Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
AUDITORA OPERATIVA
AUTOR: Wilder Alejandro Romero
NDICE
1. Casos
prcticos
1.1. Auditora
operacional
al
rea
de
compras
1.1.1. El
propsito
de
este
mdulo
1.1.2. Objetivo
y
alcance
del
rea
de
compras
1.1.3. Propsito
de
la
auditora
operacional
en
el
rea
de
compras
1.1.4. Examen
1.1.5. Entrevistas
1.1.6. Anlisis
de
la
informacin
e
indagaciones
especficas
1.1.6.1. Diagnstico
1.1.6.2. Informacin
1.2. Auditora
operacional
de
ventas
1.2.1. Objetivo
y
alcance
del
rea
de
ventas
1.2.2. Objetivo
de
la
auditora
del
rea
de
ventas
1.2.3. Investigacin
1.2.4. Entrevistas
1.2.5. Examen
a
la
informacin
1.2.6. Diagnstico
1.2.7. Informe
Recomendaciones
Bibliografa
Bibliografa
Complementaria
2 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
DESARROLLO
DE
CADA
UNA
DE
LAS
UNIDADES
TEMTICAS
1. Casos prcticos
AUDITORA OPERTIVA 3
Gestionar
de
manera
eficiente
las
solicitudes
de
materiales
y
servicios
solicitados
por
cada
una
de
las
reas
de
la
organizacin.
Realizar
una
revisin
de
las
polticas
de
la
organizacin,
para
la
solicitud
y
compra
de
materiales
o
servicios
de
la
organizacin.
Realizar
un
sondeo
del
mercado,
estableciendo
los
mejores
proveedores
en
cuanto
a
precios
y
calidad.
Analizar
las
diferentes
alternativas
para
la
adquisicin
de
cada
elemento
o
material.
Revisar
el
cumplimiento
de
condiciones,
trminos
y
tiempos,
de
cada
una
de
las
solicitudes
de
las
reas
de
la
organizacin.
Gestionar
las
devoluciones
o
reclamaciones
que
se
puedan
presentar
con
los
proveedores
Realizar
una
coordinacin
con
las
reas
relacionadas
como:
almacn
(en
cuanto
al
manejo
de
las
mercancas
y
la
recepcin
de
las
mismas),
tesorera
(polticas
de
pago
a
proveedores),
ventas,
etc.
El
propsito
de
la
auditora
en
esta
rea
comprende
el
anlisis
de
la
gestin
del
rea,
con
el
propsito
de
examinar
y
detectar
las
posibles
falencias
del
proceso,
en
cuanto
a
eficiencia,
eficacia
y
economa,
con
el
propsito
de
realizar
las
respectivas
recomendaciones
o
sugerencias.
Para
ello,
el
auditor
debe
conocer
a
cabalidad
el
alcance
del
proceso
de
compras,
sus
particularidades
y
desafos,
puede
hacer
una
revisin
de
las
auditoras
anteriores
si
las
hubiere
y
de
las
recomendaciones
que
se
hayan
hecho
al
proceso.
Es
necesario
que
el
auditor
conozca
de
primera
mano,
la
forma
cmo
se
lleva
a
cabo
el
proceso,
para
esto,
se
hace
necesaria
una
visita
al
rea,
para
realizar
una
observacin
e
inspeccin
del
proceso.
4 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
1.1.4. Examen
1.1.5. Entrevistas
En
los
casos
en
que
se
tenga
que
importar
mercanca,
se
deben
revisar
los
controles
establecidos
para
realizar
los
trmites
con
la
aduana
y
los
procedimientos
relacionados
con
las
importaciones.
Realizar
flujogramas,
con
el
fin
de
realizar
un
anlisis
del
proceso,
este
mtodo
permite
el
anlisis
de
aspectos
que
puedan
mejorarse,
se
debe
acompaar
este
anlisis
con
memorandos
descriptivos,
d
la
operacin
de
compras.
Revisar
el
presupuesto
de
compras,
en
caso
de
que
la
organizacin
tenga
uno,
con
especial
nfasis
en
las
variaciones
principales,
y
revisar
las
causas
de
estas
variaciones.
Se
debe
hacer
una
revisin
de
las
polticas
de
rotacin
de
proveedores
si
se
tiene,
esto
en
caso
de
que
los
volmenes
de
compras
lo
permitan,
tambin
se
debe
establecer
una
supervisin
del
personal
de
rea
de
compras,
revisar
las
prcticas
laborales,
manuales
de
procedimientos,
polticas,
etc.
