CP 0002-201C10 SUPERVISo, 84g SCHOTANG seeteset estes E.3.3._: LOS SISTEMAS DE CONTROL DE LOS SERVICIOS PRESTADOS El Supervisor es responsable de verificar que los trabajos que ejecute el Contratista estén de acuerdo 4 los planos y a las Especificaciones Técnicas detalladas en el Proyecto, para lo cual deberd efectuar Jos siguientes sistemas de control: © Controt Téenico de la Obra * Control Econémico - Financiero © Control de Calided de Obra © Control Administrative y Documentario ‘© Control Ambiental y Medidas de Seguridad ] | Fcontrow)/ | DECALIDAD | | ADMINISTRATIVO | AMBIENTAL | Y En esta seccién detallaremos la forma en que e] SUPERVISOR pretende implementar su sistema de Control de calidad y los respectivos controles, correlacionando al personal involucrado con los métodos y Jos recursos a ser utilizados. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE CALIDAD El Jefe de Supervisién, los profesionales especialisas y supervisores serin Jos responsables de la implementacion de} Sistema de Calidad. Asimismo, se requeriré el concurso del responsable de los Sistemas de Calidad del Consultor para una adecuada coordinacién en la implemestacién del sistema, Las obligaciones del Consultor en relacién a la aplicacion del Sistema de Calidad de la Supervisién y del suyo propio estardn previstas en los documentos del contrato en lo que se refiere alvances, plazos, ete 1.1.- Normalizacién y Sistematizacion de Procesos i) Control do Calidad de Estudios, Disefios y Planos ‘Supervision de la Obra: “Rehabiltacion y Mejoramiento de ia. Sseeaiee 2mm 7)350 SCHOTANO eases ‘Seré efectuado por los profesionales del equipo de Supervisidn. Todos los estudios, diseflos y Planos para que estén apios para su utilizacién, deberin ser previamente visados por los profesionales especialistas responsables,seliados con las indicaciones “aptas para construccidn” y acompatiadas del "Formato de Envio". EI "Formato de Envio" deberé contener la siguiente informacién: + Tipo de documento © No. de documento + No. de contrato Aprobado por: © Fecha de envio ‘* Fecha de recepeién © Para utilizacion en Previo al envio, al Contratista, cada documento circulard entre los profesionales especialistas Tesponsables acompafiados de un "Formato de Control de Documentos Técnicos" pre-establecido «que se deberd ir lenando y firmando por cada profesional especialista que haya intervenido. Este “Formato de Control de Documentos Técnicos" deberd contener la siguiente informacién: © Tipo de documento técnico © No. dedocumento © No. del Contrato © Estado del documento ‘+ Nombre y firma del profesional especialista, ‘© Tipo de intervencién del profesional especialista © Destinatario © Fecha de envio 1.2.- Garantia de Cumplimiento de los Procesos Definicién de responsabilidades de los agentes principales del proceso para obtener resultados exitosos en Ia aplicacién de un Sistema de Calidad es condiciin ta designacion de responsabilidades primarias y de detale, ) — Comunieacién El trabajo de calidad necesita de un flujo de informacién constante de sus participantes sobre las. exigencies del proyecto, de los resultados abtenidos, de los costos, del programa de ejecucién y de a metodologfa de las téenicas a emplear. Los principaies elementos de comunicacién estan representados por: ‘Ios documentos contractuales * Tos informes y otros documentos pertinentes ‘el programa de estudios + las discusiones ‘Ios pagos = are ER ERT on Ea cee eee Cochabamba - Chota’ ‘CONcuRSO PuBLICO cP Nt (0002-2017-MC/20 p65 0 SUPERVIS 651 oR eee _ SEHOTANO ERESBALESDGA La repatticién de tareas en lo que concieme a la comunicacién esta presentada en Resumen en la Tabla 1, a continuacién: 1: Comunicaciones - Flujo de informaciones : a ‘CONS © Extablecimienio del concepto de comunicacién (correspondencia, planos, documentacidn, etc.) R © + Iniciativa de organizaciOn de frecuentes contactos R c * Iniciativa de reuniones con miras de areglar 0 evitarsituaciones R c conflictivas * Prevencién de situaciones conflictivas R © “+ Preparacion de la orden del dia para las reuniones, R c * Redaccién de los actas de las reuniones R P © Comunicacién de exigencias y de los objetivos del proyecto a los R P articipantes Leyenda: CONS: Consultor R. : Responsabilidades principales SUP: Supervsi CC :Contribucién 0 consejo P: Toma de posicién b) —_Ejecucién de los trabajos La distribucién de las responsabilidades en lo que concieme a la ejecucion de los trabajos esté resumida en la Tabla 2. Tabla 2: Bjecucién de las Obras : : AS 5 + | SuP |} cons = Conduceién de las Obras R © Bjecucién de los Trabajos de acuerdo aos términos de referenciay ff P | R propuesta técnica del ganador de la buena pro, © Preparacién del programa detallado de la ejecueién de las obras, de pPyeR conformidad con el proyecto, Especificaciones Técnicas, Plan de ‘Manejo Socio Ambiental, y reglamentacién vigente, © Organizacién de desarrollo del trabajo y de los métodos do trabajo, pier tc, © Proposicién de soluciones técnicas « problemas especificos. Pier © Aprobacién de soluciones planteedas R © Informacién inmediata de las partes competentes en caso de R|eR cemergencia de problemas © Coordinacién y control dela calidad de las obras, de las fechas R jc contractuales y de los costs. © Presentacién de mediciones parciales y defintivas P| R © Revisién y aprobacién de informes. R Leyenda: CONS: Consultor R__ Responsabilidad principal SUP Supervisién CC Contribucién o Consultoria toma de Posicién —s ‘Supervision de la Obra “Rehabiltacion y Mejoramiento de le ie = cones anc ore SIM ee orl) ORT ?20 A nu qa pRt0 SUPERMSOR paorcesta tECsICA _ SEHOTANO SEUEGBAERA La calidad del proyecto esti fuertementeinfluenciada por: Calidad de los equipos empleados durant la elaboracién de los estudios. Calidad del personal profesional, senico y auxiliar empleado para la elaboracin de los estudios. Eno sinceramiento de fills durante los estudios o de fllas ocuridas durante la toma de muestras es inadmisible y son una prueba de irresponsabilidad, le que puede conlievar a tener graves ‘consecuencias. La Supervisién debe de ser informada inmediatamente de la ocurrencia de tales incidents, a fin de que pueda ser determinada la cause y luego tomar las medidas corretivas. ©) Garantia de calidad hecho por ta Supervision CConsiste esencialmente en bacer un examen a conciencia y una critica de todas las actividades del servicio; s¢ intenta identifiear a tiempo los puntos débiles y los problemas potenciales, y de proceder a tomar las medidas corectvas necesarias. lidades en lo que concieme a la garantie de calidad efectuada por La Tabla 3 define las responsak la Supervisién. ‘Tabla 3: Garantfa de calidad hecha por la Supervision carves eae ee PS Sup ** CONS pO Tareas ‘Concepto de la garantia de calidad Mantenimiento de la garantia de calidad ‘Ordenamiento de os ensayos de materiales Mantenimiento de toda la documentacign Informes sobre Ia ejecueion de los trabajos y de su calidad. © Organizaci6n del control realizado por la Supervisién, los profesionales especialistas y asesores. © Control periddico de los trabajos. R c © Control de una ejeeucién conforme a es espeeificaciones R téenieas y propuesta técnica ganadora de la buena pro. nm a » Leyenda: CONS: Consultor R__ Responsabilidad principal SUP : Supervision — Contribucién © Consultoria P — : toma de Posicién 1.3 Registro Sistemitico de la "Documentacién de Calidad” Los formularios de control y registro, las notas, comunicaciones, resultados de pruebas y ensayos, Grdenes de cambio y en general toda la evidencia documentada de Ia calidad de la ejecucion serd archivada sisteméticamente de tal forma que se pueda verificar y probar en todo momento la calidad de los estudias. Los profesionales especialistas y supervisores serdn los responsables de mantener y actualizar permanentemente estos registros. 