Actividad De Aprendizaje OA 2

Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de

caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento)
1. ESTUDIO DE CASO
La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseo y manufactura de prendas de vestir, ya
determin el mapa de procesos de su actividad econmica, siendo estos:
1. PROCESOS ESTRATGICOS
Gestin Gerencial
Gestin de la Calidad
2. PROCESOS MISIONALES
Diseo y patronaje
Extendido, marcado y corte
Confeccin, revisado y etiquetado
Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
Clientes
Compras
Mantenimiento
Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un lder, quien ser el encargado de revisar y
aprobar la documentacin. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de
rea tienen la misma autoridad.
El encargado del Sistema de Gestin de la Calidad, fue designado para determinar la
codificacin unvoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisin
tambin estar a su cargo.
Dando continuidad al avance en la planificacin del Sistema de Gestin de la Calidad, es
necesario documentar el procedimiento de control de la informacin documentada, pues
ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido
formalizados para el sistema de gestin.
 1. Si usted es el asesor de calidad, qu hara primero. Disear el procedimiento de
control de la informacin documentada montar los procedimientos operativos?
Lo primero que hara sera disear el procedimiento de control de la informacin
2. Defina a qu proceso correspondera el Procedimiento de Control de la
Informacin Documentada y justifique su respuesta.

Corresponde al proceso estratgico ms especficamente a la gestin de la calidad

ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control

3. Disee un procedimiento sencillo para el control de la informacin documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificacin y formato, y a su vez que incluya la descripcin de las siguientes
actividades:
a. Creacin
b. Revisin y aprobacin
c. Identificacin
d. Divulgacin
e. Control de cambios

1) Administrador del Sistema de Gestin de Calidad

Asignacin de los cdigos a los documentos del Sistema.

Mantener actualizado el Listado maestro de documentos Sistema de Gestin
de Calidad (SGC) ISODOC.
Asegurarse de que la versin vigente de los documentos est disponible en los
puntos de uso.
Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los
documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retencin
documental TDR

2) Realizar la revisin de los documentos en cuanto a estructura y forma

3) Los lderes de proceso son los responsables directos de la validacin y apropiacin

4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan

cambio de versin debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
 Gestin, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobacin y el
detalle de la mejora realizada, siempre debern registrarse en el control de
cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:

Cambios en ortografa.
Adecuacin de contenido que facilite la visualizacin y uso.
Mejoramiento en la redaccin de prrafos.
Re direccionamiento de Hipervnculos.
Cambio en el nombre de un cargo.

NO ser vlido copiar y pegar informacin del ejemplo anexo a ste mdulo.
Utilice grficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al
procedimiento mencionado en el punto anterior.
Desarrollo punto 1:
 2. INFORME
Con el propsito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe
luego de investigar sobre las actividades de diseo y patronaje, que da a da realizan las
empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigacin y utilizando lineamientos
establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de
Diseo y patronaje.

Recuerde que ste va dirigido a personal con nivel de estudios tcnicos, por lo tanto, debe
ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la
documentacin.
Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO

Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboracin, modificacin e

identificacin de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al
diseo y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentacin actualizada
y disponible para su uso por parte de todos los usuarios

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos,

guas, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificacin de la
necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgacin del documento
por parte del responsable del proceso.

3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicacin de este procedimiento es el Coordinador de
Trabajo y los lderes de Procesos de Gestin.

3.1 Coordinador Trabajo

Asesora a los lderes de los procesos para la gestin, control y administracin de la
documentacin del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la
naturaleza del servicio.
Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si
la revisin incluir el concepto de un experto que retroalimente el documento.
Establecidos los acuerdos con el lder del proceso e incorporados los ajustes finales del
documento, presenta para aprobacin a la Directora de Recursos Humanos,
Representante de la direccin.

3.2 Asistente Practicante Profesional.

El Asistente del rea - practicante profesional, especficamente interviene en la

adecuacin de la presentacin de documentos antes de la revisin para su aprobacin.
Apoya a los lderes de los procesos para garantizar que:

- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben

nuevamente.

