de superar el presupuesto inicial.
Por tanto, la gestin de costes del proyecto comprende todo su ciclo vital, desde la
planificacin inicial hasta su entrega, pasando por los diferentes anlisis intermedios que
se realicen.
Estos procesos interactan entre s y con procesos de las otras reas de conocimiento.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo de
una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada
proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso de que el mismo est dividido en fases.
Aunque los procesos se presentan aqu como componentes diferenciados con interfaces
bien definidas, en la prctica se superponen e interactan de formas que no se detallan
aqu. En algunos proyectos, especialmente en aqullos de alcance ms pequeo, la
estimacin de costos y la preparacin del presupuesto de costos estn ta estrechamente
ligadas que se consideran un solo proceso, que puede realizar una sola persona en un
periodo de tiempo relativamente corto. Estos procesos se presentan aqu como procesos
distintos, porque las herramientas y tcnicas requeridas para cada uno de ellos son
diferentes
La Gestin de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los
interesados para la obtencin de los costos. Los diversos interesados medirn los costos
del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes. La Gestin de los Costos del
Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar
las actividades del proyecto. La Gestin de los Costos del Proyecto tambin debe tener en
cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de
utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto.
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Toda esta informacin se incluye en el plan de gestin de costos, que es un componente del plan
para la direccin del proyecto, ya sea como texto dentro del cuerpo del plan o como anexos.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan de gestin de costos puede ser formal o
informal, muy detallado o formulado de manera general.

La Gestin de los Costos del Proyecto debe tener en cuenta los requisitos de los
interesados para la obtencin de los costos. Los diversos interesados medirn los costos
del proyecto de diferentes maneras y en tiempos diferentes. La Gestin de los Costos del
Proyecto trata principalmente acerca del costo de los recursos necesarios para completar
las actividades del proyecto. La Gestin de los Costos del Proyecto tambin debe tener en
cuenta el efecto de las decisiones del proyecto en los costos recurrentes subsecuentes de
utilizar, mantener y apoyar el producto, servicio o resultado del proyecto.
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2. ESTIMAR LOS COSTOS

Estimar los Costos es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los
recursos monetarios necesarios para completar las actividades del proyecto. La
estimacin de costos es una prediccin basada en la informacin disponible en un
momento dado. Incluye la identificacin y consideracin de diversas alternativas de
cmputo de costos para iniciar y completar el proyecto. Para lograr un costo ptimo para
el proyecto, deben tomarse en cuenta las concesiones entre costos y riesgos, tales
como fabricar en lugar de comprar, comprar en lugar de alquilar, y el intercambio de
recursos.

3. DETERMINAR EL PRESUPUESTO

Determinar el Presupuesto es el proceso que consiste en sumar los costos estimados

de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de
costo autorizada. Esta lnea base incluye todos los presupuestos autorizados, pero
excluye las reservas de gestin.
Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el
proyecto. El desempeo de los costos del proyecto se medir con respecto al
presupuesto autorizado.
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Determinar el Presupuesto: Entradas

Estimaciones de Costos de lasActividades
Base de las Estimaciones
Lnea Base del Alcance
Cronograma del Proyecto
Calendarios de Recursos
Contratos
Activos de los Procesos de la Organizacin

Determinar el Presupuesto: Herramientas y Tcnicas

Suma de Costos
Anlisis de Reserva
Juicio de Expertos
Relaciones Histricas
Conciliacin del Lmite del Financiamiento

Determinar el Presupuesto: Salidas

Lnea Base del Desempeo de Costos

Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

4. CONTROLAR LOS COSTOS

Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situacin del proyecto
para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.
La actualizacin del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha
incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado slo
puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se est
realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, ms all
de permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento
autorizado. De esta manera, gran parte del esfuerzo del control de costos implica
analizar la relacin entre el uso de los fondos del proyecto y el trabajo real efectuado a
cambio de tales gastos. La clave para un control de costos efectivo es la gestin de la
lnea base aprobada de desempeo de costos y de los cambios a es lnea
base.

El control de costos del proyecto incluye:

Influir en los factores que producen cambios en la lnea base de costo.

Asegurarse de que todas las solicitudes de cambio se lleven a cabo de manera
oportuna.
Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
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Asegurarse de que los gastos no excedan el financiamiento autorizado para el

proyecto, tanto por periodo como total.
Monitorear el desempeo de los costos para detectar y comprender las variaciones
con respecto a la lnea base aprobada de costo.
Monitorear el desempeo del trabajo con relacin a los fondos en los que se ha
incurrido.
Evitar que se incluyan cambios no aprobados en los informes sobre costos o
utilizacin de recursos.
Informar a los interesados pertinentes acerca de todos los cambios aprobados y
costos asociados.
Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de lmites
aceptables.

Controlar los Costos: Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto

Requisitos de Financiamiento del Proyecto
Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
Activos de los Procesos de la Organizacin

Controlar los Costos: Herramientas y Tcnicas

Gestin delValor Ganad

Proyecciones.
ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI)
Revisiones del Desempeo
Anlisis de Variacin
Software de Gestin de Proyectos

Controlar los Costos: Salidas

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Mediciones del Desempeo del Trabajo

Proyecciones del Presupuesto
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

II. GESTION DE ALCANCE

1. INTRODUCCION.

La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el
proyecto incluya todo (y nicamente todo) el trabajo requerido para completarlo con xito.
El objetivo principal de la Gestin del Alcance del Proyecto es definir y controlar qu se
incluye y qu no se incluye en el proyecto. El Grfico 1-1 brinda una descripcin general de
los procesos de la Gestin del Alcance del Proyecto, a saber.