AUDITORA OPERTIVA 5
1.1.6.1. Diagnstico
Revisar
toda
la
informacin
recopilada,
esto
le
permitir
al
auditor
realizar
las
sugerencias
adecuadas
a
los
problemas
detectados
en
el
examen,
que
afecten
la
eficiencia,
eficacia
y
economa
del
proceso,
estos
informes
deben
discutirse
con
los
interesados,
con
el
fin
de
aprovechar
el
conocimiento
que
puedan
tener
sobre
el
proceso
y
realizar
una
motivacin,
en
bsqueda
de
la
eficiencia
eficacia
y
economa
del
proceso.
1.1.7. Informacin
Estos
son
formas
en
las
que
un
auditor
puede
recopilar
informacin,
en
el
transcurso
de
una
auditora
operacional.
El
rea
de
ventas
no
es
solo
estratgica
para
la
organizacin,
sino
que
es
parte
de
la
misin
de
la
organizacin,
esto
es
porque
a
travs
de
esta
se
obtienen
los
ingresos
de
la
misma.
Los
ingresos
son
el
fundamento
de
una
organizacin,
con
lo
que
la
organizacin
hace
frente
a
gastos
y
costos.
Por
esta
razn,
cualquier
mejora
en
la
eficiencia
del
proceso
se
transforma
en
una
mayor
cantidad
de
ingresos.
6 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
1.2.1. El
propsito
de
este
mdulo
Establecer
los
polticos
y
objetivos
del
rea
de
ventas,
acordes
con
los
objetivos
organizacionales.
Las
polticas
deben
estar
relacionadas
con
el
volumen
y
la
frecuencia
de
las
ventas,
las
comisiones
en
ventas,
etc.
Los
objetivos
estn
ms
relacionados
con
el
tipo
de
servicio
que
se
le
d
al
cliente,
los
ingresos,
el
nivel
de
ventas,
los
productos
a
vender,
las
distribuciones,
etc.
Control
eficiente
de
los
recursos
tanto
humanos
como
de
materiales,
que
se
involucran
en
el
proceso
de
ventas.
Realizar
una
planeacin
coherente
de
las
ventas
a
realizar,
esto
es
cantidades,
precios,
calidad
de
productos,
orientados
al
pblico
objetivo
y
con
los
precios
objetivos.
Identificar
necesidades
del
pblico
objetivo,
basndose
en
las
investigaciones
que
se
realizan
al
mercado
y
vinculando
a
los
dems
departamentos,
para
alcanzar
los
objetivos
de
la
organizacin.
Establecer
las
condiciones
del
mercado
en
cuanto
a
la
competencia,
sus
productos,
precios,
servicio,
calidad,
etc.
Vincularse
activamente
en
el
establecimiento
de
precios.
Crear
estrategias
de
mercadeo.
Establecer
polticas
de
financiacin,
orientadas
a
la
satisfaccin
del
cliente.
AUDITORA OPERTIVA 7
Promociones
en
ventas
Analizar
el
proceso
completo
de
ventas,
desde
el
momento
en
que
se
realiza
el
pedido
por
parte
del
cliente,
hasta
que
se
hace
la
entrega
del
producto
y
el
seguimiento
a
este
a
travs
de
los
servicios
post-venta.
Llevar
un
seguimiento
detallado
de
los
clientes,
para
establecer
fidelidad
a
la
marca
y
establecer
posibles
clientes
y
necesidades.
Realizar
un
pronstico
de
ventas
Realizar
un
anlisis
estadstico
del
comportamiento
de
las
ventas,
los
clientes,
el
producto,
la
marca,
etc.
Creacin
de
nuevas
marcas
y
fidelizacin
del
cliente.
Entrenamiento
permanente
de
los
vendedores,
en
todos
los
aspectos
de
las
ventas,
producto,
marcas,
lneas
de
crdito,
garantas,
etc.
El
objetivo
del
anlisis
al
rea
de
ventas
es
el
de
realizar
un
examen
al
proceso
de
ventas,
toda
vez
que
es
el
rea
responsable
de
la
consecucin
del
objetivo
misional
de
la
organizacin,
con
el
fin
de
evaluar
la
eficiencia,
eficacia
y
economa
de
la
organizacin,
fruto
de
este
anlisis
se
espera
una
mejora
en
la
eficiencia
del
proceso
que
se
traduce
en
reduccin
de
gastos
e
incremento
en
los
ingresos.
El
auditor
debe
realizar
un
conocimiento
completo
del
rea
de
ventas,
que
incluye
aspectos
tanto
internos
como
externos
de
la
organizacin,
como
lo
son:
el
mercado,
el
cliente,
la
competencia,
el
producto,
la
marca,
los
vendedores,
etc.
1.2.4. Investigacin
1.2.5. Entrevistas
8 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
1.2.6. Examen
a
la
informacin
Tambin
es
importante
realizar
un
anlisis
de
la
distribucin
del
trabajo,
en
cada
uno
de
los
integrantes
del
proceso.