1.4- Sistema de Control de Calidad de la Supervisora ‘Aunque no es exigido en las bases y como valor agregado y acreditacién adicional como muestra que la organizacién cumple con sus métodos de control; El Consorcio a raves de uno de sus integrantes, La empresa R & Q Ingenieria S.A., posce la certificacién ISO 9001 y desde su = ‘Supnistn dela Obra Renablnaion y Njraieto dea reer: Chngoyepe —Cocebanba ~ Caja, Te CCONCURSO FUBUCO cP om Seer e| mates |353 sacio SUPERVIS a SE@HOTANO SOOIEEREA Eee implementacién trabaja utilizando un sofisticado programa de calidad y mejoria garuntizada para sus procesos y productos. Tratando de optimizar aun mas sus productos y servicios, asi como garantizar todos los zequsitos de sus clientes en relacién al Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupecional, R & Q Ingenieria S.A. posee la certficacion ISO 14000 y OHSAS 18000. ‘A partir de estas certificaciones, R & Q Ingenieria S.A. implant6 SIG ~ Sistema Integrado de Gestién, cuyo objetivo es garantizar que los servicios realizados sean ejecutados en cumplimiento de las leyes, normas y requisitos de los clientes, garantizando calidad, preservacién del medio ambiente, seguridad y salud ocupacional a todos los involucrados en dichas actividades, Esto establece los requisitos necesarios en relacion a calidad, seguridad, salud ocupacional y proteccién de] medio ambiente, definiendo y estandarizando todas las actividades durante la ejecucién de los servicios del proyecto rt secur att we ented BS Beas cae rene ate ena 7 Politica y Objetivos de R&Q Ingenieria S.A. R&Q Ingenierfa $.A., empresa con mis de 33 aflos de presencia en el mercado chileno, basa su ‘gestidn en un enfoque hacia el Cliente, un mejoramiento continuo de sus proceso, el cuidado de Ia integridad fisica y salud de sus colaboradores y el respeto del medio ambiente. Es asi como estos principios se plasman en la Politica integral de la empresa: = Sip Ba OF TODS Wao Te ei (ufaern Craps CatbareeCaprarca rare | CONCURSOTURICOC? Cootinnta- Oudci SUPERVIS, S@HOTANO R&Q POLITICA INTEGRADA DE CALIDAD, MEDIO AMBIENTE. ‘SEGURIDAD Y SALUO OCUPACIONAL - REG INGENIERIA S.A. REQ Ingenlaia S.A, empresa ue proves servicios de Ingenieria para la Teateacen de estizios. proyectos en dss fos olapas de su clo. Je ve ‘rspooddnesy Supe-veiones espoctess, audtaias Teereas y advinaravon ‘be contaion Gr chins, et lodos bw abl de be nul conic, a ‘dopo ure poen meoge'yaeune of eornpromco de Guha ncorde & 0 ‘eearoto eunentabie yo conplmserto do os requis de mesos clans. fon dela lgelacin y rogumeriacon apicable y vgonie y os co nucsto [poo savers ereor do cad, reo aban y salud y wed beapanra {in corgnevencia expcesn in dechiin de rnlzar munras actwdedes on marc do os Squlerton comprorsten: 1+ Satisacor lag recusicates do eunsios chonios y rasguia los cutson para st comeco cesmralo do rueeios womens on Wigton donde Sperarc. Dar cunphmlento alos soquerinenics de nuesiras normas ISO 0001, 150 ‘4001 yOMSAS 1800!, mantnionde nape certicntones, Provenir ia contaminacion anbantal, ios accidents y enferradades, Faborses, erttioande, comoiande ¥ mimaando 1s 269908 para 1a ‘Segud de ts oporoionos a sald de las personas VM GomanEeN Salmagi anions incor une empreaa més efierts y do mayor valor, odo esto ejorando ‘Coniruamerte a ecaci del Skiomn de Geet, esiabiecenco cbjetnos y ‘melas ovauindolos peddamente, plantiando, ornirande, egienco {eortelange al sacnoe oe manera eblerte yet ‘Decarotar buenas rlacones oon te rabsladoras, clean, proveedoresy 'a comunidad er panera, basados en of respeto rao y ta comuncenen ‘ome means pola sokien go ovarmases conics, Promavet ot dosaoto do lus personas que foman pane do nueeka “empresa arabs un proceso do capactacén continu, [RAO Ingerteie S.A. sid comprometoa con martend” alos eslindetes en {ogoa lor aapocios do aus cpemciones, Incuyends ia saistacaon de Gestién de Calidad Generalidades PROPLESTA TECS! DOCUMENTOS DEL FOSTOR La presente Metodologia contempla los fundamentos para implementar el Plan de Calidad para ‘esta Supervisi6n, considerando las Normas ISO 9001 Objetivos del Plan de la Calidad de fa Supervision Los objetivos de este Plan son fos siguientes: ee. - ‘Supervision dea Obra: “Rehabiltacién y Mejoramiento de la Sl (Carretera: Chongoyape ~ Cochabamba — Cajamarca, Tram: [ ‘Cocebata- Chote ‘CONCURSO PUBLICO CP. ~—eoRCi0 SUPERVIS SBHOTANO & PROPLESTA TECNICA DOCUMENTOS DEL POSTOR ‘© Asegurar, mediante [a aplicacién de practicas sistemiticas y documentadas, ¢] cumplimiento de las Bases, con el fin de satisfacer Jos requerimientos de las Especificaciones Técnicas y otros documentos del Contrato y ademés otorgar al mandante Ja confianza que Jas obras ejecutadas cumplen con los requisites estipulados en las Bases de Licit in det contrato de obra. Para satisfacer lo anterior, este Plan deberd considerar todas las actividades de gestion u operativas necesarias para alcanzar los objetivos de calidad especificados en e] Contrato. ‘+ E1Plan de la Calidad de la Supervisi6n debers reflejar el fincionamiento real de los servicios de Supervision contratados y la supervisién real de Ja obra. Ademés, por el hecho de ser un plan dinamico, se hardn los ajustes necesarios a medida que se vaya implementando los servicios, de ‘modo de hacer las mejoras al Sistema de Gestiin de Calidad del Consultor. Las tareas especificas de la Supervision se concentran en las tes etapas de Ia prestacin de Ios servicios: ‘+ I Etapa: Actividades previasa la ejecucién de las obras. + 2 Btapa: Actividades durante la ejecucién de Tas obras, + 3" Etapa: Actividades de Recepcién de Obra, Liquidacién de Contratos ¢ Informe Final E3314 Actividades previas ala ejecucién de las obras > Revisar y emitir opinién sobre los Estudios Definitivos de Ingenieria aprobados por la Entidad, antes del inicio de las obras. > Formular oportunamente Jas recomendaciones, complementaciones y/o modificaciones pertinentes. > Revisary verificar en gabinete y en campo, los aspectos principale y critcos del proyecto, como son; disefio vial, movimiento de tieras, wetamiento de taludes, pavimentos, puentes, estructuras y obras de arte y drengje, sefalizacién y seguridad vial, metrados, estudio de suclos y canteras, estado y disponibilidad del terreno y canteras y otros aspectos que el Supervisor considere importantes. > Revisar y verificar los razos y niveles topogrificos. > Revisar y emitir opinién de los estudios geotécnicos, de suelos, de canteras, disefio de pavimentos de drenaje, de sefalizacién y diseftos en general; y en caso necesario presentar las observaciones que pudieran presentarse, opinando sobre las soluciones que presente ¢l Contratista, E3312 Actividades durante la ejecucién de las obras Replanteo General de la Obra > Efectuada Ja entrega del terreno, El Contratista proceder4 al replanteo general de la obra, Revisar y verificar los trazos y niveles topograficos. 