- Se identifiquen los cambios y el estado de revisin actual de los documentos

- Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la

Intranet.

- Los documentos permanezcan legibles y fcilmente identificables.

- Se socialicen los documentos.

- Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.

- El control de los documentos en medio magntico, con el fin de preservar y proteger la

informacin

- Mantener una codificacin nica, segn las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.

3.3 Lderes de procesos

-Todos los lderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento

establecido sobre la creacin, actualizacin o anulacin de los documentos.

4. PRECISIONES

4.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al

diseo y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en
donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero
menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO
ASOCIADO
4.2 DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIN DE FORMATOS

En todo caso se privilegia la presentacin y diligenciamiento digital de formatos salvo

casos que requieran estrictamente su aplicacin impresa. Para estos casos, una vez
aprobados el lder del proceso enva una copia en medio digital al proceso de Gestin de
Publicaciones, para su correspondiente reproduccin.

Aunque la emisin de los documentos se realiza luego de su aprobacin la empresa

emplear los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.

4.3. REGISTROS

Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades

realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:

Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus

resultados.
Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecu
al proceso correspondiente.
No estn sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos
especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el
procedimiento al respecto.

Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrnicos, y estar en forma

digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotogrfico
o similar. Son registros electrnicos los obtenidos y guardados en estos medios.

La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son,
que constancia de ello y de quin y cundo lo hizo, especialmente cuando sea mas
susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma
digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de
los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y
cuando lo hizo.

Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto,
garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y
de fcil identificacin. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los
registros que as lo requieran (historias clnicas, Exmenes ocupacionales, etc).

4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR

Los registros apropiados deben garantizar que sean:

Veraces: debe describir lo que realmente sucedi, pas u ocurri.

Exactos: debe ser verificado.
Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difcil borrado, no usar lpiz o tinta
lavable.
Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de informacin por el paso
del tiempo.
Claros: debe ser entendible para todos.
Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc.
Legible.
No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc.
Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se
llena

4.3.2. USO DE LOS REGISTROS

Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los
resultados de los procedimientos.

Algunos ejemplos de sus usos son:

 Toma de muestras

Procesamiento y anlisis de informacin

Almacenamiento y distribucin

Exmenes realizados

Calibracin de equipos

Abastecimiento y vigencia de los insumos

Control de calidad

No conformidades

Acciones correctivas

5. DESCRIPCIN DEL PROCESO

5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

INICIO

Identifica necesidad de Elaborar borrador del documento y

creacin o mejora de enviar por correo a la Directora del
1 Lder del proceso Departamento de Biblioteca con copia al
documento
Profesional de Apoyo de correccin de
estilo para su respectiva revisin.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Las correcciones de ortografa y sintaxis

se hacen de manera directa en la
documentacin en los casos donde la
mejora sea evidente. Sin embargo, en
Revisa la adecuacin de la
los casos problemticos para la
documentacin interpretacin del sentido el corrector
enviar sugerencias y comentarios al
2 Corrector de Estilo lder del proceso para que intervenga en
el texto antes de su envo como versin
final al Sistema de Gestin de la
Calidad.

De cualquier manera el corrector har

llegar al lder del proceso la
documentacin revisada.

SI En caso de requerir ajustes en partes

La Modifica y enva problemticas para la interpretacin el
documentaci nuevamente al lder del proceso har las
3 corrector Lder del proceso modificaciones en las partes indicadas
n requiere
ajustes? por el corrector y le enviar nuevamente
el documento modificado al corrector de
estilo.
NO

Solicita y justifica creacin, F-SO-OH-12

mejora o anulacin de Solicitud de Enviar por correo al Coordinador de
documento creacin, mejora Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo
o anulacin de con copia a la Profesional de Apoyo del
documentos SG-QHSE el formato Solicitud de
4 Lder del proceso Creacin, Mejora o Anulacin de
Documento F-SO-OH-12 junto con el
documento sometido a consideracin
(Resultado de la revisin del corrector
de estilo)
1

