SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Centro Agropecuario Regional Cauca Fecha:

Noviembre de 2012
Programa de Formacin : Tecnlogo en Gestin de
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Continua Instructor: Mario Hernn Prez

TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional del trabajo; son
indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las
necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

Manuales
Diagramas de procedimiento o de flujo
Organigramas
Carta de distribucin del trabajo o de actividades
Anlisis de puestos.

1. MANUALES

Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin

acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden
ser:

De polticas,
Departamentales,
De bienvenida,
De organizacin,
De procedimientos,
De contenido mltiple,
De tcnicas y
De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo
se debe hacer.
Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.

1.1 Formato e ndice de los manuales. El contenido debe dividirse de acuerdo con una
clasificacin primaria de temas:

ndice.
Objetivos y antecedentes del manual.
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.
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Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del manual.

Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible.
Redaccin clara, concisa y ordenada.
Complementarse con grficas.

1.2 Manuales de organizacin. Explican los detalles ms importantes de la organizacin;

generalmente incluyen:

Finalidad de cada elemento de la organizacin.

Declaracin de funciones.
Glosario de trminos utilizados.

Contienen:

Objetivos generales de la organizacin.

Polticas generales.
Glosario de trminos administrativos.
Nombres de reas o departamentos y puestos.
Procedimientos de organizacin.
Responsabilidades de los altos niveles.
Funciones.
Cartas de organizacin.
Descripcin de puestos.
Introduccin y objetivos del manual.
Historia de la empresa.

1.2.1 Manuales departamentales

Contienen:

1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus
secciones bsicas.
2. Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.
3. Carta de organizacin general y departamental.
4. Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental.
5. Anlisis de puestos.
6. Grficas de proceso, y de flujo.

Ventajas:

Describen el funcionamiento de un departamento.

Se emplean para dar instrucciones en el departamento.
Presentan el flujo de trabajo.
Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.
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Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

1.2.2 Manuales interdepartamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre

proporcionan la misma cantidad de informacin:

Comprenden a todos los departamentos de la organizacin.

Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

2. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO

Tambin se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representacin
grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas
de procedimiento permiten:

Una mayor simplificacin del trabajo.

Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para
una mejor circulacin fsica.
Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
Una mejor distribucin de la planta.

2.1 Caractersticas de los Flujogramas. Entre las ms predominantes estn:

Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar
resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan
su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.
Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y
procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su
interpretacin.
De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar
todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un
diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos
principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles
principales.

Los tipos de diagramas de procedimiento ms usados son:

Grfica de flujo de operaciones.

Grficas esquemticas de flujo.
Grfica de ubicacin de equipo.
Grfica de flujo de formas.

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2.2 Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento. Para la elaboracin de un

diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia.

1. Escoger el procedimiento por realizar.

2. Determinar las tcnicas analticas adecuadas que habrn d de utilizarse.
3. Analizar el trabajo.
4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo.
5. Establecer el procedimiento ms factible.
6. Presentar la proposicin.
7. Obtener la aprobacin.
8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos.
9. Implantar el nuevo procedimiento.
10. Observar el procedimiento implantado.
11. Preparar una gua de adelantos logrados.
12. Llevar registros adecuados de realizacin.

3. ORGANIGRAMAS

Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los organigramas

son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las
interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y autoridad, existentes
dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en:

Organigramas
Por su objetivo Por su rea Por su contenido
Estructurales. Muestra slo Generales. Presentan toda Esquemticos. Contienen
la estructura administrativa la organizacin; se llaman slo los rganos
de la empresa. tambin cartas maestras principales, se elaboran
Funcionales, Indican en el Departamentales. Muestran para el pblico, no
cuerpo de la grfica, la organizacin de un contienen detalles.
adems de las unidades, departamento o seccin de Analticos. Son ms
sus relaciones y las la organizacin. detallados y tcnicos que
principales funciones de los los anteriores
departamentos.
Especiales. Destacan
alguna caracterstica
particular de la
organizacin.

Existen tres formas bsicas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.
Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia
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Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

4. CARTA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES

A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran un departamento o seccin, para
lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para
analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.

Ventajas:

Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden.

Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo.
Normaliza y estandariza procedimientos.
Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos.
Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulacin

Para elaborar un cuadro de distribucin del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen:

1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona.
2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o seccin.
3. Se vacan dichas listas en la forma de carta de distribucin de actividades.
4. Se complementa la informacin con la observacin y la entrevista.
5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada
persona.
6. Se analiza el cuadro para saber qu puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc.
7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro.

5. EL ANLISIS DE PUESTOS

Analizar significa "separar y ordenar. La tcnica del anlisis de puestos, por lo tanto, en reglas
que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de
las normas de la lgica y la gramtica.

Dichas tcnicas se aplican en tres aspectos:

1. Cmo obtener los datos de lo que constituye el puesto.

2. Cmo ordenar dichos datos.
3. Cmo consignar los mismos.

El anlisis comprende: La descripcin del puesto, o sea la determinacin tcnica de lo que el

trabajador debe hacer, y la especificacin del puesto, o sea la enunciacin precisa de lo que el
trabajador requiere para desempearlo con eficiencia.
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En la descripcin se distingue:

1) El encabezado o identificacin, que contiene: a) el ttulo; b) la ubicacin; c) el instrumental;

d) la jerarqua: de quien depende, a quines manda; contactos permanentes internos y
externos.

2) La descripcin genrica, que es una definicin lo ms breve y precisa que sea posible

3) La descripcin especfica, donde se detalla cada operacin, con estimacin aproximada del
tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, peridicas y eventuales.

En la especificacin se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto,
concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de
trabajo. Estos se subdividen en otros ms especficos, tales como bienes, equipo o trmites,
medio ambiente y riesgos.

6. TRABAJO COLABORATIVO

Con toda la informacin anterior por CEAP deben:

1. Realizar en grupo la lectura de la gua

2. Responder en grupo las siguientes preguntas
2.1 Cuales son las principales tcnicas y herramientas organizacionales mencionadas en la
gua. Elabore un concepto personal de cada una de ellas
2.2 En sus propias palabras defina el concepto de Manuales de la organizacin y mencione
cinco (5) tipos de ellos
2.3 Establezca un concepto propio sobre los diagrama de procedimiento o de flujo. Mencione
tres (3) tipos de ellos
2.4 Defina con sus propias palabras que son los organigramas. Establezca la diferencia entre
Organigramas estructurales, funcionales, generales y departamentales.
3. Elaborar un cuadro sinptico en primera instancia individual y luego grupal que sintetice todo
el contenido de la lectura anterior.