855 = Spi ea ORS Uae ei (afear Chocyepe_Crokanee-caenaca one | CONCUSO FUMUICO.CP ‘ ‘Cochabamba - Chota’ | Ef 4go ROIO SUPERS SCHOTANO > El replanteo de la obra, igualmente permitiré verificar los metrados considerados en el Expediente Técnico, para lo cual se efectuard el levantamiento del perfil longitudinal y secciones transversales de Ja via, los que podrén considerarse como metrados finales de obra, planes conforme a obra que incluyan las secciones tipicss, estos deberdn reflejar fielmente ol estado final de la Obra para efectos de Recepcién de Obra, Revisign y Aprobacién de los planos para Campamentos y Letreros > Esta activided permitiré al Supervisor aprobar y/o verificar las dress disponibles para que E] Contratista pueda instalar su campamento; asi mismo, el Supervisor verificaré que sus instalaciones cuenten con el suministro de servicios bésicos de agua, desaghe y enengia elétrica > El Contratista, para le ejecucién del campemento, previamente deberé presentar los planos de arquitectura, esinucturas ¢ instalaciones, para sa aprobacién correspondiente. > El Supervisor en coordinacién con la entidad, disefiaré los letreros de anuncio de las obras, que deberdn colocarse en sitios estratégicos (ambos extremos de la via), para que a su vez ‘estos sean construides por el Contratista Control de las Instalaciones, Equipo Mecénico y Personal del Contratista > Control de Instalaciones: La Supervisién inspeccionaré y aprobar4 las instalaciones en lo que se refiere a oficinas, laboratorios,talleres, depésitos, tc., verificando que estos reinan ene, salubrided y seguridad adecuada. las condiciones de operatividad, hi > Control de Equipos: Los equipos mecénicos y otras instalaciones, también serdn sometidos a una minuciosainspecci6n, verificando sus condiciones de operatividad, existencia de stock de repuestos y facilidades disponibles para su correcto mantenimiento, > Control de Personal: En cuanto al control del Personal, el Supervisor verificaré que el Contratista cumpla con asignar al personal profesional experimentando en este tipo de obra, de conformidad a lo solicitado en las Bases y la Oferta del Contratsta; y que el personal subaltemo y de mando medio, sea el adecuado, para un eficiente y normal desenvolvimiento en Ia ejecucién de las obras, Revision Aprobacién del Método Constructivo y Plan de Trabajo Propuesto por el Contratista > El Supervisor deberd revisar y aprobar los Métodos Constructivos que pudiera plantear el ‘Contratista para cada una de las etapas de construccién, debiendo ser concordantes con las especificaciones técnicas del proyecto. > Revisar ol Plan de Trabajo, el que deberd ser concordante con el programa PERT-CPM, y poder cumplir con los plazos especificados para cada una de las actividades. > EI Supervisor exigiré que se tomen las medidas y precauciones necesarias tales como tranqueras, sefales, avisos, luces y faroles, donde sea necesario para evitar accidentes en las PROFVESTA TECNICA DOCUMENTOS DEL POSTOR 8 zn 6 oH Supavistn de a Obra Rehablianon y Wejoaento dele CCONCURSO PuBUCO GPs Caretra: Chongoyane ~Cochebaba ~ Camara, Tao Sega: ‘Cochabamba - Chota"| SCHOTAN. paarvests 1CNtC 857 HOT: __ SRE cobras, especialmente cuando se presenten obsticulos 0 excavaciones en lugares muy transitados que puedan producir accidentes imputables a la obra misma, > En coordinacién con el Contratista y a fin de que la obra se concluya dentro det plazo previsto, se definira los frentes de trabajos necesarios, asegurande un ordenamiento adecuado, asf como wna distribucién racional del equipo y personal a utilizar. Control Topografico Durante la Ejecucién de los Trabajos, > Efectuar trabajos topograficos que permitan verificar Ie correspondencia de les planos con la obra a ejecutar. > Conirolar {os niveles jongitudinales y transversaies de Is via, en cada una de las etapas de su construccién, > Controla los niveles, seciones y pendientes de las obras de are y drenaje a ejecutarse > Verificar y aprobar los niveles, pendientes, anchos y demés elementos geométricos, previo a 1a continuacién de los trabajos siguientes: > Verificar lx monumentacién de los BMS, Pls y referencias, que sirvan para el control de la obra en cualquier etapa > El Supervisor debe verificar y aprobar al Contratista el replanteo del ¢je del Proyecto, Luego de esta aprobacién, el Contratista deberd asumir la responsabilidad de mantener el eje locatizado mediante la instalacién de monumentos de referencia, los que estarén fuera del frea afectada por los trabajos, de modo que pueda permitir el restablecimiento del eje en cualquier momento. ‘Control Meteorologico del Area del Proyecto > Se utilizaré las informaciones meteorolégicas de Ia Estacién mas cercana al drea del Proyecto, > Registrar los datos de precipitaciones pluvieles, temperaturas y nubosided de la zona det proyecto, durante el periodo de ejecucién de la obra, > Evaluar los resultados con respecto a lo previsto en los estudios, determinando si han ocurrido cambios significativos, que pudieran ineidir en el normal desarrollo de Ia obra. > Registrar toda la informacidn en forma eronolégica, para ser adjuntado en el Informe Final de la obra, y que de ser necesario, se tenga en consideracién para el perfodo de mantenimiento de la Via Control de Ia Seguridad, Higiene Industrial y Conservaciin Ambiental > La Supervision dentro de las atribuciones que le concede su Contrato y el Reglamento, cexigiré al Contratista para que cumple con todas las medidas de seguridad de su persoral, asi lades en sus instalaciones para atencién de casos de emergencia que se como las facil pudieran producir durante la construccién de la obra. a Tipents oO Perabo cee ; eH Gareira Chengojopa Comarca Caanarca Tama | CONCUREO MUBUCD.cP ‘Cochabamba - Chota’ | eet f652 .010 SUPERVISo, ae 858 SBHOTANO eseonssety rregek > El Supervisor tomara en cuenta para la conservacién ambiental, las medidas exigidas en el Estudio de Impacto Ambiental, Especificaciones Técnicas del Proyecto, Normas vigentes para Conservacién del Medio Ambiente y Guias de Supervisién Ambiental. Control de Sefalizacién y Mantenimiento de Trénsito > La Supervision, exigira al Contratista la proteccién de la propiedad de terceros, vigilando © inspeccionando los inmuebles ¢ instalaciones aledafias a ambos lados de la via, cuyas instalaciones puedan ser afectadas por los trabajos considerados en el Proyecto, en cuyo ‘caso el Supervisor comprobari la necesidad de exigir las medidas de proteccién adecuadas ‘que sean necesarias para evitar accidentes o demandas de los propictarios. > Asimismo, exigird al