1
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la
QHSE necesidad de crear, modificar o anular el
5 Revisa solicitud y verifica documento.
Auxiliar del
necesidad
SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES
Si es una solicitud de anulacin, se
registra y el proceso termina
NO Informa al Coordinador del rea de
Aprobada lder del Salud, Seguridad e
la proceso Higiene en el Trabajo
Cuando se considere necesario define
Solicitud?
la intervencin de un experto a fin de
6 retroalimentar el documento antes de su
SI 3 aprobacin final.

Segn corresponda se presenta al

Consejo Directivo para que autorice la
creacin, mejora o anulacin.

Se diligencia la Parte 2 del registro

Registra aprobacin en la Solicitud de Creacin, Mejora o
Solicitud de creacin, Anulacin de Documento F-SO-OH-12,
7
Mejora o Anulacin de Auxiliar del marcando la casilla de aprobado,
Documentos SG-QHSE diligenciando la fecha de
implementacin del cambio.

Profesional de Apoyo SG-

Para el caso de creacin de
Codifica y/o actualiza la QHSE
8 documentos se realiza la respectiva
versin codificacin y para mejora se actualiza
Auxiliar del
la versin.
SG-QHSE

Al editar los documentos se deben

registrar las firmas de elabor, revis y
Emite y Aprueba Coordinador del rea de aprob, si aplica. El coordinador del
Documento Salud, Seguridad e rea de Salud Ocupacional informa al
Higiene en el Trabajo lder sobre la aprobacin del
documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se
SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se
graban en PDF (No Aplica para
Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en el aplicativo
disponible.

Se publican los nuevos documentos en

la intranet
Retira de Intranet los
documentos obsoletos Profesional de Apoyo SG-
10 Al documento fsico se le coloca el sello
QHSE
de original, se archiva en la carpeta del
proceso que corresponda y se destruye
la versin anterior.
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Profesional de Apoyo SG-

Actualiza Listado Maestro Listado Maestro de QHSE
11 Control de Documentos Control de Actualizar Listado Maestro Control de
Documentos Auxiliar del
Documentos F-SO-OH-013

F-SO-OH-013 SG-QHSE

2
2
Coordinador del rea de
Salud, Seguridad e Se comunica al lder que el documento
12 Socializa con el lder del Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su
proceso y/o funcionario uso.
que realiz solicitud

Libera Documento
Informar los cambios de la
Aplica documento en el documentacin a los participantes del
proceso correspondiente Lder del proceso
proceso.
13
3
Socializa el contenido de los
documentos a fin de garantizar su
FIN debida aplicacin.
 5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS

No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

1 INICIO

Identificar los registros a Coordinador de Gestion en Los lderes de proceso con apoyo del
controlar Salud, Seguridad e Higiene coordinador del rea de salud, seguridad e
en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los
2
registros incorporados en el sistema de
gestin en salud, seguridad e Higiene en el
Lderes de procesos trabajo

Enviar por correo al Coordinador de Gestion

NO en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Hay solicitud con copia a la Profesional de Apoyo del
3 o 1 Lderes de procesos SG-QHSE el formato Solicitud de Creacin,
necesidades Mejora o Anulacin de Documento
de registros F-SO-OH-12 junto con el documento
SI
sometido a consideracin

Coordinador de Gestion en
Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de
4 Revisar solicitudes o Salud, Seguridad e Higiene
necesidades de registros crear, modificar o anular el documento.
en el Trabajo

Si es una solicitud de anulacin, se registra y

el proceso termina.
NO Informa al Cuando se considere necesario define la
Aprobacin de solicitud lder del
Coordinador de Gestion en intervencin de un experto a fin de
o necesidad de proceso
5 Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su
registros
en el Trabajo aprobacin final.

