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Econmica: Que la utilidad que presta es mayor que el costo que implica obtenerla.
Completa: Que proporcione el mximo de antecedentes para que. las decisiones del usuario sean
eficaces
Significativa: Que sea veraz, exacta, clara y adecuada a las caracte-rsticas delos usuarios del
nivel, al que va dirigida.
Se podra afirmar que existen tantos Sistemas Contables, como Empresas existen. Tambin podemos
decir que ningn Sistema Contable PURO se aplica en una Empresa, la que generalmente, le
introduce modificaciones segn sus necesidades de informacin y control.
Una enumeracin tentativa de aquellos que generalmente se conocen como Sistemas Contables,
sera la siguiente:
Jornalizador
Ruf
National
Computacional
Desde el punto de vista de la independencia o no para el procesamiento de las transacciones en el
caso de empresas con sucursales:
Sistema Centralizado
Sistema Descentralizado
Estudio de los Elementos Formales de un Sistema Contable.
Formularios.
Los formularios que sustentan las operaciones de una empresa pueden clasificarse, segn quien los
emita, de la siguiente forma:
Es importante recordar que en el juego de formularios que se defina para la empresa, existirn
aquellos que se establecen por necesidades propias de ella y los que son exigidos por normas legales,
los cuales se deben disear con respeto riguroso de acuerdo a las disposiciones establecidas para tal
efecto, especialmente, las impartidas por el Servicio de Impuestos Internos.
Es importante recordar que en el juego de formularios que se defina para la empresa, existirn
aquellos que se establecen por necesidades propias de ella y los que son exigidos por normas legales,
los cuales se deben disear con respeto riguroso de acuerdo a las disposiciones establecidas para tal
efecto, especialmente, las impartidas por el Servicio de Impuestos Internos.
PARTE DE UN FORMULARIO:
2.- Introduccin
3.- Referencias
4.- Cuerpo
Diseo de Formularios.
El diseo de Formularios es una actividad eminentemente de planeacin: para ello deben tenerse en
cuenta, consideraciones tanto en orden funcionales como fsicas.
Consideraciones Funcionales:
b) Qu informacin incluir
e) Identificacin Adecuada
f) Nmero de Copias
Consideraciones Fsicas:
a)Tinta
b) Tipo de Imprenta
A continuacin se expone
en un cuadro de objetividad, la
estructura funcional que
debe darse en todo sistema
contable: te ser de
mucha utilidad
aprovecharlo
SISTEMA DIARIO-MAYOR
Aspectos Relevantes:
Se le denomina tambin Sistema Americano, Sistema Diario Tabular y su caracterstica principal es que
utiliza un Libro Principal que cumple simultneamente las funciones del Libro Diario y del Libro Mayor.
Se utiliza en Empresas de poco movimiento y siempre que no exista en ellas necesidad de usar otros
diarios.
Es un sistema que en la Prctica es de fcil adaptacin y puede ser empleado por cualquier tipo de
empresa. A modo de ejemplo podemos sealar, si una empresa utiliza el Sistema Semi Jornalizador,
Centralizador o el Sistema de Comprobantes por Pagar, puede reemplazar los Libros Diarios y Mayor por
un registro comn o ambos como es el Diario Mayor; de esta manera, durante el mes, se registran
detalladamente las operaciones en sus respectivos Diarios Auxiliares y en el Diario Mayor las operaciones
que tengan cabida en dichos Diarios Auxiliares. Adems, al Final del mes el Diario Mayor recibir tambin
los centralizaciones de los Diarios Auxiliares en uso. Si la empresa planteara centralizaciones en un perodo
menor este sistema, con la adecuacin planteada, permitir obtener estados informativos diarios, semanales,
etc.
El diseo de este libro principal, Diario Mayor, se puede mostrar en las dos siguientes modalidades:
(Modalidad 1)
En el caso de una Empresa que posea un plan de cuenta nmero, la aplicacin de este sistema implicara
la habilitacin de un nmero excesivo de columnas en el Diario Mayor. Esta situacin se podra superar
asignando una columna para cada cuenta, registrando los cargos con tinta o pasta azul y los abonos con tinta
o pasta roja. Otra solucin consiste asignando en el Diario Mayor, columnas por grupos de cuentas (activo
circulante, activo fijo, otros activos, pasivo circulante, pasivo a largo plazo, patrimonio, resultados y orden),
obtenindose informacin global y la informacin detallada se puede obtener de mayores analticos a nivel
de cuentas habilitadas para el efecto.
Como recordamos, en el Libro Diario y en el Libro Mayor se registran las mismas operaciones anotndolas
en el primero en orden cronolgico y, en segundo, agrupndolas en atencin a su naturaleza, en las ventas
correspondientes.
Por el hecho de tratarse de las operaciones podemos concebir la utilizacin de un registro que rena las
caractersticas de ambos. El libro llamado Diario Mayor cumple con estas condiciones.
Ejemplo:
En relacin al ejemplo desarrollado, ntense las siguientes observaciones:
En las Primeras columnas se inscriben las operaciones tal como se hace habitualmente en el Libro Diario.