Contratista la implementacién de la seftalizacién correspondiente para el caso de restringir 0 desviar el tansto, como también la instalecin de todas las medidas de seguridad para la obra, portratarse de una via en actual servicio. Absolucién de Consultas al Contratista > La Supervision absolverd dentro de los plazos establecidos, todas las consultas de cardcter téenico y/o administrative que el Contratista considere necesario formular, efectuando las anotaciones correspondientes en el Cuaderno de Obra. ‘Supervisi6n y Control del Proceso Constructivo para ColocaciGn de la Sub-Base y Base > Durante esta actividad la Supervision controlaré los trabajos de extendido y compactado de material, debiendo sera todo To ancho y largo de Ia via, segin las secciones tipos indicadas enel Estudio, > Igualmente verificart los niveles y secciones que se indican en los planos, debiendo efectuar ademés las tareas de acondicionamiento de la subrasante, calidad de materiales, espesor de capas, ete Supervisin y Control para la Partida Imprimacién y Carpeta Asfaltica > Durante esta actividad, se verficard la calidad del asfalto a uilizarse en la partida de imprimactn, ast como también la del cemento asfiltico y agregados a emplearse en las mezclas asfalticas, > Igualmente se supervisardn las tareas de proporcién de mezcla y su preparacién. > EI Supervisor debe controlar permanentemente la calidad del pavimento ejecutado por el Contratista, en tal sentido los resultados finales del control deben estar dentro de los pardmetros exigidos. > Bn casos que no se cumpla las condiciones solicitadas, la Supervision definiré los trabajos necesarios a efectuar para llegar « resultados éptimos, siendo estos trabajos por cuenta de] Contratista, toda vez que esté en la obligacién de terminar el trabajo hasta la colocacién de Ia carpetaasfltica = Spee Oa Fea yori soa oii Cafaors Crngoape_Cacatabs Cograrea em. | CONCURSO IMCD Cr ‘Cochabamba - Chota” 2011 MTC Is659 _ 86Hor. OTA ee a 853 HOTANO cotnetos ba FobToR Supervision y Control para Construccién y/o Rehabilitacién de Estructuras y Obras de arte > Enesta actividad el Supervisor verificaré el estado de las obras de arte y drenaje, para luego de confiontarlo con 105 planos del Expediente Técnico, ordenar la ejecucién de la rehabiltacin y/o construccién de las rferidas obras, desarrotiando las tareas de supervisién 4e los procesos constructivos de tales obras. > El Supervisor efectuara estrieo control en las actividades de colocaciin de aceros de refuerzo y los concretos en las obras de arte ejecutados por el Contratista, siendo fos resultados finales los exigidos en el Expediemte Téenico del Proyecto, easo contrario la Supervisién definrd los trabajos necesarios a fin de tomar las medidas correctivas del caso, 2 costo del Contratista ‘Supervisién y Control para la Partida de Sefializaci6n > Durante esta actividad, el Supervisor verificara que las seftales preventivas, reglamentarias € informativas sean confeccionadas de acuerdo a las Normas de Sefalizacién, las que deberén ser colocadas en forma adecuada, para una correcta orientacién del transito > En cuanto a la sefilizacion horizontal, se exigiré que esta sea cjeeutade de acuerdo a las ccaractersticas geométricas de la via, es decir, con lineas discontinuss en tramos en tangent, y lineas contintia en los bordes de la superficie de rodadura y curvas horizontales, Supervisin y Control para la Partida de Proteccién Ambiental > Enesta actividad, el Supervisor verificaré que se cumpla la recuperacién ambiental de todas las dreas afectadas por la construccién. > El Supervisor exigiré la restauracion de dreas de vegetacién que hayan sido alteradas por el proceso de construccidn de la Obra, Tambien la restauracién de la superficie exterior de los depésitos de deshechos y en las zonas sledafias donde se haya dafiade y perdido la vegetacin inieial, para permitirreadecuar el paisaje a la morfologiainicial > Asimismo, la revegetaciin en terraplenes y en readecuacién del paisaje, como la revegetacién de las laderas adyacentes para evitar la erosién pluvial E3313 Actividades durante la Recepcién de Obra, Liquidacién de Contratos Informe Final > Remitir a Provias Nacional, antes de la Recepcién de Obra, un Informe de Situacién de las obras ejecutadas por el Contratista en el que incluiré el resultado estadistico del control de calidad de la Obra terminada y la evaluacién del cumplimiento de las medidas y especificaciones ambientales. = Sata REE eT om ores, Ene Seo apR010 SUPERS 800 ’BHOTANO RGR EERE > Informar a Provias Nacional, dentro de fos cinco (05) dias posteriores a la anoracin hecha ‘enel Cuademo de Obre por el Residente, ratificando 0 no ta culminacién de las Obras. Silas mismas se han coneluido de acuerdo a los términos y condiciones del Contrato de Obra, se formularé el Acta de Recepcion, © de no ser el caso, emitir el correspondiente Acta respective y no se reibiré la obra hasta que sea subsanada las observaciones. > Realizar el seguimiento a la subsmnacién de las observaciones efectuadas a las Obras jecutadas, haste que el Contratista las subsane en su totsiidad dentro de Tos plazos establecidos en et Contrato de Obra > Revisar le Liguidacién de Obra presentado por el Contratisia, considerando para ello lo cestablecigo en el Contrato de Obra > Bfectuar la Liquidacién de su Contrato, considerando para ello lo stablecido en el Contato de Supervision de Obra. > Efectuar el Informe Final que incluiré un Estudio de Trinsito. Reunién de Coordinacién con los Funcionarios de la Entidad y El Contratista > Setendré una permanente comunicacién con los funcionarios de la Entidad y El Contratista, asf como programar las vistas de inspeccién de obra de dichos funcionarios. > El Representante del Supervisor y los profesionles a su mando, esardn siempre disponibles 1 Jos requerimientos de Ja Entidad, para absolver cualquier constlta de cardcter séenico 0 administrativo, concemiente a las funciones a desempefia, > El Supervisor solicitaré reuniones para informar el estado de situacién de las obras y el La Supervisién programari periddicamente reuniones de coordinacién con El Contatista, de ‘modo tal que permita analizar el avance de obra y cualquier imponderable que pudiera perjudicar el normal desarrollo de los trabajos > La Supervision asistiré y participard en las reuniones Cliente ~ Proveedor que organice la Entidad, “Asesoria a la Entidad > Dentro det plantel del personal estable y asesores del equipo del Supervisor, se cuenta con profesionales que podrin asesorar 2 la Entided en controversias con el Contratista que pudieran presentarse. "0002-2011 MTC 20 a ‘Supenision dala Obra "Rehabiacin y Mejoramienio 4 ‘Carretera: Chongoyape ~ Cochabamba — Cajamarca, Trame: (Cochabamba - Chol ‘CONCURSO PUBLICO CP: =|S61 ROO SUPERVISO, Paoversta TECSIC\ SCHOTANO STEALS ESS SBRBESEB ROL FUNG NNGO EIN RG SR £3324 ‘Actividades previas a la ejecucién de las obras > Revisar, actualizar y verificar el Expediente Téenico de Obra, proponiendo modificaciones para eliminar reclamos y sobre costos durante la ejeeucién de obra. > Revisar el