Soportes Contables: Generalidades y Clasificacin

Los soportes contables son documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, en este se plasma la historia de la empresa en trminos monetarios.

Son una prueba fidedigna que un ente econmico tiene para comprobar y respaldar todas las
operaciones econmicas que se hacen. Estos permiten controlar las operaciones practicadas por
la empresa.

Su misin:

Se establece la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada
transaccin, que se convierten en un medio de prueba para demostrar la realizacin de los
actos de comercio
Son los insumos ms importantes que integran la contabilidad
Se llevan el control de las operaciones realizadas.

CLASIFICACIN:

DOCUMENTOS INTERNOS:

Se elaboran internamente para el control y la comprobacin y el registro de las transacciones

realizadas dentro de sus negocios

DOCUMENTOS EXTERNOS:

Son comprobantes que soportan las transacciones, pero son elaborados por externos.

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques
y otras formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan
SOPORTES CONTABLES
DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

Recibo de caja o Comprobante de ingreso: El Nota debito: Es un comprobante que emite las
recibo de caja es un soporte de contabilidad en el entidades financieras para cargar a la cuenta de los
cual constan los ingresos en efectivo, cheques y clientes Valores como intereses de financiacin por
otras formas de recaudo. El original se entrega al sobre giros.
cliente, y las copias generalmente se archivan Nota Crdito: Es Cuando la empresa concede
Recibo de caja menor: Es un soporte de los gastos descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no factura: Es El documento que deben expedir los
requieren el giro de un cheque, para ello se responsables del impuesto sobre las ventas; Los
establece un fondo denominado caja menor. comerciantes, los profesionales liberales y dems
Comprobante de egreso: Es el documento encargado establecimiento en las Normas tributarias.
de mantener el registro de todos los gastos que se Consignaciones Bancarias:
realizan en una empresa o negocio. Este documento Comprobantes de ventas
es obligatorio tanto para las pequeas como para Pagare: Es una promesa escrita por la cual una
grandes empresas persona se obliga a pagar a otra o a su orden, en un
Extracto de cuenta: Informe que resume todos los determinado plazo, una suma determinada de dinero.
movimientos de una cuenta durante un determinado Cheque: Es ttulo valor por medio del cual una
perodo de tiempo persona llamada girador ordena a un banco llamado
Nota crdito: Es un documento legal que se utiliza en girado, que pague una determinada suma de dinero
transacciones de compraventa donde interviene un a la orden de un tercero.
descuento posterior a la emisin de la factura, una Letra de cambio: Es Un documento negociable o
anulacin total, un cobro de un gasto incurrido de ttulo valor es una orden incondicional de pago que
ms, devolucin de bienes. da una persona llamada girador a otra llamada
Nota debito girado para que pague a la orden o al portador, cierta
Nota de contabilidad: Es utilizado para hacer suma de dinero, a una fecha determinada.
registros contables, cuando se trata de operaciones Libranza: Es un documento comercial utilizado por
que no tienen soportes externos, u operaciones para cooperativas o empresas en las cuales labora el
las cuales no existen documentos internos beneficiario de un prstamo.
especficos.
Cotizacin: Es aquel documento que el
departamento de compras usa en una negociacin.
En la economa general, la cotizacin es la tasacin
o valoracin de una accin o ttulo econmico con el
propsito de determinar su valor en el mercado a los
efectos de considerarlo para la compra o venta.
Pedido: Es el documento que utilizan las empresas
para que a travs de l, los clientes soliciten los
artculos deseados. Se extienden por duplicado o
triplicado, segn las necesidades de la empresa, el
original queda para la empresa proveedora y la copia
se entrega al cliente para que pueda controlar su
pedido
Remisin: Es un documento que se emplea en el
comercio para enviar las mercaderas solicitadas por
el cliente segn su Nota de Pedido y este se
encuentra impreso y membretado, segn necesidad
de la empresa sirve para que el comercio tenga
testimonio de los artculos que han entregado en las
condiciones solicitadas y aprobado por el
departamento de venta.
Salida de Almacn: Documento indispensable para el
registro de salida de mercancas del almacn.
Entada de Almacn: Se utiliza para registrar los
ingresos de la mercanca del almacn.
Comprobante de contabilidad: Es un documento
que debe elaborarse previamente al registro de
cualquier operacin y en el cual se indica el nmero,
fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin,
as como las cuentas afectadas con el asiento. A
cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.
Reembolso de Caja Menor: Cuando el fondo de
caja menor se agota, o llega a un determinado
monto, se procede a reembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja
menor, hace entrega de los soportes de los gastos
incurridos para que le sea reembolsado su valor y as
recuperar el fondo de caja menor a su monto inicia
Factura de Venta: La factura comercial es un
soporte contable que contiene adems de los datos
generales de los soportes de contabilidad, la
descripcin de los artculos comprados o vendidos,
los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.

NOTA: los documentos no negociables son aquellos que se requieren para la

buena marcha de una empresa, ya que son de uso diario, constante y corriente;
son indispensables para el control de la empresa ya que permite sustentar
los gastos, de la misma, es decir las transacciones frecuentes y no frecuentes.
Tambin se entiende como los documentos que permiten sustentar o dan soporte
a una transaccin comercial o la informacin necesaria para poder realizarla.

(Los que estn resaltados en amarillo son los documentos negociables, los que no
estn marcados son los no negociables)

Soportes de Documentacin Que Se Registran Y Se Archivan

documentos que se archivan y generan un registro.

Factura
Nota Debito
Nota Crdito
Recibo De Caja
Pagare
Cheque
Nota Crdito Bancaria
Comprobante De Contabilidad
 Documentos que nicamente se archivan

Orden de compra
Entrada de almacn
Remisin
Extracto de cuenta
Salida de almacn