SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

ADMINISTRACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD FINAL

2015
TABLA DE CONTENIDO

REFLEXIN REALIZADA ACERCA DEL VIDEO ACUERDO 060___________________________________1

MENCIONE 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE
CONTEXTUALIZACIN________________________________________________________________2

INFORMACIN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODA SER SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO O UNA
ENTIDAD CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O CONOCIERA ___________________________________3

COMUNICACIN INTERNA_____________________________________________________________4

PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO_____________________________________________5

MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD_________6

LOS APORTES REALIZADOS EN EL FORO TEMTICO_________________________________________7

BIBLIOGRAFIA______________________________________________________________________8
 1. REFLEXIN REALIZADA ACERCA DEL VIDEO ACUERDO 060

El acuerdo 060 de 2001 menciona que para una prestacin adecuada de gestin documental tanto en
empresas pblicas como privadas se hace necesario establecer pautas para poder que se cumplan los
principios estableciendo y los reglamentos necesarios, como normas reguladoras en el acceso y uso
de los mensajes de datos, de igual manera con ello busca aumentar la competitividad del sector
productivo, mediante el uso oportuno y adecuado de la informacin y en consecuencia se hace
necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestin
documental.

La numeracin junto con la fecha y radicacin es uno de los procedimientos importantes, ya que es
aqu donde las entidades tanto pblicas como privadas asignan el consecutivo a la correspondencia
recibida mediante una constancia por medio de la fecha y la hora del momento en que se recibe, de
esta manera se hace ms oficial el recibido, despus de que el documento es fechado se hace la
radicacin llenando un formato con la informacin ms importante, cuando un documento necesita que
se le d respuesta se debe tener encueta el consecutivo y fecha ya que esta es una operacin de control,
despus se hace la separacin teniendo en cuenta que algunos documentos llevan un soporte anexo
muy importante a la hora de dar salida a otro dependencia por lo que se debe separar el original de las
copias para enviar de la mansera correcta.

2. MENCIONE 5 IDEAS CLAVES POR CADA UNA DE LAS LECTURAS REALIZADAS EN LA ACTIVIDAD DE
CONTEXTUALIZACIN.

- Identificar los tipos de informacin que maneja para clasificarla.

- Identificar el ciclo de vida de la informacin segn los tipos de informacin haciendo una revisin
rigurosa

- Identificar las necesidades de informacin por procesos segn el tipo de archivo.

- Registrar, controlar y almacenar la informacin producida en la empresa.

- Almacenar la informacin contenida en los documentos segn fecha y hora de llagada ordenando las
unidades documentales que conforman cada serie y sub-series
 3. INFORMACIN RECOPILADA DE LA EMPRESA QUE PODA SER SU PROPIO LUGAR DE TRABAJO O UNA
ENTIDAD CERCANA QUE TUVIERA ACCESO O CONOCIERA.

Proceso desde la recepcin hasta la distribucin de un documento: Cuando tengo todos los documentos
listos para archivar, lo primero que hago es ordenar las unidades documentales que conforman cada
serie mediante el sistema, cronolgico, Identifico cada unidad de las series documentales para archivar
como cajas y paquetes con los siguientes datos: Unidad orgnica, Serie documental, Fecha y Nmero
correlativo de la unidad de conservacin.

4. COMUNICACIN INTERNA:

La comunicacin se genera es interna ya que todos los documentos que se producen en mi oficina son
de uso exclusivo de la empresa

5. PASOS A SEGUIR PARA LLEGAR A SU DESTINO:

1. All se respeta el principio de procedencia y de origen orientando por la estructura original.

2. El responsable del archivo una vez realizada la transferencia de la documentacin coloca de las
unidades de archivamiento en la estantera o en el lugar ms adecuado.

3. All mismo se determina la conservacin de las unidades de archivo de acuerdo al orden de llegada
y la disponibilidad del espacio fsico que exista en el archivo.

4. Empleando el sistema de base de datos ingresa los datos de las series documentales debidamente
codificadas incluyendo el nmero de cdigo, para facilitar la bsqueda.
 6. MAPA CONCEPTUAL DONDE ORGANICE LA INFORMACIN OBTENIDA EN ESTA ACTIVIDAD.

ARCHIVO CENTRAL
INICIO Archivo de mi
Oficina

All ellos identifican y clasifican segn las

Ordeno las Unidades Documentales que series documentales
conforman cada serie

Finalmente determinar la conservacin

de las unidades de acuerdo al espacio de
Identifico cada Unidad de Conservacin llegada y al cuadro de retencin
documental.

Remito al archivo
central
Colocan las unidades de archivos en las
estanteras teniendo en cuenta los
Coloco las unidades de Archivo de principios de gestin documental
acuerdo al cuadro de clasificacin
documental

7. LOS APORTES REALIZADOS EN EL FORO TEMTICO.

a. La comunicacin es el recurso que cumple el papel primordial para el buen funcionamiento de

una empresa, esta permite trasladar la imagen y el funcionamiento de la empresa as como tambin
permite dar a conocer a los individuos que trabajan dentro de ella y saber qu es lo que se est
haciendo, esta es la comunicacin empresarial.
El proceso de clasificacin de las comunicaciones internas y externas es:

Comunicacin interna. Dirigida al personal que labora dentro de la empresa, la comunicacin interna es
un instrumento clave para dar respuestas a las necesidades y desarrollar el sentido de perteneca de
los empleados a la empresa. Dentro de la comunicacin interna se trasmite mensajes cooperativos,
informar sobre lo que ocurre dentro de ella, motivar y establecer una lnea de comunicacin eficaz entre
los empleados, la direccin, gerencia, y diferentes departamentos de la empresa son objetivos que
hostiga la comunicacin interna.
Comunicacin externa. Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear,
mantener o mejorar la relacin con los diferentes pblicos objetivo del negocio, as como planear una
imagen que favorezca a la empresa. La empresa es un ente social y como ello ha de actuar, por eso debe
hacer una comunicacin externa efectiva y eficiente con el objetivo no slo de mejorar la imagen de la
empresa sino tambin de conservarla, adems de dar confiabilidad a los clientes y potenciales clientes.

Por lo tanto no solo se va a necesitar comunicarse con el interior sino tambin con el exterior. Para esto
debe hacer unas lneas de comunicacin con estos sectores para informar y comunicarse entre s

b. Dentro de la empresa que he seleccionado y he trabajado no cumple con los procedimientos para la
radicacin de comunicaciones oficiales, lo que nombra el pargrafo, cuando haba errores en la
radicacin de los oficios nunca se realiz constancia alguna.

- Otro aspecto que no cumple esta empresa es con el procedimiento de las tablas de retencin
documental.