Calendario de Avance de Obra, sobre el cual el Jefe de la Supervision emitiré pinion £3322 Actividades durante Ia ejecucién de las obras > Revisar y emitir opinién e informe acerca de las variaciones de metrados que se presente en ‘obra, formulando los respectivos presupuestos adicionales yio deductives de obra. ‘Asimismo, acerca de los precios unitarios de las partidas nuevas que presente e] Contratista, > Revisar y emitir opinién acerca del Calendario de Avance de Obra Actualizado que elabore El Contratista, de acuerdo a lo previsto en el Contrato de Obra, ya sea por presupuestos adicionales y/o deduetivos y ampliaciones de plazo. > Efectuar el seguimiento de la ejecucién de las obras, segtin calerdario de avance de obra vigente y calendario de utilizacién de equipo. > Emit opinién respecto de las solicitudes de adelanto de materiales y ampliacién de plazo, ‘en los términos y condiciones del Contrato de Obra, > Mantener una comunicacién permanente con los funcionarios de PROVIAS NACIONAL, informando respecto del estado y avance de las Obras. ‘Controlar los aspectos contables de la obra, debiendo estar debidariente sustentados con los metrados realmente ejecutados. Control del Programa de Fjecucién de Obras > Revisar periddicamente el Calendario de Avance de Obra en sus diferentes items para la aplicacién de un Programa Maestro de andlisis por Ruta Critica computarizado, asi como controlar el avance de todas las actividades que intervienen en la ejecucin de la Obra a través de un Diagrama de Baras. > Verificar la informacion que debe alimentarse al Programa Maestro, definiendo los plazos cen que ésta informacién debe llegar al Supervisor. > Introducir informacién actuelizada al sistema, determinando el grado de avance de cada actividad y los desfases que pudieran producirse, debido al retriso de cualquiera de las actividades que originarian la variacion de la Ruta Critica Control del Calendario de Adquisicién de Materiales y Utilizacién ée Equipo > Controlar que [a adquisicién de los materiales sea oportuna, permitiendo el normal desarrolio de los trabajos. am Sas) maeny Conrabamba rot ~.aci0 SUPERMIS9, 7 recuies 862 SEHOTANO SUE RRE TEENS > Inspeccionar permanentemente Ia calidad de los materiales, realizando los controles y/o ensayos para su utilzacion, asi como verficar su adecuado alinacetamiento, > Verificar que el equipo sea el especificado para cada una de las actividades, debiendo estar cen buenas condiciones de operatvidad y eficiencia, Se exigira el cumplimiento del calendario de utilzacién de equipo, para lo cual el Contratista iniciaré la movilizacién de las unidades en forma oportuna, de manera que estas v se encuentren en obra con la debida anticipacién a la iniciacién de Ios trabajos. Presupuesto Adicionales y demas que se requieran > Verificar que los Presupuestes Adicionales estén formulados conforme a las Normas ‘Técnicas de Control, y cuyos metrados contemplados en cada uno de ellos, sean los realmente requeridos para el objetivo del Proyecto. Valorizaciones Mensuales de Obra > Controlar los aspectos contables de la obra, debiendo estar debidamente sustentados con los metrados realmente ejecutados. > Verificar que el Contrasts cumpla con sus obligaciones tributarias y de Beneficios Sociates. > Verificar que durante la ejecuciéa de las Obras el Contratista mantenga vigente las Pélizas de Seguros para su personal. > Controlar el Estado Financiero de la Obra, manteniendo Ia contabilidad permanentemente actualizada. £3323 Actividades durante Ia Recepcién de Obra, Liqui Informe Final > Elaborar los metrados post-construcci6n, de acuerdo a los trabajos realmente ejecutados por el Contratista. > El Supervisor revisaré y dard conformidad a la Memoria Descriptiva Valorizada, metrados finales y Planos post-construccién que el Contratistapresentaré. > El Contratista presentard la liquidacién, debidamente sustentada con la documentacion y célculos detallados. E} Supervisor revisaré se pronunciaré, ya sea observando la liquidacion presentada por el Contraista o de ser el caso elaborando otra, 0 daré conformidad a la liguidacién de contrato presentada por e] Contratista, El Supervisor presentard el Informe Final de las Obras ejecutadas por el Contratista, en et val incluiré las recomendaciones para la conservacién de las obras de la carretera y cestructuras, y el registro de las medidas y obras de proteccién y recuperacién ambiental > Asimismo, se incluird el Estudio de Control del pavimento terminado, ¢] Estudio de Trinsito yy una cinta de video en la cual se muestre todo el proceso constructive desde el inicio hasta v Ia finalizacion de la obra, = Spin a Ci Sy nara : wil an aya_ Cabanarbe-caoraca,Tane | CONCUESO UBUCO CPN Cochabanba Catt ona (sng ures morcests reese 18 63 S@HOTANO SEIU SGr > El Supervisor presentard a Provias Nacional la Liquidacién de su Contrato, la misma que para ser aprobada por la Entidad, ser revisada, corregida y/o modificada segin sea el caso — ‘Supervision de la Obra: “Rehablltacion y Mejoramiento dela - ei Cee eae Saaebore Comarca raro | CONCURDTURIEGCT AE ‘Cochabamba ~ Chota’ A(10 SUPER ee SEHOTANO eamsessastesasey 86-4 333.1 Actividades previas ala ejecucién de las obras > Proponer a PROVIAS NACIONAL pare su aprobaciéa, los procedimientas especificos y formatos detallados que se usaran para el control de ls obras 32 Actividades durante la ejecuciin de las obras > La verificacién y el control de calidad durante la ejecucién de la obra se efectuara de acuerdo a lo indicado en las Expecifieaciones Técnicas sefialadas er el Contrato de Obra } Verifcar la calidad de los servicios que se presten, la idoneidad del personal y velara para {que las obras se ejecuten con optima calidad técnica y ambiental > Verificar y emir opinién sobre le relacion y frecuencia minima de muestreo y ensayos de Ieboratorio para e| control de calidad de las obras, que aseguren la mejor calidad de las smismas en todas sus etapas. > Obtener muestras representativas de los materiales a analizar, de modo que la informacion obtenida en el laboratorio sea aquella que permita verificar fehacientemente la calidad de Jos materiales y el cumplimiento de los requisites téenicos minimos. > Efectuar las prucbas y ensayos que juzgue necesarios para garantiza la calidad de las obras, segin el desarrollo de la constraccién y/o a requerimiento de PROVIAS NACIONAL. > Verificar que se realice el control fisico y topogréfico de las obras, asi como del control de calidad de las mismas realizando las prucbas de control requeridas. > Efectuar todas las prucbas de verificacién de calidad necesarias y mantener un registro historico de las mismas, incfuyendo las efectuadas por el Contratista durante la ejeeucion de fas obras. Estas incluirin las pruebas de suelos, concretos, pavimentos y materiales en general, asi como de los procesos constructives correspondientes. > Notificar en la misma oportunidad, a Contratista y a PROVIAS NACIONAL sobre ‘cualquier trasgresi6n alos disefis de ejecuctén, métodos y especificaciones técnicas y socio ambientales de construccién, planes de manejo socio - ambiental