Las columnas siguientes han sido habilitada para registrar el movimiento de las diferentes cuentas
destinndose, adems, una de VARIOS, para aquellas que se usan con menos frecuencia.
Peridicamente debern sumarse las diferentes columnas del registro cuadral, los dbitos y crditos de las
distintas cuentas con los totales del diario y saldados en la forma que aparece en el ejemplo.
Una vez cerrado el registro, se puede hacer un anlisis por separado para determinar los totales de las
cuentas contenidas en la columna Varios.
En el ejemplo, no hemos contabilizado el Impuesto al valor agregado sobre las ventas, por considerar que
la regularizacin correspondiente habr de hacerse al trmino del mes.
En cuanto a la forma que puede tomar este registro, en la prctica es posible simplificar la contabilizacin
de las operaciones, eliminando la anotacin de las cuentas en las columnas de DETALLE, puesto que
ellas aparecen claramente indicadas en las columnas destinadas a ese objeto. En este caso, bastar con una
columna que represente al Diario, y que nos servir para cuadrar peridicamente el registro.
APLICACIN DEL DIARIO MAYOR.
Este registro puede aplicarse a distintas actividades, adaptndola a las necesidades de cada una de ellas.
As, es especialmente recomendable en el caso del Comerciante Minorista, o bien, en aquellas empresas
en el que el nmero de operaciones es reducido. En ambos casos, suponemos que no existe la necesidad de
emplear otros Diarios, de tal manera que es posible que la totalidad de las operaciones queda registrada en
el Diario Mayor, como nico registro.
Adems de la adopcin del Diario Mayor como Libro nico, se han hecho otras adaptaciones en la
prctica, que permiten que sea utilizado por cualquier tipo de empresas.
As, por ejemplo, una empresa que lleva su contabilidad de acuerdo con el sistema de Diarios Mltiples,
puede reemplazar el Diario General y el Libro Mayor por un registro comn en ambos. En esta forma,
durante el mes, se irn registrando en el Diario Mayor todas las operaciones que no tengan cabida en un
Diario especfico; y al termino del mes, los asientos de centralizacin de los dems Diarios que se hayan
habilitado.
La Centralizacin se hace habitualmente al trmino de cada mes; sin embargo es posible que ella
corresponda a un perodo menor, especialmente cuando se desea una informacin diaria.
En este caso, el Diario Mayor resulta de gran utilidad, pues para obtener la informacin al trmino de cada
da, bastar con sumar las distintas columnas del registro, una vez hechos los asientos de centralizacin.
Otra solucin que se ha buscado frente al crecido nmero de cuentas en la de agruparlas en el Diario Mayor,
utilizando para ello ciertas denominaciones genricas acordes con la clasificacin de los estados que se
desea obtener.
En esta forma, la informacin diaria global ser obtenida rpida y oportunamente, sin que ello signifique
sacrificar la informacin detallada, que puede extraerse de mayores analtico, cada vez que ello sea
necesario.
Presentamos un Diario Mayor en el cual las cuentas se han agrupado en atencin a los estados diarios que
se requieren. Las operaciones que se registrarn en l son las siguientes:
Bueno como ya has pasado a un nuevo contenido de este mdulo, te sugiero que formes grupos con tus
compaeros y analicen todo lo aprendido en esta temtica y si encuentras que has incorporado nuevos
conocimientos a lo que ya sabes, te felicitamos sigue as porque el que se sacrifica siempre llega al final
con xito.
FLUJO GRAM DE REGISTRO CONTABLE EN EL SISTEMA DIARIO MAYOR.
Modalidad 1.
ANLISIS DE LOS ASPECTOS MS RELEVANTES DE LOS DIFRENTES
SISTEMAS CONTABLES
Estas etapas se dan con mayor o menor grado de detalle, en cada uno de los flujo grams
de los sistemas que se analizarn a continuacin.
El anlisis que se iniciar en este captulo sobre los Sistemas Contables ms conocidos se
basar, principalmente, en el exponer sus caractersticas ms relevantes y sus flujos de
registro contable.
Cada sistema, por razones metodolgicas, se expondr en su esquema puro, es decir, sin
las adecuaciones que se derivan del cumplimiento de normas tributarias y por las
modificaciones que las empresas le introducen al aplicarlos en la prctica. Este enfoque
permitir visualizar las principales diferencias entre ellos.
Aspectos Relevantes:
Tiene su fundamento legal en dos artculos del Cdigo de Comercio, que son: el
Artculo 25 y el Artculo 27.
En este sistema por cada transaccin comercial o hecho econmico que ejecute la
empresa, se origina un asiento en el libro Diario, es decir, que el detalle de todas las
transacciones queda consignado en el libro precitado.
Asiento Simple, que es el que est conformado por una cuenta deudora y una
cuenta acreedora, con sus referencias de fecha, nmero y su glosa respectiva.
CAJA XXX
a) CLIENTES XXX
CAJA XX
CLIENTES X
VENTAS XX
IVA X
Los libros que utilizan el sistema, son los denominados Libros Principales:
Libro Diario.
Libro Mayor.