SI Segn corresponda se presenta al Consejo

Directivo para que autorice la creacin,
mejora o anulacin.

El Coordinador de Gestion en Salud,

Se autoriza y controla los
Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza
registros Coordinador de Gestion en
los registros que se generaron cambios y
6 Salud, Seguridad e Higiene
controla los cambios o nuevos documentos
en el Trabajo
relacionados con la estructura de los
documentos del SG-QHSE
No ACTIVIDAD RESPONSABLE OBSERVACIONES

Establecer criterios de El Coordinador de Gestion en Salud,

control de registros Coordinador de Gestion en
Seguridad e Higiene en el Trabajo establece
7 Salud, Seguridad e Higiene
criterios de control sobre los registros del
en el Trabajo
SG-QHSE

Listado Maestro
Actualizacin del listado de Control de
Actualizar Listado Maestro Control de
8 maestro Documentos
Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013
Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo

Socializa con el lder del

proceso y/o funcionario
que realiz solicitud

Se comunica al lder que el documento se

9 Coordinador de Gestion en encuentra liberado y se autoriza su uso.
Libera Documento Salud, Seguridad e Higiene
en el Trabajo
1

Aplica documento en el
Informar los cambios de la documentacin a
proceso correspondiente Lder del proceso los participantes del proceso.
13
Socializa el contenido de los documentos a
fin de garantizar su debida aplicacin.

FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

RESPONSABLE
CODIGO NOMBRE DISPONIBLE
DILIGENCIARLO

SOLICITUD DE Coordinador de Gestion en

Intranet /Proceso Gestin en Salud,
CREACIN, MEJORA O Salud, Seguridad e
F-SO-OH-012 Seguridad e Higiene en el Trabajo
ANULACION DE Higiene en el Trabajo/
y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS Lder del Proceso

Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestin en Salud,

LISTADO MAESTRO
Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo
F-SO-OH-013 CONTROL DE
Higiene en el Trabajo/ y/o Aplicativo del Sistema
DOCUMENTOS
Profesional de Apoyo

7. GLOSARIO

Aprobacin: Es la actividad donde se autoriza la aplicacin del documento en la operacin de la

universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE.
Caracterizacin de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales
como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados,
Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentacin asociada, indicadores y el ciclo
PHVA de las actividades funcionales del proceso.
Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado,
reconocido dentro del Sistema de Gestin de la Calidad, se conocen sus portadores y est
autorizado para su circulacin.
Documento: Informacin y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones,
procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000).
Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad
para ser aplicados en los procedimientos de la misma.
Edicin: Produccin o emisin impresa o grabada de un documento.
Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la
Universidad. Ej.: Estatuto Orgnico.
Formatos: Documento tipo registro que captura informacin de una actividad especfica o
Plantilla prediseada que facilita la recoleccin de datos.
Gua: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propsito particular.
Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos tcnicos del trabajo
 Liberacin de documentos: Consiste en la aprobacin, entrega y divulgacin formal de los
documentos del SG-.QHSE
LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado
Maestro Control de Documentos.
LMCR: Listado Maestro Control de Registros
Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un rea o funcin de cobertura
amplia de la institucin que sirve de orientacin para todas las personas involucradas.
Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Poltica de
Calidad.
Poltica: Lineamiento establecido por la organizacin, que permite la operacionalidad de sta.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO-
9000)
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000)
Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de
resultados obtenidos
Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades especficas de la Universidad.
Ej.: Reglamento Estudiantil.
Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y la eficacia del
tema sujeto a revisin, para alcanzar los objetivos establecidos.
SG-QHSE: Sistema de Gestin de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene
Ambiental
Sintaxis: Parte de la gramtica dedicada a los fenmenos de orden y posicin de la palabras en
una oracin
Partes problemticas para la interpretacin: Apartados en un documento que presentan problemas
en trminos de precisin o claridad en su redaccin.

Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del men del curso que
dice: Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el ttulo del enlace: Caso AA2 e
Informe AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la plataforma.