y/o normas aplicebles vigentes. > Efectuar el control de calidad de la obra de acuerdo a las Espevificaciones Técnicas del Estudio Definitivo de Ingenieria, asi como a las indicadas en el Contrato de Obra, ‘considerando en todo momento el Estudio de Impacto Ambiental aprabado. > Verificar que el pavimento construido, cumpla con los parémetros de condiciones de Verificar que el Contratista disponga en obra del Iaboratorio de ensayas y control de calidad ie materiales, debidamente implementado y que satisfega los requerimientos de los diferentes trabajos a ejecutarse, > Verificar que el Contratista disponga del equipo topogréfico de acuerdo a les necesidades y frentes de trabajo. £3333 ‘Actividades durante la Recepcién de Obra, Liguidacién de Contratos ¢ Informe Final > El Supervisor presentara un Informe de Situacién de la Obra ejecutada en el que incluiré el resultado estadistico del control de calidad de la Obra terminada y la evaluacién del ccumplimiento de las medidas y especificaciones ambiéntales. > El Supervisor revisaré y daré conformidad a la Memoria Descriptiva Valorizada, metrados finales y Planos post-construccién que el Contratista presentaré > El Supervisor presentaré el Informe Final de las Obras ejecutadas por el Contratista, en el cual incluiré las recomendaciones para la conservacién de las obras de la carretera y estructuras, el registro de les medidas y obras de proteccién y reesperacién ambiental. > Asimismo, se incluird el Estudio de Control del pavimento terminado, el Estudio de Trinsito ‘yuna cinta de video en la cual se muestre todo el proceso constructive desde el inicio hasta Ja finalizacion de la obra. = Spar ais Oa ara Nefvarera : a Cater: ChogeyopeCarabanta Caanatea Tar | CONCURSO FURICO CP NY ‘Cochabamba - Chota” )gp RCIO SUPERVISOR pears i _ S@HOTANO —— £33411 ‘Actividades previas a la ejecucién de las obras > Verificar que el Contatista haya obtenido las autorizaciones y permisos necesarios para el inicio de las actividades de construceion, de acuerdo a los ténminos y condiciones del Contrato de Obra y de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Verificar que el Contratista ejecute y monitorce tas acciones para reubicar a la poblacién que pudiera verse afectada por Ia ejecucién de las obras, cumplierdo con las obligaciones v asumidas al respecto E3342 Actividades durante i ejecucién de las obras > Bfectuar el seguimiento de los distintos tramites que realiza el Contratista, hasta su aprobacién, informando periédicamente a PROVIAS NACIONAL. > Verificar que el Contratista ejecute el ordenamiento del trifico en coordinacién con las autoridades correspondientes. > Mantener una comunjcacién permanente con los funcionarios de PROVIAS NACIONAL. > Tramitar oportunamente reclamos y/o planteamientos del Contratista. que excedan su nivel de decisin y que requieran de un promunciamiento de PROVIAS NACIONAL. Dicho trimite deberd ser debidamente sustentado, en un plazo maximo de cinco (5) dias. > Verificar que durante la ejecucion de las Obras el Contratista mantenga vigente las Pélizas de Seguros para su personal. > Apoyar al Contratista en la coordinacién con las autoridades sobre aspectos relacionados con laejecucién de las obras. > Verificar que el Contratista heya cumplido con informar oportunamente a los usuarios de acuerdo a los témminos y condiciones del Contrato de Obra, respecto a los trabajos que ejecutard. > Verificar el cumplimiento del Plan de Transito Provisorio propuesto por el Contratista para Taejecucién de las Obras, tal como se dispone en ef Contrato de Obra. > Verificar que el Contratista cumpla con la legislacién que protege al Patrimonio Cultural y Arqueoligico de la Repiblica del Peri y opinar, de ser necesario, sobre las extensiones de plaza en caso se descubran fésiles, restos arqueol6gicos,reliquias, ete. > Mantener actualizados el Archivo Fisico, Digitalizado y el Registro de la informacién ‘técnico-administrativa relacionadas con las obras motivo de la supervisi, > Bjercer un control permanente sobre la vigencia de las Fianzas del Contratista Utilizacion del Cuaderno de Obra > Verificar que el Contatista mantenga en su oficina el Cuademo de Obra, de manera que éste pueda ser exhibido en cualquier momento ante el requerimiento del Supervisor y funcionarios de la Entided. = SRL TEE a “ocSSsee) ass ‘Cochabamba - Chote fs v610 SUPERVISo, er G7 se wovesta reesica HOTANG asic > Anotar las ordenes, sugerencias aprobaciones, etc, vinculadas a la ejecucion de Ja obra, Formulacion de los Informes > Formular los informes de acuerdo a las exigencias de la Emtidad. > El Informe deberd ser de carictertéenico-econémico, en que se seflale los avances de las Jiferentes.pantias y los gastos incurridos para su ejecuci6n. De ser necesario, y asolicitud de la Entidad, se formularé los Informes Especiales. El contenido del Informe Mensual deboré corresponder al drea del Supervisor, asi como del Contratsta, debiendo ser presentado dentro del tiempo establecido en su contrato. v Controt Documentario > El Supervisor mantendré en la obra dos juegos de planos actualizados y verificaré que el jones y revisiones efectuadas. CContratista tenga a su vez los planos con las ultimas actual > El Supervisor con su personal especializado, efectuard muestreos y pruebas especiales, andlisis de laboratorio, interpretacién de caracteristicas de materiales, aplicacién de las ‘especificactones y ejercerd funciones y procedimientos necesarios para Ia supervision y ‘control de las construcciones, tomando en cuenta los formatos establecidos en el Manual de Procedimientos. > El Supervisor mantendré en su Oficina Central y de Obra, los archivos completos de toda la Los archivos deberdn regisrar la secuencia de la Obra y todos aquellos cambios y/o modificaciones al Proyecto. > Igualmente se Hevard un archivo de la correspondencia cursada entre Ia Entidad, el Supervisor y El Contratista, asi como el Reporte de Avance de Obra, Control Topogréfico, Control de Calidad y todas aquellas actividades que a juicio de Supervisor sean las més importantes. Mantenimiento det Archivo General de Obra > Establecer un sistema de archivos de los documentos de] proyecto, tales como planos, reportes de avance de obras, informes, comunicaciones, etc. > Establecer medidas de seguridad para la proteccién de los archivos, los que serén de us0 exclusivo para los fines de supervision de obra, no pudiendo dar otro fin, sin que se cuente con Ia autorizacién de la Entidad. £3343 Actividades durante la Recepcién de Obra, Liquidacién de Contratos e Informe Final > Entregar un archivo documentado, sistematizado y digitalizado al finalizar sus servicios. > Presentar un Informe situacional de las Obras, que incluya opinién de] Informe Final presentado por el Contratis — ‘Supervisin dela Obra: "Rehablitacion y Mejoramiento dé la ei Cures ecyereCoceria- Capnacaemn | CONCURSOTURICO CP ‘odour. Ow 1}ee PROPUESTA TECNICA 863 S@HOTANO ssemapeaceeues > Dentro de las setenta y dos (72) horas de finalizadas sus funciones,entregari a PROVIAS NACIONAL toda la documentacién vineulada a las tareas de supervisién