1.2.7. Diagnstico
Como
se
mencion
anteriormente,
las
discusiones
con
el
personal
implicado
en
las
actividades
propias
del
proceso,
ayudan
a
la
evaluacin,
siempre
que
se
hagan
en
coordinacin
con
el
equipo
de
auditora
y
que
estas
estn
presididas
por
el
auditor
responsable
del
examen.
1.2.8. Informe
AUDITORA OPERTIVA 9
Estos
son
algunos
de
los
elementos
que
se
deben
informar
a
los
responsables,
resultado
del
anlisis
y
el
examen
realizado:
Es
importante,
en
todos
los
casos,
que
se
procure
cuantificar
el
efecto,
precisar
las
consecuencias
y
determinar
las
causas
de
los
problemas
detectados
y
dar
sugerencia
para
resolverlos.
10 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
1.2.9. Recomendaciones
El
objetivo
de
los
anteriores
casos
prcticos,
es
el
de,
mostrar
la
forma
en
cmo
debe
llevarse
una
auditora
operacional,
para
esto
se
deben
seguir
los
pasos
tal
y
como
se
mostraron
anteriormente.
La
idea
es
que
estos
casos
prcticos,
sirvan
de
gua
para
la
aplicacin
de
la
auditora
operacional,
en
cualquier
proceso
u
organizacin,
para
esto
se
deben
tener
presente
las
siguientes
recomendaciones:
AUDITORA OPERTIVA 11
GLOSARIO
DE
TRMINOS
12 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
Entropa:
Prdida
de
eficacia
de
los
sistemas
ERP:
Sistemas
de
informacin
de
la
Gerencia
Escuelas
de
administracin:
Grupos
de
autores
que
comparten
principios
y
teoras
similares
Estructura
Hbrida:
Rene
caractersticas
de
diversos
tipos
e
estructuras
Estructura
Lineal:
Forma
organizacional
simple,
utilizada
por
pequeas
empresas
Estructura
matricial:
Equipo
integrado
por
varias
reas
de
la
organizacin
para
cumplir
un
determinado
proyecto
Estructura
Organizacional:
La
forma
en
que
las
reas
estn
organizadas
al
interior
de
una
entidad
con
el
fin
de
alcanzar
los
recursos
Evidencia:
Cualquier
tipo
de
dato
o
informacin
que
utiliza
el
auditor
para
sustentar
su
opinin
Informe:
Diagnstico
del
auditor
soportado
en
la
evidencia
recopilada
durante
el
trabajo
de
auditora
Manual
de
procedimientos:
Documento
que
describe
las
funciones
cada
unidad
administrativa
Mapa
de
Procesos:
Grfico
de
los
procesos
de
una
organizacin
Marcas
de
Auditora:
Smbolos
que
explican
el
trabajo
del
auditor
Memorando
de
Planeacin:
Medio
de
comunicacin
y
evidencia
de
la
planeacin
de
la
auditora
Normas
de
Auditora:
Lineamientos
que
direccin
la
manera
de
realizar
un
trabajo
de
auditora
Organizacin:
Persona
jurdica
creada
para
la
consecucin
de
objetivos.
Papeles
de
trabajo:
Documentos
y/o
planillas
diseadas
y
utilizadas
durante
el
trabajo
de
auditora
Plan
de
auditora:
Resumen
de
la
auditora
elaborado
en
la
etapa
de
planeacin
Procedimiento:
La
forma
organizada
en
la
que
se
realiza
un
trabajo
Procedimientos
analticos:
Comparacin
de
tipo
financiero,
de
la
organizacin
con
ella
misma
y
con
otras
organizaciones
Procedimientos
sustantivos:
Pruebas
realizadas
para
obtener
evidencia
Proceso:
Eventos
que
se
realizan
con
un
fin
determinado
Procesos
estratgicos:
Procesos
realizados
por
la
administracin
que
proporcionan
directrices
a
los
dems
procesos
Programa
de
Auditora:
Es
el
listado
completo
de
los
procedimientos
de
auditora
Pruebas
de
control:
Pruebas
diseadas
para
conocer
el
diseo
y
el
funcionamiento
del
sistema
de
control
interno
Pruebas
sustantivas:
Pruebas
sobre
saldos
y
transacciones
para
detectar
errores
materiales
AUDITORA OPERTIVA 13
REFERENCIAS
Bibliografa
14 POLITCNICO GRANCOLOMBIANO
Robbins,
S.,
&
Coulter,
M.
(2005).
Administracin.
Octava.
Mxico,
Mxico:
Pearson
Educacin
Prentice
Hall.
Santillana
Gonzlez,
J.
R.
(2002).
Auditora
Interna
Integral.
Segunda.
Mxico,
Mxico:
Thomson
Editores.
Whittington
O.,
R.,
&
Pany,
K.
(2008).
Principios
de
Auditora.
14a.
Mxico,
Mxico:
McGraw
Hill.
AUDITORA OPERTIVA 15