Diseo: El Libro Mayor est conformado por todas las cuentas que comprende el
Plan en uso, en la empresa. Existen dos modalidades de rayado de una cuenta del
libro Mayor:
Diseo: El rayado de este Libro, debe contener columnas suficientes para asignar la
informacin detallada, en cuanto a cantidad y descripcin de los diferentes rubros de
Activo, Pasivo y Capital y, en cuanto a valores, columnas para los montos parciales
y totales.
RECOPILACI
N
Resumiendo lo que hemos visto hasta ahora podemos indicar los siguientes pasos:
2.- Asiento de apertura en el Libro Diario en base al resumen del inventario general
inicial.
3.- Traspaso del asiento de apertura al Libro Mayor, con el objetivo de abrir las distintas
cuentas del negocio.
BALANCE DE
COMPROBACI
N Y SALDOS
El Balance de Comprobacin y de Saldos, es una lista de las cuentas del Libro Mayor
con sus Dbitos, Crditos y Saldos.
Para hacer este cuadro, que se acostumbra prepararlo una vez al mes, deben sumarse los
dbitos y crditos en borrador, pensando que no se trata de totales definitivos.
(3) Terminando el proceso de los traspasos del Diario Mayor, cada vez que desees
obtener estos informativos, se procede a determinar los dbitos y crditos y saldos de las
distintas cuentas del Libro Mayor. Luego se prepara un Balance de Comprobacin y de
Saldos, cuya nica finalidad es verificar si se ha cumplido con el principio de La
Partida Doble o Dualidad Econmica. Paralelamente se aplican tcnicas de
verificacin y control de saldos para probar su validez. En estas verificaciones, se
pueden originar asientos de correccin que siguen el proceso normal de registro
explicado. Con los saldos definitivos se elaboran los estados informativos contables
bsicos o especficos que la administracin requiera.
(4) El Inventario General Final y los estados informativos bsicos anuales se registran,
luego, en el Libro de Inventarios y Balances. El resumen del Inventario General Final
sirve de base para hacer el Asiento de reapertura en el ejercicio siguiente; continundose
en este nuevo ejercicio con el mismo flujo de Registro Contable ya explicado para este
Sistema Jornalizador.
d) Este sistema mantiene la estructura de los Libros Principales del Sistema Jornalizador
e integra, como variante, el uso del Diario Auxiliar de Caja, el cual se centraliza al final
de cada mes en el Libro Diario.
Funcin: Registrar todos los ingresos y egresos de dinero que ocurran en una
empresa.
Diseo:
( Modalidad Caja Tabular )
1 1
de centralizacin:
- Un solo Asiento de Centralizacin Simultneo que incluye los ingresos y los egresos.
A modo de ejemplo y de acuerdo al diseo hecho, el Asiento por los ingresos sera el
siguiente:
_________________________ X ___________________________
Caja XXX
Clientes XXX
.... XXX
Caja XXX
Varios XXX
_________________________ X ___________________________
Proveedores XXX
... XXX
Caja XXX
_________________________ X ___________________________
Varios XXX
Caja XXX
La modalidad del Libro Caja en Limpio, consiste en que sobre la base de la informacin
registrada en el Libro Caja Borrador, el contador clasifica los ingresos y los egresos por
cuentas; pero sin utilizar columnas. Esta clasificacin la hace de manera horizontal, es
decir, a modo de ejemplo, en el caso de los ingresos, se coloca el nombre de la cuenta
Clientes, se subraya y a continuacin se registran todos los ingresos que fueron motivados
por esa cuenta y, as sucesivamente se opera con la cuenta siguiente. Igual procedimiento
se aplica para clasificar los egresos.
1 1
C.I. C.E.
1 1
C.I. C.E.
Clientes
60.000
TOTAL 100.000
Flujograma de Registro Contable en el sistema Semijornalizador o Sistema Caja Diario.
Notas Explicativas:
SISTEMA DE
COMPROBANT
ES POR
PAGAR.
Aspectos Relevantes:
d) Este sistema se aplica en gran medida en aquellas empresas que tienen como
procedimiento, que los pagos slo se hacen a travs de giros de cheques, por lo que se
puede observar en el sistema una adecuada completacin entre el Diario Auxiliar de
Comprobantes por Pagar y el Diario Auxiliar de Bancos Giros.
e) Los datos mnimos que debe contener el Comprobante por Pagar, son los
siguientes:
Fecha de emisin.
Nombre de la persona o empresa a cuya orden se emitir el cheque.
Diseo:
MES: AO:
N Fecha Merca- Mueb. Gtos. VARIOS
Y C. Valor Cuenta
Da Detalle Compr. Total De deras
Pago Utiles Basicos
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Mercaderas XXX
... XXX
MES: AO:
Cheque Detalle N Total Banco Varios
Valor Cuenta
Da N Compr. Chile
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
... XXX
h) Los casos especiales que se presenten en este sistema, se pueden solucionar habilitando
otra columna Varios en el Diario Auxiliar de Comprobantes por Pagar, despus de la
columna Total y utilizando la columna Varios del Diario Auxiliar de Banco Giros o
simplemente, utilizando el Libro Diario.
a) El Sistema Centralizador o Sistema de Diarios Mltiples incluye, en grado mximo, el uso de los Libros
Auxiliares, tanto los Diarios Auxiliares como los Mayores Auxiliares.
b) El uso de los Libros Auxiliares viene, en este sistema, a dar cumplimiento a normas legales de carcter
tributario, comercial, laboral y a la necesidad de aprovechar en la Empresa las ventajas del principio
administrativo de la divisin del trabajo.
c) Este sistema, principalmente, tiene su fundamento legal en el artculo 28 del cdigo de comercio.
d) La gran mayora de las operaciones de la Empresa son registradas en los Diarios Auxiliares y aquellas
que no tienen cabida en ningn Diario Auxiliar, se registran directamente en el Libro Diario, tales como:
Asiento de Apertura, Provisiones, Correccin Monetaria, Depreciaciones y Regularizaciones Peridicas en
General.
e) En este Sistema los Diarios Auxiliares registran el detalle de las operaciones y se centralizan mes a mes en
el Libro Diario. La empresa puede optar por un perodo de centralizacin menor.
f) Las centralizaciones de los Diarios Auxiliares minimizan la cantidad de Asientos en el Libro Diario, y
lgicamente se produce tambin un menor nmero de traspaso al Libro Mayor.
g) Los Diarios Auxiliares que se utilizan son los exigidos por normas legales y, aqullos que resultan
indispensables y necesarios para el desenvolvimiento normal de las operaciones de la empresa. Entre los
Diarios Auxiliares ms utilizados tenemos:
Funcin: Registrar todas las compras de mercaderas que efecta la empresa durante el mes (se considera
como premisa, que todas las compras son al crdito, aunque sea por un instante).
Diseo:
Fact. Proveedor
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Mercaderas $ XXX
Proveedores XXX
Mes___________________ Ao
Auxiliar de Comprar
Funcin: Este Diario Auxiliar tiene por funcin registrar todas las cuentas que efecta una Empresa
durante el mes.
Diseo: En este caso podemos encontrarnos con dos modalidades:
Un diseo que registra tanto las ventas con Facturas, como las ventas con Boletas.
Fact.
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Clientes $ XXX
Ventas XXX
___________________ X ___________________________
Mercaderas XXX
Fact.
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Clientes XXX
Ventas XXX
Mercaderas XXX
_______________________X_______________________________
Mercaderas XXX
DIARIO AUXILIAR LETRAS POR PAGAR.
Funcin: Registrar todas las aceptaciones de letras de la Empresa, a favor de sus Proveedores.
Diseo:
_________________________ X ___________________________
Proveedores XXX
Funcin: Registrar todas las aceptaciones de letras, que los clientes hacen en favor de la Empresa.
Diseo:
_________________________ X ___________________________
Clientes XXX
Funcin: Registrar todos los Giros de Cheques que la Empresa realiza en un mes y, los cargos bancarios que
los bancos respectivos les efectan por concepto de talonarios de cheques, intereses, comisiones
de cobranza, etc.
Diseo:
_________________________ X ___________________________
Proveedores XXX
Folio N______
Funcin: Registrar todos los depsitos que efecta la Empresa en sus diferentes cuentas corrientes
bancarias y, los abonos bancarios efectuados por los Bancos por concepto de Prstamo
Bancarios, Cobranza de Letras, Descuentos de Letras.
Diseo:
Bancos Valor
Chile Santiago OHiggins Valor Cta.
Da N Detalle Total Caja Cobranza
Compras
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Caja XXX
Funcin: Registrar las Liquidaciones de las Remuneraciones del Personal de la Empresa, en lo referente a sus
totales haberes, sus descuentos legales y voluntarios y los contenidos a percibir por cada uno de
sus trabajadores.
Diseo:
(6) Imposiciones
(8) Impuesto
(9) Anticipos
(11) Deportivo
(12) Total Descuentos = (6) + (8) + (9) + (10) + (11)
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Remuneraciones $ XXX
AFP XXX
INP XXX
ISAPRES XXX
Anticipos XXX
Funcin: Registrar todas las Boletas por Servicios Profesionales Contratados por la Empresa en el mes y las
cuales son canceladas a travs de la modalidad de honorarios.
Diseo:
Centralizacin:
_________________________ X ___________________________
Honorarios XXX
Folio N_______________
MAYORES AUXILIARES
Los Mayores Auxiliares pueden aplicarse en cualquier Sistema, pero es con el Sistema Centralizador con el cual
ms se les identifica. Los mayores Auxiliares que se expondrn a continuacin, son los ms utilizados en la
Prctica:
Funcin: Este mayor Auxiliar tiene por Funcin desglosar el movimiento de cargos y abonos de la cuenta
clientes del Libro Mayor e informar, en todo momento el detalle que compone el saldo de esta
cuenta, es decir, los clientes a los cuales debemos cobrar dicho saldo.
Funcin: Este mayor Auxiliar tiene por Funcin desglosar el movimiento de abonos y cargos de la cuenta
Proveedores del Libro Mayor e informar, en todo momento el detalle que compone el saldo de esta
cuenta, es decir, los Proveedores a los cuales debemos pagar dicho saldo.
UNIDAD:
Aspectos Relevantes:
a) Este Sistema, en su proceso de registro, utiliza la mquina NATIONAL, que produce todos los
registros principales y auxiliares que se hayan habilitado en fichas previamente diseadas. Este sistema
lleva en consecuencia, sus registros en hojas sueltas.
c) El Sistema National tiene las misma filosofa de procesamiento simultneo que el explicado para el
Sistema Ruf; la diferencia radica en que el registro se hace a travs de la mquina ya precitada, que tiene
programado el clculo de los nuevos saldos, una vez registrados los movimientos de cargos y abonos en
las diferentes fichas o cuentas del Mayor. Adems, memoriza el valor de todos los cargos y abonos para
totalizarlos al emitir el Diario, al final del mes.
d) Este Sistema, permite que el comprobante base de registro en la mquina sea uno solo, o pueden ser
los tradicionales de mayor uso en la prctica, como son los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de
Traspasos.
e) Este sistema tambin permite la alternativa del uso de Diarios Auxiliares, cuya centralizacin se hace
en un Comprobante de Traspaso.
(1) La documentacin que sustenta las operaciones de la empresa originan la emisin de Comprobantes
de Ingresos, de Egresos y de Traspasos. El resumen del Inventario General Inicial y Final originan un
Comprobante de Traspaso cada uno de ellos en su oportunidad (apertura y reapertura). En este caso se ha
supuesto que los comprobantes contables base de registro en el computador, sern los antes sealados,
pero tambin se puede optar porque sea uno solo que, habitualmente, se denomina genricamente
comprobante de Contabilidad o Comprobante de Diario.
(4) Con el ingreso de movimientos, se inicia el procesamiento Computacional que involucra, adems,
otros procesos como la actualizacin de movimientos y reinicializacin de movimientos. Adems deber
efectuarse el respaldo de los datos.
(5) Luego de cumplido lo anterior, se va al submen Informes del Sistema y se requiere la impresin del
Diario, Mayor y de los Estados Informativos que se requieran. Todos ellos son impresos en papel continuo de
uso generalizado en este sistema. El sistema, tambin, da la alternativa de sacar Balances de Comprobacin y
de Saldos transitorios, para los efectos de aplicar tcnicas de verificacin de saldos y efectuar Asientos de
correccin en la medida que procedan, emitiendo los Comprobantes de Traspasos pertinentes. S es
procedente, sealar que todo esto se puede llevar a cabo mensualmente o al trmino del ejercicio, siempre y
cuando no se haya ejecutado el proceso de reinicializacin en cada oportunidad.
El procesamiento del Libro Inventarios y Balances debe realizarse a travs de un programa especial que
debe elaborarse para el efecto.
(1) La documentacin que sustenta las operaciones originan los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y
de Traspasos. El resumen del Inventario General Inicial, originar un Comprobante de Traspaso.
(2) Los Comprobantes de Ingresos, de Egresos y de Traspasos, debidamente imputados y revisados, son
procesados a travs de la mquina NATIONAL
(3) Del proceso de registro, muy similar en detalle al explicado para el Sistema Ruf, se obtienen
simultneamente: el movimiento de las cuentas del Mayor, que se mantienen en un fichero de donde se van
utilizando a medida que las afecten los comprobantes que se estn procesando; el Libro Diario y los Mayores
Auxiliares que se habiliten.
(4) La mquina NATIONAL permite obtener el Balance de Comprobacin y de Saldos, a cuyos saldos se
aplican tcnicas de verificacin que una vez demostrados, se procede a la preparacin de los Estados
Informativos que se requieran. Todo esto sin perjuicio de haber registrado correcciones derivadas de la
aplicacin de las tcnicas de verificacin.
(5) El Inventario General Final y los Estados Informativos bsicos anuales se registran en el Libro de
Inventarios y Balances, que tambin se lleva en hojas sueltas. El resumen del Inventario General Final,
servir de base para hacer el Asiento de Reapertura en un Comprobante de Traspaso, continundose en
el ejercicio siguiente con el flujo de registro establecido para este sistema.
Aspectos Relevantes:
a) Cuando la empresa desea implantar un sistema contable computacional, se pueden dar dos situaciones:
Que por primera vez va a aplicar un sistema contable y, desea que el registro de sus operaciones se
realice computacionalmente.
La otra situacin es que la empresa est aplicando un Sistema Contable de Registro Manual y
desea reemplazarlo por uno de procesamiento Computacional.
b) Para la primera situacin, resultar ms fcil enfrentarla, ya que todo el flujo Administrativo -
Contable de las operaciones de la Empresa se sistematizar, para que el o los documentos bases de registro
hacia el computador, sea adecuado y concordante con lo que se establezca en el Manual de Operacin del
Sistema de Contabilidad Computacional, que disee el Analista del sistema de acuerdo a los requerimientos
previamente planteados por el o los usuarios de la empresa.
Debe quedar en claro que ser el Contador o Jefe de Contabilidad quien defina los requerimientos al
Analista y el sistema contable a aplicar en la empresa, para lo cual, debe elaborar igualmente el manual que
objetive los flujos administrativos que son propios a todo sistema contable. Para clarificar la idea, existir
por un lado el Manuel de Organizacin y Procedimientos del Departamento de Contabilidad y el Manual de
Operaciones del Procesamiento Computacional del sistema contable a implantar, es decir, todo debe crearse.
La preparacin del personal para operar el sistema ser ms fcil tambin, porque no han conocido
otra alternativa de aplicacin en esta materia en la empresa.
c) Para la segunda situacin, la empresa ya tiene definido y est aplicando flujos administrativos hacia el
sistema contable de Registro Manual. El plantear el reemplazo del Procesamiento Manual de Registro de las
operaciones de la Empresa por uno Computacional, obligar en la mayora de los casos a preparar los
comprobantes contables base de registro, acorde con las exigencias definidas por el Sistema Computacional
que es elaborado para el efecto y existir un perodo de prueba y de capacitacin del personal, antes de
su aplicacin definitiva.
En el Captulo II y IV de este texto, se objetivan claramente los elementos que conforman todo sistema
contable y una alternativa de lo que puede ser un Manual de Organizacin y de Procedimientos del
Departamento de Contabilidad de una Empresa. El administrador o diseador de un sistema Contable, debe
entender que estos aspectos deben conocerse y, existir independientemente del proceso de registro que se
utilice en la empresa para llevar la contabilidad, sea manual, semimecanizado o computacional.
d) Lo novedoso de este sistema que se est exponiendo, y que tambin es un sistema en hojas sueltas, es
que cuando el Contador no puede elaborar el software computacional contable que requiere, ste debe ser
contratado.
Se estima del todo conveniente recordar los pasos mnimos que debieran seguirse en el desarrollo de un
Sistema de Informacin Administrativo. Estos pasos en lneas generales son:
Contenido Siguiente.....
Estudio de Factibilidad.
Un Estudio de Factibilidad es una investigacin general sobre posibles alternativas para dar solucin a un
problema predeterminado.
En general, una institucin puede suponer la conveniencia de realizar un estudio de esta naturaleza
cuando se dan algunas de las siguientes condicione
La informacin existente, es inadecuada para una correcta administracin, este problema puede
referirse a informacin requerida para el control operativo, control de gestin o a las necesidades de
planificacin de la organizacin.
Una vez que se est en condiciones de comenzar esta etapa, deberemos responder las siguientes preguntas:
Para dar respuestas a estas interrogantes, se deber efectuar una completa investigacin de los actuales
procedimientos, hasta obtener una comprensin cabal de lo que es el sistema en estudio, los resultados que
produce y los recursos que utiliza. Una vez realizada la investigacin y con todos los antecedentes en nuestro
poder, efectuaremos un anlisis de la situacin, disearemos y evaluaremos en forma global algunas
alternativas de solucin y, finalmente, confeccionaremos un informe para ser presentado a los ejecutivos de la
organizacin usuaria.
Este informe puede confeccionarse de diversas maneras, pero es conveniente que contenga por lo menos los
siguientes puntos:
Resumen del estudio de factibilidad en que se compendie la labor realizada, se dar una breve
descripcin del sistema propuesto y se indicarn las recomendaciones o conclusiones finales del
estudio.
Justificacin del sistema propuesto, que consistir en la presentacin detallada del problema,
indicando cmo sera resuelto por las soluciones que se proponen y agregando un resumen de los
costos y beneficios, tangibles e intangibles para la solucin propuesta.
Descripcin del sistema actual, que incluir:
Descripcin del sistema propuesto, que incluir los mismos temes del punto anterior.
Anlisis econmico, proporcionando los antecedentes en los cuales estn basados las
estimaciones de costos.
Plan de desarrollo en el que se indicar el plan general para todo el ciclo y en detalle para la etapa
siguiente.
Tiene por finalidad, proponer a la institucin las diversas alternativas consideradas factibles desde el punto de
vista tcnico y econmico, tendientes a resolver un problema de informacin que posee la empresa.
Definiremos como objetivos fundamentales de un estudio de factibilidad:
Determinar en el tiempo los recursos, plazos y metas adquiridas para implantar el sistema en
estudio.
Es cierto que siempre existir la posibilidad de que la conclusin de un estudio de factibilidad sea una
recomendacin de no mecanizar. La eleccin de una o ms alternativas modificadas o no, constituirn un
acuerdo sobre el cual se basar posteriormente el diseo del nuevo sistema.
Resumen de Antecedentes.
Hacer mencin de las diferentes alternativas, indicando sus caractersticas, inversin requerida, costos de
operacin y beneficios proyectados.
En general, detectar aquellos aspectos de los antecedentes que apoyen directamente las conclusiones y
recomendaciones.
Conclusiones y Recomendaciones.
Evaluacin de Alternativas.
Consiste en una evaluacin comparativa de las diferentes alternativas, considerando los antecedentes ya
mencionados con el fin de recomendar aquellas que desde el punto de vista tcnico y econmico sean las ms
convenientes.
Dado que existen maneras distintas de llegar a un cierto objetivo, esto significa que cada una de las
alternativas posibles tendr asociado una inversin, costo y beneficios. Sin embargo, el problema que se
presenta, es hacer comparativas las distintas alternativas.
La comparacin se efectuar en base a los costos, que puedan ser la inversin inicial y los gastos totales
de operacin, ya que se supone que los beneficios son constantes. El hecho de comparar egresos o ingresos, que
ocurran en distintas fechas, implica la adopcin de una tasa de inters,
expresada como un porcentaje de inters anual o mensual, que permite hacer homogneas seria de dinero en el
tiempo. Esto lleva a la aplicacin de tcnicas de evaluacin econmica, tales como la tasa interna de
retorno, el mtodo del valor presente u otra alternativa desde un punto de vista econmico.
En estas etapas, se comprueba la capacidad del sistema para resolver los problemas del usuario. Incluso, un
sistema bien diseado y bien construido, puede enfrentarse a problemas en estas etapas, derivadas en general,
del enfrentamiento con la realidad vigente de la organizacin usuaria.
Estas etapas se comentan y describen en conjunto, porque en la realidad se planifican rara vez en forma
separada, siendo la estructura de las tareas especficas, las que se realicen muy dependiente del tipo de
aplicacin y de la situacin organizativa del usuario.
Se supone que los programas han sido probados individualmente o en grupos durante la etapa de
programacin.
PUESTA EN MARCHA.
Llevar todos los elementos componentes del sistema y los recursos humanos que tendrn relacin con
l, a un estado, que permita su operacin normal y rutinaria.
OPERACIN NORMAL.
Efectuar oportuna y correctamente las actividades previstas para la etapa productiva del sistema, hasta que
ste cese de operar por alguna razn determinada por la organizacin usuaria.
Realizar las modificaciones menores y las correcciones que se requieran, ya sea por cambio en los
requerimientos, por motivos de optimizacin o por la deteccin de errores en el sistema.
PRODUCTOS Y DOCUMENTACIN.
Debido a que las etapas de prueba y puesta en marcha pueden en general confundirse, se describen a
continuacin los productos resultantes del conjunto de ambas etapas. Los productos de la operacin normal
son los que determina el dinero del sistema de informacin, vale decir: informes, archivos, respuestas a
consultas de pantallas, etc.
Los productos de las etapas de prueba y puesta en marcha son:
- Programas
- Procesos
- Manuales
- Archivos
- Personal
- Material y Equipos
- Responsabilidad Asignada
- Informe de Trmino
PLANIFICACIN Y RECURSOS.
Se describen las actividades propias de las etapas de prueba y puesta en marcha las que son:
Conversin de Archivos: Tiene por objeto generar los archivos manuales o computacionales existentes
previamente.
La caracterstica fundamental de esta actividad, es la absoluta necesidad de controlar la calidad de los datos
que se generan tpicamente. La conversin de archivos, incluir las siguientes sub-actividades:
- Registro visible del contenido de los archivos iniciales. En caso de ser ellos muy voluminosos pueden
utilizarse muestras de datos y estadsticas de ellos.
La preparacin del entrenamiento del personal, es ocasin ideal para dejar un conjunto de materiales
pedaggicos muy tiles para ampliar o repetir la capacitacin y la difusin del sistema.
- Preparacin de Manuales: Esta actividad tiene por objeto completar los manuales que se hayan
definido como productos.
Funcionamiento Directo: El funcionamiento directo, es el reemplazo completo del sistema antiguo por el
nuevo en una sola movida o acto, aunque el traslado de los datos puede efectuarse en un perodo; si bien
este mtodo es el ms barato en esfuerzo, tambin es el de mayor riesgo.
Slo se puede usar cuando la prueba de sistemas ha sido exhaustiva y los usuarios tienen plena
confianza en el sistema nuevo.
El funcionamiento directo se usa cuando el sistema es completamente nuevo, en vez de ser un reemplazo de
otro existente.
Cuando la muestra est funcionando satisfactoriamente, se detiene el procesamiento paralelo de los datos
antiguos y se toman los nuevos temes hasta que el nuevo sistema en su totalidad est funcionando.
a) Cuando se decide aplicar un Sistema Contable con Procesamiento computacional, en la mayora de los
casos, debe adquirirse equipos con una capacidad acorde a las necesidades de la Empresa. Por lo tanto,
tambin es pertinente explicar, aunque sea de manera general, la conformacin de un Computador.
En trminos conceptuales, una computadora se compone de una unidad procesadora que efecta algunas
operaciones lgicas y aritmticas, un mecanismo para colocar datos dentro de la unidad procesadora
Entrada, un mecanismo para almacenar datos durante la Salida de la informacin que se proces. Las
posibilidades de la computadora se limitan a la ejecucin de clculos aritmticos y a la toma de decisiones,
que en la actualidad se componen nicamente de dos alternativas.
Se estima procedente, adems, recordar que en todo sistema informtico intervienen tres factores
fundamentales que son:
El Hardware
El Software
El Personal de Informtica
El Hardware:
El Software:
El Personal de Informtica:
Puede clasificarse en cuatro grandes grupos de profesionales:
- Personal de direccin
- Personal de anlisis
- Personal de programacin
- Personal de operacin
Esta etapa de ingreso puede estar diseada para realizarse por lotes diarios, semanales o mensuales de
comprobantes, dependiendo del volumen de movimiento de la contabilidad y de la capacidad de almacenamiento
del equipo.
Una vez ingresados los comprobantes se emite un listado de control del lote, el cual permite validar los
totales de control y sirve como respaldo de la digitacin.
Validado el lote (diario, semanal o mensual) ste puede pasar al punto siguiente de actualizacin.
Actualizacin de Movimientos. La actualizacin de movimientos est referida al paso de un lote
de comprobantes, previamente validado, el cual se procesa para actualizar los saldos de cuentas y para
generar toda la informacin de acuerdo a los distintos niveles de anlisis por las cuentas
involucradas.
Entre la informacin que generalmente se obtiene en esta etapa y para el caso del sistema que se est
analizando, tendramos:
- Libro Mayor
- Libro Diario
Una vez actualizada la informacin, solamente, se puede corregir a travs de regularizaciones contables
materializadas por medio de comprobantes.
- El saldo actual para todas las cuentas, pasa a ser saldo anterior; cargos y abonos del mes se acumulan
en totales del ao y luego quedan en cero.
- El Estado de Gastos por centros de Costos queda en cero, previamente, de ser acumulado en estados
anuales.
- Si el mes a reinicializar es diciembre, los saldos de las cuentas quedan todos en cero, lo que indica que
se deben contabilizar los saldos de apertura para el siguiente perodo anual. Tambin el nmero de
los folios que se asignan a los comprobantes contables procesado, parte de 0001 nuevamente.
Respaldo de Datos. Este proceso, a pesar de ser externo al sistema contable, propiamente tal, es un
procedimiento imprescindible para la seguridad de la informacin; adems permite llevar archivos
histricos de la contabilidad de la empresa.
El Respaldo de Datos se puede efectuar varias veces durante el mes, dependiendo del volumen de
movimiento y de la sensibilidad de la informacin manejada.
Se recomienda que es del todo conveniente, rotular los diskettes de respaldo, consignando el sistema y la
fecha de respaldo.
Men Principal
1........Maestro de Cuentas
2........Maestro de Anlisis
3........Inicializacin Mensual
4........Ingreso de Movimientos
5........Actualizacin
6........Informes
7........Consultas
1. Maestro de Cuentas.
2. Maestro de Anlisis.
3. Inicializacin Mensual.
5... Libro diario F/s. Compra : listado de control del lote actual
5. Actualizacin de Movimientos.
6. Actualizacin de Movimientos.
4...Balance General
7...Anlisis de Cuentas
8...Anlisis de Proveedores
9...Cartola de Proveedores
13...Cuadro de Morosidad
7. Consultas.
2...Anlisis Selectivamente
3...Folios Procesados
EMPRESA X S.A.
PRAT N853 R.U.T.: 71.111.900-0
ANTOFAGASTA
ANTOFAGASTA
EMPRESA X S.A.
ANTOFAGASTA
ANTOFAGASTA
EMPRESA X S.A.
EMPRESA X S.A.
PRAT N853
ANTOFAGASTA
C. COSTOS ADMINISTRATIVO
Organizacional: Puesto que va a organizar los equipos de trabajo, se van a definir sus marcos referenciales
en cuanto a recursos, plazos y reas que se van a ver involucradas.
j.2) La utilizacin del computador, por su velocidad en el tratamiento de la informacin, permite obtener
informes en plazos suficientemente cortos para permitir la explotacin del Sistema en forma ptima.
j.3) Gracias a la flexibilidad y seguridad en el tratamiento de los datos para generar la informacin requerida y,
que son caractersticas que debe tener el Sistema que se desarrolla, se permitir bajar el nivel de
inversin, llegando a mantener las existencias al nivel ms bajo, de modo de no inmovilizar el capital.
j.4) Los formularios utilizados para registrar las operaciones econmicas deben cumplir dos objetivos dentro
del sistema computacional; uno es satisfacer las necesidades de informacin y control de tipo
administrativo y, el otro, es permitir un sencillo traspaso a medios de entrada con el computador.
j.5) La utilizacin de un Sistema Computacional describe el doble papel de la contabilidad, que no es slo
elemento de informacin, sino que, debe cumplir un papel contralor de las operaciones realizadas por la
Empresa.
j.6) Con su velocidad y seguridad de operaciones, permite a los ejecutivos trabajar a travs de varias
situaciones antes de ejercer un juicio, en cuanto a qu cursos de accin deber seguirse.
j.8) Anlisis de diferentes tipos de eventos en forma computacional evitando trabajo manual largo y tedioso.
j.11) Le permite a la Empresa mejoras sustanciales en cuanto a los servicios con los usuarios, mejorando a su vez
el prestigio de la misma.
Flujograma de Registro Contable en el Sistema Computacional