que hubieran efectuado, ast como Tos documentos que sustentan los Informes de Supervision £3344 Controversias y Reclamos La Supervisién implementaré mecanismos apropiados de modo de mantener una comunicacién cfectiva con PROVIAS NACIONAL, con el fin de obtener su percepcién respecto de los cumplimientos por parte de] Contratista, lo que en conjunto con la propia evaluacién de la Supervision permitirs actuar sobre debilidades detectadas ¢ implementar planes de mejora para gatantizar la sostenibilidad de la organizacién en el desarrollo del proyecto. Por otra parte recibir los reclamos y solicitudes del Contratista, los estudiard y en caso de cconsiderarlos procedentes, con razones vélidas y que justifiquen su solicitud, aprobaré las, ‘cciones conducentes, informando a PROVIAS NACIONAL. Del mismo modo se actuaré con acciones 0 reclamos de terceros, indicando las medidas correctivas necesarias. ‘Si durante el desarrollo de las obras fuese necesario introducir modificaciones en la concepcién 0 calidad de fas obras. actuando en concardancia con lo estipulado en otros. puntos de la presente metodologia, 1a Supervisién verificaré mediante sus profesionales abocados al proyecto, tanto el Jefe de la Supervision, como asi también los especialistas, la calidad ce Ia propuesta técnica de fas modificaciones a introducir, asegurando que se cumpla con los criterios de disefio establecidos y Ins calidades especificadas. Del mismo modo anatizaré la viabilidad econémica de las modificacionss propuestas al proyecto, En funcion de lo establecido en el Expediente Técnico, el Contratista deberd calcular el costo de a modificacion y entregar a la Supervisién su cotizacién. La Supervisién analizaré la cotizacién, Ja cual deberd presentarse dentro de los plazos contractuales establecidos o dentro del periodo {que la misma y/o que PROVIAS NACIONAL determine. Siel trabsjo o la modifcacién involueran a una partida vigente con anterioridad a la misma y si segin Ia opinion del Supervisor, dicho trabajo no cause modificaciones en su precio unitaro, se utilizaré el mismo precio para caleular el valor de ta modificacién. Si-el precio unitario no resultare aplicable, o si la naturaleza del abajo involuerado en la rmodificacin no se cortesponde con las partidas vigentes antes mencionadss, el Contratista podré proponer nuevos precios para los trabajos de que se trata, procediendo la Supervision @ la — 7 ‘Supervision de la Obra: “Rehabilitacion y Mejoramiento de la a es) ete010 SUPERVIS0f é = PROPLESTA TECNICA HOTANO sania tevisin y aprobacién de corresponder, del nuevo precio unitario de fos items involucrados en la modificacion prevista En el supuesto que la cotizacién del Contratista no sea razonable, la Supervision sugerira a PROVIAS NACIONAL, os precios aplicables basados en sus propios caleulos y los pondré a consideracién de PROVIAS NACIONAL, quien por su intermedio port ordenar la ejecucién de Jos trabajos, a los nuevos valores establecidos por la Supervision. Para este caso, siempre que sea posible se parti de los precios contractuales correspondientes a trabajos andlogos semejantes y, de no exist estos tltimos seré establecido mediante la correspondiente explicacién de los chlculos efectuados. PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DOCUMENTARIO QUE EL POSTOR PLANTEA, ADICIONAL A LOS ESTABLECIDOS EN LAS BASES: Aporte: SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ‘Adicionalmente y como un servicio complementario a los requerimientos de los Términos de Referencias, se implementard un Sistema de Gestion Documental, para la administracién de la documentacién del contrato de construccién, a través de un sistema digital, que permita almacenar, organizar y administrar estos documentos. Los archivos deberdn ser almacenados en formato pdfy deberé ser posible acceder a ellos a través de la red interm de ia Supervision. RAQ Ingenieria S.A. (integrante del consorcio, y encarado de levar la Gestion del servicio) ha desarroliado un software de Gestion Documental cuyo funcionamiento se describe més adelante y que servird de base para tener un control permanente y eficiente de los documentos que se reciban y/o generen durante el desarrollo del contrato, para ello se propondré la estructura y funcionamiento del Sistema de Gestién Documental para aprobacién del Inspector. Este Sistema de Control Documental, por haber sido desarollado por nuestro Departamento Informética podra ser corregido y/o modificado de acuerdo a las necesidades reales que debe ccurplir la Supervision en el cumplimiento de sus fanciones. CCualquier observacién efeetuada por PROVIAS NACIONAL a site sistema de Gestiéa Documenta, serd subsanada dentro del plazo de 10 dias corridos a pani de dicha observacion. Sin perjuicio de io anterior, el Sistema de Gestién Documental estaré implementado y en fancionamiento, con la debida aprobacién del PROVIAS NACIONAL, dentro de fs primeros 2 meses, a partir de la adjudicacion del Contrato de Supervision El Sistema de Gestién Documental, tendré la capacidad de generar entregas parciales de informacién (documentacién) “al instante”, entendiéndose esto como el lapso de tiempo que transcume para que una base de datos genere informacion, ante un requerimiento al Sistema, en cualquier momento mientras est en ejecucién el Contrato de Supervisién, debidamente clasificada, compilada y ordenada, y deberd contar con capacidad de filtro, para acceso a la informacién y para extraccién de archivos, al menos por fechas, por nimero del documento, por tipo de informacion, por destinatario, por emisor, por palabras y por informacién de prensa. Si es requerido por PROVIAS NACIONAL, la informacién sera entregada “al instante” por la Supervisién, en archivos diaitales (CD). 1a informacién que almacenaré el Sistema de Gestién Documental, ser al menos la siguiente: —- ‘Supervision dea Obra: “Rehablitacién y Mejoramiento deta slim Catan Chespyare-Cecabente-Capmace Tana | CONCUBOTURICO CY NE Cochabamta- Chol" qgO RUI0 SUPERVIS, 870 PROPrESTA THENICS SUHOTANO SIGS ESSA Bases de Licitacion Especificaciones Técnicas del Proyecto. Tnventarios det Contrato de Concesién, Correspondencia del contrato. Informes. Estados de pazo, CCualquier otra informacién de la obra que requiera PROVIAS NACIONAL. {Al finaizar el Contrato de Supervision, el Consultor entregard a PROVIAS NACIONAL. toda la informacién almacenada en el Sistema (archivos pdi), debidamente clasificada, compilads y ordenada, en medios digitale. ‘A.continuacién se entrega a modo informativo el Sistema de Gestién Decumental a que hacemos referencia. PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE CORRESPONDENCIA La gestion de la Cortespondencia se realiza mediante un programa creado en Access y una base de datos especialmente diseiada para este fin, cuenta con una interfaz hombre ~ maquina muy ‘amigable y en las Supervisiones que se ha implementado ha tenido un comportamiento eficiente, robusto y confiable. Permite llevar el control de una multitud de temas, dar respuesta oportuna a casos que ast 1o han requerido, asignar trabajo y controlar su cumplimento en los plazos establecidos, Esta base de datos de correspondencia tiene una estructura de funcionamiento como se muestra en el siguiente esquema: FLUJO DE CORRESPONDENCIA Correspondencia Gorrespondencia Saliente De acuerdo al esquema anterior el sistema de gestibn de la correspondencia tiene as siguientes etapas: = Superson sola Obra Rahabitanin y Nejramieto dela | CCareter: Chongoyape ~ Cochabamba — Cojamerca, Trame: ‘CONCURSO PUBLICO CP: eee ‘Cochabamba Chote’87h pelo SUPERVISO, SEHOTANO See 1. La sectetaria de le SupervisiSn recibe la correspondencia imprimiendo cada uno de los documentos con un timbre de recepcién (fecha y hora de entrega). 2. Posteriormente estos documentos son entregados al Especialista quien p-opone un destinatario al Jefe de la Supervision para preparar respuesta al documento o bien, dependiendo de! documento, fete es enviado al archive de correspondencia (archivo fisico y archivo digital) Con la distrueién propuesta por el Especialista se ingresa el documenty ala base de datos de la ‘Correspondencia donde se almacena y se le da un estado al documente, segtin sea el caso, esto fs. Preparando Respuesta, Archivade, En Consulta externa, ete. Todos estos estados estén fasociados a un determinado destinalario 0 a un conjunto de personas de la Supervision, quien © ‘quienes estarin encargados de preparar una respuesta enn tiempo determina. 4. Cuando se da respuesta al documento original se crea un nuevo documento (Ordinario, Oficio ‘Memorando) del Especialista, el cual queda asociado al documento origen, mediante un niimero, fecha de creacidn, y clave de documento. 5. Para buscar un documento en la base de datos del programa de correspondencia, la bisqueda se puede efectuar por cualquier campo directamente en Ia ventana de ingreso de datos. Esta busqueda puede realizarse ya sea por Tema, Numero de Documento, por Fecha, ete. Cuando se trate de una busqueda especial de muchos registros con alguna carackristica comin se puede ‘rear une consulta nueva con SQl.. MENU PRINCIPAL CORRESPONDENCIA WENU PRINCIPAL CERRESPONDIKCEA od 1 SESE] csenen) cone _rcirs_| Senter | ‘sows | cewaprat cor | Eee | i hagas LJP Dots ae ‘CONCURSO PUBLICO CP Nt (002-2011-MIC/20gO RCI0 SUPER Eee B72 | S@HOTANO SERIES TEES Los campos que maneja se pueden ver en el siguiente diagrama entidad — relacion: Destinos Internos ingeso de documentos se eliza en a siguiente vetane: sees 0€ op zvsenr 1 ae S$ TT w Serene eens fetenwne ee 2 Ronis CUE TERE — (eee ie EHeEl es = orca ase rane rae or 7 te (= | a Weare — alee fe sears ALTE > tt at a Supersion ela Obra "Rehabitacon y Mejoramento de i oH Carat Cengoyane-CrcartaCganaca Tne | CONCUR.MUCS Cre ena 2011 “ygp Rel0 SUPERVS Aco inuacién se presenta un ejemplo del listado de documentos pendiente: Doe. Pendientes al Jueves, 02 de Agosto de 2007 Destinado 2 Materia Nrv, Documenta Fecka Ingreso Dias oR "RECLAMOSR RAFAEL MONTENEGRO T MEMORANDUM Ne GOB e087 3 SRA.MARIA ASTUDILLO 2 oun SOLICITA INFORMAR ACERCA DE MEMORANDUM Ne 0x85 60s? 7 INCUMPLIMINNTO De PROWNCUMIENTO DECONTRALORIA, SECTOR SAN PEDRO cuz DESWiOS DE TRANSTTO BI 4 ORD Noo most ‘APROKIMADO DELA RUTAQDCH cuz Desvi0s DE TRANSITO Br Ka 4 ORD No 94s 20520737 ‘APROXDIADAMENTEDE LAUTA S0.CHL HPA INPORMADEDWICIOFAENAS TRAMO2 — ALASAOSSS/2007 2eoszm07 37 DELSECTOR | BPA DMORME MENSUAL SOCTEDAD ALAS AceLecaT 1s062m7 48 ‘CONCESIONARIA AUTOPSTALOS ANDES $44, Mayo 2007 PACU [RECLAMOSR. JAIME GOMEZ ALAS nsaa07 most PAINE PROYECTODEPARALELISMORED DE ORDWo 057(DVS) 130620750 MEDIA TENSION KML ADD a 12094 DEL GAO MIERACONAL RTA DS, SEeTOR DE LAFONT, COMIN PROVINCIA DEQULLOTA PALES ICACISNDE HORMIGONES PETREDS. ALASA.0540/2007 2soez007 38 {DELMAR PARP PASO SUPERIOR LA CAPILLA BsTenccIGN sm ORD ososz007 st ALY PROYECTODERJENTEDESANISIDRO ALASAOSISSAD7 isos 6 LHPALVPCMZWRU! PROYECTODEDESVIO,CONSTRUCCION ALAS QSIIAT7 1sosam7 4s REC PLATA DEPEAIE QULLOTA FONENTE [REY SECTOR, TRAM: Con l procedimiento descrito anteriormente sélo se leva un registro del tratamiento que se le da ala correspondencia en la base de datos y no al respaldo de los documentos propiamente dichos, es por eso que existe otro procedimiento de respaldo de correspondencia digital ademis de los, archivos fisicos. PROCEDIMIENTO DE RESPALDO DE CORRESPONDENCIA Para el respaldo magnético de la correspondencia se realiza el procedimiento que se describe a ccontinuacién: 1. Se crean carpetas y subcarpetas que representarin los archivos fisicos de la corespondencia, estas carpetas son distribuidas de acuerdo al siguiente esquema, dependiendo del origen de los documentos y su destino. 2. Posteriormente se realizarén copias de los documentos utilizando el escéner de alta resolucién, al mismo tiempo orgtnizando las imigenes en las carpetas creadas anteriormente. Dicha disribucion es necesaria ya que cada uno de los documentos recibidos y despachados como respuesta, es organizado por el programa de Administracidn de Documentos creado por la Supervision. El respaldo en archivo magnético de la correspondencia serviré de apoyo al programa de Adminisracién de Documentos, ya que ‘te tiene la funcionalidad de buscar documentos siguiendo pardmettos como: fecha, materia yo clave de documento, cuyo resultado nos Hlevara al archivo fisico y Iégico donde éste se ‘encuentra. S8HOTANO HERUERSREROHSA 873 = Spa Oar aR MTs sim” Carer Chongyape—Cacatenbecaeruce Tao | CONCUREO UBUD cri ‘ ‘Cochabamba - Chola! fast .ClO SUPERVIS, Het aaa & CHOTANO ees aebae St 3. Posteriormente las imégenes resultantes de los antecedentes escaneados, se llevaran a un documento en PDF, dicho archivo llevaré tantas imagenes como paginas tiene e! documento, ‘al cual se fe asignard un nombre que lo identifique en sf y estard compuesto por el tipo y niimero de documento, como por ejemplo: Ord. 46 adjunto, 1 B Correspondencia Ruta S0CH BD 1- Antecedentes de Contrato 65 1.1 Antecedentes de Contrato - Otros (© 1.2 Antecedentes de Contrato - CGC $31.3 antecedentes de Contrato - Alas BB 14 antecedentes de Contrato -Resuelvos 1G 1.5 Antecedentes de Contrato - Decretos Gy 5 Memos Enviados O53 ose © © 6 Memos Recbidos Boss ©6.3.1- Memos Reckidos - Interurbana 3.6.3.2. Memos Recbides - Alase 25 6.3.5- Memos Recibidos - CACC 125).6.3.4- Memos Recisidos - Vieidad ‘53 6.3.5: Memos Recbides - C6C 1 5 14 Gobernadores Recida y Despachada) aSu 14.1.4 Gobernadores-Despachada 14.1.2 Gobernadores Reckida = “Sipenisoe da Ob "Rehabil y Meorariento dea iim Cater: Congpape-Cacabonea Camara, Trane | CONCURSO.FURUEO CPN ‘Cochabamba “Chet! 7875 ClO SUPERVIsy S@HOTANO Ste EESS SANTIAGO, Bete ao om 2003 Ve: SPECTOR RACAL COMCEE:ON MUTA SOC RF: BSRERLAnON PROWNGAL DEUGS ANDES ‘AL Ran Conan Pase Magar presents. uric arwi 9 usted prance del Provincia de oe Anos, SOREN ewes co Emme ences ae Comenen ‘Rlemidoral Campo Rus 90H Pa, mea sce o uta oe ~ en os project ao pone comnicer ‘Saban aerate nue, Ejemplo N*}: Ord. N° 46, archivado en Carpeta 14 Gobernadores, subcarpeta 14.1.1 Gobernadores Despachada. 1. El respaldo de toda la correspondencia, ser4 almacenado en un disco duro extemo de alta capacided. ee ‘Cochabamba -Chotat | ?