Los procesos de las otras reas de conocimiento. Cada proceso puede implicar el esfuerzo
de una o ms personas, dependiendo de las necesidades del proyecto. Cada proceso se
ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o ms fases del proyecto, en caso
de que el mismo est dividido en fases. Aunque los procesos se presentan aqu como
componentes diferenciados con interfaces bien definidas, en la prctica se superponen e
interactan de formas que no se detallan aqu.

En el contexto del proyecto, el trmino alcance puede referirse a:

Alcance del producto. Las caractersticas y funciones que definen un producto, servicio o
resultado.

Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o
resultado con las caractersticas y funciones especificadas.

Los procesos usados para gestionar el alcance del proyecto, as como las herramientas y
tcnicas asociadas, varan segn el rea de aplicacin y normalmente se definen como
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parte del ciclo de vida del proyecto. La Declaracin del Alcance del Proyecto detallada y
aprobada, y su EDT asociada junto con el diccionario de la EDT, constituyen la lnea base
del alcance del proyecto. Esta lnea base del alcance se monitorea, se verifica y se controla
durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestin del alcance del
proyecto puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

El grado de cumplimiento del alcance del proyecto se mide con relacin al plan para la
direccin del proyecto (Seccin 7.2.3.1). El grado de cumplimiento del producto se mide
con relacin con los requisitos del producto (Seccin 1.1).
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2. RECOPILAR REQUISITOS

Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las

necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El xito
del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los
requisitos del proyecto y del producto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar
las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La
planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de
ellos.Muchas organizaciones establecen una distincin entrrequisitos del proyecto y
requisitos del producto. Los requisitos del proyecto pueden incluir los requisitos de la
empresa, de direccin de proyectos, de entrega, etc. Los requisitos del producto pueden
incluir la informacin sobre requisitos tcnicos, requisitos de seguridad, de desempeo,
etc.
El Grfico 1-2 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del
proceso Recopilar Requisitos

Recopilar Requisitos: Entradas

Acta de Constitucin del Proyecto

Registro de Interesados

Recopilar Requisitos: Herramientas y Tcnicas

Entrevistas
Grupos de Opinin
Talleres Facilitados
Tcnicas Grupales de Creatividad
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Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones

Cuestionarios y Encuestas
Observaciones
Prototipo

Recopilar Requisitos: Salida

Documentacin de Requisitos
Plan de Gestin de Requisitos
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos

3. DEFINIR EL ALCANCE

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada

del proyecto y del producto. La preparacin de una declaracin detallada del alcance
del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables
principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del
proyecto.
El Grfico 1-3 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del
proceso Definir el Alcance

Definir el Alcance: Entradas

Acta de Constitucin del Proyecto
Documentacin de Requisitos
Activos de los Procesos de la Organizacin
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Definir el Alcance: Herramientas y Tcnicas

Juicio de Expertos
Anlisis del Producto
Identificacin de Alternativas
Talleres Facilitados

Definir el Alcance: Salidas

Declaracin del Alcance del Proyecto

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

4. CREAR LA ETD

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada

del proyecto y del producto. La preparacin de una declaracin detallada del alcance
del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables
principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del
proyecto.
El Grfico 1-3 muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del
proceso Definir el Alcance.

Crear la EDT: Entradas

Declaracin del Alcance del Proyecto
Documentacin de Requisito
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Activos de los Procesos de la Organizacin

Crear la EDT: Herramientas y Tcnicas
Descomposicin

Crear la EDT: Salidas

EDT
Diccionario de la EDT
Lnea Base del Alcance
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

5. VERIFICAR EL ALCANCE

Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los

entregables del proyecto que se han completado. Verificar el alcance incluye revisar los
entregables con el cliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado
satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal. La verificacin del
alcance difiere del control de calidad en que mientras la primera corresponde
principalmente a la aceptacin de los entregables, el segundo se refiere sobre todo a
corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimiento con los requisitos de
calidad especificados para los entregables.
El Grfico 1-5 muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas
asociadas.

Verificar el Alcance: Entradas

Plan para la Direccin del Proyecto
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Documentacin de Requisitos
Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
Entregables Validados

Verificar el Alcance: Herramientas y Tcnicas

Inspeccin

Verificar el Alcance: Salidas

Entregables Aceptados
Solicitudes de Cambio
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

6. CONTROLAR EL ALCANCE

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del
proyecto y del producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance. El control
del alcance del proyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones
preventivas o correctivas recomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el
Control Integrado de Cambios (vase la Seccin 7.5). El control del alcance del proyecto
tambin se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los
otros procesos de control.
El Grfico 1-6 muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas
asociadas
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Controlar el Alcance: Entradas

.1 Plan para la Direccin del Proyecto
.2 Informacin sobre el Desempeo del Trabajo
.3 Documentacin de Requisitos
.4 Matriz de Rastreabilidad de Requisitos
.5 Activos de los Procesos de la Organizacin
Controlar el Alcance: Herramientas y Tcnicas
.1 Anlisis de Variacin
Controlar el Alcance: Salidas
.1 Mediciones del Desempeo del Trabajo
.2 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de laOrganizacin
.3 Solicitudes de Cambio
.4 Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto
.5 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto